2. Apa yang dilakukan jika terjadi penolakan saat unggah SPM Koreksi dengan alasan:
"Segment 11 (intraco) belum terdaftar, CVR015: Akun 8111x--8119x dan 8211x--
8219x segmen Intraco tidak boleh nol kecuali PFK non gaji on Segment 11, CVR015:
Akun 8211x--8219x segmen Intraco tidak boleh nol kecuali PFK non gaji on
Segment 11".
Identifikasi:
CVR (Cross Validation Rules) merupakan mekanisme pengujian yang diterapkan
pada modul General Ledger SPAN. Adapun maksud dari penggunaan CVR salah
satunya adalah untuk minimalisasi kesalahan penggunaan akun-akun tertentu
pada saat proses pengajuan tagihan. Terkait perhitungan pihak ketiga (PFK) gaji,
pada CVR diatur bahwa segmen intraco (segmen 11 BAS) harus terisi kode Satker
BUN KPPN Jakarta II (999062) selaku mitra kerja Satker PFK (Dit. Pengelolaan Kas
Negara/440780).
Dengan kondisi bahwa belum keseluruhan 12 segmen Bagan Akun Standar belum
menjadi referensi pada aplikasi SPM, maka untuk kebutuhan pelaporan dalam
SPAN, pengisian segmen intraco dilakukan secara sistem oleh aplikasi konversi
KPPN pada saat proses konversi ADK SPM.
Solusi:
Update terakhir pada aplikasi konversi telah mengakomodasi perbaikan atas
pengisian segmen intraco tersebut.
3. Apa yang dilakukan jika tidak berhasil memvalidasi kembali tagihan yang
sebelumnya dibatalkan dan diupload kembali dengan nomor SPM yang berbeda,
dengan hasil tetap sama yaitu dengan status: perlu divalidasi ulang.
2. Apa yang dilakukan jika pada saat proses upload tagihan muncul penolakan dengan
alasan tidak ada informasi rekening bank untuk tipe supplier . ?
2. Apa yang dilakukan jika tagihan masih dalam status tabel utama, bukan
persetujuan awal padahal proses upload tagihan telah selesai dilakukan oleh FO
Validator Tagihan?
Identifikasi alternatif-alternatif penyebab:
Terdapat dua indikator untuk mengetahui bahwa Proses unggah selesai yakni:
a. Seluruh concurrent program telah selesai seluruhnya dengan status normal
(bukan peringatan atau error); dan
b. Status tagihan adalah divalidasi dan status persetujuan adalah dimulai.
Dalam kondisi status adalah tabel utama maka proses unggah belum
sepenuhnya selesai.
Solusi:
a. Dengan menggunakan menu inquiry invoice pastikan bahwa status tagihan
adalah divalidasi dan status persetujuan adalah dimulai.
b. Dalam hal seluruh concurrent program telah selesai seluruhnya namun status
tagihan bukan divalidasi dan status persetujuan bukan dimulai lakukan validasi
dan persetujuan secara manual.
Note:
Perlakuan di atas berbeda dengan HOLD/Tahan. (lihat referensi Hold/Tahan)
Solusi:
Terdapat 2 cara untuk mengidentifikasi alasan yang menjadi penyebab kondisi
tersebut:
a. Lakukan pengecekan status tagihan menggunakan fungsi inquiry invoice, dan
melihat alasan pada tab 3 (TAHAN);
b. Jalankan Daftar Penolakan Substantif dan lihat alasan penolakannya pada
G. Review dan Persetujuan Pertama oleh Petugas Review Seksi Pencairan Dana
Apa yang dilakukan apabila notifikasi Resume Tagihan tidak muncul pada worklist
MO-PD (Petugas Review)?
Identifikasi alternatif-alternatif penyebab:
Proses Unggah tagihan pada Petugas Validator belum selesai sepenuhnya sehingga
belum muncul pada worklist petugas review.
