MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

(MANAGEMENT REVIEW MEETING)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
BIL: 2/2006

TARIKH : 15 Disember 2006

TEMPAT : Ballroom Riviera Bay Resort, Melaka
MASA : 9.00 pagi

KEHADIRAN:

1. Dato Ir Kazal Sinha Pengarah-Pengerusi

2. En. Chin Goo Chai
3. Tn. Hj. Yahaya Bin Saad
4. Tn. Hj. Tauran Zaidi Bin Ahmad Zaidi
5. Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal Bin Syed Aman Ketua Penolong Pengarah (KWS)
6. En. Mohd Azizi Bin Ibrahim
7. En. Abdul Nasir Bin Abdul Aziz
8. En. Mohd Zaharon Bin Mohd Taha
9. En. Zamanhuri Bin Zulkifli
10. Dr. Mohd Pauze Bin Mohd Taha
11. En. Kamarulzaman Bin Ab. Ghani
12. Tn. Hj. Mohd Jalal Bin Bongkik
13. Cik Keah Kwee Chu
14. En. Roslan Bin Mohamed
15. En. Izham Harith Bin Ikhwan
16. En. Mohd Azhar Bin Musa
17. En. Mohd Khairuddin Bin Mohamad Samsi Ketua Penolong Pengarah (KS)
18. En. Ahmad Shariff Bin Hambali
19. En. Zunaide Bin Kayun @ Farni
20. Pn. Noorazlina Binti Zainuddin
21. En. Suhaimi Bin Rashid
22. En. Azli Bin Abdul Razak
23. En. Md. Syukri Imran
24. En. Khairul Nizam Bin Othman
25. Cik Siti Yusnita Binti Mohamad Yusof
26. En. Md Azhar Bin Nordin
27. Cik Dzatul Ithri Bin Amran
28. Mohd Radhuan Bin Abdul Halim
29. Cik Nashirah Binti Naiimi
30. En. Mohd Zul Hirsham Bin Junaidi
31. Pn. Nurmazaina Bin Md Ariffin
32. En. Syful Azlie Bin Md Fuzi
33. Pn. Vene Amylinda Binti Mohd Pilus
34. Pn. Idamazura Binti Idris @ Harun
35. Cik Wong Chong Siew
36. Pn. Saodah Binti Mohd Yusoff
37. Pn. Rosedhila Binti Md. Zain
38. Cik Ruziha Binti Azizan
39. En. Azmi Bin A. Samad
Timbalan Pengarah (KKK)
Ketua Penolong Pengarah (KKK)
Ketua Penolong Pengarah (KWS)
Ketua Penolong Pengarah (KWS)
Ketua Penolong Pengarah (KWS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KAS)
Ketua Penolong Pengarah (KS)
Ketua Penolong Pengarah (KS)
Ketua Penolong Pengarah (KS)
Ketua Penolong Pengarah (MD)
Penolong Pengarah (KKK)
Penolong Pengarah (KKK)
Penolong Pengarah (KWS)
Penolong Pengarah (KWS)
Penolong Pengarah (KWS)
Penolong Pengarah (KWS)
Penolong Pengarah (KWS)
Penolong Pengarah (KS)
Penolong Pengarah (KS)
Penolong Pengarah (KS)
Penolong Pengarah (KS)
Penolong Pengarah (KAS)
Penolong Pengarah (KAS)
Penolong Pengarah (MD)
Penolong Pengarah (MD)
Pembantu Teknik (KKK)
Jururawat (MD)
Penolon Pegawai Tadbir (MD)
Pembantu Tadbir Kanan (ADM)

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 1 of 16

 40. En. Syamsul Azhan Bin Raymi Pembantu Tadbir (KWS)
41. Pn. Aishahrizan Binti Mahmuddin Pembantu Tadbir (KWS)
42. Cik Siti Farah Binti Hassan Pembantu Tadbir (KKK)
43. Pn. Marziah Binti Zol Pembantu Tadbir (KKK)
44. Cik Sabrina Binti Md. Amin Pembantu Tadbir (KS)
45. Cik Yunarlis Binti Nasrul Pembantu Tadbir (KS)
46. En. Mazrizal Bin Saring Pembantu Tadbir (KS)
47. En. Isrul Azwan Bin Idrus Pembantu Tadbir (KS)
48. Cik Nurul Aini Binti Hj. Surip Pembantu Tadbir (MD)
49. Cik Noraini Binti Bidin Pembantu Tadbir (MD)
50. Cik Nor Asnida Binti Mohd Mokhlas Pembantu Tadbir (MD)
51. En. Abdul Hamid Bin Asri Pembantu Tadbir (ADM)
52. Cik Fairuz Zahiran Binti kadir Rosman Pembantu Tadbir (ADM)
53. Cik Nooraini Binti Md. Noor Pembantu Tadbir (ADM)
54. Cik Kasumayanti Binti Mohamad Kassim Pembantu Tadbir (ADM)
55. Pn. Alina Binti Mohd Yusof Pembantu tadbir (ADM)
56. Cik Hajarah Binti Ismail Pembantu Tadbir

TIDAK HADIR DENGAN MAKLUMAN

1. En. Lee Peter

2. Dr Ahmad B. Mahmud
3. En Zulkapeli@Zulkifli bin Abd Samad
4. Pn. Maznah Binti Mohamad
5. Pn. Aminah Binti Tanggu
6. Pn. Ermiza Binti Md. Shah

1.0 Perutusan Pengerusi

Mesyuarat dimulakan pada jam 9.00 pagi dengan kata-kata aluan daripada Dato Pengerusi
kepada semua yang hadir. Beliau membuat teguran kepada semua kakitangan Bahagian
Perkhidmatan Kejuruteraan berkenaan kelewatan menghadiri mesyuarat. Dato Pengerusi
juga menekankan kepentingan bekerja secara berkumpulan dan berharap ianya dapat
diaplikasikan di Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan.

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Bil. 1/2006 disahkan dengan beberapa pindaan seperti berikut:

M/S No. Minit Mesyuarat Bil. 1/2006 Pindaan

1 10 Encik Mohd Pauze bin Mohd Taha Dr. Mohd Pauze bin Mohd Taha
12 5.2 Kesalahan penomboran minit 6.2. Audit Luar
mesyuarat 5.2. Audit Luar

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 2 of 16

3.0 Perkara-perkara Berbangkit

3.1 Dokumen dan Rekod

Format minit fail yang dipraktikkan di setiap cawangan adalah hanya merekodkan
nombor rujukan dan tarikh surat masuk. Format ini telah disarankan oleh Arkib
Negara Malaysia. Walaubagaimana pun, Dato Pengerusi mencadangkan supaya tajuk
setiap surat turut direkodkan.

Daripada maklumbalas minit yang lepas, 3 orang kakitangan Cawangan Pentadbiran

telah menghadiri kursus Pengurusan Rekod dan Fail di Arkib Negara Malaysia.
Sehubungan dengan itu satu taklimat akan diberikan kepada semua kakitangan
sokongan setiap cawangan berkenaan Pengurusan Rekod dan Fail yang dikendalikan
oleh Cawangan Pentadbiran.

Dato Pengerusi mencadangkan kakitangan di Cawangan Pentadbiran untuk

menjalani kursus bagi penulisan laporan (bukan teknikal).

Tindakan: En. Azmi

3.2 Sistem Intranet (Filing System)

Permohonan peruntukan aset 2007 bagi pembelian perisian daftar surat keluar dan
masuk (tracking file using intranet system) telah dimajukan ke Bahagian Kewangan.
Perlaksanaan dan penyelarasan penggunaan di semua cawangan akan dilaksanakan
pada tahun 2007.

Tindakan: En Azmi

3.3 Arkib

Daripada maklumbalas, surat telah di hantar kepada Bahagian Perolehan dan

Penswastaan oleh Pn. Noor Baizura berkenaan dokumen tender samada ia perlu
disimpan atau dimusnahkan. Masih menunggu jawapan.

Tindakan: En. Azli/ Pn Noor Baizura

3.4 Analisa dn Semakan Semula

Kualiti Polisi yang baru akan dikemaskinikan dalam masa terdekat dan ianya akan
mula digunakan pada Januari 2007.

Tindakan: Semua Cawangan

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 3 of 16

4.0 Pencapaian

4.1 Business Plan

KPI Business Plan dan KPI RMK9 telah dikaji semula dan dikemukakan pada Y.B.
Datuk Timbalan Ketua Pengarah (P&ST).

Tindakan: Makluman

4.2 Jawatankuasa Kewangan

Berdasarkan maklumbalas minit mesyuarat, tindakan telah diambil untuk memastikan

ahli Jawatankuasa Kewangan terdiri daripada Gred 48 ke atas dan bagi menghadiri
mesyuarat kewangan peringkat Kementerian pegawai Gred 54 ke atas akan
menghadirinya.

Tindakan: Makluman

4.3 Sumber Manusia

Mesyuarat dimaklumkan bahawa struktur baru telah dimajukan ke pihak JPA oleh
Bahagian Penjawatan.

Permohonan bagi mendapatkan pegawai kontrak adalah mengambil masa 3-4 bulan
tetapi pengambilan pegawai sambilan adalah secara terus.

Pegawai sambilan tidak perlu mengisi borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
untuk dihantar ke Bahagian Pengurusan tetapi dikehendaki menyediakan senarai
tugas dan sasaran kerja tahunan bagi tujuan penilaian pembaharuan kontrak.

Tindakan: En. Azmi/ Pegawai Sambilan

4.4 Pencapaian Diukur Melalui Plan Kualiti dan Kualiti Objektif

Cawangan KawalSelia (KWS) - Sila rujuk Lampiran A

Cawangan Kejuruteraan Alam Sekitar (KAS) - Sila rujuk Lampiran B
Cawangan Kejuruteraan Kemudahan Kesihatan (KKK) - Sila rujuk Lampiran C
Cawangan Keselamatan Sinaran (KS) - Sila rujuk Lampiran D
Cawangan Pentadbiran - Sila rujuk Lampiran E

5.0 Kepuasan Pelanggan

i) Cawangan KWS

Perkara Pencapaian Jan-Jun 2006 Pencapaian Julai-Nov 2006

1. Jumlah aduan yang diterima Tiada Tiada
2. No. Aduan diterima ditutup Tiada Tiada
3. Jangkamasa yang diambil Tiada Tiada

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 4 of 16

 ii) Cawangan KAS, KKK, KS dan Pentadbiran

Perkara Pencapaian Jan-Nov 2006

KAS KKK KS Pentadbiran
1. Jumlah aduan yang diterima Tiada Tiada 4 Tiada
2. No. Aduan diterima ditutup Tiada Tiada 4 Tiada
3. Jangkamasa yang diambil Tiada Tiada Tiada

a. Analisa dan Kesimpulan

Aduan boleh disalurkan melalui laman web, hari bersama pelanggan, kaunter pertanyaan,
surat mesyuarat dan panggilan telefon. Semua aduan diterima dan diselesaikan dengan baik.

5.1 Soalselidik Kepuasan Pelanggan

i) Cawangan KWS

Soalselidik Kepuasan Jan-Jun 2006 Jul-Dec 2006

1. Jumlah soal selidik yang di fax/ hantar 16 19 20
2. Jumlah soal selidik yang dijawab 16 19 20
3. % responded survey 100 100 100
Hosp. Kuantan Hosp. Taiping Hosp. Tawau
4. Delivery 29.43/ 36.67 30.48/ 36.67 29.60/ 36.67
5. Kualiti 33.15/ 36.67 30.01/ 36.67 31.50/ 36.67
6. Responsiveness 14.35/26.67 15.25/ 26.67 16.50/ 26.67
7. Keseluruhan 76.93/ 100.00 75.74/100.00 77.50/ 100.00

a. Analisa Soalselidik

Rujuk Lampiran A (Lampiran 1 & 2)

b. Plan Tindakan

Maklumbalas daripada pelanggan terhadap aktiviti yang dijalankan akan diteruskan dengan
lebih giat di masa hadapan.
c. Kesimpulan

Bagi tempoh Jan-Jun 2006, kebanyakan pelanggan berpendapat kekerapan pemeriksaan

sekali setahun tidak mencukupi dan perlu ditambah kepada 2 atau 3 kali setahun.

Kebanyakan pelanggan juga berpendapat lokasi yang dibuat pemeriksaan adalah tidak
mencukupi untuk mewakili keseluruhan kawasan hospital. Perkara ini akan diambil tindakan
di dalam pemeriksaan di masa hadapan.

Cawangan Kawalselia juga perlu mengambil tindakan yang sewajarnya untuk

memperkenalkan kewujudannya kerana terdapat individu yang terlibat dengan projek
penswastaan KSH samada kakitangan hospital atau syarikat konsesi tidak mengetahui
kewujudan dan peranan Cawangan KawalSelia.

