Dc-s-gc-02 Norma Fundamental v. 05

NORMA FUNDAMENTAL
SISTEMA DE GESTIN Y EVALUACIN
Versin: 05 Fecha: 22/11/2012 Pgina: 1 de 29 Cdigo: DC-S-GC-02
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP
NORMA FUNDAMENTAL
Elabor: Revis: Aprob:

Nombre: Equipo Base Nombre: Sandra Marcela Rojas Nombre: Mara Magdalena Forero
SGE Macias Moreno
Cargo: Equipo Base Cargo: Jefe Oficina Asesora de Cargo: Director Nacional (e)
SGE Planeacin
Firma: Firma: Firma:
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
La impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de

consultarlo debe compararlo con la versin oficial publicada en la Intranet
NORMA FUNDAMENTAL
CONTENIDO
1. OBJETIVO............................................................................................................... 1
2. ALCANCE ............................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES ....................................................................................................... 1
4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN ......................................... 4
5. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .................................................................. 4
5.2 REDACCIN DE DOCUMENTOS ................................................................... 5
5.3 IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS ............................................................ 5
5.4 DESCRIPCIN DE LOS PARMETROS O NUMERALES DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA
DOCUMENTACIN FSICA, MAGNTICA Y FORMATOS. ....................................... 6
5.5 COMO DAR VERSIN A LOS DOCUMENTOS: ................................................. 9
5.6 CUERPO DEL DOCUMENTO:.............................................................................. 9
5.8 REGISTRO.......................................................................................................... 11
6. DOCUMENTOS ESPECIALES ............................................................................ 12
6.1. ELABORACIN DEL MANUAL DE CALIDAD ................................................... 12
6.2. PLAN DE CALIDAD ........................................................................................... 12
7. METODOLOGA.................................................................................................... 14
8. MODELO DE OPERACION .................................................................................. 15

NORMA FUNDAMENTAL
9.1 CARACTERIZACIN DEL PROCESO ............................................................... 17
SE MANEJARN LAS DOS PLANTILLAS PARA EL MANEJO DE LA

DOCUMENTACIN, UNA EN EL APLICATIVO Y LA OTRA PARA LA
DOCUMENTACIN FSICA, DE LA SIGUIENTE MANERA: .................................... 17
10. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS ........................................................... 19
10.1 DIAGRAMAS DE FLUJO.................................................................................. 19
SE MANEJARN LAS DOS PLANTILLAS PARA EL MANEJO DE LA

DOCUMENTACIN, UNA EN EL APLICATIVO Y LA OTRA PARA LA
DOCUMENTACIN FSICA, DE LA SIGUIENTE MANERA: .................................... 20
11. INSTRUCCIONES PARA LA CREACIN, MODIFICACIN Y BAJA DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. ........................................................................ 22
12. DESCRIPCIN DE TRMITES ......................................................................... 25

13 CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................. 26

NORMA FUNDAMENTAL
SISTEMA GESTIN DE LA CALIDAD
1. OBJETIVO
Definir los trminos para la estructura de contenido de los documentos internos de la

ESAP y especificar las caractersticas que se deben tener en cuenta para la redaccin,
identificacin, numeracin y uso de los mismos.
2. ALCANCE
Este documento describe desde los aspectos de forma y redaccin de los documentos
hasta el contenido de los mismos. Las directrices dadas en este documento aplican
para todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Escuela
Superior de Administracin Pblica ESAP.
Las Resoluciones hacen parte del PR-A-GD-01 Proceso Gestin Documental y se

deben elaborar con base en los lineamientos definidos en:
Resolucin No. 1308 de 2007 Por la cual se determinan las exigencias formales para
la elaboracin de Resoluciones expedidas para el cumplimiento del objeto de la
Escuela Superior de Administracin Pblica.
Estos documentos son responsabilidad de la Secretara General, desde su

elaboracin, control hasta su reformulacin.
3. DEFINICIONES
- Documento: Es toda informacin y su medio de soporte. Ej: Guas,

Metodologas, Instructivos, Manuales, Polticas, Planes, Programas
y dems que se generen.
Notas:
- El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,

fotografa o muestra patrn o una combinacin de estos.
- Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y
registros, se denominan documentacin.
- Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con
todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las
especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los
registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperables)
- Los documentos pueden tener identificada la versin y/o la fecha.
NORMA FUNDAMENTAL
- Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la

Calidad de una organizacin. (NTCGP: 1000:2009 numeral 3.7.4., ISO 9001:
2008)
- Plan de calidad: Documento que especfica que procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a
un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. (NTCGP: 1000:2009
numeral 3.7.5., ISO 9001: 2008)
- Especificacin: Documento que establece requisitos. (NTCGP:1000:2009

numeral 3.7.3., ISO 9001: 2008)
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeadas. (NTCGP:1000:2009 numeral 3.7.6.,
ISO 9001: 2008)
- Poltica de calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin,

relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la direccin
(NTCGP:1000:2009 numeral 3.2.4., ISO 9001: 2008)
- Planificacin de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad enfocada al

establecimiento de los Objetivos de la Calidad y a la especificacin de los
procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los
objetivos de la calidad (NTCGP:1000:2009 - ISO 9001:2008 numeral 3.2.9.)
- Control de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada al

cumplimiento de los requisitos de la calidad (NTCGP 1000:2009 numeral
3.2.10., ISO 9001: 2008)
- Aseguramiento de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada a

proporcionar confianza en que se cumplan los requisitos de la calidad (NTCGP
1000:2009 numeral 3.2.11., ISO 9001: 2008)
- Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar

una organizacin con respecto a la calidad. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.2.3.,
ISO 9001: 2008)
- Usuario: Organizacin o persona que recibe un producto. (NTCGP 1000:2009

numeral 3.3.5., ISO 9001: 2008)
- Producto: Resultado de un proceso. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.4.2., ISO

