UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA

CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO
CURSO DE GRADUAO EM ARQUIVOLOGIA

LAURENE RODRIGUES DE MENEZES

GED GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS:

A Preservao da informao e diretrizes para implantao

JOO PESSOA
2014
 LAURENE RODRIGUES DE MENEZES

GED GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS:

A Preservao da informao e diretrizes para implantao

Trabalho de Concluso de Curso

apresentado ao Curso de Graduao em
Arquivologia, da Universidade Federal da
Paraba em cumprimento s exigncias
para concluso.

Orientador: Prof. Dr. Marckson Roberto

Ferreira de Sousa

JOO PESSOA
2014
 Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

L131a Menezes, Laurene Rodrigues de.

GED Gerenciamento eletrnico de documentos: a preservao da
informao e diretrizes para implantao. / Laurene Rodrigues de
Menezes. Joo Pessoa: UFPB, 2014.
56f.: il.

Orientador: Prof. Dr. Marckson Roberto Ferreira de Sousa.

Monografia (Graduao em Arquivologia) UFPB/CCSA.

1. Gerenciamento eletrnico de documentos - GED. 2. Preservao de

documentos digitais. I. Ttulo.

UFPB/CCSA/BS CDU (2. ed.): 930.259(043.2)

Dedico esta conquista, assim como outras
conquistas que esto por vir, as pessoas que fazem
parte de minha vida, aos meus amados pais Jos
Silvestre e Josefa Rodrigues, ao meu irmo
Hamilton Martins e ao meu esposo Pedro
Henrique.
 AGRADECIMENTOS

Agradeo a Deus Pai, que at aqui no tem me deixado faltar f, fora e

proteo, para que eu possa alcanar os meus objetivos, a Ele devo minha vida e
minha sabedoria adquirida no decorrer de minha existncia.
Agradeo a minha me Josefa Rodrigues, ao meu pai Jos Silvestre, ao
meu vov Moacir Rodrigues e minha vov Sofia Josina por terem me educado, por
todo carinho, cuidado e dedicao, por me entender quando precisei estudar durante
o turno noturno, por suas preocupaes nos trajetos percorridos e por me darem
foras quando mais precisei.
Agradeo ao meu companheiro, meu esposo amado, Pedro Henrique
Miranda, por sua compreenso durante as minhas ausncias, por ter colaborado de
todas as formas para que este objetivo fosse alcanado.
Agradeo ao meu irmo Hamilton Martins, por ter me acompanhado, por
todas as vezes que no me deixou sozinha e por seu apoio durante toda a minha
caminhada acadmica.
Agradeo aos meus familiares e amigos, por seus exemplos, pois me
serviram de incentivo, foram de grande contribuio para que no houvesse a minha
desistncia.
Agradeo a todos os professores do curso de Arquivologia, todos foram
de muita importncia, pois cooperaram em meu aprendizado.
Agradeo ao meu professor e orientador Marckson Roberto, por cada
palavra, por sua compreenso, pela sua pacincia, por todo o conhecimento que me
foi transmitido e pelo apoio constante, tornando possvel a concluso deste trabalho.
Agradeo aos meus colegas de turma, a nossa turma Pioneira de
Arquivologia 2008.2, a cada um deles: Judye, Dulce, Elaine, Ismaelly, Simone,
Virlanny, Srgio, Rafael, Shara, Derek, Pablo, Josealdo, Walfrido, em especial a
Magno e Yarianne que alm de colegas se tornaram amigos e que me deram muita
ajuda no fim desta jornada.
Por fim, agradeo a todos, meu muito obrigado!
Ainda que eu falasse as lnguas dos homens e
dos anjos, e no tivesse amor, seria como o
metal que soa ou como o sino que tine [...].
[...] Agora, pois, permanecem a f, a esperana
e o amor, estes trs, mas o maior destes o
amor.

1 Corntios 13:1;13
 RESUMO

Com a evoluo da sociedade cada vez mais digital surgem novas formas de
gerenciamento de documentos, uma destas formas o Gerenciamento Eletrnico de
documentos - GED, que necessita de uma ateno especial voltada para a sua
preservao, assim como tambm necessrio que exista algumas recomendaes
para a implantao deste sistema. Desta forma este trabalho apresenta uma reviso
das principais definies de GED, metodologias para preservao de documentos
digitais e diretrizes para a implantao do sistema. O objetivo desta pesquisa foi
fazer um levantamento e analisar a importncia da preservao da informao
utilizada na aplicao do GED e oferecer diretrizes para a sua implantao, com a
finalidade de servir como referncia para futuros projetos de instalao de GED,
objetivos estes que foram alcanados atravs da pesquisa bibliogrfica. Destaca
num primeiro momento uma abordagem sobre documento, arquivo e gerenciamento
de documentos, em seguida descreve e conceitua o gerenciamento eletrnico de
documentos, assim como as suas caractersticas, tecnologias, vantagens,
desvantagens, e a importncia da sua preservao, finalizando com uma breve
proposta de diretrizes que possam servir de referencia para a implantao de futuros
projetos de GED.

Palavras-chave: Gerenciamento eletrnico de documentos. Preservao de

documentos digitais. Diretrizes para implantao.
 ABSTRACT

Due to the evolution of a more and more digital society, it emerges new ways of
document management. One of these ways is the Electronic Document Management
- EDM, that needs a special attention turned to its preservation, as well as it is also
necessary the existence of some recommendations to the implementation of this
system. This way, the present work presents a revision of the main definitions of
EDM, methodologies for the preservation of digital documents and guidelines to the
implementation of the system. The objective of the research was to make a survey
and analyze the importance of preservation of the information used in the application
of EDM. It also aimed to offer guidelines to its implementation, with the finality of
acting as a reference to future projects about EDM installation. These objec tives
were achieved by means of a bibliographic research. In a first moment, it is
emphasized an approach about document, archive and document management.
After, there were described and conceptualized the electronic document
management, as well as its characteristics, technologies, advantages, disadvantages
and the importance of its preservation. The research is concluded with a brief
proposal of guidelines that can serve as reference for the implementation of future
projects about EDM.

Keywords: Electronic Document Management. Preservation of digital documents.

Guidelines to implementation.
 LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel

e GED........................................................................................................................ 28
Quadro 2 Comparativo do ambiente tpico e componentes do GED.................... 32
Quadro 3 Leis e resolues sobre processo de Digitalizao de Documentos ..... 42
 LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Ciclo de vida dos documentos.................................................................. 26

Figura 2 Ambiente tpico do GED........................................................................... 35
 LISTA DE ABREVIAES

CONARQ Conselho Nacional de Arquivos

CTDE Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos
 SUMRIO

1 INTRODUO.......................................................................................................14
1.1 Motivao............................................................................................................14
1.2 Objetivos.............................................................................................................15
1.2.1 Objetivo geral...................................................................................................15
1.2.2 Objetivos especficos.......................................................................................15
1.3 Justificativa.........................................................................................................15
1.4 Estrutura do documento....................................................................................16
1.5 Metodologia........................................................................................................16

2 DOCUMENTO, ARQUIVO E GESTO DOCUMENTAL...................................18

2.1 Documento x Documento Eletrnico x Documento Digital............................18
2.2 Arquivos fsicos e arquivos digitais.................................................................20
2.3 Gesto de Documentos.....................................................................................22

3 GED.........................................................................................................................27
3.1 Definies de GED.............................................................................................27
3.2 Principais caractersticas do GED....................................................................30
3.3 Ambientes tpicos e componentes do GED.....................................................32
3.4 Motivos para a utilizao o GED.......................................................................35
3.5 Motivos para no utilizar o GED.......................................................................38
3.6 Tecnologias utilizadas pelo GED......................................................................40
3.7 Legislao em GED............................................................................................41
3.8 Preservao em GED.........................................................................................43

4 DIRETRIZES PARA IMPLANTAO DO GED.....................................................47

4.1 Definio do projeto...........................................................................................48
4.2 Desenvolvimento e implantao do projeto....................................................48
4.3 Funcionamento, avaliao e melhoria do projeto...........................................50
4.4 Problemas na implantao................................................................................50

5 CONSIDERAES FINAIS....................................................................................52
REFERNCIAS..........................................................................................................54
 14

1 INTRODUO

Com a evoluo da sociedade cada vez mais digital torna-se necessrio

no s aprender e saber guardar os documentos que j nascem eletrnicos, mas
tambm saber o que fazer com os arquivos que temos em papel. Com o aumento da
tecnologia e o surgimento de novas ferramentas de Tecnologia da Informao (TI),
juntamente com este crescimento das informaes produzidas diariamente, torna-se
cada vez mais comum dizer que a soluo para os problemas desta nova sociedade
est no Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED, tanto no gerenciamento
quanto na preservao das informaes destes novos tipos de documentos.
Uma sociedade atual est surgindo e junto com ela surgem novas formas
de guardar e armazenar as informaes. Estamos vivendo neste momento uma
grande mudana nos usos e costumes at mesmo quando nos referimos a
Arquivologia. Usamos o papel a muito tempo, ento no vai ser assim to
repentinamente que deixaremos nossa forma de pensar em relao ao documento,
que gera alguns erros de compreenso onde muitas pessoas acham que o papel
escrito a nica forma de comprovao, onde muitas vezes ele na verdade uma
cpia. interessante lembrar que todos os tipos de documentos possuem um ciclo
de vida, sejam eles eletrnicos ou em papel, assim precisamos nos conscientizar
sobre a guarda dos documentos e da importncia da preservao, para no deixar
que chegue a um determinado ponto em que os documentos no podero mais ser
acessados, por vrios motivos, os mais comuns seriam a obsolescncia das
tecnologias utilizadas, o desgaste do suporte fsico utilizado para a guarda de uma
determinada informao ou o erro na preservao das informaes.

1.1 Motivao

Vivemos atualmente em uma sociedade que produz inmeros

documentos, onde necessrio que exista a viso de preservao da informao,
com a percepo desta informao a pesquisadora decidiu que seria uma boa
oportunidade para oferecer mais informaes sobre o gerenciamento eletrnico de
documentos, assim como influenciar a preservao destas informaes e propor
diretrizes para a implantao deste sistema.
 15

O que motivou esta pesquisa foi o fato da pesquisadora interessar-se pela

temtica no decorrer da graduao, nas disciplinas oferecidas: Tecnologia da
Informao I e Tecnologia da Informao Arquivista onde o tema foi abordado e
tambm da necessidade de realizao do trabalho de concluso de curso de
Arquivologia.

