Que Que Que Que RESOLUCION ADMINISTRATIVA epmrpa.cc-2012 27-2012 CARLOS POVEDA MERINO GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO CONSIDERANDO: la Constitucion Politica de la Repiiblica del Ecuador en su Titulo IV “Participacién y Organizacién del Poder’, Capitulo Quinto “Funcién de Transparencia y Control Social’, Seccién Tercera “Contraloria General del Estado", articulo 211 establece ‘que ‘La Contraloria General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utlizacién de los recursos estatales, y la consecucion de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas juridicas de derecho privado que dispongan de recursos publicos", la Constitucién Politica de la Republica del Ecuador en su Titulo IV “Participacién y Organizacién del Poder’, Capitulo Quinto “Funcién de Transparencia y Control Social", Seccién Tercera “Contraloria General del Estado’, articulo 212, numeral 1 establece que "Seran funciones de la Contraloria General del Estado, ademas de las que determine la ley: Dirigir el sistema de control administrative que se compone de auditoria interna, auditoria externa y del control interno de las entidades del sector publico y de las entidades privadas que dispongan de recursos publicos"; las Normas de Control interno para las Entidades, Organismos del Sector Publico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Publicos establecidas en la Contraloria General del Estado, Norma 405 “Administracion Financiera ~ Administracién de Bienes’, numeral 406-01, establece que “La maxima autoridad a través de la unidad de administracion de bienes, instrumentara los procesos a seguir en la planificacion, provision, custodia, utlizacion, traspaso, préstamo, enajenacién, baja, conservacién y mantenimiento, medidas de proteccién y seguridad, asi como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector publico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracién’; el Reglamento General de Bienes del Sector Publico, Capitulos | al X, establece un cuerpo normativo que se aplicara para la gestién de los bienes de propiedad de ios organismos y entidades de! sector pablico comprendides en el Art. 118 de la Constitucién Politica de la Republica, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos pablicos en los términos previstos en al articulo 211 de la Constitucién Politica y 4 reformado de la Ley Orgénica de la Contraloria, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector publico bajo custodia ‘© manejo: de Quito RETROBouTaN027-2012 de Quito Que mediante Resolucién EPMTPQ-GG-023-2012 del 09 de noviembre de! 2012 en su atticulo Unico sefiala "Para la administracion, custodia, entrega y control de los bienes de la Empresa, los servidores responsables deben acogerse a los lineamientos establecidos en la Norma 408 ‘Administracion Financiera — ‘Administracion de Bienes’ de las Normas de Control Interno para las Entidades, COrganismos del Sector Publico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Publices y, a las demas disposiciones establecidas en el Reglamento General de Bienes del Sector Publico". Que Ia Empresa tiene la necesidad de establecer un procedimiento para la baja de los bienes de la EPQ; para lo cual la Direccién de Planificacién y Desarrollo y la Gerencia Administrativa Financiera, se comprometen a definir un procedimiento adecuado y divulgarlo para el conocimiento de todo el personal de la Empresa: v, En ejercicio de las atribuciones que confiere la Ley, Articulo Primero.- Expedir el Procedimiento para la Baja de Bienes de la EPQ, para dar de baja a todos los bienes que se encuentran en mal estado de conservacién, por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Articulo Segundo. Delegar a la Gerencia Administrativa Financiera, para que a través, de la Coordinacién Administrativa, utiice adecuadamente el Procedimiento para la Baja de Bienes, aplicando politicas y solicitando el cumplimiento de los requisites en él descritos. Articulo Tercero.- El titular de la Gerencia y Coordinacién delegada deberan orientar y resolver as dudas que se originen en la aplicacién del presente procedimiento con el fin realizar la adecuada baja de los bienes de la EPQ. Articulo Cuarto.- La Direccién de Planificaci6n y Desarrollo se compromete a apoyar a la Gerencia Administretiva y Financiera para la difusién del Procedimiento para la Baja de Bienes de a EPQ, entregando todo el material que permita obtener un nivel de comprensién alto en la aplicacién y seguimiento del mismo. Articulo Quinto.- Una vez aprobado el Procedimiento para la Baja de Bienes de la EPQ por la Gerencia General, la Coordinacién de Planificacién se reserva la custodia legal de! documento original, entregando copias controladas a las areas que lo requieran. RETROPOuTaNO nea Cee kaa027-2012 EPQ saeajeros de Quito DISPOSICION FINAL: La presente Resolucion entrara en vigencia a partir de su expedicion. Dada en Quito, Distrito Metropolitano el, 0 4 DIC 2012 CARLOS POVEDA MERINO GERENTE GENERAL FROSOUTANSCODIGO: |P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION = DE BODEGA Y BIENES FECHA: Diciembre 2012 } E 4 | PROCEDIMIENTO PARA LA Empresside EAGINAS) HIDEZD BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasajers de PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE LOS BIENES DE LA EPQ a9 ELABORADO /REVISADO. APROBADO Firma: Firma: ——| Firma: ) fee =< / Cosa Bribal Time & Cm : / ing. César Jiménez | B.A Eugenio Romero | 4 ene Coordinador de Coordinador Planificacion Administrativs Firma; Firma: a W/ j I [as ay Ga =F . | Ing. Nelson Cardenas Ing. Miguel Ibadango Especialista de | Ptanificacién y Procesos Lic, Alejandro Mufioz Especialista de Bienes —| Gerente Administrativo FinancieroCOpIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: _ | Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA PAGINA: .|2DE20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasdlerosde Contenido Tabla de Contenido Objetivo.. Descripcién del Procedimiento... Diagrama de Flujo del Procedimiento. ‘Anexo 1 / F-GBB-011: Recepcién de Bienes para Mantenimiento - Reparacién. ‘Anexo 2 / F-GBB-012: Informe Técnico ‘Anexo 3 / F-GBB-004: Acta de Entrega de Bienes Reparado: ‘Anexo 4 / F-GAD-003: Requisicién de Compra / Bienes / Obra / Servicio . ‘Anexo 5 / F-GBB-013: Formulario de Baja de Bienes ‘Anexo 6 / F-GBB-018: Acta de Entrega — Recepcién Despacho de Bienes.. Cuadro de Modificaciones No. Revision Tipo de Modificacion Revisado Aprobado Fecha Elaborado por C) / we Revisado por es porobado pornc ffconico: [P-GBB-003 | VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION t DE BODEGA Y BIENES | iF FECHA: | Diciembre 2012 2. Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA AINA | 30 20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasajeros de | Objetivo Establecer un procedimiento sistematico y consistente que permita realizar el mantenimiento y baja de los bienes de la EP. Alcance Este procedimiento aplica a todas las areas de la EPQ que requieran realizar el mantenimiento y baja de los bienes de la EPQ. Marco legal ‘© Norma Internacional de Calidad ISO 9001:2008, Titulo 6. Gestion de los Recursos, Numeral 6.1 Provisién de los Recursos.- “Le organizacion debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para: a)Implementar y mantener el sistema de gestién de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y; b) Aumentar la satisfaccion del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos”. * Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Publico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Publicos, Grupo 406 “Administracién Financiera — Bienes”, Titulo 406-01 “Unidad de Administracién de Bienes” - “Toda entidad u organismo de! sector publico, cuando el caso lo amerite, estructuraré una unidad encargada de la administracion de bienes”. “La maxima autoridad a través