Nama Kelompok 7 NIM/Absen TTD

I KADEK DIKY AGUSNAWAN (1515351085/03)

HARDI HERMAWAN PRASETYA (1515351086/04)
IDA BAGUS DITA BRADITYA (1515351093/09)
IDA BAGUS PUTU WEDA (1515351094/10)
PRATAMA
MADE GEDE ARYA MAHA (1515351102/17)
SUYASA

7.1 PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengelolaan

pesanan pelanggan. Pembuatan pesanan dibuat ketika pelanggan meminta barang
atau jasa. Aktivitas penting dalam organisasi pengelolaan pesanan pelanggan
meliputi :

1. Permintaan informasi (pilihan)

Dimulai dari permintaan informasi oleh pelanggan atau permintaan quotation.
Perusahaan membuat quotation mandatory sebagai sebuah kebijakan perusahaan.
Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan
potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan
produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial
meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya.
2. Pembuatan Kontrak (pilihan)
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada
pelanggan. Kontrak biasanya menye butkan kuantitas dan jadwal waktu
pengirimannnya dan rincian mengenai pesanan. Kontrak yang berisi perjanjian
mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut Blanket Order.
3. Penerimaan pesanan
Memasukan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen penjualan.
Aktivitas order entry pada dasarnya sama, apakah sebagai aktivitas yang pertama
dalam proses bisnis pengelolaan pesanan. Dokumen yang berbeda atau sama
disiapkan ketika pelanggan meminta pengiriman barang yang sudah dirincikan
dalam kontrak.
4. Pengiriman
Delivery order adalah aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen
pengiriman. Dokumen pengiriman berguna untuk mengatur pengiriman barang ke

1
pelanggan yang berisikan informasi rinci. Disiapkan di lokasi produksi atau
distribusi.
5. Penagihan
Dokumen delivery dimasukan kedalam dokumen penagihan pesanan penjualan
dan difakturkan. Faktur disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan
faktur adalah proses akhir dalam pengelolaan pesanan. Pembuatan faktur akan lebih
baik disiapkan sebelum barang dikirimkan.
Gambar. Proses Bisnis Bisnis Penmgelolaan Pesanan
Pelanggan

7.1.1 Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisikan semua informasi yang berkaitan dengan
pelanggan. RMP dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karenma
informasi dalam RMP digunakan dalam proses penjualan pesanan. SAP R/3
membutuhkan empat macam record master:
1. Record penjualan ke pelanggan. 2. Record pengiriman ke pelanggan.
3. Record penagihan ke pelanggan. 4. Record pembayaran ke pelanggan.
7.1.2 Field Data
Kumpulan kategori data yang berkaitakn dengan pelanggan yang dikodekan
dengan angka. Fasilitas yang disediakan menggunakan list box dan asilitas
pencarian.
7.1.3 Membuat Pesanan Penjualan
a. Create Sales Order
Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Field
organisasi penjualan, field jalur distribusi, dan field kode divisi.
b. Layar Create Sales Order
Field ini digunakan untuk menyiapkan pesanan berisikan wilayah, kode pelanggan,
nomor pesanan, penentuan harga.

2
7.2 PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN
PESANAN

Gambar. 1 (a) order entry

Gambar. 1 (b) Kredit

Gambar. 1 (c) Barang Jadi

Gambar. 1 (d) Pengiriman

Gambar. 1 (e) Penagihan Gambar. 1 (g) Piutang Dagang

Gambar. 1 (f) Buku Besar

MEMASUKKAN PESANAN

Kredit. Kredit pelanggan diverifikasi terlebih dahulu untuk mengontrol jumlah

kredit pelanggan yang diawasi dengan otorisasi. Pengendalian ini berfungsi
menentukan jangka waktu penjualan ke pelanggan dan skala kredit yang disetujui.

Barang Jadi. Dokumen pengiriman barang yang disiapkan dalam picking list yang
kemudian barang dikirim kebagian pengiriman. Record persediaan kemudian
diperbarui untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya.

3
Pengiriman. Barang yang masuk dlaam bagian pengiriman secara independen
dicek menggunakan fungsi order-entry dan disetujui oleh bagian kredit. Dokumen
khusus yang disiapkan bill of landing

Penagihan. Menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak dalam daftar

penagihan. Faktur dicatat dalam jurnal penjualan dan menginformasikan kebagian
piutang dagang. Secara periodic, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku
besar untuk diposting.

Piutang Dagang dan Buku Besar. Pengendalian penagihan faktur secara

individual dan informasi rekening pelanggan secara periodic mengirimkan laporan
piutang dagang pelanggan.

7.3 PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan

piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.

Piutang Dagang.

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang
atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Karena kebanyakan
bisnis dilakukan secara kredit, piutang dagang sering kali mewakili sejumlah besar
modal kerja organisasi, yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesan
pelanggan.

Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang: proses open item
dan proses balance forward. Pada pemrosesan open-item, pencatatan terpisah
dikelola pada sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayarkan.
Pada pemrosesan balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan
dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan
faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus peren-
canaan penagihan (cycle billing plan), di mana rekening piutang dagang dibagi
secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah untuk
mendistribusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan. Siklus
perencanaan tagihan sering memberikan dampak yang menguntungkan pada arus

4
kas perusahaan karena pelanggan akan mem-bayar tagihannya lebih pendek setelah
menerima tagihan.

7.4 PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG

DAGANG

Pemisahan fungsi fungsi yang ada dalam proses bisnis piutang dagang :

Penerimaan Kas. Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang untuk

diposting dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau
memeriksa pembayaran pelanggan.

Penagihan. Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainny dirutekan
ke piutang dagang untuk di posting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga
pemisahan fungsi fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke
pencatat piutang dagang.

Piutang Dagang. Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku

pembantu piutang dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar.
Debit dan kredit diposting ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur,
dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas

Kredit. Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan

penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan
menyetujui neraca saldo umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari
pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani
rekening dengan kerugian piutang.

Buku Besar. Buku besar mengelola rekening pegendali piutng dagang. Debit dan
kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil
pencocokan dengan total yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

Retur dan Potongan Penjualan. Retur dan potongan penjualan memerlukan

pengendalian yang hati hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang
dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman, kesalahan klerikal, atau
adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang
dipunyai pelanggan. Jumlah potongan dinegosiasikan antara pelanggan dan

5
departemen penerimaan pesanan penjualan ( atau penjualnya). Potongan sebaiknya
dipertimbangkan dan disetujui oleh fungsi yang independen ( biasanya departemen
kredit ).

Penghapusan Piutang Dagang. Pemisahan fungsi penting dalam proses

bisnis untuk menghapus piutang dagang. Hal pokok dalam proses penghapusan
adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan
dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat
digunakan sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo.
Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah
surat sebagai tindak lanjut dan menggunakan agen agen pengumpul piutang untuk
melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar. Akan tetapi, sejumlah
rekening memang sudah tidak layak lagi dan harus dihapus.

7.5 PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash-received-on-account)

digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening
biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan oleh seseorang ke kasir
pusat atau cash window. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang

6
penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu
pengendalian dan penerimaan pembayaran.

Mailroom. Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan

dibuka dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan
dijumlahkan secara hati-hati. Daftar pembayaran yang berisi pembayaran yang
diterima, disiapkan. Daftar pembayaran merupakan saldo dari jumlah cek
keseluruhan yang diterima, dan perjanjian dari jumlah tersebut telah disetujui.

Penerimaan Kas. Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas
dari penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan
control total diterima dari mailroom dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian
tentang jumlah yang telah disetujui. Daftar pembayaran kemudian digunakan untuk
memposting jumlah pembayarab yang diterima dari mailroom ke jurnal penerimaan
kas. Jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke buku besar. Daftar pembayaran, control
total, dan tembusan slip disimpan urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke
bank.

7
Piutang Dagang. Piutang dagang di-posting ke rekening piutang dagang. Yang
di-posting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokan dengan daftar
pembayaran. Perjanjian untuk jumlah ini disetujui. Piutang dagang diurutkan dan
disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang di-
posting disimpan urut tanggal. Tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.

Buku Besar. Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening
piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian di-posting ke buku
besar. Sumber posting ke buku besar adalah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran
yang diterima untuk didepositkan.

Bank. Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip
setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.

Audit Internal. Audit internal menerima laporan bank secara periodic.

Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam
proses bisnis penerimaan kas

7.6 PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis
kas yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya
(saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan
dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem
pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi
subjek pengendalian akuntansi.

Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan. Beberapa teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan
awal.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi

Edisi Sembilan. Yogyakarta: ANDI.