Anda di halaman 1dari 9

MANAJEMEN PURCHASING

Pengertian Purchasing
Kata Purchasing berasal dari bahasa Inggris dan sering digunakan dalam Industri-
industri luar negeri maupun dalam negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka Purchasing
dapat diartikan sebagai Pembelian dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya,

Definisi Managemen Pembelian


Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang
atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya.

Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department
(Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian
Pengadaan).

Kegiatan pembelian
Merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini
dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa
adanya fungsi tersebut

Prosedur dalam Proses Purchasing


Prosedur dibawah ini merupakan urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing
(proses pembelian).

1. Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang


membutuhkan

Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan


memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut.
Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan
pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase
Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh
kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus
tertera jelas mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah
yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan.
2. Peran Pembelian Dalam Perusahaan

antara lain sebagai berikut:

a. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis

Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu


1. creation function (Pencipta ide atau gagasan),
2. finance function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan),
3. personnel function (Pengelola sumber daya manusia),
4. purchasing function (Pengadaan barang/jasa),
5. conversion function (Pengubah bahan produksi)
6. distribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan)

b. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan


memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang
maksimal.
Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat dari 5 elemen
yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materials, Money and
Management.
Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu
perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku yang nantinya
akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya managemen
yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini mak

c. Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing

Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis


sumber, yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain.
Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan
setengah jadi.
Dari proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian inilah yang
nantinya akan mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan atau dengan kata
lain bagian pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab atas Outside
Manufacturing dan bagian produksi bertanggung jawab atas Inside
Manufacturing.
d. Sebagai Profit Centre Perusahaan

Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini
dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.
Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena
bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika
bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya,
maka bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu
perusahaan.

e. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan

Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena


merupakan fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga
dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.

3. Prinsip Dalam Manajemen Pembelian.

a. The Right Price


Salah satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right
price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang
layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan

b. The Right Quantity


Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar
diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu

c. The Right Time


ada biaya perawatan barang tersebut. The right time menyangkut pengertian
bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang
haruslah diperh
itungkan karena jika ada persediaan barang tertentu

d. The Right Place


The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan
atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli

e. The Right Quality


The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan
perusahaan.
f. The Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang
tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain
yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the
right quanlity.

KEBUTUHAN PERDANA dan PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN


Kebutuhan Perdana

Adalah perhitungan kebutuhan barang umum atau suku cadang yang pertama kali
dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik dibangun.

Pemesanan Perdana

Adalah pemesanan untuk pembelian yang pertama kali dilakukan sebagai akibat
kebutuhan perdana tersebut.

Pemesanan Perdana meliputi 3 jenis kebutuhan perdana :


1. Barang persiapan (Comissioning Material)
Barang yang diperlukan untuk melengkapi dan menyiapkan peralatan agar
pabrik siap mulai bekerja. Keperluan barang ini dapat diambil dan persediaan
barang perdana, asalkan kalau dipakai, harus diganti (dipesan kembali)

2. Barang perdana (Initial Material.


Semua kebutuihan barang yang digunakan untuk menjaga agar operasi
perdana suatu perlengkapan atau pabrik selama masa percobaan dapat
berjalan dengan lancar dan untuk keperluan selama tahun pertama .

3. Barang untuk operasi normal (normal operation materials)


Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan
yang bersangkutan sejak mulai bekerja samapi opeasi 2 tahun, diluar (atau
untuk mungkin termasuk keperluan barang perdana).
PENGISIAN KEMBALI PERDANA

Selanjutnya sesudah dilakukan pemesanan untuk mengisi persediaan kembali


karena sebagaian dari persediaan sudah digunakan untuk mengganti barang yang rusak

4 Sistem yang digunakan dalam pengisian kembali persediaan:

1. Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system)


2. Sistem tinjauan periodik ( periodic review system)
3. Sistem jumlah tetap
4. Sistem tepat waktu

REORDER POINT
Adalah pembelian yang sudah ditetapkan dalam EOQ agar tidak mengganggu
kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku.

Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah:


1. Lead Time
Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan yang
bersangkutan sejak mulai bekerja samapi opeasi 2 tahun, diluar ( atau untuk
mungkin termasuk) keperluan barang perdana).
2. Tingkat Pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu
3. Persediaan Pengaman ( Safety Stock)
Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan yang
bersangkutan sejak mulai bekerja samapi operasi 2 tahun, diluar ( atau untuk
mungkin termasuk) keperluan barang perdana).

Reoreder Point = (LD x AU) + (AUxSS)


LD: Lead Time
AU: Average Usuage (Pemakaian Rata-rata)
SS: Safety Stock

Contoh
PT Daya Agung selaku produksi botol plastik, menetapkan lead time bahan baku biji
plastik selama 2 minggu pemakaian rata-rata sebesar 1000 kg perminggu. Safety stock
ditaksir sebesar pemakaian rata-rata untuk 1 minggu.

Pertanyaan : Berapa besar Reorder Point ?


Jawaban : Reorder Point = (LD x AU) + (AUxSS)
= ( 2x 1000) + (1x1000)
= 2.100
4 Sistem yang digunakan dalam pengisian kembali
persediaan:
1. Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system)
2. Sistem tinjauan periodik ( periodic review system)
3. Sistem jumlah tetap
4. Sistem tepat waktu

1. Sistem tinjauan terus menerus (perpetual review system)


Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terus menerus yang berarti setiap
kali perlu dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah
apabila jumlah persediaan sudah mencapai tingkat/jumlah tertentu . Jumlah ini
disebut titik pesan kembali atau reorder point.Reorder point digunakan pada
sistem ini dan sistem jumlah tetap. Dengan produksi, yaitu tepat waktu
pemesanan.