9001: 2008)
NORMA FUNDAMENTAL
- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP
1000:2009 numeral 3.4.1., ISO 9001: 2008)
- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.4.5., ISO 9001: 2008)
- Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

responsabilidades, autoridades y relaciones. (NTCGP 1000:2009 numeral
3.3.1., ISO 9001: 2008)
- Estructura de la organizacin: Disposicin de responsabilidades, autoridades

y relaciones entre el personal. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.3.2., ISO 9001:
2008)
- Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto. (NTCGP

1000:2009 numeral 3.3.6., ISO 9001: 2008)
- Mejora de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada a aumentar la

capacidad de cumplir con los requisitos. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.2.12.,
ISO 9001: 2008)
- Plano: Dibujo geomtrico que representa: un edificio, un objeto, un monumento

u otro, hecho a una cierta altura sobre el nivel del piso correspondiente, que
contiene plantas o cortes debidamente dimensionados, con todos los
requerimientos, como: localizacin, ejes y cimientos, estructura, plantas,
fachadas, cortes y cubiertas, redes elctricas y de fontanera, y todos los
detalles necesarios. Su origen puede ser: externo cuando el cliente lo
suministra para cumplir sus necesidades e interno cuando se disea y elabora
en la ESAP.
- Manual de Proceso: Es el documento que contiene la descripcin de

actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems el
objetivo, el alcance del proceso, la descripcin de las actividades, los
procedimientos, los riesgos y controles, el listado de Registros y documentos
que sirven de soporte a los procesos.
NORMA FUNDAMENTAL
4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN
La estructura de la documentacin de los sistemas de gestin y evaluacin est

definida por la siguiente pirmide documental:
A. Mandatos Constitucionales, Leyes,

Decretos, Cdigos, Polticas, Lneas de
A accin, Acuerdos, Resoluciones y
Objetivos de Calidad
B B. Manual de Calidad
C. Manuales de Procesos: Agrupacin de

C procesos, Divisin de los subsistemas.
D. Procedimientos, Instructivos, Guas,

D Diagramas de flujo generales,
metodologas, planes, plan de calidad
E E. Registros, Resultados, Datos, Archivos

y otros.
5. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
El Sistemas de Gestin de Calidad en la Escuela Superior de Administracin Pblica

ESAP denominado Sistema de Gestin y Evaluacin, comprende 15 procesos,
organizados en los niveles de estratgico, misional, apoyo y evaluacin.
Las directrices para la administracin y el control de la documentacin y

procedimientos es responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin,; y la
evaluacin y seguimiento de la Oficina de Control Interno de la Entidad.
La documentacin del sistema de gestin y evaluacin se encuentra publicada en la

intranet.
La oficina Asesora de Planeacin, realiza acompaamiento a los procesos para

garantizar la actualizacin documental de acuerdo con los cambios normativos que se
NORMA FUNDAMENTAL
generen, y en mejora continua de la prestacin del servicio y de la satisfaccin de los

usuarios.
5.1.1 Identificacin de la Necesidad
Cualquier persona que haga parte de la ESAP, puede presentar una propuesta de
elaboracin o modificacin de un documento, a travs del Lder del Proceso para la
revisin por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin. Si la propuesta,
solicitud o modificacin del documento cumple con los requerimientos del Proceso y
los estndares de la norma fundamental, el Director Nacional aprobar el documento
para su aplicacin.
5.2 Redaccin de Documentos
La elaboracin de documentos en la ESAP, se fundamenta en el idioma espaol, los

verbos se utilizan en tiempo presente y en modo infinitivo o imperativo; no se usan en
tiempo futuro; generalmente el tamao del texto debe ir en arial 12 o de acuerdo a las
necesidades propias de cada actividad, buscando la racionalizacin en su uso para los
documentos impresos.
Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su
redaccin debe ser de fcil comprensin a todo nivel, la redaccin de todos los
documentos se hace siempre pensando en el usuario.
5.3 Identificacin de Documentos
La identificacin alfanumrica que se le da a cada documento generado por el Sistema

de Gestin de la Calidad de la ESAP se compone de:
Dos primeros caracteres que identifica el tipo de documento, as:

- MC: Manual de Calidad
- PC: Plan de calidad
- MP: Manual de Proceso
- PR: Proceso
- PT: Procedimiento
- RE: Registro
- DC: Documento
Un carcter ms que identifican el Proceso al que pertenece el documento:

NORMA FUNDAMENTAL
Tipo de Proceso Sigla

Estratgico S
Misionales M
Apoyo A
Evaluacin E
Dos caracteres ms que identifican el proceso al que pertenece el documento:

- Planeacin Estratgica PE
- Gestin de Calidad GC
- Docencia DC
- Capacitacin CP
- Asesora y Asistencia Tcnica AT
- Investigacin IN
- Gestin Talento Humano TH
- Gestin Administrativa GA
- Gestin Financiera GF
- Gestin Jurdica y Asuntos Legales GJ
- Gestin de la Contratacin CT
- Gestin Tecnolgica GT
- Gestin Documental GD
- Gestin de la Comunicacin GI
- Evaluacin GE
Y dos caracteres ms que identifican el consecutivo del documento (01, 02, 03,) en
cada rea a la que pertenece el documento.
Ejemplo: Procedimiento Control de Registros del Proceso de Gestin de Calidad.
Cdigo: PT-S-GC-02
5.4 Descripcin de los Parmetros o Numerales de los Documentos del

