Anda di halaman 1dari 23

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG


Negosiasi terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Negosiasi merupakan cara yang
paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.
Negosiasi terjadi baik di kehidupan pribadi maupun dalam pekerjaan. Mulai dari akan
berangkat kuliah harus mengambil keputusan pakaian apa yang akan digunakan. Sedangkan
dalam pekerjaan misalnya di kantor ada rapat bisnis.
Rapat bisnis dilakukan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis. Di dalam rapat bisnis kita akan saling berinteraksi untuk mencapai kepentingan
bersama. Dalam rapat bisnis kita juga akan melakukan negosiasi.
Jadi, kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Mulai dari kalangan sosial ke bawah
yang hanya orang biasa hingga kalangan atas seperti pebisnis sukses. Oleh karena itu,
penting bagi kita untuk memahami tentang bernegosiasi terutama di dalam rapat bisnis.
Sehingga kita dapat melakukan negosiasi dengan baik dan membangun relasi untuk
kepentingan bisnis.

1.2 RUMUSAN MASALAH


a. Apakah yang dimaksud dengan negosiasi?
b. Apa saja proses di dalam bernegosiasi?
c. Apa saja keterampilan bernegosiasi yang di perlukan?
d. Apa saja tipe negosiator?
e. Apakah yang dimaksud dengan rapat bisnis?
f. Apa perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis?
g. Apakah tujuan dari rapat bisnis?
h. Apa saja jenis-jenis rapat?
i. Apa saja perencanaan rapat bisnis yang diperlukan?
j. Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis?
k. Apa saja tindak lanjut di dalam rapat bisnis?

1.3 TUJUAN
a. Untuk mengetahui pengertian negosiasi menurut beberapa ahli.
b. Untuk mengetahui proses di dalam bernegosiasi.
c. Untuk mengetahui keterampilan bernegosiasi yang diperlukan.
d. Untuk mengetahui tipe-tipe negosiator.
e. Untuk mengetahui pengertian rapat bisnis.
f. Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis.
g. Untuk mengetahui tujuan dari rapat bisnis.
h. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat.
i. Untuk mengetahui perencanaan dalam rapat bisnis.
j. Untuk mengetahui pelaksanaan dalam rapat bisnis.
k. Untuk mengetahui tindak lanjut dalam rapat bisnis.
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 NEGOSIASI

Pengertian Negosiasi
Menurut Hartman, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang
siapa yang terlibat dalam suatu negosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan
dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan penjual. Bagi pihak pembeli, negosiasi merupakan seni
membeli sampanye Prancis yang berkualitas baik dengan harga sebotol bir. Sementara itu
bagi penjual, negosiasi merupakan seni menjual mobil mewah kepada pembeli yang berpura-
pura hanya bisa membeli mobil kelas dua.
Lebih lanjut, Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses
komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang
mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai
atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis.
Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak
mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga
terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan
bersama.
Menurut Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan
persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal
demi kepentingan bersama.
Tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak dan untuk mendapatkan
sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain
(Thong).
Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan, antara lain:
Persiapan yang cermat.
Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.
Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.
Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan
hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati.
Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi
bila terjadi kemacetan.

Proses Bernegosiasi
Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi,
antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi); menaksir posisi lawan
negosiasi; membuat perencanaan yang baik; dan memilih serta mengatur tim negosiasi.
Menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap
perencanaan/planning phase (sebelum negosiasi), tahap implementasi/implementation phase
(selama negosiasi), dan tahap peninjauan/reviewing phase (setelah negosiasi).
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: merencanakan sasaran
negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses bernegosiasi.

Sasaran Negosiasi

Strategi Negosiasi Proses Negosiasi

a. Sasaran Negosiasi
Sasaran negosiasi (negotiation objective) adalah apa hasil yang diharapkan dalam
bernegosiasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagai
arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu
sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai).
b. Strategi Negosiasi
Komponen kedua adalah strategi negosiasi (negotiation strategy) yang merupakan cara
atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua
belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada beberapa strategi negosiasi yang
dapat Anda gunakan dalam bernegosiasi, yaitu:
Strategi kooperatif
Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak
Memakai semboyan win-win solution (saling menguntungkan)
Mempercayai pihak lawan
Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik
Menciptakan landasan dan kepentingan bersama
Strategi kompetitif
Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan
Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung
Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekanan
Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya
Strategi analitis
Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah
(problem solver), bukan seorang petarung
Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah, dan
bukannya sebagai permainan
Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya
Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan
Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar perasaan
c. Proses Negosiasi
Komponen ketiga adalah proses negosiasi (negotiation process) merupakan suatu proses
tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah
pihak yang saling menguntungkan.
Menurut Casse dalam proses negosiasi ada enam tahapan penting yang perlu
diperhatikan, antara lain:
Tahap pertama: persiapan, merupakan tahapan yang berkaitan dengan pengumpulan
informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan
diikutsertakan dalam proses negosiasi.
Tahap kedua: kontak pertama, merupakan tahap pertemuan secara langsung antara
kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
Tahap ketiga: konfrontasi, merupakan tahap saling berargumentasi terhadap segala
sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perdebatan
yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
Tahap keempat: konsiliasi, merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar
menawar. Anda mau menawarkan apa dan bagaimana pihak lawan merespons tawaran
Anda. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang betul-betul disepakati
dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
Tahap kelima: solusi, merupakan tahap di mana kedua belah pihak mulai saling
menerima dan memberi. Para negosiator mulai menemukan titik-titik kesepakatan bagi
kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing.
Tahap keenam: pascanegosiasi, merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi bagi
kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi yang tersulit dalam menerjemahkan
kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil.

Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Oleh karenanya, tahapan ini bukan lagi sebagai wacana
pemikiran atau ide lagi, tetapi sudah berada pada tahapan perilaku dan tindakan yang
diperlukan dalam bernegosiasi. Berikut ini beberapa taktik negosiasi yang sering digunakan
dalam praktek bernegosiasi, antara lain:
a. Taktik Cara Anda
Yang termasuk dalam taktik dengan cara anda adalah bahwa Anda tahu tujuan yang
ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah
yang benar, Andalah yang berinisiatif dan mempertahankannya, Anda yang
mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan.
b. Taktik Bekerja Sama
Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa
yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan
proaktif), siap bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran Anda, Anda
setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat
mereka berhasil.
c. Taktik Tidak Bertindak Apa-apa
Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap
bersikukuh pada pendirian sebelumnya dan tidak mudah berubah. Taktik ini dilakukan
karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu,
upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya
untuk menilai secara perspektif.
d. Taktik Melangkah ke Tujuan Lain
Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan
lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak
dibahas lagi.
Tahap Peninjauan Negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini
memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang
sudah dilakukannya selama bernegosiasi.
Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara
lain:
o Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda.
o Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat
berharga bagi seorang negosiator.
o Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah
kesuksesan Anda.

