Que de conformidad con el artculo 100 del cdigo de notariado
le corresponde a la Corte Suprema de Justicia resolver por medio del trmite de los incidentes, los recurso de reconsideracin que sean presentados en ocasin de la interposicin de las multas impuestas por la Direccin del Archivo General de Protocolo.
CONSIDERANDO.
Que el artculo 76 de la Ley del Organismo Judicial establece
que, la Corte Suprema Judicial, Decreto nmero 2-98 del Congresos de la Repblica, y en ejercicio de la funcin contenida en la literal f) de dicho artculo.
ACUERDA.
Artculo 1. La Cmara Civil de la Corte Suprema de Justicia
conocer y resolver los recursos de reconsideracin interpuestos en contra de las resoluciones que impongan multa, por la entrega extempornea de testimonio especiales y avisos, conforme lo establecido en los artculos 37, 38 y 100 del Cdigo de Notariado.
Artculo 2. El presente Acuerdo entrar en vigencia al da
siguiente de su publicacin en el Diario de Centro Amrica, rgano oficial de la Repblica de Guatemala. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.
ACUERDO NMERO 7-2012.
CONSIDERANDO.
Que el archivo General de Protocolo, como dependencia de la
Presidencia del Organismo Judicial, le corresponde entre otras funciones la de recibir, guardar o custodiar los tomos de Protocolo que en l se depositen por entrega voluntaria, fallecimiento, inhabilitacin o ausencia de los notarios.
CONSIDERANCO.
Que en ocasin del depsito de los tomos de Protocolo por parte
de los notarios, sus albaceas, herederos cualquier otra persona que los tenga en su poder, han acompaado a los mismo hojas de papel sellado especial para Protocolo sin utilizar, las que quedan en custodia o para su destruccin en el Archivo General de Protocolo.
CONSIDERANDO.
Que entre las funciones del Archivo General de Protocolos se
encuentre el resguardo y conservacin de los tomos de protocolo, que por cualquier causa depositen los notarios o cualquier otro obligado motivo por el cual se hace necesario emitir las disposiciones legales para regular la recepcin, inutilizacin y destruccin de las hojas de papel sellado espacial de Protocolo que Juntamente con los tomos se entregue.
POR TANTO.
Con fundamento en lo que establece los artculos 54 inciso f)
y 77 de la Ley del Organismo Judicial, e integrada esta Corte como corresponde.
ACUERDA.
Artculo 1. El archivo general de protocolo es responsable de
la recepcin, guarda y conservacin de los tomos de protocolo que los notarios, sus albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que los tuviera en su poder, u otro notario le entregue por cualquier motivo.
Artculo 2. Para los efectos del presente Acuerdo, queda
entendido que el Protocolo que sea objeto de recepcin se encuentra integrado por escritura pblica o matrices, las razones de legalizacin, las actas de protocolizacin, la razn de cierre, el ndice y de los atestados.
Artculo 3. La entrega de los tomos de Protocolo podr hacerse
en la sede central del Archivo General de Protocolo, en la ciudad de Guatemala, en las delegaciones departamentales y regionales y en los juzgados de primer instancia Civil en los departamentos que no hayan delegacin del Archivo General de Protocolo; en el acta que se faccione de ocasin a la entrega, se har constar, adems de los indicado en el artculo siete de este acuerdo, el estado en que se encuentren los tomos del protocolo.
Artculo 4. Cuando se trate de la entrega de tomos de Protocolo
de notario fallecidos, pensionados por vejez inhabilitacin absoluta, el Archivo General de Protocolos, recibir junto con los tomos correspondientes, las hojas de papel sellado especial para protocolo que no haya sido utilizadas y proceder en forma inmediata a su destruccin de conformidad con las disposiciones del presunto Acuerdo.