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 5 of 16

 ii) Cawangan KAS

Perkara Pencapaian Jan-Nov 2006

Sejumlah 50 Borang Soalselidik Sebanyak 50 Borang Soalselidik yang
Maklumbalas Pelanggan yang di hantar dihantar telah pun mendapat
kepada pelbagai pelanggan terpilih maklumbalas
Peratus maklumbalas (%) 100%

a. Analisa Soalselidik

Sila rujuk kepada Lampiran B (Lampiran SS1)

b. Kesimpulan

Pada amnya kepuasan pelanggan secara menyeluruh adalah memuaskan dan perkara yang
perlu diperbaiki adalah perkhidmatan melalui telefon, surat menyurat dan temujanji. Selain
daripada itu, ketetapan masa yang diambil untuk memproses permohonan adalah perlu
diperbaiki lagi. Sungguh pun demikian, Cawangan ini akan berusaha untuk melakukan
beberapa penambahbaikan bagi mengatasi kelemahan yang tersebut di atas.

iii) Cawangan KKK

Bagi tempoh Jun-Dis 2006 5 borang soal selidik telah diedarkan pada awal bulan Oktober.
Tetapi sehingga Disember tiada maklumbalas diterima dari pelanggan. Cawangan KKK akan
mengambil tindakan untuk menghantar kembali borang soal selidik dan memberi tempoh 2
minggu dari tarikh surat bagi maklumbalas.

iv) Cawangan KS

a. Analisis

Perkara Pencapaian Jan-Nov 2006

1. Jumlah soal selidik yang di fax/ hantar 670
2. Jumlah soal selidik yang dijawab 149
3. % responded survey 22.2 %
4. Delivery 90 %
5. Kualiti 80.5 %
6. Responsiveness 73.8 %
7. Keseluruhan 68.5 %

b. Semakan / Pelan Tindakan

Memandangkan peratusan maklumbalas diterima adalah rendah 22.2 %, langkah-langkah

pembaikan bagi meningkatkan maklumbalas dari pelanggan terhadap perkhidmatan yang
diberikan antaranya;

Format borang soalselidik akan disemak semula supaya ianya lebih mudah dan mesra
pelanggan.
Pelanggan tidak perlu lagi menyatakan nama & alamat premis pada boring survey.
Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 6 of 16
 Di antara langkah-langkah yang akan diambil adalah:

Pengisian / penambahan jawatan pegawai gred C41 termasuk mendapatkan khidmat

Pegawai Sains (Fizik) dari JKN;
Pengisian / penambahan jawatan Pembantu Tadbir secara tetap dan sambilan
Pengujudan system kaunter perlesenan

c. Kesimpulan

Secara keseluruhan maklumbalas daripada pelanggan yang diterima memberi ulasan dari segi
perkhidmatan yang diberikan adalah kurang memuaskan. Langkah pembaikan akan
dilaksanakan pada tahun 2007.

v) Cawangan Pentadbiran

Perkara Pencapaian Jan-Nov 2006

Jumlah soal selidik yang di fax/ hantar Tiada
Jumlah soal selidik yang dijawab Tiada
% responded survey Tiada

Tindakan: QMR dan semua TQMR

6.0 Audit Dalaman

Berikut adalah kesimpulan jumlah NCR dan Observation yang diajukan ke setiap cawangan
sewaktu audit dalaman yang dilaksanakan pada 13 hingga 24 November 2006.

i) Cawangan KWS

Perkara Pencapaian JanJulai 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah NCR diutarakan 1 1
2. Jumlah NCR ditutup 1 1
3. Masa yang diambil untuk dijawab 3 hari 10 hari
4. Jumlah pemerhatian 2 1
5. Jumlah pemerhatian yang ditutup 2 1

a. Analisa Pelan Tindakan

Bagi pencapaian Jun-Nov 2006, Cawangan KWS telah mendapat 1 NCR dan 1 Observation
dan kesemuanya telah diambil tindakan (ditutup). 1 NCR adalah disebabkan oleh SKT
seorang pegawai baru tidak lengkap kerana pegawai tersebut memulakan perkhidmatan pada
pertengahan bulan April. 1 Observation adalah disebabkan laporan kursus/ latihan yang
dihadiri oleh pegawai pegawai tidak lengkap.

