Anda di halaman 1dari 14

UNIVERSITAS INDONESIA

MATA AJAR

PENGAUDITAN DAN ATESTASI

STUDI KASUS
9.2-Wage Payroll: Troston plc

ANGGOTA KELOMPOK

AGNES OKTAVIA 1606927476


KADEK DWI JULIANA L 1606852084
INDAH SUSANTI 1606927532
PRIMA PRIANGRAENI 1606927601

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


PROGRAM STUDI MAKSI PPAK
JAKARTA
OKTOBER 2017
STATEMENT OF AUTHORSHIP

Kami yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah terlampir adalahmurni
hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakantanpa
menyebutkan sumbernya.Materi ini belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk
makalah pada mata ajaran lain kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami
menggunakannya.Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak
dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Nama dan Nomor Pokok Mahasiswa:


1. Agnes Oktavia (1606927476)
2. Kadek Dwi Juliana L (1606852084)
3. Indah Susanti (1606927532)
4. Prima Priangreani (1606927601)

Mata Ajaran : Pengauditan & Atestasi

Nama Pengajar : Deden Riyadi, M.Ak, CPA

Kelas : AKI/2016-1S+2P/2016-1 Sore

Judul Tugas : Analisa Kasus 9.2-Wage Payroll: Troston plc

Tanda tangan:

Agnes Oktavia Kadek Dwi Juliana L Indah Susanti Prima Priangraeni


1606927476 1606852084 1606927564 1606927601
Case Study 9.2

TROSTON PLC PAYROLL SYSTEM

Troston plc adalah produsen peralatan spesialis kedokteran gigi yang digunakan di
rumah sakit khusus gigi dan klinik praktek khusus gigi yang menghasilkan komponen dalam
jumlah yang besar yang selanjutnya akan dirakit menjadi suatu produk. Troston plc mempunyai
dua bagian utama dalam operasionalnya, yaitu pembuatan komponen dan perakitan peralatan.

Perhitungan gaji
Troston plc mempunyai 175 karyawan dan gaji para karyawan dihitung berdasarkan
pada tarif dasar per jam, upah lembur sebesar 1,5 kali tarif dasar dan bonus langsung
dibayarkan secara berkelompok. Para pekerja bekerja dalam 1 minggu selama 40 jam dan
karyawan mencatat waktu jam kerja mereka dengan memasukkan kartu absen (dikeluarkan
oleh departemen personalia) ke mesin absensi. semua karyawan diberi kode pribadi dan kode
tersebut menunjukkan grup para pekerja bekerja. Absensi diawasi oleh pihak yang berwenang
di kantor pabrik. setiap hari kantor pabrik mencetak catatan waktu yang terekam, memeriksa
dan mendownload data ke central computer system. Lembur dibayarkan jika jam kerja dalam
satu minggu melebihi 40 jam lebih dan di otorisasi oleh kepala departemen pengendalian
produksi. Lembur dicatat pada formulir otorisasi lembur, yang diparaf oleh kepala departemen
pengendalian produksi.
Formulir otorisasi lembur dibuat oleh departemen pengendalian produksi dan rincian
dimasukkan ke dalam file lembur pada desktop komputer. File ini didownload setiap hari ke
central computer payroll system. Permintaan lembur datang dari departemen kontrol produksi
atau dari kepala grup. bonus dihitung berdasarkan selisih antara waktu standar dan aktual untuk
setiap batch komponen atau peralatan yang dirakit. tiket batch / peralatan yang berisi rincian
waktu yang dianggarkan, terlampir dalam laporan produksi harian. tiket (pra-nomor) dan
laporan produksi harian disiapkan oleh departemen pengendalian produksi. Waktu yang
sebenarnya diambil dicatat pada tiket batch / peralatan oleh kepala grup dan diparaf oleh
mereka dan diparaf oleh karyawan tersebut. Setelah selesai batch / piece, tiket batch / peralatan
ditandatangani oleh petugas inspeksi untuk menunjukkan produksi barang yang berkualitas
yang memenuhi standar. Tiket batch / peralatan diberikan ke departemen pengendalian
produksi dan akan dicatat waktu aktual dalam laporan produksi harian (juga disimpan di file
komputer) dan akan dicatat waktu standar dan aktual untuk masing-masing kelompok. Catatan
ini diunduh setiap hari ke sistem penggajian komputer pusat.
Departemen Personalia
Departemen ini bertanggung jawab kepada direktur produksi dan terdiri dari seorang
manajer personalia dan satu asisten. file personel disimpan untuk setiap karyawan dalam file
master komputer dan juga dalam bentuk hard copy. file master diperbarui oleh asisten
berdasarkan:
- Kontrak kerja baru untuk para karyawan baru
- para pekerja yang meninggalkan perusahaan
- upah
- bonus rate
Semua rincian di atas ditandatangani oleh kepala departemen personalia. direktur produksi
akan meninjau arsip secara berkala dan akan menandatangani semua kontrak kerja.