En cuanto a la entrega temporal del Protocolo, sea esta
voluntaria, por desempeo de cargo pblico o por ausentarse el notario por ms de un ao del pas, Archivo General de Protocolo se limitar a recibir nicamente los correspondientes tomos de Protocolo; no as las holas de papel sellado especial de protocolo sin utilizar, misma que debern quedar en el poder del notario; no obstante, si el notario no quisiera o no pudiera conservarlas, podr entregarlas para su destruccin lo cual se har constar en el acta administrativa en la que se establecer expresamente la declaracin de no uso de tales hojas, as como su autorizacin para la destruccin inmediata, la que ser firmada y sellada por el notario interesado.
Artculo 5. El Director del Archivo General de Protocolo o
en su caso el Sub Director designado, dictar de manera inmediata la resolucin correspondiente, ordenando las destrucciones de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar que sea entregada al Archivo General de Protocolo.
En la diligencia de destruccin estar presente el Director
del Archivo General de Protocolo o en su caso Sub Director designado, y si fuere posible, el notario titular o la persona que entreg las hojas de papel sellado para protocolo sin utilizar. De todo lo actuado se faccionar acta administrativa que ser suscrita por todas las personas que intervengan en el acto. En dicha acta se har constar el nombre del notario que adquiri las hojas de papel sellado especial para protocolo, la cantidad de hojas destruidas, el nmero de orden de registro y quinquenio al cual pertenecan.
Artculo 6. Las resoluciones ordenando la destruccin de las
hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar y el diligenciamiento de su destruccin, se llevar a cabo en un solo acto sin interrupciones, durante el cual deber encontrarse presenta el Director del Archivo General de Protocolo y Sub Director designado.
Artculo 7. Cuando la entrega de los tomos del Protocolo y
hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar de notarios fallecidos, se lleve a cabo ante los jueces de primera instancias del ramo civil de los departamentos en los cuales no exista delegacin del Archivo General de Protocolo, estos harn constar tal extremo en acta, consignado los datos siguientes:
a) Nombre del Notario.
b) Nmero de Colegiado. c) Nmero de Clave. d) Nmero de tomos de Protocolo entregado; y e) Cantidad de hojas de papel especial para protocolo sin utilizar haciendo constar en dicha acta, nmero de orden, de registro y quinquenio de las misma. En esta caso el juez de primera instancia que haya efectuado la recepcin, remitir dentro de los ochos das siguientes al Archivo General de Protocolo, los tomos de protocolo recibidos para su guarda y conservacin y las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, para su destruccin.
Artculo 8. La destruccin de las hojas de papel sellado
especial para protocolo, podr hacerse por trituracin, pulverizacin, incineracin o cualquier otro medio que garantice la total inutilizacin de las mismas.
Artculo 9. Si las hojas de papel sellado especial para
protocolo si utilizar estuvieren dentro de un tomo de protocolos empastados que exista en el Archivo General de Protocolo o se entreguen al mismo de esta manera, el Director del Archivo General de Protocolo y el Sub Director designado, autorizar la separacin de dichas hojas del resto del tomo de Protocolos, as como la destruccin de las mismas. El reempastado de o de los tomos correspondientes se har en el Archivo por cuenta del mismo si fuere el caso.
Artculo 10. Los caos no previstos en esta Acuerdo sern
resultados por el Directos del Archivo General de Protocolo conforme el espritu y sustancia del presente Acuerdo, que tiene a garantizar el no uso de las hojas de papel sella especial para protocolo sin utilizar y a garantizar la seguridad jurdica y material en la recepcin, contenido, verificacin, inutilizacin y destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar.
Artculo 11. La Direccin del Archivo General de Protocolo
llevar un registro de fcil consulta, en el que con la informacin asentada en las respectivas actas, genere un registro informtico detallado y correlativo, con los datos indicados en el artculo cuatro del presente acuerdo.
Artculo 12. El presente acurdo deroga en su totalidad el
Acuerdo Nmero 40-2002, del Corte Suprema de Justicia, de fecha veinte de noviembre del mismo ao.
Artculo 13. El presente acuerdo entrar en vigencia el da
siguiente de su publicacin en el Diario de Centro Amrica, rgano oficial de la Repblica de Guatemala.