GUA PARA LA ELABORACIN DE PORTADAS

DE LOS EXPEDIENTES, PARA EFECTOS DE LA

ORGANIZACIN, CONTROL, GUARDA Y
CONSERVACIN DE ARCHIVOS.
 OBJETIVO

PARA EFECTOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIN PUBLICA DEL ESTADO DE CAMPECHE Y CON EL
PROPSITO DE DAR CUMPLIMIENTO CON LO DISPUESTO EN EL ARTICULO
DCIMO SPTIMO, CAPITULO II, SECCIN VI, DE LOS EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN
Y CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS DEL ESTADO DE
CAMPECHE, SE HA INTEGRADO LA PRESENTE GUA PARA LA
ELABORACIN DE PORTADAS DE EXPEDIENTES Y AS FACILITAR AL
PERSONAL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS EN TRAMITE DEL INSTITUTO
DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE
CAMPECHE, LA ORGANIZACIN, CONTROL, GUARDA Y CONSERVACIN
DE LOS DOCUMENTOS BAJO SU RESPONSABILIDAD, CUIDADO Y
RESGUARDO.
 GUA PARA EL LLENADO DE LA PORTADA DEL EXPEDIENTE

FUNDAMENTO LEGAL:
Articulo Dcimo Sptimo, Capitulo II, Seccin VI, De los Expedientes de Archivo de los Lineamientos Generales
para la Organizacin y Conservacin de los Archivos Pblicos del Estado de Campeche, que a la letra dice: Adems
de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir
datos de identifacin del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificacin Archivistica.

(LOGOTIPO Y NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

PORTADA DE EXPEDIENTE

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por
un mismo asunto, actividad o tramite de un Ente Publico.

FONDO:
En este espacio se consignara el nombre del Ente Pblico (Dependencia u Organismo)

En este espacio se consignara cada una de las divisiones del fondo, basada en las
SECCIN: atribuciones de cada Ente Publico, de conformidad con las atribuciones legales aplicables a
travs de cada unidad administrativa (Direccin, Subdireccin, Coordinacin, Unidad,
Jefatura de Departamento, etc)_________________________

En este espacio se consignara el nombre de la unidad administrativa responsable directa de la

organizacin, control, guarda y conservacin de los documentos (Direccin, Subdireccin,
Coordinacin, Unidad, Jefatura de Departamento, etc)___________________________________

SERIE: En este espacio se consignara conforme al cuadro de clasificacin archivistica la

serie documental que corresponde o denominacin que se haya asignado al
documento por su contenido.
SUBSERIE: En este espacio se consignara conforme al cuadro de clasificacin archivistica la
subserie documental que corresponde o denominacin que se haya asignado al
documento por su contenido.
NUMERO DE EXPEDIENTE: Es el nmero consecutivo que dentro de la serie documental asignada se
identifica a cada uno de los expedientes.
FECHA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE: Como se FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE:
indica, en este espacio se consignara la fecha en la que se Como se indica, en este espacio se consignara la
apertura el expediente. fecha en la que se cierra el expediente.
ASUNTO: En este espacio se har un resumen o descripcin detallada del contenido del expediente.
VALORES DOCUMENTALES: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de tramite o concentracin (valores primarios), o bien, evidnciales,
testimoniales o informativos en los archivos histricos (valores secundarios). SE IDENTIFICARA EL SUPUESTO
CON UNA X.

ADMINISTRATIVO CONTABLE O FISCAL LEGAL

Aquellos elaborados, recibidos y Son los documentos con Aquellos que en funcin de sus
conservados por la Unidad informacin consistente en libros de atribuciones se generan, reciben y/o
Administrativa, en funcin de la contabilidad, registros contables, conservan el ejercicio de derechos y
organizacin, procedimientos, documentos contabilizadores o de obligaciones, regulados por el
actividades o acciones derivadas de afectacin contable, justificatorios y derecho en la materia dando
las atribuciones delegadas a la comprobatorios del ingreso y gasto testimonios ante la Ley.
misma en particular y a la publico y en su caso, los autorizados
Dependencia en General, y que por la Secretaria de Finanzas. Ejemplo:
adems no tiene valor legal o Ejemplo:
contable. A9.-Libros de contabilidad: a) Leyes;
Documentos en los que se asientan b) Reglamentos:
las operaciones. c) Interposicin de Recursos.
SUBSECCION:
DESCRIPCIN DE LAS PARTES O En este espacio se consignara la descripcin de las
SECCIONES RESERVADAS O partes o secciones reservadas o confidenciales.
CONFIDENCIALES:
FUNDAMENTO LEGAL: Aqu se consignara la disposicin legal que da
origen a la atribucin.
PERIODO DE RESERVA: En este espacio se consignara el periodo durante el
cual el acceso a la informacin pblica se
encuentra temporalmente restringido.
AMPLIACIN DE RESERVA: Cuando subsistan las causas que dieron origen a la
clasificacin de informacin reservada, los Entes
Pblicos podrn solicitar a la Comisin la
ampliacin del lapso de reserva. Consignndose
aqu el nuevo plazo.
FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD En este espacio firmara el Titular de la Unidad
ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DIRECTO Administrativa a que se refiere la SECCIN de
DE LA INFORMACIN: este formato.