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo Geral

Analisar a importncia da preservao da informao utilizada na

aplicao do GED e oferecer diretrizes para a sua implantao.

1.2.2 Objetivos Especficos

Realizar uma fundamentao terica sobre o Gerenciamento eletrnico

de documento.
Mostrar a importncia da preservao, durante a aplicao do GED.
Reconhecer os pontos fortes e fracos do GED.
Oferecer diretrizes para a implantao do GED.

1.3 Justificativa

Pretende colaborar com as pesquisas existentes na rea de GED,

oferecendo conceitos sobre os principais aspectos do gerenciamento eletrnico de
documentos, importncia da preservao da informao durante a implantao do
GED, apontar diretrizes para a implantao do GED e expor recomendaes
existentes sugeridas por rgos nacionais como o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ).
Sendo a informao um meio essencial para as geraes futuras, esta
pesquisa justifica-se como sendo de importncia e de grande contribuio da
sociedade informacional em crescimento por apresentar propostas de preservao e
recomendaes para a implantao do gerenciamento eletrnico de documentos.
 16

1.4 Estrutura do documento

Este trabalho est dividido em cinco captulos, sendo que no primeiro

apresentada a introduo, que tem como finalidade a apresentao dos objetivos,
Justificativa e metodologia do trabalho.
No captulo 2 so apresentadas definies sobre documento, arquivo e
gesto documental, seus conceitos e suas fases, pois se f az necessrio este
entendimento, assim como feito o controle dos documentos desde sua origem at
o seu destino final.
No captulo 3 so apresentados os conceitos de Gerenciamento
Eletrnico de Documentos e abordadas as motivaes que levam as organizaes a
sua implantao, assim como as vantagens e desvantagens do GED, as principais
caractersticas, ambientes tpicos e componentes, tecnologias utilizadas pelo GED,
legislao e finalizando com a preservao da informao em meios digitais.
No captulo 4 so apresentadas diretrizes para a implantao do sistema
de GED, a fim de que possam servir como base para a implantao destes sistemas.
No captulo 5, por fim, so dadas as consideraes finais deste trabalho e
as referncias.

1.5 Metodologia

O mtodo de pesquisa aplicado neste trabalho foi o levantamento

bibliogrfico e exploratrio. Na viso de Gil (2008), a pesquisa bibliogrfica
desenvolvida com base em material j elaborado, constitudo basicamente de livros
e artigos cientficos e a pesquisa exploratria por ser bastante flexvel, muitas vezes
assume a forma de pesquisa bibliogrfica. Assim, foram realizadas pesquisas
atravs de livros impressos e digitais, artigos e sites da internet, pretendendo
adquirir e expor os conhecimentos necessrios sobre o tema citado.
Para alcanar os objetivos deste trabalho, buscamos utilizar a
metodologia de pesquisa qualitativa e quantitativa. Segundo Costa e Costa (2001, p.
25), a abordagem qualitativa busca a compreenso e a quantitativa a explicao.
Atravs destes mtodos, pretendeu-se estudar as definies existentes
em Gerenciamento eletrnico de documentos e, com base nas suas vantagens e
 17

desvantagens, desenvolver um conjunto de recomendaes para a preservao de

documentos e oferecer diretrizes para a implantao de projetos de GED.
Desta forma, foram realizadas pesquisas abordando as definies de
GED e diretrizes para sua implantao, assim como apontar os mecanismos de
preservao da informao digital, mostrando a sua importncia, para que
futuramente seja possvel a contribuio ou sirva de base para melhorias no uso do
sistema de busca de informao e dados eletrnicos.
 18

2 DOCUMENTO, ARQUIVO E GESTO DOCUMENTAL

Neste captulo procuramos desenvolver as bases para que chegssemos

ao Gerenciamento eletrnico de documentos, onde abordaremos o documento, o
arquivo e a gesto documental, levantando a importncia do arquivo como
responsveis pela guarda e preservao dos documentos que fazem parte do seu
acervo, independentemente do tipo, suporte ou formato documental.

2.1 Documento X Documento Eletrnico X Documento Digital

Nos arquivos podemos encontrar uma diversidade de documentos onde

so guardadas as informaes e so preservadas as caractersticas de cada tipo de
documento, partindo destas afirmaes podemos apresentar alguns conceitos sobre
documento.
De acordo com o Indolfo, Campos e Oliveira (1995, p.11), documento
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem em uma determinada poca ou lugar.
Segundo o Dicionrio Brasileiro de terminologia Arquivstica (2005, p. 73),
documento : unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou
formato. Os documentos que encontramos podem apresentar caractersticas e
formatos diferentes, onde estaro as informaes pertencentes, produzidas ou
recebidas no desenvolvimento de atividades de uma pessoa ou organizao.
Atualmente podemos verificar alguns tipos variados, podem ser de papel ou de
plstico, pode ler-se diretamente ou precisar de uma mquina para l-los, podem
conter grficos, imagens, mapas ou ainda mostrar a imagem em movimento ou som,
desta forma estamos nos referindo ao gnero documental. Nesta perspectiva,
preciso lembrar da diversidade entre os tipos de documentos, alm dos documentos
textuais (em papel), podemos citar os documentos eletrnicos, documentos digitais,
documentos cartogrficos (mapas) e documentos microgrficos (microfilmes).
Os documentos podem ser diferenciados de acordo com o gnero,
espcie ou natureza, ou segundo os seus elementos caractersticos, formas e
 19

contedos. Conforme o Manual de Gesto Documental (2010, p. 11), os documentos

quanto ao gnero podem ser:

Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou

impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de
engenharia.
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel
emulsionado, contendo imagens estticas.
Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas
e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras,
com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.
Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes
variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas
audiomagnticas;
Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante
da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas
especficas.
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador.

Dentre as formas documentais citadas, destacaremos os documentos

eletrnicos e os documentos digitais, pois estaro sendo abordados com maior
frequncia neste trabalho. De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica (2005, p.75),

Documento Digital: Documento codificado em dgitos binrios, acessvel

por meio de sistema computacional.
Documento Eletrnico: Gnero documental integrado por documentos em
meio eletrnico ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como
cartes perfurados, disquetes e documentos digitais.

Do ponto de vista tecnolgico existe uma diferena entre os documentos

eletrnicos e documentos digitais, apesar de que muitas vezes usamos o termo
documento eletrnico para nos referenciarmos ao documento digital. O documento
eletrnico um gnero documental que integra documentos em meio eletrnico, que
pode ser acessado e interpretado por meio de um equipamento eletrnico como o
videocassete, gerado em meio eletrnico e por este mesmo meio deve ser
arquivado, recuperado ou transmitido. J o documento digital um arquivo digital
gerado em um computador ou perifrico, que tambm contenha um resumo de seu
contedo e a identificao de seu autor.
 20

De acordo com a Cmara Tcnica de documentos Eletrnicos - CTDE

(2014),

Um documento eletrnico acessvel e interpretvel por meio de um

equipamento eletrnico (aparelho de videocassete, filmadora, computador),
podendo ser registrado e codificado em forma analgica ou em dgitos
binrios. J um documento digital um documento eletrnico caracterizado
pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de sistema
computacional. Assim, todo documento digital eletrnico, mas nem todo
documento eletrnico digital.

Embora estes conceitos do Dicionrio Brasileiro de Terminologia

Arquivstica diferencie documento digital do eletrnico, usaremos somente o termo
documento eletrnico para abranger tanto os eletrnicos quanto os digitais, ao
considerar as definies da CTDE. Uma vez que a CTDE (2014) afirma que todo
documento digital eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital, desta
forma correto afirmar que os documentos eletrnicos abrangem documentos
digitais.

2.2 Arquivos fsicos e arquivos digitais

No que se diz respeito aos arquivos, sabemos que a sua funo a

guarda dos documentos seja ele qual for a sua espcie, a finalidade do arquivo em
uma organizao tornar disponveis as informaes para a administrao e para
os usurios. Segundo Paes (2004, p. 16),

arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria

textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro.

O Dicionrio brasileiro de Terminologia Arquivistica (2005, p. 27) define

arquivo como Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte ou como uma Instituio ou servio
que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o
acesso a documentos. Entendemos com estas definies que o arquivo
responsvel pela acumulao, guarda e preservao dos documentos produzidos
 21

por uma pessoa ou entidade, que os mantm disponveis para consultas como
fontes de informao.
Segundo Oliveira (2008, p. 12), os arquivos atuais possuem um conceito
diferente da concepo de deposito de papeis que a sociedade tinha antes,
provocado pelo pouco espao reservado para os arquivos nas organizaes, pois
hoje existe uma maior preocupao com os aspectos legais dos documentos e o que
modificou esse pensamento foi a quantidade de informaes colocadas no mercado
e a preocupao das instituies em preservar as informaes necessrias para o
futuro.
Para Oliveira (2008, p. 11), Os documentos preservados pelo arquivo
podem ser de vrios tipos e em vrios suportes, conhecemos como arquivos fsicos
o modelo tradicional que preenchido por vrios documentos em papel, caixas e
prateleiras que est relacionada a informao, com suporte de acesso tocvel ou
fsico, j os modelos de arquivos atuais podemos cham-los de arquivos digitais por
se tratarem de documentos de forma fsica diferenciada, ex. Discos pticos (CD,
DVD, HD, Blu-ray), fitas, pen drives, etc, ou mesmo podemos acess-los apenas
com o auxilio de equipamentos digitais, documentos estes que necessitam de um
tratamento e armazenamento especial.
De acordo com Rondinelli (2011), os arquivos se constituem em registros
que no dependem da forma em que apresentado e do suporte que est fixado, os
arquivos digitais aparecem atualmente como uma novidade que pode se constituir
de documentos arquivsticos digitais, mesmo fugindo dos padres conhecidos, desta
forma, Rondinelli (2011, p. 223) afirma que,

Ocorre, porm, que no ambiente digital a novidade vai alm da

peculiaridade do suporte. Na verdade, nesse novo ambiente, o documento
foge totalmente aos padres mais conhecidos como a linguagem alfabtica,
registrada em papel e de leitura direta bem como sua relao inextricvel
com o suporte. No mundo digital tudo codificado em linguagem binria
que para se tornar acessvel aos olhos humanos, precisa da intermediao
de programas computacionais igualmente codificados em bits, numa
sofisticao tecnolgica que passa despercebida maioria dos usurios.

