Contoh Minit PDF
Contoh Minit PDF
KEHADIRAN:
Mesyuarat dimulakan pada jam 9.00 pagi dengan kata-kata aluan daripada Dato Pengerusi
kepada semua yang hadir. Beliau membuat teguran kepada semua kakitangan Bahagian
Perkhidmatan Kejuruteraan berkenaan kelewatan menghadiri mesyuarat. Dato Pengerusi
juga menekankan kepentingan bekerja secara berkumpulan dan berharap ianya dapat
diaplikasikan di Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan.
Minit Mesyuarat Bil. 1/2006 disahkan dengan beberapa pindaan seperti berikut:
Format minit fail yang dipraktikkan di setiap cawangan adalah hanya merekodkan
nombor rujukan dan tarikh surat masuk. Format ini telah disarankan oleh Arkib
Negara Malaysia. Walaubagaimana pun, Dato Pengerusi mencadangkan supaya tajuk
setiap surat turut direkodkan.
Permohonan peruntukan aset 2007 bagi pembelian perisian daftar surat keluar dan
masuk (tracking file using intranet system) telah dimajukan ke Bahagian Kewangan.
Perlaksanaan dan penyelarasan penggunaan di semua cawangan akan dilaksanakan
pada tahun 2007.
Tindakan: En Azmi
3.3 Arkib
Kualiti Polisi yang baru akan dikemaskinikan dalam masa terdekat dan ianya akan
mula digunakan pada Januari 2007.
KPI Business Plan dan KPI RMK9 telah dikaji semula dan dikemukakan pada Y.B.
Datuk Timbalan Ketua Pengarah (P&ST).
Tindakan: Makluman
Tindakan: Makluman
Mesyuarat dimaklumkan bahawa struktur baru telah dimajukan ke pihak JPA oleh
Bahagian Penjawatan.
Permohonan bagi mendapatkan pegawai kontrak adalah mengambil masa 3-4 bulan
tetapi pengambilan pegawai sambilan adalah secara terus.
Pegawai sambilan tidak perlu mengisi borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
untuk dihantar ke Bahagian Pengurusan tetapi dikehendaki menyediakan senarai
tugas dan sasaran kerja tahunan bagi tujuan penilaian pembaharuan kontrak.
i) Cawangan KWS
Aduan boleh disalurkan melalui laman web, hari bersama pelanggan, kaunter pertanyaan,
surat mesyuarat dan panggilan telefon. Semua aduan diterima dan diselesaikan dengan baik.
i) Cawangan KWS
a. Analisa Soalselidik
b. Plan Tindakan
Maklumbalas daripada pelanggan terhadap aktiviti yang dijalankan akan diteruskan dengan
lebih giat di masa hadapan.
c. Kesimpulan
Kebanyakan pelanggan juga berpendapat lokasi yang dibuat pemeriksaan adalah tidak
mencukupi untuk mewakili keseluruhan kawasan hospital. Perkara ini akan diambil tindakan
di dalam pemeriksaan di masa hadapan.
a. Analisa Soalselidik
b. Kesimpulan
Pada amnya kepuasan pelanggan secara menyeluruh adalah memuaskan dan perkara yang
perlu diperbaiki adalah perkhidmatan melalui telefon, surat menyurat dan temujanji. Selain
daripada itu, ketetapan masa yang diambil untuk memproses permohonan adalah perlu
diperbaiki lagi. Sungguh pun demikian, Cawangan ini akan berusaha untuk melakukan
beberapa penambahbaikan bagi mengatasi kelemahan yang tersebut di atas.
Bagi tempoh Jun-Dis 2006 5 borang soal selidik telah diedarkan pada awal bulan Oktober.
Tetapi sehingga Disember tiada maklumbalas diterima dari pelanggan. Cawangan KKK akan
mengambil tindakan untuk menghantar kembali borang soal selidik dan memberi tempoh 2
minggu dari tarikh surat bagi maklumbalas.
iv) Cawangan KS
a. Analisis
Format borang soalselidik akan disemak semula supaya ianya lebih mudah dan mesra
pelanggan.
Pelanggan tidak perlu lagi menyatakan nama & alamat premis pada boring survey.
Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 6 of 16
Di antara langkah-langkah yang akan diambil adalah:
c. Kesimpulan
Secara keseluruhan maklumbalas daripada pelanggan yang diterima memberi ulasan dari segi
perkhidmatan yang diberikan adalah kurang memuaskan. Langkah pembaikan akan
dilaksanakan pada tahun 2007.
v) Cawangan Pentadbiran
Berikut adalah kesimpulan jumlah NCR dan Observation yang diajukan ke setiap cawangan
sewaktu audit dalaman yang dilaksanakan pada 13 hingga 24 November 2006.
i) Cawangan KWS
Bagi pencapaian Jun-Nov 2006, Cawangan KWS telah mendapat 1 NCR dan 1 Observation
dan kesemuanya telah diambil tindakan (ditutup). 1 NCR adalah disebabkan oleh SKT
seorang pegawai baru tidak lengkap kerana pegawai tersebut memulakan perkhidmatan pada
pertengahan bulan April. 1 Observation adalah disebabkan laporan kursus/ latihan yang
dihadiri oleh pegawai pegawai tidak lengkap.
Audit Dalaman Pertama dilaksanakan pada bulan Jun 2006 untuk Cawangan KAS,
berdasarkan skop di bawah:
Hasil daripada audit yang dijalankan 2 minor NCR dan 1 observation telah dikeluarkan.
