Anda di halaman 1dari 10

Kertas Kerja Pemeriksaan Untuk Review Temuan: KKP/09/2016

Temuan Kriteria Penyebab Dampak Rekomendasi


Terdapat beberapa Barang-barang Kurangnya Kualitas barang Menyusun barang barang
barang yang harus ditempatkan pengawasan pada menurun sesuai dengan
ditempatkan tidak sesuai dengan saat penyusunan jenis/kategorinya agar
pada tempatnya kategorinya. barang dilakukan kualitas barang tetap
sehingga Barang yang basah terjaga serta meningkatkan
menyebabkan , berbau pengawasan terhadap
barang lain menjadi dipisahkan dari barang-barang baik pada
rusak atau bau barang kering, dan saat penyusunan maupun
mudah menyerap secara berkala
bau.
Banyaknya kerugian Seharusnya Kurangnya (1) Penjualan Melakukan pengecekan
atas penjualan ikan pengecekan pengawasan menurun rutin terhadap aquarium
segar karena ikan- dilakukan terhdap terhadap sehingg agar terjaga kebersihan
ikan tersebut banyak filter aquarium kebersihan menyebabkan serta meningkatkan
yang mati sebelum ataupun kondisi aquarium dan kerugian (2) pengawasan pada
diijual kebersihan filter aquarium nama baik karyawan yang melakukan
aquarium perusahaan tugas tersebut
turun karena
kualitas produk
tidak dijaga
Kerugian terhadap Barang atau Kondisi Kerugian Pada penempatan barang di
barang-barang fresh produk yang fresh penempatan karena barang gudang, barang
sudah kadaluarsa harus barang di gudang yang rusak dikategorikan berdasarkan
menggunakan tidak rapi baik tidak dapat tanggal pembelian
metode FIFO atau dari segi tata letak dijual sehingga memudahkan,
barang dipisahkan maupun menggunakan metode fifo
pada rak penumpukkan
penyusunan sehingga banyak
barang barang rusak
berdasarkan akibat
tanggal pembelian. penumpukan dan
barang rusak
akibat tidak
pernah diambil
Hasil pendapatan Seharusnya Kurang nya memungkinkan Menetapkan peraturan dan
atas penyewaan dilaporkan hasil pegawasan dan adanya pengawasan yang ketat
empat pelataran pendapatan peraturan yang kecurangan sehingga store manager
parkir tidak tersebut ketat yang dapat tidak seenaknya melakukan
dilaporkan kepusat
menyebabkan hal diluar dari yang
kerugian dharuskan
Keterlambatan Hasil penyetoran Kepala kasir tidak Perputaran uang Seharusnya penyetoran
penyetoran uang uang penjualan masuk karena perusahaan uang dilakukan secara rutin
penjualan harusnya sakit terhambat sehingga jika hal tersebut
dilaporkan tepat terjadi, tidak terjadi
waktu keterlambatan penyetoran
uang penjualan.
Kondisi filter air Filter aquarium Kurangnya Menyebabkan Seharusnya pembersihan
aquarium untuk air seharusnya pengawasan ikan segar terhadap aquarium
segar sudah kotor dibersihkan setiap terhadap kondisi banyak yang termasuk filternya,
sehingga air yang hari air di aquarium mati, sehingga sehingga ikan segar tidak
dikeluarkan untuk menyebabkan mati
aquarium tidak kerugian pada
jernih perusahaan
Banyak barang rusak Efisiensi biaya / Kondisi Menyebabkan Seharusnya dilakukan
akibat penumpukan tidak ada barang penempatan kerugian pada penataan yang benar
dan barang rusak yang mubazir barang di gudang perusahaan gudang barang perusahaan,
akibat tidak pernah tidak rapi baik akibat biaya- sehingga tidak ada lagi
diambil dari segi tata letak biaya yang barang yang rusak karena
maupun seharusnya kelalaian penempatan
penumpukan tidak timbul