Os arquivos atuais independentemente de serem arquivos tradicionais ou

digitais tem uma nica viso que seria a facilitao, disseminao e o acesso da
informao. Nos arquivos fsicos a digitalizao do acervo seria de grande
contribuio para a organizao, pois evitaria o manuseio do original, diminuindo o
 22

tempo de procura pela informao e contribuindo para a sua preservao. Em todo

caso a instituio deve manter uma poltica de preservao que englobe todos os
tipos de documentos sejam eles convencionais ou digitais.
Na prxima seo veremos como feita a gesto dos documentos nos
arquivos, procuramos apresentar conceitos e suas fases, pois se faz necessrio
entender o que gesto de documentos, assim como feito o controle dos
documentos desde sua origem at o seu destino final.

2.3 Gesto de Documentos

A partir dos conceitos citados, torna-se necessrio entender o que

Gesto de documentos, uma vez que o controle destes documentos desde o
nascimento at a destinao final feita atravs da Gesto documental, sendo
assim, definiremos Gesto Documental.
De acordo com a Lei 8.159 de 08 de Novembro de 1991, Art. 3,
considera-se Gesto de documentos,

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo,

tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase
corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL, 1991).

A necessidade da implantao de um sistema de gesto documental vem

aumentando a cada dia por conta do acumulo de grandes massas documentais
pelas organizaes, assim perceberam que o mtodo mais vivel de controle desses
documentos seria a gesto em todo o ciclo e no deixar apenas para o final na hora
de arquivar os documentos. Apesar da gesto documental ser indicada para os
documentos nas fases intermediaria e permanente, existe tambm a necessidade da
gesto a partir do nascimento deste documento, preocupando-se tambm com a
produo desnecessria de documentos, com o suporte escolhido e com a incluso
do cdigo de classificao correto, facilitando assim a finalizao do processo de
gesto.
Conforme Bernardes e Delatorre, (2008, p. 7),

O programa de gesto documental dever definir normas e procedimentos

tcnicos referentes produo, tramitao, classificao, avaliao, uso e
arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade
 23

corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio de seus

prazos de guarda e de sua destinao final, requisitos necessrios inclusive,
para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto de
informaes.

De acordo com Bernardes e Delatorre (2008, p. 9) algumas atividades da

gesto de documentos so:

Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries

documentais, implantao de sistemas de organizao da informao e
aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo
(recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao e
expedio), todas as atividades de Arquivo (organizao e arquivamento,
reproduo, acesso documentao e recuperao de informaes) e a
gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou
informatizados.
Destinao de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da
gesto de documentos que a avaliao. A avaliao se desenvolve a
partir da classificao dos documentos produzidos, recebidos e acumulados
pelos rgos pblicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer
seus prazos de guarda e sua destinao final, garantindo a preservao de
documentos de guarda permanente e a eliminao criteriosa de
documentos desprovidos de valor probatrio e informativo.
Tramitao - estudo das instncias de deciso, padronizao e
controle do fluxo documental (workflow).
Organizao e arquivamento de acordo com os critrios definidos
no Plano de Classificao.
Reproduo Duas razes para a reproduo: 1. reproduo visando a
preservao do documento original de guarda permanente e, 2. reproduo
visando a substituio do documento em papel pelo
microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser
eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado na
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
Classificao recupera o contexto de produo dos documentos, isto , a
funo e a atividade que determinou a sua produo e identifica os
tipos/sries documentais.
Avaliao trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores
para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente).

Segundo o Arquivo Nacional (2004, p.6),

As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de

documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para
garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange
todas as operaes referentes produo (definio de suportes, estrutura
do documento, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao
(protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da
tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e
armazenamento).

Podemos afirmar a partir destes conceitos que Gesto Documental um

conjunto de procedimentos que visa controlar o documento desde a sua produo
 24

at a sua destinao final, para as organizaes necessria a incluso de

processos voltados para o gerenciamento para que a informao seja acessada de
forma rpida e prtica, facilitando a movimentao e a administrao dos arquivos.
Conforme Rodrigues (2014, p.38),

O progresso da cincia, o surgimento de inovaes tecnolgicas e o grande

volume de documentos culminaram na necessidade de medidas
administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gesto
documental, pois atravs dela que o elemento essencial do documento, a
informao, pode ser recuperada de forma rpida, econmica e eficaz,
otimizando os recursos humanos, materiais e fsicos, e interferindo
positivamente na organizao e administrao de arquivos.

Tendo em vista a importncia da gesto documental, para os arquivos e

para as organizaes, podemos relatar que aps a aplicao dos procedimentos e
tcnicas ser possvel uma simplificao do ciclo documental e um maior controle do
espao fsico, acesso, monitoramento, preservao e segurana dos documentos
que estaro disponveis aos usurios.
De acordo com o Manual de Gesto Documental (2010, p. 10),

A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao

de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta
forma a Instituio soluciona os problemas decorrentes da falta de um
programa de gesto, como: perda, duplicidade e extravio de documentos;
falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de
documentos.

A Gesto de documentos tem por objetivos, segundo Bernardes e

Delatorre, (2008, p. 8),

Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada

Agilizar o processo decisrio
Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe
Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos
Racionalizar a produo dos documentos
Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento,
guarda e eliminao de documentos
Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente

A Gesto de documentos tem por instrumentos, segundo Bernardes;

Delatorre, (2008, p. 10),

O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos de

Arquivo so instrumentos eficazes de gesto documental. Estes dois
instrumentos garantem a simplificao e a racionalizao dos
procedimentos de gesto, imprimindo maior agilidade e preciso na
recuperao dos documentos e das informaes, autorizando a eliminao
 25

criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e

a preservao dos documentos de guarda permanente.

Agora que j apresentamos a Gesto de documentos, sua definio,

objetivos e instrumentos, torna-se necessrio destacar as fases da Gesto
documental, segundo Paes (2004, p. 54), as fases da gesto de documentos so:

Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em

decorrncia das atividades de um rgo ou setor. Nesta fase, o arquivista
deve contribuir para que sejam criados apenas documento essenciais
administrao da instituio e evitadas duplicao e emisso de vias
desnecessrias; propor consolidao de atos normativos alterados ou
atualizados com certa frequncia, visando perfeita compreenso e
interpretao dos textos; sugerir criao ou extino de modelos e
formulrios, apresentar estudos sobre a adequao e o melhor
aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos; contribuir para a
difuso de normas e informaes necessrias ao bom desempenho
institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; participar
da seleo dos recursos humanos que devero desempenhar tarefas
arquivsticas e afins. Em resumo, a gesto de documentos assumiu nas
instituies papel to relevante quanto a gesto de materiais e de recursos
humanos, embora ainda no seja assim reconhecido.
Utilizao de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo
(recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao), de expedio,
de organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, bem como a elaborao de normas de acesso
documentao (emprstimo, consulta) e recuperao de informaes,
indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou
cientficas das instituies.
Avaliao e destinao de documentos: talvez a mais complexa das
fases da gesto de documentos, se desenvolve mediante a anlise e
avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a
estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de
arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido
seu valor de prova e de informao para a instituio.

De acordo com Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.35), fazem parte do

ciclo de vida dos documentos as etapas de criao; publicao e distribuio; uso
ativo; ps-deciso; arquivo; e descarte ou guarda permanente, conforme pode ser
visualizado na Figura 1.
 26

Figura 1 Ciclo de vida dos documentos

Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p. 35).

A gesto de documentos no se destina apenas a aplicao em

documentos em papel, ela tambm pode ser aplicada a documentos eletrnicos,
com a crescente sociedade da informao, a criao e o uso cada vez mais
constante das tecnologias e documentos digitais por esta nova sociedade, surge
juntamente com ela uma nova forma de gerenciamento de documentos o caso do
gerenciamento eletrnico de documentos, que ser abordado no captulo seguinte,
assim como seus conceitos, aplicaes, funcionalidade, vantagens, desvantagens e
preservao.
 27

3 GED

A vasta produo de documentos em formato digital e o crescente

aumento do uso das tecnologias eletrnicas conduziu a criao de sistemas de
gerenciamento de documentos informatizados. Desta forma, pretendemos neste
capitulo definir o que Gesto Eletrnica de Documentos e apresentar quais as
motivaes que levam as organizaes a sua implantao como as vantagens e
desvantagens do GED e abordar sobre a preservao da informao em meios
digitais.

3.1 Definies de GED

A Gesto documental de fundamental importncia para a implantao

do GED dentro das organizaes, pois todo o processo de GED teve inicio a partir
desta atividade. Com as mudanas ocorridas na sociedade e tambm na tecnologia,
surge a necessidade da criao de novos mecanismos de busca, pois os
documentos passam a ser criados em meio eletrnico.
Para o desenvolvimento deste trabalho considera-se gerenciamento
eletrnico de documento e gesto eletrnica de documento como se tratando da
mesma linha de pensamento ou do mesmo objeto em questo.
De acordo com a CTDE (2011, p. 16),

O avano das tecnologias de informao e comunicao (TIC), a partir dos

anos 90, muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicao da
informao nas instituies pblicas e privadas. Os documentos produzidos
no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio
convencional, assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados
em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes magnticos e pticos,
em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para se
tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos,
tanto os digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de um
sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrnico de
documentos (GED).

Devido ao crescimento exponencial e acumulo de documentos nas

organizaes, tendo como principais problemas a diminuio de espao fsico, a
perda de documentos, acumulo de massa documental sem gerenciamento, a
dificuldade de acesso aos documentos, perda de tempo para localizar processos,
 28

enfim vrias barreiras que se multiplicam dia aps dia, destacando-se ento o
objetivo de se implantar o GED e otimizaras referidas dificuldades apresentadas de
forma eficaz para o gerenciamento e a perfeita recuperao dos documentos,. Em
relao ao surgimento do GED, Lopes (2004, p. 119) afirma que,

Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da

dcada de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funes,
que vo desde os mais simples editores de texto at os mais sofisticados e
complexos programas, que no caso dos arquivos vm apresentando
solues para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o
tratamento digital de imagens, as tcnicas de fluxo de trabalho (workflow), a
multimdia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais
oferecem recursos cada vez mais amplos na rea da informao e
documentao.

