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Arquitectura Institucional para entidades del estado

Arquitectura Empresarial como herramienta de soporte estratgico a las entidades del


estado
Por Gerardo Rivera Bozn
Publicado en noviembre 2011

Este documento inicia una serie de artculos que explican la importancia de implantar programas de
Arquitectura Institucional como herramienta de soporte a la estrategia de las entidades del estado,
fundamentada en buenas prcticas, orientada a la adopcin de estndares y al mejor uso de la tecnologa
como apalancadora de los procesos, planes y programas de instituciones estatales. Los artculos describirn
de forma general los conceptos bsicos de Arquitectura Empresarial y darn algunos lineamientos a tener en
cuenta en su implementacin resaltando la oferta de valor que tiene Oracle para respaldar este tipo de
iniciativas.

Los artculos que conforman esta serie son los siguientes:

1. Arquitectura Institucional para entidades del estado


2. Marco metodolgico para el desarrollo de la Arquitectura Institucional
3. Principios y Vistas de la Arquitectura Institucional
4. Implantacin y Gobernabilidad de la Arquitectura Institucional como programa estratgico

Introduccin

En el entendimiento general de la Normatividad Legal observamos que un conjunto de leyes y estamentos


reglamentarios definen un marco orgnico de los objetivos, funciones, responsabilidades y lineamientos
generales de cada entidad estatal y, en algunos casos establece las interacciones intra e inter entidades. A
partir de este marco legal cada entidad toma decisiones de cmo implementa la ley con la creacin de
decretos reglamentarios, normas, circulares y estamentos operativos que redundan en nuevos o modificados
procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y dems elementos institucionales que, en cada
entidad y con un objetivo muy concreto, promueven la bsqueda de los objetivos y funciones determinados en
las leyes que le dan origen.

Estas implementaciones enmarcadas en procesos, procedimientos, planes, programas y proyectos


entre otros requieren una compleja organizacin de todas las decisiones y actuaciones institucionales de tal
forma que cada decisin tomada en la entidad le permita acercarse al cumplimiento de su objetivo y a
satisfacer las funciones a su cargo. Tradicionalmente las entidades han operado de forma funcional de tal
forma que se crean oficinas y funcionarios que tienen responsabilidades decretadas y hay una serie de
procedimientos y flujos de informacin que le permiten a la entidad trabajar usando tanto el conocimiento de
los funcionarios como la tecnologa que se ha creado para soportar la operacin institucional. Sin embargo,
los programas de calidad en el estado, las exigencias cada vez mayores a la celeridad y adaptabilidad, los
avances en la tecnologa al servicio del ciudadano, las condiciones de cubrimiento y especializacin de
servicios requeridas en el pas, hacen necesario replantear la forma en la cual se integran los diferentes
elementos institucionales para cumplir con los objetivos y funciones a cargo de la entidad.

Esta integracin de elementos institucionales debe ser entendida como la forma de unir los diferentes
componentes de la entidad desde la estrategia, procesos, planes, programas, proyectos, pasando por las
personas, y soportndose en informacin, sistemas de informacin e infraestructura tecnolgica para que, en
conjunto, maximizen su aporte a los objetivos institucionales y en consecuencia su aporte al pas sea mayor
(no slo en las mtricas de los ndices de gobierno sino en una oferta de servicios que reporesentan valor
para ciudadanos, empresarios y otras entidades).

Si bien esto presenta una alta complejidad y un reto estratgico y tctico bastante grande en cada uno de
estos elementos y en su interrelacin con los otros, el foco de este documento est en el aporte de la
Arquitectura Institucional como marco de organizacin de los estos componentes institucionales y de la
dinmica de relaciones entre la estrategia y tctica institucional y la tecnologa que la habilita.
Todas las entidades del estado han implementado sistemas de informacin que gestionan la informacin
institucional y a travs de los cuales se puede soportar la planeacin, ejecucin, medicin y control de las
diferentes responsabilidades que debe cumplir la entidad y por tanto hay una estrecha relacin entre la ley, la
forma de implementarla y la tecnologa que habilita la operacin institucional(Ver figura 1).