Departemen gaji
Staf departemen gaji (dua pegawai) bertanggung jawab kepada kepala akuntan dan
tidak berkaitan langsung terhadap departemen personalia. mereka bertanggung jawab untuk
menyiapkan daftar gaji dari data yang tersimpan dalam central computer payroll system.
Namun sebelumnya mereka melakukan pemeriksaan terhadap exception report yakni:
- Staf yang jam kerjanya kurang dari 40 jam per minggu
- jam lembur per karyawan
- Staf yang lemburnya melebihi 10 jam per minggu
- total Jam produksi tercatat dan jumlah jam penggajian dan kekurangan jam kerja
- perhitungan bonus dan rekonsiliasi terhadap laporan produksi
- Staf baru dipekerjakan sejak gaji terakhir
- Staf yang keluar sejak penggajian terakhir
Daftar f dan g diperiksa ke file induk oleh departemen personalia. daftar a ke e dikirim
ke departemen pengendalian produksi untuk diperiksa. departemen personalia dan departemen
kontrol produksi memberikan persetujuan mereka kepada departemen upah dan gaji. formulir
penggajian dan transfer bank disiapkan oleh central computer payroll system. dua pegawai
departemen penggajian meninjau daftar gaji dan keduanya menandatanganinya untuk
mendapatkan persetujuan. Para pegawai wages department akan mencocokkan kembali antara
bank transfer dan payroll, dan kemudian akan dikirim ke kepala akuntan.

Pembayaran upah
Kepala akuntan akan meninjau daftar gaji dan menandatanganinya sebagai bukti
persetujuan. Kepala akuntan akan menandatangani formulir transfer bank sebelum mengirim
ke salah satu direksi untuk ditandatangani. Kasir akan mengambil formulir transfer bank ke
bank.

Flowchart

JAWABAN STUDI KASUS CHAPTER 9


WAGES PAYROLL: TROSTON PLCTESTING AND EVALUATION OF SYSTEMS

(i) State the broad objectives of the wages system


a. Ikatan Kerja Sama: Pemberian gaji akan membentuk ikatan kerja secara hukum dan
bersifat formal antara atasan dengan karyawan. Karyawan memiliki tanggung jawab
untuk menjalankan tugas - tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau atasan
wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
b. Kepuasan Kerja: Adanya balas jasa dari atasan maka karyawan akan dapat memenuhi
kebutuhan sehari-hari dan status sosial sehingga memperoleh kepuasan kerja dari
pekerjaannya.
c. Stabilitas Karyawan: Dengan adanya progam kompensansi yang adil, layak dan
kompetitif secara eksternal, maka karyawan akan merasa lebih terjamin sehingga
turnover perusahaan relatif lebih kecil.
d. Meningkatkan Disiplin: Pemberian balas jasa yang sesuai dengan harapan pegawai,
memiliki hubungan berbanding lurus dengan tingkat disiplin karyawannya. Karyawan
akan merasa lebih nyaman untuk melaksanakan tanggung jawab atas peraturan-
peraturan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
e. Pengaruh serikat buruh (Labor Union): Sistem kompensasi dan penggajian yang baik
dapaat membantu perusahaan agar terhindar dari pengaruh demonstrasi para serikat
buruh sehingga karyawan akan lebih terfokus untuk menjalankan pekerjaannya dengan
sebaik-baiknya.