A informao eletrnica est em nossas vidas e por toda parte, como por
exemplo, atravs de pesquisas relacionadas. Um grande representante deste
seguimento o Google que um mecanismo de buscas, uma referencia em busca
de informaes, o GED por tanto pode ser comparado ao Google dentro de uma
organizao, desta forma o que temos que modificar os documentos da
organizao transformando-os em documentos digitais, assim podemos localizar
rpido, cruzar dados, no se esquecendo de indexar os documentos, para poder
localizar esse documento posteriormente.
No quadro 1 so apresentadas as principais diferenas em relao as
atividades de busca e recuperao entre o papel e o GED.

Quadro 1: Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel e GED.

Atividade Papel GED
So armazenados em armrios Documentos so digitalizados
Capturar um documento
e pastas. para gerar imagens
Busca por ndice de diferentes
Uso de mais de uma forma Cpias so feitas e
maneiras para localizar o
de armazenar documentos armazenadas em diversos
mesmo documento. Sem
ou arquivos setoriais arquivos.
limite fsico.
Exemplo de fcil consulta: ir at
a sala do arquivo, encontrar o Ir ao computador, pesquisar
Recuperao documento, remov-lo, ir pelo ndice desejado,
copiadora, fazer cpia, retornar visualizar ou imprimir.
o original ao local de origem.
Desde vrios minutos at
Tempo de recuperao Segundos
semanas.
Distribuio do documento Via mensagem eletrnica,
Malote, correio interno.
(imagem) prpria do sistema ou e-mail.
 29

Espao exigido para

armazenamento Alguns milhares Milhes
(documentos por m)
Potencial de perda de
Alta Mnima
documentos
Impacto na infraestrutura
Nenhum Alto
de computadores
Potencialmente alto- pode
Impacto no sistema
Nenhum requerer reviso de
atualmente em uso
processos.
Fonte: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcanti(2002).

Podemos perceber que o GED bem planejado e estruturado com base

na gesto de documentos, permitindo uma rpida localizao do documento e
manuseio facilitado, reduzindo o tempo de procura por uma determinada informao.
Podemos assim dizer que o GED um mercado em amplo desenvolvimento, onde
existe a estruturao das informaes, correspondendo a ferramentas e
metodologias, principalmente tecnolgicas, para gerenciamento dos documentos
dentro das organizaes. De acordo com o GartnerGroup citado por Baldam (2002,
p.32), GED a tecnologia que prov um meio de facilmente armazenar, localizar e
recuperar informaes existentes em documentos e dados eletrnicos, durante todo
o seu Ciclo de Vida.
A CTDE (2011, p.10), define GED como sendo um:

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no

estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio.
Entende-se por informao no estruturada aquela que no est
armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrnico,
arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.

Segundo Koch (1997, p. 23), O GED visa a gerenciar o ciclo de vida das
informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem
originalmente estar armazenadas em mdias analgicas ou digitais em todas as
fases de sua vida. Desta forma nenhum documento de uma organizao deve ficar
fora do processo do GED, desde os documentos tradicionais em papel at os
digitais, englobando todo o ciclo de vida. Koch (1997, p. 22), afirma ainda que GED
a somatria de todas as tecnologias e produtos que visam a gerenciar informao
de forma eletrnica.
De acordo com Silva et al (2003, p. 2), o GED um sistema que converte
informaes em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares
 30

e hardwares especficos que permitem a captao, o armazenamento, a localizao

e o gerenciamento das verses digitais das informaes.
Segundo a CTDE (2011, p. 10), o GED pode englobar alm das
tecnologias de digitalizao, o processamento, arquivamento, recuperao de
documentos, o controle do fluxo de trabalho e mapeamento do caminho do processo
de um documento (workflow), assim como o processamento de formulrios,
indexao e agregao com outros sistemas de processamento de dados.
O Portal GED.NET (2014), descreve o GED como sendo um conjunto de
tecnologias que permite o gerenciamento dos documentos de uma organizao em
forma digital, sendo esses documentos das mais diversas origens, como papel,
microfilme, imagem, som, planilhas eletrnicas, arquivos de texto etc.
O GED tende a necessitar de uma pessoa capacitada que entenda de
gerenciamento e que controle o fluxo de documentos, faa o controle e se
responsabilize por classificar e organizar as informaes, preparando a estrutura
organizacional e documental. No basta apenas digitalizar tem que ter organizao,
pois o GED sozinho no organiza os documentos da forma adequada. Para Baldam
(2002, p. 36), quem informatiza uma baguna ter como resultado uma baguna
informatizada. nesse contexto que o arquivista assume seu papel, tornando-se
uma pea importante no gerenciamento eletrnico de documentos.
No prximo tpico, vamos apresentar as principais caractersticas desta
tecnologia que tem importncia fundamental no gerenciamento documental de
diversas organizaes e que proporciona maior agilidade na busca, trazendo um
rpido resultado para as respostas das informaes.

3.2 Principais caractersticas do GED

O GED possui suas prprias caractersticas, das quais a principal a de

ser um instrumento que possibilita s organizaes dinamizar, racionalizar e
disseminar o acesso informao, facilitando desta forma a tomada de decises
para a estratgia das organizaes (HADDAD, 2000, p. 14).
Nos dias atuais a maioria das pessoas trabalham diretamente ou
indiretamente conectadas ou com a interao de computadores, onde a cada
instante existe a criao de um documento que precisa ser gerenciado, para que
 31

possa existir uma recuperao da informao criada naquele momento. Podemos

citar como caractersticas principais do GED o gerenciamento de documentos, o
gerenciamento de imagens, o processamento de formulrios, o gerenciamento de
registro e informaes, arquivamento e recuperao de informaes, importao dos
arquivos, controle, controle de acesso e a pesquisa inteligente que corresponde a
busca pela informao detalhada de acordo com o que o usurio procura. Neste tipo
de busca o usurio descreve o que necessita e o sistema pode guardar as
informaes daquele usurio para buscas futuras, alm de apresentar resultados
cada vez mais especficos, o agrupamento dos documentos de forma automtica,
agrupando de acordo com o tipo e assunto tratado, possibilitando desta forma que o
gerenciamento torne-se cada vez menos complicado. Podemos destacar tambm
como outras caractersticas do GED, o arquivamento e a agilidade para compartilhar
estes arquivos, o registro e a aprovao das informaes, sendo todas estas
atividades processadas de forma prtica e segura.
Segundo Baldan (2002, p 32), as caractersticas do GED so:

Possui modo de gerenciamento e visualizao de documento em formato

digital, seja digitalizado (escanerizado), em processador de texto, planilha,
CAD, etc. Um banco de dados que s gerencia as informaes contidas em
documentos em papel no pode ser considerado um GED;
Utiliza necessariamente computadores;
No so sistemas restritos somente a documentos acabados no estgio
final de aprovao ou com destino ao arquivo. So sistemas que,
dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde a
sua criao.

Os sistemas de GED podem ser simples ou com complexidade

considervel, dependendo da escolha e da necessidade de cada organizao. Ele
dever conservar as caractersticas originais do documento, assim como gerenciar o
ciclo de vida desde o nascimento do documento at a sua destinao final.
Conforme Fantini (2001, p. 35),

O sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documento conserva

caractersticas visuais e espaciais, e a aparncia do documento original em
papel. Gerencia o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o
arquivamento, e podem estar registradas em mdias analgicas ou digitais
em todas as fases de sua vida. O documento pode ser exibido ou impresso
em papel onde e quando necessrio em apenas alguns segundos.
 32

No prximo tpico abordaremos os principais componentes de um

sistema de GED, onde faremos um breve estudo das estruturas fsicas e lgica do
GED.

3.2 Ambientes tpicos e componentes do GED

Segundo Baldan (2002, p. 155), Qualquer ambiente de GED que for

instalado implica em ter disponveis recursos de software e hardware que suportam
a instalao deles. Os componentes do GED basicamente podem se resumir em
Hardware e Software, embora alguns autores definam o Recurso humano como um
de seus componentes e outros apenas caracterize alguns destes componentes.
Estes componentes devem ser de boa qualidade e possuir um porte
razovel para suportar a instalao dos softwares necessrios para o sistema, no
iremos encontrar a melhor resposta para o que devemos utilizar nos ambientes de
GED, pois no mercado existem diversas facilidades e ferramentas, o que devemos
fazer escolher o ambiente que melhor se adapte as necessidades da organizao
e que resolva os problemas. O ambiente de GED pode tambm variar com o
aparecimento de novas tecnologias, pois facilita ao usurio o acesso a vrias
informaes, facilitando desta forma a atualizao e modernizao de sua estrutura.
No quadro 2 so apresentadas as comparaes entre dois autores sobre
o ambiente tpico e componentes do GED.

Quadro 2: Comparativo do ambiente tpico e componentes do GED

Componentes do
Amaral e Puerta Baldan
GED
Dispositivos de entrada de
O hardware formado por imagens: escner, cmera de
todos os componentes fsicos foto ou filmagem, fax, e-mail.
do GED como: Dispositivos de armazenamento
microcomputadores, scanners, de documentos digitais:
Hardware magntico (discos e fitas), ptico
impressoras, unidades de
armazenamento (Disco-rgido, (CD, DVD, WORM,
CD-ROM, DVD, Blue-Ray) Magnetptico), Jukebox, disk
entre outras. array, etc. Dispositivos de sada e
visualizao: monitor de vdeo,
impressora, fax, ploter.
 33

Os componentes de software
podem ser divididos em:
Sistema operacional Cada software pode ter sua
(ex.:Linux); Aplicativos (ex.: distribuio de servidores mais
processadores de texto), indicada, pois com servidores
Softwares especializados (ex.: diferentes executando os
Gimp para o tratamento de diversos servios, teremos
Software imagens) e Softwares de GED, melhores performaces. O sistema
especficos para gesto de operacional do servidor no tem
documentos eletronicamente que ser exatamente o mesmo da
(ex.: DigiDoc). Os softwares de estao de trabalho. Podemos ter
GED se confundem com as o servidor com Novell e as
tecnologias que gerenciam estaes com Windows.
documentos de forma
eletrnica.
Os recursos humanos como
Recursos Humanos componentes do GED iro x
influenciar na sua implantao
e execuo.
Redes x Configuraes de rede: Lan,
WAN, Intranet, Internet, Extranet.
Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002); Amaral e Puerta (2011)

Segundo Baldan (2002, p. 40), O conjunto de programas que

administram um ambiente GED pode ser considerado um sistema. O ambiente
tpico de GED pode possuir uma grande quantidade de programas onde cada um
deles vai ter uma funo diferente, que administra o ambiente de GED. Dificilmente
um nico software vai possuir todas as funes necessrias para o ambiente e que
possibilite a resoluo dos seus problemas.
Segundo Angeloni (2002, p. 62), o ambiente tpico do GED caracteriza-se
como:

Documento: pode estar em papel ou ser nativamente digital.

