Manual Operaciones General TNS

MANUAL DE
OPERACIONES
GENERALES
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B21 y B-23 Tels.: (7) 5829010
Versin 2016. Fecha de Revisin, Diciembre 18 de 2015.
Registro de Derechos de Autor Libro-Tomo-Partida 13-16-245 de 06-Jul-2006.
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mismo est sujeta a cambios sin previo aviso. TNS SAS no es responsable de dao alguno, directo o
indirecto, resultante del uso de este manual.
Pg.
1. INSTALACION DE VISUAL TNS .................................................................................. 1

1.1 REQUISITOS DE HARDWARE ...................................................................................... 1
1.2 INSTALACIN EN DISCO DURO .................................................................................. 1
1.3 ACTIVACIN DE LICENCIA ......................................................................................... 2
1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS ............................................. 4
2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS ......................................................... 4
3. EJECUTANDO VISUAL TNS MODULOS ....................................................................... 5
4. VENTANA PRINCIPAL ................................................................................................ 8
5. ELEMENTOS COMUNES .............................................................................................. 9
5.1 BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS ................................................ 9
5.2 BOTON LISTADO/DETALLE ....................................................................................... 10
5.3 FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS ................................................................... 10
5.4 BOTON EXPORTAR ..................................................... Error! Marcador no definido.
5.5 BOTON EXPORTAR A EXCEL ..................................................................................... 12
5.6 MENU EMERGENTE .................................................................................................. 12
6. BARRA DE MENUS ................................................................................................... 13
6.1 MENU MODULOS...................................................................................................... 13
6.2 MENU ARCHIVO ....................................................................................................... 13
6.3 MENU MOVIMIENTOS ............................................................................................... 15
6.4 MENU IMPRIMIR ...................................................................................................... 15
6.5 MENU HERRAMIENTAS ............................................................................................. 15
6.6 MENU AYUDA .......................................................................................................... 16
7. TABLAS DE MANTENIMIENTO ................................................................................. 17
7.1. GENERALES ............................................................................................................. 17
7.1.1 reas Administrativas ............................................................................................... 17
7.1.2 Centros de Costos .................................................................................................... 18
7.1.3 Clasificacin de Terceros........................................................................................... 20
7.1.4 Empresas de Comunicaciones ................................................................................... 20
7.1.5 Prefijos de Documento ............................................................................................. 21
7.1.6 Sucursales ............................................................................................................... 24
7.1.7 Terceros .................................................................................................................. 25
7.1.8 Zonas ...................................................................................................................... 30
7.2 CONTABILIDAD........................................................................................................ 31
7.2.1 Plan de Cuentas ....................................................................................................... 31
7.3 CARTERA Y TESORERIA ........................................................................................... 33
7.3.1 Bancos .................................................................................................................... 33
7.3.2 Conceptos................................................................................................................ 35
7.4 FACTURACION E INVENTARIO .................................................................................. 36
7.4.1 Artculos .................................................................................................................. 36
7.4.2 Bodegas .................................................................................................................. 46
7.4.3 Grupos de Artculos .................................................................................................. 47
7.4.4 Grupo Contable de Artculos ...................................................................................... 48
7.4.5 Tipos de IVA ............................................................................................................ 50
8. PROCESOS IMPORTANTES ...................................................................................... 51
8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA .............................................................. 51
8.2. PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO .............................. 52
8.3. ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET ....................................................... 53
1. INSTALACION DE VISUAL TNS
1.1 REQUISITOS DE HARDWARE
La configuracin mnima recomendada para instalar Visual tns es la siguiente:
Microcomputadora con procesador de 1.5 GHz

2 Gb de memoria
300 MB Libres en Disco Duro
Unidad de CD ROM
Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolucin de 800x600 pxeles
Impresora compatible con Windows
Sistema Operativo Windows XP o Superior.
1.2 INSTALACIN EN DISCO DURO
Se debe instalar el motor de Base de Datos FireBird en el Servidor de la Empresa

y si tiene terminales en red se instala FireBird - Cliente en cada una de ellas.
Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de
Datos del CD de Instalacin de VISUAL TNS.
Para Instalar FireBird siga los pasos de instalacin que ofrece el motor ejecutando
el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente.
Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo correspondiente a su versin en

la carpeta Firebird del CD de Instalacin de VISUAL TNS.
Segn la Versin de Visual tns Instale la Versin de Firebird:
Versiones anteriores a A07 Firebird-1.5.3.4870-0-Win32 Server.exe

Versiones desde A07 hasta 2011 Firebird-2.0.3.12981-1-Win32.exe
Versiones de la 2012 en adelante Firebird-2.5.0.26074_1_Win32
Para Instalar los Mdulos de Visual tns con todos sus componentes siga los pasos
de instalacin que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando setup.exe
que se encuentra en la carpeta Visual tns Contabilidad.
Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Act Estable

Visual tns correspondiente a la versin estable, para ejecutarlo de doble clic
sobre este y luego de click sobre la palabra unzip.
Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 1

El programa quedar Instalado en la Carpeta C:\Visual tns, donde encontrar los
diferentes mdulos operativos del sistema.
Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe

que encuentra en la carpeta Visual Tns Licencia. Posteriormente seleccione el
archivo comprimido de Actualizacin Licencia, para ejecutarlo de doble clic
sobre este y luego de clic sobre la palabra Unzip.
Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS,
para la instalacin de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada
carpeta. En el caso de la carpeta Visual Tns Midas - Oleauto32 esta se utiliza
para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edicin; la
carpeta Visual Tns Migracin se instala cuando se actualiza del programa en
carcter V.2002-4 a Visual tns para migrar la informacin existente; la carpeta
Visual Tns Tutor sirve de gua para la instalacin y manejo del mdulo de Visual
tns Contabilidad.
Instalacin con llave Puerto USB de Visual tns en WINDOWS XP, NT:
Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado

estos pasos de instalacin y se haya reiniciado el computador.
Instalacin Software de la llave:

En la carpeta Visual tns se encuentran los Instaladores a ejecutar como:
Instalar Driver Llave USB y HaspUserSetup.
1.3 ACTIVACIN DE LICENCIA
Una vez terminado el proceso de instalacin se reinicia el PC para que la aplicacin

quede ejecutndose en memoria.
1. Se debe Maximizar la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botn

de activar.
2. Seleccionar el serial fsico segn el dispositivo que se le asigne, los cuales
pueden ser: Serial Tarjeta computador, Serial Disco Duro, y Llave en puerto
USB.
3. Digite los datos que estn en la carta de activacin de licencia visual (Serial
No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activacin), posteriormente de
clic en el botn de aceptar.
4. Minimice la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA.

Importante: para versin 2011 y posteriores a esta, la activacin de seriales se
podr realizar por internet, descargando la ltima actualizacin de licencia.
Figura 1. Ventana para activar licencia
Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/

Programas/ Inicio/ Visual tns Licencia.
Igualmente usted podr consultar en lnea sus servicios de licencia con solo
ingresar su serial nico TNS en la pgina de Internet www.tns-software.com
Servicio al Cliente Consultar Seriales.
Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com

Al digitar el nmero del serial y dar clic en consultar aparecer el historial de
seriales los cuales usted puede descargar o imprimir.
Figura 3. Historial de seriales de activacin
1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS
Seleccione inicio, luego elija equipo o Mi PC (segn el sistema operativo que

maneje Windows vista, Windows 7, etc.), posteriormente clic en disco local C,
donde encontramos la carpeta Visual tns (Ej.: C:\Visual tns) e identificamos cada
una de las aplicaciones a ejecutar, sobre cada una oprima clic derecho del Mouse y
seleccione la opcin de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de
instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de
red, ubicando el servidor del programa Visual tns y la carpeta Visual tns y seguir
los mismos pasos que para un PC (Ej.: \\Servidor\Visual tns)
2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS
Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de

Configuracin del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de
Administracin-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el

Mdulo de Administracin para llevar a cabo el proceso de creacin de empresas y
configuracin de Usuarios.
3. EJECUTANDO VISUAL TNS MODULOS
Para ejecutar cualquiera de los mdulos de visual tns, realice lo siguiente:
Dar clic en el botn inicio

Seleccione equipo o Mi PC (segn el sistema operativo que maneje, Windows
vista, Windows 7, etc.)
Posteriormente de clic en disco local C, donde est la carpeta Visual tns (Ej.:
C:\Visual tns) y eljala.
All encontrar los diferentes mdulos operativos. Para versiones 2012 y
anteriores, los iconos estarn separados de la siguiente manera: Admin,
contabilidad, cartera, facturacin, tesorera e inventario, entre otros. En la
versin 2013 y posteriores encontraremos dos iconos: Admin y TNS.exe: donde
estn compilados los mdulos operativos antes mencionados. Haga clic en la
aplicacin TNS.exe que contiene el Nombre de los Mdulos, la Fecha de
Actualizacin, el Nmero de Licencia y el Pensamiento del Da. Para continuar
presione Enter o haga Clic en el botn Continuar (Ver Figura 4).
Figura 4. Pantalla de bienvenida visual tns

Luego aparece una ventana con la informacin de la ltima Empresa en la que se
trabaj (Ver Figura 5). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la
Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, ao fiscal, ruta de archivo de
la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos.
Figura 5. Pantalla de Seleccionar Empresa
Contiene Adems tres botones con las siguientes opciones:
Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde

a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella.
Listado de Empresas: Elija esta opcin si desea abrir una empresa diferente
a la que se ve en pantalla. Aparecer el listado de las Empresas que han sido
creadas en el Mdulo de Administracin y de las cules deber seleccionar una
para comenzar a trabajar (Ver Figura 6). Para seleccionar la Empresa: se debe
dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el
Botn Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa.
Salir: Elija esta opcin si ya no quiere ejecutar el mdulo de Visual tns.
Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa

Si el usuario seleccion la opcin de Abrir aparecer la ventana de inicio de sesin
solicitando el nombre de usuario y la contrasea (Ver Figura 7).
Figura 7. Inicio de Sesin
Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botn Aceptar. Si desea salir
del mdulo presione Cancelar o si desea modificar su contrasea pulse en botn
Cambiar. Los Usuarios se crean en el mdulo de Administracin (Ver Manual de
Administracin). Cuando el usuario no existe o la contrasea es incorrecta
aparecer un mensaje de error respectivamente (Ver figura 8).
Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea
Si presion ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecer la

ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 9), en donde se deber indicar la Sucursal
y el Perodo en el que desea trabajar. Por defecto muestra la ltima sucursal y el
ltimo periodo en que se trabaj. Presione Enter para continuar o haga Click en el
botn Aceptar.
Figura 9. Ventana Sucursal Perodo
A continuacin, aparecer la ventana principal.

4. VENTANA PRINCIPAL
La ventana principal consta de (Ver Figura 10):
Barra de Mens: Contiene la lista de mdulos y sus diferentes opciones.

Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Mdulos,
Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarn
ms adelante.
Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las
principales opciones de la Barra de mens, tales como plan de cuentas,
Terceros, Artculos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son
los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login.
Barra de Estado: Muestra Informacin de la Sucursal seleccionada y el
usuario que se encuentra trabajando actualmente en el mdulo. Tambin
presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese
momento.
Barra de Mens Barra de Herramientas
Barra de Estado
Figura 10. Ventana Principal

5. ELEMENTOS COMUNES
5.1 BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS
En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos

aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 11), la cual proporciona al usuario un
control sencillo para la navegacin de los registros en un conjunto de datos. El
navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los
registros hacia adelante o hacia atrs uno a la vez, ir al primer registro, ir al ltimo
registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los
cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y
refrescar la visualizacin de un registro.
A continuacin, se muestra la conformacin de la Barra navegadora y el

funcionamiento de cada uno de sus botones:
Eliminar registro
Siguiente registro
Grabar registro
Primer registro Refrescar registros
Anterior registro Cancelar edicin registro
Ultimo registro Editar registro

Insertar registro
Figura 11. Barra Navegadora
BOTON TECLA PROPOSITO

Primero Flecha Arriba Coloca el primer registro como actual
Anterior Flecha Izq. Coloca el anterior registro como actual
Siguiente Flecha Der. Coloca el siguiente registro como actual
Ultimo Flecha Abajo Coloca el ltimo registro como actual
Insertar Insert Inserta un nuevo registro y lo coloca como actual
Borrar Delete Borra el registro actual. Pide confirmacin antes de
borrar
Editar F9 Coloca el registro actual en modo de Edicin, para ser
modificado
Grabar F11 Guarda los cambios del registro actual
Cancelar Esc. Cancela los cambios realizados al registro actual
Refrescar F12 Lee de la Base de datos nuevamente y actualiza la

informacin de los registros actuales. Se usa cuando
otro usuario modifica sobre el mismo registro de la
tabla y queremos que se refleje en nuestra terminal
Las Operaciones de registros se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se

ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla
correspondiente a la accin segn la tabla anterior.
5.2 BOTON LISTADO/DETALLE
Este Botn (Ver Figura 12) permite al usuario la vista de los datos de dos formas:
Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos ms

importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican
plenamente un registro.
Modo Detalle: Muestra la informacin detallada de un registro

determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un
registro en la tabla.
Figura 12. Botn Listado / Detalle
En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la

informacin para obtener una vista ms resumida de los datos. Este proceso se
explicar ms adelante.
5.3 FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS
Todas las tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de
Filtrado o bsqueda de registros (Ver Figura 13).
Para Filtrar la Informacin de una tabla o buscar un registro especfico se deben

realizar los siguientes pasos:

1. Indicar el campo por el cual desea filtrar los datos (Campo a Filtrar)
seleccionndolo del listado de campos de bsqueda o presionando las teclas,
F4, F5, F6, F7 o F8 segn el orden de los campos respectivamente.
2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo y/o dato a buscar en el periodo
actual o en todos los periodos.
3. Pulsar el botn buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar.
Campo a Filtrar Campo a Filtrar

Casilla de Filtrar
Botn Buscar
Figura 13. Filtrando una Tabla
Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el
carcter * y luego presionar el botn de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar.
Si el campo a buscar es clave de la tabla como Cdigos o NIT, se mostrarn todos
los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la
casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema
listar todas las cuentas cuyo cdigo comience por 11. (11, 1110, 110505,
110505.01, etc.)
Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripcin del registro,

mostrarn todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de
Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI.
Para generar una bsqueda blanda el carcter (%) sirve de comodn, sin importar
en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN
estando en la tabla de Terceros, el programa listar todos los nombres de las
personas que contengan la palabra JUAN en cualquier parte del Nombre: JUAN
CARLOS, ANDRES JUAN, etc.

5.4 BOTON EXPORTAR
Este Botn (Ver Figura 14) permite al usuario asignar el cdigo del registro
seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botn
equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado.
Figura 14. Botn Exportar
5.5 BOTON EXPORTAR A EXCEL
Este Botn (Ver Figura 15) permite al usuario exportar directamente a Excel la
informacin que se muestra cuando la forma esta en modo listado.
Figura 15. Botn Exportar a Excel
5.6 MENU EMERGENTE
Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los mdulos tienen un

men emergente, es decir, un men con opciones especficas aplicadas al registro
o documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del men emergente
debe hacer lo siguiente:
1. Activar el modo Listado

2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento
3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse
Luego le aparecer el men emergente con las opciones propias de cada tabla.

