ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE LA ORGANIZACION

INTRODUCCIN

En su acepcin ms amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de

procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organizacin. El sistema apunta a que los recursos de la organizacin en cuestin
sean administrados de forma eficiente.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser
respetados por los miembros de una compaa a la hora de tomar decisiones. Esta
compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite
que cada paso que d cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.

En la siguiente investigacin se hace hincapi en la organizacin de cmo est

conformada y su perspectiva desde un punto como sistema.
 ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE LA ORGANIZACIN

Definiciones de organizacin

El hombre desde la antigedad, ha estado consciente de que la obtencin de

eficiencia slo puede ser a travs del orden y la coordinacin de los recursos de
operacin de un organismo social.

El autor Louis Allen la define as: Es el trabajo que realiza un administrador, para
ordenar y relacionar entre si las tareas que deben realizarse y asegurar as una
ejecucin muy eficaz de las mismas.

Isaac Guzmn Valdivia, la define como: La coordinacin de las actividades de los

individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el mximo
aprovechamiento de los elementos, materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue

Para George R. Terry es: El arreglo de las funciones que se estiman necesarias,
para lograr el objetivo y es una indicacin de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones
respectivas.

Elementos esenciales de la organizacin

Para llegar a una estructura lgica en la organizacin, hay que considerar dos
componentes fundamentales de la organizacin: las partes y las relaciones.

Las partes. Pueden considerarse como unidades trabajo-personas, cada una de las
cuales, se forma por las tareas que es necesario realizar y por las personas
designadas para hacerlo.

Las relaciones. Tienen lugar como: el resultado de la importancia comparativa que

se da a cada unidad orgnica, y la operacin de la persona que ejecuta estas tareas
respectivas.
Importancia de la organizacin

La accin de organizar es de gran importancia para todo organismo, dado que es la

funcin por la cual los administradores, darn un uso metdico a los recursos del
sistema administrativo.

Un esfuerzo de organizacin real, ayuda a los administradores a minimizar costos,

tales como: la duplicacin de esfuerzos, ociosidad de los recursos de operacin.
Algunos autores consideran que la funcin de organizacin es tan importante, que
abogan por la creacin y el uso de un departamento de organizacin (organizacin
y mtodos) dentro del organismo social.

Todos hemos sido miembros de organizaciones, equipos, clases o grupos que

estuvieron muy "organizados". Igualmente, hemos sido miembros de grupos
sociales que se podran caracterizar por ser muy "desorganizados". La organizacin
promueve la colaboracin y la negociacin entre los individuos en un grupo, mejora
as la efectividad y la eficiencia del trabajo y la comunicacin en una empresa.

La funcin organizadora, crea lneas definidas de autoridad y responsabilidad en

una empresa, mejorando as las funciones administrativas de Direccin y Control.
Por ejemplo: el contratar y colocar a la persona en el puesto equivocado, puede dar
como resultado posteriores dificultades motivacionales.

Existen diversos fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la funcin

administrativa de organizacin, stos son los siguientes:

Es de carcter continuo. Es decir, jams se puede decir que ha terminado, dado

que la empresa y sus recursos, estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), lo que lgicamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organizacin.

Es un medio a travs del cual, se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.

Suministra. La descripcin de funciones, para que el personal pueda desempear

las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las funciones,

las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

La funcin de organizacin, al igual que la de planeacin, puede ser visualizada

como un subsistema del sistema administrativo. La organizacin es un concepto
muy especfico, se refiere a un mtodo de disposicin de recursos humanos y
materiales, que representan una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente.

La accin de organizar, se hace necesaria a medida que deben coordinarse los

esfuerzos de ms y ms personas, han de establecerse canales a travs de los
cuales, un cierto nmero de aqullas, para poder entenderse entre s y
comprometerse es un complejo de tareas diversas, se relacionen unas con otras en
orden, a la obtencin consciente y sistemtica de los objetivos especficos.

La organizacin, expresada como un conjunto de relaciones y comportamientos

formalizados entre dos personas, que buscan conseguir algo en comn, determina
el comportamiento esperado, aadiendo otras importantes relaciones.

La organizacin es una red definida de lneas de autoridad y responsabilidad,

deberes funcionales y comunicaciones entre personas, asignando a cada una, los
medios e instrumentos (conceptuales y materiales) para mantener su posicin y
realizar su cometido. As como tambin, dotar a los grupos humanos de los medios
estructurales que le hacen capaz de hacer frente al ambiente, en que se
desenvuelven, y de crecer y evolucionar dinmicamente.