Informasi nama Informasi nama Kurangnya Akan Seharusnya merapikan rak


barang pada rak barang sama pengawasan menyebabkan barang sesuai dengan nama
banyak yang tidak dengan barang terhadap rak kinerja menurun barang yang sudah tertera,
sama dengan barang yang diletakkan di barang karena sehingga tidak ada barang
yang diletakkan di atas rak tersebut menghabiskan yang berceceran
atas rak tersebut waktu untuk
mencari barang
serta akan
menyebabkan
biaya yang
tidak
seharusnya
karena
pembelian
kembali atas
barang yang
sama
Gudang melakukan Melakukan update Karena Menyebabkan Seharusnya gudang
update stock ke stock ke sistem banyaknya data yang ada melakukan update stock ke
sistem seminggu 2 setiap hari transaksi pada sistem sistem setiap harinya
kali sehingga data by sehingga tidak tidak uptodate walaupun banyak transaksi
sistem uptodate. sanggup dan dapat sehingga data pada sistem
melakukan update menunjukkan selalu uptodate.
setiap harinya. jumlah stock
yang tidak
sebenarnya.
PT. Swalyan Jaya
Daftar Pertanyaan

Kegiatan Pemeriksaan Manajemen penjualan outlet Surabaya No. KKP/09/2016


No. Pertanyaan Y/T Ref. No KKP Komentar

1 Apakah ada pemisahan tugas bagian warehouse


T KKP/09/2016 Temuan 3
dan penjualan?
2 Apakah store manager telah melakukan tugas
T KKP/09/2016 Temuan 1
nya sesuai prosedur?
3 Apakah ada pengecekan dalam memasukkan /
T KKP/09/2016 Temuan 2
pembelian persediaan (ikan)?
Apakah semua kerugian disebabkan faktor
4 T KKP/09/2016 Temuan 2
expired / kedarluwarsa?

5 Apakah ada koordinasi yang benar untuk


T KKP/09/2016 Temuan 1
menempatkan barang-barang?
6 Apakah kompetensi dan tanggung jawab
T KKP/09/2016 Temuan 5
karyawan baik ?
7 Apakah ada pengawasan terhadap koordinasi
T KKP/09/2016 Temuan 1
penempatan barang?
8 Apakah ada fasilitas CCTV di dalam gudang T Temuan 3
KKP/09/2016
penyimpanan barang?
Apakah ada ruang penyimpanan khusus untuk T Temuan 3
9 barang yang mudah rusak/pecah (barang pecah KKP/09/2016
belah)?
Apakah ada evaluasi terhadap tanggung jawab T Temuan 3
10 KKP/09/2016
karyawan Gudang?
Apakah ada evaluasi terhadap tempat T Temuan 3
11 KKP/09/2016
penyimpanan barang?
Apakah pembersihan filter air aquarium T Temuan 2
12 KKP/09/2016
dijalankan sesuai SOP?
Apakah staff bagian gudang melakukan T Temuan 2
13 pengecekan atas barang-barang fresh yang KKP/09/2016
mudah/cepat expired?
Apakah staff bagian gudang meletakkan barang T Temuan 8
14 sesuai dengan informasi yang tertera di rak KKP/09/2016
gudang?
Apakah dilakukan pembasmian hama (seperti T Temuan 2
15 tikus) secara berkala di gudang tempat KKP/09/2016
penyimpangan barang?
Apakah bagian gudang melakukan stock T Temuan 2
16 KKP/09/2016
opname secara berkala setiap hari?
Apakah sistem komputer operasional untuk Y Temuan 3
17 KKP/09/2016
persediaan sudah berjalan baik?
Apakah kontrol untuk pelayanan konsumen T Temuan 8
18 KKP/09/2016
sudah berjalan dengan baik?
Apakah kontrol keamanan lingkungan sekitar T Temuan 6
19 KKP/09/2016
minimarket sudah bagus?
Apakah ketidakteraturan harga pada display Y Temuan 8
20 KKP/09/2016
barang mengganggu kenyamanan konsumen?
Diperiksa oleh Disetujui oleh Dievaluasi oleh Jakarta,______,2017