2. Sistem tinjauan periodik (periodic review system)


Dalam sistem ini peninjauan pemesanan kembali dilakukan setiap waktu,
misalnya setiap menit 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau setiap periode waktu tertentu
yang ditetapkan.
Penentuan ini didasarkan atas beberapa pertimbangan seperti jenis
barang, frekuensi penggunaan barang, kepentingan barang tersebut dalam
perusahaan. Tidak perlu melihat persediaan masih banyak atau sedikit.

3. Sistem Jumlah tetap


Dalam sistem ini yang menonjol adalah setiap kali pemesanan, jumlah
yang dipesan selalu sama, maka harga yang dipesan juga sama.

4. Sistem Tepat Waktu


Dalam sistem ini andalannya pada konsep tetpat waktu, yang merupakan
bagian dai manajemen tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang
berhubungan tepat waktu pembelian, tepat waktu kedatangan barang, tepat
waktu produksi, tepat waktu pengiriman penjualan dan sebagainya.

Pengisian kembali persediaan didasarkan atas berbagai kebutuhan atau


permintaan barang:

1. Sistem permintaan independen


2. Sistem permintaan dependen
3. Sistem permintaan dengan citra tersendiri
Model-model perhitungan permintaan independen:
a. Sistem pemesanan tetap
b. Sistem produksi tumpukan
c. Sistem periodik tetap
d. Sistem minimum maksimum

1. SISTEM PEMESANAN TETAP

Dalam sistem ini untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang dipesan selalu
tetap. Model yang paling populer dalam sistem ini adalah EOQ (Economic Order
Quality)
rumusnya :

Biaya Total = biaya penyimpanan barang + biaya pemesanan tahunan/ biaya setup

Rumus EOQ
EOQ = Q = (2SD/H)

Rumus biaya total pertahun


TC = DC + SD/Q +QH/2

Keterangan :
TC : total biaya pertahun
Q : Lot
H : biaya memegang satu unit pertahun
D : permintaan tahunan per tahun
S : biaya pemesanan atau menyiapkan satu lot
C : biaya produksi per unit

Contoh
Setiap tahun PT EKA WAERA membeli produk sebanyak 8000 unit. Harga perunit
$10,- Ongkos kirim $30 per sekali pesan. Ongkos simpan $ 3 perunit pertahun

Hitung:
1. EOQ 2. Ongkos total tahunan (TC)

Jawab :
D: 8000 unit C: $10 S: $30 H: $3

1. TC = DC + SD/Q +QH/2 2. EOQ = Q = 2SD/H


= (8000x10) + (30x8000)/400 + (3x400/2) = (2x8000x30)/3
= RP 81.200 = 400
2. SISTEM INI BEROTIENTASI PADA PRODUKSI BARANG TUMPUKAN TERTENTU .

Model yang cukup populer di sistem ini adalah Economic Production


/Manufacturing Quantity (EPQ/EMQ): Ongkos setup turun bila ukuran batch
produksi naik Ongkos simpan naik bila ukuran batch naik EPQ/EMQ adalah jumlah
pada saat ongkos total minimum

Rumus :
EPQ/EMQ = Q = {2pSD/{H(p-r)}

D : Permintaan tahunan per tahun , p:jumlah produksi per hari,


S : Ongkos per sekali setup,
N : Jumlah hari kerja pertahun,
H : Ongkos simpan perunit pertahun.

Total Biaya pertahun


TC = HQ/2 + SD/Q

Contoh:
Permintaan untuk item x adalah 20.000 unit pertahun. Pabrik ini mempunyai 250
hari kerja pertahun dengan tingkat produksi sebesar 100 unut perhari dan lead
time sebesar 4 hari. Ongkos produksi Rp 50 per unit. Ongkos simpan Rp10 perunit
pertahun, ongkos setup Rp 20 persekali setup.

Hitung : EMQ dan Biaya total pertahun (TC)

Jawab : D: 20.000 unit pertahun ,


N: 250 hari kerja pertahun,
r=D/N = 20.000/250 = 80 unit perhari
p:100 unit perhari, S:20, H:10 ,

EMQ= Q= {2pSD/{H(p-r)}
= {(2x100x20x20.000/10(100-80)}
= 632

TC=HQ/2 + SD/Q = (10x632)/2 + (100x20)/632


= Rp.1.001.264
3. SISTEM PERIODIK TETAP

Sistim ini digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan kembali


persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap . Model dalam sistim ini
lebih populer digunakan formula EOI ( Economic Order Interval)

Bila, M = Frekuensi pemesanan = D/Q , T= 1/m = Q/D , maka

Rumus EOI = Q = (2SD)/H) dan TC = Q/D = 2S/DH

4. Sistem minimum maksimum

Dalam sistem ini menganut paham bahwa sebaiknya diusahakan suatu


jumlah persediaan minimum untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan,
namun perlu juga ditetapkan jumlah maksimum untuk menjamin tidak
tertumpuknya barang secara tidak terkendali. Ini sesuai dengan prinsip
manajemen persediaan .