Keterampilan Bernegosiasi
Persiapan
Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik,
hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau
bahkan mengalami kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua
belah pihak.
Memulai Negosiasi
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi, antara lain:
memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat,
menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda, merumuskan
tawaran/posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan
keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat.
Strategi dan Teknik
Menurut Kmus Webster, strategi dapat didefinisakan sebagai rencana atau metode yang teliti
atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada
setiap metode yang digunakan untuk mecapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam
bernegosiasi. Baik strategi maupun taktik menuntut keterampilan khusus dalam bernegosiasi.
Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi juga
implementasi yang baik dari sebuah negosiasi.
Menghindari Kesalahan Teknis
Agar negosiasi suskses, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan
negosiasi, antara lain: mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk
penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar
penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi saat terkejut, menghargai tawaran
yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi
pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan memaksakan bernegosiasi.
Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua kelompok
besar, yaitu keterampilan konvensional/conventional skills (untuk negosiator konvensional)
dan nonokonvensional/nonconventional skills (untuk negosiator nonkonvensional).
Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi,
antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan,
penawaran, dan persetujuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat
dijelaskan berikut ini:
a. Persiapan yang Baik
Negosiasi yang tidak disertai persiapan yang baik tidak akan mampu menghasilkan
kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak persiapan
yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut:
kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak
dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial, rintangan , kesempatan,
kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana Anda buat dan itu dapat
menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh
pihak lawan Anda.
b. Berlatih
Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu
pembuka besar atau kecil masalah dan kesulitan yang akan muncul. Cobalah rinci
bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, penyataan kunci apa
yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan pihak lawan
Anda. Jangan bimbang dan ragu.
c. Menggambarkan Posisi Anda
Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda
adalah bagaimana memeberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang
berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa
negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya Anda
lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Semakin banyak pihak lawan
Anda berbicara, semakin baik bagi Anda untuk mengetahui tentang pihak lawan Anda.
Berikan umpan pertanyaan yang memungkinkan pihak lawan terus berbicara tentang apa
dan bagaimana posisi dia dalam bernegosiasi. Oleh karena itu, Anda harus dapat memetik
hikmah dari semua itu untuk memosisikan diri Anda dalam bernegosiasi.
d. Membuat suatu Usulan/Proposal
Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang
ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu
juga akan memberikan suatu konsesi yang terlalu dini oleh pihak lawan. Namun
demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah
kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan lebih
lanjut dalam bernegosiasi.
e. Penawaran
Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran
bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses bernegosiasi tidak
dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini
dengan sebaik-baiknya.
f. Persetujuan
Dalam proses penawaran yang intens, sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah
disetujui sebelumnya. Sasaran dari setiap kali bernegosiasi adalah untuk mencapai
kesepakatan. Suatau kesepakatan tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan,
tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting yang tak
terpisahkan dalam proses bernegosiasi. Ingat, proses negosiasi yang baik harus mampu
menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Tak ada
yang harus dikalahkan atau dirugikan dalam bernegosiasi. Yang terpenting adalah
bagaimana menghasilkan sebuah kemenangan bersama.
Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak,
Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh
pihak lawan.
Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh
pihak lawan Anda, antara lain:
Merasa nyaman akan dirinya sendiri
Tidak merasa dibohongi
Sekutu yang kekal
Mengetahui dan memahami lebih banyak
Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras
Uang, barang, dan pelayanan yang bagus
Diperlakukan dengan ramah, artinya didengarkan
Disenangi
Komunikasi yang jelas
Mengetahui kemampuan dan usahanya dari Anda, bos, dan rekan kerjanya
Tipe Negosiator
Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan
membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi. Menurut Casse, ada
empat tipe negosiator (types of negotiator) yaitu: negosiator curang, negosiator professional,
negosiator bodoh, dan negosiator naf. Masing-masing tipe negosiator dapat dijelaskan berikut
ini.
a. Negosiator Curang
Anda harus hati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada
dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi
dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang
penting baginya adalah dapat memenangkan negosiasinya.
b. Negosiasi Profesional
Seorang negosiator yang professional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu
bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilan
bernegosiasi yang baik. Yang tak kalah pentingya adalah ia tahu banyak hal tentang lawan
negosiasinya.
c. Negosiator Bodoh
Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah
pihak. Tiak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada
yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tida ada pemenang dalam
negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam ini, Anda harus memahami
apa yang sebenarnya terjadi di balik perilaku pihak lawan yang bodoh atau pura-pura bodoh
tersebut. Jika ia takut kalah, yakinkanlah agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk
bernegosiasi dengan baik. Jika ia tidak tahu berilah pengertian yang sejelas-jelasnya,
sehingga ia memahaminya dengan baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan
bijak dalam bernegosiasi.
d. Negosiator Naif
Bagaimana dengan seorang negosiator yang naif? Pada umumnya ia adalah negosiator yang
tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan
cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia
memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan seorang
negosiator yang naf, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah. Namun, pihak lawan
sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak mungkin ia sedang
membunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga
menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain
yang menurutnya sangat berarti baginya.