Sistema de Gestin de Calidad para la documentacin fsica, magntica
y formatos.
Documentacin Fsica y Formatos
- Encabezado: est presente en la parte superior de la hojas del documento y est

constituido por:
NORMA FUNDAMENTAL
Logotipo de la Escuela: debe estar ubicado en la esquina superior izquierda

del documento.
Titulo del documento: Nombre de identificacin del documento
Versin: Nmero de edicin del documento;
Fecha de aprobacin: En formato da mes ao;
No de Pg.: Nmeros de pginas que componen el documento
Identificacin (cdigo) del documento: Nmero de identificacin del
documento
NOMBRE DEL DOCUMENTO

(Proceso, Procedimiento, Instructivo, Registro, etc.)
Versin: Fecha: dd/mm/aaaa Pgina: de Cdigo:
En algunos procesos, las actividades se desarrollan de manera conjunta con otras

entidades, para estos casos, la documentacin llevara los logos en el margen superior
derecho del encabezado como lo muestra la figura:
NOMBRE DEL DOCUMENTO

(Proceso, Procedimiento, Instructivo, Registro, LOGOTIPOS DE
etc.) ENTIDADES
COOPERANTES
Versin: Fecha: dd/mm/aaaa Pgina: de Cdigo:
- Pie de Pgina: Este solo est presente en la primera hoja del documento y esta
constituido por:
Elabor: Nombre, firma, cargo de quien elabora el documento (lder del Proceso).
Revis: Nombre, firma, cargo de quien verifica que el documento sea pertinente y
aporte al sistema de gestin de calidad.
Aprob: Nombre, firma, cargo del que autoriza la implementacin del documento.
Elabor: Revis: Aprob:

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
NORMA FUNDAMENTAL
Documentacin Magntica (Aplicativo)
- Encabezado: est presente en la parte superior de la hojas del documento y esta

constituido por:
Logotipo de la Escuela: debe estar ubicado en la esquina superior izquierda

del documento.
Logotipo del Sistema de Gestin de Calidad en la parte superior derecha del
documento.
Titulo del documento: Nombre de identificacin del documento
Versin: Nmero de edicin del documento;
Fecha de aprobacin: En formato da mes ao;
Identificacin (cdigo) del documento: Nmero de identificacin del
documento
- Pie de Pgina: Este solo est presente en la primera hoja del documento y esta
constituido por:
Elabor: Nombre y cargo de quien elabora el documento (lder del Proceso) y la fecha
de aprobacin de elaboracin del documento.
Revis: Nombre y cargo de quien verifica que el documento sea pertinente y aporte al
sistema de gestin de calidad y la fecha de revisin del documento.
Aprob: Nombre y cargo de quien aprueba la implementacin del documento y la
fecha en que lo aprueba
En caso de necesitarse una copia firmada, el aplicativo dejar un espacio para que al
momento de imprimirlo se pueda colocar la firma en la casilla respectiva,
Para el caso de los registros el pie de pgina se manejara de la siguiente manera:

NORMA FUNDAMENTAL
Algunos documentos no deben llevar el encabezado ni pie de pgina referenciado

anteriormente, existen algunas excepciones dependiendo del uso que se le de, por
ejemplo: oficios internos, externos, informes de gestin externos, minutas
contractuales o documentos para uso exclusivo de la persona.
Los documentos del SGC de la ESAP sern elaborados por el Lder del Proceso,
revisados por el Coordinador del Equipo Base para la Implementacin de los Sistemas
de Gestin y Evaluacin y aprobados por el Director Nacional.
5.5 Como dar Versin a los Documentos:
La versin de los documentos se escribir en nmeros.
Una vez aprobado el documento comenzar en la versin 01 e ir incrementndose de

uno en uno, a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son reportados mediante
el Registro Solicitud Documental al Sistema de Gestin de Calidad RE-S-GC-06 por
el responsable del proceso al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin
5.6 Cuerpo del Documento:
La forma de redaccin de los documentos es libre, ello quiere decir que el usuario lo
puede presentar en prosa, diagrama de flujo, matriz o flujo multicolumna, la
combinacin de cualquiera de ellas u otras que considere apropiadas como grficos,
smbolos, etc., siempre y cuando se ajuste a la plantilla de los diferentes documentos
establecida en el aplicativo, teniendo en cuenta utilizar en la redaccin de documentos
tiempo presente en modo indicativo. Ejemplo: dirige, conduce, desarrolla, pide.
Emplear un lenguaje sencillo y claro, ajustado a la realidad y con el consenso de los

involucrados, utilizando siempre el mismo trmino para definir el mismo concepto,
incluyendo las explicaciones y definiciones estrictamente necesarias.
Una vez los formatos y documentos hayan surtido el procedimiento Control de

Documentos PT-S-GC-01 se publican en la Intranet, medio establecido para uso de los
servidores pblicos de la entidad, asegurando al poseedor, que el documento con el
que cuenta es la versin Oficial. Los documentos publicados en PDF se denominan
copias controladas, al igual que los documentos publicados en el aplicativo
ISOLUCION. Los formatos, para su uso y aplicacin, son publicados en Word o Excel,
segn el caso, sin el pi de pgina de aprobacin, denominados copias no controladas
los cuales se deben conservar en toda su estructura, si se requiere efectuarles
cambios, estos deben surtir el procedimiento antes mencionado. La impresin de un
documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de consultarlo
debe compararlo con la versin oficial publicada en la Intranet o en ISOLUCION.
NORMA FUNDAMENTAL
Cada lder de proceso es responsable del listado maestro de documentos y del listado
maestro de registros, de la misma manera el aplicativo ISOLUCION controla
automticamente la creacin, eliminacin y actualizacin de los documentos en el
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, pues todos los documentos y formatos
quedan registrados en dicho listado. As mismo, debe garantizar la toma de
conciencia acerca de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad a travs de
la difusin de cada documento y/o registro entre sus funcionarios.
5.7 Elaboracin Manuales de Procesos
Se debe seguir la siguiente estructuracin para elaborar el Manual del Proceso:
- Objetivo: Numeral en donde se explica el propsito que tiene el Proceso.
- Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicacin del Proceso, describe la

cobertura de las disposiciones en trminos de procesos, cargos, reas. Se
recomienda utilizar expresiones como: Este Proceso es de aplicacin en las reas
de o las actividades de este Proceso se utilizara durante.
- Definiciones: Explica los trminos usados en el texto que se consideran necesarios

para un mejor entendimiento del documento por parte de quienes lo utilicen.
- Condiciones Generales: Contienen la informacin correspondiente a las Polticas

de Operacin y la informacin que apoye la aplicacin del Proceso, como:
- Directrices que mencionen las condiciones generales aplicables a todo el

proceso de elaboracin (fases / etapas / operaciones / actividades), las
condiciones que se han de aplicar en alguna parte especfica en el proceso de
elaboracin (fase / etapa / operacin / actividad) y las polticas o procedimientos
de cada rea o seccin que estn de alguna forma relacionadas con la
aplicacin del Proceso.
- Desarrollo: Campo en el cual se va a describir los pasos o actividades a seguir

para ejecutar un proceso o tarea. Compuesto de descripcin de actividades,
diagrama de flujo y responsabilidad o en el esquema de documentacin que el
usuario considere apropiado.
- Documentos de Referencia: Comprende la lista de los registros (formatos) del

proceso para la toma de datos de las actividades a realizar dentro del
procedimiento y la lista de los documentos internos o externos que sirven de
NORMA FUNDAMENTAL
soporte o consulta para la correcta interpretacin o aplicacin del documento o

realizacin de una actividad.
- Control de Cambios:
- Notas de cambio: Identifica todos los cambios realizados al documento, registrando

la naturaleza del cambio.
- Versin : Indica el nmero de la versin que ser modificada

- Fecha : Indica la fecha de modificacin del documento
- Descripcin del Cambio: Enuncia el cambio realizado al documento
Ejemplo:
Documentos Magnticos
Documentos Fsicos
Versin Fecha Descripcin del cambio

Numeral 6.1.2 a. Descripcin del
Proceso, Proceso cambi por
01 Sept. 30/2008
Ttulo, el cual indica adems del
proceso, el procedimiento.
- Anexos: Lista todos los documentos que se adjuntan al documento y que consiste
en Registros, tablas, datos, fichas, esquemas, flujogramas, grficos, planos, etc.
5.8 Registro
Los tamaos de los registros son acordes con las necesidades propias de cada
actividad, buscando la racionalizacin en su uso para los registros impresos. El
contenido mnimo de los registros es el siguiente:
- Encabezado: Similar al encabezado de este documento donde se incluye el

ttulo del registro, la versin, la fecha de aprobacin, la pgina nmero del total
de pginas y el cdigo del formato; en el extremo izquierdo el logotipo de la
ESAP de conformidad con el numeral 5.4.
NORMA FUNDAMENTAL
Dependiendo la naturaleza del registro la versin, la fecha de aprobacin, la

pgina nmero del total de pginas y el cdigo del formato
- Datos claves: Informacin o datos ms relevantes propios del registro para la

actividad especfica. El cuerpo de los registros est constituido por campos
libres de acuerdo a lo que se necesite registrar.
- Cuerpo del registro: Parte voluminosa del registro que contiene la informacin
especfica segn las necesidades de los usuarios y del proceso o actividad en
la que interviene el Registro, la cual puede incluir la firma o firmas de
responsables de aprobar o autorizar la informacin consignada en l.
Es responsabilidad de la persona que realiza un documento definir los registros

necesarios con sus respectivos campos para verificar la realizacin de una actividad.
6. DOCUMENTOS ESPECIALES
6.1. ELABORACIN DEL MANUAL DE CALIDAD
El Manual de Calidad es un compendio de captulos que contiene la aplicacin de los

requisitos de la NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 para el sistema de calidad de la
ESAP; su contenido es el siguiente:
- Portada
- Tabla de contenido
- Introduccin
- Objeto, alcance y exclusiones
- Direccionamiento estratgico
- Sistema de Gestin de la Calidad
- Responsabilidad de la Direccin
- Gestin de los recursos
- Realizacin del producto
- Medicin, anlisis y mejora
- Descripcin de Procesos
6.2. PLAN DE CALIDAD
El plan de calidad segn el numeral 7.1 del manual de calidad es el documento que
direcciona la planeacin, ejecucin, verificacin y actuacin de los proyectos que
involucran lineamientos de varios procesos, los cuales no pueden ser controlados por
NORMA FUNDAMENTAL
los procedimientos de un nico proceso, o son proyectos que necesitan un

direccionamiento especial.
Estn compuestos por
Portada: incluye el nombre del proyecto y el control de cambios del documento
Cuerpo del documento
1
INTRODUCCIN
2
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
3.
ALCANCE
4.1
REQUISITOS GENERALES
4.2
DOCUMENTACIN
5
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIN
6.1 RECURSOS
6.2
TALENTO HUMANO
COMPETENCIAS
RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7.1
PLANEACIN DE LA
PRESTACIN DEL SERVICIO
7.2.1
DETERMINACIN DE LOS
REQUISITOS RELACIONADOS
CON EL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
7.2.2
REVISIN DE LOS REQUISITOS
RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO Y/O SERVICIO
7.2.3 Comunicacin con el
cliente
7.3 Diseo y desarrollo
7.5.1
CONTROL DE LA
PRODUCCIN Y PRESTACIN
DEL SERVICIO
7.5.2
VALIDACIN DE LOS
PROCESOS DE LA
PRODUCCIN Y DE LA
PRESTACIN DEL SERVICIO
NORMA FUNDAMENTAL
7.5.3 IDENTIFICACIN Y
TRAZABILIDAD
7.5.4 PROPIEDAD DEL
CLIENTE
7.5.5
PRESERVACIN DEL
PRODUCTO Y/O SERVICIO
8,1
GENERALIDADES
8.2.1
SATISFACCIN DEL
CLIENTE
8.2.2
AUDITORIA INTERNA
8.2.3
SEGUIMIENTO AL
PROCESO
8.2.4
SEGUIMIENTO AL
PRODUCTO
8,3
CONTROL DEL
PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
8,4
ANLISIS DE DATOS
8,5
MEJORA
En el sistema de gestin y evaluacin se publican los planes de calidad y se controlan

mediante los listados maestros de documentos
7. METODOLOGA
Los pasos que se deben surtir para la documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad y MECI en la ESAP son los siguientes:
1. Identificacin de las necesidades de documentacin
2. Anlisis del estado actual de la documentacin en la ESAP,

(estado de actualizacin, entrenamiento o conocimiento de
quienes operan el proceso o la actividad, personal disponible
para operar el proceso en caso de retiro del actual responsable)
3. Diseo del sistema documental (tipo de documento, nivel de

detalle)
4. Elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos

NORMA FUNDAMENTAL
5. Implantacin del documento en el Sistema (Difusin y

entrenamiento)
6. Mantenimiento y mejora del sistema
8. MODELO DE OPERACION
El diseo del modelo de operacin se inicia con la identificacin de los procesos que
constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe
realizar, a fin de cumplir con su funcin constitucional y legal, la misin fijada y la
visin proyectada.
El modelo de operacin permite administrar a la ESAP como un todo, definir las

actividades que agregan valor y orientan los resultados al cumplimiento de los
objetivos misionales de la entidad y la satisfaccin de los usuarios y/o grupos de
inters, as mismo permite la administracin eficiente de los recursos.
Requerimientos
- Mandato constitucional y legal de la entidad.

- Normas que regulan la entidad
- Norma o normas que regulan las competencias y recursos asignados a la entidad si
aplica
- Conjunto de planes y programas.
- Documentacin inherente a los procesos, procedimientos y actividades (si existe).
Toda organizacin para cumplir su objeto social debe entregar productos o servicios a
la ciudadana, y para hacerlo necesita desarrollar al interior de la misma una serie de
procesos que agreguen valor a unas entradas o insumos. Los procesos se identifican
con base en la norma que constituye la entidad y en las normas que le definen sus
funciones y competencias.
9. DESCRIPCION DE PROCESOS
Los procesos, se componen de actividades las cuales se documentan en

procedimientos. Dentro de las actividades existen tareas, algunas requieren
especificarse en guas o instructivos.
NORMA FUNDAMENTAL
- Generalmente incluyen fases o etapas que se realizan en forma transversal al

interior de la organizacin. Esto implica que en la ejecucin del proceso participan
diferentes reas.
- Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo propuesto para
que tenga una razn de ser.
- Existe una unidad administrativa responsable ante la entidad por el desarrollo

unificado de cada proceso.
- Tienen cabeza o iniciacin que pueden ser la terminacin o cola de otros.
- Una vez se han identificado los procesos, se contina con su clasificacin, la cual
tiene como propsito determinar cules son los que efectivamente han de realizarse
para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. En este aspecto es importante
seleccionar los procesos clave, considerados crticos para la buena marcha de la
organizacin.
- Los procesos clave son aquellos a los que debe prestarse atencin prioritaria, pues
sus mejoras tendrn mayor efecto en la organizacin.
Clasificacin de los Procesos:
- Procesos Estratgicos: Se definen a partir del mandato constitucional que

establece la obligacin de aplicar Planes de Desarrollo en las entidades pblicas de
todo nivel, que derivan en planes estratgicos de acuerdo con la naturaleza jurdica
de la entidad, procesos de Control y los dems que se definan de acuerdo con sus
funciones y objetivos.
- Procesos Misionales: Corresponden al conjunto de actividades que debe realizar

una entidad para cumplir con las funciones que le fija la Constitucin y/o la Ley, de
acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica. Cada proceso definido debe conducir a
resultados o productos especficos que permitan ser analizados en conjunto.
Cada Proceso Misional, debe responder a un objetivo especfico derivado de las

funciones definidas a la entidad de origen constitucional y/o legal que conduzca a
satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la comunidad y/o grupos de
inters.
- Procesos de Apoyo: Son los procesos transversales que contribuyen al logro de

los procesos misionales y dan soporte al quehacer institucional.
NORMA FUNDAMENTAL
- Los Procesos de Evaluacin: Son los que disponen mecanismos de verificacin y

evaluacin del Sistema de Control Interno, brindan apoyo a la toma de decisiones
en procura de los objetivos Institucionales, garantizan la correcta evaluacin y
seguimiento de la gestin de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y
responsabilidad permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento.
Propician el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad
para responder efectivamente a los diferentes grupos de inters.
De acuerdo a la clasificacin anterior es importante definir el objetivo para cada

Proceso Estratgico, Misional, de Apoyo y Evaluacin. Para ello, tener en cuenta que
para una buena descripcin debe tener presente las siguientes caractersticas: la
accin esperada (factor), la medida de cumplimiento (umbral) y el tiempo estimado
para lograrlo (plazo). As:
- Determinar el producto final esperado con la ejecucin de cada Proceso. Incluir

todas aquellas especificaciones o caractersticas que ayuden a responder la
pregunta Qu se quiere lograr?
- Definir el aporte que realiza el producto del Proceso (identificado en el paso

anterior), al cumplimiento del mandato constitucional o normas que regulan la
entidad y al conjunto de planes y programas. En caso de ser un Proceso de apoyo,
se determina la contribucin que hace a los Procesos bsicos. Responder la
pregunta Para qu se hace?
- Establecer la medida de cumplimiento esperada, umbral, definiendo tanto su

cantidad como la unidad en que se desea.
- Determinar el perodo o lapso en el cual se espera lograr los resultados indicados.

Es el plazo estimado para lograrlo. Es bueno tener presente que en los Procesos el
plazo tiende a ser muy largo, puesto que estos permanecen en el tiempo. Situacin
contraria ocurre en los procesos, donde debe estar claramente definido.
9.1 Caracterizacin del proceso
Se manejarn las dos plantillas para el manejo de la documentacin, una en el

aplicativo y la otra para la documentacin fsica, de la siguiente manera:
Formato aprobado para la caracterizacin por el comit de Control Interno es:

NORMA FUNDAMENTAL
Formato para la caracterizacin incluido en el aplicativo ISOLUCION es:

NORMA FUNDAMENTAL
10. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos definen la forma como deben realizarse las fases o etapas de los
procesos. Identificados los procesos, el ejercicio siguiente es determinar qu
procedimientos permiten que aqul se cumpla.
Aspectos que identifican los procedimientos:
- Son el desarrollo de una fase o etapa de un proceso.

- No pueden iniciarse sin previos requisitos.
- Generan productos intermedios que se constituyen en requisitos o insumos de otros
procedimientos.
Proceso
Fase o Etapa
Procedimiento
Actividad
10.1 Diagramas de Flujo
DEFINICIN DE SMBOLOS
SMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIN
Se emplea para indicar el inicio y final del

procedimiento. En su interior se escribe la palabra
INICIO/FIN INICIO o FIN.
Se utiliza para conectar las diferentes grficas y con

CONECTOR DE LNEA ello orientar el recorrido de la informacin.
Representa la actividad que se lleva a cabo, sea esta
para ejecucin o transformacin de informacin y
ACTIVIDAD recursos que dan valor al procedimiento del cual
depende. En el espacio interior se describe la actividad
que se ejecuta, utilizando un verbo que infinitivo
obligue la accin.
NORMA FUNDAMENTAL
DEFINICIN DE SMBOLOS
SMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIN
Representa la preparacin de un documento que se
MULTIDOCUMENTO elabora en original y varias copias (por cada copia se
utiliza un icono numerado).
Representa la toma de una decisin, cuando puede
haber una variacin en el flujo normal de las
DECISIN
actividades del procedimiento. En su interior se
formula una pregunta que genera las diferentes rutas o
alternativas del procedimiento.
REGISTRO / Representa la generacin de un documento o registro
DOCUMENTO vital para la continuidad del procedimiento
PROCESO Representa el vinculo que existe con un proceso o

PREDEFINIDO procedimiento predefinido externo
Representa el vnculo que existe con un proceso o

PROCESO procedimiento predefinido interno
ALTERNATIVO
ALMACENAMIENTO Identifica el archivo temporal de un documento
ALMACENAMIENTO Identifica el archivo definitivo de un documento
Representa el Vnculo entre actividades que se

CONECTOR INTERNO encuentra en diferentes lugares del procedimiento, en
su interior se debe escribir el nmero que identifica la
actividad con la cual se relaciona.
Representa Vinculo entre actividades que se

CONECTOR FUERA DE encuentran separadas por final de pagina, en su
PAGINA interior se debe escribir el numero que identifica la
relacin con la actividad en la siguiente pagina.
10.2 Documentar Procedimiento
Se manejarn las dos plantillas para el manejo de la documentacin, una en el

aplicativo y la otra para la documentacin fsica, de la siguiente manera:
Formato aprobado por el comit de Control Interno es:

NORMA FUNDAMENTAL
Formato para la caracterizacin incluido en el aplicativo ISOLUCION es:

NORMA FUNDAMENTAL
11. INSTRUCCIONES PARA LA CREACIN, MODIFICACIN Y BAJA DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
El mantenimiento, actualizacin y control de los manuales de procesos y

procedimientos Institucionales debe solicitarse a la Oficina Asesora de Planeacin por
medio del Registro RE-S-GC-06 Solicitud Documental al Sistema de Gestin de
Calidad. El mantenimiento y control de los manuales de procesos y procedimientos
institucionales lo realiza la Oficina Asesora de Planeacin, la actualizacin,
modificacin, creacin o eliminacin de los documentos la debe realizar el lder de
cada proceso de acuerdo a las necesidades y oportunidades de mejora y se realizar
a travs del aplicativo ISOLUCION, entrando al mdulo de DOCUMENTACION y
realizando dichas solicitudes por la opcin de Manejo de Documentos.
El control de cambios en el aplicativo ser automticamente registrado.
Instrucciones de diligenciamiento: El formato RE-S-GC-06 Solicitud Documental al

Sistema de Gestin de Calidad comprende:
Fecha de Solicitud: Fecha de solicitud documental, debe ser coherente con la fecha de
los documentos que se van a aprobar.
Tipo de Documento: Se establece de acuerdo al tipo de documento, si el documento lo

genera la entidad se considera interno, si el documento lo genera otra entidad
diferente a la ESAP, se considera como externo.
Tipo de Solicitud: Corresponde a creacin, modificacin, eliminacin y adquisicin del

documento.
Informacin del Documento / Registro:
Nombre: Nombre del documento a crear, modificar, eliminar o adquirir

Cdigo: Cdigo del documento a crear, modificar, eliminar o adquirir
Versin: Corresponde a la versin del documento a crear, modificar, eliminar o
adquirir, si no existe versin anterior del documentos se diligencia N/A
Justificacin / Modificaciones: Anlisis de causas de modificacin de los
documentos
Elabor: Nombre, firma, cargo de quien elabora el documento (lder del
Proceso).
Revis: Nombre, firma, cargo del Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin
quien verifica que el documento sea pertinente y aporte al sistema de gestin de
calidad. (Corresponde a la Oficina Asesora de Planeacin tramitar la firma).
NORMA FUNDAMENTAL
Aprob: Nombre, firma, cargo del Director Nacional quien se encarga de

autorizar la implementacin del documento (Corresponde a la Oficina Asesora
de Planeacin tramitar la firma).
Distribucin: Corresponde a la entrega de copias controladas de un documento

Original.
Medio: Fsico / Electrnico: marcar con (X) el medio de distribucin del
Documento.
Cargo: Cargo de la persona a quien se le entrega la copia del documento.
Firma: Firma de la persona a quien se le entrega la copia del documento.
Fecha: Describir el da, mes y ao de la entrega de la copia del documento
Recoleccin de Obsoletos: marcar con (x) si la copia del documento tiene
versiones anteriores y recoger los documentos obsoletos con el fin de evitar el
uso no intencionado de los mismos.
Observaciones: Se debe describir de manera general las actualizaciones
realizadas frente al SGC. Dichas observaciones puedes ser descritas por el
Lder del proceso y/o por la persona responsable del equipo Base para la
implementacin de los SGE para tramitar la Solicitud Documental.
Todos los procedimientos de la ESAP se deben actualizar cuando las circunstancias

propias de una actividad as lo requieran, haya cambio normativo o las necesidades de
las dependencias lo recomienden.
Los funcionarios o usuarios que noten el incumplimiento al Manual de Calidad,

debern reportar tal situacin a la Oficina Asesora de Planeacin y/o Oficina de
Control Interno, con miras a determinar una posible actualizacin o una decisin
unilateral de algn funcionario.
El archivo y conservacin de los documentos originales de los Procesos y

Procedimientos Institucionales que hacen parte del Manual de la Calidad son
responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin, as como el mantenimiento de la
documentacin magntica almacenada en el aplicativo ISOLUCION.
Las versiones de documentos obsoletos (fsicos/sistema) del Sistema de Gestin de

Calidad se eliminan con el fin de asegurar el uso no intencionado de los mismos, y es
responsabilidad de cada lder de procesos el uso de los mismos. Los documentos
obsoletos son almacenados y controlados automticamente por el aplicativo
ISOLUCION, se guarda automticamente la versin obsoleta dejando visible y en uso
nicamente la versin actualizada.
Los documentos originales del Manual de Calidad son aquellos que llevan en el pie de
pgina la firma de los responsables y se conservan en la Oficina Asesora de
Planeacin, los documentos magnticos publicados en la Intranet en PDF llevan en el
NORMA FUNDAMENTAL
pie de pgina Copia Original Firmada. Se consideran como originales y de fuente de

consulta los documentos magnticos almacenados en el aplicativo ISOLUCION.
Cada vez que un servidor de la entidad o un organismo de control requieran copia de

un procedimiento, documento o formato con la firma de elaboracin, revisin y
aprobacin debe solicitarla a la Oficina Asesora de Planeacin.
Cada jefe de dependencia de la ESAP es responsable por la proposicin, solicitud,

elaboracin y aprobacin de los procedimientos que se necesiten para su
dependencia. As mismo de la difusin entre sus funcionarios, de cada procedimiento y
adems del cumplimiento del procedimiento por parte de todos y cada uno de los que
en l intervengan.
Cada funcionario de la ESAP es responsable por el cumplimiento de lo establecido en

los procedimientos y por su actualizacin, optimizacin o mejora.
El jefe de la Oficina Asesora de Planeacin es responsable de revisar todos los

procedimientos, proponer modificaciones a los borradores y conciliar con los jefes de
las dependencias las posibles divergencias que surjan entre lo propuesto y las
observaciones resultantes de la revisin.
Cada vez que se realiza una modificacin a la documentacin del Sistema la Oficina
Asesora de Planeacin pblica dichos cambios en la Intranet y se enva correo
electrnico a todos los funcionarios para informar de dichos cambios, de la misma
manera los funcionarios deben utilizar los documentos y registros que se encuentran
publicados en el aplicativo ISOLUCION.
El control y seguimiento a las actualizaciones que se realizan al sistema se registran

en la matriz de control de registros y documentos del sistema de gestin y evaluacin
RE-S-GC-14 a cargo de la oficina asesora de planeacin.
Todo documento del sistema de gestin de la calidad se conserva teniendo en cuenta

la tabla de retencin documental y siguiendo lo descrito en el proceso de gestin
documental (PR-A-GD-01).
Las actualizaciones que se realicen a travs de las solicitudes documentales debern

ser incluidas en la tabla de Retencin documental. La actualizacin de las tablas de
retencin documental se realizara por secretaria general
De acuerdo las directrices del Gobierno Nacional, se incluirn logos de manera

adicional en el encabezado de las comunicaciones oficiales generadas.
NORMA FUNDAMENTAL
12. DESCRIPCIN DE TRMITES1
La ESAP, dentro de su quehacer institucional, debe brindar servicios a la comunidad o

a la sociedad para cumplir su objeto social. En la forma en que acceden los usuarios a
estos bienes o servicios estatales se identifican los diferentes trmites que adelantan
una entidad o la Administracin Pblica en general mediante el desarrollo de procesos
y procedimientos que debe cumplir internamente.
Algunas caractersticas de los trmites son:
A solicitud de un agente externo a la organizacin.

Demandados, solicitados o adelantados por un usuario (entidad gubernamental,
gremio, empresa o ciudadano).
Realizarlos implica un nmero de pasos o acciones.
Se obtiene un determinado producto, servicio, reconocimiento, derecho o se
cumple una obligacin.
Responden a la razn de ser y objetivos de la organizacin.
Estn soportados en la norma.
A continuacin se presentan algunos criterios que permiten clasificar los trmites de la

Escuela:
Cobertura: hace referencia a la poblacin objetivo a la cual est dirigido el trmite;

sta puede ser la poblacin total o un grupo especfico.
Tiempo: los trmites pueden clasificarse segn el tiempo que media entre la solicitud
y la entrega del bien o servicio. Este tiempo puede darse en minutos, horas, das,
meses o aos, segn corresponda.
Pago o tarifa: implica el pago de un valor monetario por el usuario para la realizacin
del trmite y sin el cual no es posible adelantarlo.
Diligenciamiento de formularios: caso en el que se deba diligenciar una forma o un

Registro predeterminado por la entidad, para registrar informacin relacionada con el
usuario, el bien o el servicio solicitado.
Frecuencia: entendida como el nmero de veces en que se da el trmite en un

perodo determinado (puede ser mensual, semestral o anual).
1
DAFP. Gua de Trmites y Procedimientos. 2005
NORMA FUNDAMENTAL
Riesgos de corrupcin: la probabilidad del servidor pblico o ciudadano de incurrir

en actos de soborno, dolo o cualquier otro, para la obtencin del bien o servicio que
implique el trmite.
13 CONTROL DE CAMBIOS
Versin Fecha Descripcin del cambio

V.03 16/08/2010 Ajuste por actualizacin norma NTCGP1000 e ISO
9001
V.04 12/03/20 Cambios en el numeral 5, con respecto a
disposiciones de la oficina asesora de planeacin para
la actualizacin documentos.
Numeral 9 descripciones de procesos: actividades y
tareas.
V, 05 22/11/2012 Ajuste a las actividades por implementacin del
aplicativo ISOLUCION.
Numeral 6 Documentos especiales

6.2 plan de calidad

Dc-s-gc-02 Norma Fundamental v. 05

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Dc-s-gc-02 Norma Fundamental v. 05

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

NORMA FUNDAMENTAL

SISTEMA DE GESTIN Y EVALUACIN

Versin: 05 Fecha: 22/11/2012 Pgina: 1 de 29 Cdigo: DC-S-GC-02

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

Elabor: Revis: Aprob:

La impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de

Versin: 05 Fecha: 22/11/2012 Pgina: 2 de 29 Cdigo: DC-S-GC-02

4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN ......................................... 4

5. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .................................................................. 4

5.2 REDACCIN DE DOCUMENTOS ................................................................... 5

5.3 IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS ............................................................ 5

5.4 DESCRIPCIN DE LOS PARMETROS O NUMERALES DE LOS

5.5 COMO DAR VERSIN A LOS DOCUMENTOS: ................................................. 9

5.6 CUERPO DEL DOCUMENTO:.............................................................................. 9

6. DOCUMENTOS ESPECIALES ............................................................................ 12

6.1. ELABORACIN DEL MANUAL DE CALIDAD ................................................... 12

6.2. PLAN DE CALIDAD ........................................................................................... 12

8. MODELO DE OPERACION .................................................................................. 15

La impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de

Versin: 05 Fecha: 22/11/2012 Pgina: 3 de 29 Cdigo: DC-S-GC-02

9.1 CARACTERIZACIN DEL PROCESO ............................................................... 17

SE MANEJARN LAS DOS PLANTILLAS PARA EL MANEJO DE LA

10. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS ........................................................... 19

10.1 DIAGRAMAS DE FLUJO.................................................................................. 19

SE MANEJARN LAS DOS PLANTILLAS PARA EL MANEJO DE LA

11. INSTRUCCIONES PARA LA CREACIN, MODIFICACIN Y BAJA DE

12. DESCRIPCIN DE TRMITES ......................................................................... 25

La impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de

Versin: 04 Fecha: 12/03/2012 Pgina: 1 de 21 Cdigo: DC-S-GC-02

Definir los trminos para la estructura de contenido de los documentos internos de la

Las Resoluciones hacen parte del PR-A-GD-01 Proceso Gestin Documental y se

Estos documentos son responsabilidad de la Secretara General, desde su

- Documento: Es toda informacin y su medio de soporte. Ej: Guas,

- El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,

Versin: 04 Fecha: 12/03/2012 Pgina: 2 de 21 Cdigo: DC-S-GC-02

- Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la

- Plan de calidad: Documento que especfica que procedimientos y recursos

- Especificacin: Documento que establece requisitos. (NTCGP:1000:2009

- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

- Poltica de calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin,

- Planificacin de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad enfocada al

- Control de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada al

- Aseguramiento de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada a

- Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar

- Usuario: Organizacin o persona que recibe un producto. (NTCGP 1000:2009

- Producto: Resultado de un proceso. (NTCGP 1000:2009 numeral 3.4.2., ISO

Versin: 04 Fecha: 12/03/2012 Pgina: 3 de 21 Cdigo: DC-S-GC-02

- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

- Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

- Estructura de la organizacin: Disposicin de responsabilidades, autoridades

- Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto. (NTCGP

- Mejora de la calidad: Parte de la Gestin de la Calidad orientada a aumentar la

- Plano: Dibujo geomtrico que representa: un edificio, un objeto, un monumento

- Manual de Proceso: Es el documento que contiene la descripcin de

Versin: 04 Fecha: 12/03/2012 Pgina: 4 de 21 Cdigo: DC-S-GC-02

4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN

La estructura de la documentacin de los sistemas de gestin y evaluacin est

A. Mandatos Constitucionales, Leyes,

C. Manuales de Procesos: Agrupacin de

D. Procedimientos, Instructivos, Guas,

E E. Registros, Resultados, Datos, Archivos

5. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD