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CONTROL DE VERSIONES

VERSIN ELABORADA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO


Gerente de Proyecto Director PMO Presidente
1.0 21/02/17
Benjamn Gutirrez

ACTA DE CONSTITUCIN
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Convocatoria 2017-1 C17-1
ANTECEDENTES DEL PROYECTO

La Seccin Estudiantil de Direccin de Proyectos de la Universidad Nacional de Ingeniera,


Proyecta UNI, cada semestre realiza la convocatoria de nuevos miembros para que renueven
los recursos humanos de la seccin que se van perdiendo a lo largo del ao.

Dentro de los proyectos de convocatoria realizados en ciclos anteriores tenemos:

La C15-1 tuvo como caracterstica principal la gran afluencia de postulantes,


evaluaciones psicolgicas, dinmicas grupales y entrevistas personales a los asistentes de la
convocatoria. Tambin el auspicio de empresas como Starbucks y Pink Berry para el servicio de
coffee break.

La C15-2 tuvo como caracterstica principal ejecutar el proyecto en 3 etapas.


Bienvenida y primer filtro (horarios).
Dinmicas grupales y capacitacin.
Capacitacin y examen.

La C16-1 tuvo como caracterstica principal ejecutar el proyecto ponderando el


resultado de cada postulante (que paso el primer filtro) en las 3 etapas del proyecto para
seleccionar a los nuevos integrantes.

La C16-2 tuvo como caracterstica principal incluir sub-proyectos formados por


gerentes asociados (parte del equipo de proyecto) y los postulantes seleccionados de la
primera etapa (primer filtro). Con esto se busc medir el compromiso que tendran con la
seccin que sera reflejado en los sub-proyectos mediante un indicador y se seleccionaron los
nuevos integrantes.

NECESIDAD Y JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

La Convocatoria 17-1 soluciona la necesidad de reponer el nmero de miembros que dejan la


seccin por mltiples motivos siendo el principal el egreso de la universidad, por lo cual es un
proyecto que se debe realizar peridicamente. El nmero de miembros activos en nuestra
organizacin es determinante para que esta funcione de acuerdo a sus objetivos y mantenga
su continuidad.

A corto plazo con los nuevos integrantes se dotar de capital humano necesario para los
diversos proyectos que pertenecientes a nuestro portafolio de proyectos 2017. Se les
capacitar para que puedan realizar sus labores en la seccin, mejoren sus habilidades blandas
y conocimientos en gestin de proyectos.

A mediano y largo plazo luego de que los integrantes hayan sido capacidades y partcipes de
diversos proyectos, estos pasaran a tomar parte de estos de manera ms representativa
liderndolos e incluso crendolos, manteniendo a la seccin como una organizacin activa.

Este proyecto beneficia a los ejecutores dotndoles de experiencia en la gerencia de proyectos


siendo este proyecto una representacin de futuros proyectos en sus carreras profesionales.
Adems dota de habilidades blandas, gestin de riesgos, relaciones con autoridades, entre
otras experiencias. Finalmente da la oportunidad de retribuir a la seccin todo lo que nos ha
dado.

Las novedades de la C17-2:


En la difusin se adicionara a la publicidad en Facebook, la realizacin de mnimo 2 videos
promocionales de la convocatoria que tendrn como objetivo viralizarse para dar a conocer la
convocatoria. El contenido de estos videos ser en su mayora de entrevistas, noticas y
comentarios que realcen la importancia de la gestin de proyectos y los beneficios que
tendrn los nuevos miembros de la seccin al ser parte de la Convocatoria.
Adems se realizarn las Cruzadas de Proyecta las cuales tendrn como fin una difusin
persona a persona realizada por un pequeo grupo de integrantes de la seccin a ciertas
facultades y lugares estratgicos, los detalles y frecuencias se determinaran en la planificacin
del proyecto.

En las charlas se pondr nfasis en los beneficios que obtendrn los nuevos miembros,
detallndolos con experiencias de antiguos miembros y/o egresados.

Luego del primer filtro se dividirn a los postulantes en 4 sub-proyectos de los cuales: 3 de los
cuales estarn a cargo del Tour de Gerencia de Proyectos del proyecto CONEGP y el restante
se definir al inicio de la convocatoria 2017. Se evaluara el desempeo de cada postulante con
un indicador, de 0 a 20, con el cual se definir a los nuevos miembros. Se otorgar un mximo
de 2pts extra por una idea de proyecto-piloto opcional que el postulante tenga para un
proyecto que el proponga implementar de ser escogido parte de la seccin.

ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto est dirigido a estudiantes de la Universidad Nacional de Ingeniera entre el 3er y


7mo ciclo que deseen aprender sobre gestin de proyectos y desarrollar habilidades blandas,
formando parte de Proyecta UNI.

El proyecto Convocatoria 2017-1 se llevar a cabo por un equipo de miembros de Proyecta


UNI de los cuales se buscara que sean conformados por: Un tercio de miembros nuevos, un
tercio de miembros con ms de un ciclo, un tercio de miembros con experiencia (ms de un
ciclo de afiliacin).

Se realizaran pequeas capacitaciones orientadas al tercio del equipo que son nuevos en la
gestin de proyectos ms que todo de parte de los miembros del equipo con mayor
experiencia y ocasionalmente otros miembros de Proyecta UNI. Estas capacitaciones tendrn
duracin de 0.5 a 1 hora realizadas generalmente luego de las reuniones.
Se trabajar de acuerdo a las polticas y normativa de la organizacin, en base al estndar de
las buenas prcticas del PMBOK. Elaborarn entregables en base a plantillas de la seccin,
segn defina la PMO. Llevarn a cabo sus reuniones en la seccin Proyecta UNI. El proyecto se
divide en cuatro fases:

- Fase 1: Inicio, principales entregables de la planificacin, criterios de seleccin para la


Fase 2. Culmina con el primer evento de conferencias.
- Fase 2: Proceso de seleccin de potenciales nuevos integrantes de la seccin, el cual
se realizar en coordinacin con la directiva de Talento Humano de la organizacin. Culmina
con el evento de asignacin de los estudiantes seleccionados en los sub-proyectos.
- Fase 3: Durante esta fase, el equipo de proyecto se dedicar a dar soporte y control a
los sub-proyectos. Los directores de cada sub-proyecto sern seleccionados por el gerente del
Proyecto Convocatoria 2017-1 de los integrantes de su equipo de proyecto. Esta fase culmina
con el evento de bienvenida.
- Fase 4: Cierre de Proyecto

La lnea base de costos del proyecto Convocatoria 2017-1 debe considerar el presupuesto
estimado de cada sub-proyecto. Los gerentes de los sub-proyectos sern supervisados por la
PMO Proyecta UNI.

Los gerentes sern designados por acuerdo entre la PMO y el director del proyecto
Convocatoria 2017-1. Dichas personas deben haber participado en uno o dos proyectos como
mnimo, habiendo cumplido con ndices de desempeo aceptables durante su participacin en
estos.

Los sub-proyectos se realizarn en base a los estndares de gestin oficiales de la seccin


Proyecta UNI. Se realizar talleres de capacitacin para los equipos de los sub-proyectos en las
principales herramientas que servirn durante la ejecucin de los proyectos, y en base a ello,
se elaborarn entregables de gestin a evaluar por la PMO Proyecta UNI.