(Atasan Auditor) (Auditee/Manajemen) (Auditor)


Laporan Pemeriksaan Manajemen

Jakarta, 30 September 2016

Kepada Yth
PT Swalayan Jaya
Surabaya
Up. Bpk. Sudjoko Amin

Dengan hormat

Sesuai dengan program kerja internal audit, kami telah melakukan pemeriksaan atas
kas operasional. Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk meyakini kegiatan penjualan
di outlet Surabaya berjalan sesuai dengan prosedur. Periode pemeriksaan atas kas
operasional ini adalah tanggal 5 September 2016 sampai 12 September 2016,
dan audit akan dilaksanakan pada tanggal 22 September sampai 29 September
2016, yang dilakukan oleh Sdr.Verina dan Nita.

Ruang lingkup pemeriksaan dibatasi pada kegiatan penjualan pada outlet di


Surabaya, yang meliputi penyusunan barang display, pembelian atas ikan segar,
penyewaan tempat pelataran parkir, dan penyetoran uang penjualan.

Ringkasan temuan dapat disajikan sebagai berikut:


1. Terdapat beberapa barang yang ditempatkan tidak pada tempatnya
sehingga menyebabkan barang lain menjadi rusak atau bau.
2. Banyaknya kerugian atas penjualan ikan segar karena ikan-ikan tersebut
banyak yang mati sebelum dijual.
3. Terjadi kerugian terhadap barang-barang fresh sudah kadaluarsa karena
tidak dilakukan pengecekan secara berkala.
4. Menyewakan tempat pelataran parkir untuk berjualan makanan dan
game, dimana hasil penyewaannya tdak dilaporkan ke pusat melainkan
disimpan oleh store manager dalam bentuk deposito, dengan alasan dana
ini untuk dana taktis di lapangan.
5. Terjadi keterlambatan penyetoran uang penjualan dengan alasan kepala
kasir tidak masuk karena sakit.
6. Terdapat barang yang bolong digigit tikus sehingga menyebabkan barang
tersebut tidak layak lagi untuk dijual ke konsumen.

Rincian temuan:
1. Terdapat beberapa barang yang ditempatkan tidak pada tempatnya
sehingga menyebabkan barang lain menjadi rusak atau bau. Hal ini
dikarenakan barang-barang tidak ditempatkan sesuai dengan kategorinya,
seperti barang yang basah dan berbau tidak dipisahkan dari barang kering dan
mudah menyerap bau, serta kurangnya pengawasan pada saat penyusunan
barang dilakukan. Dalam masalah ini, kami merekomendasikan untuk
melakukan penyusunan barang barang sesuai dengan jenis/kategorinya agar
kualitas barang tetap terjaga serta meningkatkan pengawasan terhadap barang-
barang baik pada saat penyusunan maupun secara berkala.

2. Banyaknya kerugian atas penjualan ikan segar karena ikan-ikan tersebut


banyak yang mati sebelum dijual, hal ini disebabkan tidak dilakukannya
pengecekan terhadap filter aquarium ataupun kondisi kebersihan
aquarium. Dampak dari masalah ini adalah menurunnya tingkat penjualan
yang menimbulkan kerugian dan nama baik perusahaan turun karena
kualitas produk tidak dijaga. Untuk masalah ini, kami merekomendasikan
agar melakukan pengecekan rutin terhadap aquarium agar terjaga kebersihan
serta meningkatkan pengawasan pada karyawan yang melakukan tugas tersebut.

3. Kerugian terhadap barang-barang fresh sudah kadaluarsa karena barang


yang fresh tidak menggunakan metode FIFO atau barang tidak dipisahkan
pada rak penyusunan barang berdasarkan tanggal pembelian. Selain itu,
disebabkan juga karena kondisi penempatan barang di gudang yang tidak
rapi baik dari segi tata letak maupun penumpukkan sehingga banyak barang
rusak akibat penumpukan dan barang rusak akibat tidak pernah diambil. Hal ini
menimbulkan kerugian karena barang yang rusak tidak dapat dijual.
Berdasarkan masalah tersebut, kami merekomendasikan agar penempatan
barang di gudang dikategorikan berdasarkan tanggal pembelian sehingga
memudahkan dalam menggunakan metode FIFO.