6. BARRA DE MENUS
Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Imprimir,
Movimientos, Herramientas y Ayuda.
6.1 MENU MODULOS
En esta opcin de men se encuentra el listado de mdulos a los que tiene

derecho el usuario los cuales son: Contabilidad, Facturacin, Inventario, Cartera y
Tesorera, una vez se selecciona uno de ellos el sistema carga el men y
herramientas del mismo.
6.2 MENU ARCHIVO
En esta opcin del Men se encuentra:
Tablas de Mantenimiento: Las tablas bsicas que se necesitan para la creacin

de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Ms adelante se
explicarn las tablas de mantenimiento.
Opcin Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra

para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la informacin de las tablas de
mantenimiento ser la misma, pero la informacin de los documentos o
movimientos vara de acuerdo a la sucursal en la que se est trabajando.
Opcin de Perodo: En esta opcin el usuario puede cambiar el perodo actual.

El Perodo puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio,
Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este
seguro de haber seleccionado el perodo al cul desea cambiar debe presionar el
botn Aceptar. Los documentos se filtrarn por el periodo que est seleccionado
en ese momento. Si desea salir de la opcin y dejar el mismo periodo actual
presione cancelar.
Figura 16. Cambiar Perodo Actual

Opcin de Empresas: En esta opcin el usuario puede cambiar de Empresa.
Aparecer la Pantalla de Seleccionar Empresa la cual se explic con anterioridad.
Opcin de Login: En esta opcin se puede cambiar por otro usuario. Se debe
digitar el Usuario y la contrasea correspondiente. Es til para cuando un usuario
desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con
su login sin salirse de la aplicacin. En este caso el usuario ejecuta esta opcin
para que el usuario entrante tenga la obligacin de digitar su login antes de
trabajar. Igualmente esta opcin le permite al usuario cambiar su contrasea.
Figura 17. Cambiar Usuario
Opcin de Configuracin: Se subdivide en:
Generales. Se configuran las caractersticas propias de cada mdulo. Se

explica con ms detalle en el mdulo respectivo.
Pensamientos. Se configuran los textos y autores de los pensamientos

que aparecen en la pantalla de entrada de Visual tns. Cuando se da Clic en
esta opcin aparece la siguiente ventana:
Figura 18. Ventana de Pensamientos

Los datos de un pensamiento son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Pensamiento. Es un campo obligatorio.
Autor Nombre del Autor del Pensamiento
Descripcin Descripcin del Pensamiento
Opcin Salir: Con esta opcin el usuario puede salir del Mdulo. Antes de salir se
pregunta al usuario si est seguro o no, predeterminado es No (Ver Figura 19).
Figura 19. Salir del Mdulo
6.3 MENU MOVIMIENTOS
Esta opcin contiene todos los documentos propios de cada mdulo

(comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con ms
detalle en el mdulo respectivo
6.4 MENU IMPRIMIR
En esta opcin se encuentran los reportes propios de cada mdulo. Se explica con
ms detalle en el mdulo respectivo.
6.5 MENU HERRAMIENTAS
Entre las herramientas comunes de Visual tns se encuentran la calculadora. Las

dems opciones varan de acuerdo a cada mdulo. Estas opciones especficas se
explican en cada mdulo.

Figura 20. Calculadora
6.6 MENU AYUDA
Opcin Acerca de: En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y
la versin del mdulo de TNS que est trabajando (Ver Figura 21).
Figura 21. Acerca de
Opcin Servicio al Cliente en Lnea: Con esta opcin el usuario podr

comunicarse en lnea con nuestra empresa para solucionar problemas del software
siempre y cuando el usuario tenga el servicio de Internet. Esta comunicacin se
hace por Teamviewer (Ver Figura 22).
Al dar Click en esta opcin se activar el Soporte en Lnea Visual, solamente debe
trasmitir a TNS el nmero ID para que se conecte con el respectivo asesor
telefnico con el fin de revisar y dar solucin a su solicitud.

Figura 22. Servicio al Cliente en Lnea
Opcin Manual de Operaciones Generales: Al dar clic en esta opcin se abre

este manual de Operaciones Generales en formato PDF.
Cada Mdulo tiene su propio manual, otra opcin es presionar la tecla F1.
Ejemplo: en el mdulo de facturacin aparece Manual de Facturacin F1
7. TABLAS DE MANTENIMIENTO
7.1. GENERALES
7.1.1 reas Administrativas
Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de

contabilidad.
Figura 23. Icono reas Administrativas

Figura 24. Ventana de reas Administrativas
Las reas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para

hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las reas
de la empresa. Un rea administrativa se asocia a los documentos de contabilidad.
Los datos de un rea Administrativa son:
CAMPO DESCRIPCION
Cdigo Cdigo del rea Administrativa. Es un campo obligatorio.
Descripcin Descripcin del rea Administrativa
Nmero Prefijo de documentos. Se utiliza para que el sistema
restrinja con cual prefijo puede utilizar el rea
administrativa.
Por defecto existe el rea Administrativa 00 General. Este registro no puede ser
modificado ni borrado por el usuario.
Los Documentos pueden manejar reas Administrativas si se habilita la opcin en

la configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad.
7.1.2 Centros de Costos
Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de

contabilidad.
Figura 25. Icono Centros de Costos

Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:
Figura 26. Ventana de Centros de Costos
Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se

pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6,
7).
Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Prdidas y
Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.
Los datos de un Centro de Costo son:
CAMPO DESCRIPCION
Cdigo Cdigo del Centro de Costo. Es un campo obligatorio.
Descripcin Descripcin del Centro de Costo
Utilidad Cuenta para Utilidad de Ejercicio por Centro de Costo para el
cierre de las cuentas de resultado
Prdida Cuenta para Prdida del Ejercicio por Centros de Costo para
Cierre de Cuentas de Resultado
Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no

puede ser modificado ni borrado por el usuario.
Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opcin en la

Configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad.

7.1.3 Clasificacin de Terceros
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla.

Sirve para filtrar los listados de Terceros o en informes estadsticos.
La Ventana es la siguiente:
Figura 27. Ventana de Clasificacin de Terceros
Los datos de una Clasificacin de Tercero son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo de la Clasificacin del Tercero. Es un campo
obligatorio.
Descripcin Descripcin de la Clasificacin del Tercero
Por defecto existe la siguiente Clasificacin de Tercero: 00 Sin Clasificacin. Este

registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
7.1.4 Empresas de Comunicaciones

Sirve para filtrar los listados e informes estadsticos.

Figura 28. Ventana de Empresa de Comunicaciones
Los datos de una Empresa de Comunicaciones son:
CAMPO DESCRIPCION
Cdigo Cdigo de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo
obligatorio.
Nombre Nombre de la Empresa de Comunicaciones
Telfono Nmero Telefnico de la Empresa de Comunicaciones
Observaciones Observaciones de la Empresa de Comunicaciones
Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa de

Comunicacin nica. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el
usuario.
7.1.5 Prefijos de Documento

Figura 29. Prefijos de Documentos
Los datos generales de Prefijos de Documentos son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del prefijo. Es un campo obligatorio.
Descripcin Nombre del Prefijo
Cdigo Prefijo Impresin Cdigo de prefijo para impresin de factura,
este campo se utiliza cuando los prefijos
asignados por la DIAN son de ms de dos
caracteres
Factura de Venta
Formato Factura de Venta Tipo de formato para la impresin de la
factura de venta para este prefijo.
Configurar En esta opcin se configuran los parmetros
del tipo de formato seleccionado.
Archivo Factura Estndar Nombre del archivo formato frf o fr3 que se
utiliza para la impresin de factura estndar
para este prefijo.
Nombre Evento Personalizado Si el tipo de factura es personalizado, se debe
colocar el nombre del evento personalizado
asociado.