Scanner: mecanismo de digitalizao que transforma um documento em
imagem eletrnica. As imagens tambm podem ser inseridas no sistema
vindo de um bureau de processamento.
Software: de digitalizao de imagens que acompanha o scanner.
Processador: os sistemas GED so instalados em um ou mais
computadores, normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuio
de informao.
Armazenamento: perifricos de armazenamento que armazenam e
disponibilizam permanentemente as imagens e respectivas informaes
complementares, que podem ser discos rgidos ou unidades de CD.
Rede: meio de comunicao entre os diversos componentes do sistema.
Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cpia
fsica do documento.
 34

Estao de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode

permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos
existentes, etc.

Cada ambiente tpico ter uma aparncia diferenciada e que possua suas
prprias caractersticas, o recomendado seria aproveitar a infraestrutura j existente
na organizao ou fazer adaptaes para minimizar os gastos com aparelhos
eletrnicos e softwares para no tornar a implantao impeditiva.
De acordo com Thomaz (2005, p. 36), os componentes que so
necessrios para o funcionamento do GED so:

Dados arquivados: dados produzidos e mantidos para acesso futuro;

Mdia de armazenamento de dados arquivados: os diversos tipos de
materiais fsicos nos quais os dados foram gravados e armazenados, como
disquetes, discos rgidos, fitas e discos pticos;
Software de apresentao de dados arquivados: software que apresenta
todos os dados arquivados ou parte dos mesmos, em formatos
compreensveis por pessoas ou sistemas-cliente;
Hardware para processamento de dados arquivados: hardware necessrio
para o processamento da mdia de armazenamento de dados e do software
de apresentao dados;
Tarefas de manuteno: conjunto de atividades necessrias para a
conservao dos dados, da mdia de armazenamento de dados, do software
de apresentao de dados, do hardware para processamento de dados e da
instalao;
Colaboradores: conjunto de pessoas responsveis pela execuo das
tarefas de manuteno;
Produtores de dados: conjunto de pessoas ou sistemas-cliente que
produzem os dados a serem arquivados;
Consumidores de dados arquivados: conjunto de pessoas ou sistemas-
cliente que tm interesse nos dados arquivados;
Terceiros: conjunto de organizaes ou pessoas que fabricam produtos,
fornecem servios ou certificam dados;
Instalaes: conjunto de aparelhos ou peas que compem determinada
utilidade;
Administrao: estrutura organizacional e demais elementos de trabalho
necessrios para o desempenho das tarefas de negcio; e
Ambiente: conjunto de fatores e condies externas que tm relevncia
imediata para a organizao.

O GED possui configuraes diferenciadas e apresenta um ambiente

tpico que dependendo da sua aplicao pode variar de aparncia. Na Figura 2
representado um sistema de GED com seus componentes tpicos.
 35

Figura 2 Ambiente tpico do GED

Fonte: ANGELONI (2002).

No prximo tpico abordaremos os principais motivos que levam a

implantao e utilizao do GED, ajudando a compreender melhor os benefcios que
esta tecnologia traz as organizaes e aos seus usurios.

3.4 Motivos para a utilizao do GED

Podemos compreender melhor a necessidade das instituies criarem um

sistema de gerenciamento de arquivo, que realize regularmente as prticas de
utilizao dos documentos, baseado num conjunto de rgos onde se tratam os
documentos de acordo com sua utilidade para a gesto administrativa, para os
cidados e para os usurios, atravs de pessoal devidamente preparado e que ser
o sistema por onde correr o fluxo documental da instituio.
Para Costa (2010, p. 29), o surgimento do uso do GED nas organizaes
se refere,
 36

A utilizao de sistemas GED nas organizaes surge devido maneira de

arquivamento de informao documental fsica que estas empresas
realizam. Geralmente este procedimento feito em armrios que so
separados por relevncia e ordem alfabtica. Assim, surge necessidade
de um espao fsico que garanta condies, tanto para a busca dos
mesmos, quanto segurana para que no haja depreciao e perda de
informao. Para tanto, a implantao do GED feita para melhorar o
tempo de busca desses documentos, economizando espao fsico em
armrios, os quais servem para arquivamento e acesso das informaes
documentais.

O sistema de arquivo permitir que se guardem os documentos enquanto

detenham alguma utilidade ou que se proceda a sua eliminao, transcorrido o
tempo necessrio em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, caso no
tenha um valor histrico.
Desta forma o sistema de gerenciamento de arquivo deve ser adaptado
as necessidades de cada instituio. Para Bahia e Fachin (2010, p.16), O sistema
de gerenciamento eletrnico de informao indicado para entidades que contm
um fluxo de informao constante e grande procura pelos usurios. Assim a
escolha do sistema que ser utilizado deve ser uma deciso fruto de uma reflexo e
considerao do enfoque organizacional, pois ele dever assegurar a produo,
tramitao, o acesso e a destinao final do documento, com o acesso prtico que
garanta a satisfao do usurio. De acordo com Bahia e Fachin (2010, p.16), Com o
sistema, a entidade s tem a ganhar, pois este lhe possibilita melhorias e amplitude
de alcance informacional, como tambm de controle, acesso e recuperao da
informao.
Segundo o GED.NET (2014), um bom projeto de GED leva benefcios a
uma empresa, que so perceptveis em praticamente todos os seus departamentos.
Visto que o uso dos sistemas eletrnicos para controle da documentao
crescente dentro da sociedade informacional, podemos citar o GED como o principal
representante, pois o GED facilita as atividades e a utilizao das informaes
dentro de uma organizao. Este pode ser considerado o principal motivo para
implantao desta ferramenta que possibilita tornar o acesso do usurio mais
eficiente e com uma extrema velocidade.
De acordo com Baldam (2002, p.37) os principais motivos que levam a
implantao da ferramenta GED para o usurio e o cliente, a reduo do tempo de
processamento e manuseio do papel, aumentando assim a satisfao do usurio,
incrementando o crescimento da produtividade, existncia de satisfao com o
 37

trabalho, oferecendo acesso praticamente imediato a qualquer informao, melhoria

no atendimento por conta da velocidade e preciso na localizao de documentos,
alcanando assim respostas mais rpidas e prticas. J os benefcios para a gesto
documental, aponta a melhoria do controle dos documentos, reduo do espao
fsico para o armazenamento, facilidade na aplicao da tabela de temporalidade
documental e a diminuio de perda e extravio de documentos.
O manual do Conselho da Justia Federal (2001, p. 14) destaca as
vantagens do GED:

As vantagens da aplicao da gesto de documentos numa organizao se

caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a produo,
tramitao, utilizao e destinao final do documento; pelo acesso rpido e
disponibilidade da informao governamental e pela utilizao adequada de
tcnicas avanadas, garantindo a preservao dos documentos de valor
histrico e cientfico para sua guarda permanente [...] clareza na distino
do valor dos documentos; melhor organizao dos documentos; maior
conscincia do valor dos arquivos; reduo considervel de custos
governamentais.

Segundo o CENADEN (2009) citado por Fachin (2010, p. 24), algumas

vantagens que o GED proporciona ajudam a compreender as razes pelo qual este
sistema implantado, a listagem que segue enumera algumas vantagens do
gerenciamento eletrnico de documentos:

Alta velocidade e preciso na localizao de documentos.

Criao de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
Disponibilizao instantnea de documentos sem limites fsicos.
Eliminao de fraudes, principalmente em agncias governamentais.
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
Grande melhoria no processo de tomada de decises.
Aproveitamento de espao fsico.
Ilimitadas possibilidades para indexao e localizao de documentos.
Evitar extravio ou falsificao de documentos.
Integrao com outros sistemas e tecnologias.
Aproveitamento da base de informtica j instalada na sua empresa.
Maior velocidade na implementao de mudanas nos processos.
Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e
instantneas.
Possibilidade da empresa virtual sem limites fsicos, com reduo de
despesas e permitindo que funcionrios trabalhem a partir de casa.
Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP e CRM.
 38

Fachin (2010, p. 25) afirma que essas vantagens dependem da escolha

do sistema adotado na unidade, isso quer dizer que cada um tem sua
particularidade, os sistemas tendem a atender suas especificaes no contexto em
que as mesmas esto inseridas. O GED proporciona muitos benefcios que ficam
visveis nas aplicaes do cotidiano, dando praticidade ao processo de trabalho,
percebemos que um sistema de GED s vem a facilitar o trabalho operacional,
braal e funcional da entidade, podendo assim dispor dos seus benefcios.
Freitas (2011, p. 31), afirma que o GED evidencia e proporciona melhor
comodidade, rapidez nas respostas procuradas pelos usurios, uma maior
segurana com os materiais que so armazenados, confiana nas informaes e no
sistema de informao, assim como diminuio do material impresso nos arquivos
fsicos, demonstrando a relevncia do GED para as organizaes que o utiliza, uma
vez que proporciona resultados positivos para os usurios, tornando o GED um
instrumento de fundamental importncia.
Para Arajo (2005 p. 34), os benefcios que a tecnologia GED oferece s
organizaes so:

Evitar e prevenir a perda de documentos; facilita o gerenciamento das

informaes; possibilitar acessibilidade instantnea aos documentos; as
imagens so disponibilizadas a todos por estarem em rede; e as
organizaes tm uma reduo significativa do seu espao fsico, que,
antes, era ocupado por arquivos convencionais.