2.2. RAPAT BISNIS

Pengertian Rapat Bisnis


Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat,
baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis.
Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor
perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas
hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan,
menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah.
Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan
menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup
banyak, rapat bisnis yang diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di hotel. Hal-hal yang
sifatnya khusus dan strategis, misalnya perusahaan sedang menyiapkan visi dan misi perusahaan
yang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor,
merencanakan akuisisi (pengambilalihan) terhadap perusahaan lain.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam
atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah
pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis


Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau
orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau
tujuannya adalah bisnis. Di samping itu, rapat bisnis bersifat resmi atau formal dan cenderung
protokoler serimonial.
Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan berorientasi
pada bisnis. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal (formal
meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh intansi
pemerintah memliki sifat yang formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga
masyarakat (rapat warga/rapat kampong) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan
sekitarnya termasuk yang tidak formal.
Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan
bahwa sebuah rapat pada umunya mempunyai enam tujuan yaitu :
Berbagai informasi
Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Evaluasi ide/gagasan
Pengambilan keputusan
Membuat dokumen
Memotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan
tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oelh sebuah perusahaan bisa saja hanya
dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh
peserta rapat, diikuti sesi tanya jawab. Namun, bisa saja sebuah rapat bisnis dimaksudkan untuk
menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang
ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.
Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen
penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi perusahaan ke depan.
Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang
dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, dan menjadi
dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Cara pendokumentasikannya dapat dilakukan
dalam bentuk print-out (cetakan) maupun soft copy ( tersimpan dalam format digital).
Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Contohnya,
sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oelh semua
karyawan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut manajer pemasaran memberikan
motivasi kepada semua karyawan untuik selalu meningkatkan kinerja.

Jenis-Jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conducting effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis
yaitu :
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Karena dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau
memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan
atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Selain itu, briefing dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.
2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat
dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Selain itu, rapat
konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para
peserta rapat.
3. Rapat Komite ( Committee Meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah
tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Karena peserta rapat komite
terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila
dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang
berkepanjangan dan tanpa hasil. Sehingga perlu dilakukan voting dengan suara terbanyak
untuk mengambil sebuah keputusan. Namun, yang terpenting adalah setelah ada
kesepakatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di dalamnya harus sepakat
menerima keputusan bersama tersebut.
4. Rapat Dewan ( Council Meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari konsensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu
diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama dan tetap
menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting.
5. Negosiasi (Negotiation)
Dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud
dan tujuan yang berbeda-beda. Memlaui proses negosiasi di antara mereka diharapkan
dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling
menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah masing-masing yang terlibat dalam
bernegosiasi bisa saling menerima dan member, sehingga menemukan suatu kesepakatan
yang baik dan saling menguntungkan.
Sementara menurut Streibel dalam The Managers Guide to Effective Meetings, rapat dapat
dikelompokan dalam tiga jenis yaitu :
1. Rapat Informasional (Informasional Meeting)
Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta
rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan infromasi
yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik.
Misalnya dalam menyampaikan informasi usahakan informasi tersebut disampaikan
dengan jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertel-tele.
2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
Rapat motivational merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contohnya,
pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para
peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih semangat, meningkatkan komitmennya,
meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan keterampilan berkomunikasi, serta
meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

3. Rapat Partisipasif (Partisipatory Meeting)


Rapat partisipasif adalah suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi
peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Salah satu cara
menjadi pendengar yang baik adalah mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak
menyela pembicaraan peserta yang lain. Sehingga dapat memahami cara berpikir orang
lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.