Solusi:
a. Dengan menggunakan menu inquiry invoice pastikan bahwa status tagihan
adalah divalidasi dan status persetujuan adalah dimulai.
b. Dalam hal seluruh concurrent program telah selesai seluruhnya namun status
tagihan bukan divalidasi dan status persetujuan bukan dimulai lakukan validasi
dan persetujuan secara manual.
c. Dalam hal status tagihan adalah HOLD lakukan langkah-langkah seperti pada
huruf F angka 2.
2. Apa yang perlu dilakukan apabila ada SPM yang ditolak oleh Kepala Seksi PD masih
muncul pada Karwas Kontrak?
Identifikasi alternatif-alternatif penyebab:
Tagihan yang muncul pada karwas kontrak adalah tagihan yang masuk di tabel
utama (status tagihan: divalidasi atau HOLD). Apabila tagihan telah ditolak oleh
Kasi Pencairan Dana namun pembatalan tagihan belum dilakukan maka tagihan
tetap muncul pada Laporan Karwas Kontrak.
Solusi:
Lakukan pembatalan tagihan secara manual. Pastikan setelah dilakukan
pembatalan, status tagihan adalah dibatalkan.
I. Pembuatan Permintaan Proses Pembayaran (Payment Process Request/PPR) oleh
Staf Seksi Bank
1. Apa yang dilakukan apabila SPMKP bernilai nol gagal dalam proses pembuatan
PPR?
Identifikasi alternatif-alternatif penyebab:
SPM KP dengan nilai NOL (Nihil), pada aplikasi SPM masih dikelompokan dalam
Transfer Dana Elektronik. Akibatnya, pada saat upload, LoV paygroup yang tampil
adalah LoV untuk TDE. Pada saat pembuatan PPR, tagihan dengan nilai Nihil
tersebut tidak tampil (gagal dengan status "diakhiri") karena pada default template
pembayaran TDE, nilai nol tidak disertakan.
2. Apa yang dilakukan jika pengesahan SP3BLU dengan nilai minus yang telah
diapprove oleh Kepala Seksi Bank namun tidak muncul di level Staf Seksi Bank
sehingga tidak muncul di Daftar Tagihan per jatuh tempo?
Solusi:
Tagihan yang muncul di Daftar Tagihan Disetujui pertanggal jatuh tempo adalah
tagihan yang belum diterbitkan SP2Dnya.
3. Apa yang dilakukan oleh Seksi Bank jika pada saat membuat PPR terdapat tagihan
yang SPPTnya belum diterima dari Seksi Pencairan Dana?
Solusi:
Sesuai SOP, Seksi Bank hanya memproses PPR apabila SPPT atas tagihan tersebut
telah diterima. Dalam hal SPPT belum diterima maka tagihan tersebut harus
dikeluarkan dari PPR (dengan user staf bank atau kasi bank) atau SPPT berkenaan
dimintakan ke Seksi Pencairan Dana.
4. Apa yang dilakukan jika pada saat pembuatan PPR gagal sehingga muncul
status"akhiri pengguna"
Identifikasi alternatif-alternatif penyebab:
Isian parameter kriteria seleksi pembayaran pada template pembayaran yang
digunakan tidak sesuai dengan data tagihan termasuk pemilihan paygroup (yang
dilakukan oleh Patugas Validasi) dan tanggal jatuh tempo tagihan.
Solusi:
Pastikan bahwa parameter template pada seleksi telah sesuai dengan data tagihan
berikut paygroup yang dipilih (oleh Petugas Validasi) dan tanggal jatuh tempo
tagihan.
L. Lain-Lain
Bagaimana cara mengetahui sisa TUP untuk satker yang akan mengajukan TUP
berikutnya?
Solusi:
Desain proses bisnis dan aplikasi SPAN, dilakukan pembedaan akun UP dan TUP
berikut setorannya. Dengan kondisi bahwa saat ini akun UP dan TUP belum