de la unidad de administracion de bienes, instrumentaré los procesos a seguir en la planificacién, provision, custodia, utilizacién, traspaso, préstamo, enajenaci6n, baja, conservacion y mantenimiento, medidas de proteccién y seguridad, asi como el contro! de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector piblico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracion’. Elaborado por cs / mire. YY” al Revisado por ER -Aprobado por NC _/ |CODIGO:_|P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION a ee DE BODEGA Y BIENES FECHA: _ | Diciembre 2012 PROCEDIMIENTO PARA LA Empresa ge BAJA DE LOS BIENES DE LA EPQ Persie de PAGINA: |4 DE 20 ‘* Normas de Control Intemo para las Entidades, Organismos del Sector Puiblico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Publicos, Grupo 406 “Administracion Financiera - Bienes”, Titulo 406-11 “Baja de Bienes por ‘Obsolescencia, Pérdida, Robo o Hurt “Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, seran dados de baja de manera oportuna’. "Esta actividad se efectuaré una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sefialen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final’. “Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacién, obsolescencia, pérdida, robo 0 hurto, se observarén las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracién de Bienes de! Sector Publico, de! Manual General de Administraci6n y Control de los Activos Fijos de! Sector Publico, la normativa de contabilidad emitida por e! Ministerio de Finanzas y demas reglamentacién interna emitida por la entidad’. * Normas de Control interno para las Entidades, Organismos del Sector Publico y de las Personas Juridicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Publicos, Grupo 406 "Administracién Financiera — Bienes", Titulo 406-13 “Mantenimiento de Bienes de Larga Dura‘ “El érea administrativa de cada entidad, elaboraré los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracién’. * Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracion de Bienes de! Sector Publico emitido por la Contraloria General del Estado (Registro Oficial No. 378), Capitulo VIll "De las Bajas", Art. 79 “Procedencia’ ~ “Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilizaci6n conforme el Art. 13 de este regiamento, y en el caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente Ia entrega de estos en forma gratuita, se procedera a su destrucci6én de acuerdo con las normas ambientales vigentes”. ttaborado por c/a Gece HC icin erage Asrobadopornc “| oeCODIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION ees DE BODEGA Y BIENES FECHA: | Diciembre 2012 Empresade PROCEDIMIENTO PARA LA d PROM: [SH 2D BAJA DE LOS BIENES DELAEPQ | Pasaioros de Definiciones * Departamento de Bienes: Unidad administrativa de servicio encargada de la administracién de los bienes de la EPO. ‘* Bienes: Son todas las cosas tangibles e intangibles que se utilizan para satisfacer las necesidades de la empresa y clasificados de la siguiente manera: a) Activos Fijos: Constituyen los bienes tangibles 0 derechos de propiedad que dispone la EPQ, susceptibles de contabiizarse y refiejarse en los estados financieros, previo al cumplimiento de las siguientes condiciones: - Bienes de propiedad privativa institucional. ~ Destinado a las actividades administrativas y/o produccién. - Genere beneficios econémicos futuros. ~ Vida util estimada mayor a un af = Costo de adquisicién igual o mayor a cien délares. Para el registro contable del software de base o de aplicacién y versiones de actualizacion se reconoceran como bienes de este tipo cuando cumplan los siguientes requisito: = Disponga de licencia autorizada para el uso del producto. - Constituya propiedad privativa de la institucion. - Susceptible de separarse del medio de instalacién. - Vida Util mayor a un afio. ~ Costo de adquisicién igual o superior a cien délares. b) Bienes Sujetos de Control