ANALISA SISTEM PENDAFTARAN SIUP

PADA KANTOR BADAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU

(BPTSP) JAKARTA BARAT

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

Karina Junita (12140801)

Erick Poae (12145181)
Nabillah (12142762)

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2016
 PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui untuk dinilai pada Tahun Akademik

2016/2017 di Semester Lima.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5B.12

(Yuni Siswantoro, M.Kom)

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya

Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : " Analiasa Sistem Pendaftaran

SIUP Pada Kantor BPTSP". yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata

Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen Informatika Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk

itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika

dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Bapak Yuli Siswantoro,M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Bapak Johan Girsang, S.SH, selaku Kepala Kantor Walikot Jakarta Barat.

5. Ibu Siti Yanti Kusumawati SE,MAP selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Walikota Jakarta Barat.

iii
 Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Jakarta, September 2016

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Lembar Judul Laporan KKP .................................................................................. i

Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................... ii

Kata Pengantar ..................................................................................................... iii

Daftar Isi ............................................................................................................. iv

Daftar Simbol ...................................................................................................... vii

Daftar Gambar ..................................................................................................... ix

Daftar Tabel ...........................................................................................................x

Daftar Lampiran .................................................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................1

1.1 Umum ............................................................................................1

1.2 Maksud dan Tujuan .......................................................................1

1.3 Metode Penelitian ..........................................................................2

1.4 Ruang Lingkup ..............................................................................3

1.5 Sistematika Penulisan ....................................................................3

BAB II LANDASAN TEORI .......................................................................... 5

2.1 Konsep Dasar Sistem ................................................................... 5

2.2 Peralatan Pendukung ...................................................................12

v
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ...................................................... 19

3.1 Umum ..........................................................................................19

3.2 Tinjauan Perusahaan .................................................................. 19

3.2.1 Sejarah Perusahaan .......................................................... 19

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi ........................................ 20

3.3 Prosedur Sistem Yang Berjalan .................................................. 21

3.3.1 Prosedur Pengajuan Surat Izin .........................................22

3.3.2 Prosedur Pengambilan Surat Izin..................................... 24

3.3.3 Prosedur Perpanjangan Surat Izin..................................... 26

3.3.4 Prosedur Perubahan Surat Izin........................................... 28

3.3.5 Diagram Konteks Berjalan................................................ 30

3.3.6 Diagram Nol Sistem Berjalan ............................................31

3.3.7 Diagram Detail Proses 1.0 ................................................ 32

3.4 Kamus Data Berjalan .................................................................33

3.5 Kendala Perizinan SIUP ............................................................. 34

3.6 Pemecahan Masalah SIUP ......................................................... 34

BAB IV PENUTUP ........................................................................................ 35

4.1 Kesimpulan ................................................................................. 35

4.2 Saran .........................................................................................36

Daftar Pustaka ..........................................................................................37

Daftar Riwayat Hidup ..........................................................................................38

Surat Keterangan PKL / Riset Dan Sertifikat ......................................................40

vi
 DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber

atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untuk menyimpan atau mengambil data yang

diperlukan.

vii
B. Simbol Konfigurasi Komputer

DISPLAY

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilkan data

melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.

MANUAL INPUT

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukan data

dengan menggunakan terminal.

LINE PRINTER

Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada

mesin percerakan (printer).

FLOPPY DISK DRIVE

Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan data

dengan media disket.

HARD DISK DRIVE

Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan data

dengan media hard disk.

PROCESS

digunakan untuk menunjukkan proses pengelolahan data

pada computer.

viii
 DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 3.2.2 Stuktur Organisasi Dan Fungsi... 20

2. Gambar 3.3.5 Konteks Berjalan......................................... 30

3. Gambar 3.3.6 Diagram Nol Sistem Berjalan ...................... 31

4. Gambar 3.3.7 Diagram Detail Proses 1.0............................. 32

ix
 DAFTAR TABLE

1. Tabel II .1 Notasi Tipe Data... 17

2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data.. 18

x
 DAFTAR LAMPIRAN

Sertifikat ................................................................................................. 43

xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan pekerjaan dan

kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah

disampaikan secara cepat dan akuran. Dengan demikian meluasnya kegiatan

dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan

masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh

perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang.

Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil

kegiatan usahanya melalui sub bagian sistem tata usaha.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik membahas laporan KKP ini

yaitu dengan judul Analiasa Sistem Pendaftaran SIUP Pada Kantor PTSP

Jakarta Barat.

Dengan penulisan laporan KKP ini diharapkan dapat membantu tercapainya

tujuan perusahan.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan KKP ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk menerapkan dan mengebangkan ilmu pengetahuan yang didapat oleh

penulis selama mengikuti perkuliahan di Akademi manajemen Informatika

1
 dan Komputer Bina Sarana Informatika ( AMIK BSI ) Jurusan Manajemen

Informatika.

2. Untuk mempelajari apa saja kekurangan dan kelebihan pada Program

Pemerintah Pada Pendaftaran Surat Izin Usaha di Kantor BPTSP Jakarata

Barat, serta memberi solusi yang terbaik pada program pemerintah.

3. Mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta menghasilkan informasi

yang cepat, tepat dan akurat.

Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat

untuk mata kuliah KKP (Kuliah Kerja Praktek) pada Program Diploma III (D.3)

Jurusan Manajemen Informatika pada Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitan merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

KKP khususnya bagi perancangan system. Di dalam kegiatan penelitian penulis

melakukan pengumpulan data melalui cara :

1. Observasi

Disini penulis terjun langsung ke kantor BPTSP jakarta barat dengan cara

mengamati langsung terhadap objek penelitian yang tentunya akan

memudahkan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan

2
 2. Wawancara

Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara tatap muka langsung dan

tanya jawab dengan pegawai yang tentunya berkopetensi dibidangnya

sehingga diperoleh penjelasan yang lebih rinci dan jelas.

3. Studi Pustaka

Mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mencarinya di buku-buku,

artikel, majalah, dan file-file yang tentunya berhubungan dengan topik.

1.4 Ruang Lingkup

Penulis membatasi permasalahan dan pembahasanya hanya disekitar ruang

lingkup sistem laporan bulanan Program Pendaftaran SIUP di Kantor BPTSP

Jakarta Barat.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam laporan ini penulis membagi menjadi beberapa bab untuk

mempermudah penulis dalam menyusun dan mempermudah bagi pembaca untuk

memahaminya yang mana tiap-tiap bab terdiri dari sub-sub bab yang merupakan

pejelasan dari bab-bab sebelumnya. Berikut pembagian bab-bab dalam laporan

ini :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi uraian mengenai pengertian umum, maksud dan

tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika penulisan.

3
BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan konsep

dasar sistem dan peralatan pendukungnya yang meliputi diagram alir

data, kamus data, dan struktur kode.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan masalah pokok dari objek

penulisan laporan ini meliputi sejarah program, struktur organisasi,

prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, diagram alir

data, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan pokok, dan alternatif

pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ke empat merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dan

koreksi dari hasil penulisan disertai saransaran dari hasil penelitian

yang telah dilakukan oleh penulis.

4
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Setiap system di buat untuk menangani sesuatu yang secara terus-

menerus (continue) dan berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Untuk

memudahkan pemahaman mengenai system pertama-tama peroleh dari

definisinya, dengan demikan definisinya ini mempunya peranan yang penting

dalam pendekatan untuk mempelajari suatu system. Mempersoalkan sistem

sebenarnya bukan membahas hal yang baru.

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menentukan pada prosedurnya dan yang menekankan pada kompenen

atau elemennya, pendekatan sistem menurut Mulyadi lebih menentukan pada

prosedurnya dan mendifinisikan sistem sebagai berikut:

Menurut Jerry Fitz Gerald dan Warren D. Stalling Jr, suatu sistem

adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. [Jogiyanto H.M, 1999 hal 1]

pengertian sistem menurut Drss.Komaruddi sistem diartikan suatu susunan

yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta

5
 prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan

pelaksanaan kegiatan dan suatu organisasi [komaruddin 1998] Menurut

Stephen . Mascove dan Mark G. Simkin dalam bukunya yang berjudul

Accounting Information Sistem and Practice For Effective Decision Marking.

Menyatakan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari

interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (Goal) yang sama

[Jogiyanto, 1999] dari definisi-definisi sistem tersebut di atas dapat di katakan

bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang merupakan

bagian yang saling terpadu dan saling berhubungan secara erat antara satu

dengan sifat serta kerjasamanya antar unsur atau elemen tersebut mempunyai

bentuk yang tertentu dan saling mempengaruhi untuk mencapai satu atau

beberapa maksut secara bersama-sama berkeinginan unruk memcapai tujuan

yang sama pula. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur

dan proses. Struktur merupakan unsur-unsur yang secara terintegrasi

membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses merupakan penjelasan

prosedur atau urutan kerja dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu

agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien dan efektif maka setiap struktur

dan proses tersebut harus saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

B. Karakteristik SIstem

Model umum sebuah sistem adalah input, prosesn dan input. Hal ini

merupakan konsep sebuah sitem dapat mempunyai beberapa masukan dan

6
keluaran. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, maka

terdiri dari :

1. Komponen (Company)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berintegrasi

membentuk satu kesatuan.

2. Batasan sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem

lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar (Enviroment)

Environment dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang

mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu

subsitem denan subsistem lainnya.

5. Masukan sistem (input)

Adalah energy yang di masukan ke dalam sistem. Masukan dpaat

berupa masukkan perawatan (maintance input) dan masukkan sinyal

(sidnal input).

7
 6. Keluaran sistem (input)

Keluaran (input) adalah hasil dari energy yang di olah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat

masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengelola sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective),

kalau suatu sistem tidak mempunyai sasarn maka operasi sistem tidak

aka nada gunanya.

C. Pengertian Informasi

Telah di ketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukan hasil dari

pengolahan data yang telah di organisasikan dan berguna bagi orang yang

menerimanya. Sistem Informasi adalah suatu system didalam organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan pihak luar tertentu. Dengan laporan

yang diperlukan (Jogiyanto HM 1999). Dari pengertian informasi di atas

yang telah diproses pada suatu system sehingga menjadi bentuk yang lebih

berguna bagi yang menerimanya untuk pengambilan keputusan.

8
D. Pengertian Sistem Informasi

Menurut M.G Alexander dalam bukunya yang berjudul informasi

sistem analysis theory and applications mengatakan bahwa sistem adalah

suatu group dan elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun berbentuk fisik

yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan antaranya dan

berintekrasi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasarakan akhir dari

sistem [Jogiyanto H.M, 1999,hal. 1] Menurut Robert A. Letch dan K. Roscoe

Davids dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Sistem

mengatakan bahwa sistem adalah kumpulan dan elemen-elemen (orang,

perangkat keras, informasi dan lain-lain) diorganisasikan untuk mencapai satu

tujuan tertentu [Jogiyanto HM, 1999]

Sistem informasi dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok

bangunan (building blok) yang terdiri dari :

a. Blok Masukan

Input mewakili data masuk kedalam sistem informasi, input di sini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

yang berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

9
c. Blok Keluaran

Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merpakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua

tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi , teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga

bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan

perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan

dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras

computer dugunakan perangkat untuk memanipulasinya. Basis data diakses

atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang di

sebut dengan DBMS (Database Management System)

f. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana

alam, api, tempratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan, sistem

itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa

10
 hal-hal yang dapat merusak sistem dapat di cegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

E. Sistem Informasi Manajemen

Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Wilkinson

[Kamaruddin, 1998] bahwa system informasi manajemen adalah :

suatu kerangka yang menjadi alat-alat penghubung bagi summber daya-

sumber daya terkordinasi guna mengumpulkan, memproses, mengendalikan

dan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi ke berbagai

pemakaian satu tujuan atau lebih. [Kamaruddin, 1998].

