Finance
Gestion de projet
Gestion
de projet
3e dition
outils
50 pour agir
T able des matires
Introduction9
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
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Table des matires
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
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Table des matires
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
Lexique358
Index363
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I ntroduction
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
Avertissement mthodologique
Les outils prsents ci-aprs ont t raliss travers diffrentes expriences
professionnelles que les auteurs ont pu connatre. Ces outils se sont avrs
tre dexcellents supports aidant la russite des projets. Pour autant, il
est utile de prciser que cette liste, mme si elle parat complte, nest pas
exhaustive. Elle est le fruit de lexprience des auteurs et il est fort possible
dassocier dautres outils utiliss dans dautres domaines dactivits et appli-
qus la gestion de projet.
Pour autant, la premire rgle appliquer la gestion de projet est que
les outils ne sont pas figs. Ils voluent avec le temps, sadaptent aux dif-
frents contextes et sont entretenus par une perptuelle dynamique lie
lvolution des projets.
Chaque outil peut tre utilis dans sa globalit ou partiellement pour
rpondre un besoin prcis au cours dun projet. Il appartiendra au chef
de projet de sappuyer sur les outils proposs pour les adapter son propre
contexte.
Il serait illusoire dindiquer que la gestion de projet se rsume des outils
quil sagit dappliquer aveuglment pour obtenir la garantie dune russite.
Il est ncessaire de dvelopper un savoir-faire, de faire preuve de savoir tre
et de savoir faire faire pour mener bien une entreprise vers la qute de la
russite en gestion de projet. Louvrage vous accompagnera dans cette voie.
Il est primordial dattirer lattention des jeunes lecteurs sur le fait que cer-
tains outils ont une valeur contractuelle pour lentreprise, synonyme denga-
gement. Il est ncessaire dadapter ces outils aux contextes juridiques de
votre entreprise et de les faire valider par des comptences internes avant
toute transmission extrieure.
Les exemples et personnages sont fictifs et toute ressemblance avec des
personnes ou situations existantes ou ayant exist serait fortuite et le fruit
du pur hasard.
Nous vous souhaitons une bonne russite dans la conduite de vos projets.
Nul doute que vous y parviendrez grce cet ouvrage.
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1
CHAPITRE
Phase de lavant-projet
PHASE DE LAVANT-PROJET
Direction/
Fiche de pr- Baliser le recensement des Initiateur du
N2 Matre douvrage/
instruction besoins projet
Matre duvre
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
viter
Dans de nombreuses entreprises, ltude dopportunit est remplace
par un simple rapport verbal fait la direction, suite une runion:
Nous avons besoin de raliser tel ou tel projet car. Inutile de dire
que nombre dinformations se perdent en route et quil faudra proba-
blement ritrer plusieurs fois pour apporter enfin toutes les bonnes
rponses, ce qui augmente les dlais.
noter: cet outil peut tre facilement confondu avec le dossier dengage-
ment. Pourtant, ce dernier arrive plus tard dans la ralisation du projet:
il se prpare aprs la validation de la prtude par le groupe projet, alors
que ltude dopportunit ne permet que de jeter les premires bases avant
mme le lancement dtudes plus pousses. Nous aborderons le dossier
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Phase de lavant-projet
1.Contexte de ltude
La premire partie de loutil tude dopportunit concerne le contexte. Elle
dfinit lorigine de la demande ainsi que les limites du besoin.
Exemple
Construction dune annexe au btiment de stockage suite laugmentation
de la capacit de production.
B.Primtre
Quest-ce qui est concern par ce projet? Imaginons lexistence de plusieurs
usines, il faudra prciser de laquelle il sagit. De mme, il peut y avoir plu-
sieurs entrepts de stockage, produits finis, matires premires, etc. En
dautres termes, vous indiquerez quoi est destin le projet et quel est son
impact sur lexistant.
Exemple
Concerne lusine C3 de Strasbourg. Btiment de stockage de produits finis
(PF). Modification de la route daccs aux camions.
C.Volumtrie
On donne ici ltendue ou ltat chiffr avant le projet (quantits, dimen-
sions). Il ne sagit que des installations actuelles et non du projet futur.
Exemple
Le stockage actuel est de 1420m2 avec une capacit de stockage de six
jours de production moyenne (PF).
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
2.Description de lexistant
La deuxime partie est un tat des lieux qui permet une prsentation
gnrale de ce qui existe dj sur le mme thme. Il sagit notamment de
lorganisation, des fonctionnalits ainsi que des ralisations techniques
actuelles. Enfin, la conclusion mettra en vidence les points forts et les
points faibles de lexistant.
viter
Il est trs facile, dans cette section, de parler du projet venir. Ce nest
pourtant pas son objectif: il ne sagit que de lexistant, de la situation
actuelle.
Exemple
Le stockage actuel a donn satisfaction tant que la capacit de lusine na
pas dpass 12t/j. Actuellement, nous produisons 17t/j et sommes obligs
de stocker chez un prestataire externe.
Afin de rduire le risque de contamination et le cot du stockage chez le
prestataire externe, la solution de laddition dun stockage supplmentaire
a t envisage.
Organisation
Rpondez la question suivante: Comment sommes-nous organiss
aujourdhui?
Principe
Le but nest pas dexpliquer ce quapportera le projet en matire dorga-
nisation, mais de prciser lorganisation existante. Bien entendu, elle ne
concerne que lorganisation qui sera impacte par le projet.
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Phase de lavant-projet
Exemple
Organisation humaine
Chef de projet: Franois BRECHINT.
Comptabilit et secrtariat: Nadine DELARUE.
Organisation terrain
Transport des matires de produits finis situ ct N-E.
Route daccs pompiers longeant la partie est du btiment de produc-
tion actuel sur 50m.
Transport des matires de produits finis en stockage chez le presta-
taire externe: stockage tampon (2J maxi) en zone 4 du stockage, puis
transport par camion vers Mulhouse-Dornach.
Stockage extrieur: vrifications sur produits finis chaque semaine
par le labo se dplaant Mulhouse ainsi quune demi-journe en
moyenne pour une personne du service logistique.
Fonctionnalits
Ce paragraphe rappellera le ou les objectifs que doit atteindre le projet.
Est-ce pour rsoudre un problme? Amliorer les conditions de travail ou
la productivit? Etc.
Exemple
Amlioration des conditions de stockage.
Parer laugmentation de capacit de lentreprise.
Rester aux normes de scurits et rgles de stockage tablies par le
client.
Rduction du risque de contamination produit par le stockage en
externe.
Rduction des cots de transport et de stockage.
Points forts
Une des questions se poser dans cette rubrique est la suivante: Quels
sont les points principaux en faveur du projet?
Exemple
Impact rduit sur linterfrence avec la production grce la mthode de
construction. Rsolution des problmes de stockage.
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Phase de lavant-projet
Outil 6 Chiffrage
De par sa position, le chef de projet peut tre amen tablir lui-mme
le chiffrage dune prestation. En gnral, cette action fait suite la remise
dune consultation sous la forme dun cahier des charges. Suite cette
consultation, il fera une revue dappel doffres afin de sassurer quil dtient
les moyens de rpondre.
Sur la base de la revue dappel doffres, lentreprise nommera un respon-
sable qui ralisera le chiffrage, document interne qui permet la ralisation
de loffre.
Nous noterons que cet outil est prsent chronologiquement juste avant la
dfinition de lOutil 7 Offre (voir p.71). Il est labor aprs avoir dfini
avec le client le besoin satisfaire. Au pralable, il sagira de sassurer que
lentreprise dtient les moyens pour rpondre.
Lobjectif est de donner au client une offre de prix prcise, en dterminant
les diffrents cots inhrents au projet. Cela ncessite un dcoupage du
projet afin de spcifier exactement les contours dune rponse et loptimiser
selon le besoin dfini.
Cet outil tiendra compte des diffrents cots possibles tels que:
cots du personnel (de chantier, datelier, dencadrement, dtudes);
cots des transports;
cots de dplacements;
cots des achats (matires premires, fournitures et matriels, etc.);
cots de stockage;
cots de sous-traitance;
cots de structure;
cots de licence.
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
Faire tablir des devis et inscrire les montants de ceux qui ont t
retenus sur le tableau de budget, dans la case correspondante.
Impliquer le service achats.
Se renseigner au dpartement comptabilit concernant les charges
immatrielles imputables sur le budget (CIP main-duvre +matire)
et concernant les cots de structure applicables au projet en cours.
Rapprocher les estimations des projets prcdents celui qui est en
cours, afin de vrifier quil ny a pas trop de discordances ou doublis.
Essayer de se renseigner sur la solvabilit du demandeur (Kompass1
ou valuation des conditions de rglement). En cas de doute, il est
conseill de facturer un surplus pour risques financiers ou de
prendre la dcision de stopper.
Un budget est alatoire et sera toujours loign de la ralit, le but
tant de ne pas trop sen carter
Ne pas vouloir tout estimer.
Laisser une marge par rapport au budget.
Rapprocher le budget du plan de financement pour contrle du
cot financier du projet.
2.Cots connatre
Il y a trois points importants connatre lors dun chiffrage:
1. Les cots directs.
2. Les cots indirects
3. La marge ou le prix de vente.
Les cots directs concernent toutes les dpenses qui seront occasionnes
par le projet. Il peut sagir de main-duvre, de matriels (ou matires), de
taxes, de cots de transport, de dplacement, de packaging, etc.
Les cots indirects sont les cots les plus difficiles dfinir. Il sagit de
tous les frais qui ne sont pas directement induits par le projet. On dfinit
deux types de cots indirects:
1. Socit dinformation sur les entreprises, Kompass est une marque dpose.
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Phase de lavant-projet
3.Composition de loutil
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Nbre Nbre Nbre Heures du Nbre dheures Total Nbre Taux heures Cot
dheures dheures sup. dheures sup. samedi dim/nuit/JF dheures dheures normales
Main-duvre
normales de 35 41h au-del de 41h quivalence
1 1,25 1,75 2 2,5
Agent technique 0 0 15,54/h 0,00
Technicien de chantier 0 0 21,20/h 0,00
Monteur lectricien 300 300 300 20,09/h 6027,00
Monteur serrurier 800 80 880 900 20,09/h 18081,00
Tuyauteur soudeur 0 0 19,12/h 0,00
Technicien de maintenance 0 0 23,80/h 0,00
Technicien mcanicien 0 0 19,95/h 0,00
Magasinier 0 0 14,54/h 0,00
Gestion de projets : 50 outils pour agir
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Phase de lavant-projet
Phase de dfinition
PHASE DE DFINITION
Vrifier lexactitude
Revue dentre
N9 de la commande par rapport Chef de projet Service qualit
de commande
loffre
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Gestion de projets : 50 outils pour agir
1.Variables de loutil
Il sagit de crer un formulaire o diffrentes variables sont renseignes.
Ces lments sont en principe demands dans le cahier des charges et
dvelopps dans loffre.
Nous retiendrons comme variables immuables tout projet les points
suivants:
Lidentification de linterlocuteur technique et contractuel.
La dfinition des hypothses prendre en compte.
La vrification des ventuelles diffrences entre le cahier des charges
et loffre.
La conformit des prix mais aussi des chances de paiement
loffre propose.
La dfinition du planning.
Ces variables sont accompagnes dun formulaire annexe reprenant les
observations particulires releves dans loffre qui peuvent demander un
claircissement ou une validation. Il est galement dusage dy associer les
lments nouveaux ngocis avec le prestataire.
La revue dentre de commande permettra de lancer officiellement le pro-
jet aprs stre mis daccord sur les prestations techniques, financires et
calendaires.
Par faute de temps, il peut arriver que le client invite le prestataire dmar-
rer le projet sans exercer de revue dentre de commande. Dans ce cas, ce
dernier a tout intrt demander un ordre crit confirmant la commande
avant dengager les travaux.
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Phase de dfinition
Exemple
Voir ci-aprs lexemple de revue dentre de commande applicable toute
sorte de projet.
En pratique
viter
Il est conseill de ne pas engager les travaux avant la ralisation de len-
tre de commande.
Principe
Elle permet surtout au matre duvre de vrifier que les prestations
techniques et les obligations contractuelles dcrites dans la commande
sont conformes son offre.
Dans le cas dune revue dentre doffre, se tromper dans le choix de
lentreprise peut entraner de graves consquences.
Astuces
Il est ncessaire dutiliser les clauses intgres dans le cahier des
charges et les variables immuables de lentreprise afin de garantir une
vrification efficace.
Vous pouvez vous appuyer sur les expriences passes pour dfinir
une grille danalyse efficace et pertinente.
Lessentiel
Vrifiez la conformit de la commande avec le cahier des charges.
vitez de lancer les approvisionnements et les prestations avant
davoir rempli lentre de commande.
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88
N de commande: TB-C AL10
Revue dentre de commande
Avenant/Modification Date dentre: 25/07/2014
Les actions non closes (*) rpertories dans les revues prcdentes doivent tre transmises pour la runion denclenchement
* Ces actions sont traiter dans le cadre du projet
Nom: Franois BRECHINT Responsable de service: Chef de projet:
Date: 30/7/14 margement: Daniel BERTRAND Franois BRECHINT
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Phase de dfinition
Lire Agir
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Gestion de projet
Gestion de projet
50 outils pour agir
Tout projet professionnel, quelle que soit sa dimension, ncessite que soient
matrises et structures les phases successives qui le composent : avant-projet,
dfinition, conception, test, communication et bilan. Sans oublier que, pour ga-
rantir son succs, lorganisation du projet doit intgrer le triangle de la perfor-
mance , trois variables indissociables que sont les cots, les dlais et les moyens.
ISBN: 978-2-311-62005-4
.fr