Programa: Mster en Gestin Educacional

Asignatura: Gestin del Conocimiento

Documento: Caso de Estudio

Nombre y Rut:

Nombre y apellido RUT

Desarrollo Caso de Estudio:

La Gestin del Conocimiento y del Aprendizaje en la NASA y el

Laboratorio de Propulsin de Reactores

1. En funcin de lo ledo en el caso de estudio 604-S24 del Harvard Business

School, a continuacin, se confeccionan cuadros, en donde se plasmarn iniciativas
a realizar, se darn ejemplos para cada etapa del modelo de gestin del
conocimiento SECI. Bajo la premisa de manejar el conocimiento dentro de mi
institucin en la cual se aproxima la salida de capital humano por jubilaciones.

Actualmente me desempeo como director del rea de administracin y

operaciones de una universidad especficamente en la V regin de Valparaso,
Chile.

Esta institucin es bastante dinmica y con una rotacin de personal la cual podra
calificar como media. Razn por la cual me resultara difcil poder aplicar el modelo
SECI al personal que deje la institucin por la modalidad de jubilacin. En base a
este antecedente, planteo aplicar lo propuesto, a mi rea, especficamente con el
subdirector de administracin y operaciones quien se encuentra bajo mi mando
jerrquicamente y quien por motivos de organigrama debiese ser la persona idnea
para ocupar mi lugar en caso de un ascenso o simplemente, por yo dejar la
institucin, ya que este es un cargo de vital importancia para cada una de las sedes
que posee la universidad.
 Cuadro N1
Iniciativas
Inversiones: Creacin de capex junto a las partes Presupuestos: Creacin de OPEX junto a las Contratos con Proveedores: Importante para la institucin
interesdas;Cada ao se deben presentar proyectos partes interesadas; Cada ao en los meses de manejar de manera eficiente los contratos con terceros,
de inversin llamados CAPEX, los cuales contienen septiembre y octubre se deben presentar los negociar prestaciones y clausulas, con el propsito de no
compra de activos, remodelaciones y construccin presupuesto de gastos tanto de la sede hblese afectar la operacin diaria del campus.
de infraestructura del campus. Proyectos acordes a de gastos operacionales ms los gastos por
la necesidades fundadas en aumento de alumnos, carrera (costo docente) entre otros.
acreditacin institucional y de carreras y avances de
maya acadmica. Este proceso tiene plazos
establecidos desde casa matriz.
Acompaamiento a Reuniones con Vice Rector de Dialogo constante con los dueos de centros de Acompaamiento a Reuniones Con gerentes por cierres de
Sede y Directores de carrera. Para conocer las costos; El director tiene una comunicacin al contratos; Espacio que se da cuando existe la contratacin de
necesidades necesarias en equipamiento e menos telefnica con casi todos los dueos de un nuevo servicio. En donde se negocia a nivel gerencial,
infraestructura de cada facultad. centros de costos. De acuerdo el caso se puede muchas veces con los dueos, el tipo de servicio que recibir y
Practicas que se evidencian: Observacin, compartir conocimiento tcito. Ocasionalmente, el precio.
imitacin, dialogo, discusin, prctica e interaccinalmuerza con un administrador de alguna facultad. Practicas que se evidencian: Observacin, imitacin, dialogo,
clientes. Practicas que se evidencian: Observacin, discusin, prctica e interaccin clientes.
Conocimiento tcito compartido: Habilidades y imitacin, dialogo, discusin, prctica e interaccin Conocimiento tcito compartido: Habilidades y Know-how,
Know-how, experiencia, conocimiento emocional, con los administradores. experiencia, conocimiento emocional, conocimiento fsico y
conocimiento fsico y conocimiento energtico. Conocimiento tcito compartido: Habilidades y conocimiento energtico.
Know-how, experiencia, conocimiento emocional,
Sociabilizacin conocimiento fsico y conocimiento energtico.
Reuniones semanales con directores de carrera Reuniones Mensuales con administradores de Reuniones Mensuales con proveedores (encargados):
para generar el informe de CAPEX en los plazos centros de costo por facultad: Incorporar en Incorporar en reuniones al sub DAO, con la finalidad de dirigir
establecidos. reuniones al sub DAO, con la finalidad de dirigir estas y plantear problemas o mejoras al servicio, con la ayuda
Practicas que se evidencian: Lograr que la persona estas y interiorizarse con el control presupuestario y supervisin del director.
(sub DAO), al ser participe de las reuniones logre mensual. Practicas que se evidencian: Lograr que la persona (sub
adquirir experiencia en el proceso de planificacin. Practicas que se evidencian: Lograr establecer DAO), al ser participe de las reuniones logre adquirir
Conocimiento tcito compartido: Habilidades y dialogo, control y relacin entre las partes experiencia en manejo de situaciones y poder de negociacin.
Know-how, experiencia, conocimiento fsico y de interesadas. Conocimiento tcito compartido: Habilidades y Know-how,
rutinas. Conocimiento tcito compartido: Habilidades y experiencia, conocimiento fsico y de rutinas.
Know-how, experiencia, conocimiento de rutina.
Crear manual en el cual se establezcan las formas Creacin de planillas en donde se contemple el Creacin de templates de contratos tipo, para cada tipo de
de gestionar la creacin de cada CAPEX. Como por gasto diario y mensual acumulado. servicio solicitado por la universidad, con la finalidad de
ejemplo a que personas se deben citar a reunin, establecer los requerimientos mnimos necesarios y de esta
Ciclo del Modelo CESI

