MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO, RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS
(CARTAS FIANZAS), PRESENTADAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA

DIRECTIVA N -2015-MPM/GAF

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO,

RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS (CARTAS FIANZAS),
PRESENTAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA

I. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objeto establecer disposiciones que complementen lo dispuesto en la
Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 modificada
mediante Ley 29873 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2Q08.EF,
modificado mediante Decreto Supremo N138-2012-EF, y modificatorias, estableciendo el
procedimiento a seguir para la recepcin, control, seguimiento, renovacin y devolucin de las
Garantas que se presenten a la Municipalidad Provincial de Moyobamba.

II. FINALIDAD
Uniformizar criterios y ejercer un control eficiente y eficaz de las Garantas que debern presentar los
postores y/o contratistas, segn corresponda, a favor de la Municipalidad Provincial de Moyobamba
en adelante LA MUNICIPALIDAD.

III. BASE LEGAL

Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control de la Contralora General de
la Repblica.
Ley N 26102 - Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgnica de
la Superintendencia de Banca y Seguros.
Decreto Legislativo N' 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante
la Ley.
Ley 29873, que modifica la Ley de Contrataciones del Estado DL. 1017.
Decreto Supremo N' 184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, en adelante el Reglamento.
Decreto Supremo N138-2012-EF Modificacin al DS. N 184-2008-EF.
Cdigo Civil.
Directiva N 009-2009-OSCE/CD

IV. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todas las reas usuarias, Gerencia de
Administracin y Finanzas, el Responsable de Tesorera, y rgano Encargado de las Contrataciones
de la Municipalidad Provincial de Moyobamba, segn corresponda.

V. NORMAS GENERALES
5.1 Segn lo dispuesto en el artculo 39" de la Ley, las garantas que debern otorgar los postores y/o
contratistas, segn corresponda, son las de: i) fiel cumplimiento del contrato. ii) por los adelantos;
y, iii) por el monto diferencial de propuesta.
5.2 Las garantas que acepte LA MUNICIPALIDAD deben ser incondicionales, solidarias,
irrevocables, y de realizacin automtica en el pas, al solo requerimiento de la
MUNICIPALDAD, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten, las mismas que debern
estar dentro del mbito de supervisin de la Superintendencia de Banca y Seguros y
Administradoras de Fondo de Pensiones o estar autorizadas para emitir garantas, o estar
consideradas en la ltima lista de bancos extranjeros de primera categora que peridicamente
publica el Banco Central de Reserva del Per.
5.3 En los contratos peridicos de suministro de bienes o de prestacin de servicio, as como en los
contratos de ejecucin y consultora de obras que celebren las Entidades con las Micro y
Pequeas Empresas, stas ltimas podrn otorgar como garanta de fiel cumplimiento el diez
por ciento (10%) del monto total a contratar, porcentaje que ser retenido por la Entidad, conforme
a lo dispuesto en el artculo 39 de la Ley. Para estos efectos, la retencin de dicho monto se
efectuar durante la primera mitad del nmero total de pagos a realizarse, de forma prorrateada,
con cargo a ser devuelto a la finalizacin del mismo.
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5.4 En el caso de los contratos para la ejecucin de obras, tal beneficio slo ser procedente cuando:

a. Por el monto, de contrato a suscribirse corresponda a un proceso de seleccin de adjudicacin

de menor cuanta, a una adjudicacin directa selectiva o a una adjudicacin directa pblica.
b. El plazo de ejecucin de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) das calendario; y
c. El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones peridicas en
funcin del avance de la obra.

5.5 Los contratos regulados por la ley incluirn necesariamente y bajo responsabilidad una clausula
referida a la Garantas. Por tanto, la Municipalidad establecer en el contrato las garantas que
debern otorgarse para asegurar la buena ejecucin y cumplimiento del mismo.
5.6 La Gerencia de Administracin y Finanzas a travs de la Unidad de Tesorera, ser
responsable de la custodia, vigencia y control de las garantas requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.