Forma de Pago Tipo de la forma de Pago predeterminado
para el prefijo de la factura que puede ser al
contado, crdito, mltiple o ninguno.
Renglones por Factura Nmero de renglones a utilizar para la
impresin de los Artculos factura.
Devolucin en venta
Formato Devolucin en venta Tipo del Formato a seleccionar para la
impresin de Devolucin en venta por Prefijo.
Nombre de Evento Personalizado Si selecciona tipo Devolucin Personalizado
en el formato, se debe colocar el nombre del
evento personalizado.
Recibo de caja
Formato Recibo de Caja Tipo del Formato a seleccionar para la
impresin del Recibo de Caja por Prefijo.
Nombre de Evento Personalizado Si selecciona tipo Recibo es Personalizado en
el formato se debe colocar el nombre del
evento personalizado.
Traslados
Tipo de Formato Tipo del Formato a seleccionar para la
impresin de Traslados entre bodegas
Puertos de Impresin
Puerto de Impresin Direccin del puerto de impresin para este
prefijo, formado por \\nombre del
servidor\nombre del recurso compartido si es
impresin en red o \Lpt1 si la impresin es
local
Copia de la Factura Ruta de impresin para la copia de la Factura
para este prefijo.
Contabilidad - Cliente
Auxiliar Deudores Cuenta de Deudores para el Prefijo
Factura Hospitalaria
Archivo Estndar Graf. II FV Nombre del archivo formato fr3 que se utiliza
Archivo Estndar Graf. II PS para la impresin de factura o Prestacin de
Servicio estndar Grfico II para este prefijo.
Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del
usuario. Ejemplo: En Facturacin para llevar consecutivos iguales en talonarios
diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios, igualmente
se maneja para los diferentes formatos de Facturas de Ventas.
Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede
ser modificado ni borrado por el usuario.

7.1.6 Sucursales
Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de
datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de
todas las sucursales
Figura 30. Ventana de Sucursales
Los datos de Sucursal son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo de la Sucursal. Es un campo obligatorio.
Descripcin Nombre de la Sucursal
Direccin Direccin o Ubicacin de la Sucursal
Ciudad Ciudad de la Sucursal
Telfono Telfono de la Sucursal
Carpeta Especficos Insertar la Ruta de la Carpeta donde esa sucursal
tiene los formatos a imprimir, siempre y cuando
sean diferentes si se maneja los mismos se deja
en blanco
Bodegas Permitidas Permite restringir el manejo de bodegas por
Sucursal
Esta ventana tiene un botn con la opcin de Seleccionar la sucursal en la cual

desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos
aparecen filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este
registro no puede borrado por el usuario, sin embargo, si se puede editar los datos
generales.

7.1.7 Terceros
Para entrar a Terceros pulse la opcin Terceros del men Archivo o de Click
sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 31).
Figura 31. Icono de Terceros
Los Terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relacin
la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los mdulos para saber las
transacciones que se han tenido con un Tercero a travs de una cuenta tal como
Compras, Ventas o Bancos.
Figura 32. Ventana de Terceros

Los datos de Tercero son:
CAMPO DESCRIPCIN
Datos principales
Fecha Creacin Fecha de Creacin del Tercero. Es un campo
obligatorio. La fecha es sugerida por el sistema al
momento de insertar el Tercero y solo se edita en ese
momento.
Fecha Actualizacin Fecha de Actualizacin del Tercero. Solo se edita
cuando se modifica los datos del Tercero.
Cdigo Puede ser un consecutivo, Nmero de identificacin
tributaria o Nmero de la Cdula de Ciudadana. Es un
campo obligatorio. Debe ser Cdigo nico.
Naturaleza jurdica Tipo de naturaleza. Puede ser: natural o jurdica
Tipo de Documento Tipo de Documento del Tercero. Puede ser: Cdula,
NIT, Tarjeta o Extranjera.
Nmero de Identificacin Nmero de Identificacin del Tercero o Nmero de la
Cdula de Ciudadana. Es un campo obligatorio.
Expedida en Se digita la ciudad donde fue expedido el tipo de
documento.
Nombre Nombre del Tercero o razn Social de la empresa. Es
un campo obligatorio.
Nombre Tributario Se debe digitar en este campo el nombre como
aparece registrado en la DIAN.
Datos Generales
Representante Legal Nombre del representante legal.
Direccin Direccin principal del Tercero.
Ciudad Ciudad principal del Tercero.
Telfono Nmero de telfono principal del Tercero.
Zona Cdigo de la Zona de la direccin principal del Tercero.
Debe existir en la tabla de zonas.
Clasificacin Cdigo de la Clasificacin del Tercero. Debe existir en
la tabla de Clasificacin.
Establecimiento Nombre de Establecimiento del Tercero.
Observaciones Observaciones del Tercero.
Tipo de Tercero Tipo de Tercero Puede ser: Cliente, Cobrador,
Proveedor, Vendedor, Empleado, Fiador, Mesa,
Mostrador y Otro.
PEP Persona expuesta pblicamente
Autorizacin para Indica que el tercero se va a reportar en los informes
Reportar a CIFIN al CIFIN

Datos Facturacin
Fecha Ultima Compra Fecha de la ltima compra cuando el tipo de Tercero es
proveedor. Es un campo que no se puede editar.
Aparece si el tipo de Tercero es Proveedor
Valor Ultima Compra Valor de la ltima compra cuando el Tercero es
Nro. Ultima Compra Nmero de la ltima compra cuando el Tercero es
Fecha Ultima Venta Fecha de la ltima venta cuando el Tercero es cliente.
Es un campo que no se puede editar.
Valor Ultima Venta Valor de la ltima venta cuando el Tercero es cliente.
Es un campo que no se puede editar.
Nro. Ultima Venta Nmero de la ltima venta cuando el Tercero es
cliente. Es un campo que no se puede editar. Aparece
si el tipo de Tercero es Cliente
Vendedor Cdigo del Vendedor del cliente cuando el tipo de
Tercero es Cliente. El cdigo del vendedor debe existir
en la tabla de Terceros.
Asesor Cdigo del Asesor cuando el tipo de Tercero es Cliente.
El cdigo del asesor debe existir en la tabla de
Terceros.
Facturar A Cdigo de Facturar A cuando el tipo de Tercero es
Cliente. El cdigo debe existir en la tabla de Terceros,
al realizar la factura de venta el sistema
automticamente le asigna este Tercero asociado.
Cliente Tipo Se utiliza para crear clientes modelos (facturacin
automtica)
Cuota Moderadora Si el Tercero es tipo cliente le puede asignar una cuota
o porcentaje para que cada vez que facture del gran
total le descuente ese porcentaje y se lo facture al
Tercero que asocio en Factura A.
Tipo Lista de precios Si el Tercero es tipo cliente le puede asignar el tipo de
lista de precios el cual puede ser 1,2,3,4 o 5
Comisin Vendedor Si el Tercero es tipo vendedor le puede asignar el
porcentaje de comisin.
Lista de precios Para empresas con ms de 5 listas de precios, la lista
debe existir en la lista de precios
Ext. Local Extensin del local, Medida
Datos Cartera
Cobrador Nmero de Identificacin del Cobrador del Cliente

Fiador 1 Cdigo del Fiador 1 del cliente cuando el tipo de
Tercero es Cliente. El cdigo del fiador 1 debe existir
Fiador 2 Cdigo del Fiador 2 del cliente cuando el tipo de
Tercero es Cliente. El cdigo del fiador 2 debe existir
Mx. Crdito en Compras Mximo Crdito al Comprar.
Mx. Crdito en Ventas Mximo Crdito al Vender.
Plazo Cartera Asigna das de plazo y forma de pago crdito a las
facturas de venta de este Tercero.
Plazo mximo en Mora Mximo plazo de das en mora, que puede estar el
Tercero, para poder seguir facturndole.
Observaciones Observaciones pertinentes con la cartera del Tercero
Cliente Aplica Retencin Indica si el cliente aplica retencin.
Datos Adicionales
Direccin 2 Direccin secundaria del Tercero.
Telfono 2 Telfono secundario del Tercero.
Zona 2 Cdigo de la Zona de la direccin secundaria del
Tercero. Debe existir en la tabla de zonas.
Barrio Barrio secundario del Tercero
Email Direccin electrnica del Tercero.
Celular empresa Nmero del celular de la empresa del Tercero.
Empresa Celular Cdigo de la Empresa de Celular en la que tiene el
celular el Tercero. Debe existir en la tabla de
empresas de comunicaciones.
Celular personal Nmero del celular del Tercero.
Empresa Celular Cdigo de la Empresa de Celular en la que tiene el
celular el Tercero. Debe existir en la tabla de
empresas de comunicaciones.
Salario Bsico Si el Tercero es tipo empleado asigne el valor del
salario bsico
Aporte % Porcentaje del aporte para cartera financiera
NIT Tercero Oficial Cdigo del Tercero que se va a relacionar en Visual tns
Oficial
Fecha de afiliacin Fecha de vinculacin a la empresa.
Banco Cdigo de banco para pagos en lnea
Tipo de Cuenta Especificar si la cuenta para pagos es tipo Ahorro o
Corriente
Nmero de Cuenta Nmero de cuenta para el respectivo pago
E-Mail; E-mail empresa, Correo personal y/o empresarial importante para
correo realizarle al tercero el envo de soportes ej. retencin
en la fuente

