Anda di halaman 1dari 5

BAB 9

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF


MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

Disusun Oleh :
1. Iin Nurjannah F0214060
2. Maratus Sholihah F0214072
3. Nabila Aribarisa F0214082

PROGRAM S1 MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2015
BAB 9
PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Bisnis


Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada
dasrnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau
deduktif.

Routine Messages (Pesan-Rutin) Good News (Berita/Kabar baik)


Pembuka : Pernyataan ide pokok (main) Pembuka : pernyataan good news
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Pertengahan/isi : Penjelasan rinci
Penutup : mengingatkan kembali ide Penutup : Mengingatkan kembali good
pokok atau mencakup pemikiran penutup news atau mencakup pemikiran
yang beroientasi ke depan. penutup yang beorientasi ke depan.

Dalam kenyataanya kebanyakan kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan


dan karyawan dalam suatu organisasi (bisnis dan nonbisnis) berkaitan dngan hal-hal yang
bersifat rutin. Dengan tanpa memperhatikan saluran komunikasi apa yang dipilih, maka
pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi dan menulis pesan-pesan rutin dan good news
merupakan bagian penting komunikasi secara efektif.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena
pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukn kegiatan bisnis seiap
hari. Penggunaan pendekatan langsung (direct approach) atau deduktif (deductive approach)
adalah cara yang efektif utnuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Pendekatan langsung
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai beikut.
Keunggulan :
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan.
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat mengetahui maksud pesan
tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh
perhatian dan yang tidak perlu perhatian.
Kelemahan :
1. Orang cenderung menyampaikan pesan berdasarkan cara berpikirnya.
2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point; hal ini terkait
dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelmnya.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan
binis. Untuk menulis pesan-pesan rutin :
1. Pernyatan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan
2. Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan
rutin yang dikehendaki.
3. Pada bagian pertengahan, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian
pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
4. Bisa juga dengan menggunakan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach),
seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk dsb.
5. Pada bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan
tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih baik
apabila dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi segera.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomuniaksikan good news, menjawab semua
pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memeberikan suatu bentuk
penghargaan yang baik terhadap pihak lain. Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan
positif :
a. Ide-ide pokok yang Jelas
Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung, pada
umumnya diawali dengan pernyataan ide pokok. Hampir semua komunikasi bisnis
mempunya dua tujuan mendasar, yaitu :
1. Menyampaikan informasi
2. Mendapat tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenagkan dari pembaca
atau paling tidak mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.

b. Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-peasn rtin, good news dan
goodwill merupakan bagian yang penting dan memilki porsi bahasan terbesar serta
perlu penjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan
dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara lengkap
sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi
pesan.

c. Penutup Surat
Akhiri bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan
kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang
diberikan kepada orang lain.

B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill


Pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
Pesan-Pesan Goodnews
Goodnews tentang pekerjaan
Finansial Nonfinansial

Kenaikan gaji Promosi jabatan

Bonus lembur kerja Tanda penghargaan

Insentif Fasilitas kendaraan dan


perumahan
Tunjangan hari raya Proposal (susulan) suatu
proyek diterima

Kredit dengan bunga sangat


ringan

Asuransi kesehatan dan jiwa

Goodnews Tentang Produk


1. Diskon 50%
2. Beli 3 dapat 1
3. Kupon diskon harga produk
4. Produk rusak uang kembali
5. Jaminan harga produk paling murah
6. Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun
Pesan Pesan Goodwill
1. Perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis
2. Dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat yang secara tak langsung
berkaitan dengan tujuan bisnis.

C. Menulis Jawaban Positif


Surat Konfirmasi Pesanan
Menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanannya telah diterima (biasa dalam jumlah besar)
Menggunakan Pendekatan Langsung
a Paragraf 1 : surat pengakuan berisi pernyataan tentang kabar baik/buruk
b Paragraf 2 : dinyatakan secara jelas dan tegas sikap profesionalisme dari suatu
perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas.
c Paragraf 3 : surat pengakuan/konfirmasi pesanan.
Menjawab Permintaan Informasi
1. Menjawab Permintaan Dengan Penjualan Potensial
a Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua
pertanyaan
b Mendorong penjualan yang akan datang
c Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan tanggapan
yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
2. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
a Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
b Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin


Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena
kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan
referensi kredit (credit reference)
Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak
lain. Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah platform tertentu,
adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu.
Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit
diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program computer secara online.
Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang juga sudah memulai sistem
pelayanan di dunia perbankan secara online, khususnya perusahaan perbankan nasional.
Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak perlu memerlukan
surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki
nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak
lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan
surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyataka sesuai dengan fakta yang ada,
jangan dibuat-buat.
Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Bagi dunia bisnis, surat rekomendasi (recommendation letters) dilakukan oleh mereka
yang memiliki posisi penting suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan
berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap
positif lainnya yan dapat dipakai ssebagai dukungan untuk melanjutkan karirnya.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang tersebut. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakterisitik, antara lain :
a. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan untuk melanjutkan studi atau mencari kerja)
b. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
c. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
d. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
e. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai
pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.