Pode-se dizer que o GED apresenta muitas vantagens e oferece uma boa
soluo para problemas nas organizaes, facilitando e melhorando diversas coisas,
organizando o acesso e o trabalho, da mesma forma que esta tecnologia pode nos
oferecer benefcios e vantagens, pode chegar a dar prejuzo ou simplesmente fazer
com que no encontremos documentos em curto prazo ou extraviarmos as
informaes dentro das organizaes, no prximo tpico abordaremos alguns
motivos para no utilizarmos o GED.

3.5 Motivos para no utilizar o GED

Vrios aspectos devem ser levados em considerao antes da escolha e

da deciso da implantao do GED em uma organizao, desde os custos com a
 39

implantao at a aceitao do uso pelos funcionrios, para que o sistema funcione

praticamente sem problemas posteriores. Para Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p.
180), as principais razes e dificuldades apresentadas na implantao do GED, so
as falhas de projeto e os problemas que podem aparecer na fase de implantao; a
padronizao referente ao formato para armazenamento dos documentos; os
aspectos legais do documento digital; os custos da implantao e as resistncias ao
uso.
Segundo Costa (2010, p. 26), a desvantagem mais comum na utilizao
do GED esta na realidade dos custos da implantao do sistema do GED, pois eles
no so baratos e sua aplicao exige muitos esforos financeiros, espaos fsicos e
profissionais.
De acordo com Fachin (2010, p. 26), Com a tecnologia que muda
constantemente, as mdias vo ficando cada vez mais obsoletas, o sistema tem que
ser adequado s mudanas e aberto a adaptaes possveis, isto demonstra uma
grande dificuldade no uso do GED a constante mudana que ocorre nas
tecnologias, fazendo com que as mdias utilizadas para armazenamento fiquem
sempre atrasadas, desta forma o sistema precisa se ajustar a essas mudanas e
estar preparado para futuras adaptaes. Ainda segundo Fachin (2010, p. 26) os
Custos da implantao, que podem ser caros, sem contar o equipamento que deve
ser avaliado, como o hardware e o software, que devem ser adequados ao sistema
escolhido. Outra situao apontada por Fachin (2010, p. 26), Em relao aos
aspectos legais do documento digital, alguns documentos podem no ser aceitos em
formato digital, exigindo o original como verdico, isto deixa claro sobre a ligao do
documento com a sua autenticidade onde existem casos que passa a no ter valor
jurdico quando est em formato digital.
Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 123) apontam os principais motivos
contra a utilizao do GED,

Erro de indexao: um documento em papel indexado errado pode ser

encontrado muitas vezes em sua pasta de origem. No caso de ser digital
isto se complica bem mais;
Dependncia de computador para o documento;
Qualidade da imagem: as imagens no se igualam em qualidade de
definio ao original. Isto pode causar desconforto a um usurio mais
exigente. Voc pode perder cores e ter reas manchadas que no original
eram um tom de cinza;
 40

Alm de todos estes motivos apresentados ainda podemos citar a

resistncia ao uso, pois h muitos anos o costume da sociedade era o uso do papel
e muitas vezes esta invaso tecnolgica causa um grande impacto a alguns
usurios.
Na prxima seo veremos as principais tecnologias utilizadas pelo GED,
onde conheceremos as principais funes que cada uma destas tecnologias
possuem, entre elas daremos destaque ao workflow, document management,
documentimaging, Image enable, entre outros.

3.6 Tecnologias utilizadas pelo GED

O GED agrega valores as tecnologias de forma simples, dando o s uporte

necessrio para o funcionamento das mesmas e auxiliando na organizao dos
documentos, quando est integrado com estas tecnologias facilita ainda mais
poupando o esforo de localizao dos documentos e encontrando as informaes
desejadas no sistema.
Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 42), as aplicaes do GED
mais vistas no mercado so:

Processamento, arquivamento e recuperao de documentos (Document

Imaging); Gerenciamento de documentos (Document Management);
Sistema de Gerenciamento de Documentos Tcnicos (Engineering
Document Management System EDMS); Integrao com outros sistemas
de processamento de dados (Image Enable); ERM / COLD (Enterprise
Report Management) Processamento de formulrios (Forms Processing);
Workflow.

A aplicao destas tecnologias ir depender das caractersticas de cada

tipo, forma ou uso do documento pela organizao, por isso se faz necessrio
conhecer exatamente as funes que cada um destes ambientes possuem.
De acordo com o Portal GED (GED.NET, 2014), as principais tecnologias
relacionadas a GED so:

Capture - Acelera processos de negcio atravs da captao de

documentos e formulrios, transformando em informaes confiveis e
recuperveis, passveis de serem integradas a todas as aplicaes de
negcios.
Document Imaging (DI) a tecnologia de GED que propicia a converso
de documentos do meio fsico para o digital.Trata-se da tecnologia mais
 41

difundida do GED, muito utilizada para converso de papel em imagem,

atravs de processo de digitalizao com aparelhos scanners.
Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - a
tecnologia que permite gerenciar com mais eficcia a criao, reviso,
aprovao e descarte de documentos eletrnicos.Dentre as suas principais
funcionalidades esto o controle de informaes (autoria, reviso, verso,
datas etc.), segurana, busca, check-in / check-out e versionamento.
Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma
organizao, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas
corretas no tempo previamente definido.Organiza tarefas, prazos, trmites,
documentos e sincroniza a ao das pessoas.
COLD/ERM Tecnologia que trata pginas de relatrios, incluindo a
captura, indexao, armazenamento, gerenciamento e recuperao de
dados.Esta tecnologia permite que relatrios sejam armazenados de forma
otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
FormsProcessing (processamento de formulrios) - tecnologia que
possibilita reconhecer as informaes e relacion-las com campos em
bancos de dados, automatizando o processo de digitao.Neste sistema
so utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical
Character Recognition) para o reconhecimento automtico de caracteres.
Records andInformation Management (RIM) - o gerenciamento do ciclo de
vida de um documento, independente da mdia em que se encontre.

Alm destas tecnologias mencionadas, Baldan, Valle e Cavalcanti (2002,

p. 164), cita como outras tecnologias ao qual o GED agrega valor o ERP (Enterprise
Resource Planning), o CRM (Costumer Relationship Management), o e-Business, o
Knowledge Management (gerenciamento do conhecimento), o PDM (Product Data
Management),EAI (Enterprise ApliccationIntegration), entre outras.

3.7 Legislao em GED

Neste tpico abordaremos as principais leis existentes para o GED,

ressaltamos que a legislao sobre o GED muito vasta, pois nela esto inclusas as
leis federais, estaduais e municipais, por tanto destacaremos apenas as mais
utilizadas atualmente.
As primeiras legislaes brasileiras sobre o assunto surgiram com o
propsito de regulamentar o uso da microfilmagem nos arquivos, em seguida surgiu
a prtica da gesto de documentos eletrnicos o que modificou algumas normas,
aumentando a necessidade de providencias cabveis.
A legislao para a prtica da gesto documental se faz necessria por
sua importncia desde a elaborao at a implantao de um sistema de GED e por
ser parte fundamental na proteo dos arquivos dos rgos pblicos e privados.
 42

Santos (2005, p. 98), afirma que:

[...] a regulamentao e a definio do status jurdico-legal e dos

mecanismos de preservao do documento eletrnico faz-se necessrio,
sobretudo quando se pensa nos documentos produzidos na esfera publica.
Sabe-se que o destino final desses documentos ser os arquivos Pblicos
que devero ter polticas norteadas para a gesto arquivstica desse tipo de
acervo.

No quadro 3 so apresentadas algumas Leis e Resolues sobre

Processo de Digitalizao de Documentos, que esto disponveis no Portal GED,
(GED.NET, 2014):

Quadro 3 Leis e resolues sobre processo de Digitalizao de Documentos.

LEGISLAO FEDERAL
LEI N 12.865, DE 9 DE OUTUBRO DE 2013. (...) disciplina o documento digital no Sistema
Financeiro Nacional.
LEI N 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012. Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de
documentos em meios eletromagnticos.
LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 ( Lei de Acesso Informao )
Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do
art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
MINISTRIO DA JUSTIA. SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIA
MEDIDA PROVISRIA N 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras providncias.
LEI N 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991. Dispe sobre a preservao, organizao e
proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras
providncias.
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
LEI N 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987. Dispe sobre a eliminao de autos findos
nos rgos da Justia do Trabalho, e d outras providncias.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e
d outras providncias.
PODER JUDICIRIO
SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIA. CONSELHO FEDERAL DA JUSTIA FEDERAL
RESOLUO CJF n 23, de 19 de setembro de 2008. Estabelece a Consolidao
Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de 1 e 2 graus.
CASA CIVIL - SECRETARIA EXECUTIVA
RESOLUO N 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009. Altera a Resoluo n 26 de 6 de
maio de 2008, que estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio.
RESOLUO N 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009. Dispe sobre a adoo da Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes do
 43

Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades

Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e estabelece a obrigatoriedade da adoo do
Cdigo de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos CODEARQ.
RESOLUO N 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007. Dispe sobre a adoo do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006. Estabelece diretrizes para a
transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies
arquivsticas pblicas.
RESOLUO N 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006. Dispe sobre a adoo do Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos-SINAR.
RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004. Dispe sobre a insero dos documentos
digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999. Dispe sobre a adoo de smbolos
ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos
arquivsticos.
Carta para a preservao do patrimnio arquivstico digital, de 6 de julho de 2004 -
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ.
Fonte: Adaptado do Portal GED (2014)

O CONARQ mantm disponvel em seu site as legislaes arquivsticas

brasileiras, assim como portarias, decretos, resolues e instrues normativas,
podemos encontrar tambm as legislaes estaduais e municipais.
Abordaremos no prximo tpico a preservao dos documentos, que faz
parte da gesto documental, uma vez que se faz necessria a conscientizao da
sociedade informacional, para tais procedimentos e tcnicas, dando importncia a
detalhes como: medidas necessrias para a preservao, acesso por longo tempo e
obsolescncia tecnolgica.

