Anda di halaman 1dari 10

Tugas Softskill

Komunikasi Bisnis

Nama : Aulia Rahmadhani Putri


NPM : 11213507
Kelas : 4EA39

Universitas Gunadarma
2017/2018
Tugas 1

A. Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis


1. Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan
pemahaman antar orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman
ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan
situasi komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan
informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan
dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibandingkan hanya diperdengarkan atau
dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut,
selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan esekutif menunjukan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok diantara berbagai factor personal yang
diperlukan untuk memperomosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik
menejemen (Boove and Thill,2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif
sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya,komunikasi efektif
dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dank unci
kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya
ditentukan beberapa hal:
a. Presepsi
Komunikasi harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima
komunikan.
b. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu factor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi
dan komunikasi yaitu adanya proses integrase informasi menyangkut ketersediaan
komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa factor antara lain, pertama,
cakupan (range) produksi jasa komunikasi data yang memiliki. Dengan adanya hirarki,
jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik system
informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda
pula. Kedua, Converage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi
manapun mengigat lokasi manufacture yang menyebar dan terkadang di daerah yang
terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi
merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya.
Factor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap
dapat ditingkatkan.

2. Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis


a. Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan
efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.
b. Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Khusus
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan interaksi atau hubungan di dalam
perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame dunia
usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang
ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.

3. Umpan Balik dan Bentuk bentuknya


Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat
diperoleh yaitu:
a. Manfaat Eksternal
Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.
Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara professional
dapat meningkatkan citra perusahan. Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat
mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan
menjauhkan pelanggan.
b. Manfaat Internal
Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan. Hal-
hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif, yaitu:
kemampuan bekerja keras
kemampuan manajemen
kepercayaan diri
kemampuan mengambil keputusan yang sehat
latar belakang akademis
mempunyai ambisi untuk maju
kemampuan berkomunikasi secara efektif
Berpenampilan menarik
4. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Kesalahpahaman merupakan fenomena komunikasi yang tak jarang terjadi. Bahkan
disebut kejadian normal. Sering disebut akibat dari adanya disortasi informasi. Terjadi
penyimpangan penafsiran antara yang dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang
penerima pesan. Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain adalah dalam menanggapi
poin-poin penting suatu rapat; karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan
tanggung jawabnya; ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan
penggumuman; kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja; dan
kesalaha pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman khususnya karena faktor
komunikasi yaitu:
a. kondisi pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan
kondisi fisik
b. isi pesan seperti kejelasan, dan isi kalimat
c. media seperti jumlah dalam mutu fasilitas
d. kebisingan dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja
e. Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur kata, dan gerak tubuh.

Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan maka kemungkinanya


terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin rendah.

5. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi


Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam
berkomunikasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.
a. Membuat suatu pesan lebih berhati-hati
Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang
dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami,
jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.
b. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi
Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat
penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat
duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan sampai ada gangguan disaat
penyampaian pesan.
c. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang
cukup berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang
disampaikan kepada penerima
B. Komunikasi dalam Organisasi
1. Pola Komunikasi Bisnis
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi
dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan berskala
kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakiukan
secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang
memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka
merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit. Bagaimana pola komunikasi (patterns of
communicationhs) terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum, pola komunikasi dapat
dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formak communication channel) dan saluran
komunikasi nonformal (informal communication channel)
a. Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi informasinya
dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward
communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communication), komunikasi horizontal (horizontal communicationws), dan komunikasi
diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasab
komunikasi formal (montana, 1993; greene, 1985)
Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke
bawahan merupakan komunikasi dari atas kebawah (top-down atau downward
communications). Aliran komunikasi dari manajer kebawahan tersebut, umumnya
terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi.
Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan
untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasi , memotivasi,
memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral
communications) maupun tertulis (written communications). Komunikasi secara
lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di samping itu komunikasi
tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kontak informasi, surat
tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.
Menurt katz dan khan, komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
a) Memberikan penghargaan atau instruksi kerja tertentu
b) Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
c) Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
d) Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan
e) Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditunjukan
kepada bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi
tidak selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang diterima disebabkan saluran
komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke
karyawan. Untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari
atas kebawah dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.

Komunikasi dari bawah ke atas


Dari struktur orgsnisasi,komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas(manajer). Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan
keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya.
Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang
muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan
bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi
yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer
cenderung disimpan atau tidak disampaikan.
Untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari bawah ke
atas dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.

Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal atau sering juga disebut dengan istilah komunikasi lateral,
adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar
dalam suatu organisasi, tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan
persuasi, mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau
departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang
cukup besar. akan tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-
sendiri tanpa harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak
sering atau minim dipakai.

Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk
komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua
level organisasi yang berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pemasaran dengan bagian pabrik.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:
a) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi
tradisional
b) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya


adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin
dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu
organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

Keterbatasan komunikasi formal


Meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran
komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun
perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering membuat
frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan
untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi
yang besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih
dahulu melalui lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang
harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian dilihat dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam
saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link)
dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.
Bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan
mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit
kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya
kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar dengan tingkatan organisasi
yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya akan dapat membantu
mengurangi terjadinya distorsi
b. Saluran komunikasi informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang
akan ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur
hierarki yang ada. Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang
tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu
organisasi untuk bertukar informasi antara orang yang satu dengan oang yang lain. Oleh
karena itu keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat
dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para
karyawan dalam melakukan tugasnya.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.

2. Mengelola Komunikasi Bisnis


Ada dua hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; bagaimana menangani krisis komunikasi.
Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini.

Penanganan Pesan-pesan Rutin


Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari
pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya
pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya
(cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan
skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan
sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa
rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan
surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di selesaikan. Oleh karena itu, jika
suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang
baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi
yang akan disampaikan, mungkin lebh baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti
lewat telepon atau tatap muka.
Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan
percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi
dan memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya
diselesaikan? Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa banyak surat
yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam menghemat waktu
dan uang.
b. Intruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan
kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer
mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi
tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi
(komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara
keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan member intruksi.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu
akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d. Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik;
seseorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaska
sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara
yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui
latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya
organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan
mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga
komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.

3. Masalah Komunikasi dalam Organisasi


Hambatan-Hambatan Te rhadap Komunikasi yang Efektif Di Dalam Organisasi:
a. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang
dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi,
sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis
hambatan teknis dari komunikasi :
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
Kurangnya informasi atau penjelasan
Kurangnya ketrampilan membaca
pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

b. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau
ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan
lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adaya
hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat
mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan
sebenarnya.
Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus
memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat
kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.
c. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan
atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera
seseorang