Figura 1. Cadena de Relaciones entre la Ley, las Implementaciones Institucionales y la Tecnologa Subyacente.

Independientemente de los sistemas de informacin, de su calidad como herramientas tcticas o de su valor


como apalancadoras de los objetivos institucionales, esta relacin entre ley, elementos tcticos (procesos,
proceimientos, reas, personas, etc.) y la tecnologa ha impuesto una complejidad enorme en los sistemas de
informacin generando que cada vez ms se tengan que invertir recursos en mejoras, adaptaciones,
optimizaciones, evoluciones de sistemas que fueron creados con propsito especfico y sin una visin holstica
y en casos extremos, creados teniendo una visin netamente tecnolgica y no una visin institucional, con
consecuencias como las que se describen:

- Cada proyecto que tiene componentes tecnolgicos demanda gran esfuerzo en resolver temas de
disparidad de conocimiento entendido como la dificultad que tienen los funcionarios de expresar con
claridad, consistencia y completitud los requerimientos que debe cumplir un sistema de informacin de
acuerdo a los procesos y procedimientos institucionales, y por su parte, los proveedores de tecnologa tienen
dificultad en implantar los beneficios de la tecnologa para que las instituciones se apropien de esta y la
consideren una herramienta de trabajo fundamental.

- Dada la evolucin desordenada y no conexa de los diferentes sistemas de informacin inter e intra
institucionales se ha evidenciado que existen mltiples sistemas con similares objetivos, con dominio de
informacin similar y que generan islas funcionales o de conocimiento y no son aprovechados de forma
ptima y mucho menos han sido construidos para ser reutilizables en sus datos o funcionalidad.

- No existe, a nivel general, una gua que le indique a los funcionarios de las reas directivas de las
instituciones (ni de la institucin ni de tecnologa) la relacin de convivencia y sinergia de sus procesos
misionales y los sistemas de informacin que los apalancan y por esto, se puede poner en riesgo el
cumplimiento de la normatividad legal ya que dicha implementacin (procesos implementados en tecnologa)
puede estar limitada por las capacidades de la tecnologa escogida para este fin. Adems no se considera una
incorporacin y una priorizacin de los procesos en las soluciones tecnolgicas.
- No se tiene claro el nivel de madurez tecnolgico de las diferentes entidades y por lo tanto hay una
heterogeneidad en la forma en la cual una nueva medida o cambio de ley impacta a las entidades. Algunas
tienen tecnologa adecuada y pueden modificarla rpidamente y cumplir con las exigencias legales y otras
tienen que invertir muchos recursos para lograr adoptar la norma lo cual genera un desequilibrio y lentitud en
la implementacin de exigencias de ley.

- Dado que tanto las instituciones como los proveedores de tecnologa no han establecido alianzas
estratgicas a largo plazo sino que trabajan en apoyar proyectos puntuales, no existe una forma consistente
en la cual las instituciones reciban apoyo de la evolucin general tecnolgica ni una manera estratgica en la
cual los proveedores puedan ofrecer al gobierno tecnologas que mejoren de forma general el grado de
madurez tecnolgica de las instituciones.

- Por ltimo, no existe un modelo de arquitectura que defina el objetivo macro a seguir en tecnologa y que
permita a los responsables de TI en las instituciones tomar decisiones teniendo este mapa de ruta
arquitectnico. Esto implica que cuando se tienen recursos para invertir en tecnologa no se tiene una visin
de si esta tecnologa permite un mejoramiento en la madurez de la institucin y un aporte valioso a los
objetivos y en grn cantidad de casos las inversiones realizadas tienen implicaciones de mantenimiento,
soporte y evolucin costosas y a largo plazo la tecnologa adquirida sin tener una visin clara se convierte en
factor desequilibrante de la institucin.

Para enfrentar estas y otras situacines, es necesario que las instituciones inicien un Programa de
Arquitectura Institucional de tal manera que se establezca, por una parte el estado actual de la forma en la
cual la tecnologa est apalancando a los planes, proyectos, programas y dems estrategias institucionales y
por otra, la ruta de navegacin que deben incluir los proyectos de corte tecnolgco en las instituciones de tal
manera que gradualmente se vaya avanzando en la consolidacin de una infraestructura de tecnologa y
aplicaciones robusta, consistente y orientada a satisfacer las directrices institucionales y propenda por la
flexibilidad, la interoperabilidad y el apoyo integral a las labores de los funcionarios y por ende una mejor
respuesta y prestacin de servicios al ciudadano, a otras instituciones y al sector en general.