3.8 Preservao em GED

Estamos atualmente presenciando o desenvolvimento de uma cultura

digital, onde ainda imprimimos os documentos eletrnicos por no conseguir migrar
de uma vez por todas para as novas tecnologias e exigncias do controle das
informaes. Com a facilidade de acesso e o constante aumento das novas
tecnologias, existe uma forada influencia na adeso e uso dos benefcios
oferecidos por elas, mesmo assim no podemos migrar definitivamente e esquecer-
 44

nos de preservar os documentos e informaes existentes, colocando em ameaa a

produo de informaes geradas at o instante.
Segundo Ferreira (2006, p.20),

Designa-se, assim, por preservao digital o conjunto de atividades ou

processos responsveis por garantir o acesso continuado a longo-prazo
informao e restante patrimnio cultural existente em formatos digitais. A
preservao digital consiste na capacidade de garantir que a informao
digital permanece acessvel e com qualidades de autenticidade suficientes
para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma
tecnolgica diferente da utilizada no momento da sua criao.

Conforme Arellano (2004, p.17), A preservao digital compreende os

mecanismos que permitem o armazenamento em repositrios de dados digitais que
garantiriam a perenidade dos seus contedos. Podemos entender que este um
dos maiores desafios da preservao dos arquivos digitais, a obsolescncia dos
equipamentos tecnolgicos (hardware e software), pois esses documentos e
arquivos com o passar dos anos podero no ser mais acessados, assim
precisamos garantir a possibilidade de acesso e compreenso da informao ao
longo do tempo.
De acordo com o que afirma Arellano (2004, p.15),

A natureza dos documentos digitais est permitindo ampla produo e

disseminao de informao no mundo atual. fato que na era da
informao digital se est dando muita nfase gerao e/ou aquisio de
material digital, em vez de manter a preservao e o acesso a longo prazo
aos acervos eletrnicos existentes. O suporte fsico da informao, o papel
e a superfcie metlica magnetizada se desintegram ou podem se tornar
irrecuperveis. Existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nvel
de poluio do ar e das ameaas biolgicas; os danos provocados pelo uso
indevido e o uso regular; as catstrofes naturais e a obsolescncia
tecnolgica.

Para Ferreira (2006, p.17-18),

O material digital carrega consigo um problema estrutural que coloca em

risco a sua longevidade. Embora um documento digital possa ser copiado
infinitas vezes sem qualquer perda de qualidade, este exige a presena de
um contexto tecnolgico para que possa ser consumido de forma inteligvel
por um ser humano. Esta dependncia tecnolgica torna-o vulnervel
rpida obsolescncia a que geralmente a tecnologia est sujeita.

Como podemos observar, para que possamos garantir o acesso as

informaes devemos nos preocupar com o tempo e os danos causados por ele,
alm de nos preocuparmos com a obsolescncia dos equipamentos tecnolgicos,
 45

questionando-se se iro permitir ou no ler as mdias que esto guardadas.

Devemos ainda verificar, migrar e transferir os arquivos digitais armazenados em
mdias para o modelo usual, pois com o passar do tempo so desenvolvidas mdias
com velocidades e capacidades ainda maiores, onde devemos tambm nos
preocupar com o tempo de vida das mdias para garantirmos a preservao e
longevidade desses documentos.
Alm de absorver e praticar essas medidas, devemos adotar mtodos e
tcnicas que viabilizam a preservao fsica, lgica e intelectual dos documentos
digitas. Conforme Arellano (2004, p.17),

As condies bsicas preservao digital seriam, ento, a adoo desses

mtodos e tecnologias que integrariam a preservao fsica, lgica e
intelectual dos objetos digitais. A preservao fsica est centrada nos
contedos armazenados em mdia magntica (fitas cassete de udio e de
rolo, fitas VHS e DAT etc.) e discos ticos (CD-ROMs, WORM, discos ticos
regravveis). A preservao lgica procura na tecnologia formatos
atualizados para insero dos dados (correio eletrnico, material de udio e
audiovisual, material em rede etc.), novos software e hardware que
mantenham vigentes seus bits, para conservar sua capacidade de leitura.
No caso da preservao intelectual, o foco so os mecanismos que
garantem a integridade e autenticidade da informao nos documentos
eletrnicos.

Desta forma podemos destacar que a preservao digital no inclui

apenas desafios tcnicos como os das mdias de armazenamento ou obsolescncia
dos softwares e hardwares, devem ser observados outros grandes desafios da
preservao digital, como os mecanismos que garantam a integridade e
autenticidade dos documentos.
A Carta Para a Preservao do Patrimnio Arquivstico do CONARQ
(2004, p.2), diz que:

Os documentos arquivsticos so gerados e mantidos por organizaes e

pessoas para registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e
informao. Eles precisam ser fidedignos e autnticos para fornecer
evidncia das suas aes e devem contribuir para a ampliao da memria
de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram
informaes culturais, histricas, cientficas, tcnicas, econmicas e
administrativas.A preservao de documentos arquivsticos tem por objetivo
garantir a autenticidade e a integridade da informao, enquanto o acesso
depende de os documentos estarem em condies de serem utilizados e
compreendidos. O desafio da preservao dos documentos arquivsticos
digitais esta' em garantir o acesso contnuo a seus contedos e
funcionalidades, por meio de recursos tecnolgicos disponveis poca em
que ocorrer a sua utilizao.
 46

importante e se faz necessrio tambm, chamar ateno para a

aplicao de estratgias que assegurem a reduo dos riscos de prejuzo dos
materiais digitais, pois elas so de fundamental relevncia para a preservao digital
em longo prazo.
Para Arellano (2004, p.15), aplicao de estratgias de preservao
para documentos digitais uma prioridade, pois sem elas no existiria nenhuma
garantia de acesso, confiabilidade e integridade dos documentos a longo prazo.
Sendo assim, podemos exemplificar os dois principais mtodos recomendados para
a preservao digital que so as estratgias estruturais e as operacionais. De
acordo com Arellano (2004, p.18), os mtodos so:

Os estruturais tratam dos investimentos iniciais por parte das instituies que
esto se preparando para implementar algum processo de preservao e que
adotam ou adaptam um dos modelos de metadados existentes ou seu prprio
esquema. As atividades operacionais so as medidas concretas aplicadas
aos objetos digitais. As estratgias operacionais que englobariam os novos
requisitos de preservao seriam a migrao de suporte e o refrescamento do
meio (preservao fsica), a converso dos formatos, a emulao
(preservao lgica) e a preservao do contedo (intelectual).

Existem por parte dos estudiosos e diversos autores vrios modelos e

mtodos de estratgias que seriam a base para a preservao a longo tempo de
documentos em formato digital, entre eles podemos citar o modelo de preservao
internacional Open Archival Information System (OAIS), publicado pelo
ConsultiveCommittee for Space Data Systems (CCSDS) e a Carta para a
Preservao do patrimnio Arquivstico, produzida pela Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos do Arquivo Nacional (CONARq).
 47

4 DIRETRIZES PARA IMPLANTAO DO GED

Para a implantao de um projeto de GED, existe a necessidade antes de

qualquer coisa, que seja feito um levantamento e um plano de execuo, que
estejam envolvidas nesta atividade pessoas e profissionais capazes de solucionar o
problema apresentado, que seja utilizada uma metodologia adequada e segura,
desta forma as possibilidades de fracasso do projeto sero reduzidas.
Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 173), Para a implantao
de um projeto de GED muito importante que voc use uma metodologia adequada,
de forma a ter um controle seguro sobre as variveis envolvidas, da mesma forma,
o acompanhamento deve ser visto, pois fundamental para que seja obtido o
sucesso na implantao. Desta forma, de interesse das organizaes que as
metodologias apresentem na fase de compras, propostas precisas que permitam ao
usurio final mostrar suas reais necessidades, na fase de desenvolvimento,
permitam controlar e estimar o fluxo de caixa conforme o oramento, identificar
outras oportunidades, e aps a implantao possuir uma maior preciso de
resultados e ter um retorno de investimento rpido.
Cada organizao tem sua prpria caracterstica e formas de
armazenamento de documentos diferentes, assim como polticas distintas umas das
outras, sendo assim, seria invivel a criao de um projeto padro para atender do
mesmo modo a todas as organizaes.
Em relao as particularidades de cada organizao, para a implantao
de um projeto de GED, Mannes (2006, p. 30), afirma que:

Devido grande variedade de organizaes existentes atualmente, seria

pouco eficaz a produo de requisitos padres que pudessem ser adotados
por qualquer tipo de organizao, independente do seu segmento de
atuao. Isto se deve ao fato de que durante a execuo do projeto de
implantao do sistema de GED devem ser observadas todas as
peculiaridades de cada organizao.

Sero apresentadas a seguir algumas diretrizes para a implantao de

projetos de GED que devero ser adaptadas aos requisitos e padres de cada
organizao, abordaremos a definio do projeto, o desenvolvimento do projeto, o
funcionamento do projeto e a avaliao e melhoria do projeto. Desta forma, estas
propostas pretendem servir como base para o desenvolvimento dos projetos de
GED que possam surgir.
 48

4.1 Definio do projeto

O projeto de Implantao de GED deve na fase de definio especificar

exatamente tudo o que ser desenvolvido ao longo da implementao do sistema de
GED, montar tudo o que ser necessrio para que o processo de execuo ou
desenvolvimento caminhe conforme o planejado.
Para Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 176),

O objetivo bsico desta fase obter um planejamento e uma proposta de

execuo do projeto que devem conter: descrio do problema,
documentao de projeto, escopo do projeto, definio da soluo com
preo fixo, recomendaes de infra-estrutura e diretrizes para o
desenvolvimento da soluo.

Quando se trata de implantao de GED, necessrio que exista uma

pr-definio dos passos a serem seguidos, delimitando o que ser feito, alm disso,
a organizao dever conhecer a sua documentao e estar tudo organizado de
forma que facilite o trabalho. Sobre a definio do projeto, Baldan, Valle e Cavalcanti
(2002, p. 176) afirmam que Considera esta fase como a mais importante de todo o
processo, pois dela depender todo o sucesso das aes posteriores.
De acordo com Anjos (2010, p. 33),

Isto permite afirmar que a Gesto documental um procedimento essencial

para a implantao do GED na organizao. Uma vez que a mesma
possibilita conhecimento da organizao, dos funcionrios e usurios da
unidade de informao, dessa forma, torna-se possvel uma aplicao de
GED eficiente e eficaz.

Na prxima seo apresentaremos o que deve ser envolvido na fase de

desenvolvimento e implantao do projeto de implantao de GED.

4.2 Desenvolvimento e implantao do projeto

Nesta fase est a parte executvel de tudo, onde ser feito o

detalhamento do projeto, o que foi planejado e as espec ificaes feitas
anteriormente na fase de definio do projeto dever ser colocadas em prtica,
envolvendo o tratamento das informaes, armazenamento, indexao, instalao
 49

do sistema, verificao dos ajustes, entre outros, podendo ainda evitar falhas e
efetuar algumas melhorias.
Depois de devidamente instaladas as partes de infraestrutura ou
hardwares, a instalao dos softwares dever ser feita, instalando o sistema de GED
no servidor e nas instalaes dos usurios para que sejam testados. Posteriormente
as instalaes, um treinamento deve ser feito e direcionado aos diferentes nveis de
funcionrios das organizaes e tambm para os usurios, este treinamento dever
ser feito dentro da prpria organizao.
de extrema importncia que seja feito um registro ou documento que
contenha o projeto de implantao do GED, todas as fases de instalao, estimativa
de custos e especificaes das necessidades da organizao. Da mesma forma que
necessrio que seja feita a superviso e acompanhamento por uma pessoa
responsvel pela organizao para que no fique apenas na dependncia do
fornecedor do sistema.
Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 177-178), a fase de
desenvolvimento do projeto de GED envolve vrias atividades como:

Acompanhamento da compra de softwares;

Acompanhamento de compra de equipamentos e infra-estrutura;
Acompanhamento de preparao da infra-estrutura;
Instalar do servidor do GED;
Instalar as extenses no servidor;
Configurao do cliente WEB;
Criao e configurao dos Vaults (locais de armazenamento dos
documentos);
Teste e preparao da infra-estrutura do site;
Programaes extras necessrias ao projeto;
Aplicar plano de segurana;
Instalao e teste em cada estao, inclusive com o documento individual
de aceite por mquina;
Migraes de bases de dados anteriormente existentes;
Teste completo da soluo instalada;
Preparao de treinamento de usurios;
Treinamento de usurios multiplicadores;
Treinamento de administradores;
Teste de aceite global do ambiente com o documento da fase de definio.

Aps todos os ajustes necessrios feita a instalao onde ser

efetivado todo o planejamento inicial, comea ento o perodo de transio para o
novo sistema, treinamento dos colaboradores e a produo inicial das informaes,
em seguida viro os benefcios iniciais do GED.
 50

Feitas estas observaes sobre o desenvolvimento, construo e

instalao deste ambiente de GED, podemos ento passar para a outra fase de
implantao: funcionamento, avaliao e melhoria do projeto que ser visto na
prxima seo.

4.3 Funcionamento, avaliao e melhoria do projeto

Nesta fase ser avaliado o funcionamento do sistema e sero feitas as

melhorias adequadas para o funcionamento de acordo com a necessidade da
organizao. Esta fase necessria para que seja observado se o sistema est de
acordo com os objetivos planejados no inicio do processo de implantao e tambm
para eliminar os processos deficientes e consertar os pontos negativos visualizados.
Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 178),

realmente nesta fase que voc pode dizer que o projeto comeou e qual a
tendncia de ele ser ou no um sucesso. Logo aps a implantao, muito
difcil o colaborador saber com clareza se haver ou no melhorias pessoais
e para a empresa pelo uso da soluo. a fase mais crtica, pois envolve
uma mudana cultural por parte dos colaboradores. Deve ser previsto e no
deve ser negligenciado de maneira nenhuma o adequado suporte
implantao.

O resultado desta fase a melhoria do projeto, as dificuldades e erros de

implantao sero identificados e analisados, desta forma, o processo de
implantao ser reajustado at que se atinjam as propostas feitas inicialmente.
Mesmo aps todos os ajustes e melhorias no podemos deixar de citar
sobre a preocupao com a manuteno e preservao do projeto, sabemos que
deixar os arquivos digitais e o sistema sem preservar ou sem manuteno poder
acontecer futuramente uma perca incalculvel, desta forma aconselhamos que
tenham uma grande ateno em relao a estas consideraes.

4.4 Problemas na implantao

Os problemas e dificuldades que surgem na implantao do GED so

comuns a qualquer outro projeto, os mais enfrentados atualmente, de acordo com
Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 180), so as falhas de projeto, a padronizao,
 51

os aspectos legais do documento digital, os custos da implantao e resistncia ao

uso.
Para Cibotto (2011, p.7),

Um planejamento de implantao mal efetuado pode atrasar o uso funcional

do sistema de GED trazendo aos profissionais grandes dificuldades no
momento de localizar e visualizar ou atualizar processos que possam conter
erros em seus cadastros ou estarem incompletos dificultando sua utilizao.

Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 180),as falhas de projetos

mais comuns que esto na implantao do GED so:

No consultar adequadamente o pessoal da rea;

Tentar instalaes em infraestrutura inadequada;
No exigir assinatura nos documentos de projeto;
Tentar usar uma aplicao de GED para resolver outro problema de gesto
que a empresa possui;
Subdimensionar recursos de digitalizao e indexao;
Implantar o GED sem ter um planejamento adequado da anlise
documental, temporalidade documental, etc., acreditando que se implantar o
GED, os documentos em papel se auto-organizaro.

A padronizao na verdade um problema que no est ligada somente

ao GED, acontece principalmente por conta da rapidez com que a tecnologia e a
informtica evoluem, a padronizao dos documentos deve ser feita tendo um
formato de armazenamento de arquivos pr-definido pela organizao.
Em relao aos aspectos legais do documento digital, nos dias atuais o
documento digital ser aceito dentro das devidas leis, apesar de muitos casos ainda
ser exigido o papel como comprovante.
Os custos da implantao um dos principais problemas, pois exige que
seja desembolsado um alto valor das finanas da organizao para compra de
material de infraestrutura.
Na resistncia ao uso, de acordo com Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p.
182), os problemas apresentados podem ser de diversas origens, como resistncia a
mudana do modo de trabalho, o desapego com o manuseio do papel, a dificuldade
de visualizao no monitor que nem sempre a melhor resoluo, a ergonomia por
conta da exposio direta ao computador e as sindicais que interfere no uso de mo
de obra ou mudanas na produtividade.
 52

5 CONSIDERAES FINAIS

O objetivo geral desse trabalho foi desenvolver uma pesquisa com base
na Gesto eletrnica de documentos que permitisse de alguma maneira contribuir
com informaes relevantes na rea, alm de desenvolver algumas diretrizes que
fossem aplicadas tanto na preservao dos documentos digitais quanto na
implantao dos sistemas de GED.
Nesse sentido, foi realizada uma pesquisa bibliogrfica, das definies do
que consideramos fundamental para suportar o que foi proposto neste trabalho. De
maneira geral, focamos nas definies de documento, arquivo, gerenciamento de
documentos, gerenciamento eletrnico de documentos, preservao dos
documentos digitais e em diretrizes para implantao do GED.
De forma mais detalhada, buscamos desenvolver a principio as bases
para que chegssemos ao Gerenciamento eletrnico de documentos, com o captulo
inicial, onde abordamos o documento, o arquivo e a gesto documental, levantando
a importncia do arquivo como responsveis pela guarda e preservao dos
documentos que fazem parte do seu acervo, independentemente do tipo, suporte ou
formato do documental, mostrando que a implantao de GED e a preservao da
informao digital so muito mais do que um procedimento de gerenciar
documentos, esta atividade de gerenciamento eletrnico envolve toda uma
organizao que costuma apresentar problemas complexos.
No captulo seguinte procuramos fazer as definies de GED, destacando
as vantagens e desvantagens de sua implantao, suas caractersticas, as
tecnologias envolvidas e as leis que abrangem esta tecnologia, assim como a sua
importncia para as organizaes que a cada dia acumula mais informaes de
forma desordenada e necessita de um tratamento adequado para os seus arquivos.
Um dos objetivos deste trabalho tambm foi mostrar a importncia da
preservao da informao durante a implantao do GED, ponto que sabemos que
um desafio para a sociedade atual, pois pode comprometer o acesso as
informaes futuras se no for feita de maneira adequada, por tanto, foram
apresentadas metodologias que permitiram conhecer as formas de preservao da
informao, colaborando para garantir a longevidade destes documentos.
Outro ponto abordado foi a elaborao de diretrizes para a implantao
do sistema de GED, onde procuramos desenvolver alguns critrios para a
 53

implantao como: a definio do projeto antes de iniciar a execuo, o

desenvolvimento e a implantao, a analise, avaliao e melhorias, finalizando com
os problemas apresentados na implantao, desta forma podemos contribuir para
futuras implantaes de sistemas de GED.
Considerando o que foi exposto, podemos concluir que o GED, uma
importante ferramenta para o funcionamento e organizao dos arquivos e
documentos de uma determinada entidade seja ela privada ou pblica e que os
benefcios proporcionados so satisfatrios, apesar de necessitar de bastante
investimento financeiro para a sua implantao e envolvimento de pessoas
capacitadas para sua execuo, que a preservao da informao durante a
implantao do GED de grande importncia para a sociedade em crescimento por
garantir a guarda e conservao por longo tempo.
Mesmo este trabalho no sendo um estudo especfico de implantao de
um sistema de GED ou diretamente relacionado para a preservao de documentos
digitais, o desenvolvimento atendeu as expectativas trazendo resultados
satisfatrios, pois poder contribuir para futuras pesquisas na rea do GED.
 54

REFERNCIAS

AMARAL, R. M.; PUERTA, A. A. Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

justificativas para a implantao do GED e tecnologias correlatas ferramentas de
hardware e software. In: XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia,
Documentao e Cincia da Informao, Macei/AL, 2011.

ANGELONI, M. T. Organizao do conhecimento, Infra-Estrutura, Pessoas e

Tecnologias. Ed. Saraiva, So Paulo, SP, 2002.

ANJOS, C. L. B. dos. Gesto Documental em unidades de informao: uma

anlise do arquivo da Fundao Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura
FUNPEC Natal, 2010.

ARAJO, S. F. Desafios e Contexto do Gerenciamento de Documentos nas

Organizaes, Rio de Janeiro, 2005.

ARELLANO, M. A. M. Preservao de documentos digitais. In: Revista de Cincia

da informao, Braslia, v. 33, n. 2, p. 15-27, mai./ago. 2004.

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos

bsicos. Rio de Janeiro, 1995.

ARQUIVO NACIONAL. Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos. Rio de

Janeiro, 2004.

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