ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE EMPRESAS TEMA 12

EL CONTROL EN LA EMPRESA

12. 1 INTRODUCCIN
Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Admn., la direccin y los dems miembros de una entidad,
con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecucin de objetivos en los
siguientes mbitos o categoras: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la informacin
financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables: - es un proceso
- lo llevan a cabo las personas
- slamente puede aportar un grado razonable de
seguridad
- est pensado para la consecucin de objetivos

12. 1. 1 EL PROCESO DE CONTROL INTERNO.

Constituye una herramienta til para la gestin, pero no la sustituye. Los controladores internos deben
ser incorporados, no aadidos:
si una ca. se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas
bsicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios
incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace ms
giles a las entidades.

12. 1. 2 LAS PERSONAS.

El Consejo de Admn. se convierte en depositario y se erige como un importante elemento de control
interno.

12. 1. 3 SEGURIDAD RAZONABLE.

El control interno slo puede aportar un grado razonable de seguridad a la direccin y al Consejo de
Admn. en la consecucin de los objetivos de la entidad.

12. 1. 4 OBJETIVOS.
Pueden ser clasificados en 3 mbitos o categoras: - operativos
- informacin financiera
- cumplimiento
Se espera que el sistema de control interno proporciones un grado razonable de seguridad en la
consecucin de objetivos relacionados con la fiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de
las leyes y normas aplicables.

12. 1. 5 COMPONENTES.
El control interno no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco
componentes interrelacionados: - Entorno de control
- Evaluacin de riesgos
- Actividades de control
- Informacin y comunicacin
- Supervisin

12. 2 EL ENTORNO DE CONTROL

12. 2. 1 ELEMENTOS DEL ENTORNO DE CONTROL.

Integridad y tica Un clima tico vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial
para el bienestar de la organizacin, sus componentes y el pblico en general. La
transmisin de valores se hace: - con el ejemplo
- estableciendo normas escritas
- estableciendo respuestas eficientes y contundentes
Competencia profesional Compromiso de la organizacin con el trabajo bien hecho, de forma eficaz y
eficiente
Responsabilidad del Consejo de Admn. Un Consejo de Admn. pasivo y sin capacidad de cuestionar
las decisiones y polticas de la Direccin es un riesgo de
control interno muy significativo
Estilo y Filosofa Gerencial Actitud positiva de control interno = evitar riesgos innecesarios, ponderar
aspectos positivos y negativos de cada alternativa, etc.
Estructura organizativa Ajustada al tamao de la entidad y a su tipo de actividad y objetivos.
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 Delegacin de poderes y responsabilidades Acompaada de: - nivel de supervisin adecuado
- conocimiento claro e indudable de los
objetivos de la entidad
Polticas y prcticas de recursos humanos Indicando a los empleados los niveles ticos y de
competencia profesional que pretende lograr la entidad
en cada caso.

12. 3 EVALUACIN DE RIESGOS

La determinacin de objetivos es una condicin sine qua non para establecer un elemento fundamental del
control interno: la evaluacin de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a
informacin financiera y a cumplimiento.

12. 3. 1 OBJETIVOS DE LAS OPERACIONES.

Son la razn de ser de las empresas y se dirigen a la consecucin del objetivo social. Son peculiares para
cada entidad y han de ser coherentes y realistas. Aunque no son un elemento de control interno sino de
gestin, son una base previa para aqul.

12. 3. 2 OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIN FINANCIERA.

Requisitos de fiabilidad de los estados financieros: - principios contables aceptados y apropiados a las
circunstancias
- informacin financiera suficiente y apropiada,
resumida y clasificada pertinentemente
- estados financieros que reflejen adecuada y
razonablemente la situacin financiera
Como cualquier informacin, los estados financieros anuales deben cumplir: - existencia
- totalidad
- derechos y obligaciones
- valoracin
- presentacin

12. 3. 3 OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO.

Los objetivos se interrelacionan y debe existir una estructuracin coherente de los mismos. La definicin
ms usual hasta hace pocos aos inclua como objetivos del mismo el adecuado reflejo de los registros
contables y la salvaguarda de los activos. Tambin debe lograr un nivel adecuado de informacin sobre la
consecucin de los objetivos operativos.

12. 3. 4 RIESGOS.
La identificacin y el anlisis de riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente
fundamental de un sistema de control interno eficaz. La identificacin de riesgos debe ser seguida de un
proceso de anlisis de los mismos, que incluye: estimacin de su importancia, evaluacin de su
probabilidad y anlisis de cmo han de gestionarse ( = establecer medidas para limitarlos o reducirlos). El
anlisis de riesgos es fundamental para el xito de la ca.

12. 3. 5 GESTIN DEL CAMBIO.

En el anlisis de riesgos es fundamental identificar las circunstancias que modifican los riesgos para
tomar las acciones necesarias: - cambios en el entorno operacional
- nuevas tecnologas
- nuevas actividades y nuevos pdtos.
- nuevos S.I.(fundamentalmente, informticos)
- crecimiento rpido
- rotacin del personal
El anlisis de riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la direccin una
permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican el entorno y, por consiguiente, los
nuevos riesgos a los que se enfrenta.

12. 4 LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Se traducen en polticas y procedimientos. El control interno es un mecanismo integrador del proceso de
gestin. Son posibles mecanismos de control: - segregacin de funciones
- anlisis realizados por la direccin
- controles fsicos
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 - mecanismos de seguimiento del proceso de informacin
(acciones correctivas)
- gestin de funciones de actividad
- indicadores de rdto.

12. 4. 1 CONTROLES DE LOS S.I.

Se distinguen los programados de los generales. Entre stos se incluyen:
- Seguridad fsica de los equipos y la informacin (programas de emergencia)
- Controles de acceso
- Controles sobre el software
- Controles de operaciones del proceso de datos
- Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones
- Controles de las aplicaciones.

12. 5 INFORMACIN Y COMUNICACIN

12. 5. 1 INFORMACIN.
Los flujos de informacin (verticales, horizontales o transversales; formales o informales) se recogen de
fuentes internas o externas y se comunican a destinatarios tanto internos como externos. Se designa
como S.I. al procesamiento interno de los datos relativos a transacciones y actividades operativas. Cada
entidad debe valorar sus necesidades de S.I. en funcin de sus objetivos, atendiendo a: - contenido
- tiempo
- actualidad
- accesibilidad.

12. 5. 2 COMUNICACIN.
Transmisin de informacin, interna y externa. La direccin establece los canales adecuados para que la
comunicacin llegue con claridad a sus destinatarios. Es preciso mantener canales independientes que
acten como mecanismos de seguridad. Existen multitud de mecanismos posibles (formales e
informales) para comunicar incidencias, problemas, ideas, sugerencias, etc., mejorando la flexibilidad y
adaptabilidad de la organizacin. Se transmiten pautas de comportamiento esperado, reglas del juego
(incluyendo actuacin decidida y sancionadora, si es preciso). La direccin ha de establecer canales de
comunicacin abiertos con el exterior (cltes., bancos, etc) y con el Consejo de Admn., as como con
determinados elementos externos como auditores, asesores legales, etc.

12. 6 SUPERVISIN
Su objetivo es asegurar que el sistema est funcionando adecuadamente y que tiene capacidad de
adaptacin a las necesidades y cambios en el entorno, a travs de actuaciones y evaluaciones recurrentes o
especficas.
Recurrentes: - canales abiertos empleados gerencia
- revisin sistemtica (dpto. auditora interna) de aspectos operativos y de cumplimiento admtvo.
- revisin anual por auditores externos de los sistemas de control interno
- comunicacin sistemtica o espordica con terceros (cltes., bancos, etc.)
Especficas: - eficiencia de los controles de supervisin sistemticos y recurrentes
- autocomprobacin de control interno por dptos. o unidades de negocio
- auditoras internas o externas de dptos. o unidades de negocio
La metodologa a utilizar depende de las circunstancias y necesidades en cada caso: el bench marking se
usa en el marco de asociaciones empresariales especficas para esta finalidad y con ayuda de consultores.
Las lneas generales del procedimiento de revisin del control interno son:
- concretar el alcance de la revisin
- identificar el sistema o subsistema a revisar
- analizar y evaluar otras revisiones realizadas
- analizar reas de riesgo
- desarrollar un programa de trabajo
- comprobar que el programa de trabajo funciona
- seguimiento del trabajo y obtencin de conclusiones provisionales
- discusin de las conclusiones
- informe
- seguimiento de conclusiones y recomendaciones.

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 12. 6. 1 INFORMACIN SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Deficiencia = situacin o condicin del sistema de control interno digna de atencin (insuficiencias o
posibles mejoras). La fuente de identificacin de deficiencias son las actividades de supervisin
recurrentes, las espordicas y las fuentes externas. Todas las debilidades de control interno que puedan
afectar a la consecucin de objetivos de una entidad deberan ser comunicadas. La evaluacin de qu
deficiencias son importantes o no para ser comunicadas, es tambin un problema delicado, as como
determinar quin debe ser informado de las deficiencias detectadas: los responsables de reas o dptos.
tienen que recibir informacin de todas las deficiencias de su rea de actuacin y la alta direccin y el
Consejo de Admn. de las significativas. Los informes especficos describen el problema y sus efectos,
las recomendaciones para solucionarlo y la respuesta de los responsables.

12. 7 RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO

Llevado a cabo por el C. Admn., la direccin y el resto del personal. La responsabilidad ms directa
corresponde a la direccin, que tambin asigna a los directores de dpto. responsabilidades de gestin y
control interno, pero casi todo el personal cumple alguna funcin de control interno, transmitiendo posibles
sugerencias por los canales adecuados: los miembros de la organizacin deben concienciarse de que el
control interno no es ajeno a ellos, sino que todos estn implicados. No debe olvidarse el papel clave de la
direccin financiera y contable, as como el del dpto.. de auditora interna, que cubre los 3 tipos de objetivo
(operativos, formacin financiera y cumplimiento). En organizaciones complejas, se corre el riesgo de
identificar el control interno con las funciones de auditora interna, en vez de considerarlo responsabilidad de
toda la organizacin. La garanta de independencia ms importante que se puede dar al dpto. de auditora
interna es situarla bajo el control del propio C. Admn. y concederle acceso al Consejo o Comit de Auditora,
con los terceros que colaboran en el control interno (auditores externos, reguladores, etc.). Los auditores
externos informan de si los estados financieros representan adecuadamente la situacin financiera
patrimonial, los resultados del perodo y los movtos. de fondos. Los reguladores emiten normativas,
inspeccionan y controlan la informacin. Los cltes. y proveedores, as como otros terceros, aportan
informaciones tiles. El C. Admn. nomba al mximo ejecutivo de la organizacin, establece polticas y lneas
generales de actuacin, aprueba presupuestos y cuentas anuales y ejerce el control general de la
organizacin = debe establecer lneas de comunicacin directa con los diferentes niveles de la organizacin y,
al menos una parte de sus miembros, debe ser independiente de la lnea ejecutiva. En algunos pases se
organiza el Consejo en comits, como el de Auditora o el de Nombramientos.

12. 8 LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

La seguridad es razonable y no absoluta. En cuanto a los objetivos operativos, el sistema genera la
informacin necesaria para que direccin y C. Admn. conozcan de forma adecuada en qu medida se
cumplen los objetivos, pero no garantiza que los objetivos se estn alcanzando. En cambio s se pueden
alcanzar, siempre con una seguridad razonable, los objetivos de informacin financiera y su cumplimiento.
DISFUNCIONES errores de juicio, fatiga o despiste
OMISIN DE CONTROLES POR PARTE DE LA DIRECCIN Encubrir situaciones no deseadas o realizar
u ocultar actos fraudulentos: no confundir
con la intervencin (actos de la direccin
con finalidades legtimas pero fuera de las
polticas establecidas) utilizada para enfren-
tar acontecimientos puntuales
CONFABULACIN DE 2 O MS PERSONAS No identificable por el sistema de control
RELACIN COSTE/B - El b de un control es difcil de cuantificar de forma positiva. Generalmente es ms
fcil evaluar los costes de los controles, aunque es ms difcil con los de alto nivel.

12. 9 APLICACIN A LAS PEQUEAS EMPRESAS

La filosofa y los conceptos bsicos son aplicables igualmente a las pymes.

12. 9. 1 EL ENTORNO DE CONTROL

Es muy poco probable que una pequea empresa disponga de un cdigo de conducta formal y que el C.
Admn. cuente con suficientes miembros cualificados.

12. 9. 2 LA DETERMINACIN DE LOS RIESGOS

En una pequea empresa se simplifica la determinacin y comunicacin de los objetivos que, aunque no
est muy formalizada, tendr un seguimiento directo dada la involucracin directa de la direccin general

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 que tambin participar directamente en el anlisis de riesgos, que tambin seguir un procedimiento
informal pero seguramente muy flexible y adaptado a las circunstancias.

12. 9. 3 LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

En una pequea organizacin no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control que
existen en las grandes organizaciones pero el control de la direccin suele ser ms directo y concreto y
su presencia permanente es un elemento fundamental dentro del funcionamiento del sistema de control.

12. 9. 4 INFORMACIN Y COMUNICACIN

La informacin tambin es esencial en las pequeas empresas. Los medios informticos actuales facilitan
la recogida de informacin interna independientemente del tamao de la entidad pero la informacin
externa en estas empresas pequeas requiere una fuerte involucracin de la direccin. La ausencia de
canales formales de comunicacin no significa que sta no exista, ya que los contactos directos son
mucho ms frecuentes en las pequeas organizaciones.

12. 9. 5 SUPERVISIN
La direccin debe apoyarse en los empleados, los auditores externos, los terceros y otros asesores
externos. En resumen, los conceptos bsicos de control interno son aplicables a todo tipo de entidades,
independientemente de su tamao, pero la aplicacin prctica es ms directa, flexible e informal en las
pequeas organizaciones.

12. 10 LA INFORMACIN SOBRE EL CONTROL INTERNO

El hecho de informar pblicamente sobre el control interno no constituye un componente eficaz ni es un
elemento que contribuya a conseguirlo, pero normalmente el Consejo de Admn. que va a emitir un informe
sobre el control interno suele analizar el sistema con ms detalle y se preocupa por conseguir que funcione
de manera correcta.

12. 10. 1 ALCANCE DEL INFORME

El control interno relativo a la formulacin de estados financieros pblicos es realizado por el C. Admn.,
la direccin y el resto de empleados de una entidad, diseado para proporcionarle un grado razonable de
seguridad en cuanto a la fiabilidad de dichos estados financieros. La seguridad razonable de que dicha
informacin pblica es fiable, adecuada y representativa conduce al concepto de imagen fiel.
- objetivos operativos: no se plantea la informacin pblica
- objetivos de cumplimiento: si se planteara, la presentacin sera como la informacin financiera.

12. 10. 2 CONTENIDO DEL INFORME

Se emite a fecha de cierre de ejercicio y cubre no slo las cuentas anuales sino tambin los estados
financieros intermedios publicados y cualquier otra informacin financiera publicada a lo largo del
ejercicio. Se tiende a incluir los siguientes elementos:
- Responsabilidad de los administradores en el control interno
- Anlisis de elementos especficos: - Funciones del Comit de Auditora
- Polticas y procedimientos escritos
- Delegacin de poderes
- Polticas de personal
- Cdigo de conducta
- Auditora interna y revisiones
- Medidas correctivas
-Limitaciones del sistema de control interno (seguridad razonable, no
garanta absoluta)
Recomendaciones que debe contener la informacin pblica sobre el control interno:
- Categora de los controles
- Declaracin sobre limitaciones de todo sistema de control interno
- Declaracin sobre mecanismos de supervisin del sistema y regularizacin de deficiencias
- Marco de referencia para el informe
- Conclusin sobre la eficacia del control interno
- Fecha o periodo a la que se refiere la conclusin
- Los nombres de las personas que firman el informe.

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