Con el apoyo del Programa de Arquitectura Institucional todos los proyectos a nivel Ministerio, entidades
departamentales, regionales, entes descentalizados, entre otros etc., que tengan un componente importante
de tecnologa de informacin, se mantendrn dentro de un marco metodolgico y tecnolgico coherente,
facilitando su concepcin, su definicin, su contratacin y / o desarrollo y su recepcin (si fue construido por
un ente pblico o privado externo) y creando un modelo consistente de gobernabilidad. Este programa ofrece
las bondades de dar una vista unificada del estado de la tecnologa en las entidades y de la relacin de esta
con los planes, proyectos y programas, de tal forma que se puedan establecer acciones de mejora de este
modelo de arquitectura y enmarcar estas acciones en proyectos ya sea netamente tecnolgicos o proyectos
institucionales o misionales pero que incluyan directrices de la arquitectura dentro de sus componentes
tecnolgicos.

El Programa de Arquitectura Institucional no es un proyecto o programa tpico consultivo sino que involucra
dos fases fundamentales. La primera fase consiste en que funcionarios de alto nivel y responsabilidad
institucional se capaciten a travs de un programa de formacin de Arquitectos Institucionales en donde
adquirirn los conocimientos y prcticas necesarias para estructurar los componentes de la Arquitectura
Institucional con el alcance esperado (Ministerio, Nivel Central Regional, etc.) y puedan conformar los
organismos que sern el motor del programa al interior de la organizacin. La segunda fase se deriva de los
hallazgos de mejora de la primera fase y comprende las actividades que se debe desarrollar en los proyectos
y que deben tener como teln de fondo la Arquitectura Institucional definida. Esta fase es liderada por los
arquitectos anteriormente capacitados y con el acompaamiento consultivo de expertos en Arquitectura
Institucional y de expertos y proveedores de tecnologa.

Este programa busca que los Arquitectos Institucionales entrenados y certificados establezcan y operen los
tres componentes principales del programa:
- Metodologa de Arquitectura Institucional.
- Comit de Gobernabilidad de Arquitectura Institucional
- Oficina de Proyectos basados en Arquitectura Institucional

Estos tres componentes definen un marco de interaccin para que dentro de este se establezca y se le asigne
el alcance y la estructura bsica a todos los proyectos de base tecnolgica que son significativos para la
entidad.

Conceptos de Arquitectura Institucional

La Arquitectura Institucional es una herramienta estratgica que provee una estructura adecuada, funcional
y dinmica en la cual se deben enmarcar todos los sistemas de informacin que se construyan para el apoyo
a las entidades en el cumplimiento de sus objetivos misionales. Esta Arquitectura como programa significa el
entrenamiento de grupos de trabajo de cada una de las instituciones para que conozcan los conceptos y
la metodologa de Arquitectura Institucional y se conviertan en Arquitectos Institucionales para que adapten
la metodologa e inicien los programas institucionales interior de las entidades involucradas en donde
establecern el estado de la Arquitectura Actual en sus vistas de Estrategia (Principios, Misin, Visin,
Objetivos, Procesos, etc.), Informacin (Activos de Informacin de las Instituciones), Aplicaciones (Sistemas
de Informacin) y Tecnologa (Infraestructura computacional y de comunicaciones); realizarn un anlisis de
brecha para determinar los puntos de mejoramiento y definirn los planes, programas y proyectos
institucionales que deben ser implementados; y definirn la ruta a seguir para el mejoramiento de capacidades
y competencias tecnolgicas en beneficio de los objetivos misionales de cada entidad.
De forma natural, el ejercicio de Arquitectura Institucional ofrece a los Arquitectos Institucionales y a los
programas que estos lideren, las herramientas de toma de decisiones que permiten que aquellas iniciativas de
proyectos y / o programas que se emprendan o se quieran mejorar lo hagan bajo una direccin adecuada en
la cual se sumen de manera ptima los esfuerzos normativos, los esfuerzos del proyecto y el apoyo de la
tecnologa. Este programa de Arquitectura se basa en un entrenamiento y gua consultiva adecuada para que
los Arquitectos puedan identificar y alinear la tecnologa con los objetivos estratgicos de la institucin y su
mantenimiento en el tiempo se justifica en la medida en que estos objetivos son la gua que se pretenden
alcanzar y bajo los cuales los Arquitectos direccionarn todas las decisiones de inversin en tecnologa en
cada entidad.

En su composicin la Arquitectura Institucional que crearn los Arquitectos tiene tres componentes
estructurales que le dan forma y dinmica evolutiva y que se deben establecer como componentes al interior
de las Entidades:

Como primer componente el programa de Arquitectura cuenta con una Metodologa y Marco de
Arquitectura Institucional que permitir realizar un ejercicio sistemtico, iterativo e incremental en el cual, a
travs de unas fases y actividades, se obtiene el mapa de la Arquitectura Institucional y se evidencian las
oportunidades de mejora que dan pie a la definicin, tambin dentro de la metodologa, de la Arquitectura
Futura en donde confluyen las ideas visionarias enmarcadas principalmente por las definiciones de estructura,
responsabilidad y gestin definidas en la ley. Es decir, en este componente se obtiene el estado actual y el
estado futuro y se tiene una gua de los pasos a seguir para avanzar hacia este estado ptimo el cual no est
fijo en el tiempo sino que se adapta a los cambios que se generen principalmente por cambios en
normatividad legal y dirigir de manera adecuada el ejercicio. La Metodologa de Arquitectura Institucional se
puede basar en marcos como TOGAF, FEAF o E2AF que son modelos de cmo se estructura una
metodologa prctica para el desarrollo de una arquitectura institucional.

El segundo componente es un Comit de Gobernabilidad de Arquitectura Institucional que es un cuerpo


rector, con capacidad de influencia y con poder de toma de decisiones que debe ser conformado por los
Arquitectos Institucionales que se han ido formando dentro del programa, por un grupo de especialistas de
tecnologa y por los lderes de los proyectos ms influyentes o estratgicos de la entidad. Este comit de
Gobernabilidad de Arquitectura Institucional tiene dos funciones primordiales: la primera es crear la base de
conocimiento de la Arquitectura Institucional y mantener la dinmica evolutiva y de madurez de los
documentos, modelos y guas que describen las diferentes vistas Arquitectnicas (tambin de la institucin y
del sector); la segunda funcin es ofrecer y ejecutar servicios consultivos para que los planes y proyectos que
se emprendan en la entidad puedan encontrar una gua arquitectnica en la toma de decisiones. Esta
segunda funcin se realiza mediante la participacin de los Arquitectos Institucionales que conforman el
Comit de Gobernabilidad, en las labores de planeacin, seguimiento y control de los proyectos que se
emprendan y que se vean beneficiados con el uso de la arquitectura.

El tercer componente es la conformacin de una Oficina de Proyectos que actuar apoyando las gerencias
de los proyectos estratgicos de la entidad mediante la capacitacin y acompaamiento a los lderes de
proyectos en que puedan, por una parte, realizar una planeacin adecuada de los proyectos de acuerdo a la
estrategia de tener la Arquitectura Institucional como base de los lineamientos generales de cualquier
proyecto de base tecnolgica y por otra realizar el adecuado seguimiento y control de las actividades de
proyecto involucrando unos hitos de auditora arquitectnica lo cual generar una dinmica de certificacin de
proyectos respecto a su cumplimiento con la arquitectura.
Es importante aclarar y diferenciar que el Comit de Gobernabilidad mantiene el horizonte y el fortalecimiento
de la Arquitectura Institucional mientras la Oficina de Proyectos propende por el adecuado uso de esta
Arquitectura en cada uno de los proyectos y su certificacin de cumplimiento con la arquitectura.