FECHA DE DESCLASIFICACIN: Se consignara en este espacio la fecha en que se

FIRMA Y CARGO DEL RESPONSABLE DE LA
CLASIFICACIN:
OBSERVACIONES:
En este espacio se consignaran las presiciones que
se quieran hacer al respecto.
dejo de tener el carcter de clasificada la
informacin y ocurra alguno de estos supuestos:
- Transcurran hasta diez aos contados a
partir de la fecha de su generacin.
- Dejen de actualizarse todos los elementos
exigidos para su clasificacin como
informacin publica reservada; o
- Por resolucin de la Comisin su carcter
de reservada se declare injustificado.
Para efectos de la Ley se considera informacin
reservada la expresamente clasificada como tal
mediante resolucin administrativa del titular de
cada Ente Pblico o de a quien designe para ello,
Firmando en este espacio quien o en quienes
recay esta responsabilidad.
NUMERO DE FOJAS AL CIERRE DEL
EXPEDIENTE:
En este espacio se consignaran el nmero de fojas:
tiles al cierre del expediente, esto es el total de
hojas contenidas en los documentos del
expediente.

GLOSARIO DE TRMINOS:

Clasificacin archivistica: Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base

en la estructura funcional de los Entes Pblicos.

Disposicin documental: registro general y sistemtico que establece los valores documentales, los
plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino
final.

Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdica, fiscal o contable,
creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de la facultades y actividades de los Entes Pblicos.

Expediente: Unidad documental por uno o varios documentos de archivo, ordenados y decepcionados
por un mismo asunto, actividad o tramite de un Ente Publico.
Ejemplo: a).-Financieras (ingresos y egresos) Administrativos;
a).-Estudios de proyectos; efectuadas en un rea gubernamental; d).-Actas administrativas o
b).-Informes de labores o b).-Registros contables: Documentos circunstanciales, y
reportes de actividades: que comprueban las actividades e).-Decretos y Acuerdos.
c).-Actos de reuniones; cuantificables en dinero relativo a
d).-Invitaciones a reuniones y deudores, acreedores, proveedores,
eventos; bancos y erogaciones por recuperar
e).-Actas Administrativas, y presupuestalmente;
Circunstanciales; c).-Documentacin comprobatoria y
f).-Expedientes de Obra, justificativa de ingresos al Gasto
Servicios o Adquisiciones. Publico: E s la documentacin que
comprueba las operaciones financieras
del libro de contabilidad;
d).-Nominas; y
e).-Documentos que se refieren a
asuntos presupuestales.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables,
de conformidad con las Disposiciones jurdicas vigentes aplicables. Vigencia documental: de acuerdo con el Catalogo
de Disposicin Documental. (SE CONSIGNARA SEGN SEA EL CASO EL PERIODO DE VIGENCIA).
EN TRAMITE: EN CONCENTRACIN:
Archivo de oficina o de gestin, cuyos documentos Aquel al que se transfieren los documentos de los archivos de
son de uso cotidiano y necesario para el ejercicio tramite, cuya consulta es espordica por parte de las unidades
de las atribuciones de una unidad administrativa. administrativas de los Entes Pblicos, y que permanecen en el
Se procurara que los documentos que reciba o hasta su destino final.
genere cada unidad administrativa, no clasificados, Transcurrido el ao de vigencia en el archivo de tramite,
se conserven durante un ao calendario en el debern transferirse al Archivo de Concentracin para su
archivo de tramite, salvo que el asunto o gestin resguardo precautorio y consulta espordica, donde se
siga vigente o la naturaleza de los documentos conservaran durante un plazo mnimo de seis aos, contados a
obligue a su consulta posterior a este. partir de la fecha de su generacin, a menos que su vigencia
documental, establecida en el Catalogo de Disposicin
Documental, seale un lapso especifico.
CLASIFICACIN DE INFORMACIN:
(SE IDENTIFICARA EL SUPUESTO CON UNA X)
PUBLICA RESERVADA CONFIDENCIAL
Todo archivo, registro, dato o Toda informacin en poder de los Entes
comunicacin contenido en La informacin publica cuyo acceso se Pblicos, cuya divulgacin haya sido
cualquier medio, documento o encuentra temporalmente restringido circunscrita nicamente a los
registro impreso, ptico o por disposicin de la Ley. funcionarios que la deban conocer en
electrnico que se encuentre en razn de sus funciones, as como la
poder de los Entes Pblicos, informacin relativa a las personas,
generados en el ejercicio de sus protegida por el derecho fundamental a
funciones y que no haya sido la privacidad, conforme a lo establecido
previamente clasificado como de en la Ley.
acceso restringido.
FECHA DE CLASIFICACIN: Se consignara la fecha en que la autoridad fundo y motivo la
clasificacin de reservada o confidencial la informacin.
Debiendo demostrar cabalmente el cumplimiento de los
siguientes tres requisitos:
I.-La informacin encuadra legtimamente en alguna de las
hiptesis de excepcin previstas en la ley.
II.-La liberacin de la informacin de referencia pueda
amenazar efectivamente el inters protegido por la Ley;
III.-El dao que pueda producirse con la liberacin de la
informacin es mayor que el inters publico de conocer la
informacin de referencia.
INFORMACIN PUBLICA RESTRINGIDA PARA LOS EFECTOS QUE ESTABLECE EL CAPITULO SEXTO
DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PUBLICA DEL ESTADO DE
CAMPECHE

