Anda di halaman 1dari 13

Tugas Softskill

Komunikasi Bisnis

Nama : Aulia Rahmadhani Putri


NPM : 11213507
Kelas : 4EA39

UNIVERSITAS GUNADARMA
2017/2018
TUGAS 2
Pengorganisasian dan Revisi pesan-pesan Bisnis

A. Pengorganisasian melalui outline


Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide
dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus
dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak
memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau
lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak
bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf
surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin
penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat
diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi
antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker
komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, yaitu :
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-
hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang
mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah
menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat
disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

2. Menentukan urutan dengan rencana organisional


Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya
adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan
penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di
mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul
terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo
dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk
menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap
maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis
terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience
mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan
pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah
pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah
pendekatan tak langsung
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional
yang paling cocok diantara bebagai model berikut :
a. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point),
cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung
c. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak
langsung
d. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
B. Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan
ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan
kata-kata dengan baik.
1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal,
umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-
kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat
audiens bingung.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun
pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran
yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya
maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

C. Membuat kalimat yang efektif


Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal
yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan
dan kelogisan.
Tiga Jenis Kalimat
1. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung
2. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak
dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
3. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagian anak kalimat.
TUGAS 3
Perencanaan Laporan Bisnis

A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis


Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun
secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai
keperluan, antara lain:
1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-
keputusan atas masalah tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.


1. Menurut fungsinya.
Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-
fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan
rekomendasi
Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2. Menurut subyeknya
Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu
diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3. Menurut Formalitasnya.
Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal.
Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus.
Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela,
laporan swasta, dan laporan public.
4. Menurut keasliannya
Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai
Negara.
5. Menurut frekuensinya
Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
6. Menurut jenisnya
Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal
meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal
sering disebut dengan laporan panjang.
Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan
kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada
laporan informal.
7. Menurut Kegiatan Projek
Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu
laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Menurut pelaksanaan Pertemuan
Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya
terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan
yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis


1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas
dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang
tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu
atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul Pendahuluan. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca
telah mengetahuinya.

2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan
laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk
laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena
itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan
pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis


Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
1. Deduksi atau cara langsung
Berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru
dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau
cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
a. Eksekutif yang sibuk,
b. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
c. Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral
d. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
e. Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
f. Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
g. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
2. Induksi atau cara tak langsung
Berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita
memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita
menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya,
b. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita buruk),
c. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
d. Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
e. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

D. Penulisan Laporan Singkat


1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung
yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri
dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain :
a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
b. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
c. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
d. Format memo atau surat.
2. Perencanaan Laporan Singkat
Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan
panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga
mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi
yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan
informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat
pilihan berikut ini:
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada,
dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan
suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan
lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah
teks.
3. Penentuan Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
a. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang
dieliminasi
b. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct
order atau indirect order.
c. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument
yang logis
4. Pengorganisasian Laporan Singkat
a. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir
terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga
pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan
informasi dalam cara yang praktis.
Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya
adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan
sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi
bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas
tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana
periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara
kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
b. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar
dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk
memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi
dalam suatu organisasi.
Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan
persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau
proyek tertentu.
Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan
untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan
pemecahan masalah.
Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen
puncak.

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik


1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik


Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini,
ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?