justificaciones que se deben considerar al momento manera minimizar los errores que se cometieron en contratos
Exteriorizacin de solicitar un CAPEX, en otras. firmados con anterioridad.
Crear bitcoras a nivel local para evidenciar avances Creacin de procedimientos y controles Creacin de carta Gantt con fechas importantes por
y compromisos adquiridos. presupuestarios. renovaciones anuales de contrato, dejar plasmado en un
procedimiento de negociaciones anuales.
Generar plataforma web en donde los encargados de Crear encuentros con directivos de otras sedes a Generar a nivel nacional una plataforma en donde los distintos
monitorear la conformacin de CAPEX , puedan modo de compartir experiencias y conocimientos. DAO del pas repartidos en sus respectivas sedes, puedan
evidenciar el porcentaje de avance ( requerimientos entrar a consultar los diferentes tipos de contratos que se han
que debe tener y sus respectivas justificaciones del generado y funcionado de buena manera, con el propsito de
Combinacin porque se necesitan) homogeneizar los servicios prestados por terceros.
Generar reuniones por video conferencia con la Centros de recursos organizados por temas Solicitar a casa Matriz, de enviar un reporte mensual, con los
direccin general de finanzas, para trabajar a la par y pertinentes relacionados con costos aceptados contratos nuevos y antiguos, con la finalidad de conocer
seguir al pie de la letra los lineamientos dictados a por la direccin general de finanzas. costos, prestaciones, para lograr una mejor negociacin y as
nivel corporativo. optimizar los recursos econmicos .
Establecer nuevas redes de cooperacin con Lograr llevar y administrar un periodo Hacer negociar al sub DAO, en servicios espordicos y no de
subdirectores de otras sedes. exitosamente, controlando cada centro de costo gran impacto en la operacin del campus, de manera de aplicar
de la sede. los conocimientos adquiridos.
Interiorizacin
Solicitar al sub DAO que lidere reuniones mensuales Generar propuestas de mejora al proceso de Solicitar al sub DAO, que establezca carta Gantt anual para los
y semanales. control presupuestario y plasmarlo en un manual. contratos celebrados por el. Generado un habitualidad y rutina
con los servicios requeridos ao a ao por la universidad.
Fuente: Elaboracin propia.
2. Desarrollo pregunta n2

En un mundo cada vez ms globalizado, donde se necesitan respuestas casi

inmediatas o dar soluciones instantneas, el acceso a la informacin resulta ser uno
de los temas ms significativos para abordar al interior de una organizacin.

Si bien la tecnologa avanza a pasos agigantados entregando informacin cada vez

ms fcil, rpida y eficaz. Tambin depende de los colaboradores el motivarse a
compartir la informacin, hacerse participe de instancias donde se puedan
relacionar con sus pares o con otras reas con el propsito de compartir
experiencias.

A continuacin, propongo tres herramientas que, si bien existen, estas no se utilizan

en mi organizacin y pueden resultar de gran ayuda para gestionar el conocimiento
a nivel transversal.

a) Slack: Es una aplicacin de comunicaciones en tiempo real pensada para

cualquier tipo de empresa sin importar su tamao.

b) Yammer: Es una red social privada para organizaciones y se ha creado en torno

a formas de comunicacin abierta. Por ejemplo, puede usarlo para solucionar de
manera eficaz problemas de soporte, recopilar comentarios sobre proyectos y
documentos, y publicar procedimientos recomendados.

c) Confluence: Es una herramienta de colaboracin diseada para compartir, crear,

y almacenar documentos que facilita el trabajar en equipo.
 Cuadro n2

PLAN PARA LA INCORPORACIN DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DEL CONOCIMIENTO UNIVERSIDAD UDLA 2017 - 2022
Propsito Final Objetivos Actividades

Hacer que todos los miembros puedan

hacer sus aportaciones de forma pblica,
Centralizar la comunicacin.
evitando as repeticiones. Todas las ideas
Acceder de forma rpida a todo el Crear grupos de trabajo por reas, para
quedan guardadas en el archivo y se podr
contenido y archivos (a travs del buscador). compartir documentos o informacin til
acceder a ellas siempre que se quiera. Se
Slack

Integrar otras herramientas como Google para cualquier colaborador del equipo,
podrn concertar quedadas a travs de los
Drive, Dropbox y Skype. que resulta fcil de buscar y que sirva
canales y adems se podrn aadir
Ahorrar tiempo. para la toma de decisiones.
recordatorios para que a ningn
participante se le olvide la fecha de la
reunin.

Potenciar la comunicacin en tiempo real,

fluida y espontnea.
Aumentar la productividad y la satisfaccin Herramienta que pontencia la
Yammer

Impulsar la productividad de todos los

de los empleados. productividad, a traves del trabajo y
miembros de un equipo a travs de la
Disminuir la cantidad de correos aporte de toda la comunidad de la
colaboracin.
electrnicos a enviar y leer. institucin.
fomento de la colaboracin natural entre
colaboradores.

Crear cualquier cosa imaginable, desde

notas de reunin, planes de proyectos
para nuestro caso en particular creacin
Colaborar en proyectos en conjunto con
de CAPEX o OPEX. Adems se pueden Creacion de entornos tecnologicos, para
otras reas.
Confluence

incorporar recursos multimedia y potenciar proyectos, controlar y colaborar

Crear centros de documentacin.
contenidos dinmicos para que el trabajo de manera permanente y de cualquier
Seguimientos a tareas.
de cada uno de nuestros colaboradores parte del mundo. Haciendo seguimientos
Acceso desde cualquier red de internet y
sea expuesto de una manera mas en tiempo real.
dispositivo.
didctica. NOTA: La NASA utiliza esta
herramienta de gestin del conocimiento
para realizar sus proyectos.

Fuente: Elaboracin propia.

3.- Desarrollo pregunta n3

Compra de Activos por Remodelacin de Hall Central Campus Los Castaos

Nmero de Leccin: 001

Fecha de leccin: 24 de marzo de 2017
Departamento que lo presenta: Direccin de Administracin y Operaciones
Presentado por: Jos Baeza

Descripcin de suceso:

Cada ao durante los meses de septiembre y noviembre cada departamento,

facultad o rea debe establecer los requerimientos en inversiones si as lo
requieren.

El ao 2016 especficamente en noviembre luego de varias reuniones se estableci

la necesidad de cambiar el mobiliario del hall central. Esta decisin se acord en
base a un cambio de imagen a nivel nacional.

Para comenzar con el proceso se decidi partir en el Campus Los Castaos.

Actualmente el encargado de las compras y de los proyectos por sede es el sub

DAO, quien esta supervisado por el Director de Administracin y Operaciones. Se
realizaron reuniones con el vicerrector para conocer el diseo o lneas estticas de
los mobiliarios que segn a su parecer debiesen poseer los bienes que se
compraran.

Para seguir con el proceso se cotizo en proveedores con buena trayectoria en

cuento a proyectos se refiere. Se cotizaron a tres empresas en la cual destaco una
en particular la cual se haba adjudicado la implementacin del mobiliario para la
cadena de comida Starbucks a lo largo del pas. Se les envi los requerimientos del
mobiliario asociado al alajamiento del hall central, tuvimos vistas de los diseadores
e incluso el gerente de ventas, quienes siempre se mostraron muy proactivos y
atentos a todos nuestros requerimientos.

Los muebles eran importados desde Italia, por lo cual el xito de la implementacin
del nuevo mobiliario, estaba definido por la fecha de importacin de los mismos.
Nosotros como institucin comenzamos nuestras clases generalmente la primera
semana de marzo, fecha para la cual debisemos tener todas las mejoras ya
implementadas.

Llego el mes de marzo del 2017, y todava no tenamos los bienes instalados en
nuestro hall central. El sub Dao siempre se mantuvo en contacto con la empresa en
donde siempre encontr respuesta del porque el retraso del embarque y dndonos
soluciones inmediatas como traer un nuevo mobiliario para suplir la carencia que se
produjo por el no cumplimiento de servicio.

Como equipo a medida que pasaron los meses y no nos entregaban el mobiliario
se nos gener una incertidumbre gigantesca ya que la factura ya haba sido pagada.
Razn por la cual decidimos investigar en el boletn comercial y nos encontramos
con no grata sorpresa de que la empresa se encontraba con problemas con el
servicio de impuestos por no pago de estos mismos. Se llam inmediatamente a la
empresa donde al preguntarles por esta informacin nos comentaron que el dueo
hace solo un par de das le haba comunicado que la empresa se encontraba en
grabes problemas econmicos y comenzara el proceso de quiebra.

Los activos nunca llegaron de Italia y tuvimos que conformarnos con el mobiliario
que nos instalaron en reemplazo del oficialmente requerido en la orden de compra.

Cabe sealar que cada compra de activos debe cumplir con los mecanismos,
optimizando el uso eficiente de los recursos destinados a infraestructura y
equipamiento necesario para el cumplimiento del proyecto formativo de la
Universidad, junto con asegurar la homogeneidad de stos a nivel nacional en los
diferentes campus. Cosa que en este proyecto no se alcanz.

Lecciones Aprendidas

Como departamento de administracin y operaciones dada las repercusiones que

nos trajo el no cumplimiento del proyecto de compra del nuevo mobiliario se ha
decidido establecer nuevos procedimientos para de esta manera asegurar una
implementacin exitosa de futuros proyectos de inversin.

a) Presupuestar visitas en terreno de las empresas que nos entregan los bienes
o servicios solicitados.
b) Establecer contratos firmados por ambas partes con el fin de establecer
clausulas y multas por el no cumplimiento de estos.
c) Jams enviar a pago facturas, en la cuales no se ha cumplido la entrega de
bienes o servicios.
d) Verificar en el boletn comercial, si las empresas no tienen problemas
financieros.
e) Establecer mtodos de control (carta Gantt), con los responsables de
entregar los bienes o servicios si el caso as lo necesitara.
Causa Principal

No tener como rea mtodos de control e investigacin de las empresas

proveedoras de bienes y servicios.

Causas Adicionales

Plazos acotados de eleccin de proveedor.

Carencia de fondos destinados a visitas a proveedores segn sea el
caso.
Falta de apoyo del rea legal de la institucin, para evaluar y concretar
contratos.

Recomendaciones

Presupuestar fondos destinados a visitas.

Mejorar la comunicacin entre el rea legal de universidad y nuestro
departamento.
Llevar un control ms exhaustivo de los plazos para tomar medidas a
tiempo y poder concretar de forma eficiente y exitosa la
implementacin de inversiones o servicios.