Dengan adanya sistem penggajian perusahaan yang sudah terkomputerisasi,


diharapakan agar sistem tersebut dirancang dengan kontrol yang efektif sehingga baik
proses pencatatan maupun pembayaran gaji pegawai dilakukan untuk karyawan yang
terdaftar dan aktif bekerja (non fiktif). Adanya kontrol yang efektif dalam sistem penggajian
dapat membantu untuk memastikan bahwa angka budget dan aktual pekerjaan memang
menggambarkan pekerjaan pegawai yang sesungguhnya sehingga perhitungan bonus
akurat; angka lembur berbanding lurus dengan tingkat produksi; dan pembayaran
kompensasi maupun gaji sudah sesuai dengan perjanjian kerja. Dengan perhitungan gaji
yang terbuka maka antara pegawai, atasan, dan manajemen dapat saling memeriksa atas
pekerjaaan yang dilakukan apakah sudah sesuai dengan apa yang diterima.

ii. List the key questions in the wages area


Area Pertanyaan

1. Pertanyaan terkait master file 1 Apakah data karyawan yang terdapat pada master
data karyawan file sudah lengkap?
2 Siapakah yang berhak melakukan penginputan dan
merubah master file data karyawan?
3 Apakah terdapat dokumentasi kronologi
perubahan pada setiap melakukan perubahan
master file data karyawan?
4 Apakah terdapat persetujuan dari manajer
kepegawaian ketika adanya perubahan master file
data karyawan (tingkat upah dan penerimaan
ataupun pemberhentian pegawai)?
5 Apakah terdapat password bagi karyawan yang
berkepentingan untuk mengakses master file data?
6 Apakah dilakukan review secara berkala terhadap
master file data karyawan?
2. Pertanyaan terkait pencatatan 1 Siapakah yang berhak mengakses data absen yang
jam kerja karyawan tercatat pada mesin absensi?
2 Apakah terdapat prosedur persetujuan dari manajer
kepegawaian terhadap data absen harian sebelum
data tersebut dimasukan ke sistem penggajian?
3 Apakah dilakukan pengecekan secara berkala
terhadap mesin absensi?
Area Pertanyaan

3. Pertanyaan terkait sistem 1. Apakah sistem pengupahan yang ada telah


penghitungan upah karyawan berdasarkan standar waktu kerja per minggu?
2. Apakah overtime authorization forms (OAFs) telah
direview dan disetujui oleh supervisor/manajer
yang bertanggung jawab sebelum diinput keadalam
sistem?
3. Apakah lembur dimasukan sebagai penambah
penghasilan utama?
4. Apakah payroll system yang ada telah memiliki
fungsi pengecekan validasi data pada kolom data,
termasuk didalamnya untuk transaksi dan
kewajaran, keberadaan, dan pengecekan karakter
huruf pada kata yang dimasukkan?
5. Apakah terdapat pengecekan terhadap perhitungan
upah karyawan oleh supervisor/pejabat senior yang
bertanggung jawab?
4. Pertanyaan terkait proses 1 Siapakah yang berhak untuk menandatangani
pembayaran upah karyawan otorisasi form tersebut?
2 Apakah penggajian sudah dibayarkan kepada orang
yang tepat (benar benar bekerja pada perusahaan,
bukan karyawan fiktif)?
3 Apakah atas penghasilan pegawai dari upah yang
dibayarkan telah dipotong pajak sesuai peraturan
yang berlaku?
4 Apakah ada pemisahan tugas antara staf karyawan
bagian upah yang melakukan review dan
menandatangani slip gaji?
5 Apakah dilakukan rekonsiliasi bank?
Payroll & Personnel Cycle Analysis

Berikut adalah tabel yang berisikan aktivitas bisnis dari Troston plc beserta checklist
control yang menunjukan kontrol apa saja yang sudah dilakukan oleh perusahaan tersebut
dalam menjalankan sistem penggajian karyawan sehingga auditor dapat mengambil
kesimpulan apakah tujuan audit atas kedua akun penggajian (beban dan akrual gaji) sudah
sesuai dengan petunjuk tabel dibawah.
A. Hiring Personnel

