Adapun fungsi pembentuk dari manajemen event secara sederhana dibagi

kedalam 5 Fungsi :

1. Fungsi Perencanaan
Pada tahapan ini, sebuah kegiatan di musyawarahkan oleh semua pengurus atau
perwakilan setiap departemen. Perlu diingat bahwa kesuksesan event adalah
tanggungjawab bersama seluruh pengurus Organisasi, bukan hanya departemen yang
memiliki program kerja. Kembali ke tahapan perencanaan, perencanaan dapat dilakukan
saat menentukan program kerja diawal kepengurusan. Perencanaan program kerja ini
dipimpin oleh kepala departemen untuk kemudian dipresentasikan saat rapat kerja
organisasi. Acara/kegiatan yang diangkatkan haruslah merujuk kepada visi/misi
organisasi, mestinya memiliki kebaruan gagasan dan disesuaikan dengan situasi dan
kondisi organisasi baik dari segi finansial, waktu dan kesiapan pengurus untuk
mengangkat acara tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian
Pada tahapan ini, dipilihlah struktur kepanitiaan yang akan menjalankan program kerja
tersebut. Struktur kepanitiaan seharusnya merujuk kepada asas saling percaya, saling
menghormati dan bekerja bersama agar dapat meminimalisir debat kusir yang
berkepanjangan dan membuang waktu serta tenaga. Pada tahapan pengorganisasian ini
pula dipilih panitia berdasarkan rekomendasi kepala departemen. Secara umum struktur
kepanitiaan adalah sebagai berikut :

a. Ketua pelaksana
b. Sekretaris pelaksana
c. Bendahara pelaksana
d. Divisi acara
e. Divisi perlengkapan
f. Divisi konsumsi
g. Divisi humaskesdok
h. Divisi kestari

(Struktur kepanitiaan menyesuaikan dengan kebutuhan acara). Ketua dan

sekretaris pelaksana sebaiknya diambil dari departemen yang memiliki program
kerja tersebut. Sedangkan untuk bendahara pelaksana seharusnya ditugaskan
kepada bendahara umum saja.

3. Fungsi Pengkoordinasian
Dalam tahapan pengkoordinasian ini terdapat 3 unsur utama yang harus terpenuhi, yaitu :

a. Jobdesc Kepanitiaan
Jobdesc kepanitiaan adalah daftar tugas pokok dan fungsi yang mesti dilaksanakan oleh
seluruh panitia. Jobdesc ini dibuat oleh DPH Panitia pelaksana atau departemen
penyelenggara untuk kemudian dibahad bersama pada saat rapat gabungan bersama
seluruh panitia. Jobdesc ini haruslah dibuat secara baik dan memakai konsep efesiensi.
b. Timeline Kegiatan
Timeline merupakan kalender pelaksanaan tahap demi tahap p rogram kerja. Pembuatan
timeline ini wajib bersifat mengikat yang artinya mesti dipatuhi oleh seluruh panitia dan
juga kepengurusan organisasi.

c. Item List
Item list adalah daftar barang/bahan dan kebutuhan yang mesti ada dalam sebuah acara.
Misalnya acara MTQ membutuhkan soundsystem, ruangan, snack dan lainnya. Itu harus
tercatat dan catatan itulah yang dimaksud sebagai item list.

4. Fungsi Pengarahan
Merupakan fungsi implementasi kerja dari kepanitiaan. Dalam tahapan ini ketua
berperan penting untuk mengawal keseluruhan kegiatan. Setiap kepala devisi panitia
bertanggungjawab penuh kepada ketua pelaksana dan ketua pelaksana harus selalu
melaporkan progress kegiatan kepada ketua umum organisasi yang biasanya diwakilkan
kerjanya kepada sekretaris umum. Dalam fungsi pengarahan ini harus menjunjung tinggi
aturan instruksi sesuai struktural dan kultural organisasi.

5. Fungsi Pengawasan
Seringkali dalam kerja tim, fungsi pengawasan tidak jauh berbeda dengan fungsi
pengarahan. Hanya saja biasanya fungsi pengawasan diberikan dari ketua umum kepada
pribadi ketua pelaksana dan diakhiri dengan LPJ Kepanitiaan untuk kemudian dijadikan
pedoman pada kegiatan berikutnya. LPJ idealnya merupakan tahapan menemukan
kesalahan dengan motivasi perbaikan bukan mencari kesala han yang berujung pada
pertikaian.