Jadual di bawah menerangkan laporan penemuan audit yang dimaksudkan secara terperinci.
a) Analisis
Semua cadanagn daripada auditor akan diambil perhatian di mana latihan akan diberikan
kepada semua kakitangan dari semasa ke semasa. Borang soalselidik akan dikajisemula
dengan mengambil kira faktor keselesaan pelanggan dalam memberikan maklumat-maklumat
yang dikehendaki.
v) Cawangan Pentadbiran
Kesemua pemerhatian yang diterima, telah dijawab melalui memo bil. (4) dlm. KKM-
153 ADM (46/1) bertarikh 14 Ogos 2006 untuk Pemerhatian Audit dalaman 1/ 2006 dan
memo bil. (6) dlm KKM- 153 ADM (46/1) bertarikh 12 Disember 2006.
b. Kesimpulan
Unit Pentadbiran & Kewangan telah mengambil tindakan ke atas kesemua pemerhatian
yang di terima dan ada sedang mengkaji keberkesanan terutamanya berhubung dengan
Kualiti Plan.
Jan-Nov 2006
Perkara KWS KAS KKK KS Pentadbiran
1. Jumlah pembekal yang dinilai TB 14 TB 10 7
2. Jumlah pembekal dengan tahap baik - 14 - 10 7
3. Jumlah pembekal dengan tahap
- - - - -
sederhana
4. Jumlah keseluruhan (%) - 100 - 100 100
i) Cawangan KAS
a. Analisa
Dari Januari hingga November 2006 sebanyak 14 pembekal yang dianalisa berdasarkan
pencapaian dan pembekal tersebut adalah merupakan pembekal yang berurusan dengan
Cawangan KAS. Dari segi penganalisaan adalah didapati, ke semua pembekal menepati
spesifikasi yang ditetapkan yang diukur dari segi mutu barangan atau perkhidmatan,
penghantaran dan kos munasabah.
a. Analisa
Sebanyak 7 syarikat yang secara langsung berkaitan dengan Cawangan Pentadbiran telah
dinilai dan dapat membekalkan barangan dan perkhidmatan sepertimana spesifikasi yang
ditetapkan.
b. Tindakan
c. Kesimpulan
iii) Cawangan KS
a. Kesimpulan
Pencapaian
i) Cawangan KWS
a. Analisa
Latihan yang telah dijalani oleh kakitangan KWS telah dianjurkan oleh syarikat
juruperunding iaitu Sistem Hospital Awasan Taraf Sdn. Bhd.(SIHAT). Ianya seperti yang
telah dipersetujui di dalam perjanjian kontrak antara Kemeterian Kesihatan Malaysia dengan
SIHAT.
a. Analisa
Cuma 15 dari 18 program latihan dirancang untuk cawangan KAS yang dapat dicapai
sepanjang Januari hingga November 2006. Latihan ini termasuklah kursus dan seminar yang
dihadiri samada dalam dan luar negara. Kebanyakan kursus yang dihadiri adalah cuma
sepanjang kurang dari 2 atau 3 hari, oleh itu laporan menghadiri kursus tidak perlu
disediakan.
Latihan yang diikuti kebanyakannya adalah berdasarkan kepada keperluan semasa, walaupun
terdapat perancangan oleh setiap pegawai/ kakitangan yang dibuat pada awal tahun. Ini
adalah kerana tiada perancangan khas yang diperolehi dari pihak penganjur pada setiap awal
tahun kecuali latihan dalam bidang pengurusan yang dianjurka oleh INTAN.
Semua kakitangan Cawangan KKK telah mengikuti latihan yang berkaitan bidang masing-
masing sepanjang Julai-Disember 2006. Semua kursus yang dihadiri telah diperakui oleh
Timbalan Pengarah KKK. Latihan merangkumi kursus, seminar dan taklimat pendek.
iv) Cawangan KS
a. Analisis
v) Cawangan Pentadbiran
a. Analisa
Semua program latihan yang ditawarkan untuk kakitangan Unit Pentadbiran telah dihadiri
15 kursus yang telah ditawarkan. (1 kursus tidak dapat diikuti kerana masalah kesihatan)
c. Kesimpulan
Secara keseluruhannya, ada dua kursus yang dirancangkan telah dapat dilaksanakan oleh
Unit Pentadbiran dan telah dihadiri oleh kesemua kakitangan sokongan di bawah Unit
Pentadbiran & Kewangan, manakala kursus yang selebihnya adalah yang ditawarkan
daripada Bahagian- Bahagian peringkat Ibu Pejabat KKM dan yang ditawarkan oleh
Jabatan Kerajaan/ swasta sendiri.
Tindakan: Makluman
i) Cawangan KWS
12.0 Penutup
Mesyuarat telah ditangguhkan pada pukul 1.00 petang dengan ucapan terima kasih daripada
Dato Pengerusi kepada semua yang hadir. Mesyuarat seterusnya akan diadakan sebelum
audit oleh SIRIM pada Mac 2007.
.
(En. Khairul Nizam Bin Othman) (Cik Siti Yusnita Binti Mohamad Yusof)
Penolong Pengarah KWS Penolong Pengarah KWS
Tarikh: .. Tarikh: ..
Disemak oleh,
(Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal Bin Syed Aman)
QMR
Tarikh: ..
Diluluskan oleh,
..
(Dato Ir. Kazal Sinha)
Pengarah
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan
Kementerian Kesihatan Malaysia
Tarikh: ..