Datos Contabilidad
Integracin Contabilidad
Auxiliar Deudores Cuenta de Deudores para el Tercero
Aux. Ret. Fuente Ventas Cuenta de Retencin para el Cliente
Aux. Ret. Fuente Servicios Cuenta Retencin por Servicios de Cliente
Auxiliar Proveedores Cuenta de Proveedores para el Tercero
Aux. Ret. Fuente Compras Cuenta de Retencin para el proveedor
Aux. Ret. Fuente Servicios Cuenta Retencin por Servicios de Proveedor
Datos Tributarios
Rgimen Simplificado Marque si el Tercero pertenece al Rgimen Simplificado
Agente Autorretenedor Marque si el Tercero es Agente Autorretenedor
Gran Contribuyente Marque si el Tercero es Gran Contribuyente
Tercero Exento Marque si el Tercero es Exento, desglosa una tabla
para seleccionar la actividad del tercero y tiempo en
aos exento
% Ret. Compra Cuando pregunta retenciones en compra, le asigna el
porcentaje de retencin en la fuente al momento de
hacerle una compra al Tercero.
% Ret. Venta Cuando pregunta retenciones en ventas, le asigna
porcentaje de retencin en la fuente al momento de
facturarle al Tercero.
% Ret. IVA Compra Cuando pregunta retenciones en compra, le asigna el
porcentaje de retencin de IVA al momento de hacerle
una compra al Tercero.
% Ret. IVA Venta Cuando pregunta retenciones en ventas, le asigna
porcentaje de retencin de IVA al momento de
% Ret. ICA Compra Cuando pregunta retenciones en compra, le asigna el
porcentaje de retencin de ICA al momento de hacerle
una compra al Tercero.
% Ret. ICA Venta Cuando pregunta retenciones en ventas, le asigna
porcentaje de retencin de ICA al momento de
% Ret. CREE Compras Cuando pregunta retenciones en compra, le asigna el
porcentaje de retencin CREE al momento de hacerle
una compra al Tercero
% Ret. CREE Venta Cuando pregunta retenciones en ventas, le asigna
porcentaje de retencin CREE al momento de
facturarle al Tercero.*
Actividad Comercial Objeto social de la empresa

Mercadeo

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento del Tercero
Clasificacin 2 Cdigo de la Clasificacin 2 del Tercero para mercadeo.
Debe existir en la tabla de Clasificacin.
Estado Civil Estado civil del Tercero
Tarjeta Gana Puntos Nmero de la tarjeta gana puntos
Sexo Sexo Masculino o Femenino del Tercero
Datos Familiares
Cnyuge Nombre del cnyuge del Tercero
Fecha nacimiento Fecha nacimiento del cnyuge del Tercero
Hijo1, Hijo2, Hijo3 Nombre de los hijos del Tercero
Sexo Masculino o Femenino de los hijos
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento de los hijos
Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser
7.1.8 Zonas
Para entrar a Zonas pulse la opcin Zonas del men Archivo->Tablas.

Figura 33. Ventana de Zonas
Los datos de Zonas son:

CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo de la Zona. Es un campo obligatorio.
Nombre Nombre de la Zona
Cuenta de Faltantes Seleccione en el plan de cuentas el cdigo de la cuenta
a la cual va a llevar los faltantes

Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser
7.2 CONTABILIDAD
7.2.1 Plan de Cuentas
Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opcin del men Archivo o de Click sobre
el botn de la barra de herramientas.
Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas

Auxiliares).
Figura 34. Ventana de Plan de Cuentas
Los datos de una Cuenta son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo de la Cuenta segn el PUC. Es un campo
obligatorio
Cuenta Inactiva Se marca si el Tercero est inactivo
Nombre Nombre de la Cuenta
Nombre NIIF Nombre de la Cuenta segn las NIIF
Cuenta Mayor Muestra el nombre de la cuenta mayor asociada

donde acumula
Cuenta se subdivide en Indica que la cuenta maneja Terceros para evitar
Terceros llevar un auxiliar por cada Tercero.
No Deducible Se marca si la cuenta es no deducible
Permitir Movimientos Indica si la cuenta va a ser utilizada para ingresar
movimientos Ajustes NIIF, Local o Ambas
Concepto NIIF Sirve para imprimir los estados financieros bajo
normas NIIF, agrupando el saldo de los auxiliares
que tengan ese concepto configurado.
Tipo de Cuenta Indica si la cuenta es de Tipo retencin: en la
fuente, ICA, IVA, IVA en ventas, Otros con base o
ninguna. Si es alguno de estos tipos se
preguntar la base y el porcentaje de retencin en
cada asiento.
Asumida Se utiliza cuando la cuenta es de Tipo Ret. Fuente
Porcentaje Porcentaje de retencin en caso de que la cuenta
sea tipo retencin
Base Mnima Base mnima para hacer retencin en caso de que
la cuenta sea tipo retencin
Depreciacin / Amortizacin
Debita a Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que debita
Acredite a Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que
acredita.
Vida til Asigne la vida til en aos de la Propiedad, Planta
y Equipo.
Otros
Cuenta de Cierre Cuenta Dbito y Cuenta Crdito para el Cierre de
de las cuentas de Costos.
Centros Permitidos Un auxiliar queda restringido para manejarlo slo
ciertos centros de costos
Tipo de Saldo Seleccione el tipo de saldo si es Corriente o No
Corriente.
Concepto DIAN El Cdigo debe existir en la tabla de Conceptos
DIAN, este concepto es importante para el
informe de la exgena de la DIAN.
Tercero para pago Digite el Tercero para pago, el Tercero debe
existir en la tabla de Terceros
Formato de IVA Seleccione el rengln de la Declaracin, segn el
Formato ReteFuente tipo, donde va mostrar la cuenta. Para la
Formato RetFte ICA generacin de los reportes en mdulo de
Contabilidad Imprimir Informes Tributarios -
Declaracin del Impuesto sobre Ventas IVA,

Declaracin Mensual de Retenciones en la Fuente
y Declaracin Bimensual de Retencin en la
Fuente por ICA
7.3 CARTERA Y TESORERIA

7.3.1 Bancos
Para entrar a Bancos pulse la opcin Bancos del men Archivo o de Clic sobre el
botn de la barra de herramientas (Ver Figura 35). En los mdulos de
Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Bancos se encuentra en men
Archivo Tablas.
Figura 35. Botn Bancos
Figura 36. Ventana de Bancos
Los datos de Banco son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Banco. Es un campo obligatorio.
Nombre Nombre del Banco
Cuenta Nmero Nmero de la cuenta bancaria
Cuenta Contable Cdigo Cuenta Contable Asociada al Banco
Formato C. Egreso El usuario puede configurar por Banco un formato de

