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Unidad 1.

Planificacin de proyecto - MICROCLASE

1. La planificacin en proyectos de ingeniera


2. El proyecto como proceso
3. Estudio tcnico de proyecto
4. Estudios financieros del proyecto
5. Estudio administrativo del proyecto
6. Los niveles de planificacin de un proyecto

MANUAL PARA PLANIFICAR Y REALIZAR UN PROYECTO

QU ES PLANIFICAR?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes debern ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados. Esta herramienta le ha
resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La planificacin es una de las
principales funciones de las organizaciones, y supone la proyeccin de metas, basada en
mtodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y se constituye en un medio para lograr
algo y no es un fin en s mismo. La planificacin es permanente y sus acciones deben
interpretar la realidad para mejorarla. Toda planificacin tiene como su nombre lo indica,
un plan, es decir, un conjunto coherente de acciones que procuran modificar una situacin o
problema.

LA LGICA DE LA PLANIFICACIN: La planificacin no debe ser pretenciosa, sino


efectiva. No debe actuar por actuar, sino establecer consensos entre las partes sobre lo que
se quiere, sobre las prioridades y las estrategias del proyecto. Es necesario definir
colectivamente con qu indicadores se trabajar para establecer si el proyecto tiene
perspectivas de lograr lo previsto; si los destinatarios aprovechan lo que se ha previsto y
si se logran los cambios esperados.

PLANEAR Y PROYECTAR:

Planificar y proyectar en el rea de la calidad de los servicios pblicos requiere considerar


tres ejes fundamentales sobre los que se debe asentar el objetivo central del Estado
Provincial:

-Facilitar la vida diaria de las personas.

-Acercar las decisiones a los ciudadanos

-Renovar la gestin.
Dichos fundamentos permiten dotar al Estado de una estructura organizativa moderna y
gil, capaz de brindar respuestas concretas a las exigencias de los ciudadanos a travs de un
proceso de modernizacin, cuya base se asienta en la planificacin de una cultura de
servicio guiada por objetivos evaluables, la desconcentracin de funciones para lograr una
mayor autonoma de los organismos y la responsabilidad de los gestores por los resultados
obtenidos. Este proyecto de modernizacin contempla la calidad de los servicios pblicos
como objetivo fundamental, introduciendo procesos integrales de modernizacin dentro de
los organismos que componen la Administracin Pblica centralizada en cuatro reas
concretas:

1- rea organizativa
2- Funcionamiento interno
3- Recursos Humanos
4- Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.

Una definicin acertada para la planificacion de proyectos hace referencia a que esta
actividad representa un proceso de gestin en el cual participan un conjunto de actividades
llevadas a cabo por los recursos humanos correspondientes a cada empresa; una de estas
actividades es la estimacin, lo que implica, planificar a un futuro aceptando todos los
inconvenientes y beneficios que se pueden llegar a prever resignndose a un cierto nivel de
incertidumbre. De todas formas debemos decir que si consideramos este hechos, entonces
la estimacin correspondiente a la planificacin de proyectos, cumple con una carcter que
le corresponde ms a un arte que a una ciencia.

Pero de todos modos, se debe tener en cuenta ya que es el factor fundamental que
determinar la eficiencia aplicada en la planificacin de proyectos considerando que la
misma nos ayudar a tener en cuenta todos los procedimientos que debemos realizar en la
ejecucin del proyecto, como tambin los costos de inversin, los recursos que se
necesitaran y los mrgenes de posibles ganancias y perdidas. Otro factor importante que
seguramente va a influir directamente en la planificacion de proyectos, es la
magnitud del proyecto que queramos llevar a cabo ya que la misma puede llegar a afectar
de algn modo la precisin de las estimaciones correspondientes.
1. La planificacin en proyectos de ingeniera

Los proyectos de ingeniera no son actividades de rutina y, sus parmetros de definicin y


control (objeto de proyecto; presupuesto; programacin, etc) exigen la participacin de las
ms diversas reas de la organizacin e institucionales para minimizar los riesgos que los
proyectos envuelven (financieros, econmicos, imagen de la empresa, expansiones /
adecuaciones futuras, impacto ambiental, entre otros). De modo que, en la toma de
decisiones son consideradas las opiniones de sectores tan diversos como: Marketing,
Ingeniera del producto, Ingeniera de procesos, Operacin y Mantenimiento. Un plan
concebido y aprobado por todas las partes implicadas tiene ms posibilidades de alcanzar el
xito.