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 7 of 16

 ii)Cawangan KAS

Perkara Pencapaian JanJun 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah NCR diutarakan Tiada 2 minor NCR
Kedua dua tindakan
2. Jumlah NCR ditutup Tiada pembetulan telah diambil dan
menuggu untuk ditutup
3. Masa yang diambil untuk dijawab Tiada 7 hari
4. Jumlah pemerhatian Tiada 1
Tindakan pembetulan telah
5. Jumlah pemerhatian yang ditutup Tiada diambil dan menuggu untuk
ditutup

Audit Dalaman Pertama dilaksanakan pada bulan Jun 2006 untuk Cawangan KAS,
berdasarkan skop di bawah:

Quality Plan 2006

Pengurusan kewangan dan sumber
Keberkesanan Quality Manual dan Quality Procedure
Pengurusan Dokumen dan Rekod
Close-up audit yang lalu
Kajian Kepuasan Pelanggan dan Continual Improvement

Walaubagaimanapun tiada sebarang NCR ataupun pemerhatian yang dikenakan.

Manakala Audit Dalaman Kedua telah dilaksanakan pada 17/11/2006 dan 21/11/2006
berdasarkan skop seperti di bawah:

Quality Plan and the Quality Management System

Control of Document and Records
Customer related-process and customer communication
Competence, awareness and training

Hasil daripada audit yang dijalankan 2 minor NCR dan 1 observation telah dikeluarkan.
Jadual di bawah menerangkan laporan penemuan audit yang dimaksudkan secara terperinci.

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 8 of 16

 The Table below shows the NC/CORRECTIVE ACTION REPORT

Type of NC Standards Problem Identified Cause Corrective Action

The minutes of Annual It is an annual event Measures will be

BAKAS/KMAM which involves all the taken to ensure this
meeting held in August States and many requirement is
2006 was not Agencies and touches followed for the
completed within 1 wide area of future event and
Documents
Minor NC week as stipulated in environmental health also to be applied
Control &
No. 1 the PKPA document. It issues/policies. to all kind of
Records
has been completed Therefore the minutes meetings held.
within 1 month. need to be prepared
and checked
thoroughly before they
were distributed out.

Some documents were For PK KAS-02, the The documents and

not placed in the state report on file Sampul Kecil
correct file for an easy Spesifikasi Output has already being
Documents
Minor NC access when needed 2006 were compiled in placed and
Control &
No. 2 and not recorded the file Sampul Kecil recorded in the
Records
accordingly in the but not recorded and relevant main file
minutes sheet. placed in the relevant as required.
main file.

Checklist procedures The checklist The checklist will

were not standardized procedures used for be finalized and
giving comments on standardized as
EIA/EHIA report is required by next
still in a developing year 2007.
stage and will be
Documents
finalized next year.
Improvement Control &
Records
The relevant There were a confusion The project title
documents in the files between TOR report has been recorded
were not in order i.e. and Detail EIA report properly in only
there were 2 files on a of the same project in one file.
similar project which initially thought
as different projects.

iii) Cawangan KKK

Perkara Pencapaian JanJulai 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah NCR diutarakan 1 N/a
2. Jumlah NCR ditutup 1 N/a
3. Masa yang diambil untuk dijawab N/a
4. Jumlah pemerhatian N/a 1
5. Jumlah pemerhatian yang ditutup N/a 1

1 pemerhatian diperolehi adalah disebabkan oleh tiada maklumbalas daripada pihak

pelanggan.

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 9 of 16

 iv)Cawangan KS

Perkara Pencapaian JanJun 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah NCR diutarakan
2. Jumlah NCR ditutup
3. Masa yang diambil untuk dijawab
4. Jumlah pemerhatian
5. Jumlah pemerhatian yang ditutup
6. Opportunities for improvement
3 Tiada
3 Tiada
N/a
2 2
2 0
2 1

a) Analisis

Bilangan Pemerhatian /penambahbaikan yang diutarakan;

1) Pengetahuan kakitangan berkaitan ISO 9001:2000 (tidak begitu memahami)
2) Penambahbaikan terhadap soalan & format borang kajian kepuasan pelanggan

b) Semakan / Pelan Tindakan

Semua cadanagn daripada auditor akan diambil perhatian di mana latihan akan diberikan
kepada semua kakitangan dari semasa ke semasa. Borang soalselidik akan dikajisemula
dengan mengambil kira faktor keselesaan pelanggan dalam memberikan maklumat-maklumat
yang dikehendaki.

v) Cawangan Pentadbiran

Perkara Pencapaian Jan Dis 2006

1. Jumlah NCR di utarakan Tiada
2. Jumlah NCR ditutup Tiada
3. Masa yang diambil untuk dijawab Tidak Berkenaan
4. Jumlah pemerhatian 4
5. Jumlah pemerhatian yang ditutup Tiada

a. Analisa / Pelan Tindakan :

