BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seiring semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini

menuntut suatu organisasi atau instansi membutuhkan teknologi Informasi.

banyak kegiatan yang dilakukan hanya dalam lingkup terbatas kini dapat

dilakukan dalam cakupan yang sangat luas, bahkan mendunia. Keberadaan

pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat

penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat

memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Jika

dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara

terkomputerisasi memiliki banyak keunggulan, seperti pengolahan data yang cepat

dan akurat.
Setiap organisasi perusahaan maupun instansi pemerintahan dapat di

pastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi.

Dengan kata lain setiap organisasi perusahaan maupun instansi pemerintahan pasti

memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan

kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan,

menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat.

Penggunaan media elektronik diharapakan dapat membantu pengelola arsip

untuk dapat mengolah secara efektif dan efisien. Dalam menggunakan media

elektronik dalam pengelolaan arsip surat dapat di peroleh manfaat kecepatan,

I-1
 I-2

kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui penggunaan

media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan

pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat dan bisa mengurangi atau

menghemat tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan pengarsipan.

Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang

menggunakan media elektronik dalam pengelolan arsip surat mulai dari yang

sederhana sampai yang canggih.

Sistem informasi yang sedang berjalan di Kementerian Agama Kota

Tasikmalaya saat ini cukup berjalan dengan baik dan hampir semua bidang

pekerjaan yang ada di bagian instansi ini sudah terkomputerisasi. Akan tetapi

dikarenakan instansi ini sedang berkembang, tentunya masih memiliki

kekurangan-kekurangan atau masalah, salah satunya yaitu di bagian sekretariat

yang mengelola arsip surat masuk dan arsip surat keluar. Arsip surat tersebut tidak

sedikit dalam setiap tahunnya maka dibutuhkan suatu database untuk dapat

mengolah data-data surat masuk dan surat keluar tersebut secara optimal. Oleh

karena itu untuk mengidentifikasi masalah tersebut yang kemudian akan diberikan

solusi untuk menyelesaikan permasalahan. Dari berbagai penjelasan di atas, maka

hal tersebut yang melatarbelakangi dalam mengangkat tema ini sebagai laporan

kerja praktek dengan judul Aplikasi Pengarsipan Data Surat Di Kementerian

Agama Kota Tasikmalaya.

1.2. Materi Kerja Praktek

Setelah melakukan analisis di Kementerian Agama Kota Tasikmalaya

diketahui bahwa pengolahan data arsip surat masuk dan surat keluar masih
 I-3

dilakukan secara manual, sehingga dapat sedikit menghambat dalam pengarsipan

surat. Dari kekurangan-kekurangan yang ada tersebut, maka perlu dibangun suatu

database yang dapat menampung arsip keluar masuk surat yang dapat

memudahkan dalam pengolahan data.

1.2.1. Fokus Pembahasan

Pada laporan kerja praktek ini hanya membahas tentang pembuatan aplikasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Kementerian Agama

Kota Tasikmalaya yang mampu menampilkan dan memberikan layanan seperti :

1. Proses penginputan data surat : menampilkan form input arsip surat yang

harus diisi oleh bagian sekretariat yang mengurusi arsip surat.

2. Laporan arsip surat : data laporan surat yang sudah tersimpan.

3. Pencarian arsip surat : pencarian data surat yang dibutuhkan oleh bagian

sekretariat.

1.2.2. Lingkup Pembahasan

Pada laporan kerja praktek ini yang akan dibahas adalah:

1. Aplikasi ini merupakan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di

Kementerian Agama Kota Tasikmalaya.

2. Aplikasi ini dikelola oleh bagian sekretariat kantor Kementerian Agama Kota

Tasikmalaya, dengan melakukan proses memasukan data surat, pengubahan

data surat, pencarian data surat, serta mencetak laporan arsip surat dengan

mudah.

1.3. Tujuan Pembahasan

 I-4

Tujuan pembahasan dikemukakan untuk menguraikan materi yang akan

dibahas. Adapun tujuan yang ingin dicapai, adalah sebagai berikut:

1. Membuat aplikasi pengarsipan data surat berbasis web di Kementerian Agama

Kota Tasikmalaya.
2. Membuat perancangan dan implementasi aplikasi pengarsipan data surat ini

maka diharapkan dapat membantu pihak Kementerian Agama Kota

Tasikmalaya.
3. Mempermudah memasukan data surat masuk dan keluar, pencarian data

pengarsipan surat serta mencegah terjadinya arsip surat hilang.

1.4. Sistematika Penulisan

Sistematika laporan kerja praktek yang disusun terdiri atas lima bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan gambaran secara garis besar tentang isi laporan, yang

didalamnya memuat latar belakang, materi kerja praktek, tujuan pembahasan serta

sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN UMUM UPTD DIKBUDPORA

Dalam bab ini membahas mengenai tinjauan umum Kementerian Agama

Kota Tasikmalaya, sejarah singkat, struktur organisasi, lokasi kerja praktek.

BAB III METODOLOGI

Bab ini menguraikan tentang analisis dan perancangan sistem membahas

mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan. Menjelaskan mengenai langkah-

langkah yang digunakan dalam proses perancangan sistem meliputi diagram

konteks, data flow diagram, kamus data dan rancangan antar muka.
 I-5

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini memuat uraian tentang hasil dan pembahasan masalah meliputi

analisis sistem yang ada di tempat penelitian dan perancangan yang meliputi

analisis masalah, hasil analisis masalah, kebutuhan sistem, dan prosedur

perancangan basis data, perancangan sistem yang difokuskan pada perancangan

perangkat lunak, perancangan prosedur, perancangan tampilan, dialog layar dan

implementasi dari hasil rancangan tersebut serta pengujian perangkat lunak

pengolahan data pengarsipan surat.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir yang membahas tentang kesimpulan dan

saran dari laporan kerja praktek.