STANDARD OPERATING

PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,

DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

LEMBAR PERSETUJUAN SOP

Setelah dilakukan pembahasan, maka SOP dengan keterangan sebagai berikut:

Judul : PEMBUATAN & PERUBAHAN DOKUMEN

NO SOP : P/DC/001

Pemelihara : DOCUMENT CONTROL

Tanggal Efektif :

Riwayat Dokumen

Revisi Tanggal Deskripsi

Diketahui Oleh DiSetujui Oleh : Dibuat Oleh :

Direktur MR General Manager Dokumen Control

Catatan :

Ketika revisi terbaru dikeluarkan, edisi lama dinyatakan tidak berlaku.

Pengajuan Revisi oleh masing-masing direktorat / divisi harus berdasarkan persetujuan

Management Representative (MR) untuk selanjutnya disosialisasikan keseluruh personil
perusahaan.

DOCUMENT SOP Page 1 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

1. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

1.1. Memberikan pedoman kepada PIC Departement dalam pengajuan pembuatan dokumen / form
baru sesuai dengan Sistem Manajement Mutu dan K3&LH.

1.2. Ruang lingkupnya adalah seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem management mutu
untuk semua ruang lingkup PT Acset Indonusa Tbk. dari awal proses kebutuhan , pengajuan ,
review hingga pengesahan dan distribusi dokumen baru.

2. PENANGGUNG JAWAB

2.1. Document Control

2.1.1. Membuat sistem pembuatan / perubahan dokumen sebagaimana diatur didalam prosedur
ini untuk dijalankan oleh masing masing divisi /departement dalam pembuatan
dokumen baru , alasan , review sampai pengesahan dokumen / form baru,

2.1.2. Membuat sistem pembuatan / perubahan dokumen di masing masing departemen

ataupun proyek sebagaimana diatur dalam prosedur ini .

2.1.3. Menerima & menyiapkan form permintaan/perubahan dokumen baru kepada masing
masing divisi beserta alasan alasan dokumen serta mencatatnya

2.1.4. Manager masing masing departement bertanggung jawab dalam pengajuan pembuatan
dokumen baru yang diperlukan.

2.1.5. Pengajuan pembuatan /perubahan dokumen harus dibuat sesuai prosedur yang berlaku

2.1.6. Document control bertanggung jawab atas penerimaan , pengiriman, distribusi dan
kontrol dokumen baru , baik secara internal organisasi maupaun external dari pihak lain
sebagaimana diatur dalam prosedur ini. Manajer masing-masing bagian bertanggung
jawab atas dokumen yang berlaku didalam organisasinya masing-masing.

2.2 QA/QC Manager Head Office

2.1.7. Memastikan prosedur ini efektif dan efisien untuk pengendalian dokumen dan melakukan
perbaikan perbaikan yang diperlukan secara berkala.

2.1.8. Memantau proses pembuatan dokumen dan melakukan identifikasi kebutuhan dokumen
ditiap tiap departemen ataupun proyek.

DOCUMENT SOP Page 2 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

2.2. Management Representative (MR)

Memeriksa semua dokumen baru sebelum disahkan oleh manajemen.

3. PENGERTIAN ISTILAH

3.1. Central Document Control bertugas untuk mengatur regulasi mengenai pembuatan /
pendistribusian dokumen maupun system dari kantor pusat ke seluruh proyek dan
berkoordinasi dengan document control proyek.

3.2. Document Control bertugas untuk mendistribusikan dokumen dari kantor pusat ke setiap
departemen yang ada di proyek, menerima umpan balik dari setiap departemen proyek, dan
memberikan laporan rutin (baik bulanan maupun mingguan) ke kantor pusat.

3.3. Controlled Document adalah semua dokumen yang diperlukan sebagai otorisasi untuk
memverifikasi kecukupan informasi dan persetujuan oleh manajer terkait sebelum diterbitkan
karena akan berdampak langsung terhadap proses kerja.