Kesemua pemerhatian yang diterima, telah dijawab melalui memo bil. (4) dlm. KKM-
153 ADM (46/1) bertarikh 14 Ogos 2006 untuk Pemerhatian Audit dalaman 1/ 2006 dan
memo bil. (6) dlm KKM- 153 ADM (46/1) bertarikh 12 Disember 2006.
b. Kesimpulan

Unit Pentadbiran & Kewangan telah mengambil tindakan ke atas kesemua pemerhatian
yang di terima dan ada sedang mengkaji keberkesanan terutamanya berhubung dengan
Kualiti Plan.

Tindakan: QMR dan semua TQMR

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 10 of 16

7.0 Laporan Pembekal

Jan-Nov 2006
Perkara KWS KAS KKK KS Pentadbiran
1. Jumlah pembekal yang dinilai TB 14 TB 10 7
2. Jumlah pembekal dengan tahap baik - 14 - 10 7
3. Jumlah pembekal dengan tahap
- - - - -
sederhana
4. Jumlah keseluruhan (%) - 100 - 100 100

i) Cawangan KAS

a. Analisa

Dari Januari hingga November 2006 sebanyak 14 pembekal yang dianalisa berdasarkan
pencapaian dan pembekal tersebut adalah merupakan pembekal yang berurusan dengan
Cawangan KAS. Dari segi penganalisaan adalah didapati, ke semua pembekal menepati
spesifikasi yang ditetapkan yang diukur dari segi mutu barangan atau perkhidmatan,
penghantaran dan kos munasabah.

ii) Cawangan Pentadbiran

a. Analisa

Sebanyak 7 syarikat yang secara langsung berkaitan dengan Cawangan Pentadbiran telah
dinilai dan dapat membekalkan barangan dan perkhidmatan sepertimana spesifikasi yang
ditetapkan.

b. Tindakan

Tindakan yang diambil: Menilai Pembekal FA 35 ( Borang Prestasi Pembekal ) yang

dilakukan setiap bulan untuk setiap pembekal.

c. Kesimpulan

Sepanjang tempoh Januari hingga Disember 2006, ketujuh-tujuh pembekal yang

berhubung secara langsung dengan Unit Pentadbiran memberikan perkhidmatan yang
sangat baik dan memuaskan, berdasarkan kepada Penilaian yang di buat setiap bulan.
Sekiranya ada diantaranya yang mempunyai prestasi tidak memuaskan, pembekal
tersebut tidak akan dipertimbangkan untuk membekalkan perkhidmatan pada tahun
hadapan.

iii) Cawangan KS

a. Kesimpulan

Secara keseluruhan adalah memuaskan dan semua pembekal dapat memenuhi

kehendak seperti yang ditetapkan terutama dari segi mutu barangan, penghantaran
dan harga.

Tindakan: QMR dan semua TQMR

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 11 of 16
8.0 Latihan

Pencapaian

i) Cawangan KWS

Perkara Pencapaian JanJun 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah program latihan yang dirancang 5 16
2. Jumlah program latihan diikuti 4 16
3. % program latihan yang diikuti 80% 100%

a. Analisa

Latihan yang telah dijalani oleh kakitangan KWS telah dianjurkan oleh syarikat
juruperunding iaitu Sistem Hospital Awasan Taraf Sdn. Bhd.(SIHAT). Ianya seperti yang
telah dipersetujui di dalam perjanjian kontrak antara Kemeterian Kesihatan Malaysia dengan
SIHAT.

ii) Cawangan KAS

Perkara Pencapaian Jan-Nov 2006

1. Jumlah program latihan yang dirancang 18 latihan
2. Jumlah program latihan diikuti 15 latihan
3. % program latihan yang diikuti 83%

a. Analisa

Cuma 15 dari 18 program latihan dirancang untuk cawangan KAS yang dapat dicapai
sepanjang Januari hingga November 2006. Latihan ini termasuklah kursus dan seminar yang
dihadiri samada dalam dan luar negara. Kebanyakan kursus yang dihadiri adalah cuma
sepanjang kurang dari 2 atau 3 hari, oleh itu laporan menghadiri kursus tidak perlu
disediakan.

Latihan yang diikuti kebanyakannya adalah berdasarkan kepada keperluan semasa, walaupun
terdapat perancangan oleh setiap pegawai/ kakitangan yang dibuat pada awal tahun. Ini
adalah kerana tiada perancangan khas yang diperolehi dari pihak penganjur pada setiap awal
tahun kecuali latihan dalam bidang pengurusan yang dianjurka oleh INTAN.

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 12 of 16

 iii) Cawangan KKK

Perkara Pencapaian JanJun 2006 Pencapaian JunNov 2006

1. Jumlah program yang dirancang 5 6
2. Jumlah program yang telah 5 6
dijalankan
3. % rancangan program yang telah 100% 100%
dijalankan
4. Jumlah jam latihan yang dihadiri 80jam 48
5.Purata jam yang dihadiri per 16jam 16jam
majikan
6. Bilangan. % pekerja 90% 90%
7. Pencapaian : Pekerja / tahun (hari) 30jam 30jam

Semua kakitangan Cawangan KKK telah mengikuti latihan yang berkaitan bidang masing-
masing sepanjang Julai-Disember 2006. Semua kursus yang dihadiri telah diperakui oleh
Timbalan Pengarah KKK. Latihan merangkumi kursus, seminar dan taklimat pendek.

iv) Cawangan KS

Perkara Pencapaian Jan Dis 2006

1. Jumlah program yang dirancang 84 hari
2. Jumlah program yang telah dijalankan 67 hari
3. % rancangan program yang telah dijalankan 80 %
4. Goal set 100 %
5. Bilangan pekerja 12
6. Pencapaian : Pekerja / tahun ( hari) 7 hari /pekerja

a. Analisis

Persekitaran tempat kerja baik dan memuaskan.

v) Cawangan Pentadbiran

Perkara Pencapaian Jan Dis 2006

1. Jumlah program latihan yang dirancang Bergantung kepada tawaran kursus ( 15 jenis kursus
telah ditawarkan)
2. Jumlah program latihan diikuti 15 Jenis kursus telah diikuti
3. % program latihan yang diikuti 15 / 15 , 100%
4. Goal Set T.B
5. Jumlah Hari Latihan yang diikuti 50 hari
6. Purata setiap pekerja 4 hari
7. % Pekerja yang mengikuti latihan 21/24 , 87.5%
8. Pencapaian : Pekerja / tahun ( hari) T.B

a. Analisa

Semua program latihan yang ditawarkan untuk kakitangan Unit Pentadbiran telah dihadiri
15 kursus yang telah ditawarkan. (1 kursus tidak dapat diikuti kerana masalah kesihatan)

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 13 of 16

 b. Plan Tindakan

Sedang berusaha mengenalpasti latihan yang bersesuaian dengan kumpulan sasaran.

Selain menganjurkan sendiri kursus kursus yang dikenal pasti diperlukan, kakitangan
Unit Pentadbiran juga digalakkan, untuk mengemukakan permohonan yang bersesuaian
dengan keperluan tugas masing-masing yang dianjurkan oleh Intan / swasta.

c. Kesimpulan

Secara keseluruhannya, ada dua kursus yang dirancangkan telah dapat dilaksanakan oleh
Unit Pentadbiran dan telah dihadiri oleh kesemua kakitangan sokongan di bawah Unit
Pentadbiran & Kewangan, manakala kursus yang selebihnya adalah yang ditawarkan
daripada Bahagian- Bahagian peringkat Ibu Pejabat KKM dan yang ditawarkan oleh
Jabatan Kerajaan/ swasta sendiri.

9.0 Aktiviti Penambahbaikan

9.1 Cadangan Kakitangan

Dato Pengerusi mencadangkan semua kakitangan di setiap cawangan menghantar

gambar berukuran pasport ke Cawangan Pentadbiran bagi tujuan mengemaskini
semula carta organisasi Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan.

Tindakan: En. Azmi

9.2 Kebajikan Pekerja

Jawatankuasa Kebajikan telah menubuhkan Jawatankuasa Kecil Kebajikan dengan

dipengerusikan oleh Pn. Saodah Binti Mohd Yusoff. Antara program yang telah
dijalankan oleh jawatankuasa ialah mengadakan jamuan hari raya, jamuan haru jadi
Datuk Pillay, Dato Kazal dan En. Chin, lawatan ke hospital (Tn. Hj. Nawam dan Dr.
Vanny) dan kenduri doa selamat untuk Tn. Hj. Nawam. Manakala Jawatankuasa
Sukan pula dipengerusikan oleh Pn. Marziah Binti Zol dan jawatankuasa tersebut
akan merangka aktiviti-aktiviti sukan bagi Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan.
Jawatankuasa Biro Agama pula dipengerusikan oleh En. Azmi Mohamad Yatim.

Tindakan: Makluman

9.3 Sumber yang Diperlukan

Semua kakitangan Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan yang masih belum

menjelaskan yuran bulanan bagi tahun 2005 diminta menjelaskannya secepat
mungkin. Tiada kutipan akan dibuat bagi tahun 2006, tetapi mulai Januari 2007
kutipan akan dibuat semula.

Tindakan: Dr. Mohd Pauze

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 14 of 16

10.0 Penambahbaikan

10.1 Aktiviti penambahbaikan

i) Cawangan KWS

Cawangan KawalSelia telah mengimplimentasikan beberapa program

penambahbaikan seperti berikut:

a) Membangunkan Modul BER secara online bagi Perkhidmatan Sokongan

Hospital di dalam sistem CMIS.
b) Membangunkan garis panduan secara online.
c) Menjalankan Teknikal Audit untuk mengukur dan menilai prestasi Perkhidmatan
Sokongan Hospital.
d) Membangunkan Borang Soal Selidik Pelanggan.
e) Menambahkan bilangan tenaga kerja profesional dan sokongan.
f) Pertambahan bilangan komputer peribadi dan komputer riba dan partitions.
g) Latihan untuk pegawai-pegawai.

ii) Cawangan KKK

Cawangan Kejuruteraan Kemudah Kesihatan telah melaksanakan beberapa

program penambahbaikan seperti berikut:

a) Mewujudkan Borang Customer Survey

b) Menaiktaraf perisian komputer kepada versi terkini
c) Melaksanakan kursus untuk pegawai-pegawai
d) Menambah bilangan pekerja dimana 2 pegawai sambilan

iii) Cawangan Pentadbiran

Jumlah cadangan yang Pencapaian Jan-Dis 2006

diterima
1. Penjimatan kos Perancangan yang teliti sebelum menggunakan
kemudahan, peralatan dan peruntukan yang
diperolehi (4.0-Minit Mesyuarat Bulanan Bahagian
4/2006)
2. Tatacara
Keselamatan Mengingatkan semua kakitangan agar lebih berhati-
hati mengenai keselamatan diri, harta benda sendiri
dan harta kerajaan serta keselamatan dokumentasi
rasmi (minit mesyuarat bulanan cawangan bil
2/2006 & 3/2006)
4. keberkesanan Secara amnya segala cadangan telah dipraktikkan
dan telah terbukti apabila tiada pembaziran yang
ketara dalam perlaksanaan tugas dan tiada
kebocoran maklumat dokumentasi rasmi dan tiada
perkara buruk berlaku kepada kakitangan dalam
soal keselamatan
5.Jumlah cadangan diterima 2 cadangan (yang di rekod)
6.Jumlah cadangan yang ditolak Tiada
7.KIV Tiada
8.Cadangan yang dilaksanakan semua

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 15 of 16

11.0 Kesimpulan Keseluruhan

Secara keseluruhannya, pencapaian kesemua cawangan adalah baik dan memuaskan

berdasarkan keperluan yang telah ditetapkan dalam ISO 9001:2000. Kualiti objektif yang
dikemukakan didapati bersesuaian dengan operasi Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan,
Kementerian Kesihatan Malaysia. Namun begitu, masih terdapat ruang untuk
penambahbaikan dan tindakan sewajarnya telah diambil perhatian untuk memastikan agar
perkhidmatan terbaik dapat diberikan dari semasa ke semasa.

12.0 Penutup

Mesyuarat telah ditangguhkan pada pukul 1.00 petang dengan ucapan terima kasih daripada
Dato Pengerusi kepada semua yang hadir. Mesyuarat seterusnya akan diadakan sebelum
audit oleh SIRIM pada Mac 2007.

Disediakan oleh, Disediakan oleh,

.
(En. Khairul Nizam Bin Othman) (Cik Siti Yusnita Binti Mohamad Yusof)
Penolong Pengarah KWS Penolong Pengarah KWS
Tarikh: .. Tarikh: ..

Disemak oleh,

(Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal Bin Syed Aman)
QMR
Tarikh: ..

Diluluskan oleh,

..
(Dato Ir. Kazal Sinha)
Pengarah
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan
Kementerian Kesihatan Malaysia
Tarikh: ..

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 2/2006 Page 16 of 16