Tahapan pertama dalam Payroll Cycle and Personnel Cycle adalah hiring personnel, beberapa
contoh aktivitas pengendalian yang dapat dilakukan dalam tahapan ini antara lain :

- Penambahan file master penggajian mewakili karyawan yang valid

Aktivitas pengendalian ini untuk meyankinkan bahwa asersi keterjadian (occurrence) pada
akun salary,wages,payroll-related expenses serta akun payroll-related accruals/provoisions
terpenuhi. Untuk menghindari adanya karyawan fiktif yang tercatat pada master file
perusahaan, maka setiap penambahan data karyawan baru ke master file harus di support data
pendukung yang sah, seperti form permintaan karyawan baru dari divisi yang membutuhkan,
CV dari karyawan baru, form persetujuan penerimaan karyawan baru dan sebagainya, selain
itu tidak semua orang mempunya akses untuk mengupdate data karyawan baru pad master file.

Dalam kasus Trosrton Plc, tidak dijelaskan lebih rinci dokumen apa saja yang menjadi
dokumen oendukung dalam mengupdate master file terkait dengan karytawn baru, namun
setiap data yang akan personnel departemen update ke master file harus disetujui oleh
personnel department head terlebeih dahulu.

Sebagai auditor, untuk menguji asersi keterjadian adalah bisa dengan ikut saat proses serah
terima gaji yang biasanya dilakukan secara langsung pada buruh pabrik serta membandingkan
catatatn jumlah karywan yang tercatat pada master file dengan aktualnya.

Dalam Troston Plc, tidak dijelaskan lebih lanjut bagaimana pembayaran gaji ke karyawan,
kalau m enggunakan bank transfer, karena jumlah karyawan yang berjumlah 175 orang, auditor
dapat meminta bukti transfer, mengecek nama penerima dan membandingkannya dengan nama
serta jumlah karyawan yang sebenarnya untuk meyakinkan tidak ada karyawan fiktif

- Semua data karyawan baru ditambahkan pada master file

Aktivitas pengendalian ini untuk meyakinkan bahwa asersei kelengkapan pada asersi
kelengkapan accounts balance yang berkaitan dengan siklus penggajian sudah terpenuhi, oleh
karena itu perusahaan harus memastikan bahwa semua karyawan yang terdapat di perusahaan
sudah terekam dalam master file perusahaan, dimana aktivitas ini masuk kedalam tahapan
hiring personel.

Untuk menguji apakah semua data karyawan sudah tercatat pada master file adalah melakukan
uji dengan data pada master file dengan mencocokkan dengan jumlah karyawan misalnya per
masing-masing divisi secara random untuk memeastikan bahwa jumlah karyawan sesuai
dengan data pada master file.

Untuk kasus Troston Plc, personnel department bertanggung jawab atas update data pada
master file untuk karyawan yang baru masuk, sebagai auditor Troston Plc, untuk menguji asersi
kelengkapan ini maka yang dapat dilakukan antara lain: karena jumlah karyawan hanya
berjumlah 175 orang saja, auditor dapat menghitung langsung jumlah karyawan yang ada dan
membandingkan dengan data pada master file.

B. Terminating Personnel

Terdiri atas tiga aktivitas kontrol yang harus dipenuhi oleh perusahaan yaitu:

1. Pegawai yang sudah diberhentikan harus dikeluarkan dari payroll master data.
2. Pegawai hanya dapat diberhentikan jika sudah memenuhi persyaratan sesuai dengan
undang-undang yang kepegawaian yang berlaku dan peraturan dari serikat pekerja
buruh.
3. Penghapusan data pegawai dari payroll master data berarti sudah secara resmi
diberhentikan.

Dalam kasus perusahaan Troston plc., proses pemberhentian pegawai itu dilakukan
dan diawasi oleh departemen personalia dimana departemen tersebut terdiri dari satu orang
manajer personalia dan satu asisten. Departemen personalia bertanggung jawab secara
langsung kepada direktur produksi. Semua bentuk notifikasi pemberhentian dari seorang
pegawai akan diproses oleh asisten personalia untuk memperbaharui master file. Sebelum
mengupdate data, asisten harus memastikan bahwa notifikasi pemberhentian pegawai
ditanda-tangani oleh manajer personalia. Direktur produksi selaku penanggung jawab
departemen personalia dan orang yang mengawasi jalannya produksi pabrik, melakukan
pemeriksaan terhadap payroll master data file secara periodik. Dia juga yang bertanggung
jawab untuk menandatangani kontrak perekrutan pegawai.

Jika dikaitkan dengan tabel checklisk control, maka proses pemberhentian seorang
buruh berikut perubahan payroll master data sudah dilakukan pemeriksaan secara periodik
oleh direktur produksi dan diketahui oleh manajer personalia namun tidak ada log yang
dapat mencatat apakah proses dari adanya notifikasi pemberhentian sampai dengan proses
pembaharuan master data sudah dilakukan secara tepat waktu, sehingga dapat terhindar dari
pembayaran gaji terhadap seorang buruh yang sudah keluar dari tempat kerja. Selain itu
kami juga menemukan tidak adanya proses rekonsiliasi antara perubahan master data
dengan source documents seperti notifikasi pemberhentian oleh pegawai departemen
personalia sehingga besar kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian data dengan dokumen.
Selain itu, dalam kasus tidak tersedia informasi terkait proses pengawasan manajemen atas
proses pemberhentian buruh apakah sudah sesuai dengan undang-undang dan peraturan
serikat buruh yang berlaku.

Oleh karena itu, dengan mengetahui adanya pemeriksaaan secara periodik oleh
direktur produksi dan ditanda tangani oleh manajer personalia, namun dengan ketidak-
tepatan waktu perubahan data dan tidak adanya rekonsiliasi secara periodik dengan bukti
pendukung maka kami beranggapan bahwa akun beban dan akrual gaji yang mencatat
transaksi terminasi karyawan belum memenuhi unsur occurrence dan completeness.

E. Disbursing Payroll

Pada dasarnya central computer payroll system yang dipergunakan untuk penggajian
bertujuan untuk menghindari (mencegah) kelebihan bayar kepada pegawai yang memang
ada dan menghindari penggelapan dengan menggunakan modus membayar kepada pegawai
yang seolah-olah ada tetapi sebenarnya tidak ada. Beberapa aktifitas pengendalian yang
dapat dilakukan untuk menghindari hal tersebut terjadi, yaitu:

- Pengeluaran gaji dan biaya penggajian yang dicatat berhubungan dengan waktu aktual yang
bekerja.
Perubahan atas gaji/upah harus melakukan approval karena hal ini rentan terhadap
kesalahan dan mark-up. Untuk mencegah hal itu, maka approval atas perubahan nilai gaji
adalah mutlak. Selain hal tersebut, lakukan juga verifikasi terhadap jumlah jam bekerja
pegawai dan lakukan approval untuk setiap daftar overtime (jam kerja lembur). Kedua
aktifitas ini dimaksudkan untuk mencegah bentuk penggelapan yang sering dilakukan oleh
karyawan.
Pada kasus Troston Plc laporan penggajian dan jam kerja ditandatangani oleh kepala
HR dept. dan direktur produksi mereview file yang ada secara periodik dan
menandatanganinya semua perubahan kontrak dengan pegawai. Data mengenai jam kerja
karyawan juga selalu dipantau setiap harinya, di cek kembali kewajarannya serta
dimasukkan datanya pada central computer system oleh pihak yang bertanggung jawab pada
pabrik tersebut. Bila terdapat Overtime maka harus melalui autorisasi dari kepala
Production Control Departement (PCD) dan dicatatkan dalam Overtime Authorization
Forms (OAFs). OAFs akan dipegang oleh PCD dan rinciannya akan dimasukkan pada file
overtime dan akan dimasukkan kedalam central computer payroll system setiap harinya.
- Penggajian diberikan kepada karyawan yang tepat.

