BUSINESS CASE untuk:

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI

Kegunaan Business Case adalah untuk memberikan argumentasi terstruktur yang akan digunakan oleh
manajemen untuk mengambil keputusan terkait dengan pendanaan proyek.

DISIAPKAN OLEH:

Project Manager
Ibnu Caesar 081268335930

Tanggal [Email] Tanda Tangan

Bussiness & Cost Analysis
Febryan ELfanuary A 081212056994

Tanggal [Email] Tanda Tangan

DIREVIEW OLEH:

Komite Pengarah TI
Ismail Rasyid Sidiq 0812222222

Tanggal [Email] Tanda Tangan

Komite Kerja TI
Made Bagus Satria W. 0816666666

Tanggal bagus.satria2202@gmail.com Tanda Tangan

APPROVED BY:

Project Sponsor
Joko Wijono (0361)111222

Date [Email] Signature

Contoh Template Business Case Halaman 1

 Business Case

TABLE OF CONTENTS
1 PENGANTAR PROYEK............................................................................................................... 3

2 PERUBAHAN BISNIS YANG DIUSULKAN .................................................................................. 3

3 KESESUAIAN DENGAN VISI DAN STRATEGI BISNIS ................................................................ 4

4 KEMAMPUAN DAN ISU KONDISI EKSISTING ........................................................................... 5

4.1 Strengths .................................................................................................................... 5

4.2 Weaknesses (Major Issues) ....................................................................................... 5

5 RINGKASAN PERUBAHAN ATAS PROSES, SDM DAN TEKNOLOGI ........................................ 5

5.1 Sistem (system/process workflow) ......................................................................... 6

5.2 Fitur Layanan ............................................................................................................. 7

5.3 Aplikasi Baru & Perubahan Aplikasi Kunci ............................................................. 8

5.4 Evaluasi dan Pemilihan Vendor .............................................................................. 9

5.4.1 Shortlisted Vendors untuk Evaluasi ............................ Error! Bookmark not defined.
5.4.2 Vendor Evaluation Criteria (Recommended) .............................................................. 9
5.4.3 Vendor Evaluation Results .......................................... Error! Bookmark not defined.
5.4.4 Rekomendasi .............................................................. Error! Bookmark not defined.

6 COSTS AND BENEFITS ............................................................................................................... 9

6.1 Benefit Kualitatif .......................................................................................................... 9

6.1.1 Benefits bagi pelanggan ......................................................................................... 9
6.1.2 Benefits bagi Perguruan Tinggi................................................................................. 10

6.2 Project Cost ............................................................................................................. 10

6.3 Benefit Bisnis............................................................................................................. 11

6.4 Cost and Benefit Analysis....................................................................................... 11

6.5 Key Metrics Tracking ............................................................................................... 12

7 DURASI DAN RISIKO PROYEK ................................................................................................ 12

7.1 Durasi Proyek ........................................................................................................... 12

7.2 Risiko Proyek ............................................................................................................ 12

 Business Case

1 PENGANTAR PROYEK

Deskripsi

Berdasarkan UU No.12 tahun 1967 dan UU No.25 tahun 1992 Koperasi adalah badan usaha yang
beranggotakan orang-seorang atau badan hukum sekaligus gerakan ekonomi rakyat yang
berdasar atas asas kekeluargaan dengan prinsip kemandirian, kesukarelaan, keterbukaan,
kerjasama, gotong royong, serta keadilan. Sebuah koperasi sangat berperan dalam
mengembangkan potensi dan kemampuan anggota dan masyarakat, mempertinggi kualitas
kehidupan manusia, memperkokoh perekonomian rakyat, mengembangkan perekonomian
nasional, serta mengembangkan kreativitas dan jiwa berorganisasi bagi pelajar bangsa.
Koperasi ABC merupakan salah satu koperasi yang berkembang sangat pesat dari jumlah
anggotanya yang berawal 50 orang kini menjadi 6.000 orang. Adapun tiga jenis kegiatan usaha
yang di jalankan Koperasi ABC adalah sebagai berikut.
Usaha simpan pinjam berupa kredit dana
Usaha Niaga berupa kredit barang segala kebutuhan pokok dan elektronik.
Usaha jasa lainnya seperti pengelolaan Ruang serba guna, penyewaan bangunan,
pengelolaan peralatan pesta, serta jasa dan pengelolaan kantin.
Seiring dengan perkembangan organisasi dan peningkatan prestasi Koperasi ABC serta adanya
arahan untuk menjadi koperasi modern, maka dalam rangka mendukung efektivitas dan efisiensi
keberjalanan proses bisnis koperasi ABC membutuhkan dukungan Teknologi Informasi (TI) yang
memadai.
Oleh karena itu dibutuhkan pengembangan Sistem Informasi Koperasi Terpadu (SIKOPIT),
koperasi ABC yang tadinya berupa aplikasi desktop-based menjadi aplikasi web-based yang
dapat diakses dari komputer terotorisasi yang berada di dalam jaringan koperasi ABC, baik oleh
anggota, pegawai, pengurus, manajemen maupun pengawas koperasi dengan menggunakan
mekanisme security dan manajemen user yang memadai.
Dalam pengembangannya menggunakan semaksimal mungkin referensi open source software
(OSS) yang memadai, yang akan dikembangkan lebih lanjut untuk disesuaikan dengan
kebutuhan bisnis koperasi ABC.
Adapun tujuan dari proyek ini adalah membuat sebuah Sistem Informasi Koperasi Terpadu
(SIKOPIT) yang berbasis web-based