4. Hasil pendapatan atas penyewaan tempat pelataran parkir tidak


dilaporkan ke pusat karena kurangnya pengawasan dan peraturan yang
ketat, sehingga memungkinkan adanya kecurangan yang dapat
menyebabkan kerugian. Dalam masalah ini, kami merekomendasikan untuk
ditetapkannya peraturan dan pengawasan yang ketat agar store manager tidak
seenaknya melakukan hal diluar dari yang diharuskan.

5. Keterlambatan penyetoran uang penjualan karena hasil penyetoran uang


penjualan tidak dilaporkan secara tepat waktu. Hal ini disebabkan oleh kepala
kasir yang tidak masuk karena sakit dan berdampak pada perputaran uang
perusahaan yang terhambat. Untuk masalah ini, kami merekomendasikan
agar penyetoran uang dilakukan secara rutin sehingga jika hal tersebut terjadi,
tidak terjadi keterlambatan penyetoran uang penjualan.

6. Barang-barang yang bolong digigit tikus karena tidak adanya pengawasan


dan perawatan di dalam gudang penyimpanan. Hal ini menyebabkan barang
tersebut tidak layak lagi untuk dijual ke konsumen dan berdampak pada
menurunnya nilai inventory serta menimbulkan loss/kerugian bagi
perusahaan. Untuk masalah ini, kami merekomendasikan agar dilakukan
pembasmian hama secara berkala di dalam gudang penyimpanan sehingga tidak
ada lagi tikus yang membolongi barang-barang di gudang.
Komentar Manajemen
1. Atas temuan bahwa terdapat beberapa barang yang ditempatkan tidak pada
tempatnya, kami telah diskusikan dengan karyawan untuk melakukan
penyusunan barang barang sesuai dengan jenis/kategorinya agar kualitas barang
tetap terjaga.
2. Atas temuan bahwa terjadinya kerugian atas penjualan ikan segar karena ikan-
ikan tersebut banyak yang mati sebelum dijual, kami telah mendiskusikan
dengan pihak manajemen agar melakukan pengecekan rutin terhadap aquarium
agar terjaga kebersihan.
3. Atas temuan auditor bahwa adanya kerugian terhadap barang-barang fresh
sudah kadaluarsa, kami telah diskusikan dengan pihak manajemen agar
penempatan barang di gudang dikategorikan berdasarkan tanggal pembelian
sehingga memudahkan dalam menggunakan metode FIFO. Pihak manajemen
memutuskan untuk mengikuti rekomendasi auditor.
4. Atas temuan bahwa hasil pendapatan atas penyewaan tempat pelataran parkir
tidak dilaporkan ke pusat kami merekomendasikan untuk ditetapkannya
peraturan dan pengawasan yang ketat agar store manager tidak melakukan hal
diluar dari yang diharuskan.
5. Atas temuan audior bahwa terjadinya keterlambatan penyetoran atas uang
penjualan, pihak manajemen memutuskan untuk mengikuti rekomendasi auditor
agar penyetoran uang dilakukan secara rutin sehingga tidak akan terjadi
keterlambatan penyetoran uang penjualan.
6. Atas temuan auditor bahwa terjadinya kerugian akibat inventory yang bolong
digigit tikus, maka pihak manajemen memutuskan untuk mengikuti
rekomendasi auditor agar dilakukan pembasmian hama secara berkala sehingga
tidak ada lagi inventory yang digigit tikus.
.
Demikian laporan pemeriksaan manajemen kas yang telah kami lakukan. Kami
mengucapkan terima kasih atas kerja sama dan bantuan tim bagian operasional,
khususnya bagian penjualan yang telah memberikan informasi yang benar.

Hormat kami,

Audrey Atmadja

cc : Bpk. Tedjo Perkoso


Ibu. Mince Watikusuma
Bpk. Londo Sumardjono