KERANGKA MENYUSUN PROGRAM KERJA

A. KONSEP

1. PERENCANAAN

seorang pimpinan harus bisa memilih program kerja yang menjadi prioritas utama dalam
sebuah organisasi, yang menguntungkan untuk organisasi, menentukan sebuah kepanitiaan
dan menentukan bidang-bidang yang dibutuhkan, menentukan garis-garis besar dan tata cara
pelaksanaan program kerja dari tiap-tiap bidang, mengalokasikan sumberdaya dan mengotrol
jalannya pelaksanaan.
Dalam perencanaan program kerja komponen-komponen yang harus ada adalah sebagai
berikut:
1. pemilihan program kerja prioritas.
2. menganalisa system
3. menentukan tujuan program kerja.
4. menentukan cakupan program kerja.
5. menentukan garis besar waktu dan pelaksanaan.

2. PROGRAM KERJA PRIORITAS

nama program kerja

3. TUJUAN : mengapa punya program kerja ?

1. mendidik / membangun sekelompok (siapa)agar dapat membuat / mengembangkan
(apa).dengan waktu .(berapa lama) dengan harapan terbentuk
menjadi.(bagaimana).dengan segala keterbatasan yang ada.
2. program kerja dapat mengurangi apa ?
3. apa hasilnya untuk organisasi ?
4. apa kelanjutan dari program kerja (terobosan) ?

4. analisis system.
1. kenapa program kerja ini sampai diajukan ?
2. kelemahan, kekuatan dari organisasi (dari dalam).
2. peluang, ancaman untuk organisasi (dari luar).

5. CAKUPAN : untuk siapa, dan area cakupan seberapa besar ?

1. diperuntukkan untuk siapa ?
2. seberapa besar daerah cakupannya ?

6. WAKTU
1. butuh berapa tahap ?
2. tiap tahap butuh berapa lama ?
7. RENCANA ANGGARAN
Rencana Anggaran agar terealisasinya program kerja di perhitungkan

Contoh konsep program kerja rs

1. Program Kerja pendidikan dan pelatihan komunikasi efektif
2. Tujuan : Membentuk semua karyawan di rs bisa melakukan komunikasi yang baik
dan benar secara efektif dan efisien
3. Analysa system : masih banyaknya karyawan yang belum melakukan komunikasi
secara baik dan benar termasuk dalam hal konsultasi ke dokter, menelpon, ataupun
menerima telepon
4. Cakupan : Meliputi semua karyawan yang bekerja di RSU ALLAM MEDICA
BUMIAYU
5. Waktu : waktu pelaksanaan di agendakan
6. Rencana Anggaran
Contoh :
Analysa Rencana
No Program kerja Tujuan Cakupan Waktu
system (ISU) Anggaran

B. Metode POACE
1. PLANNING
Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan
merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi
difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi. Dalam melaksanakan perencanaan ada
kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan
penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam
melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya
organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk
mengetahui potensi internal dan eksternal.
Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :
 1. Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan
tujuan organisasi.
2. Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan
skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang
mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi
3. Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan
organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya
pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.
4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)

2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang
terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang
tujuan organisasi yang harus dicapai)
Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang
berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong,
karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)
Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff,
serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis
koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk
menuju tujuan organisasi)
Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan
tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
3. ACTUATING (PENGGERAKAN)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan
pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya
Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi.
4. CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas
organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi.
Proses controlling meliputi :
1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
 2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi
terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana)
kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
4. Melakukan tindakan perbaikan.
Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,
5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai
dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program
yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.
5. Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :
1. Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi
perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan,
termasuk rekruitmen anggota
2. Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil
yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan
(melakukan pengukuran capaian hasil)
3. Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti
proses dan mengadakan koreksi jika ada penyimpangan
4. Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan
(bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan)
5. Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan
menghindari terjadinya penyimpangan
6. Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan
untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan
sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan
6. Evaluating (Evaluasi)
Melakukan evaluasi terhadap hasil yang telah diperoleh / didapat dari perencanaan
program kerja
No Perencanaan Organizing Actuating Controlling Evaluating