Comprobante de Egreso.
Cheque Inicial El usuario puede ingresar el nmero de Cheque inicial
de la chequera, con el fin de que el sistema valide el
nmero de cheque al momento de hacer
comprobante de egreso.
Cheque Final El usuario puede ingresar el nmero de Cheque final
de la chequera, con el fin de que el sistema valide el
nmero de cheque al momento de hacer
comprobante de egreso.
Consecutivo Cheque Indica el ltimo nmero de cheque utilizado en los
comprobantes de egreso.
Sucursales permitidas Cuando maneja varias sucursales, puede indicar el
cdigo de las sucursales en donde puede girar
cheques del banco.
Cdigo pago en lnea Cdigo pago PSE
Tarjeta de Crdito
Comisin Si en la forma de pago se maneja Tarjeta de Crdito
digite el % de la comisin que cobra el banco
Gravamen Mov Financiero Digite el % del gravamen financiero que se encuentra
actualmente
Tercero Banco Seleccione el Tercero del Banco que est creando
El cdigo contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de

Egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuracin del cheque
del banco de acuerdo al cdigo contable del asiento.
Esta opcin permite adems configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los
datos que aparecern en el cheque. Para entrar a esta opcin se da clic en el
botn Configurar Cheque.
Figura 37. Ventana de Configuracin Cheque

Nota: Los valores estn dados en milmetros. Las coordenadas del campo valor
son obligatorias.
Dando clic en el botn Predeterminado aparecern valores a las filas y a las

columnas de cada campo adaptados al formato estndar de Comprobante de
Egresos Minerva.
7.3.2 Conceptos
Para entrar a los Conceptos pulse la opcin Conceptos del men Archivo o de
Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 38). En los mdulos de
Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Conceptos se encuentra en men
Archivo Tablas.
Figura 38. Botn Conceptos
Figura 39. Ventana Conceptos
Los datos de Conceptos son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Concepto. Es un campo obligatorio
Descripcin Descripcin del Concepto.

Tipo Tipo de Concepto: Ingreso o Egreso.
Cuenta Concepto Cuenta principal del Concepto donde se causa el
valor.
Cuenta Orden Si se configura esta cuenta los movimientos de
Cartera y Tesorera no se causan a la cuenta de
Deudores o Proveedores del Tercero sino a la de
este concepto.
Cuenta Acreedora Cdigo de la cuenta tipo crdito
Conc. Tesorera (T52002-1) Cdigo del concepto de Visual tns Oficial con el
cual se relaciona al momento de Generar datos a
Visual tns Oficial
Conc. Vigencias Anteriores Cdigo del concepto de Visual tns Oficial para
vigencias anteriores, para integrar con Visual TNS
Oficial
Rubro Presupuestal Cdigo del Rubro presupuestal de Visual tns Oficial
con el cual se relaciona al momento de Generar
datos a Visual tns Oficial
IVA del concepto Si el concepto es un IVA asigne el porcentaje
Concepto de Retencin Si el concepto es de Retencin Seleccione el tipo
Retencin en la fuente, Retencin de IVA,
Retencin de ICA.
Concepto Mora Digite el concepto de Mora asociado, este concepto
debe existir en la tabla de conceptos
Concepto de Refinanciacin Digite el concepto con el cual se generar la
refinanciacin, en caso de ser necesario
Concepto Tipo Transferencia Si es un concepto tipo transferencia de clic en este
campo
Concepto Exento de mora Si es un concepto exento de Mora de clic en este
campo.
Concepto Tipo de Cuenta por Indica que el concepto es para pagos
Pagar
Artculo Facturacin Mora Indique el cdigo del artculo para facturar Mora al
momento de generar facturacin automtica
Grupo de Conceptos Cdigo del grupo de Conceptos al que pertenece el
concepto.
7.4 FACTURACION E INVENTARIO
7.4.1 Artculos
Para entrar a Artculos pulse la opcin Artculos del men Archivo o de Clic sobre
el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 40).

Figura 40. Icono de Artculos
Figura 41. Ventana de Artculos
Los datos de Artculo son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Artculo. Es un campo obligatorio
Fecha Actualizacin Fecha de Actualizacin del Artculo.
Nombre Nombre del Artculo.
Inactivo Si no desea utilizar ms este Artculo de clic aqu
para que lo Inactive.
Grupo de Artculo Grupo del Artculo. Es un campo obligatorio.
Debe existir en la tabla de grupos de Artculos.
Tipo Material Seleccionar si el campo es tipo materia prima,
mano de obra, equipo, producto proceso,
producto terminado o administrativo.
IVA Porcentaje de IVA del Artculo. Debe Existir una
tabla de Tipos de IVA

Unidad Unidad del Artculo al Detal. Ej.: UND
Unidad Mayor Unidad del Artculo al Mayor. Ej.: CAJA
Factor Factor de conversin de unidad menor a mayor.
Ej.: Si una caja contiene 12 unidades del Artculo
el factor es 12
Factor Global Factor de conversin a la unidad Global definida
por la empresa. Ejemplo: Galones, Toneladas.
Lnea Lnea del Artculo. Debe existir en la tabla de
Lnea de Artculos.
Grupo Contable Cdigo del Grupo Contable del Artculo. Debe
existir en la tabla de Grupos Contables de
Artculos.
Departamento Clasificacin de los Artculos segn los atributos
del producto, esta clasificacin se utiliza para el
informe fiscal de ventas. Ejemplo un
supermercado tiene departamento de artculos de
aseo, artculos de ropa, entre otros.
Informacin
Existencia Total Existencia total del Artculo. Es un campo de
consulta por lo tanto no se puede editar. Incluye
las existencias de todas las bodegas
Existencia Mnima Existencia mnima del Artculo.
Existencia Mxima Existencia mxima del Artculo.
Existencias por Bodega Permite ver la existencia del Artculo en cada una
de las bodegas. Es un campo de consulta por
tanto no se puede editar
Horas de Servicio Asigne en este campo las Horas de servicio del
Artculo. Al facturar este Artculo el sistema le
enva un aviso.
Porc. de Utilidad Digite el porcentaje de utilidad del Artculo si
desea que el sistema le actualice los precios de
ventas.
Costos Ind. de Fabricacin Digite el porcentaje de costos Indirectos de
fabricacin al Artculo.
Bono promocional Bono promocional que se da a un cliente por la
compra de este artculo, este bono promocional se
ve reflejado al final de la factura.
Garanta Nmero de meses de garanta de un Artculo
Caractersticas
Cdigo de Barras Cdigo de barras del Artculo.
Referencia Referencia del Artculo.
Peso (Gramos) Peso del Artculo.

Comisin Comisin del Artculo en valor o en porcentaje.
Ubicacin Ubicacin del Artculo.
Impuesto de Consumo Valor Impuesto de Consumo del Artculo o
porcentaje
Redime Puntos Permite configurar S/N, para redimir puntos
Factor de Puntos Factor de Puntos del Artculo, lo que permite que
el cliente acumule puntos cada vez que compre
este Artculo.
Observaciones Observaciones del Artculo.
Ruta para Foto Permite que el usuario seleccione la ruta donde
tiene guardada la foto del Artculo para visualizar
en el mdulo.
Precios y Costos
Precio Detal1 al 5 Precio de Venta al Detal. Se pueden digitar 5
precios diferentes.
Precio Mayor 1 al 5 Precio de Venta al Mayor. Se pueden digitar 5
precios diferentes.
Dct. % Porcentaje descuento por cada lista de precios
Escala Cantidad de Artculos a vender para aplicar el
precio. Se pueden digitar 5 escalas diferentes.
Factor Factor para el clculo de precios tomando como
base el precio donde tenga factor 1.
Costo promedio Costo promedio del Artculo. Es un campo de
consulta por lo tanto no se puede editar.
Ultimo Costo ltimo Costo del Artculo. Es un campo de
consulta por lo tanto no se puede editar.
Ult. Costo Prom. >0 Ultimo Costo Promedio Mayor a Cero. Es un
campo de consulta por lo tanto no se puede editar
% Util / Costo Prom. Porcentaje de Utilidad del Artculo con respecto al
Costo Promedio. Es un campo de consulta por lo
tanto no se puede editar
% Util / Ult. Costo Porcentaje de Utilidad del Artculo con respecto al
Ultimo Costo. Es un campo de consulta por lo
tanto no se puede editar.
Costo Informativo Costo Informativo este campo se puede digitar.
Farmacia
Farmacia Permite incluir informacin especfica para
Artculos tipo medicamentos como Cdigo CUMS ,
Concentracin, Registro Invima, Principio Activo,
Presentacin Comercial, Canal, se refleja en el
informe del SISMED

Por defecto existe el Artculo 00 Artculo nico. Este registro no puede ser
MENU EMERGENTE
Las opciones que presenta el men emergente de Artculos son los siguientes:
Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas
y Saldos en Cantidad y en valor del Artculo actualmente seleccionado. El
movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas, se puede
consultar Sucursal Actual o todas las sucursales. (Ver figura 42).
Figura 42. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un Artculo
Existencia por Bodega (F2): Muestra una ventana con las Existencias de cada
bodega en donde se encuentra el Artculo (Ver Figura 43).
Tambin se puede tener acceso a esta opcin en la pgina de informacin de la

forma principal de Artculos. En esta pgina aparece un botn con la opcin de ver
la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecer la ventana siguiente.