Sebelum melalukan pencairan dana untuk penggajian hendaknya lakukan beberapa


aktifitas seperti Review check-check yang tidak (belum) di uangkan/diserahkan, cari tahu
mengapa check-check tersebut belum diuangkan karena check yang belum diuangkan
biasanya dibuat untuk nama karyawan yang sesungguhnya sudah tidak ada di perusahaan
(telah resign). Jika perusahaan mempercayakan penandatangan kepada non-board director
level, maka update dan pemeriksaan terhadap tanda tangan selalu diperlukan. Serta lakukan
perform bank reconciliation yang merupakan control tools standard paling penting
diperusahaan manapun yang menggunakan check atau transfer dalam melakukan
pembayaran gaji.
Pada kasus Troston Plc, kepala akuntansi dan independen dari HR dept.
menindaklanjuti slip gaji yang dibuat oleh 2 pegawai pada wages Dept. Central computer
payroll system akan secara otomatis membuat payroll dan bank transfer form setelah slip
gaji tersebut di approval. Pegawai wages dept selanjutnya akan mencocokkan kembali
antara bank transfer dan payroll baru diteruskan ke bagian akuntansi. Issue checks directly
to recipients dimana setiap check yang dibayarkan, hendaknya dibuka langsung atas nama
karyawan yang menerima gaji. Pada kasus Troston Plc aktifitas tersebut tidak dijelaskan
apakah karyawan menandatangani form setelah menerima gaji dalam bentuk uang tunai.

(iii) Review the Payroll system of Troston plc and comment on the strengths and weakness
that you have indentified.

Berdasarkan pemaparan atas sistem penggajian pada Troston Plc, menurut kelompok
kami, berikut ini menurupakan analisa keunggulan pada aplikasi system penggajian di
Troston Plc:

- Proses absensi karyawan di mesin absensi / clock card di supervise dengan baik setiap
harinya oleh pihak yang berwenang (factory office). Adanya supervise ini dapat
mencengah kecurangan yang dapat terjadi saat proses absensi.
- Adanya pemisahan tugas antara departemen yang memengan catatan atas master file
payroll yaitu personel department dengan department yang melakukan pembayaran
atas gaji yaitu wages department setelah melalui persetujuan oleh chief accountant
- Setiap perubahan dan update data yang berhubungan dengan payroll seperti data
absensi dan lembur yang telah di review yang terjadi langsung dimasukkan pada central
computer payroll system sehingga setiap data dapat terintegrasi
- Personnel departement selalu melakukan update pada master file employee, yaiitu
update atas adanya karyawan baru, karyawan yang akan resign maupun rate baru untuk
upah, dan bonus, data-data tersebut sebelum diupdate ke master file harus mendapatkan
tanda tangan dari personnel department head terlebih dahulu.
- Perhitungan gaji, lembur, dan bonus mempunyai dasar yang baku dan pada saat
pemrosesan selalu menyertakan bukti yang diperlukan :
o Perhitungan gaji menggunakan data jam kerja yang berasal dari mesin absensi.
o Perhitungan lembur harus disertai dengan Overtime Authorization Form
(OAFs) yang telah disetujui oleh pihak berwenang.
o Perhitungan bonus menggunakan data waktu produksi yang dicatat di form
Batch/equipment Ticket (BET).

Sedangkan analisa kelemahan atas system penggajian pada Troston Plc antara lain:

- Proses Absensi pada Troston Plc masih menggunakan clock card walaupun terdapat
supervise, pemakaian clock card masih memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi, lebih
baik perusahaan mempunyai system absensi yang lebih digital misalnya dengan finger
print.
- Jumlah personil pada wages department hanya berjumlah 2 orang, keduanya
bertanggung jawab kepada chief accountant dan indepen dari bagian personnel, dengan
jumlah karywan sebanyak 175 orang, sepertinya jumlah karyawan pada wages
department kurang proposional sehingga ditakutkan akan terdapat erroe maupun fraud.
- Tidak dijelaskan lebih lanjut apakah terdapat rekonsiliasi atas catatan pihak payroll
dengan catatan departemen akuntansi.