La necesidad de tener una Arquitectura Institucional se evidencia cuando observamos que las instituciones
estn emprendiendo planes, proyectos y / o programas que incluyen la implementacin de herramientas de
tecnologa y que buscan cumplir con directrices y objetivos evidentes pero desconociendo el contexto de los
programas ya realizados o los que estn en curso o los que a futuro resuelven situaciones similares o
complementarias y sin tener en cuenta la reutilizacin de la informacin o de los sistemas ya construidos;
cayendo en un mal uso de los recursos econmicos y en una mala priorizacin de los proyectos y por lo tanto
generando sobrecostos. Hoy en da vemos que las entidades en general tienen una misin y una visin claras,
tienen unos objetivos a cumplir y renuevan gobierno tras gobierno sus planes estratgicos (misionales y de
tecnologa) sin un teln de fondo que permita objetivamente medir qu tanto los esfuerzos institucionales
estn aportando al mejoramiento global del Sector, a la madurez tecnolgica de la entidad y al beneficio del
ciudadano como fin primordial de cada estrategia.

Vemos comnmente que en las entidades es difcil tomar decisiones acertadas acerca de que planes o
proyectos se deben emprender para optimizar los sistemas (entendidos no slo como sistemas de
informacin) existentes - ya que muchos de ellos son muy parecidos o trabajan con datos interrelacionados o
no establecen fronteras claras de responsabilidad y usabilidad o crear nuevos sistemas sin que esto genere
un nuevo silo o isla funcional o de informacin donde sea necesario replicar cosas que ya han sido
implementadas en otros sistemas.

Observamos que cada vez ms se hacen recurrentes necesidades de unificacin de datos, unicidad de
criterios, mediciones o cifras nicas cuya obtencin es dispendiosa, costosa o inoportuna perdiendo el
potencial analtico que reviste la informacin por no ser esta nica y consistente.

Los procesos como instrumento fundamental de la operacin de cada entidad requieren estrategias
adecuadas para su formalizacin, estructuracin e implementacin lo cual es un ejercicio que cada entidad ha
emprendido pero cuyos resultados son difciles de medir y su continuidad costosa de mantener.

Adems, hemos analizado que la flexibilidad y adaptabilidad de las entidades y del marco legal se han visto
involucrados en un crculo vicioso en el cual la normatividad legal define ciertos marcos de accin que no son
cubiertos por las soluciones tecnolgicas de la entidad la cual no puede adaptarse y ante lo cual el marco se
aleja de su fin condicionado por la poca flexibilidad en cada solucin tecnolgica.

Todos estos problemas, que son ejemplos menores de la complejidad que impone la estructura de la entidad,
se pueden abordar con soluciones estratgicas derivadas del uso de la arquitectura como mapa de
navegacin cuando se tomen decisiones de impacto en los proyectos estratgicos que esta desarrolle.

Conclusiones
La Arquitectura Institucional se presenta como una herramienta estratgica ya que organiza las capacidades
institucionales optimizando el aporte de cada una de estas capacidades al cumplimiento de objetivos y
funciones misinales. Las entidades deben valorar la forma en la cual estn organizando sus programas,
planes y proyectos y revisar cmo la tecnologa es un factor diferencial para el mejoramiento de estos con
respecto a su aporte estratgico.

La Arquitectura Institucional presenta un mapa de la forma de organizacin de los componentes actuales y


futuros de la entidad y permite establecer un mapa de ruta para alcanzar la arquitectura futura apalancando
este en una serie de proyectos o intervenciones estratgicas que debe seguir la entidad de la mano con tres
componentes fundamentales: la Metodologa y Marco de Arquitectura Institucional que gua el ejercicio de
forma tctica, el Comit de Gobernabilidad de Arquitectura Institucional que es el ente rector y de
decisin de la Arquitectura y la Oficina de Proyectos que ejecuta los proyectos teniendo en cuenta los
lineamientos de la Arquitectura.

En el siguiente artculo se describir en detalle el primer componente Metodologa y Marco de Arquitectura


Institucional revisando que pasos ha de seguir una entidad del estado que desee establecer una
metodologa de Arquitectura y las recomendaciones a seguir en cada una de las fases metodolgicas.