Administrativo: Bienes que no reunen las condiciones necesarias para ser considerados como activos fijos, pero tienen una larga vida, tales como ciertos utiles de oficina (engrapadoras, perforadoras, etcétera), utensilios de cocina, vajilla, lenceria, instrumental médico menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos, herramientas menores, cortinas, alfombras, etcétera. Su costo individual es menor a cien détares y mayor o igual a 20 délares, por tanto las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarén al gasto y estarén sujetos a las medidas de control intemo respectivas. c) Bienes de Consumo Interno: Bienes de las mismas caracteristicas del item anterior, pero cuyo valor de adquisici6n no supera los 20 délares. Etaborado por / i Gee” Revisado por ER ‘Aprobado por NC _/ TFECHA: | Diciembre 2012 CODIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA ; PAS REZ BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasajeros de Bodega de Bienes en Reparacion: Ubicacién en la bodega de la EPQ, en donde se almacenan temporalmente los bienes destinados al mantenimiento o baja. Comisién de Baja de Bienes: Delegacién de funcionarios de la EPQ, encargada de establecer el destino final de los bienes declarados para la baja (Venta, Donacién Destruccién) y se encuentra conformada por el Gerente General 0 su delegado y los Tepresentantes de los departamentos: Financiero, Bienes, Seguridad Industrial y Juridico. Formulario de Recepcién de Bienes para Mantenimiento - Reparacion: Documento mediante el cual se realiza la recepcién de los bienes de la EPQ para su mantenimiento © reparacién. Informe Técnico: Documento mediante el cual se notifica la informacién del mantenimiento 0 reparaci6n realizada a los bienes de la EPQ. Acta de Entrega de Bienes Reparados: Documento mediante el cual se realiza la entrega de los bienes de la EPQ que fueron reparados. Formulario de Baja de Bienes: Documento mediante el cual se autoriza la baja de los bienes de la EPQ. emorsoporas mG o Revisado por ER he ‘Aprobado por NC [1 [CODIGO:_| P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION -————_—___ DE BODEGA Y BIENES FPO. FECHA: | Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA PAGINA + (7020, BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasdiers de | Politicas P4.- Es responsabilidad de todo el personal cumplir con las normas descritas en el presente documento, para el mantenimiento y baja de los bienes de la EPQ. P2.- Se sujetarn a las disposiciones del presente procedimiento, los trabajadores encargados de la conservacién, uso, mantenimiento de los bienes asignados para el desempefio de sus funciones y labores oficiales; por lo tanto el dafio, pérdida o destruccién de los mismos, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, sera de responsabilidad de la persona que lo tiene a su cargo, y de las personas que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparacién por requerimiento propio 0 del usuario; salvo que se conozca o ‘compruebe la identidad de la persona causante de la afectacién a los mismos. P3.- Cada vez que se presente la necesidad del mantenimiento o reparacion de los bienes de la EPQ asignados a los Custodios, es responsabilidad de estas personas comunicar inmediatamente al Especialista de Bienes 0 su delegado para que proceda con los tramites pertinentes. P4.- El tratamiento de los bienes reportados con dafios o averias se realizard en funcion de su estado, para lo cual, éstos deben ser trasladadhos al sitio denominado Bodega de Bienes ‘en Reparacién y dependiendo del estado de gravedad en que se encuentren, proceder a aplicar las siguientes disposiciones: a) Siun bien puede ser reparado por los funcionarios de la Unidad de Apoyo Técnico, se debe proceder a su compostura para dejarlo en dptimas condiciones y que pueda ser reincorporado para su utilizacién, para esto es necesario registrar el formulario Recepcién de Bienes para Mantenimiento - Reparacién (Anexo 1). Una vez realizada la reparacién se debe registrar el Informe Técnico (Anexo 2) y entregario al Departamento de Bienes para su reintegro al custodio respectivo. b) Sin bien no puede ser reparado por los funcionarios de la Unidad de Apoyo Técnico pero se considera que atin tiene compostura se debe coordinar la reparacién externa en los talleres de las empresas 0 instituciones adecuadas; para esto es necesario realizar una Orden de Trabajo (Anexo 3) y seguir los lineamientos establecidos en el Procedimiento Contrataciones y Adquisiciones. El valor de los bienes reparados, en los libros contables se debe actualizar en funcién del costo incurrido en la reparacién. Etaborado por c/a Revisado por ER ay ‘Aprobado por NC —[cOpiGo: |P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA EAGINA: /DE20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pssaieros de ©) Finalmente, si un bien no pudo ser reparado 0 hubiere dejado de usarse y el Informe Técnico (Anexo 2) dictamina que se encuentra inservible u obsoleto, es obligacién del Especialista de Bienes o su delegado informar por escrito tanto al Gerente Administrativo Financiero como al Coordinador Financiero; de esta particularidad a través del Formulario de Baja de Bienes (Anexo §). P5.- Es responsabilidad de la Comisién de Baja de Bienes establecer el destino final de los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubiesen dejado de usarse en conformidad con las normas que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracién de Bienes del Sector Pblico que establece lo siguiente: 2) Silos bienes son susceptibles de venta, se los rematard, previa resolucién del Gerente General o su delegado (Art. 14 - 58). b) Cuando no fuera posible la venta de los bienes con arreglo a las disposiciones de! Reglamento Sustitutivo de Bienes del Sector Publico, el Gerente General puede sefialar la entidad u organismo del sector puiblico o institucién de educacién, asistencia social 0 de beneficencia, a la que se transferiré gratuitamente dichos bienes, sin dejar de observar lo prescrito en la Ley 106, en beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del Pais, publicada en el Suplemento del R.O. No. 852 del 29 de diciembre de 1995, que dispone remitir la lista de bienes obsoletos al Ministerio de Educacién para la seleccién del beneficiario (Art. 53 -61). Al momento de la entrega, es necesario elaborar un Acta de Entrega y Recepcién (Anexo 6). ©) Por el contrario, si no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en forma gratuita, se procederé a su destruccién de acuerdo con las normas ambientales vigentes. En forma previa a la destruccién de los bienes, se procedera a su desmantelamiento para fines de reciclaje y los desechos resultantes de dicha destruccién seran depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para el efecto, en cada jurisdiccién y en base al Procedimiento de Gestién Integral de Residuos de la EPQ (Art. 79 -81). d) Ademés, cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se debe observar lo preceptuado en la Codificacién de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento (Art. 79-81). P6.- Antes de la entrega de los bienes, que se transfieran a cualquier titulo, el Especialista de Bienes 0 su delegado debe borrar los logotipos, insignias y més distintivos, asi como retirar las placas y cancelar las matriculas de los vehiculos oficiales. La baja de tales bienes, se efectuara una vez que se haya comunicado a la Contraloria General del Estado, para fines de control y auditoria sobre el detalle de tal enajenacién y se haya dado cumplimiento a lo dispuesto en el inciso anterior. Elaborado por 1 / Mi Cex Vr Revisado por ER Aprobado por NC _y/~ &CODIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION {1 DE BODEGA Y BIENES FECHA: Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA - simeaetalll ean BAJA DE LOS BIENES DELAEPQ | Pasaieros de Descripcién del Procedimiento Referencias Actividad: Descripcién Responsable Habilitantes. Entregarelbien | EI Custodio entrega el bien | Custodio del _| Politicas: averiado al averiado al Departamento de | Bien PlyP2 1. | Departamento de | Bienes para que inicie con los Bienes tramites pertinentes. Realizar el pedido | EI Analista Administrative de | Analista Politicas: de reparacién del | Bienes procede a ilenar el | Administrative | P1 yP2 bien Formulario de Recepcién de | de Bienes Bienes para Mantenimiento — Registros: Reparacién (Anexo 1) para Formulario de 2. entregario = al—Ss Area de Recepcién de Mantenimiento e iniciar con su Bienes para compostura Mantenimiento ~ Reparacién (Anexo 1) Decision: Puede | Se analiza la posibilidad de reparar | Técnico de 3, | Setreparado | el bien dentro de la Unidad de | Mantenimiento internamente? | Apoyo Técnico. No es posible Si no es posible reparar el bien se | Técnico de Politicas: repararel bien _| procede a ir a la actividad “Emit el | Mantenimiento | P2 y P3 internamente: | Informe Técnico del bien y entregar al Dpto. de Bienes” para continuar Registros: 4. Ira la actividad: con las demas tareas establecidas Informe Técnico “Emitir el Informe | en este procedimiento. (Anexo 2) Técnico del bien y entregario al Dpto. de Bienes” Es posible Si el bien puede ser reparado por | Técnico de Politicas: reparar el bien el Técnico de Mantenimiento, se | Mantenimiento | P2 y P3 internamente: —_| inicia la reparacién para dejarlo en é ptimas condiciones y que pueda Registros: RepararelBien | ser reincorporado para’ su Informe Técnico utilizacién. (Anexo 2) Elaborado por Cl / MI Revisado por ER 2 |Aprobado por NCCODIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION = DE BODEGA Y BIENES FECHA: _ | Diciembre 2012 Empresa de a PROCEDIMIENTO PARA LA aN: .j20 Dean BAJA DE LOS BIENES DELAEPQ | Pesaleros de Actividad Descripcion Responsable | ererenciae Es posible Reparado el bien se debe emitir el | Técnico de Politicas: reparar el bien Informe Técnico (Anexo 2) y/|Mantenimiento | P3 y P4 internamente: —_ | proceder a enviarlo al custodio y al Encargado del Departamento de Registros: 6 Emitir el Informe | Bienes para que archiven los Informe Técnico Técnico y documentos. (Anexo 2) entregar el bien al departamento de bienes, Decisién: Fue [EI Analista Administrativo de | Analista reparado el bien? | Bienes verifica en el Informe | Administrativo 7. Técnico (Anexo 2) si el bien fue | de Bienes reparado por los técnicos. Fue reparado: _| Si el bien pudo ser reparado por | Analista Politicas: los técnicos de mantenimiento se | Administrative | P4 Entregar el bien | procede a entregar a los custodios | de Bienes 8. | al custodio y y a archivar toda la documentacion archivar los resultante. documentos ‘No fue reparado | Siel bien no pudo ser reparado por | Analista internamente _| los técnicos de mantenimiento se | Administrative analiza la posibilidad de que pueda | de Bienes 10. | Decision: ser reparado en talleres externos. Puede ser reparado afuera? Elbien puede | Se debe coordinar la reparacion | Analista Politicas: ser reparado externa del bien en base a los | Administrative | P4 externamente: lineamientos establecidos en el | de Bienes Procedimiento de Contrataciones y Registro: Coordinar la Adquisiciones (Orden de Trabajo - Orden de Trabajo 44, | feParacion Anexo 4). (Anexo 4) * | externa Reparado el bien, se procede a ir a Procedimiento de la actividad: “Entregar ef bien al Contrataciones y custodio y archiver los Adgquisiciones documentos". emboradoporci/ia GaP Revisado por ER 7 ‘Aprobado por NC _/~CODIGO: _| P-GBB-003 | VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: Diciembre 2012 | PROCEDIMIENTO PARA LA PoC, |oieez BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasdieros de | Actividad Descripcion Responsable | fyeferencia El bien no puede | Cuando en el Informe Técnico | Analista Politicas: serreparado —_| (Anexo 2) se establezca que por | Administrativo | P5 externamente: ciertas causas el bien no puede ser | de Bienes reparado se debe traspasar la Registros: Realizar el custodia al Departamento de Informe Técnico traspaso de Bienes con la finalidad de darlo de (Anexo 2) 12. | custodio al baja e iniciar con la recuperacién Departamento de | inmediata de los valores Procedimiento Bienes comprometidos en el mismo; para Recuperaci6n de esto se debe utilizar el Valores por dafio, Procedimiento de Recuperacién de robo y hurto Valores por dafio, robo y hurto. Solicitar la El Analista Administrativo de | Analista Politicas: inspeccién fisica | Bienes debe solicitar por escrito al | Administrativo | P5 de los bienes Departamento Financiero la | de Bienes 49, | feportados como | inspeccién fisica de los bienes que Registros: inservibles se hubieren vuelto inservibles, Memorando obsoletos o hubieren dejado de usarse. Realizar la Un Técnico Financiero, distinto del | Técnico Politicas: inspeccién fisica | encargado de la custodia o uso de | Financiero PS y elaborar el los bienes, podra realizar la Informe inspeccisn de los mismos y Registros: 14. | respectivo generar el informe de las Memorando novedades encontradas sy presentarlo al Coordinador Financiero. Notificar a la Se notifica a la Gerencia General | Coordinador Politicas: Gerencia General | los bienes que se encuentran | Financiero PS los bienes que inservibles u obsoletos y que luego estan inservibles | de ser realizada la inspeccién se Registros: requiere darlos de baja; para esto Formulario de 15 se debe utilizar el Formulario de Baja de Bienes Baja de Bienes (Anexo 5) que (Anexo 5) debe estar avalizado por el Gerente Administrativo Financiero. Elaborado por 1 /Mi Crs YH hevsao port ag ‘Aprobado por NC _¢[cOpico:_|P-GBB-003 ] VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION | J DE BODEGA Y BIENES | FECHA: | Diciembre 2012 es | Empresa de ; PROCEDIMIENTO PARA LA . PAGINA: |12DE 20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasaieros de i ‘Actividad Descripcién Responsable Tees ‘Autorizar la baja_| El Gerente General revisa, autoriza | Gerente Politicas: delosbienes —_|y firma el Formulario de Baja de | General PS: 46, | Solicitados por el | Bienes (Anexo 5) y convoca Departamento | inmediatamente a la Comision de Registros: Financiero Baja de Bienes Memorando Convocarala | Se convoca a la Comisién de Baja | Gerente Politicas: Comisién de Baja | de Bienes para que proceda a| General P6 47, | de Bienes definir el destino final de los bienes declarados como inservibles. Registros: Memorando Realizar la La Comision de Baja de Bienes | Comision de resolucién de debe revisar la documentacién | Baja de Bienes bajadebienes | recibida_y amparados en los procedimientos internos y en las Registros: normas establecidas. en el Acta de Reglamento Sustitutivo de Bienes Cumplimiento de! Sector Pdblico formularé una Acta de Cumplimiento donde se estipula el destino final de los bienes que fueron declarados 18. como inservibles. En el Acta de Cumplimiento se estableceré qué bienes serén destinados para la venta, cudles se entregaran en donacién y finalmente, aquellos que seraén destruidos o almacenados en los rellenos sanitarios —establecidos para el efecto. Proceder a De acuerdo a las disposiciones | Analista despachar los establecidas en el Acta de | Administrativo bienes de Cumplimiento se procede en /| de Bienes 49, | acuerdo al Acta | primera instancia, a dar de baja del Registros: de Cumplimiento | inventario los bienes y al despacho Acta de Entrega ~ de los mismos en base a lo Recepcién estipulado. de Bienes : (Anexo 6) Elaborado por cl /mi__ Yr Revisado por ER P ‘Aprobado por NCCODIGO: | P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION = DE BODEGA Y BIENES FECHA: | Diciembre 2012 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE LOS BIENES DE LA EPQ PAGINA: | 13 DE 20 Empresa Pasajeros de Quito L Actividad Deseripeién Responsable | _joferencias Para la entrega de estos bienes se utilizaré un Acta de Entrega — Recepcién Despacho de Bienes (Anexo 6) y las facturas pertinentes. Procedimiento de | Se archivan los documentos de | Analista Pollticas: ‘Administracién | soporte de los bienes de larga | Administrative | P7 del Archivo duracion que fueron dados de baja | de Bienes x de acuerdo al Procedimiento de Registros: Administracién del Archivo, Procedimiento Administracién del Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Etaborado por s/w Sr2 "YW teas por pe Pera perwe A3 | | ae = meso | / | CODIGO:_[P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES g FECHA: _ | Diciembre 2012 a5 Empresa de , PROCEDIMIENTO PARA LA 4 PAGINA. 4D 20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasajeros de Diagrama de Flujo del Procedimiento [poco de Waneninenoy jade Benes cnehute | Astiinmame tmatenme tevnaae [minarac] enmcwer | Sanat Elaborado por Cl / Mi Cz. sevidoporen JF rota pore lig ICODIGO: _|P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: | Diciembre 2012 Sicita: epee PROCEDIMIENTO PARA LA Empresa : BAJA DE LOS BIENES DE LA EPQ aa Anexo 1 / F-GBB-011: Recepcién de Bienes para Mantenimiento - Reparacién Q EPMTPQ rasaseRosc QUITO eparg state poaterane Reparacin sp eer etaborado por c1/ ma Cit JO, soins rE Aprobado por NCVERSION: | 1.0 copiGo:_|P-GBB-003 FECHA: — | Diciembre 2012 PAGINA: | 16 DE 20 PROCESO DE GESTION QO | DE BODEGA Y BIENES | Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA rs BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Psajeros de Anexo 2 / F-GBB-012: Informe Técnico EPMTPQ }PASO 1 - REGISTRE LOS DATOS BASICOS DEL INFORMIE i ]DESCRIPCION DEL DANO |INFORME TECNICO Etaborade por i /1m Gx 1 Revisado por en AO) 4 Aprobado por nc TCODIGO:_|P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: _ | Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA PARINAS «(| 17 Deiz0 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasaieros de Anexo 3 / F-GBB-004: Acta de Entrega de Bienes Reparados EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO ACTA DE ENTREGA DE BIENES REPARADOS. ve wom coven J row Cee LC] me CI Fecha: ipo: eienes = (J materiates [] El Area de Apoyo Técnico enroga lor blenes reparados que se deseriben a continuacién rma] oenoranacton | cooico |canmoan| serano | R00428 | gsnuesto | costo Tora elu Observaciones: Envvega Conforme Recibe Contorme Elaborado por C1/ i Cex 1 revatopertn OP soaneeneCODIGO: _| P-GBB-003 VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION DE BODEGA Y BIENES FECHA: _ | Diciembre 2012 Empresa de PROCEDIMIENTO PARA LA " PAGINA: “118.06 20 BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pasaieros de Anexo 4 / F-GAD-003: Requisicisn de Compra / Bienes / Obra / Servicio ew Oo =o oO oO aa == = 1OdLINda souatg ap efeg ap ofrejnuntog :¢10-aa-a / § oxouy ound, Dd3 V13q S3NJIg SO1 30 Wrva oe V1 Vad OLNSINIGIO0Ud Ozagier) | ayNIOYd a zhoz equenig| :vHOad saNaig A voagos 3a ee | — O NOILSA9 3d OS3008d OF] :NOISHaA £00-889-d ‘o91099,CODIGO: _P-GBB-003 |VERSION: | 1.0 PROCESO DE GESTION 1 DE BODEGA Y BIENES FECHA: Diciembre 2012 Empresa de : PROCEDIMIENTO PARA LA . panes | aaa BAJA DE LOS BIENES DE LAEPQ | Pesaieres de Anexo 6 / F-GBB-018: Acta de Entrega - Recepcién Despacho de Bienes ™ CO) wow Come Cl wom C] oe EC) oe acta pesuarensa.asevins [enero Wei ese lee a] aateuAL sense on ee os Ce a Jmestamo esaronaL foe ee on] jvrommacos, | (ares ee eel lowawranmro: = (——]_—raatronor ————— Jmscatszaponcowy. [——————————}_—sonmecorovcrow, —§ (> a a] lronmerirnesa §—§ [J rormano atronzace: § |,rnomano. =| oarosero- el Jkuupaoewerou., (—[——] asco. = lscruma: CB heme — lcarnncabona.cesron, eco: al oss ne toaeno Nevo rns eax Merman, vars viene eed Laan Teen oe Ean c 1 =a c 1 =e of 1 c 1 — ( 1 —— } ( 1 =a ( 1 ay 1 C 1 = ( 1 c=, A 1 = 1 aa [ 1 = i 1 it & 2. oA 7