El propsito del sistema de organizacin consiste: en facilitar el logro de las metas

del sistema administrativo, proporcionando un enfoque racional para el uso de los
recursos organizacionales. A continuacin, en la figura1, se presentan los
componentes especficos del sistema organizacin.

SISTEMAS

Es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interaccin, que

buscan alguna meta o metas comunes operando para ello sobre datos o informacin
sobre energa, materia u organismos en una referencia temporal para producir como
salida informacin o energa o materia u organismos.
 CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

1. Sistemas naturales y artificiales:

Naturales: Son los sistemas que abundan en la naturaleza como; ecologa, sistema
de agua, y sistema solar.

Artificiales: Son los sistemas que el hombre crea para su entera satisfaccin como:
sistemas de fabricacin de una empresa, sistema de exploracin espacial y
transporte.

2. Sistemas sociales, hombre-mquina y mecanismos:

Sociales: Son considerados como sistemas sociales los que se encuentran

integrados por personas distinguindose de otros sistemas, objetivos y procesos
como: clubes, partidos polticos, sociedades tcnicas.

Hombre-mquina: La mayor parte de los sistemas empricos caen en la categora

de hombre-mquina. Se les considerara as porque en la actualidad casi todos los
hombres emplean maquinaria y equipo de una u otra clase en sus trabajos
organizados.

Mecnicos: La invencin de sistemas de mquinas que se reparan as mismos los

har ms semejantes a los organismos vivos. Estos sistemas debern adaptarse a
su ambiente. Los sistemas mecnicos totalmente autosuficientes y autoseparables
todava pertenecen a la ciencia ficcin, pese a que algunos sistemas elctricos
generadores de energa elctrica se acercan cada vez ms a la autosuficiencia.

3. Sistemas abiertos y cerrados:

Abiertos: Es aquel que interacta con su ambiente. Todos los sistemas que
contienen organismos son abiertos, porque en ellos influye lo que es percibido por
los organismos. En su sentido ms importante, las organizaciones suelen ser
sistemas que operan dentro de otro ms extenso y por ello son abiertos. La
estructura de mercadotecnia de una empresa es un sistema que forma parte de otro
ms grande la compaa entera, y esta a su vez es un sistema en el interior del
sistema industrial global.
Cerrado: El ambiente que rodea a un sistema que rodea a un sistema cerrado no
cambia y, si lo hace, se levantara una barrera entre el ambiente y el para impedir
cualquier influencia. Cuando se emprenden experimentos en el laboratorio para
estudiar el comportamiento humano, estamos intentando establecer temporalmente
un sistema cerrado. Los sistemas cerrados son por un momento cerrados porque al
darse a conocer en el ambiente se consideran abiertos.

4. Sistemas permanentes y temporales:

Permanentes: son permanentes aquellos que duran mucho ms que las

operaciones que en ellos realiza el ser humano. Nuestro sistema econmico a
nuestros planes para el futuro.

Temporales: Estn destinados a durar cierto periodo y luego desaparecen. El

sistema de televisin que se establece para registrar y transmitir las actividades de
una convencin poltica nacional no es ms que un sistema temporal.

5. Sistemas estables y no estables:

Estables: Aquel cuyas propiedades y operaciones no varan de manera importante

y lo hacen solo en ciclos repetitivos. La fbrica automatizada, la dependencia
gubernamental que procesa los pagos al Seguro Social, la operacin de tienda de
departamentos, los planteles de enseanza media son algunos ejemplos.

No estable: Son propiedades y operaciones varan constantemente. Una empresa

publicitaria, un sistema de defensa continental, un laboratorio de investigacin y
desarrollo, un ser humano.

6. Sistemas adaptativos y no adaptativos:

Adaptativo: Es un sistema que reacciona con su ambiente en tal forma que mejora
su funcionamiento, logro o probabilidad de supervivencia. Los organismos vivos de
alto nivel, entre ellos los animales y el hombre, se sirven de la adaptacin para
afrontar las amenazas de los cambios en el ambiente fsico o los que se producen
en su sociedad.
No adaptativos: Se atribuye a las empresas que no reaccionan oportunamente
ante un cambio externo. Ejem.: Si las computadoras pudieran conectarse por si
mismas a una fuente de energa duradera, aprender a modificarse y repararse sin
intervencin del hombre, se convertiran en sistemas no adaptativos.

TEORA GENERAL DE SISTEMAS

En la dcada de 1920, el Padre de la Teora General de Sistemas Ludwig Von

Bertalanffy, se percat de la necesidad de contar con principios unificadores en las
ciencias naturales y sociales. Junto con un grupo de cientficos de diversas reas
fundo en 1954 la sociedad para la investigacin de sistemas generales. Un
problema que al parecer levanta una barrera para los escritores es la frase inglesa
"teora general de sistemas". No existe una entidad emprica llamada sistema
general, por el contrario hay una teora general que se aplica a todos los sistemas.

La clasificacin de sistemas y las caractersticas de una estructura y

comportamiento ha recibido mxima atencin de los matemticos. La investigacin
y los principios de la Teora General descansan sobre la expansin y extensin de
las clasificaciones y conceptos de sistemas. Algunos autores los clasifican as:

Factores sistemticos descriptivos.

Regulacin y mantenimiento.
Dinmica.
Deterioro y Falla.

ENFOQUE DE SISTEMAS

Tome y Willard describen el enfoque de sistemas, es una forma ordenada de evaluar

una necesidad humana de ndole compleja y consiste en observar la situacin desde
todos los ngulos y preguntarse: Cuntos elementos distinguibles hay en este
problema aparente?, Qu relacin de causa y efecto existe entre ellos?, Que
funciones es preciso cumplir en cada caso?, Que intercambios se requerirn entre
los recursos una vez que se definan?, los conceptos de sistemas se desarrollan
despus de la Segunda Guerra Mundial. El extraordinario aumento en la
complejidad del equipo y sistemas de defensa culminaron en una nueva perspectiva
de la Administracin y el Diseo de Ingeniera.

Caractersticas del enfoque.

El enfoque de sistemas es una combina de filosofa y de metodologa general. Los

aspectos filosficos pueden ser descritos por las siguientes caractersticas de este
enfoque:

1. Interdisciplinario: El enfoque a la solucin de problemas no est limitado a

una sola disciplina, sino que todas intervienen en la bsqueda de una
solucin.

2. Cualitativo y cuantitativo: El enfoque de sistemas se sirve de un enfoque

eclctico ya que el diseador no aplica exclusivamente determinados
instrumentos. La solucin conseguida mediante los sistemas puede ser
descrita en trminos enteramente cualitativos, enteramente cuantitativos o
con una combinacin de ambos segn lo exijan las circunstancias.

3. Organizado: El enfoque de sistemas es un medio para resolver los

problemas amorfos y extensos cuyas soluciones incluyen la aplicacin de
grandes cantidades de recursos en una forma ordenada. El enfoque
organizado requiere que los integrantes del equipo de sistemas lo entiendan
pese a sus diversas especializaciones. La base de su comunicacin es el
lenguaje del diseo de sistemas.

4. Creativo: El enfoque ha de ser creativo y concentrarse primero en las metas

y luego en los mtodos, el sistema definitivo depender enormemente de la
originalidad y creatividad de los que colaboran en su diseo.
 5. Terico: Se basa en los mtodos de la ciencia esta ofrece estructuras
tericas a partir de las cuales podemos construir soluciones prcticas de los
problemas, cada tipo de datos produce formas distintas pero es la teora la
que da el molde.

6. Emprico: La bsqueda de datos empricos es parte esencial del enfoque los

datos relevantes ha de distinguirse de los irrelevantes, y los verdaderos de
los falsos.

7. Pragmtico: Una caracterstica central del enfoque de sistemas consiste en

que genere un resultado orientado a la accin el sistema ha de ser factible,
productible y operable.

LA PERSPECTIVA ORGANIZACIONAL EN LA ADMINISTRACION DE LA

IMFORMACION

El sistema de informacin como organizacin

El sistema de informacin tiene un orden normativo que le regula. El sistema de

informacin tiene sistemas de comunicacin y sistemas de coordinacin de
membrecas; en el primer caso son tiles para comunicar a miembros tanto internos
como externos y en el segundo caso hace referencia a la pertenencia al sistema de
informacin. El ambiente contino en el que se encuentran los miembros del sistema
de informacin, es la informacin y la meta que buscan alcanzar es la de recuperar
la informacin pertinente y relevante en un momento determinado. Los resultados
del sistema de informacin es que sus miembros provean informacin a la
organizacin a la que pertenece y a la sociedad.

Sin embargo, y como se mostrar en el siguiente apartado el sistema de

informacin, no slo es organizacin, tambin puede ser un segmento, un insumo
o un proceso de una organizacin de mayor envergadura. En consecuencia, cuando
se estudia organizacionalmente al sistema de informacin dichas categoras deben
estar presentes, porque de otra manera la investigacin puede derivar en
conclusiones confusas. De acuerdo con la definicin de organizacin, expuesta
antes, los aspectos mnimos que debe cubrir una organizacin, y que le hace
sociales son:

Miembros o participantes.
Metas u objetivos.
Estructura.
Procesos y sistemas (productivos, administrativos, decisorios, de
comunicacin, de aprendizaje, de cambio).
Ambiente.
Fronteras.
Reglas.

El sistema de informacin, cubre lo anterior de la siguiente manera:

-Los miembros o participantes del sistema de informacin son los individuos que
trabajan al interior del sistema o los usuarios que requieren informacin.

-Las metas u objetivos del sistema de informacin es la recuperacin de la

informacin pertinente y relevante para el individuo que la solicita.

-La estructura del sistema de informacin se refiere al edificio en el que esta

albergado, el organigrama, los sistemas informticos en los que se encuentra la
informacin, etctera.

-Los procesos y sistemas del sistema de informacin son la catalogacin y

clasificacin, los servicios de informacin, la seleccin y adquisicin, etctera.

-El ambiente del sistema de informacin son los diferentes contextos que le ayudan
a reproducirse y le permiten existir y funcionar, como el tecnolgico, cultural, poltico,
social y econmico.

-Las fronteras del sistema de informacin estn relacionadas con el ambiente en el

que est inserto, pero le permiten diferenciarse al establecer los lmites entre el
sistema de informacin y su ambiente. Sin embargo las fronteras entre el sistema
de informacin y su ambiente son borrosas, difusas y ambiguas, ejemplo de ello es
la biblioteca digital, porque es complicado establecer en qu medida es un sistema
de informacin o un mero producto tecnolgico.

-Las reglas del sistema de informacin son los lineamientos formales o informales
que definen el comportamiento de los individuos.

En consecuencia, de acuerdo con lo antes visto el sistema de informacin es una

organizacin.

Categoras organizacionales del sistema de informacin

Las organizaciones son complejas y por eso es difcil establecer categoras para su
estudio, as el sistema de informacin al ser organizacin tambin es complejo. Sin
embargo, en la investigacin se requieren las categoras para analizar los
fenmenos que se estudian. As que el sistema de informacin puede categorizarse
organizacionalmente de la siguiente manera: a) El sistema de informacin-
organizacin; b) El sistema de informacin, parte de una organizacin; c) El sistema
de informacin-insumo organizacional; d) El sistema de informacin-proceso
organizacional.

a) El sistema de informacin-organizacin.

El sistema de informacin es una organizacin porque est altamente formalizado,

tiene metas especficas y usa determinadas tecnologas. Dichas caractersticas se
encuentran presentes en el sistema de informacin, de la siguiente manera:

La formalizacin se visualiza en las estructuras fsicas y sociales del sistema de

informacin. Ahora bien, la mayora de las veces, las estructuras, en especial la
social, del sistema de informacin obedece a las tareas que se han llevado a cabo
de manera tradicional. Esto provoca dificultades para implementar innovaciones
organizacionales y tecnolgicas en el sistema de informacin. Aunque, ocurre que
las innovaciones son implementadas pero las denominaciones no se transforman,
entonces los nombres de los departamentos o secciones del organigrama continan
siendo los mismos, pero las tareas son diferentes. En el siguiente esquema pueden
observarse los aspectos formalizados del sistema de informacin.