Pendapat lain juga dikemukakan oleh Bary E Cushing, menurutnya

system informasi Manajemen adalah suatu kumpulan manusia dan sumber

modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk

mengumpulkan dan mengolah data dalam menghasilkan informasi yang

berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam perancangan dan pengendalian

aktivits-aktivitas organisasi.[Komaruddin, 1998].

Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan system

yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang

mempengaruhi semua operasi organisasi yang berguna untuk menyediakan

informasi-informasi yang dibutuhkan suatu organisasi dan semua tingkatan

manajemen.

11
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Dalam Penulisan kuliah kerja praktik ini penulis menggunakan peralatan

(Tools System) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktik ini,

adapun perlatan yang digunakan :

A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data Merupakan alat

pembuatan model yang memungkinkan professional yang dibutuhkan satu

sama lain dengan alur data baik h manual ataupun terkomputerisasi. Data

Flow Diagram atau Diagram Arus Data adalah suatu gambaran gratis dan

suatu system yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk

menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang

berkaitan.

Simbol atau lambing yang digunakan dalam membuat diagram alir

data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :

1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity) Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukan entitas atau kesatuan y

berhubungan dengan system, dapat berupa orang, organisasi, atau system

lainnya yang akan memberikan input atau menerima input dari system

atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.

2. Proses (Procces)

Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,

menunjukan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

12
 computer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk

menghasilkan arus data yang akan keluaran dari proses, digmbarkan

dengan symbol lingkaran.

3. Aru Data (Data Flow)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.

Menunjukan arus data yang berupa masukan untuk system atau hasil dari

proses system yang mengalir diantara proses (Process), simpanan data

(data store) dan entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.

4. Simpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah di

simpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa

suatu file di Sistem Komputer, arsin tatau catatan manual, table acuan dan

lain-lain di gambarkan dengan sepasang garis horizontal.

Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga

tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat menggambarkan sumber serta tujuan data yang kakan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan

system secara global dari keseluruhan system yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan

ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.

13
 3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail

dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-

rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan

diagam alir data untuk membuat model system yaitu :

a. Didalam diagam alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal

entity dengan eksternal entity lain secara langsung.

b. Didalam Diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store

dengan data store yang lain secara langsung.

c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow

yang keluar.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu system informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus

data yang ada pada Diagram Alir Data, Arus data yang ada didalam Diagram

Alir Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang

jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data

harus memuat hal-hal berikut :

14
1. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasrkan arus data yang mengalir diagram

alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data,

sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan

penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data

dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalama bentuk

laporan serta dokumen hasil cetakan computer. Dengn demikian bentuk

dari yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen

hasil cetakan computer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor,

variable, parameter dan field-field.

Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

4. Struktur Data

Struktur data menunnjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang

terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

15
5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis

karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen yang satu dengan yang lainnya.

6. Volume

Volume perlu dicatat didalam data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya

arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume

puncak menunjukan volume yang terbanyak.

7. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu

dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan

input data harus dimasukkan kedalam system, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat di isi dengan keterangan-

keterangan tentang analisis data tersebut.

Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau dari symbol yang dijelaskan yang disebut notasi

tipe data Notasi atau symbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam

yaitu sebagai :

A. Notasi Tipe Data

16
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

input suatu data Notasi yang ummum digunakan antara lain :

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap Karakter

9 Angka Numeric

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampikan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

17
B. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri

+ Dan (And)

0 Pilih boleh ya atau tidak

{} Pengulangan Proses

[] Pilih salah satu pilihan

I Pemusahan pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

18
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Setiap perusahaan, koperasi, persekutuan maupun perusahaan perseorangan,

untuk dapat melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. Salah satunya SIUP di

Kantor BPTSP Jakarta Barat. Dengan adanya perusahaan ini akan memudahkan

mengolah dan menganalisis suatu database agar lebih terperinci.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam Tinjauan Perusahaan ini berisi sejarah perusahaan. Struktur organisasi

serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Wilayah kotamadya Jakarta Barat merupakan salah satu bagian yang

memiliki kedudukan setingkat dengan Kotamadya Tingkat II.

Walikotamadya yang bertanggungjawab langsung kepada Gubernur KDKI

Jakarta Berdasarkan Penetapan Presiden RI No.2 Tahun 1961 tentang

Pemerintahan DKI Jakarta dan Penjelasan Undang-undang No. 5 Tahun

1974 tentang pokok-pokok pemerintah di daerah, bahwa tugas, wewenang

dan kewajiban Walikotamadya adalah menjalankan Pemerintahan

pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan dalam wilayah.

Tugas-tugas tersebut meliputi bidang pemerintahan, ketentraman dan

ketertiban, kesejahteraan masyarakat, sosial politik, agama, tenaga kerja,

pendidikan, pemudan dan olah raga. Kependudukan perekonomian dan

19
 pembangunan fisik prasarana lingkungan serta bidang-bidang lain yang

ditetapkan oleh Gubernur Kepala daerah Khusus Ibukota Jakarta.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama

terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang

dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat

penting untuk menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara

kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi

yang dimiliki di Kantor BPTSP Jakarta Barat

Gambar 3.2.2 Struktur Organisasi dan Funbgsi.

20
3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur pelayanan di Pelayanan Badan Terpadu Satu Pintu Jakarta

Barat, informasi pengaduan, loket pendaftaran, loket pembayaran, loket

pengambilan

A. Prosedur Pelayanan

1. Loket Informasi & Pengaduan

2. Loket Pendaftaran Berkas

3. Loket Pembayaran

4. Loket Pengambilan Berkas

B. Informasi dan Pengaduan

1. Ambil nomor antrian

2. Menunggu sampai nomornya dipanggil dan dapat di lihat di Layar Monitor

Keterangan : Pada loket ini masyarakat dapat memperoleh informasi

mengenai perizinan yang ada di BPTSP

C. Loket Pendaftaran

1. Ambil nomor antrian

2. Menunggu sampai nomornya dipanggil dan dapat di lihat di Layar Monitor

3. Setelah nomor dipanggil silahkan berkas dibawa ke loket pendafaran dan

akan diperiksa petugas Front Office dan disetujui Petugas Teknis

4. Apabila setelah diperiksa berkas ternyata belum lengkapa agar dipenuhi

persyaratan yang ada

21
5. Apabila berkas dinyatakan lengkap maka akan dibuatkan tanda terima

pendaftaran

6. Apabila berkas permohonan perizinan ada yang dikenakan retribusi daerah,

agar dibayar di loket pembayaran

7. Tanda terima tersebut dibawa saat pengambilan berkas apabila sudah

selesai

Keterangan : Pada loket ini masyarakat dapatmendaftarkan berkas yang

akan diajukan.

3.3.1Prosedur Pengajuan Surat Izin

1. Bagian pelayanan memberikan formulir permohonan kepada

pemohon sebanyak rangkap dua dan pemohon harus mengisi formulir

dengan lengkap

sebanyak rangkap dua.

2. Setelah pemohon mengisi formulir tersebut dengan lengkap dan

kemudian dikembalikan lagi kepada bagian pelayanan untuk di cek.

3. Bagian pelayanan mengecek formulir dari pemohon tersebut untuk

dipastikan apakah formulir sudah lengkap atau tidak. Jika lengkap

maka formulir permohonan yang asli diberikan kembali kepada

pemohon untuk syarat pengambilan izin. Formulir permohonan

salinan disahkan oleh kepala bagian pelayanan.

22
 4. Jika formulir permohonan tidak lengkap, maka formulir tersebut

dikembalikan kembali kepada pemohon untuk di perbarui. Setelah

formulir permohonan diperbarui, formulir permohonan diberikan

kembali kepada bagian pelayanan dan dilanjutkan ke tahap nomor 3.

5. Setelah formulir permohonan disahkan oleh kepala bagian pelayanan,

formulir tersebut diberikan kepada bagian pengolahan untuk diproses

dan di cek ke lapangan untuk kesesuaian data di formulir dengan

keadaan yang ada di lapangan.

6. Jika tidak sesuai maka status izin ditangguhkan dan dibuat surat

penangguhan.Surat tersebut kemudian diarsirpkan pada arsip surat

penangguhan(A1) bersama dengan formulir permohonannya.

7. Jika sesuai maka formulir permohonan tersebut akan diproses untuk

dibuatkan surat izin. Status formulir permohonan diterima.

8. Setelah surat izin dibuat dan disahkan oleh kepala bagian

pengolahan, surat tersebut kemudian diserahkan kepada kepala badan

untuk disahkan oleh kepala badan.

9. Setelah surat izin tersebut disahkan oleh kepala badan, surat izin

tersebut dikembalikan ke bagian pengolahan untuk diarsipkan pada

arsip surat izin(A)

23
3.3.2 Prosedur Pengambilan Surat Izin:

1. Pemohon memberikan formulir asli yang sudah lengkap kepada

bagian pelayanan sebagai bukti pengambilan surat izin.

2. Setelah itu bagian pelayanan mengecek status izin pemohon apakah

telah diterima atau ditangguhkan.

3. Jika diterima maka bagian pelayanan memberikan formulir

permohonan asli pemohon kepada bagian pengolahan.

4. Bagian pengolahan mencari satu per satu surat izin yang telah

diproses sesuai dengan formulir permohonan pada lemari arsip surat

izin(A2).

5. Setelah itu surat izin yang sudah jadi diberikan kepada bagian

pelayanan untuk selanjutnya diberikan kepada pemohon dan formulir

permohonan yang sudah diambil diarsipkan pada arsip formulir

permohonan(A3).

6. Jika ditangguhkan maka bagian pelayanan memberikan formulir

permohonan asli pemohon kepada bagian pengolahan untuk mencari

surat penangguhan pada arsip surat penangguhan(A1).

7. Bagian pengolahan mencari satu per satu surat penangguhan sesuai

dengan formulir permohonan tersebut.

24
8. Setelah itu surat penangguhan diberikan kepada bagian pelayanan

untuk selanjutnya diberikan kepada pemohon.dan formulir

permohonan yang ditangguhkan diarsipkan pada arsip formulir

permohonan(A3).

25
3.3.3 Prosedur Perpanjangan Surat Izin:

1. Pemohon memberikan surat izin lama kepada bagian pelayanan

sebagai bukti untuk perpanjangan izin. Lalu bagian pelayanan

mengecek apakah surat izinnya sudah kadaluwarsa atau tidak.

2. Jika kadaluwarsa melebihi 1 tahun, maka bagian pelayanan

mengusulkan untuk membuat lagi surat izin yang baru. Jika tidak

kadaluwarsa maka bagian pelayanan memberikan formulir

permohonan perpanjangan. Setelah itu surat izin lama yang sudah

dicek diarsipkan pada arsip surat izin lama(A4).

3. Setelah pemohon mengisi formulir tersebut dengan lengkap dan

kemudian dikembalikan lagi kepada bagian pelayanan untuk di cek.

4. Bagian pelayanan mengecek formulir dari pemohon tersebut untuk

dipastikan apakah formulir sudah lengkap atau tidak. Jika lengkap

maka formulir permohonan yang asli diberikan kembali kepada

pemohon untuk syarat pengambilan izin. Formulir permohonan

salinan disahkan oleh kepala bagian pelayanan.

5. Jika formulir permohonan tidak lengkap, maka formulir tersebut

dikembalikan kembali kepada pemohon untuk di perbaharui. Setelah

26
 formulir permohonan diperbaharui, formulir permohonan diberikan

kembali kepada bagian pelayanan dan dilanjutkan ke tahap nomor 4.

6. Setelah formulir permohonan disahkan oleh kepala bagian pelayanan,

formulir tersebut diberikan kepada bagian pengolahan untuk

diproses dan di cek ke lapangan untuk kesesuaian data di formulir

dengan keadaan yang ada di lapangan.

7. Jika tidak sesuai maka status izin ditangguhkan dan dibuat surat

penangguhan. Surat tersebut kemudian diarsirpkan pada arsip surat

penangguhan(A1) bersama dengan formulir permohonannya.

8. Jika sesuai maka formulir permohonan tersebut akan diproses untuk

dibuatkan surat izin. Status formulir permohonan diterima.

9. Setelah surat izin dibuat dan disahkan oleh kepala bagian pengolahan,

surat tersebut kemudian diserahkan kepada kepala badan untuk

disahkan oleh kepala badan.

10. Setelah surat izin tersebut disahkan oleh kepala badan, surat izin

tersebut dikembalikan ke bagian pengolahan untuk diarsipkan pada

arsip surat izin(A2).

27
3.3.4. Prosedur Perubahan Surat Izin:

1. Pemohon memberikan surat izin lama kepada bagian pelayanan

sebagai bukti untuk perubahan surat izin. Lalu memberikan formulir

permohonan perubahan izin kepada pemohon.

2. Surat izin lama dari pemohon lalu di berikan oleh bagian pelayanan

kepada bagian pengolahan untuk diarsipkan pada arsip surat izin

lama(A4).

3. Setelah pemohon mengisi formulir tersebut dengan lengkap dan

kemudian dikembalikan lagi kepada bagian pelayanan untuk di cek.

4. Bagian pelayanan mengecek formulir dari pemohon tersebut untuk

dipastikan apakah formulir sudah lengkap atau tidak. Jika lengkap

maka formulir permohonan yang asli diberikan kembali kepada

pemohon untuk syarat pengambilan izin. Formulir permohonan

salinan disahkan oleh kepala bagian pelayanan.

5. Jika formulir permohonan tidak lengkap, maka for mulir tersebut

dikembalikan kembali kepada pemohon untuk di perbaharui. Setelah

formulir permohonan diperbaharui, formulir permohonan diberikan

kembali kepada bagian pelayanan dan dilanjutkan ke tahap nomor 4.

6. Setelah formulir permohonan disahkan oleh kepala bagian pelayanan,

formulir tersebut diberikan kepada bagian pengolahan untuk

28
 diproses dan di cek ke lapangan untuk kesesuaian data di formulir

dengan keadaan yang ada di lapangan.

7. Jika tidak sesuai maka status izin ditangguhkan dan dibuat surat

penangguhan. Surat tersebut kemudian diarsirpkan pada arsip surat

penangguhan(A1) bersama dengan formulir permohonannya.

8. Jika sesuai maka formulir permohonan tersebut akan diproses untuk

dibuatkan surat izin. Status formulir permohonan diterima.

9. Setelah surat izin dibuat dan disahkan oleh kepala bagian pengolahan,

surat tersebut kemudian diserahkan kepada kepala badan untuk

disahkan oleh kepala badan.

10. Setelah surat izin tersebut disahkan oleh kepala badan, surat izin

tersebut dikembalikan ke bagian pengolahan untuk diarsipkan pada

arsip surat izin(A2).

29
3.3.5 Diagram Konteks Berjalan

Diagram kontek berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang

berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang

masuk

dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks sistem yang sedang

berjalan adalah sebagai berikut :

3.3.5 Gambar Konteks Berjalan

30
3.3.6 Diagram nol sistem berjalan

3.3.6 Gambar Diagram Nol Sistem Berjalan

31
3.3.7 Diagram Detail Proses 1.0

3.3.7 Gambar Diagram Detail Proses 1.0

32
3.4 Kamus Data Berjalan

1. Nama arus : Data user

Alias : User

Proses : File user - proses 1

Atribut : id_user, pass_user, nama_user, level_user

2. Nama arus : Data permohonan

Alias : Perusahaan

Proses : Proses 2 - file permohonan ijin, file permohonan ijin - proses 3,

file permohonan ijin - proses 3, file permohonan ijin - proses 4, file

permohonan ijin - proses 5

Atribut : Id_perusahaan, nama_perusahaan, bentuk_perusahaan,

penanggung_jawab, alamat, kelurahan, kecamatan, no_telp, fax, npwp,

kelembagaan, status_perusahaan, jenis_perusahaan, jenis_usaha,

modal_kekayaan, luas_tanah, luas_ruang_usaha, no_siup_lama,

tgl_permohonan,

tgl_pemeriksaan, jenis_permohonan, pembaharuan_ke, status, keterangan,

nama_kegiatan, nama_lemari, nama_loker, nama_urut, nama_user

3. Nama arus : Data status permohonan

Alias : Surat

Proses : Proses 4 - file periksa lapangan, file periksa lapangan - proses 5

Atribut : Id_surat, nama_surat, tgl_surat, nama_perusahaan

33
3.5 Kendala Perizinan SIUP

Tidak sedikit pelaku usaha yang masi belum paham betul jenis perizinan
usaha yang dibutuhan untuk bisnisnya . salah satu faktor yang berpengaruh adalah
banyaknya jenis izin usaha yang ada di jakarta barat dan masing masing memiliki
tahap

an dan persyaratan yang bisa jadi berbeda satu sama lain.

3.6 Pemecahan Masalah SIUP

Siup wjib dimiliki oleh orang atau badan yang memiliki usaha perdagangan.
Surat izin usaha perdagangan ini berfungsi sebagai alat atau bukti pengesahan dari
usaha perdagangan yang anda lakukan.

34
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam

penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Analiasa Sistem Pendaftaran SIUP Pada Kantor BPTSP Jakarta Barat

yang dijalankan terkomputerisasi.

b. Penggunaan komputer sebagai alat pendukung sistem dapat menghemat

waktu, biaya dan tenaga.

c. Data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan selalu pada kondisi up to

date.

4.2. Saran

Pada dasarnya hasil analisa sistem Pemeliharaan pada Kantor Walikota

Jakarta Barat memerlukan evaluasi sistem untuk memudahkan dalam pengembangan

sistem selanjutnya. Untuk mendukung kelancaran dan kelestarian sistem maka

penulis menyarankan beberapa hal yaitu :

1. Untuk menjalankan program agar berjalan secara optimal, diperlukan dukungan

hardware yang memadai.

35
2. Diperlukan training dan pengenalan sistem yang baru bagi pegawai unttuk

memudahkan proses implementasi sistem.

3. Perlu adanya evaluasi sistem secara berkala untuk mengimbangi perubahan-

perubahan yang terjadi sehingga dapat mengikuti perkembangan zaman.

4. Perawatan terhadap perangkat lunak (software) maupun perangkat keras

(hardware) komputer sangat di perlukan karena sistem dapat terhindar dari

kerusakan.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Sejarah Kantor BPTSP Jakarta Barat. URL : http://id.wikipedia.com

Panduan KKP BSI 2016. URL : http://bsi.ac.id

Pengertian Sistem. URL : http://id.wikipedia.com

Struktur Organisasi BPTSP. URL : http://id.wikipedia.com

37
 Daftar Riwayat Hidup

BIODATA 1
Nama : Karina Junita

Nim : 12140801

Kelas : 12.4B.12

Jurusan : Manejemen Informatika ( D3 )

Tempat, Tanggal lahir : Jakarta, 17 Juni 1994

Alamat : Kp. Gaga Masjid Jl. Lantur III RT:002

RW:002 Kel. Larangan Selatan Kec.
Larangan Tangerang 15154

No Telpon/Hp : 0896-5028-1937

BIODATA 2
Nama : Erik Poae

Nim : 12145181

Kelas : 12.4B.12

Jurusan : Manejemen Informatika ( D3 )

Tempat, Tanggal lahir : Tobelo, 14 September 1991

Alamat : Jl Raya Wasile Tengah Rt: 02-01

Tangerang 97862

No Telpon/Hp : 0812-8872-1220

38
 BIODATA 3
Nama : Nabilah

Nim : 12142762

Kelas : 12.4B.12

Jurusan : Manejemen Informatika ( D3 )

Tempat, Tanggal lahir : Jakarta, 15 November 1996

Alamat : Jl. Perdatam II No.27B RT:009/05 Ulujami

Jakarta Selatan 12250

No Telpon/Hp : 0896-1270-9754

39
Surat Keterangan PKL / Riset

40
41
42
Sertifikat PKL

43
44
45