Anda di halaman 1dari 21

JOBDESK EVENT ORGANISER

http://nurhadifirmana.blogspot.co.id/2013/01/event-organiser-event-organizer-adalah.html

EVENT ORGANISER

Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan


dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event, Rencana awal
yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi,
bentuk & susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan
tempat (Venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spek produksi acara. Pada hari
pelaksanaan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi
jalannya event secara keseluruhan.Membuat laporan hasil pelaksanaan &
evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. Event organiser
dijalankan antara lain oleh:
Producer

Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event (sponsor)


Membuat rencana & strategi event, penjadwalan kerja secara umum,
anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat & efisien
Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artist,
sponsor dan subordinat.
Bertanggung jawab atas kwalitas, kelancaran acara serta operational seluruh
kegiatan pertunjukan
Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara
Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi
solusi
Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi & laporan
Dalam pelaksanaan tugasnya Producer dibantu antara lain oleh :

General Affairs

Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis


Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H
Mennyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evalusai
Memeriksa semua kesiapan supplier sarana dan pra sarana pendukung event

Finance

Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut


keuangan
Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event ,
dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event
Membuat perkiraan kelancaran arus dana (Cashflow Cash in/Cash out)
Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo
Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan
Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cash flow beserta bukti
pembayaran

Traffic
Mengumpulkan dan meng update seluruh data dan informasi yang berkaitan
dengan event
Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event
Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event
Merangkum informasi & jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan
kepada semua bagian (panitia), manajemen artis , manajemen venue serta
petugas resmi ( Polisi, PMK, Amb )

PRODUCTION DIVISION

Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan,


desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan
penunjang acara (Panggung, Lampu,Sound sistem, Generator dsb ) serta tenaga
kerja produksi. Diperlukan data yang lengkap mengenai spek serta skala produksi,
pengisi acara (raiders), lokasi acara (Venue) yang disusun menjadi penjadwalan
seluruh bidang produksi (pengiriman, Load In/ Load Out, soundchek, showtime dsb)
Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu
bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain.oleh karena itu jadwal
produksi harus di sepakati dalam perencanaan dan ditepati dalam pelaksanaan.
Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi,
faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal
hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi,
kembang api dsb), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness
dsb)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya
di pergunakan .

Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (Tur) sangat membutuhkan


penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta
pembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalam
perjalanan dapat membantu performa kerja. Penangung jawab produksi sangat
penting dalam menganalisa kondisi kerja dilapangan karena tekanan pekerjaan yang
di hadapi crew
Production Manager

Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi


Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh
Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, load in sampai load
out, post produksi
Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi
Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan
dengan masalah teknis pertunjukan
Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara
diatas panggung, mulai dari sound chek, rehearsal dan show

Stage Manager

Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung


Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung & pengisi acara
Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan diatas panggung
Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan Production
manager serta pengisi acara / management artis
Berkoordinasikan dengan Prod Man dan Talent Coord dalam hal teknis,
materi dan susunan acara
Mengawasi / memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara
selama kegiatan berlangsung
Mempersiapkan segala kebutuhan & sarana pendukung di atas panggung
selama pertunjukan
Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan
yang ada untuk disempurnakan
Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja
dan artis
Menentukan dan mengontrol boleh /tidaknya seseorang berada di area
panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan

Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage Hand


Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan tugas

Menata seting panggung beserta peralatannya sesuai plot (letak) yang telah
ditentukan
Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan diatas
panggung
Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai
keluar (load out) segala peralatan diatas panggung
Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan
Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager
Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (airminum, handuk)
Membantu pengamanan panggung jika diperlukan
Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader yang
menangani naik / turunnya peralatan dari truk ke panggung dan sebaliknya

Production Runners

Membantu Prod Mng dalam pengadaan kebutuhan produksi selama


persiapan dan pertunjukan
Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk
melaksanakan tugas
Mengetahui dimana tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi
Berkoordinasi langsung kepada Production manager untuk kebutuhan
pengadaan

Production runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih
mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Prod Runners penting karena
dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak dilapangan,dan
membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga , untuk
mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan
dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan yang tepat sesuai pesanan
Back Stage facilities
Membantu Production mng dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang
panggung
Menidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung
Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung
Memastiakan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang
dengan baik

Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas


kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dsb), tapi jika ada
pembagian area belakang panggung secara spesifik (R artis, Kamar Ganti, R Prod
,R Makan, R Tunning dsb) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang
standard (meja, kursi, tempat sampah) di perlukan daftar kebutuhan setiap ruangan
untuk dipergunakan sebagai cek list .
Back Stage security

Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung


Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton
Menjaga area vital belakang panggung lainnya ( area kemnbang api , dress
room dsb )
Mengamankan jalan masuk / keluar ke belakang panggung
Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya 4 jam
sebelum pertunjukan
Berkoordinasi dengan Production manager mengenai area yang diamankan
beserta jumlah alokasi personal
Berkoordinasi dengan Production manager tentang sistem dan strategi
pengamanan
Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika
terjadi hal hal diluar kendali

Sedangakan Stage Security lebih menangani keamanan selama pertunjukan


berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara diatas
panggung, serta mencegah/ mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di
atas panggung. Stage security biasanya diambil dari security artis yang sudah
mendampingi artis diluar acara.
Production Design Team
Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain pertunjukan, Production manager
dibantu oleh suatu team desain yang d ikoordinasikan oleh seorang Production
Designer) sesuai kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer
mis:
Lighting Designer

Mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dsb) sesuai karakter pengisi acara
Sound Designer

Merancang tata suara (jenis& karakter suara sesuai karakter pengisi acara Artistic &
Scenic Designer merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dsb,
sesuai tema pertunjukan
Multimedia Designer

Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan .


Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan
dari penyelenggara (hal teknistempat & skala prod,serta manajement artis (tema &
karakter pertunjukan).Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses
pelaksanaan produksi acara.
Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan
pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier, perusahaan tersebut
mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system, lighting system,
generator supplier, multimedia) dapat berasal dari stu supplier atau lebih, tergantung
kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara
yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut, Di bawah
ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam penyelenggaraan
pertunjukan beserta tugas tanggung jawabnya.
Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak
penyelenggara , biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan,
dibuat berdasarkan spek pengisi acara dan skala pertunjukan, pada umumnya
tatasuara mencakup antara lain : speaker utama, power, mixer utama, mixer
panggung, amplifikasi, monitor panggung, sidefill, mic, assoseriess, kabel
pelengkap, microphone dsb. Sedangkan orang yang menangani antara lain:
Sound Operator

Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning,
balancing, sound cek , rehearsal , dan pertunjukan
Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara
Mengakomodir permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara
yang dinginkan
Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan
Berkoordinasi dengan Production Manager mulai persiapan sampai
pertunjukan

Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Sound Engineer, dan Sound


Technician / Crew yang tugasnya antara lain:

Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan


Memasang Instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan
Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas
panggung
Memastikan setiap peralatan tatasuara yang di pasang berjalan baik
Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik
Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan
Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan

Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya) sesuai dengan


permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spek jenis
lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasa
disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yang
memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara
Sedangkan orang orang yang menangani antara lain :
Lighting Operator:

Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya


Menangani proses pemograman lampu & focusing (pengarahan cahaya )
setiap lampu
Mengoperasikan ligting board / console selama pertunjukan berlangsung
Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik
Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan
Memberikan aba aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot)
Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan
pertunjukan

Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting


technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara llain adalah:

Menagani pemasangan rigging (konstruksi dasar menara lampu) system


sesuai kebutuhan
Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola
yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger)
Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah
berdasarkan lighting plot
Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer ( alat
pengatur kekuatan cahaya )
Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger)
Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik
Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tatacahaya

Stage: menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama & panggung


monitor sesuai dengan desain panggung yang telah ditentukan. serta pekerjaan
pemasangan lantai panggung dan finishing panggung (cat, karpet) juga
pemasangan backdrop (penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level,
tangga, ramp dsb) jika panggung tersebut di desain sesuai tema dan dilengkapi
dengan elemen artistic (property, scenic dsb) maka biasanya stage supplier terlibat
dalam pembuatandan pemasangan. Sedangkan orang orang yang menangani
pembuatan panggung antara lain:
Stage Builder Supervisor

Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana


Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan
Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan
pengisi
Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah
ditentukan
Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang
sifatnya konstruksi
Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik
panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area
belakang panggung jika fasilatas tersebut tidak tersedia, berbentuk ruangan (R
ganti, R artis, R produksi, R makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat
pertunjukan sesuai kebutuhan acara
Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang dibutuhkan untuk
menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik, biasanya generator
diperlukan jika kapasitas listrik di tempat pertunjukan tidak memadai atau tidak ada
sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrik untuk
kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dsb),
untuk keamanan sumber listrik di haruskan memasang generator dengan kapasitas
20%-30% diatas kebutuhan, juga biasanya dipersiapakan generator cadangan untuk
mengantisipasi kekurangan kerusakan supli generator utama , Sedangakan orang
orang yang menangani generator antara lain :
Generator Operator:

Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting,


sound dsb)
Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut
Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai
kebutuhan
Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik
Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator
Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan

Dalam penanganan instalasi listrik Operator dibantu oleh Generator


technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaiki
kerusakan , menyediakan bahan bakar untuk waktu pemakaian yang telah
ditentukan.
Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api ,yang penempatan dan
jenisnya serta waktu pengatifannya telah di rancang berdasarkan kebutuhan
pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api ( unsur bahan
peledak),maka penempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus
diperhatikan,dalam mengoperasiannya dapat di picu secara elektrik maupun
manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain:
Pyrotechnics Operator

Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara
teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang
dihasilkan
Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu
peralatan lain
Berkordinasi dengan Venue manager mengenai lokasi (venue) yang dipakai
Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara
Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan
pertunjukan

Dalam pemasangan isntalasi kembang api dibantu oleh Pyrotechnic crew yang juga
bertugas mengamankan area kembang api dari orang orang yang tidak seharusnya
berada disekitarnya (pemasangan rambu bahaya, pita dsb), memastikan daerah
jatuhnya kembang api aman dari orang (terutama sekitar panggung), serta
mempersiapkan pemadam untuk mengantispasi kebakaran.
Multimedia: memasang layar multimedia sesuai letak yang telah
ditentukanmenempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar
harus penempatan, teknis penempatan (di atas scaffolding, digantung) dan
konstruksi & bentuk, jika pertunjukan di adakan ditempat terbuka maka pemasangan
memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi. Multimedia dapat berupa
kombinasi media yang berupa tampilan (visual) dalam bentuk film,slide, gambar,
transparasi, slidedsb )dapat berupa kombinasi media.Multimedia memperkuat
(secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide & film disusun
(edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan . Sedangkan orang yang menangani
antara lain:
Multimedia operator

Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor & layar ditempat yang


tepat dan aman (konstruksi & cuaca)
Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai
skenario
Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik
Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan
pertunjukan

Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor di laksanakan oleh crew yang
juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan
proyektor & layar secara aman

FRONT OF HOUSE DIVISION

Adalah divisi / bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan
berinteraksi dengan beberapa pihak (Pengelola Lokasi , Polisi , petugas perijinan,
penonton dsb ) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada
hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital .
Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (Venue), kota
dimana venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya.
Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun
rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping & data yang rinci
ditambah pengenalan lokasi yang matang
Front of House Manager

Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan


Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis
dll)
Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara
Menghitung jumlah tenaga kerja (Doorman, Ticket Takers, Usher, Securiti)
yang dibutuhkan
Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah
ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dll)
Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam
lokasi acara
Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana
pengamanan (renpam) arena pertunjukan
Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam & teknis
pengunaan pemadam
Berkoordinasi dengan PPPK & Paramedik mengenai penempatan posko,
Ambulans dan penanganan yang membutuhkan
Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan renpam pada hari
pelaksanaan
Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya
Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi
acara
Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan

Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan
Venue facilitator yang bertugas antara lain:

Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara


Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan
Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC,
Rambu 2 pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll)
Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area prod,
penonton, posko, PMK & PPPK dsb)
Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton,
area parkir dll)
Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi
(Baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dll ) dilokasi
Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola
tempat pertunjukan

Field Security Coord

Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan


Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan
Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara
Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan
lapangan
Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan renpam
Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H
Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan
acara
Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan

Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field Security yang tugasnya
antara lain

Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan


Memeriksa ID / Tiket yang menjadi tanda masuk area tertentu
Menjalankan Instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord
Dilarang meninggalkan area yang menjadi tanggung jawabnya
Berkoordinasi dengan Field security coord jika terjadi gangguan keamanan
didaerah tanggung jawabnya

Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan


sejumlah Paramedic lapangan yang peralatan medis dan ambulans, guna
memberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan
penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan
,beberapa anggota paramedic juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk
bersiaga , tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan
bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka
Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim
Pemadam kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang
terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyiram penonton (mobil pemadam),
penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jika suhu udara
panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando (biasanya FoH
manager/ Venue coord) kepada Kepala Pemadam kebakaran dengan
memperhatikan tiupan angin dan arah air.
Penanganan penonton adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan
venue, untuk hal tsb maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir
serta mengawasi seluruh jalanya arus masuk dan keluar penonton, untuk itu
diperlukan beberapa koordinator yang bertanggung jawab atas pintu penonton ,tiket
serta penempatan penonton di area pertunjukan , orang orang yang bertugas antara
lain
Ticket Takers Coord

Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga


Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Spv & Ticket Takers di
lokasi
Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton
Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton
Berkoordinasi dengan Coord lain (Doorman, Usher) mengenai penempatan
tiket takers disetiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket

Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung / lapangan
maka tiket takers koordinator di bantu TicketTakers Supervisor yang menjadi
penanggung jawab setiap pintu / sektor, dengan tugas

Mengawasi pekerjaan ticket takers disetiap pintu/sector yang telah ditentukan


Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu / sector yang
menjadi tanggung jawabnya
Membantu tiket takers yang menemui masalah dalam tugasnya
Memastikan tiket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton
dibuka
Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan
permasalahan tiket

Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton disebut Ticket


Takers yang tugasnya adalah

Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan


Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan
Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk
Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton
Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada spv
Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint)
Berkonsultasi dengan tiket takers supervisor jika menemui masalah tiket

Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan
petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu)
untuk koordinasi kerja maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan
tugas:
Doorman Coordinator

Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil


Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Spv & Doorman di lokasi
acara
Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton
Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton
Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi
Memberikan komando saat pintu penonton dibuka
Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai
penempatan Doorman di setiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan arus penonton

Untuk mempermudah pengawasan pintu sorang Doorman coordinator dapat dibantu


beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya
Doorman Supervisor

Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan


Mengatur mengawasi arus buka / tutup pintu penonton
Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk
Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton
Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai di buka
Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah

Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah
Doorman

Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian


Memastikan penonton tidak membawa barang 2 yang dilarang masuk ke area
pertunjukan
Mengamankan barang terlarang / berbahaya untuk diserahkan kepada
petugas keamanan
Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan
kepada petugas kemanan
Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/ Coord
Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus
penonton

Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket
yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan penonton ke tempat
yang benar, juga akan dikoordinasikan oleh seorng Usher Coordinator dibantu
beberapa Usher Supervisor dengan tugas antara llain:
Usher Coordinator

Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil


Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan
Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton
Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat
duduknya
Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya
Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai
penempatan usher di setiap pintu atau sektor
Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk
penonton

Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas

Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap


pintu / sector yang telah ditentukan
Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar
sesuai tiket yang dimiliki
Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton
Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk
Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan
penonton

Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya

Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket


Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya
Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk
Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan
dengan penonton

TALENT TREATMENT DIVISION


Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan,
mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara (diluar
kebutuhan pertunjukan) mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan
seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan,
jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb), berhubungan langsung dengan
pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artis juga
menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi
tugasnya adalah :

Talent Treatment Coord

Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi


acara
Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang
sampai pulang
Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari
pertunjukan
Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang
dan pergi (Check In / Check Out)
Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah
(termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati
Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah
ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll)
Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis
Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal
produksi yang berhubungan dengan pengisi
Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan
Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan
tepat pada waktunya
Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk
antisipasi hal hal yang tidak diinginkan
Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi
acara

Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh

Talent / Artis Security

Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan


Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di
pakai oleh pengisi acara
Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik
hotel maupun venue
Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan
dilalui artis (antar kota, dalam kota, Hotel-Venue-Hotel)
Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show
time)

Talent /Artis Transportation


Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk
manajemen, crew, peralatan)
Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi
acara (orang & barang)
Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya
Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya
Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan
operasional
Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas
transportasi
Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah
dengan transportasi pengisi acara

Talent / Artis Runners

Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis)


Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara
Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis
Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan
Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan
dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis

Talent / Artis Doctor

Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya


Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis
Mendampingi artis selama sound chek dan show time
Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau
kecelakaan yang dialami pengisi acara
Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut
diatas

IMPRESARIAT

Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan
perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segala surat
menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan
segala data dan informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam
acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat akan
berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan
pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).
Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak
Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak.

Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara lain

Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis)
Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara
Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya
Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait
(Polisi)
Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan
Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan

TICKETING DIVISION

Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket,


mulai dari pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket)
system pemesanan, distribusi sampai penghitungan tiket terjual setelah
pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi
tiketing antara lain adalah

Ticketing Coordinator

Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket


Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi
kerjasama
Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya
Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan
mendapatkan tiket acara
Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box
Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada)
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan
sobekan bukti tanda masuk penonton
Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan
tiket
Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain:
Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box
Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box
Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala
Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara
Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket

PROMOTION DIVISION

Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari
perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta
pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu
promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari
promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion
Manager dengan tugas
Promotion Manager

Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar


ruang
Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media
Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai
Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik
Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang
Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan
Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang
Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi

Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement


Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan
iklan di media luar ruang, dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh
Perancang Grafis (Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot
TV

GENERAL INFORMATION

CLIENT

EVENT

THEME

ARTIST

VENUE

SHOWDAY

SHOW TIME

PROD SPEC

GENERAL SCHEDULE

MOU

CONTRACT

PRE PRODUCTION

SURVAY
PRODUCTION

EVENT REPORT

EVALUATION

BUDGET

GENERAL BUDGET

PRE/PROD/POST BUDGET

CASH FLOW

TICKET SALES ESTIMATION

TERM OF PAYMENT

PRODUCTION

SHOW SPECIFICATION

TECHNICAL RIDERS

VENUE DATA

PROD AREA

STAGE AREA

PROD PLAN

DESIGN & CONSTRUCTION

STAGE PLOT

LIGHTING PLOT

STAGE PLAN

TOP ELEVATION

SIDE ELEVATION

FRONT ELEVATION

PROD SCHEDULE
ON THE ROAD

LOAD IN/LOAD OUT

SOUND CHECK/REHEARSEL

SHOW TIME

SHOW RUNDOWN

FRONT OF HOUSE

CITY MAP / VENUE AREA MAPPING

VENUE DATA

VENUE MAP

VENUE FACILITIES

MAN POWER PLAN

FIELD SECURITY PLAN

PROD AREA MAP

AUDIENCE ENTRANCE MAP

PARKING AREA MAP

ADDITIONAL AUDIENCE LIGHT

FOH WORKING SCHEDULE

TALENT TREATMENT

CONTRACT RIDERS

ARTIST TEAM TALENT / MANAGEMENT/ CREW

ARTIST SCHEDULE

ACCOMODATION DATA & ROOM LIST

ARTIST TRANSPORTATION SCHEDULE


ARTIST CONTRACT

ADDITIONAL ARTIST DATA

PROMOTION

PROMOTION PLAN

MEDIA PLAN

PROMOTION SCHEDULE

PROMOTION DESIGN

IMPRESARIAT

EVENT PERMIT

VENUE PERMIT

POLICE PERMIT

CENCORSHIP

TICKETING

TICKET DESIGN

MOU / CONTRACT TICKET BOX

DISTRIBUTION SCHEDULE VOUCHER / TICKET

TICKET BOX CONTROLL SCHEDULE

TICKET BOX SALES FORM

SURVAY & MAPPING

Survay & mapping adalah bagian dari pra produksi, setelah diolah akan
berguna bagi semua divisi, karena hasil survay akan menjadi pedoman rencana
kerja di lapangan. Begitu juga dengan mapping akan menjadi pedoman untuk
mengalokasikan area kerja dan penempatan tenaga kerja, pos, parkir, pemadam,
ambulans, area produksi dll. Oleh karena itu Survay & Mapping diharapkan dapat
memberikan informasi keadaan setempat. Survay & Mapping sangat vital dalam
lancarnya suatu rangkaian tur. Dengan rincian tugas sebagai berikut

SURVAY
Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan,
beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)
Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan (jembatan,
trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi, jembatan timbang dll)
Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel (beserta rute
alternatifnya)
Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors) persyaratan dan
peraturan pemakaian venue
Pemilihan ticket box (jika tiket dijual)
Agent perekrut tenaga kerja lokal
Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll)
Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak, elektronik)

VENUE MAPPING

Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama menuju venue
dan jalan alternatif lainnya
Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran,
bank, tempat ibadah, pom bensin dll)
Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor polisi,
pemadam dsb)
Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans,
pemadam, penonton, EO)
Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue
Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari
pertunjukan
Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai
(produksi, keamanan, artis, EO dsb)
Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko
keamanan, PPPK, prod office, information desk, venue ticket box, engginering
room, toilet, dress room, dll)
Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital
yang harus di jaga
Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan
Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu masuk dsb
Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara
Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya
Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat
Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta

TICKET BOX

Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak)


Petugas yang bertanggung jawab mengontrol
Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap pertunjukan/ tiket
box)
Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan
Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan
PROMOSI LOKAL

Jadwal promosi terkait jadwal acara


Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk, banner dsb)
Radio network yang menjadi partner media promosi
Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi
Koordinator wartawan media peliput
Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers
dsb)
Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local

REKRUTMEN STAFF & CREW LOKAL

Identifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/ pagelaran setempat


Data staff & crew yang akan bekerja
Tugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (job des)
Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasi lapangan dan jadwal mulai
bertugas
Jumlah tenaga kerja dan standard bayaran yang diterima

ORGANISER BASE CAMP

Data Base Camp (Alamat, no tel/fax, email, kotntak)


Data staff atau crew local yang membantu di base camp
Jadwal Operasional base camp (kontrak & lama pemakaian tempat)
Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel, listrik, ruang dll)

GOVERNMENT

Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat, telefon/HP)


Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin dll
Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan pusat)
Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket
Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan
Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local

INFORMASI UMUM

Geografi kota yang dituju


Demografi penduduk kota yang dituju
Populasi penduduk kota yang dituju
Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju
Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju