Pre-entrega Anteproyecto

Ivn Lillo Prez

Seminario de Ttulo

Instituto IACC

07-11-2017
De acuerdo a los contenidos y a lo avanzado por usted, presente la mayor
cantidad de antecedentes para cada una de las siguientes etapas de su
anteproyecto:
Presentacin de la investigacin
Fundamentacin del tema
Marco terico
Problema y pregunta de la investigacin
Enunciacin de la hiptesis
Definicin de objetivos de investigacin
Metodologa

PRESENTACION DE LA INVESTIGACION

Los factores que puedan determinar el crecimiento de una organizacin son ms

relevantes al momento en que producen crecimiento en un corto, mediano plazo o
cuando la necesidad de la organizacin es la segmentacin geogrfica y no estn
claramente establecidos los protocolos de funcionamiento de cada rea o nivel de la
organizacin. Lo anterior puede dar origen a conflictos que puedan intervenir en los
flujos o la imagen corporativa entre algunos de los factores a estudiar. El caso ejemplo
que se analizara es la Empresa Vecktrom Seguridad.
Vecktrom presenta una segmentacin geogrfica teniendo actualmente cuatro
unidades de negocio en diferentes regiones (el negocio de seguridad en este caso se
concentra en el nicho minero y portuario al norte de Chile), sin embargo existe una
descoordinacin entre las diferentes zonas en aspectos administrativos, operativos y
en la estructura organizacional (misma que tiene ciertas incongruencias entre zonas,
casa matriz e independientemente entre los diferentes niveles). Adems existen
algunos antecedentes que particularmente aluden al departamento de Adquisiciones:

-La toma de decisiones totalmente independientes de una unidad de negocio respecto

a su casa matriz que involucra estados de pago, flujos, transferencias para reposicin
por compras injustificadas entre algunos ejemplos.
-Las reas operativas de las unidades de negocio impide un trabajo eficaz y menos
eficiente al rea administrativa a nivel sucursal como de la casa matriz.
-La retroalimentacin deficiente entre las mismas unidades que influyen desde
compras, postulaciones a licitaciones, falta o ausencia de stock en bodegas,
solicitudes a destiempo e incluso riesgo de multas (sea por mandante o entidades
fiscalizadoras) por tener personal en instalaciones sin la implementacin necesaria o el
estado ptimo de su equipamiento.

Actualmente desde el plano administrativo del departamento de Adquisiciones no se

ha logrado subsanar del todo problemticas como las expuestas anteriormente a pesar
de haber implementado un sistema mediante la herramienta nube Dropbox una
planilla Excel programada para ingreso y egreso de bodega de cada sucursal o unidad
de negocio.

FUNDAMENTACION DEL TEMA

Si bien solo casa Matriz cuenta con un sistema tri norma dentro de la cual
encontramos la ISO 9001 (enfocada a la mejora continua), solamente se cuenta con
procesos claramente establecidos en dicha oficina principal por temas
presupuestarios. Se tiene como antecedente que la inversin para abarcar todas las
unidades es inmensa e involucra tiempo para establecer una cultura enfocada a la
mejora.
A nivel corporativo las empresas siempre tendrn problemas por solucionar, la
importancia radica en cmo hacerlo, de qu punto partir, notar el problema en cuestin
y analizarlo para resolverlos en el menor tiempo posible, teniendo en cuenta los
riesgos e incluso peligros a los que est sujeta una organizacin por no velar por las
soluciones no necesariamente eficiente pero mnimo eficaces.
Dentro de las problemticas de la segmentacin por zona es factible considerar las
compras como el centro de accin de esta empresa en cuestin, razn por la cual es
indispensable estudiar los problemas-factores involucrados para optimizar no solo un
departamento especfico sino colaborar con la mejora a nivel corporativo.

MARCO TEORICO

Los problemas a los que se hace referencia han generado cuellos de botella partiendo
desde la gestin, el resultado de la misma, factores de produccin, flujos financieros,
descoordinacin de los diferentes niveles administrativos incluso pasando por la
gerencia general.
Se tiene como antecedentes y experiencia que con la finalidad de mejorar la gestin
del departamento de Adquisiciones se realiz una investigacin de mercado, logrando
convenios con proveedores que trabajaran de manera an ms eficiente que los
proveedores crticos (Pedido, fabricacin, distribucin, precio y tiempos asociados
adems de formas de pago ms cmodas a los flujos de la empresa). Se realiz un
inventario-levantamiento a nivel nacional para contrastar todas las compras realizadas
en un periodo respecto de lo fsico y el stock existentes en las diferentes zonas.
Adems se logr implantar una planilla Excel la cual se ha utilizado por un periodo de
18 meses al 2017. Mediante sesiones remotas de programa Teamviewer se capacito a
las diferentes sucursales con la persona encargada de las respectivas bodegas. La
problemtica alude a cargos que no tenan dentro de sus funciones la responsabilidad
de las bodegas a nivel general, requerimientos y estos mismos no son canalizados de
manera correcta, existiendo duplicidad en correos y cargos involucrados. Tambin se
logr acceder a un sistema ERP llamado Softland, programa de base de datos que
permite la generacin de diversos informes y documentos, ingresndose la
informacin por cada rea administrativa en el programa. Al da de hoy la herramienta
principal es este software sin embargo por temas de presupuesto no se puede
implementar en las unidades de negocio ubicadas al norte del pas.

Se detect que la herramienta Softland considerando que por presupuesto no puede

ser implementado en las oficinas al norte, se tiene que alimentar (en cuanto a
compras) de la informacin contenida en las planillas Excel llamadas Inventario
zonal.

PROBLEMA Y PREGUNTAS DE LA INVESTIGACION

Para este caso ejemplo especfico el problema tiene relevancia considerando que al
margen que la empresa trabaje con un sistema de gestin de calidad, como
organizacin no se tiene claramente establecidos los alcances de cada cargo, es decir,
hasta donde llega la gestin de cada uno, ms aun en el caso de los nuevos cargos
que han ido generndose en el transcurso del tiempo y del crecimiento de la empresa
en la zona norte.
Este caso es muy probable de solucionar con un porcentaje mayor que tiende al
mediano y largo plazo. Se entiende que no todas las empresas tienen los mismo
problemas pero el tpico tiende hacia la independencia de las sucursales, unidades de
negocios u oficinas zonales entendindose que cada zona puede intentar gestionar de
la mejor manera, otro factor problemtico es la tendencia prioritaria hacia la
operatividad en sus nimos de intentar conciliar los problemas, subsanarlos para dar
solucin al cliente o el organismo fiscalizador si aplica.
Si lo vemos netamente desde el departamento de Adquisiciones los problemas pueden
ser an ms grandes considerando el aumento en los negocios concretados dentro de
los cuales encontramos mineras multinacionales.
En primera instancia una posible solucin a los problemas operativo-administrativos
ligados con el rea de compras es modificar en un lapso no mayor a 1 ao el sistema
de gestin de calidad inherente al departamento de Adquisiciones. La idea en
principio, al ser un departamento central para la empresa es establecer polticas de
funcionamiento, procesos y procedimientos que no tengan mayor complejidad evitando
incurrir demasiado en la burocracia, es decir, modificar el SGI en favor de las zonas,
adaptando y no favoreciendo en su totalidad la forma de gestionar de las sucursales.
Lo anterior se pretende implementar apoyndose en herramientas como las ya
mencionadas (Excel de inventario zonal, Softland, SGI de Adquisiciones, etc.) con
apoyo de las gerencias planteando el problema y solucin.
En este punto las preguntas comienzan a fluir y la primera de ellas es Qu se est
investigando?
Lo que se investiga es una forma de adaptacin de las herramientas que ya estn en
uso (en un 60% aproximadamente) pero para lograr la eficiencia misma en un mediano
plazo es establecer un nexo entre la gerencia exponiendo las debilidades que posee
las reas involucradas respecto a las gestiones que pueda generar Adquisiciones. El
motivo de la investigacin radica en los problemas que afectan tanto la logstica como
los presupuestos asociados con compras, licitaciones, arriendos o servicios
contratados o por contratar y que puede influir en los ingresos o al final de un ejercicio,
las utilidades (Por qu se investiga?).
La investigacin se origin por la prdida reciente de millones de pesos por malas
gestiones operativas relacionadas al ltimo negocio concretado con clientes del nicho
de la minera.

ENUNCIACION DE LA HIPOTESIS

Los problemas de las unidades de negocio segmentadas geogrficamente pueden ser

solucionados al modificar los procesos ya establecidos en las unidades principales en una
empresa, solamente adaptndolos a las unidades de negocio, buscando el equilibrio entre la
eficiencia o eficacia ya lograda desde una unidad matriz y la potenciacin de una sucursal
impulsada por nuevos procesos y procedimientos expeditos para la gestin, sin mayor
burocracia y sacando provecho de todas las herramientas disponibles de cada rea afectada de
la unidad matriz.