3.4. Uncontrolled Document adalah semua dokumen yang tidak memerlukan otorisasi untuk
diverifikasi kecukupan informasinya dan penyebarluasan dokumen tersebut diluar kendali
Document Control.

3.5. Definisi

3.5.1. Acset Management System = AMS

3.5.2. Accounting = ACC

3.5.3. Administration = ADM

3.5.4. Asset & Estate = AE

3.5.5. Budget Section = BU

3.5.6. Building Construction Directorate = BCD

3.5.7. Business Development = BD

3.5.8. Business Process = BP

3.5.9. Consulting Development = CD

DOCUMENT SOP Page 3 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

3.5.10. Contract Administration = CA

3.5.11. Contract Review Commercial = CR

3.5.12. Corporate Communication = CorCom

3.5.13. Corporate Legal = CL

3.5.14. Corporate Secretary = CS

3.5.15. Cost Control = CC

3.5.16. Document Control = DC

3.5.17. Drawing Production = DP

3.5.18. Engineering = ENG

3.5.19. Engineering Center = EC

3.5.20. Equipment = EQP

3.5.21. FAT & Project Control JO Project = FPC

3.5.22. FAT Share Service = FSS

3.5.23. Finance = FIN

3.5.24. Financial Directorate = FAD

3.5.25. Form =F

3.5.26. Foundation Directorate = FOD

3.5.27. Foundation Operation Division = FO

3.5.28. GCG Committe = GCG

3.5.29. General Affair = GA

3.5.30. General Service & Facility = GS

3.5.31. Human Capital = HC

DOCUMENT SOP Page 4 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

3.5.32. Human Capital Services = HCS

3.5.33. Infrastructure Operation Division = IOD

3.5.34. Information Technology = IT

3.5.35. Inspection & Test Plan = ITP

3.5.36. Internal Audit = IA

3.5.37. IT Development Infrastucture & Policy = ITI

3.5.38. IT Operation & Support = ITO

3.5.39. Job Description = JD

3.5.40. Letter In = LI

3.5.41. Letter Out = LO

3.5.42. Logistic = LOG

3.5.43. Maintenance = MTN

3.5.44. Management Representative = MR

3.5.45. Marketing = MKT

3.5.46. Mechanical, Electrical, Plumbing = MEP

3.5.47. Method Statement = MS

3.5.48. Minutes of Meeting = MOM

3.5.49. Operational Audit = OA

3.5.50. Operational Finishing = OPR.FIN

3.5.51. Operational Foundation = OPR.POND

3.5.52. Operational Infrastructure = OPR.INF

3.5.53. Operational Structure = OPR.STR

DOCUMENT SOP Page 5 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

3.5.54. Organization Chart = OC

3.5.55. Organization & Human Capital Development = OH

3.5.56. PDCA & System Improvement = PDCA

3.5.57. Plant Project Structure = PPS

3.5.58. Plant & Warehouse = PLW

3.5.59. Plant & Warehouse Foundation & Infrastructure = PLFI

3.5.60. Preliminary Works = PW

3.5.61. Procurement = PR

3.5.62. Project Facility & Plant = PFP

3.5.63. Project Quality Plan = PQP

3.5.64. Purchasing = PU

3.5.65. QA & QC Control = QAC

3.5.66. Quality Assurance = QA

3.5.67. Quality Control = QC

3.5.68. Quality Records = QR

3.5.69. Quantity Surveyor = QS

3.5.70. Recruitment & Assessment = RA

3.5.71. Report, Method, & Planning = RMP

3.5.72. Risk Management = RM

3.5.73. Safety, Health, Environment = SHE

3.5.74. Security = SEC

3.5.75. Schedule Control = SC

DOCUMENT SOP Page 6 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

3.5.76. SHE Monitoring = SHEM

3.5.77. SHE Operation = SHEO

3.5.78. SHE People Development = SHEP

3.5.79. SHE System & Infrastructure = SHESI

3.5.80. Standard = STD

3.5.81. Standard Operating Procedure = SOP

3.5.82. Supervisor = SPV

3.5.83. Surveyor = SVY

3.5.84. Social Responsibility = SR

3.5.85. Tax = TAX

3.5.86. Temporary Facility = TF

3.5.87. Tender = TDR

3.5.88. Tender Management Foundation = TMF

3.5.89. Tender Management Infrastructure = TMI

3.5.90. Tender Management Structure = TMS

3.5.91. Treasury = TR

3.5.92. Vendor Management = VM

3.5.93. Warehouse = WH

3.5.94. Work Guideline = WG

3.5.95. Work Instruction = WI

4. REFERENSI

Manual AMS dan ISO 9001 tahun 2015 tentang Quality Management System

DOCUMENT SOP Page 7 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

5. KETENTUAN

5.1.1 Pembuatan Dokumen Baru

5.1.2 Semua dokumen yang baru disiapkan harus disetujui secara internal oleh Manajer
Tim yang bertanggung jawab dan ditinjau oleh orang lain di tim yang bertanggung
jawab untuk kesesuaian, kelengkapan dan akurasi sebelum diterbitkan.

5.1.3 Jika itu adalah dokumen SOP/ Form dan lain lain yang berkenaan dengan
managemenr Sistem maka MR akan mengidentifikasi kebutuhan mereview semua
document / baru sebelum disyahkan oleh managemet.

5.1.4 Jika itu adalah dokumen kerja seperti surat, RFI , SFA dll maka semua personil yang
bertanggung jawab dalam persiapan, review dan persetujuan harus mengidentifikasi
dengan nama inisial pada dokumen yang relevan. Semua dokumen harus disiapkan
dan direview oleh personil yang ditugaskan, dan disetujui oleh Manajer Tim yang
bertanggung jawab.

5.1.5 Setelah document baru disyahkan , central document head office akan bertanggung
jawab dalam mendistribusikannya sampai ke seluruh PIC baik di head office atau di
seluruh proyek PT. Acset Indonusa .

5.1.6 Ketentuan Pembuatan Dokumen Prosedur ini menjelaskan pembuatan dokumen yang
harus memenuhi sistematika penyusunan.

5.2 Sistematika Pembuatan Dokumen

5.2.1 Lingkup merupakan batasan dan tujuan dibuatnya prosedur ini.

5.2.2 Referensi merupakan acuan yang digunakan dalam pembuatan prosedur atau instruksi
kerja.

5.2.3 Tanggung jawab merupakan penjelasan secara terperici dari masing masing jabatan
dalam prosedur ini.

5.2.4 Definisi merupakan penjelasan dari istilah yang terdapat didalam prosedur atau
instruksi kerja.merupakan dokumen yang mengatur dan menjelaskan langkah / urutan
kerja dari satu / lebih proses kerja.

DOCUMENT SOP Page 8 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

5.2.5 Lampiran merupakan tambahan dokumen yang tidak dapat dijelaskan secara terperinci
pada manual / prosedur / dokumen tersebut.

5.2.6 Lambang Pada Flowchart

: Lambang ini menandakan proses atau aktifitas.

: Lambang ini merupakan penghubung pada halaman yang berbeda.

: Lambang digunakan untuk menunjukkan data.

: Lambang ini merupakan penghubung pada halaman berikutnya.

: Lambang ini merupakan hasil / keputusan.

: Lambang ini merupakan hasil rekaman / dokumen.

: Lambang ini menunjukkan dimulai atau selesainya suatu proses.

5.3 Ketentuan Penomoran Dokumen

5.3.1 Nomor dokumen harus dicantumkan sesuai dengan prosedur yang relevan tergantung
pada jenis dokumen.

5.3.2 Penomoran Dokumen Acset Management System (AMS) masing-masing kepala

bagian diberikan formulir daftar nomor prsedur/ IK/ Method Statement/ PQP, dst. Dan
setiap peneerbitan nomor baru harus dilaporkan ke MR

5.3.3

Contoh : SOP Pembuatan, perubahan dan pengendalian Dokumen

Prosedur =P

Instruksi Kerja = IK

Form =F

PQP = PQP

P/DC/003/Rev01
Revisi
Nomer Urut

DOCUMENT SOP Departement Page 9 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

5.3.3 Penomoran Surat

Catatan :

05 = Nomor Surat.

aa = Nama Perusahaan

bb = Nama Proyek.

dd = Divisi Kerja /Incharge

ss = Subyek.

mm = Bulan.

yy = Tahun.

M = Major Code

Contoh :

005/aa-bb / dd-ss / mm / yy

005/ AI-D8 /QS / Month / Year

5.3.4 Penomoran Memo

5.3.4.1 Internal Memo (IM)

5.3.4.2 External Memo (EM)

5.3.4.3 Site Instruction (SI)

Contoh :

005 / aa-bb / ss / dd / mm / yy

005/AI D8 /IM/ENG/ XI/14

DOCUMENT SOP Page 10 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

5.3.5 Penomoran Dokumen Teknis

5.3.5.1 Shop Drawing Submission (SDS)

5.3.5.2 Request For Information (RFI)

5.3.5.3 Submission For Review (SFR)

Contoh :

M-005/ss/aa-bb/dd/mm/yy

1-005/SDS/AI-D8/ENG/XI/I4

5.3.5.4 Penomoran Berita Acara

5.3.5.5 Berita Acara Joint Survey (BA-JS)

5.3.5.6 Berita Acara Pelaksanaan (BAPL)

5.3.5.7 Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP)

5.3.5.8 Berita Acara Serah Terima (BAST)

Contoh :

005/ss/aa-bb/dd/mm/yy

005/BA-JS/SVY/XI/I4

6. PROSES

6.1 Setiap Manager Departemen terkait mengisi formulir permintaan pembuatan / perubahan
dokumen .

6.2 Document Control menerima form permintaan pembuatan /perubahan dokumen.

6.3 Top Management dan Manager tim terkait diatasnya akan mengidentifikasi mereview
kebutuhan dokumen / form terkait .

DOCUMENT SOP Page 11 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

6.4 Top Management & Manager Terkait mengevaluasi dan mereview permintaan /perubahan
dokumen .

6.5 Jika Top Management tidak setuju, maka Document Control memberi tahukan kepada manager
terkait untuk kembali menyiapkan dan melengkapi dokumen terkait. (merevisi dokumen
terkait)

6.6 Jika Top Management setuju, maka Document Control akan menyiapkan dokumen
memperbaiki master list dokumen dan melakukan distribusi dokumen .

6.7 Document Control menarik revisi dokumen dan data yang sebelumnya.

DOCUMENT SOP Page 12 of 13

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE PEMBUATAN, PERUBAHAN,
DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN
P/DC/003 REVISI XX

7. Flow Chart Pembuatan/ Pengubahan/ Permintaan Dokumen

Aktivitas CatatanMutu Keterangan

Mulai 6.1 Informasi permintaan

/pembuatan ./perubahan
6.1 Manager Terkait dkumen dari Manager
Ajukan permintaan dokumen terkait

6.2 6.2 Terima Informasi dan

Document Control
No

mengajukan permohonan
Proses Permintaan dokumen
ke Top managemen terkait.

Top Management terkait

6.3 Top Managemen
Evaluasi & Review terkait meng-evaluasi dan
Permintaan dokumen
me-review permintaan
Yes
dokumen .
6.4 Document Control

Proses Dokumen baru

- Jika Top Management
tidak menyetujui dokumen
akan dikembalikan untuk
Selesai
direvisi.
- Jika Top Management
menyetujui dokumen maka
dilakukan proses 6.4

6.4. Dokumen Kontrol

akan melakukan proses
penyebaran dokumen baru
dan menarik dokumen
sebelumnya.

DOCUMENT SOP Page 13 of 13