Figura 43. Existencia por Bodega
Esta ventana contiene un men emergente con la opcin de ver los Totales por
mes de una bodega seleccionada.
Precios de Venta al Pblico (F3): Muestra una ventana con la Existencia del
Artculo as como el precio y descuento en cada una de las 5 listas (Ver Figura 44).
Figura 44. Existencia por Bodega
Saldo Disponible: Muestra una ventana con los datos de los pedidos pendientes
por recibir (Pedido de Compras) y pedidos pendientes por Despachar (Pedido de
Ventas). (Ver Figura 45).

Figura 45 Saldo disponible
Estadsticas: Muestra una ventana con datos de la ltima compra como fecha,
proveedor, costo, cantidad, documento as como la informacin de la ltima venta
como fecha, cliente, precio, cantidad y documento. (Ver Figura 46).
Figura 46. Estadsticas
Porcentaje de utilidad: Muestra una ventana con datos donde me permite mirar
los histricos de precios con sus respectivos %/costo promedio y el %/ltimo
costo. (Ver Figura 47).

Figura 47. Porcentaje de utilidad
Cdigo de Barras: Muestra una ventana con el cdigo de barras asignado al

Artculo en relacin con talla y color. (Ver Figura 48).
Figura 48. Cdigo de Barras
Proveedores del Artculo: Muestra una ventana con el cdigo del Tercero,
nombre y cdigo que se le asigna a este proveedor. Estos datos se toman al
momento de asentar una Factura de Compra. (Ver Figura 49).

Figura 49. Proveedores del Artculo
Combo de Artculos: Muestra una ventana con el cdigo, nombre, cantidad y

valor parcial de los Artculos que hacen parte del combo. (Ver Figura 50).
Figura 50. Combo de Artculos
Actualizar inventario/costos: Proceso en el cual se actualizan los saldos del

Artculo.
Copiar Artculo como: Muestra una ventana donde se asigna el cdigo del nuevo
Artculo a crear tomando como base las caractersticas del gua y si se desea se
puede modificar la descripcin (Ver Figura 51).

Figura 51. Copiar Artculo como
Crear tallas y colores: Muestra una ventana donde se puede crear un nuevo
Artculo con el mismo cdigo adicionndole los cdigos de la talla y el color. (Ver
Figura 52).
Figura 52. Crear tallas y colores
Cambiar Factor Unidad Mayor: Muestra una ventana de advertencia

informando que el cambio del factor afectar el inventario (Ver Figura 53).
Figura 53. Advertencia cambio factor unidad mayor
Si selecciona YES se mostrar una ventana donde debe digitar el valor del nuevo
factor del Artculo (Ver Figura 54).

Figura 54. Cambio factor unidad mayor
Kardex detallado por Artculo:
Muestra una ventana con (Ver Figura 55).
Figura 55. Informe kardex detallado
7.4.2 Bodegas
La opcin Bodegas se encuentra en el Men Archivo del mdulo de Inventario y

Facturacin. (Ver Figura 56).
Figura 56. Ventana de Bodegas

Los datos de una Bodega son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo de la Bodega. Es un campo obligatorio.
Direccin Direccin de la Bodega
Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado
ni borrado por el usuario.
7.4.3 Grupos de Artculos
Se encuentra en el Men Archivo de los mdulos de Inventario y Facturacin.

Permite clasificar los Artculos hasta con 3 niveles de divisin para obtener una
mayor claridad al momento de imprimir inventarios. (Ver Figura 57).
La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente:
Figura 57. Ventana de Grupos de Artculos
Los datos de un Grupo de Artculo son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Grupo de Artculo. Es un campo obligatorio.
Descripcin Descripcin del Grupo de Artculo.
Porcentaje Utilidad Asigne el porcentaje de Utilidad, si desea que el sistema le
actualice precios de ventas.
Bonificado Esta opcin se utiliza como filtro en algunos reportes tales
como ventas totales por grupo y ventas totales por Artculo
Inactivo para Si da clic en esta opcin al solicitar reportes en facturacin
Reportes este grupo de Artculos no lo muestra
Puerto Impresora Configure la direccin del puerto donde desea imprimir al
facturar este grupo de Artculos \\nombre del equipo o

IP\recurso compartido impresora ejemplo
\\192.168.1.10\epson
Puerto Imp. Copia Configure la direccin del puerto donde desea imprimir una
copia al facturar de este grupo de Artculos \\nombre del
equipo o IP\recurso compartido impresora ejemplo
\\192.168.1.10\epson
Preguntar Al dar clic el sistema habilita la opcin de preguntar
Observaciones en observaciones en Detalle de Facturas en el momento de
Detalle de Facturas facturar.
Sugiere Propina al Al dar clic el sistema habilitar la opcin de sugerir propina
Facturar al facturar.
Inactivo para facturar Grupo de Artculo inactivo para facturar
Por defecto existe el Grupo de Artculo 00. Servicios. Este registro no puede ser
Nota: Se debe tener en cuenta que los Artculos solo permiten Grupos de Artculos
del tercer nivel.
7.4.4 Grupo Contable de Artculos
Esta opcin se encuentra en el men Archivos de los mdulos de Inventario y

Facturacin.
Es indispensable crear los grupos contables con su configuracin de cdigos

contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una
contabilizacin correcta y al da.
Figura 58. Ventana de Grupo Contable de Artculos

Los datos de Grupo Contable de Artculos son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Grupo. Es un campo obligatorio.
Descripcin Nombre de Grupo. Es un campo obligatorio.
Cuentas de Inventarios
Inventario Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta una compra
Inv. Importacin Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta una Importacin
Dev. en Compras Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta una devolucin en compras
Imp. Consumo Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
nos cobran impuesto al consumo.
Ajus x Inf. DB Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se hacen ajustes por inflacin a los inventarios
Ajus x Inf. CR Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se hacen ajustes por inflacin a los inventarios
Cuentas de Ventas
Ingresos Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta un Ingreso
Ingresos Exportaciones Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta un Ingreso por Exportaciones
Devoluciones en Ventas Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se efecta una Devolucin en venta
Costo de Ventas Cdigo de la Cuenta de Costos del Artculo
Costo de exportacin Cdigo de la cuenta de costos cuando se maneja
exportaciones
Impuesto de Consumo Cdigo de la Cuenta que afecta el Artculo cuando
se cobra impuesto al consumo.
Cuentas de Produccin
Costo Directo Materia Prima Cdigo de la Cuenta para Costos de Materia prima
del producto terminado.
Costos Mano de Obra Cdigo de la Cuenta para Costos de mano de obra
de producto terminado.
Costos Equipo Cdigo de la Cuenta para Costos de equipo de
producto terminado.
Costos Administrativos Cdigo de la Cuenta de Costos Administrativos del
producto terminado.
Conceptos Tesorera
Concepto Compras Cdigo del Concepto para las Compras. Se Usa
Para generar el documento de Tesorera con el

concepto que tenga configurado el Artculo
Conceptos Devoluc. Compras Cdigo del Concepto para las Devoluciones de
Compras.
Concepto Importaciones Cdigo del Concepto para las Importaciones. Se
usa para generar el documento de Tesorera con
el concepto que tenga configurado el grupo
contable del Artculo.
Conceptos Cartera
Concepto Ventas Cdigo del Concepto para las Ventas. Se usa para
generar el documento de cartera con el concepto
que tenga configurado el Artculo
Conceptos Devoluc. Ventas Cdigo del Concepto para las Devoluciones de
Ventas.
Concepto Exportaciones Cdigo del Concepto para las Exportaciones. Se
usa para generar el documento de cartera con el
concepto que tenga configurado el grupo contable
del Artculo
Conceptos Remisiones
Entrada dbito Cdigo de la cuenta contable asociada con la
remisin de entrada
Entrada crdito Cdigo de la cuenta contable asociada con la
remisin de salida
Salida dbito Cdigo de la cuenta contable asociada con el
cruce de la remisin de entrada
Salida crdito Cdigo de la cuenta contable asociada con el
cruce de la remisin de salida
Por defecto existe el Grupo Contable de Artculos 00 Sin Grupo Contable. Este
registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
7.4.5 Tipos de IVA
Esta opcin se encuentra en el men Archivo Tablas de los mdulos de

Inventario y Facturacin.
Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y

configurar bien sus cdigos contables antes de empezar los movimientos para
obtener un correcto proceso de facturacin y una contabilizacin ptima y
oportuna.

Figura 59. Ventana Tipos de IVA
Los datos de Tipos de IVA son:
CAMPO DESCRIPCIN
Cdigo Cdigo del Tipo de IVA. Es un campo obligatorio.
Porcentaje Porcentaje del Tipo de IVA. Es un Campo
Obligatorio.
Cuenta IVA Compras Cuenta de IVA en las Compras
Cuenta IVA Ventas Cuenta de IVA en las Ventas
Cuenta IVA Bonificado Cuenta de IVA para Artculos bonificados. Ejemplo:
productos que se obsequian y solo se cobra IVA
Cuenta IVA Dev. Compras Cuenta de IVA en las Devolucin Compras
Cuenta IVA Dev. Ventas Cuenta de IVA en las Devolucin Ventas
Cuenta IVA Exclusiones Cuenta de IVA para Exclusiones
Conc. Tesorera Cdigo del concepto de Tesorera relacionado con
Visual tns Oficial
8. PROCESOS IMPORTANTES
8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA
1. Crear la Empresa para el ao que corresponda.
2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos,

Artculos, Grupos de Artculos, Bodegas) y las tablas (Grupos contables,
Zonas, Tipos de IVA) por la opcin de Archivos.

3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y
controles por la opcin Configurar.
4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la

integracin de los diferentes mdulos.
5. Introducir los saldos iniciales de cada mdulo, si es la primera vez. Para los
aos siguientes se trasladan saldos.
6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el

sistema.
8.2. PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO
1. Ejecutar el mdulo de Administracin y seleccionar la empresa de trabajo

del ao anterior.
2. Seleccionar la opcin Base de datos para hacer copia de seguridad.
3. Terminado el proceso anterior, escoja la opcin Seleccionar empresa. En el

listado de empresas ubicado en la empresa del ao anterior con la barra
espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el cdigo, ao
fiscal nuevo ao y el nombre para la empresa.
4. Trasladar saldos del mdulo de inventarios, ubicados en la empresa del

nuevo ao ir por la opcin inventario especiales - trasladar saldos ao
anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los
saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales,
la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (Inventario-
Especiales- Recalcular).
5. Trasladar saldos del mdulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo

ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos ao anterior,
se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos,
el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por
cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- Especiales-
Recalcular).
6. Trasladar saldos del mdulo de Tesorera, ubicados en la empresa del nuevo

ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos ao anterior,
se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos,
el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por

cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- Especiales-
Recalcular).
7. Trasladar saldos de contabilidad despus de realizado el cierre de ao,

seleccionar la opcin movimientos- especiales- trasladar saldos ao anterior,
escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de click en el botn
trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de
saldos iniciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso
de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular).
8.3. ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET
NOTA: Antes de hacer una actualizacin es importante hacer copia de seguridad y

leerse el archivo nuevos desarrollos correspondientes a la versin que se
encuentra en la carpeta Visual tns.
PASOS PARA REALIZAR LA ACTUALIZACION
1. Entrar a Internet www.tns-software.com
2. Dar clic en Actualizaciones y Demos la pgina le mostrar las 2 categoras

de productos TNS que maneja

Figura 60. Ventana de seleccin de Aplicaciones para Actualizaciones
3. Para revisar las ltimas actualizaciones de clic en el producto que posee,

verifique en su licencia el ao en que lo adquiri, de acuerdo a su versin
puede instalar la actualizacin ej.: Si compro en el 2016 tiene derecho a
realizar actualizaciones de la Versin 2016.

Figura 61. Ventana de Actualizaciones Demos
4. Dar clic en la carpeta correspondiente al ao de versin que desee

actualizar y guardarla en el disco duro.
Figura 62. Ventana de Actualizaciones Demos

5. Dar clic en la versin que desee actualizar ej.: Act 2015 Beta Visual tns Ene
11 de 2015.zip
6. Descomprimir la versin dando clic en Unzip
7. Despus de descomprimir entrar al Mdulo de administracin y en Bases de

Datos - Actualizar Bases de Datos.
Figura 63. Ventana de Descomprimir Actualizacin

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MANUAL DE

Registro de Derechos de Autor Libro-Tomo-Partida 13-16-245 de 06-Jul-2006.

Todos los derechos estn reservados.

Impreso en Ccuta Colombia.

1. INSTALACION DE VISUAL TNS .................................................................................. 1

1.1 REQUISITOS DE HARDWARE

La configuracin mnima recomendada para instalar Visual tns es la siguiente:

Microcomputadora con procesador de 1.5 GHz

1.2 INSTALACIN EN DISCO DURO

Se debe instalar el motor de Base de Datos FireBird en el Servidor de la Empresa

Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo correspondiente a su versin en

Versiones anteriores a A07 Firebird-1.5.3.4870-0-Win32 Server.exe

Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Act Estable

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 1

Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe

Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado

Instalacin Software de la llave:

1.3 ACTIVACIN DE LICENCIA

Una vez terminado el proceso de instalacin se reinicia el PC para que la aplicacin

1. Se debe Maximizar la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botn

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 2

Figura 1. Ventana para activar licencia

Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/

Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 3

Figura 3. Historial de seriales de activacin

1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS

Seleccione inicio, luego elija equipo o Mi PC (segn el sistema operativo que

2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS

Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 4

3. EJECUTANDO VISUAL TNS MODULOS

Para ejecutar cualquiera de los mdulos de visual tns, realice lo siguiente:

Dar clic en el botn inicio

Figura 4. Pantalla de bienvenida visual tns

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 5

Figura 5. Pantalla de Seleccionar Empresa

Contiene Adems tres botones con las siguientes opciones:

Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde

Salir: Elija esta opcin si ya no quiere ejecutar el mdulo de Visual tns.

Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 6

Figura 7. Inicio de Sesin

Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea

Si presion ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecer la

Figura 9. Ventana Sucursal Perodo

A continuacin, aparecer la ventana principal.

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 7

La ventana principal consta de (Ver Figura 10):

Barra de Mens: Contiene la lista de mdulos y sus diferentes opciones.

Figura 10. Ventana Principal

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 8

5.1 BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS

En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos

A continuacin, se muestra la conformacin de la Barra navegadora y el

Primer registro Refrescar registros

Anterior registro Cancelar edicin registro

Ultimo registro Editar registro

Figura 11. Barra Navegadora

BOTON TECLA PROPOSITO

Manual de Usuario Visual TNS - Operaciones Generales Versin 2016 9

Las Operaciones de registros se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se

5.2 BOTON LISTADO/DETALLE