Puede realizar programas estratgicos de largo plazo, ser un monoproyecto de duracin


generalmente menor de 3 aos o subproyectos caracterizados por esfuerzos menores a corto
plazo.

Su ciclo de vida se compone de varias fases caractersticas no siempre bien diferenciadas,


pero que deben ser analizadas individualmente para prever las necesidades bsicas de cada
una (organizacin, personal en cantidad y calificacin, instalaciones, sistemas, etc).

Estas fases son las siguientes:

-Concepcin

-Viabilizacin

-Implantacin

-Operacin

Durante el desarrollo de las diversas fases del ciclo de vida, los requisitos de la
organizacin y las funciones que participan varan, pero si el proyecto es muy importante
para la empresa, la estructura transitoria necesaria ser en todo momento vinculada a la
Direccin y/o Presidencia de la empresa. Esta estructura constituye la Gerencia del
Proyecto que veremos en la prxima unidad didctica.
2. El proyecto como proceso

La etapa de idea puede enfrentarse sistemticamente bajo una modalidad de


gerencia de beneficios; es decir, donde la organizacin est estructurada
operacionalmente bajo un esquema de bsqueda permanente de nuevas ideas de
proyecto. Para ello, intenta en forma ordenada identificar problemas que puedan
resolverse y oportunidades de negocio que puedan aprovecharse. Las diferentes
formas de solucionar un problema o aprovechar una oportunidad constituirn las
ideas de proyecto. Por ejemplo, frente a un problema de fallas frecuentes de la
maquinaria, surgen posproyectos de reemplazo de maquinaria, de cierre de esa
planta para subcontratar el servicio e incluso de seguir con la situacin actual si
fuese mejor que las otras. De igual forma, podrn aprovecharse oportunidades de
negocio vendiendo materiales de desecho que podran estar desechndose o tambin
procesndolos para darles algn valor agregado y poder venderlos. De aqu que
pueda afirmarse que la idea de un proyecto, ms que una ocurrencia afortunada de
un inversionista, generalmente representa la realizacin de un diagnstico que
identifica distintas vas de solucin.
3. Estudio tcnico de proyecto
EL ESTUDIO TCNICO 1.1.1 Definicin Un estudio tcnico permite proponer y
analizar las diferentes opciones tecnolgicas para producir los bienes o servicios
que se requieren, lo que adems admite verificar la factibilidad tcnica de cada una
de ellas. Este anlisis identifica los equipos, la maquinaria, las materias primas y las
instalaciones necesarias para el proyecto y, por tanto, los costos de inversin y de
operacin requeridos, as como el capital de trabajo que se necesita. (Rosales, 2005)
El estudio tcnico es aquel que presenta la determinacin del tamao ptimo de la
planta, determinacin de la localizacin ptima de la planta, ingeniera del proyecto
y anlisis organizativo, administrativo y legal. (Baca, 2010) Los aspectos que se
relacionan con la ingeniera del proyecto son probablemente los que tienen mayor
incidencia sobre la magnitud de los costos y las inversiones que debern efectuarse
a la hora de implementar un proyecto. En el anlisis de la viabilidad financiera de
un proyecto, el estudio tcnico cumple la funcin de proveer informacin para
cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operacin pertinentes.
(Sapag, 2008) Una de las conclusiones ms importantes derivada en este estudio, es
que se deber definir la funcin de produccin que optimice el empleo de los
recursos disponibles en la produccin del bien o servicio del proyecto. De aqu
podr obtenerse la informacin de las necesidades de capital, mano de obra y
recursos materiales, tanto para la puesta en marcha como para la posterior operacin
del proyecto. (Sapag, 2008) De esta manera, con el estudio tcnico se podr obtener
los requerimientos de equipos de fbrica para la operacin y el monto de la
inversin correspondiente. Del anlisis de las caractersticas y especificaciones
tcnicas de las mquinas se precisar su disposicin en planta, la que a su vez
permitir dimensionar las necesidades de espacio fsico para que el desarrollo de las
operaciones se efecte de manera normal, en consideracin a las normas y
principios de la administracin de la produccin. (Sapag, 2008) El anlisis de estos
mismos antecedentes har posible cuantificar las necesidades de mano de obra por
especializacin y asignarles un nivel de remuneracin para el clculo de los costos