DEFINICION DE OBJETIVOS DE INVESTIGACION

La investigacin ms all de detectar los problemas y establecer un modo de

gestionar involucrando las diferentes reas que tengan requerimientos en la
empresa es convertir este estudio en un prximo marco terico, establecerlo como
parte del historial de la empresa y pueda convertir todas las debilidades en
oportunidades de mejora y las amenazas en fortalezas aportando experiencia,
conocimiento y mejora continua al sistema de gestin de la empresa Vecktrom
Seguridad Ltda. Los resultados se vern en el mediano y largo plazo al comparar
las utilidades proporcionalmente al ao o ejercicio anterior, contribuyendo en el
mejor de los casos, incluso en mejores remuneraciones para los colaboradores.

METODOLOGIA

En cuanto a la metodologa de esta investigacin se tomara todos los antecedentes ya

mencionados y se pondr a prueba la hiptesis considerando los recursos que posee la
empresa y las competencias de cada cargo involucrado, es decir, toda la empresa. Es
totalmente necesario plantear a todos y cada uno de los cargos las metdicas que se pretende
establecer para los requerimientos, gestiones con proveedores que en ocasiones han
intervenido reas operacionales poniendo en riesgo tanto operacin como finanzas e incluso
conflictos en el mbito legal.

FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS DE INVESTIGACIN

De las primeras metdicas de trabajo se considera la canalizacin de los

requerimientos de cada persona por rea de trabajo y a su vez por zona. Se
establecer un pedido mensual que abarcara prximamente todas las solicitudes en
un solo pedido que incluso tendr antepuesto insumos o equipamiento que
probablemente pueda utilizarse de acuerdo al rubro.
Se trabajara an ms con la herramienta Dropbox para las actualizaciones de entrada
y salida trabajando un da de la semana la oficina zonal y otro da especificado la casa
matriz actualizando dichos datos en sistema ERP.
Como tercer plan de trabajo se implementara el stock estandarizado de un 25% de la
dotacin total de cada zona en tems crticos como los EPP, vestuario, equipamiento
crtico y otros de relevancia en caso de aumentos de dotacin, instalacin nueva etc.

DEFINICIN DE METODOLOGA DE INVESTIGACIN Y TIPO DE INVESTIGACIN

Si bien es cierto el mtodo cuantitativo no podra descartarse del todo, pero es

prioritariamente necesario analizarlo desde un plano ms analtico y reflexivo. Lo
que podra rescatarse del mtodo cuantitativo son las cifras involucradas en
gestiones realizadas e involucradas, que adems dejan al descubierto los flujos
involucrados de una empresa (el tema de seminario hace referencia como ejemplo
o modelo a la metdica utilizada en cada unidad de negocio, distribuidas en las
zonas del norte y que forman parte de la Empresa Vecktrom Seguridad, y que, a
pesar de contar con tri norma en su casa matriz, los procedimientos se realizan de
diferentes maneras no siempre con los mejores resultados siempre refirindonos a
sus sucursales). En el mtodo cualitativo se consideraran las experiencias,
situaciones, gestiones, y se pretende explicar la razn del por qu se incurre en
estos errores administrativos y operativos. Adicionalmente, de reconocer las
causas principales dentro de supuestos, es necesario indagar an ms en otros
factores que bien pudieran estar jugando un rol en este tipo de problemas.
Respecto a las fuentes, en primera instancia se tiene la informacin primaria, y
para nuestro caso ejemplo, la corporativa de Vecktrom de donde podremos
rescatar nmeros, gestiones realizadas, estadsticas, incluso se tiene contemplado
entrevistas de algunos cargos, documentos correspondientes al SGI corporativo y
correos en algunos casos donde se avala la informacin a exponer como
evidencia.
La tcnica de investigacin considera como primera opcin utilizar la alternativa de
diseo experimental, ya que las posibles causas y consecuencias que tendr la
manipulacin sobre las diversas variables sern el tpico que participara en la
determinacin del resultado segn los grupos a analizar.
Por ltimo, respecto al anlisis de datos se pretende aplicar en cierta medida la
prueba estadstica con breves anlisis descriptivos, donde cada pregunta tendr su
anlisis.
Como se mencionaba anteriormente podra eventualmente realizarse ciertas
entrevistas a cargos especficos relacionados con el rea administrativa como con
el rea operativa puesto que existe un supuesto de problemticas de las unidades
posiblemente ligadas al rea ms cercana a operaciones y de ello tambin realizar
un anlisis de manera de lograr presentar resultados ms concretos.

Bibliografa

Contenidos semana 8