5.7 Requisitos de las garantas.

De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 155 del Reglamento, las garantas que acepten las
entidades conforme al artculo 39 de la Ley slo podrn ser efectuadas por empresas bajo el
mbito de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones o que estn consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera
categora que peridicamente publica el Banco Central de Reserva del Per.

Para tal fin, en las bases del proceso de seleccin, la entidad establece el tipo de garanta que le
otorgara el postor y/o contratista, segn corresponda, de conformidad con lo dispuesto por las
normas de contrataciones el Estado.

Alternativamente, en caso de suministro peridico de bienes o de prestacin de servicios

de ejecucin peridica, as como en los contratos de consultora y ejecucin de obras, las
micro y pequeas empresas podrn optar que, como garanta de fiel cumplimiento, la Entidad
retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original, conforme a lo dispuesto en el
artculo 39 de la Ley. Para estos efectos, la retencin de dicho monto se efecta durante la
primera mitad del nmero total de los pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser
devuelto a la finalizacin del mismo.

Las Entidades estn obligadas a aceptar las garantas que se hubieren emitido conforme a lo
dispuesto en los prrafos precedentes, bajo responsabilidad.

Aquellas empresas que no cumplan con honrar la garanta otorgada en el plazo establecido en
el artculo 39 de la Ley, sern sancionadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.

Las garantas se harn efectivas por el motivo garantizado.

5.8 Tipos de garantas

Por su parte, el artculo 156 del Reglamento seala que en aquellos casos y en las
oportunidades previstas en el Reglamento, el postor o el contratista, segn corresponda,
est obligado a presentar las siguientes garantas:

a) Garanta de fiel cumplimiento.

b) Garanta por el monto diferencial de la propuesta.
c) Garanta por adelantos.

5.9 Garanta de fiel cumplimento

El artculo 158 del Reglamento seala como requisito indispensable para suscribir el contrato.
Que el postor ganador debe entregar a la Entidad la garanta de fiel cumplimiento del mismo.
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Esta deber ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del
contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin a
cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la
liquidacin final, en el caso de ejecucin y consultora de obras.

De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un
(1) ao, previamente a la suscripcin del contrato, las Entidades podrn aceptar que el ganador
de la Buena pro presente la garanta de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garanta por el
monto diferencial de l a propuesta, con una vigencia de un (1) ao, con el compromiso de
renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin o exista el
consentimiento de la liquidacin del contrato.

5.10 Garanta de fiel cumplimento por prestaciones accesorias

El artculo 1590 del Reglamento dispone que en las contrataciones de bienes, servicios o de
obras Que conllevan a ejecucin de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento,
reparacin o actividades afines, se otorgar una garanta adicional por este concepto, la misma
que se renovar peridicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no
pudiendo eximirse su presentacin en ningn caso. El OSCE mediante Directiva establecer
las disposiciones complementaras para la aplicacin de esta garanta.

5.11 Garanta por el monto diferencias de la propuesta

El artculo 160 del Reglamento dispone que cuando la propuesta econmica fuese inferior al
valor referencial en ms del diez por ciento (10%) de ste en el proceso de seleccin
para la contrataci6n de servicios, o en ms del veinte por ciento (20".4)de aqul en el proceso de
seleccin para la adquisici6n o suministro de bienes, para la suscripcin del contrato el
postor ganador deber presentar una garanta adicional por un monto equivalente al veinticinco
por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta econ6mica. Dicha
garanta deber tener vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin a cargo del
contratista, en el caso de bienes y servicios.

5.12 El artculo 1 6 1 del Reglamento seala que no se constituir garanta de fiel cumplimiento
y garanta de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes casos:

a) Contratos derivados de procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios,