CUANDO LA INFORMACIN ES PUBLICA RESTRINGIDA?

CUANDO ESTA SEA CLASIFICADA COMO RESERVADA O CONFIDENCIAL
CUANDO LA INFORMACIN SE CLASIFICA COMO CUANDO LA INFORMACIN SE CLASIFICA
RESERVADA? COMO CONFIDENCIAL?
Se considera informacin reservada la expresamente Es toda la informacin en poder de los Entes Pblicos,
clasificada como tal mediante resolucin administrativa cuya divulgacin haya sido circunscrita nicamente a
del titular de cada Ente Publico, o del rgano o servidor los funcionarios que la deban conocer en razn de sus
publico en que se delegue esta facultad. funciones, as como la informacin relativa a las
Informacin publica cuyo acceso se encuentra personas, protegida por el derecho fundamental a la
temporalmente restringido por disposicin de la Ley. privacidad, conforme a lo establecido en la Ley.

CUANDO PROCEDE LA RESERVA DE LA QUE SE CONSIDERA COMO INFORMACIN

INFORMACIN? CONFIDENCIAL?
I.-Cuando se trate de informacin cuya difusin
comprometa la seguridad de la nacin, el estado o el I.-La expresamente clasificada por el titular del Ente
municipio. Publico como confidencial, atendiendo a lo previsto
II.-Ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de por la fraccin VIII del articulo 4 de la Ley;
cualquier persona;
III.-Cuando la informacin que se difunda pueda causar II.- La entregada con tal carcter por los particulares a
un serio perjuicio a las actividades de prevencin o los Entes Pblicos;
persecucin de los delitos; a la imparticin de justicia; a
la recaudacin de las contribuciones o a las estrategias III.- Los datos personales que requieren el
procesales en procesos judiciales o administrativos, consentimiento de los individuos para su difusin en
mientras las resoluciones no causen estado; trminos de la Ley.
IV.-Los datos particulares contenidos en las
averiguaciones previas, procedimientos judiciales, IV.- La que por disposicin expresa de otra ley vigente
administrativos, fiscales, laborales y la informacin de a la publicacin de esta, sea considerada como tal, sin
juicios polticos y declaracin de procedencia y perjuicio de lo establecido en los artculos 131 y 132
procedimientos administrativos disciplinarios, hasta que de la Ley Orgnica del Poder Legislativo del Estado
la sentencia, resolucin o laudo que le recaiga haya de Campeche.
quedado firme.
Las partes podrn oponerse a la publicacin de sus datos
personales;
V.-Los datos contenidos y la informacin derivada de los
procedimientos de revisin de las cuentas publicas y los
procedimientos de auditorias oficiales que se practiquen
a los Entes Pblicos, mientras dichos procedimientos no
se encuentren concluidos;
VI.-Los datos sobre la situacin patrimonial de los
servidores pblicos, salvo cuando estos autoricen su
difusin;
VII.-La informacin de particulares recibida por el Ente
Publico bajo promesa de reserva o que este relacionada
con la propiedad intelectual, patentes o marcas en poder
de las autoridades;
VIII.-La informacin que por disposicin expresa de
otra ley vigente al momento de la publicacin de esta, se
considera como reservada.
QUE REQUISITOS TIENE QUE DEMOSTRAR CABALMENTE LA AUTORIDAD PARA FUNDAR Y MOTIVAR
LA CLASIFICACIN DE RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN?

I.- La informacin encuadra legtimamente en alguna de las hiptesis de excepcin previstas en la Ley;
II.- La liberacin de la informacin de referencia pueda amenazar efectivamente el inters protegido por la Ley; y
 III.- El dao que pueda producirse con la liberacin de la informacin es mayor que el inters publico de conocer
la informacin de referencia.

PROPUESTA DE INFORMACIN QUE DEBE SER CLASIFICADA COMO PUBLICA

RESTRINGIDA BAJO RESOLUCIN ADMINISTRATIVA DEL INIFEEC
INFORMACIN FUNDAMENTO LEGAL Y MOTIVO PARTES DE PLAZO DE
DE LA CLASIFICACIN DOCUMENTOS QUE RESERVA
SE RESERVAN
DATOS PERSONALES DE Confidencial conforme al articulo 28 Toda. Indefinido.
CONTRATISTAS, fraccin III. Solo por
PROVEEDORES Y Los datos personales requieren el consentimiento de los
SERVIDORES PBLICOS. consentimiento de los individuos para individuos
su difusin en trminos de la Ley.
PRESUPUESTO BASE DE LAS Reservada conforme al articulo 22 Toda. 10 aos en trminos de
OBRAS, SERVICIOS Y/O fraccin I. informacin que pudiese Ley.
ADQUISICIONES. generar ventaja a un tercero antes del
proceso de contratacin.
ANLISIS, CALCULO DE Reservada conforme al articulo 22 Toda. 10 aos en trminos de
PRECIOS UNITARIOS. fraccin I y IV. Ley.
Informacin que pudiese generar
ventaja a un tercero.
ANLISIS, CALCULO E Reservada conforme al articulo 22 Toda. 10 aos en trminos de
INTEGRACIN DE COSTOS fraccin I informacin que pudiese Ley.
INDIRECTOS FINANCIEROS Y generar ventaja a un tercero.
CARGOS POR UTILIDAD.
EXPEDIENTE DE PROCESO Reservada conforme al articulo 22 Toda. 10 aos en trminos de
DE LICITACIN. fraccin I y IV. Ley.
Informacin que pudiese generar
ventaja a un tercero.
FACTURACIONES. Reservada conforme al articulo 22 Toda. 10 aos en trminos de
fraccin I y IV. Ley.
Documentacin que contiene Se podr proporcionar
informacin confidencial de la persona informacin referente a
fsica o moral, que pudieses implicar la inversin total
riesgo a su seguridad. empleada, mas por
seguridad no se podr
entregar original o
copia del documento.
CONVENIOS DE Reservada conforme al articulo 22 Toda. Hasta la contratacin de
COORDINACIN QUE fraccin I y IV. las obras, servicios y/o
LLEVEN IMPLCITOS METAS Informacin que pudiese generar adquisiciones.
Y ASIGNACIONES ventaja a un tercero antes de los
FINANCIERAS DE OBRAS, procesos de contratacin.
SERVICIOS Y/O
ADQUISICIONES EN
ESPECIFICO.
ESTADOS DE CUENTA Y Reservada conforme al artculo 22 Toda. 10 aos en trminos de
DEPSITOS BANCARIOS. fraccin II. Ley.
Por seguridad en las operaciones La informacin solo
financieras del organismo y su podr ser proporcionada
patrimonio. a las instancias
facultadas por ley para
tener acceso a la misma.
CHEQUE O SUS PLIZAS. Reservada conforme al artculo 22 Toda. 10 aos en trminos de
fraccin II. Ley.
Por seguridad en las operaciones La informacin solo
financieras del organismo y su podr ser proporcionada
patrimonio, as como de las personas a las instancias
fsicas o morales beneficiadas. facultadas por ley para
tener acceso a la misma.