Recomendaciones de estilo

La comunicacin obliga al redactor a un doble requisito: satisfacer su

necesidad de transmitir un mensaje y hacerlo a la medida del destinatario. Tan
sencillo pero tan complicado. Las sugerencias que vienen a continuacin no
son sino algunas de las que deben tenerse en cuenta para facilitar la tarea de
la comunicacin por medio de una lengua tan peculiar como la administrativa.

1. Claridad
La claridad es la propiedad de un texto escrito que facilita la comprensin
rpida y eficaz de su contenido por los destinatarios. Los recursos que
favorecen la claridad son los siguientes:

1.1. Utilizar oraciones cortas y concisas

La memoria humana, como la memoria RAM de un ordenador, es capaz de
retener y mantener activa la informacin que no exceda de veinticinco o treinta
palabras. No superes estos lmites u obligars al lector a releer el texto escrito.

No interrumpas la linealidad de las oraciones ni las alargues con continuos

incisos, como son las proposiciones relativas, subordinadas, circunstanciales,
aposiciones, eptetos, etc. Solo si se utilizan con mesura y orden enriquecern
el contenido de la oracin principal y no complicarn la tarea de leer.

Procura no separar las palabras que deben ir juntas: el sustantivo, con sus
determinantes y complementos; el relativo, con su antecedente; el sujeto, con
el predicado; el verbo, con su complemento directo, etc. Las subordinadas se
entienden mejor si van al final, salvo las que expresan lugar y de tiempo que, a
principio de la oracin, sirven para destacar las circunstancias de la accin.

1.2. Evitar los prrafos largos

En los escritos de poca extensin, los prrafos desempean la misma funcin
que los captulos de un libro: es decir, dividen en partes coordinadas el tema
que el autor expone. Utiliza prrafos que no superen las 100/125 palabras;
procura, adems, que estn equilibrados en su extensin, de manera que no
aparezca un prrafo de diez lneas junto a otro de lnea y media.

Recuerda que una adecuada estructuracin de la informacin facilita la

inteligibilidad del texto.

1.3. Explicar trminos, denominaciones o expresiones

El uso de tecnicismos debe reducirse al mximo cuando el destinatario no es
experto, pues no comprender el texto. Si son inevitables, considera la
necesidad de acompaarlos con una definicin o aclaracin para que se
entiendan.

1.4. Orden en la construccin de las oraciones

El orden de los elementos sintcticos favorece la claridad:

Sujeto + verbo + c. directo + c. indirecto + cc. circunstanciales:

[El director de la obra] [entreg] [las llaves de la casa] [a sus dueos] [el
pasado martes].

Sujeto + verbo + atributo:

[La interesada en el procedimiento] [es] [abogada del Estado].

Oracin principal + oracin subordinada: [El estudio de impacto

ambiental no se hizo] [porque la Agencia no facilit los datos]

Comunico a Ud. que por esta dependencia se ha dictado, con fecha 12 de marzo
de 2002, resolucin sobre... (le comunico que, con fecha 12 de marzo de 2002,
esta dependencia ha dictado resolucin sobre).

Por el secretario general de la Delegacin de... se informa a la comisin acerca

del contenido de la orden ministerial (El secretario general de la Delegacin de...
informa a la comisin acerca del contenido de la orden ministerial).

La alteracin del orden de las palabras no debe sobrepase las limitaciones

gramaticales: es agramatical que el verbo termine la oracin; no se debe alejar
el nombre de sus complementos; el c. directo no debe encabezar la frase; pero
s se permite al circunstancial que ocupe diversas posiciones.

Asimismo, la alteracin debe responder siempre a razones informativas, pues

no es una cuestin arbitraria, sino orientada a atraer la atencin sobre el
elemento que se quiere destacar informativamente. Un recurso habitual es
destacarlo mediante su posicin al comienzo de la oracin.

En caso de dudas, es preferible el orden lgico, porque es la forma ms clara

de reflejar las ideas. Pero no caigamos en la monotona: podemos variar el
orden con moderacin y dentro de las posibilidades de la lengua, para destacar
informativamente otros elementos de la oracin.

1.5. Orden en la disposicin de la informacin

La claridad tambin depende del lugar en que se coloque la informacin en el
texto. La mente retiene mejor la informacin que aparece al principio de un
perodo (oracin, frase o prrafo). Por eso, se recomienda colocar lo esencial al
principio y desarrollar los aspectos de esa informacin a continuacin:

1.6. Puntuar correctamente los documentos y escritos

La acertada puntuacin favorece la claridad.

2. Sencillez
La sencillez es la propiedad con que se consigue una expresin natural, sin
retrica ni artificios que pretenden adornarla. Varias son las sugerencias que
pueden tenerse en cuenta:

2.1. Evitar el rebuscamiento lxico

La expresin escrita es un tipo de comunicacin en el que predomina la
planificacin y la reflexin, que permiten elegir la palabra adecuada en cada
caso.

En los lenguajes oficiales existe una inclinacin a escoger trminos poco

frecuentes en la lengua comn y, por tanto, menos extendidos en el uso
cotidiano. La razn se debe a la confusin entre la formalidad y una pretensin
de artificial elevacin y solemnidad.

Un documento oficial no necesita la complejidad aadida de estos trminos

para ser eficaz: sus efectos jurdicos o administrativos no se ven perjudicados
por una expresin ms natural; el aspecto que mejora, en cambio, es la
comunicabilidad de dicho lenguaje, una asignatura pendiente de estos
lenguajes desde antiguo.

Piensa en una sentencia de cualquier tribunal, una resolucin de las diferentes

Administraciones pblicas o el folleto explicativo del impuesto sobre la renta,
para entender la enorme complejidad que su comprensin supone para el
ciudadano medio.

Con palabras rebuscadas no se eleva la categora del escrito ni es ms

preciso, antes al contrario, no se garantiza la inteligibilidad de las palabras.

La naturalidad en la expresin no afecta solamente a las palabras aisladas,

tambin puede aplicarse a determinadas frases muy usadas en documentos
oficiales. La retrica artificial y verborreica oscurece la sencillez de cualquier
escrito:

Notificada la denegacin total o parcial [...] se hallar asistido del derecho a

formular demanda ante el Juzgado de lo Social... (Se podra muy bien expresar
de la siguiente manera: ...podr recurrir ante...).

Tengo el honor de dirigirme a Ud. al objeto de rogar de su amabilidad tenga a bien

conceder a esta Ca. Telefnica la autorizacin necesaria para llevar a cabo las
instalaciones telefnicas... (ms sencillo es Le solicito que autorice a esta Ca
Telefnica las instalaciones telefnicas...

2.2. Evitar el uso innecesario de neologismos

Un neologismo es una nueva palabra que se incorpora al vocabulario de un
idioma. Este proceso ha existido siempre y ha sido, en muchos casos,
selectivo: se han consolidado palabras que enriquecen la lengua porque
aportan significados o matices inexistentes.
Pero el neologismo es un arma de dos filos, porque puede que ya existan en la
propia lengua expresiones adecuadas y la introduccin de la nueva palabra sea
superflua.

Otra actitud extendida entre diversos grupos sociales influyentes consiste en

inventar nuevas palabras o expresiones que, al menos en las primeras fases de
su desarrollo, no aportan ningn significado aadido ni matiz que no existiera
ya en la lengua.

El problema de estas expresiones es que, mientras no se consolida su

significado por el uso y son recogidas por los diccionarios, mantienen una gran
inestabilidad e indefinicin que complica su exacta comprensin.

La solucin, como siempre, consiste en proceder con cautela y reservar las

innovaciones para los casos realmente necesarios.

2.3. Huir de los arcasmos o latinismos

Nuestra lengua tiene profundas races en las lenguas griega y latina, que, por
haber sido fuente de trminos cientficos, son consideradas como lenguas de
prestigio y cultura. Muchos hablantes optan por salpicar sus escritos de toda
una serie de palabras o frases en estas lenguas con la vana pretensin de
parecer ms cultos y elevados.

Junto a estas palabras, existen otras que han ido apagando su luz en el uso de
la lengua, aunque haya quien intente rescatarlas en un ejercicio de arqueologa
lxica.

El lenguaje administrativo, por su vnculo con el jurdico, tiene tendencia al uso

a veces excesivo de este tipo de palabras, cuya pertinencia depender de
quines sean los destinatarios de los escritos. En cualquier caso, mejor si
usamos trminos actuales que puedan ser entendidos por todos.
2.4. Evitar el uso de la construccin verbo + sustantivo en
sustitucin de formas verbales simples

En los lenguajes oficiales tambin es muy frecuente la costumbre de decir ms

de lo necesario, ampliando la longitud de las oraciones con expresiones como
sta proceder al archivo en lugar de archivar y otras parecidas. Este
procedimiento aumenta el nmero de palabras innecesariamente, atenta contra
la concisin y daa a la sencillez.

3. Concisin
Un escrito debe contener la informacin precisa y limitada a lo esencial.

3.1. Utilizar las palabras con propiedad

Un requisito del acto de la comunicacin es que el emisor transmita mensajes
en un cdigo que el destinatario pueda descifrar. En el caso de la escritura, el
elemento bsico que aporta significado es la palabra. Cada palabra tiene un
sentido definido en los diccionarios, que a veces la accin del contexto modifica
o matiza.

Utilizar las palabras con propiedad, es decir, con su significado consolidado por
el uso, es una exigencia de la buena redaccin. No hay que confundir el hablar
con propiedad con la vanilocuencia o el amaneramiento expresivo: esto es,
elegir las palabras slo porque sean ms raras, ms largas o ms
aparentemente distinguidas.

3.2. Precisin
La redaccin de documentos oficiales requiere un elevado grado de precisin
con que evitar la ambigedad y las interpretaciones diversas. Para conseguir
este propsito, adems de utilizar las palabras con propiedad, conviene no
entorpecer la fluidez con palabreo innecesario.

Las palabras y las frases se enredan en madejas difciles de deshacer, ya que

se tiende a escribir ms de lo necesario. Esto sucede, en unos casos, por el
afn de ser minuciosos o exhaustivos, de no dejar ningn cabo suelto, que
obliga a multiplicar y repetir la informacin con distintas palabras. Pero en
otros, es la falta del vocabulario certero la causa de que recurramos a
circunloquios. En cualquier caso, debemos despojar los escritos de todo lo
superfluo que distraiga de lo esencial.

3.3. Evitar las muletillas y las frases hechas

Es bastante frecuente recurrir a frases hechas y a muletillas, que la costumbre
y la tradicin han petrificado en el lenguaje administrativo y que, en la mayora
de los casos no aportan informacin alguna.

Y para que as conste y a peticin del interesado firmo la presente...

Tengo el honor de elevar a Vd.
De conformidad con lo establecido en el vigente reglamento
Es por lo que... se le notifica.
Contra esta resolucin cabe interponer recurso de...
Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicacin.
Se le tendr por notificado a todos los efectos legales.
Lo que se hace pblico para general conocimiento.

Estos clichs repartidos por los textos, sirven de enlace con otros nuevos hasta
convertir toda la redaccin en una sarta de frmulas variadas:

Lo que se le notifica... a efectos de que, dentro del plazo de... a partir del
siguiente a la recepcin del presente escrito, comunique a esta...