siempre que no provengan de procesos declarados desiertos. Dicha excepcin tambin ser
aplicable en los contratos derivados de procesos de seleccin segn relacin de items,
cuando el valor referencial del Item o la sumatoria de los valores referenciales de los Items
adjudicados a un mismo postor no supere el monto establecido para convocar a una
Adjudicacin de Menor Cuanta.
b) Contratos de servicios derivados de procesos de Adjudicacin Directa Selectiva o de procesos
de seleccin segn relacin de Items cuando el valor referencial del ltem o la sumatoria de
los valores referenciales de los Items adjudicados a un mismo postor no supere el
monto establecido para convocar a una Adjudicacin Directa Selectiva.
c) Adquisicin de bienes inmuebles
d) Contratacin ocasional de servicios de transporte cuando la Entidad recibe los boleto
respectivos contra el pago de los pasajes.
e) Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
f) Las contrataciones complementarias celebradas bajo los alcances del articulo 182
del Reglamento, cuyos montos se encuentren en los supuestos previstos en los numerales 1)
y 2) del presente artculo. La garanta por el monto diferencial de la propuesta no se
presentar en los casos previstos en los numerales 1, 3, 4, 5 y para la celebracin de las
contrataciones complementarias bajo los alcances del artculo 182 en mencin.

5.13 Garanta por adelantos

El artculo 162 del Reglamento seala que la Entidad slo puede entregar los adelantos
previstos en las Bases y solicitados por el contratista, contra la presentacin de una garanta
emitida por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres (3) meses, renovable
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trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto
otorgado. La presentacin de esta garanta no puede ser exceptuada en ningn caso.

Cuando el plazo de ejecucin contractual sea menor a tres (3) meses, las garantas podrn ser
emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortizacin total
del adelanto otorgado.

Tratndose de los adelantos de materiales, la garanta se mantendr vigente hasta la utilizacin de

los materiales o insumos a satisfaccin de la Entidad, pudiendo reducirse de manera
proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo.

5.14 Garantas a cargo de la Entidad

El artculo 163 del Reglamento, seala que en los contratos de arrendamiento de bienes
muebles e inmuebles, la garanta ser entregada por la Entidad al arrendador en los trminos
previstos en el contrato. Dicha garanta cubrir las obligaciones derivadas del contrato, con
excepcin de la indemnizacin por lucro cesante y dao emergente.

5.15 Ejecucin de garanta

El Artculo 164 del Reglamento, seala que las garantas se ejecutaran a simple requerimiento
de la Entidad en los siguientes supuestos:

a) Cuando el contratista no la hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento. Contra esta

ejecucin, el contratista no tiene derecho a interponer reclamo alguno.

Una vez culminado el contrato y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el
monto ejecutado le ser devuelto a ste sin dar lugar al pago de intereses. Tratndose de las
garantas por adelantos, no corresponde devolucin alguna por entenderse amortizado el
adelanto otorgado

b) La garanta de fiel cumplimiento y la garanta adicional por el monto diferencial de propuesta se

ejecutarn, en su totalidad, slo cuando la resolucin por la cual la Entidad resuelve el
contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo
arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisin de resolver el contrato. El
monto de las garantas corresponder ntegramente a la Entidad, independientemente de la
cuantificacin del dao efectivamente Irrogado.

c) Igualmente. la garanta de fiel cumplimiento y, de ser necesario, la garanta por el monto

diferencial de propuesta, se ejecutarn cuando transcurridos tres (3) das de haber sido
requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo
establecido en el acta de conformidad de la recepcin de la prestacin a cargo del contratista,
en el caso de bienes y servicios, o en la liquidacin final del contrato debidamente consentida o
ejecutoriada, en el caso de ejecucin de obras. Esta ejecucin ser solicitada por un monto
equivalente al citado saldo a cargo del contratista.

VI. NORMAS ESPECIFICAS

6.1 De la Presentacin, Custodia, Renovacin y Devolucin de las Garantas

6.1.1 Todas las garantas (Cartas Fianzas) debern ser presentadas a travs de Mesa de Partes
de LA MUNICIPALIDAD, con excepcin de aquellas que sean exhibidas al momento de
la apertura de sobres en las propuestas econmicas de acuerdo a lo dispuesto en el
proceso de seleccin cuando corresponda, recayendo en el Presidente del Comit EspeciaI
(Permanente o Ad Hoc) o en el rgano Encargado de las Contrataciones, segn sea el
caso, su custodia, revisin de su vigencia y devolucin.

6.1.2 Mesa de Partes recibir y enviar las garantas originales (Cartas Fianzas) a la
Gerencia de Administracin y Finanzas a fin que la Sub Gerencia de Logstica realice la
revisin correspondiente de acuerdo a la documentacin exigida para la suscripcin del
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contrato (monto, requisitos y plazo) o adenda en el caso de prestaciones adicionales. La

S u b G e r e n c i a d e L o g s t i c a deber coordinar con el responsable de Tesorera
para que este verifique la autenticidad de la garanta.

En el caso de tratarse de una renovacin de la garanta, la Gerencia de Administracin y

Finanzas, para que a travs del responsable de Tesorera se efectu la revisin
(autenticidad), registro y custodia. De existir alguna observacin sobre la garanta
presentada, se proceder de inmediato, mediante Oficio, a devolverla al CONTRATISTA.

6.1.3 La Gerencia u Oficina encargada de la supervisin del contrato (rea usuaria), deber bajo
responsabilidad, comunicar por cualquier medio escrito la necesidad de solicitar la
renovacin o la devolucin, debiendo adjuntar documentacin de sustento respectiva.

6.2 De la renovacin
6.2.1 En el caso de las garantas de fiel cumplimiento y monto diferencial de la propuesta. con la
debida oportunidad y antes de la fecha de vencimiento de la garanta, la Unidad de
Finanzas a travs del responsable de Tesorera solicitar al Contratista la renovacin
respectiva (Anexo N 1). salvo que al momento de la comunicacin se disponga de
informacin por parte de la Gerencia u Oficina supervisora del Contrato (rea usuaria)
respecto a la no necesidad de solicitar la renovacin, ya que existe la conformidad de la
recepcin de la prestacin a cargo del contratista. en el caso de bienes y servicios; o.
existe el consentimiento de la liquidacin final. en el caso de ejecucin y consultora
de obras.

6.3 Ejecucin de garanta

6.3.1 Dentro de los quince (15) das calendarios posteriores al vencimiento de la garanta (Carta
Fianza). La Gerencia de Administracin de Finanzas, a travs del responsable de
Tesorera, solicitar en forma automtica a la entidad emisora la ejecucin de la
garanta, utilizando el Formato Solicitud de Ejecucin de Carta Fianza (Anexo N' 2). En
la misma comunicacin se indicar que en el caso de haberse renovado la garanta. Se deje
sin efecto la ejecucin de la misma.

6.4 Aumento o reduccin del monto de las garantas

6.4.1 La Gerencia de Administracin y Finanzas aceptara la reduccin del monto de las garantas
que garanticen los adelantos por el mismo monto de amortizacin que est registrando en
las valorizaciones, previa conformidad de la Gerencia u Oficina que supervisa el contrato
(rea usuaria). En los casos en que las garantas deban ser reajustadas, la Gerencia u
Oficina que supervisa el contrato (rea usuaria) deber calcular el nuevo importe e informar
a la Gerencia de Administracin y Finanzas, antes de su vencimiento en aquellos contratos
regulados por la normativa de contratacin pblica.

6.4.2 En caso de adicionales o reducciones, el contratista aumentara o reducir en forma

proporcional las garantas (Carta Fianza) que hubiera otorgado, respectivamente, conforme
a lo dispuesto por el tercer prrafo del artculo 174 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.

VII. NORMAS COMPLEMENTARIAS

7.1 Las garantas (Cartas Fianzas) presentadas a favor de la MUNICIPALIDAD, debern

incluir los trminos "Incondicional, solidaria, irrevocable, de realizacin automtica y sin
beneficio de excusin al solo requerimiento de la Entidad, bajo responsabilidad u, toda
demora del fiador para honrar la presente garanta devengara un inters a favor de la
Entidad desde la fecha en que se ha exigido su cumplimiento y hasta la fecha efectiva del
pago, incluso por actos y/o omisin del Fiador en la entrega de la garanta al beneficiario,
sealando como prescripcin del requerimiento Notarial a los diez (10) aos; conforme lo
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establece el artculo 2001 numeral 1) del Cdigo Civil o, en su defecto, por la devolucin
de la garanta por parte de la Entidad al Emisor.

7.2 Todas las garantas (Cartas Fianzas) debern contener la opcin obligatoria de
requerimiento para su pago en las Oficinas Principales donde se emitieron las cartas
fianzas.

7.3 Las garantas (Cartas Fianzas) debern identificar claramente como afianzado a la persona
natural o Jurdica sealada en el Contrato suscrito con LA MUNICIPALIDAD.
Adicionalmente, debe constar la referencia del nmero de contrato, proceso de seleccin,
denominacin del objeto contractual, en el caso de CONSORCIO, debern enunciarse a
todos los consorciados, entre otros, segn corresponda.

7.4 La Gerencia de Administracin y Finanzas, a travs del responsable de Tesorera, se

encargar de la custodia, vigencia y control de las garantas requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.

7.5 Los procesos de seleccin convocados dentro del marco de convenio de prstamo
internacional se realizarn conforme a las normas y polticas del organismo internacional
y, supletoriamente, a lo contemplado en esta Directiva.

7.6 En el caso de la ejecucin contractual, las garantas (Cartas Fianzas) se mantendrn

vigentes hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin a cargo del contratista, en el
caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la liquidacin final, en el caso de
ejecucin y consultora de obras.

7.7 En los casos que una liquidacin de contrato sea sometida a un proceso arbitral, respecto
a la carta fianza que avale una garanta, deber solicitarse opinin a la Oficina de
Asesora Jurdica para que determine las acciones a seguir.

VIII. RESPONSABILIDAD

8.1 El cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva es de

responsabilidad de todo el personal Responsable de Tesorera, reas Usuarias y rgano
Encargado de las Contrataciones.

8.2 El cumplimiento de la recepcin, registro, custodia, renovacin, devolucin y reportes de

garantas recae en el responsable de Tesorera. El Gerente de Administracin y Finanzas
as como como inmediato superior jerrquico ser el responsable de velar por el
cumplimiento de la presente Directiva y de su difusin.

IX. ANEXOS:

Los anexos 1 y 2 segn modelos adjuntos forman parte de la presente directiva.

ANEXO 1: Solicitud de Renovacin de Carta Fianza

ANEXO 2: Solicitud de Ejecucin de Carta Fianza

X. La presente Directiva entrar en vigencia al da siguiente de su aprobacin mediante Resolucin

Gerencial.
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ANEXO N 1

OFICIO N -2015-MPM/GAF

Moyobamba,

Seores,
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Direccin
Presente.-

Atencin : Nombre del Representante Legal

Referencia : Renovacin Carta Fianza

N :
Importe :
Vencimiento :

De mi consideracin:

Es grato dirigirme a usted con la finalidad de solicitarle disponga lo necesario para la

renovacin del documento de la referencia, dicho documento garantiza el fiel
cumplimento y/o adelanto del contrato N .

Adems, recordarle que de acuerdo al artculo N del Decreto Supremo N 184-

2008-EF "Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado" seala, que las cartas
fianzas deben estar vigentes hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin o
exista el consentimiento de la liquidacin final del contrato.

Sin otro en particular, quedo de usted.

Atentamente,

Gerente de Administracin
y Finanzas
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ANEXO2:

CARTA NOTARIAL

CARTA N -201 5-MPM/GAF

Moyobamba,

Seores.
NOMBRE DEL BANCO
Direccin.
Presente.-

Referencia: Cartas fianzas por ejecutar

N. :
Importe :
Vencimiento :

De mi especial consideracin:

Es grato dirigirme a usted, a fin de solicitarle que de conformidad con el articule 1898
del Cdigo civil vigente, se sirva proceder a la ejecucin del documento de la
referencia a favor de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA.

Si el pago es va transferencia bancaria debern abonarlo en nuestra cuenta corriente

en soles N ..del Banco, y si es con cheque debe
girarse a la orden de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA, adems
consignar la frase no negociable.

Asimismo en caso de que el proveedor haya solicitado la renovacin de la carta fianza en

mencin, srvanse dejar sin efecto la ejecucin de la misma previa notificacin de parte
de ustedes a la siguiente direccin
electrnica

Sin otro en particular, quedo de usted.

Atentamente,

Gerente de Administracin y Finanzas