2 PERUBAHAN BISNIS YANG DIUSULKAN

 Business Case

Description

Proyek ini akan mengubah proses bisnis dari Koperasi ABC yang tadinya berupa aplikasi desktop-
based menjadi aplikasi web-based yang dapat diakses oleh setiap anggota, pegawai,
pengurus, manajemen maupun pengawas koperasi. Dengan bergantinya aplikasi menjadi web-
based menjadikan semua proses dapat diakses dengan mudah dan segala update terbaru
mengenai transaksi-transaksi yang telah berjalan dapat diketahui dengan cepat. Yang pada
awalnya aplikasi hanya berjalan pada localhost masing-masing yang mengakibatkan update
setiap transaksi yang ada hanya diketahui oleh lokasi tempat transaksi dengan adanya sistem
informasi web-based ini membuat semua update yang terjadi dapat diketahui oleh lokasi lain
dan tentunya semua sistem informasi ini akan saling terintegrasi sedangkan aplikasi desktop tadi
belum terintegrasi.

3 KESESUAIAN DENGAN VISI DAN STRATEGI BISNIS

Visi Koperasi Kesesuaian Proyek

mengembangkan potensi dan

kemampuan
Sesuai dengan visi Koperasi dalam mengembangkan
anggota dan masyarakat,
potensi dan kemampuan anggota perlu di teerapkan nya
mempertinggi kualitas kehidupan
teknologi informasi yang dapat menunjang visi koperasi
manusia, memperkokoh
tersebut. Hal ini dilakukan dengan cara diterapkannya
perekonomian rakyat,
aplikasi web-based yang menggantikan aplikasi desktop-
mengembangkan perekonomian
based. Dengan begitu proses bisnis yang beerlangsung
nasional, serta mengembangkan
akan menjadi lebih efektif dan efisien.
kreativitas dan jiwa berorganisasi
bagi pelajar bangsa.

......

......

......

......
 Business Case

4 KEMAMPUAN DAN ISU KONDISI EKSISTING

4.1 Strengths

Deskripsi Ukuran

Proses transaksi sudah terotomisasi dengan adanya aplikasi desktop kuat

Proses transaksi dapat terekam/tersimpan dengan baik kuat

4.2 Weaknesses (Major Issues)

Deskripsi Ukuran

Proses transaksi berjalan lambat dan tidak terintegrasi lemah

Proses transaksi tidak aman lemah

5 RINGKASAN PERUBAHAN ATAS PROSES, SDM DAN TEKNOLOGI

Dengan adanya perubahan dari aplikasi dektop-based menjadi web-based membutuhkan
sebuah proses transisi yang tidak gampang. Pertama dengan berubahnya aplikasi yang
digunakan maka aplikasi ini harus bersifat user friendly agar dapat digunakan oleh anggota
koperasi. Setelah itu para user yang sebagian besar adalah anggota koperasi butuh
pelatihan khusus agar dalam penggunaan aplikasi baru ini tidak terjadi kesalahan dalam
menjalankannya. Setelah itu koperasi ini membutuhkan pegawai yang handal dalam dunia
network administrator dan security agar dapat mengkontrol transaksi yang terjadi dan agar
layanan yang di berikan tidak mengalami gangguan.
 Business Case

5.1 Sistem (system/process workflow)

Deskripsi

Pertama, user melakukan pendaftaran pada halaman daftar dengan mengisi semua field
pada form yang telah di sediakan.
Kedua, melakukan verifikasi email untuk membuktikan apakah email yang digunakan untuk
mendaftar valid atau tidak.
Ketiga, setelah melakukan verifikasi, user baru bisa melakukan peminjaman, menaruh
simpanan, jumlah angsuran, dan mengetahui sisa hasil usaha.
- Jika ingin melakukan peminjaman, klik pinjam, kemudian user harus memilih jenis
pinjaman berdasarkan kategori yang telah disediakan oleh sistem. Kemudian menentukan
masa angsuran, tanggal pengajuan, tanggal angsuran, jumlah pinjaman. Kemudian klik simulasi
angsuran untuk mengetahui biaya yang harus dikembalikan setiap bulannya atau setiap
angsuran. Jika sudah selesai, klik angsur sekarang atau bulan depan atau jika ingin me-reset
pengaturan yang diisi pada form, klik reset.
- Jika ingin menaruh uang di koperasi, klik simpan uang, kemudian user input form
yang berisikan tanggal simpan, nominal simpan, nama anggota, id user, metode simpan (cash
atau transfer). Jika sudah selesai klik ok.
- Jika ingin mengetahui sisa hasil usaha, klik sisa hasil usaha, kemudian sistem akan
menampilkan sisa hasil usaha secara otomatis.
Keempat, jika sudah selesai, user akan melakukan logout dari sistem.
 Business Case

5.2 Fitur Layanan

Deskripsi

Fitur yang dimiliki

- SIMSP
Master Data : Wilayah/divisi, petugas/karyawan, anggota, jenis simpanan, peminjam
Transaksi

Transaksi : simpanan, peminjaman, angsuran, sisa hasil usaha

Laporan :
- Laporan simpanan (total, per petugas, per wilayah, rekapitulasi, dsb)
- Laporan pinjaman (total, per petugas, per nasabah, per jenis pinjaman, rekapitulasi, dsb)
- Laporan angsuran (toal, per petugas, per nasabah, per jenis pinjaman, rekapitulasi dsb)
- SHU

Utility : Sinkronisasi Master Data, Setup Konfigurasi, Backup dan Restore Database, Export Data

- SIMNIAGA
Master data : pelanggan, item barang (inventory), supplier, petugas/karyawan

Transaksi : PO (purchase order), penjualan (sales) support barcode, mengakomodasi plafon

yang telah ditetapkan, inventory

Laporan : penjualan, pembayaran, history per pelanggan, history per petugas/karyawan,

inventory

- SIMAK
- Sales dari Usaha Jasa Lain
- Purchasing
- Item & inventory
- General ledger
Jurnal and budgeting
Pembayaran, deposit, dan transfer dana
Rekonsiliasi bank
Trial balance
- Report khusus : laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik koperasi ABC
 Business Case

5.3 Aplikasi Baru & Perubahan Aplikasi Kunci

Deskripsi

Perubahan yang besar yang terjadi untuk aplikasi ini yaitu aplikasi yang awalnya dibuat untuk
desktop based berubah menjadi web based.

Dimana setiap sistem informasi yang berbasis web ini semuanya terintegrasi dan data yang
tersimpan menjadi terpusat.
 Business Case

5.4 Evaluasi dan Pemilihan Vendor

Pendekatan yang akan digunakan

Evaluasi yang dilakukan adalah:

Evaluasi terhadap usulan proyek yang akan didirikan (pre-project evaluation);
Evaluasi terhadap proyek yang sedang dibangun (on-construction project evaluation);
Evaluasi terhadap proyek yang telah dioperasionalisasikan (on-going project
evaluation).

Pemilihan vendor akan dilakuan dengan menggunakan metode expert judgement, dan
information gathering.

5.4.1 Vendor Evaluation Criteria (Recommended)

Rating Criteria Weightage

Functional Requirements 25%

Technical considerations 25%

Vendor Product Knowledge, Viability and Commitment 15%

Implementation approach, documentation, and training 15%

On-going support (licenses/ maintenance) 20%

Overall Scoring 100%

6 COSTS AND BENEFITS

6.1 Benefit Kualitatif

6.1.1 Benefits bagi pelanggan

Indikator Deskripsi

Memudahkan pelanggan/anggota koperasi dalam mendapatkan

Data dan Informasi detail data dan informasi yang berhubungan dengan transaksi
yang di lakukan.

Dengan aplikasi ini data dan informasi pelanggan/anggota

Keamanan Sistem
koperasi dapat terjaga dengan aman sesuai dengan indikator
Informasi
segitiga triangle yaitu availability, confidentiality, dan integrity
 Business Case

6.1.2 Benefits bagi koperasi

Indikator Deskripsi

Dengan menggunakan aplikasi web-based akan meningkatkan

pendapatan pendaptan dari koperasi, karena dengan aplikasi ini proses bisnis
koperasi semakin cepat.

Dengan menggunakan aplikasi web-based akan mengurangi

sdm jumlah pegawai karena beberapa tugas yang seharusnya di
kerjakan oleh pegawai sekarang dapat di kerjakan oleh aplikasi.

Memudahkan pihak koperasi dalam memaintenance proses bisnis

Maintenance yang berjalan karena semuanya sudah terekam dengan baik
pada aplikasi.

Perusahaan dapat menyimpan data dan informasi transaksi dan

Data dan Informasi pelanggan dengan baik dan aman. Yang nantinya data ini akan
di olah untuk mendapatkan sebuah ide dan keputusan baru.

6.2 Project Cost

Project Cash Flow

CAPITAL
Total Hardware Jumlah/unit Harga satuan Total Harga
Server Utama 1 Rp13,300,000 Rp13,300,000
Server Back-up 1 Rp13,300,000 Rp13,300,000
Server SIM Niaga 1 Rp13,300,000 Rp13,300,000
PC 10 Rp5,500,000 Rp55,000,000
Printer 2 Rp3,800,000 Rp7,600,000
UPS 1 Rp10,000,000 Rp10,000,000
Firewall 1 Rp14,500,000 Rp14,500,000
Rp127,000,000
Total Software
Developing Rp7,500,000
Rp7,500,000
Headcount Support Jumlah/orang Biaya Total Harga
Project Manager 1 Rp20,000,000 Rp20,000,000
Programmer 3 Rp7,500,000 Rp22,500,000
System Analyst 2 Rp7,000,000 Rp14,000,000
Software Q/A 1 Rp5,000,000 Rp5,000,000
Rp61,500,000
OPERATIONAL
Yearly Sustaining Cost Biaya/bulan Total Harga
 Business Case

Internet 36 Rp400,000 Rp14,400,000

Listrik 36 Rp3,000,000 Rp108,000,000
IT Staff 2 Rp1,500,000 Rp54,000,000
Rp176,400,000
TOTAL COST Rp372,400,000
Cost Contingency Rp20,000,000
TOTAL INCULDE CONTINGENCY Rp392,400,000

6.3 Benefit Bisnis

Benefit Cash Flow

Benefit Biaya Deskripsi
Revenue Baseline Rp95,000,000 Pendapatan dasar per tahun
Revenue Target Rp25,000,000 Pendapatan target per tahun
Project Revenue Rp25,000,000 Keuntungan dari project
Cost Reduction Rp15,000,000 Pengurangan biaya atk
Headcount Management Rp70,000,000 Pengurangan SDM
TOTAL Rp230,000,000

6.4 Cost and Benefit Analysis

Cost and Benefits

Financial Worksheet Summary [Extract]
0 1 2 3 4 5
Year
2016 2017 2018 2019 2020 2021
WACC Factors 1 0.89 0.8 0.71 0.64 0.57
12%
Cost
Capital
Total Hardware Cost Rp127,000,000
Total Software Cost Rp7,500,000
Team IT Staff Rp54,000,000
Yearly Sustaining Cost Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000
Project Cost Flow Rp188,500,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000 Rp192,000,000

Benefit
 Business Case

Revenue Baseline Rp95,000,000 Rp95,000,000 Rp95,000,000 Rp95,000,000 Rp95,000,000

Revenue Target Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000
Project Revenue Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000 Rp25,000,000
Cost Reduction Rp15,000,000 Rp15,000,000 Rp15,000,000 Rp15,000,000 Rp15,000,000
Headcount
Rp70,000,000 Rp70,000,000 Rp70,000,000 Rp70,000,000 Rp70,000,000
Management
Benefit Flow Rp0 Rp230,000,000 Rp230,000,000 Rp230,000,000 Rp230,000,000 Rp230,000,000

Net Cashflow -Rp188,500,000 Rp38,000,000 Rp38,000,000 Rp38,000,000 Rp38,000,000 Rp38,000,000

Discounted Net
-Rp188,500,000 Rp34,400,000 Rp29,200,000 Rp24,180,000 Rp19,120,000 Rp14,060,000
Cashflow
NPV Rp5,320,000 > 0 (Tugas Satria)

6.5 Key Metrics Tracking

Indikator Kinerja Target Timeline

Peningkatkan pendapatan > 20% /tahun

Pengurangan sumber daya manusia > 20 1 tahun
Project schedule accuracy 98% 3 tahun
Project budget accuracy 95%

7 DURASI DAN RISIKO PROYEK

7.1 Durasi Proyek

Indikator Tanggal Bulan Tahun

Commencement 01 11 2016

Completion 01 11 2019

7.2 Risiko Proyek

Risk Assessment Overall Score

45%
 Business Case

Description

Resiko proyek ini sebesar 45% ini terbagi dalam resiko kegagalan pembuatan aplikasi, resiko
dalam penggunaan aplikasi, dan resiko terhadap karyawan yang menggunakan aplikasi bisa
menggunakannya atau tidak. Hal ini juga didukung karena pengembangan sistem informasi itu
sangat besar resiko kegagalannya.