La meta del sistema de informacin es la recuperacin relevante y pertinente para

un usuario en un momento determinado. Sin embargo, para lograr dicha meta, el
sistema de informacin requiere cubrir metas particulares de cada rea de la
organizacin. As que para que los materiales estn a disposicin de los usuarios
se requiere que el rea de seleccin y adquisicin cubran la meta de comprar los
materiales que requieran los usuarios; el rea de catalogacin y clasificacin haga
el proceso de descripcin y representacin del material; y el rea de servicios ponga
a disposicin del usuario el material. De tal manera que el trabajo organizacional del
sistema de informacin se trata del alcance de mltiples metas que aglutinadas
permiten llegar a una meta.

b) El sistema de informacin, parte de una organizacin

La segunda categora es la del sistema de informacin-segmento de una

organizacin. Esta situacin es la que pervive en la mayora de los sistemas de
informacin. Aspecto que no debe verse desde una posicin negativa, ya que
comprenderla y explicarla permitir desarrollar soluciones que permitan a los
miembros del sistema de informacin convivir con el medio ambiente complejo que
implica el que el sistema de informacin forme parte de una organizacin.

c) El sistema de informacin-proceso organizacional

La importancia de explicar al sistema de informacin desde la perspectiva de

proceso organizacional, radica en el hecho de que se trata de un asunto que es
transversal en la organizacin y es dinmico, porque va siendo transformado
conforme a la exigencia que impone la comunicacin y la organizacin. Adems,
implica el manejo de informacin que no solamente est en soportes de informacin
fsicos. Y se suma el hecho de que muchas de las veces no solo es un proceso
lineal, sino que es un proceso dctil, de maneras que para mapearlo se requieren
herramientas que puedan ayudar al estudioso abordar sistematizar informacin
dispersa.
Las reas de estudio que han abordado el tema del sistema de informacin como
proceso organizacional, son la computacin, la economa y la administracin. La
mayora de las veces los trabajos han estado enfocados a la conformacin de
sistemas de informacin enfocados a las empresas. Debido a su enfoque, el sistema
de informacin est asentado en la tecnologa y en la bsqueda de mayor
productividad por parte de la organizacin, mediante la implementacin de sistemas
que vigilan el proceso de un producto, desde su elaboracin, hasta su puesta en el
mercado.

d) El sistema de informacin-insumo organizacional

La cuarta categora es estudiar al sistema de informacin y en especfico a la

informacin como un insumo de las organizaciones. Esta alternativa cobra especial
relevancia debido a que en un discurso ampliamente difundido vivimos en la era de
la informacin y el conocimiento. Supuestamente el insumo sustancial de este tipo
de sociedad y las organizaciones que forman parte de ella es la informacin, que
permiten la generacin de nuevo conocimiento. De acuerdo con esta idea se
considera que la organizacin es uno de los espacios privilegiados para la
generacin de conocimiento. En esta categora debe tenerse claro que se entiende
por los siguientes conceptos:

Conocimiento: el conocimiento se divide de la siguiente manera:

Saber: es toda aquella comprensin del sujeto respecto del fenmeno de la

realidad que percibe, a travs de procesos racionales y los cuales estn
formulados en conceptos.
Conocer: es toda aquella aprehensin de sujeto respecto de la realidad que
no requiere de procesos racionales, pues se basa sustancialmente en los
sentidos.

Informacin: est constituida por cadena de datos con sentido semntico y

sintctico.

Dato: es la partcula de menor dimensin que tiene significado semntico

sobre un tema.
 CONCLUSIN

La organizacin desde un punto de vista como sistema es esencial, debido a la

forma de cmo se comporta, la teora general de sistemas nos ayuda a producir
teoras y conceptos que nos faciliten la generacin de conocimientos cientficos.

La comprensin de un sistema solo puede existir cuando se estudia como un todo

y no por sus elementos separados, el sistema que ms predomina en un una
organizacin son los sistemas abiertos por que interactan entre sus por partes
dependiendo de la estructura. A pesar de que un sistema est integrado por varias
partes o varios sistemas todos buscan un mismo objetivo.

Todas las partes del sistema estn interrelacionadas, por lo tanto, el cambio en una
parte genera un cambio en todo el sistema.

Actualmente los administradores trabajan con la teora de sistemas sin darse cuenta
pues es ms comn de lo que pensamos.
 BIBLIOGRAFA

Fundamentos de Administracin. 7 Edicin. Garca, M. Editorial Trillas

(2008)
Sistemas abiertos y cerrados:
http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
La organizacin como sistema:
http://manuelgross.bligoo.com/content/view/216781/Las-organizaciones-
como- sistemas-abiertos.html
Rodrguez valencia, Joaqun (1998). Introduccin a la administracin con
enfoque de sistema, editorial: ecafsa, tercera edicin, Mxico, d. F.
Teora de sistemas:
http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/teoriasistemas.htm