de operacin. De igual manera, debern deducirse los costos de mantenimiento y
reparaciones, as como el de reposicin de los equipos. (Sapag, 2008) La
descripcin del proceso productivo posibilitar, asimismo, dar a conocer las
materias primas y los restantes insumos que demandar el proceso. Por este motivo
y como ya se ha mencionado, el proceso productivo se elige tanto a travs del
anlisis tcnico como econmico de las alternativas existentes. (Sapag, 2008) El
estudio tcnico no se realiza en forma aislada de los dems estudios existentes. El
estudio de mercado definir ciertas variables relativas a caractersticas del producto,
demanda proyectada a travs del tiempo, estacionalidad en las ventas,
abastecimiento de materias primas y sistemas de comercializacin adecuados, entre
otras materias, dicha informacin deber tomarse en cuenta al seleccionar el proceso
productivo. El estudio legal podr sealar ciertas restricciones a la localizacin del
proyecto que podran de alguna manera condicionar el tipo de proceso productivo.
El estudio financiero por otra parte, podr ser determinante en la seleccin del
proceso si en l se definiera la imposibilidad de obtener los recursos econmicos
suficientes para la adquisicin de la tecnologa ms adecuada. En este caso, el
estudio deber tender a calcular la rentabilidad del proyecto, haciendo uso de la
tecnologa que est al alcance de los recursos disponibles. (Sapag, 2008) En sntesis,
el objetivo del estudio tcnico es llegar a determinar la funcin de produccin
ptima para la utilizacin eficiente y eficaz de los recursos disponibles para la
produccin del bien o servicio deseado. De la seleccin de la funcin ptima se
derivarn las necesidades de equipos y maquinarias que, junto con la informacin
relacionada con el proceso de produccin, permitirn cuantificar el costo de
operacin. (Sapag, 2008) 1.1.2 Componentes del estudio tcnico Diferentes autores
proponen de distinta manera los componentes esenciales que conforman el estudio
tcnico de un proyecto de inversin. A continuacin se detalla la estructura bsica
de la que est compuesto un estudio tcnico segn Baca (2010): Figura 1. Partes que
conforman un estudio tcnico. Fuente: Baca, 2010. A continuacin se da una
descripcin breve de los componentes del estudio tcnico mencionados por Baca: 1.
Localizacin del proyecto: la localizacin ptima de un proyecto es la que
contribuye en mayor medida a que se logre la mayor tasa de Anlisis y
determinacin de la localizacin ptima del proyecto Anlisis y determinacin del
tamao ptimo del proyecto Anlisis de la disponibilidad y el costo de los
suministros e insumos Identificacin y descripcin del proceso Determinacin de la
organizacin humana y jurdica que se requiere para la correcta operacin del
proyecto rentabilidad sobre capital o a obtener el costo unitario mnimo. El objetivo
general de este punto es, llegar a determinar el sitio donde se instalar la planta. En
la localizacin ptima del proyecto se encuentran dos aspectos: la Macro
localizacin (ubicacin del mercado de consumo; las fuentes de materias primas y la
mano de obra disponible) y la Micro localizacin (cercana con el mercado
consumidor, infraestructura y servicios). (Baca, 2010) 2. Determinacin del tamao
ptimo de la planta: se refiere a la capacidad instalada del proyecto, y se expresa en
unidades de produccin por ao. Existen otros indicadores indirectos, como el
monto de la inversin, el monto de ocupacin efectiva de mano de obra o algn otro
de sus efectos sobre la economa. Se considera ptimo cuando opera con los
menores costos totales o la mxima rentabilidad econmica. (Baca, 2010) 3.
Ingeniera del proyecto: su objetivo es resolver todo lo concerniente a la instalacin
y el funcionamiento de la planta, desde la descripcin del proceso, adquisicin del
equipo y la maquinaria, se determina la distribucin ptima de la planta, hasta
definir la estructura jurdica y de organizacin que habr de tener la planta
productiva. En sntesis, resuelve todo lo concerniente a la instalacin y el
funcionamiento de la planta. (Baca, 2010) 4. Organizacin de la organizacin
humana y jurdica: una vez que el investigador haya hecho la eleccin ms
conveniente sobre la estructura de organizacin inicial, proceder a elaborar un
organigrama de jerarquizacin vertical simple, para mostrar cmo quedarn, a su
juicio, los puestos y jerarquas dentro de la empresa. Adems la empresa, en caso de
no estar constituida legalmente, deber conformarse de acuerdo al inters de los
socios, respetando el marco legal vigente en sus diferentes ndoles: fiscal, sanitario,
civil, ambiental, social, laboral y municipal. (Baca, 2010) Por su parte, Sapag &
Sapag (2008) detallan la estructura del estudio tcnico en la evaluacin de proyectos
de la siguiente manera: 1. Proceso de produccin: el proceso de produccin se
define como la forma en que una serie de insumos se transforman en productos
mediante la participacin de una determinada tecnologa (combinacin ptima de
mano de obra, maquinaria, mtodos y procedimientos de operacin, entre otros.) Se
define tambin como un conjunto secuencial de operaciones unitarias aplicadas a la
transformacin de materias primas en productos aptos para el consumo, es decir, es
el conjunto de equipos que realizan todas las operaciones unitarias necesarias para
conseguir dicha transformacin. (Sapag, 2008) 2. Capacidad de produccin:
mximo nivel de produccin que puede ofrecer una estructura econmica
determinada: desde una nacin hasta una empresa, una mquina o una persona. La
capacidad de produccin indica qu dimensin debe adoptar la estructura
econmica, pues si la capacidad es mucho mayor que la produccin real estaremos
desperdiciando recursos. Lo ideal es que la estructura permita tener una capacidad
productiva flexible (minimizando costos fijos e incrementando los variables), que
nos permita adaptarnos a variaciones de los niveles de produccin. Esto se puede
conseguir con herramientas como la subcontratacin. (Sapag, 2008) 3. Inversiones
en equipamiento: por inversin en equipamiento se entendern todas las inversiones
que permitan la operacin normal de la planta de la empresa creada por el proyecto.
En este caso estamos hablando de maquinaria, herramientas, vehculos, mobiliario y
equipos en general. (Sapag, 2008) 4. Localizacin: la actividad industrial se
desarrolla habitualmente dentro de una planta industrial. La fase de localizacin
persigue determinar la ubicacin ms adecuada teniendo en cuenta la situacin de
los puntos de venta o mercados de consumidores, puntos de abastecimiento para el
suministro de materias primas o productos intermedios, la interaccin con otras
posibles plantas, etc. En el caso de una construccin nueva, el sitio puede estar
impuesto desde el principio del proyecto (es una constante) o depende de los
primeros estudios tcnicos (es una variable). En cualquier caso, la eleccin del sitio
debe efectuarse lo ms tarde despus de la fase de validacin del anteproyecto.
(Sapag, 2008) 5. Distribucin de planta: la produccin es el resultado de hombres,
materiales y maquinaria, que deben constituir un sistema ordenado que permita la
maximizacin de beneficios, pero dicha interaccin debe tener un soporte fsico
donde poder realizarse. La distribucin en planta es el fundamento de la industria,
determina la eficiencia, y en algunos casos, la supervivencia de una empresa. As,
un equipo costoso, un mximo de ventas y un producto bien diseado, pueden ser
sacrificados por una deficiente distribucin de planta. La distribucin en planta
implica la ordenacin fsica de los elementos industriales. Esta ordenacin, ya
practicada o en proyecto, incluye tanto los espacios necesarios para el movimiento
del material, almacenamiento, trabajadores, como todas las otras actividades o
servicios, incluido mantenimiento. (Sapag, 2008) 6. Inversin en obras fsicas: en
relacin con las obras fsicas, las inversiones incluyen desde la construccin o
remodelacin de edificios, oficinas o salas de venta, hasta la construccin de
caminos, cercos o estacionamientos. Para cuantificar estas inversiones es posible
utilizar estimaciones aproximadas de costos (por ejemplo, el costo del metro
cuadrado de construccin) si el estudio se hace en nivel de perfectibilidad. Sin
embargo, en nivel de factibilidad la informacin debe perfeccionarse mediante
estudios complementarios de ingeniera que permitan una apreciacin exacta de las
necesidades de recursos financieros en las inversiones del proyecto. (Sapag, 2008)
7. Clculo de costos de produccin: se refiere a las erogaciones o gastos en que se
incurre para producir un bien o un servicio, en donde se incluyen los siguientes
costos: - Costos directos de produccin: materias primas, mano de obra directa. -
Costos indirectos: depreciacin, mano de obra indirecta, insumos o materiales
menores.

4. Estudios financieros del proyecto

Objetivo general y estructuracin del estudio financiero


La ltima etapa del anlisis de la viabilidad financiera de un proyecto es el estudio
financiero.
Los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la informacin de carcter
monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros analticos y
antecedentes adicionales para la evaluacin del proyecto, evaluar los antecedentes para
determinar su rentabilidad.

Debido a que el estudio financiero involucra todos los aspectos relacionados con la
parte econmica del proyecto, algunos autores lo describen cono el Estudio Econmico,
que lleva implcito el Estudio Financiero.

Analizar la viabilidad financiera de un proyecto. Se sistematiza la informacin monetaria


de los estudios precedentes y se analiza su financiamiento con lo cual se est en
condiciones de efectuar su evaluacin.

Consisten en identificar, ordenar y sistematizar la informacin de carcter monetario, es


decir, todos los tems de inversiones, ingresos y costos que puedan deducirse de los
estudios previos, para elaborar los cuadros analticos y datos adicionales con el fin de
evaluar el proyecto y determinar su rentabilidad. 4.1. Presupuestos Los presupuestos
constituyen la expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administracin de la empresa en un perodo, con la adopcin de las estrategias necesarias
para lograrlos.1 Es Expresin cuantitativa porque los objetivos deben ser mesurables y su
alcance requiere la destinacin de recursos durante el perodo fijado como horizonte de
planeamiento; es formal porque exige la aceptacin de quienes estn al frente de la
organizacin; adems es el fruto de las estrategias adoptadas porque stas permiten
responder de qu forma se integrarn las diferentes actividades de la empresa, de modo que
converjan el logro de los objetivos previstos. 4.1.1. Presupuestos de Inversin La inversin
est definida como el monto de los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto, los
cuales comprenden: activos fijos, activos diferidos y capital de trabajo. Para que el
rendimiento de los recursos se considere ptimo debe ser igual o mayor al rendimiento que
esa misma inversin obtendr si se la destina a una actividad alternativa de similar riesgo.

El estudio tcnico
El estudio tcnico se basa en un anlisis de la funcin de produccin, que indica cmo
combinar los insumos y recursos utilizados por el proyecto para que se cumpla el objetivo
previsto de manera efectiva y eficiente. El estudio tcnico es realizado habitualmente por
especialistas en el campo objetivo del proyecto (ingenieros, educadores, tcnicos, etc.) y
propone identificar alternativas tcnicas que permitiran lograr los objetivos del proyecto y,
adems, cumplir con las normas tcnicas (ambientales, agrnomas, sectoriales, de
seguridad, etc.). Adems propone diseos de proyectos de "tecnologas apropiadas",
compatibles con la disponibilidad de recursos e insumos en el rea donde se realiza el
proyecto.
El estudio tcnico definir las especificaciones tcnicas de los insumos necesarios para
ejecutar el proyecto: el tipo y la cantidad de materias primas e insumos materiales; el nivel
de calificacin de la mano de obra; la maquinaria y los equipos requeridos; la programacin
de inversiones iniciales y de reposicin y los calendarios de mantenimiento. Esta
informacin jugar dos papeles en el ciclo del proyecto: primero, dentro de la misma etapa
de preparacin, proveer la informacin indispensable para realizar las evaluaciones
financiera, econmica y social as posteriormente constituir las bases de la normativa
tcnica para la ejecucin del proyecto.
5. El estudio administrativo
El estudio administrativo dar informacin para identificacin de necesidades
administrativas en las reas de planeacin, personal, licitaciones, adquisiciones,
informacin, comunicaciones, finanzas, y cobranzas, entre otras.
Genera la informacin sobre las necesidades de infraestructura para el normal desarrollo de
las labores en las reas mencionadas.
En l tambin se sealan los requerimientos de equipos y dotacin de insumos para el
adecuado funcionamiento administrativo.
Un buen estudio administrativo es de gran importancia, ya que es comn que un proyecto
fracase por problemas administrativos, as estn dadas todas las dems condiciones para su
xito.
6. Los niveles de planificacin de un proyecto
7.
ARACTERSTICAS DE LOS PROYECTOS
8. Estas fases son las siguientes:
9.
10. Concepcin
11.
12. Viabilizacin
13.
14. Implantacin
15.
16. OperacinD u r a n t e e l d e s a r r o l l o d e l a s d i v e r s a s f a s e s d e l c i c l o
dev i d a , l o s r e q u i s i t o s d e l a o r g a n i z a c i n y l a s
funcionesq u e p a r t i c i p a n v a r a n , p e r o s i e l p r o
y e c t o e s m u y importante para la empresa, la estructura
transitorian e c e s a r i a s e r e n t o d o m o m e n t o
v i n c u l a d a a l a D i r e c c i n y / o P r e s i d e
n c i a d e l a e m p r e s a . E s t a estructura constituye la
Gerencia del Proyecto.
17.
18.
19. L
20. A GERENCIA DEL PROYECTO
21.
22. LA GERENCIA DEL PROYECTO:L a g e r e n c i a d e l p r o ye c t o e s
r e s p o n s a b l e p o r l a r e l a c i n entre los diversos parmetros a ser
controlados (costos,p l a z o s y c a l i d a d ) y e s e l G e r e n t e d e l P r o ye c t o
en
quiens e c o n c e n t r a l a p r i n c i p a l r e s p o n s a b i l
i d a d p o r e l desempeo del mismo.M u c h a s v e c e s , p o r
i n d u s t r i a l i z a r l o s p r o ye c t o s y l a s a c t i v i d a d e s d e c o n s t r u c c i n y
montaje, se aceptan
m a s f c i l m e n t e n u e v a s t c n i c a s o e q u i p a m i e n t o s . D e e s t a fo
rma, pensamos que con esta aplicacin ganaremos en r e n t a b i l i d a d d e
e m p r e n d i m i e n t o y c a d a h o r a i n v e r t i d a en la planificacin,
programacin y control
economizaram u c h a s h o r a s y r e c u r s o s p e r d i d o s o i n e f i c i e n t e
m e n t e empleados en el proyecto y en la ejecucin del mismo.