Perencanaan Rapat Bisnis


Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu
akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Agenda rapat bisnis akan
menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik
dan lancar.
Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik,
antara lain :
Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
Cantumkan siapa saja yang hadir.
Daftar topik yang akan dibahas.
Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai,
Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu
sebelum rapat bisnis diadakan.
Contoh dari berbagai agenda bisnis pada perusahaan
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi yang
bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu :
1. Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat
bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan
yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan Tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal,
bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan mengenai
tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.
3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis
Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu
akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting bagi para peserta
rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat
bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00.
4. Pembawa Acara
Pembawa acara (MC) adakalanya diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.
5. Ketua Panitia Penyelenggara
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional
(misalnya: departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan
teknologi informasi).
6. Jumlah Peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundangan dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus
disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila
menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut.
7. Peserta yang Diundang
Peserta bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar
perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam
suatu perusahaan.
8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional
diberi kesempatan untuk membuka dan meutup secara resmi agenda rapat bisnis. Namun,
dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan meutup suatu rapat bisnis
dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda.
9. Narasumber
Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah
narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi
narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para
professional atau para ahli di bidangnya.
10. Alokasi Waktu untuk Narasumber
Dalam rancangan agenda rapat bisnis, pada umumnya dicantumkan dengan jelas berapa
waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam
rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.
11. Waktu Istirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk isitirahat,
sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para
peserta untuk penyegaran kembali energy yang terkuras selama berjam-jam di dalam
ruang rapat bisnis.
12. Presensi Peserta
Dalam hal ini petugas presensi sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar,
baik jumlah maupun penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap
peserta bisnis sudah disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan
yang belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi bisa menyiapkannya.
13. Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Bidang akomodasi mencakup kesiapan peninapan (blia
menginap) dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidakpastian
bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan tentu dapat menggangu kelancaran rapat
bisnis. Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi harus
menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi juga
perlu koordinasi dengan panitia pelaksana untuk memastikan bahwa konsumsi telah
tersedia pada saat yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
14. Sound System
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baikdan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi
narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan
berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema.
15. Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts
Ketersediaan media presentasi di era teknologi dan informasi yang semakin besar seperti
Komputer portable (laptop) LCD projector, dan flip charts pada forum rapat bisnis
tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi
yang telah mereka siapkan.
16. Fasilitas Pendukung Lainnya
Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Karena kegiatan rapat bisnis
bisa berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar kecil dan musholla akan
sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.

Pelaksanaan Rapat Bisnis


Setelah panitia melakukan persiapan rapat bisnis, berikutnya adalah melaksanakan rapat bisnis
agar berjalan lancar dan efektif. Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen
penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan
materi yang disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat
bisnis tersebut.
Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh panitia penyelenggara, narasumber, dan
peserta selama rapat bisnis, sebagai berikut ;
Panitia Ruangan, dekorasi, dan sound system siap digunakan.
penyelenggara Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal.
(organizer) Melakukan registrasi peserta.
Penyambutan peserta secara ramah, sopan, dan santun.
Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat
waktu.
Acuan agenda rapat sudah disiapkan
Semua fasilitas tersedia cukup dan siap digunakan dengan baik.
Moderator siap memandu rapat bisnis
Menyiapkan notulen yag cekatan dan terampil.
Menyiapkan dokumentasi audio-visual.
Mendokumentasikan hasil rapat bisnis.
Narasumber Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.
(presenter) Memperkenalkan identitas diri.
Siap melakukan presentasi.
Memanfaatkan audio-visual.
Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta.
Berpenampilan menarikk dan menyenangkan.
Peserta Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.
(participants) Berpakaian rapi dan sopan.
Memakai kartu identitas peserta.
Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
Menjaga kelancaran, ketenangan, dan ketertiban selama rapat
berlangsung.
Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang
dituju.
Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disepakati.

Salah satu fasilitas pendukung rapat bisnis adalah pengaturan posisi duduk (layout) yang
nyaman dan memungkinkan interaksi pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada
beberapa pangaturan tempat duduk untuk rapat bisnis, antara lain ;
a. Gaya persegi empat (Boadroom Style)
Susunan tempat duduk ini dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta yang
relative sedikit agar memungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu,
susunan tempat duduk berbentuk persegi empat lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis
yang focus pada pemecahan masalah karena ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling
berhadapan atau berlawanan. Namun, penempata audio visual sangat terbatas.
b. Bentuk huruf U (U Shape Style)
Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak
daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual diletakkan di depan. Susunan bentuk U
memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara
tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi.
c. Gaya ruang kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk ini dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta bisa
mencapat ratusan orang. Pemanfaatan audio visual sebagai media presentasi sangat penting.
Susunan ini memiliki keterbatan, diantaranya langkah gerak narasumber terbatas dan tidak
bisa berkomunikasi lebih dekat dengan peserta karena terhalang kursi dan tidak ada ruang
untuk berjalan mendekati peserta.
d. Gaya melingkar (Circular Sytle)
Susunan tempat duduk ini memberikan peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik
dan dalam jumlah yang relative sedikit. Gaya ini lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis
yang dimaksudkan unntuk melakukan penjajakan ide atau gagasan yang bermanfaat untuk
pengembangan perusahaan ke depan.

Selain itu susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk)
lain, seperti berikut ;
Gaya chevron (chevron style)
Layout ini memberika keleluasaan bagi audiens untuk lebih memusatkan perhatian atau
focus pada pembicara. Susunan tempat duduk ini berbentuk huruf V.
Gaya modifikasi (modified style)
Hampir sama dengan layout gaya chevron, perbedaanya gaya modifikasi menempatkan baris
tempat duduk antara sisi kanan dan kiri. Secara umum layoutnya masih berbentuk huruf
V.
Gaya setengah melingkar (semi-circular style)
Layout seperti ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk berinteraksi dengan
audiens dengan lebih dekat. Disisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup untuk
pembicara menyajikan game di dalam ruang yang memungkinkan peserta dapat berpindah-
pindah tempat.
Gaya kelompok (cluster style)
Layout ini disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi
yang telah disusun secara melingkar. Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar
banyak digunakan pada kegiatan-kegiatan pelatihan yang memungkinkan untuk belajar
mengenai kekompakan kelompok atau tim.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis


Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama
hasil kesepakatann selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis perlu ditinjau ulang, baik
pidato pengarahan pimpinan, pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab,
dan dokumentasi lain yang berbentuk rekaman audio-visual.
Tim perumus menindaklanjuti apapun yang sudah dirumuskan sementara selama rapat
berlangsung hingga menjelang usai. Begitu rapat dinyatakan selesai, tim perumus segera
melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi
audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan
dokumen penting hasil rapat tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang
bertanggung jawab terhadap rapat membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke
pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di
kemudian hari.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis karena mereka
terlibat aktif menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.
BAB III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Negosiasi adalah prosws komunikasi yang melibatkan dua orang atau lebih yang saling
berinteraksi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang
dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam organisasi. Hasil dari negosiasi
adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak,
tidak ada pihak yang merasa dikalahkan ataupun dirugikan.
Rapat bisnis adalah suatu bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik
di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis. Tujuan rapat bisnis antara lain untuk berbagi informasi, penjajakan ide atau gagasan,
evaluasi ide atau gagasan pengambilan keputusan, membuat dokumen, serta memotivasi
peserta.
Negosiasi maupun rapat bisnis ini tentunya perlu diketahui dan dipahami oleh
mahasiswa fakultas ekonomi. Dimana nantinya para lulusan ekonomi akan menerapkan dua
jenis kegiatan bisnis ini. Maka dari itu, mahasiswa harus sudah mengetahui, memahami, dan
memulai untuk menerapkan negosiasi dan rapat di kehidupannya.

3.2. SARAN
Di dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis ini membahas tentang negosiasi dan rapat bisnis.
Sebaiknya mahasiswa memahami materi ini agar ia dapat mempelajari dan menerapkan di
kehidupannya, sekalipun tidak dalam konteks bisnis.
DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Joko. 2010. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga.