Semana - 01 Ms Project 13

Taller de MS Project 2013
Alineado al PMBOK
SESIN 01
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Prohibida su reproduccin parcial o total.
Microsoft Project
En la Opcin
Buscar escribir
Acceso directo en
el Escritorio winproj (nombre
del Archivo
Ejecutable de
Microsoft Project)
Cmo iniciar Microsoft
Project?
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2
Pantalla inicial de Trabajo
Cinta de Project
Escala de tiempo
Esta vista inicial de Project est dividida entre una

Tabla (Tabla de entrada) y el Diagrama de Barras
Tabla u Hoja de Datos Diagrama de Barras

Control Deslizante 3
Hoja de Datos y Diagrama de Barras
Tabla u Hoja de Datos

Se ubica al lado izquierdo de la ventana. En sus celdas se
puede ingresar o editar informacin diversa dependiendo de
la Tabla. En forma predeterminada aparece la denominada
Tabla de Entrada. Esta hoja almacena la informacin en
Vista Diagrama de
Gantt forma similar a como lo hace una Hoja de Clculo.
Diagrama de Barras
Se ubica al lado derecho de la Vista. Es el rea donde se
representa grficamente la programacin del Proyecto. En
esta rea se dibujarn las Barras de Gantt de las Actividades.

4
Hoja de Datos y Diagrama de Barras
Vista Diagrama de Gantt
Para visualizar ms columnas de la Tabla de

Entrada, se puede desplazar la barra divisoria
vertical

5
Ingresar la Informacin Bsica del
Proyecto
Nombre del Proyecto

6
Proyecto
Fecha de Comienzo
Las Actividades
En forma predeterminada se
comienzan lo
muestra la fecha de hoy. Adems
antes posible.
Microsoft Project asume que se
Esto significa en
programar a partir de la fecha de
su fecha de
comienzo del proyecto, tal como
Inicio Temprano
lo indica el cuadro Programar a
partir de: y que esta fecha
coincide con la del da de hoy.
Lgicamente, esto se debe
modificar a la fecha en la que se
espera inicie el proyecto.

7
Proyecto
En Project tambin existe la posibilidad de
Programar a la inversa; es decir, a partir de la
Fecha de trmino
Las Actividades
comienzan lo De acuerdo al reloj
ms tarde posible calendario de la computadora
Para el Seguimiento y Control

del Proyecto
Permite seleccionar el Calendario Base
que se usar para el Proyecto.
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Indica la importancia del

Prohibida su reproduccin parcial o total. Proyecto
Guardar un archivo de Proyecto
Cuando se termina de
planificar el Proyecto,
se debe guardar la
Lnea Base, recin en
ese momento se guarda
el proyecto. Esto de la
Lnea Base lo veremos
ms adelante.

9
Guardar un archivo de Proyecto
Al guardar el
archivo del
Proyecto, NO se est
guardando el
Proyecto, solo el
archivo, que luego
seguir trabajndose
ms adelante.
Nombre del Archivo Nombre
del Proyecto

10
Dar seguridad a un archivo de
Proyecto

11
Uso de Calendarios
Calendarios Base
Define los da laborables y no laborables para todo el Proyecto.

Tambin se le conoce como Calendario del Proyecto. El
Calendario predeterminado es el Calendario Estndar
Este Calendario
Calendario Estndar : Estndar no
Calendarios Semana: Lunes a Viernes considera, de forma
del Proyecto Horario: 9am 1pm y 3pm 7pm predeterminada,
(8h laborables efectivas por da. ningn tipo de da no
Semana de 40h) laborable que no sea
sbado o domingo
Calendarios de Recursos
Define los das laborales y no laborales para un Recurso

especfico, cuyo horario laboral y das disponibles, puede NO
concordar con los Calendarios Base.
Editar el Calendario Estndar
Cmo hacer la asignacin de un nuevo Calendario
Un nuevo Calendario para todo el proyecto

Un nuevo Calendario para una Tarea

Un nuevo Calendario para un Recurso

Qu ocurre si en mi proyecto la jornada de trabajo
es diferente a las 8h por da?
Podran ser ms de 8h o menos de 8h por da
Ingresar al men de PROYECTO y

luego en la opcin Cambiar
tiempo de trabajo
Seleccionamos los das

tiles de la semana,
luego, elegimos
Establecer periodos
laborales especficos y
finalmente,
modificamos el horarios
de trabajo segn
corresponda y
aceptamos.
Para evitar
contradicciones y
Note
conflictos durante la
como ya
planificacin, si
cambi la
hemos modificado el
horario de trabajo
jornada
por da, debemos laboral.

actualizarlo en la
programacin del Ingresamos a
Project. opciones
Cmo se planifica un Proyecto segn el
enfoque del PMI?
Expectativas
Negocio
y
Necesidades Producto
Proyecto
Calidad
Interesados
Transicin
Producto
Gestin
Producto
Proyecto
Procesos de Inicio Procesos de Planificacin
Lo que el proyecto incluye

(Entregables)
Lo que el proyecto NO
incluye
Criterios de aceptacin
Supuestos
Restricciones
5.4 Crear la EDT
Crear la EDT
Consiste en subdividir los Entregables y el Trabajo del Proyecto
en Componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
Se trata de una descomposicin jerrquica, donde cada nivel

descendente representa una definicin cada vez ms detallada.
Crear la EDT
Organiza y define el Alcance total del Proyecto y representa
el trabajo especificado en el Enunciado del Alcance del Proyecto
aprobado y vigente.
El Nivel ms bajo de la EDT, se denomina Paquete de Trabajo.
Un Paquete de Trabajo puede ser Programado, Monitoreado,

Controlado y su Costo estimado.
Polticas,
APO Procedimientos y
Plantillas de la EDT.
Crear la EDT
La Descomposicin es una
Entradas Tcnicas Herramienta, la EDT es un
Entregable, no confundirlos en el
Examen.
5.1 Plan de Gestin
del Alcance
Juicio de
Descomposicin
Expertos
5.2 Documentacin
de Requisitos
Salidas
5.3 Declaracin
del Alcance del
Documentos del
Proyecto
proyecto Lnea base
del Alcance
APO
ACTUALIZA
Documentacin de
FAE Requisitos
Crear la EDT
Herramientas y Tcnicas
Consiste en subdividir los Entregables del

Proyecto en Componentes ms pequeos y
manejables.
El nivel ms bajo de la EDT son los Paquetes

de Trabajo.
Descomposicin
Su Costo y Duracin pueden

Paquete de
estimarse de manera
Trabajo
confiable.
Se debe asignar un Cdigo a cada

Componente de la EDT.
Crear la EDT
La manera en que se La Regla del 100%
expresan los diversos establece, que si
componentes de la EDT 2.2 se logran
Documentos
en sus diferentes niveles satisfactoriamente
de descomposicin es estos 3
en lenguaje de entregables se
2.2.1 2.2.2
entregables y nunca Manuales Protocolos debera estar
como actividades consiguiendo en
entregable del
2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 nivel inmediato
Manual de Manual de Manual de
usuario instalacin mantenimiento superior.
Crear la EDT
Salidas
La EDT es el Corazn de la planificacin de un
proyecto.
A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de

trabajo y las Cuentas de Control se les asigna un cdigo
EDT de cuenta.
No confundir la EDT con:
EDT Estructura de desglose de la Organizacin (OBS)
Lista de Materiales (BOM)
Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)
Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

Crear la EDT
Salidas
Es una representacin de la Estructura Jerrquica

del proyecto.
Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el

proyecto. Lo que no esta en la EDT no se hace.
EDT
Es la base sobre la cual el proyecto es construido.
Es de gran importancia y siempre debe existir para un

EDT
proyecto.
No muestra secuencias ni dependencias.
Puede ser usado para otros proyectos.

EDT
Una EDT puede construirse usando diferentes criterios,

incluso combinndolos. Puede ser:
Usando las Fases del Ciclo de Vida del Proyecto .

Usando los principales Entregables.
Usando Sub Proyectos que pueden ser ejecutados por
Organizaciones externas.
Rama que contiene
los Entregables de
EDT
Gestin.
Rama que contiene
EDT
los Entregables de
Gestin.
WBS CharPro enlazado al MS Project
Instale en su Ingrese a la opcin
computador el Personalizar cinta de
softwre WBS opciones e insrtelo
CharPro. Luego, como una macro en el
insrtelo como un men de VISTA, tal
complemento del como se muestra en la
MS Project. siguiente lmina.

INTRODUCCIN
PLANIFICACIN
SECUENCIAR
ACTIVIDADES
Rel
PLANIFICAR LA GESTIN DEFINIR

Lista de Actividades
DEL CRONOGRAMA ACTIVIDADES
Lista de Hitos
Plan de Gestin del

Cronograma
Requisito de
Recursos
ESTIMAR LOS RECURSOS
DE LAS ACTIVIDADES
Lnea Base del

Alcance
PLANIFICAR LA
GESTIN DE COSTOS
Plan de Gestin de
Costos
Planificacin SEGUIMIENTO Y
Dependencias CONTROL
Relaciones de precedencia
Adelantos y Retrasos
GESTIN DEL VALOR

DESARROLLAR EL GANADO
CRONOGRAMA
Lnea Base del
Cronograma
Indicadores de
de Control
SPI - CPI
ESTIMAR LA DURACIN CONTROLAR EL
DE LAS ACTIVIDADES PROYECTO
Duraciones estimadas por
Actividad
Datos sobre el desempeo

del Trabajo
ESTIMAR LOS DETERMINAR EL

COSTOS PRESUPUESTO
Lnea Base de
Costos
Costos estimados
por Actividad
6.2 Definir las
Actividades
Definir las Actividades
Identifica las Acciones especficas a ser realizadas para

elaborar los Entregables del Proyecto.
Las Actividades se obtienen al desplegar o

Definir las descomponer el ltimo nivel de la EDT (los Paquetes
Actividades de Trabajo).
Frecuentemente los Implica el Trabajo necesario para completar los

miembros del
Paquetes de Trabajo.
equipo a cargo del
paquete realizan La Lista de Actividades, la EDT y el Diccionario de la
esta definicin. EDT, pueden desarrollarse de manera secuencial o
simultnea.
En la prctica, muchos
gerentes de proyectos saltan
este proceso porque estiman
Tcnicas
que el ltimo nivel de la EDT
son las actividades. Esto es
INCORRECTO.
Descomposicin Planificacin
Entradas Gradual
Juicio de
Expertos
6.1 Plan de Gestin
del Cronograma
Salidas
Lista de
FAE Actividades
APO
Lista de
Atributos de la Hitos
Actividad
5.4 Lnea Base
del Alcance
Consiste en subdividir los Paquetes de Trabajo en

componentes ms pequeos y ms fciles de
gestionar, denominados Actividades.
Las Actividades representan el esfuerzo necesario

para completar un Paquetes de Trabajo.
Descomposicin
La Salida de este Proceso estn definidas como

Actividades, NO como Entregables como cuando
se crea la EDT.
Paquetes de Trabajo del (EDT)
CASA
1 ESTUDIO 2 DISEO 3 CONSTRUCCIN 4 ACABADOS 5 GESTIN
3.1 3.2 CIMENTACIN 3.3 3.4
3.2.3 TERRENO
3.2.1 3.2.2 3.2.4 3.2.5 3.2.6
LIMPIO
Lista de Actividades para: Terreno Limpio

(3.2.3)
PROYECTO CASA
3.2.3 Terreno limpio
1. Alquilar equipo de limpieza
2. Alquilar volquete de 10 toneladas
3. Contratar capataz y cuadrilla
4. Comprar materiales de limpieza
5. Transportar materiales y equipos
6. Acumular maleza en zona de acceso
7. Acumular desperdicios en zona de acceso
8. Retirar maleza
9. Retirar desperdicios
Salidas
Lista de Hitos
Los Hitos pueden ser opcionales u
obligatorios.
Eventos importantes y significativos dentro

Lista de Hitos de una fase o en el Proyecto. Por ejemplo,
un hito puede ser el cierre de una fase o el
Tenga en cuenta que la duracin de un
cumplimiento de un Paquete de Trabajo
Hito es cero. Es un instante (punto) en
importante.
el tiempo.
Cmo ingresar las Fases y Actividades
del Proyecto?
El Botn aplicar sangra,
de la Barra de Herramientas
Formato, permite dar
jerarqua a los elementos de
la Tabla.
Nombre del
Proyecto
Por defecto se asigna
como duracin 1 da y como
Cdigos ID
fecha de comienzo la que se

defini para el inicio del
Proyecto
Las Fases del

Proyecto
52
del Proyecto?
Tarea
Resumen
Tareas
Microsoft Project calcula

Por ejemplo, la duracin de la
automticamente la
Tarea Resumen depender de
informacin de la Tarea
la duracin de cada Tarea y de
Resumen (duracin, costo, etc),
las relaciones de dependencia
para ello utiliza la informacin
entre ellas.
de las Tareas que la componen.
53
del Proyecto?
El signo + indica que la Tarea
Resumen tiene Tareas ocultas. El signo
indica que la Tarea Resumen puede

ocultar sus Tareas mostradas.
Tambin podemos
usar el botn
MOSTRAR del men
Vista
54
Tareas Repetitivas
Tarea Repetitiva Peridica

Tareas Repetitivas
Tareas Repetitivas
Tarea Repetitiva NO Peridica
Tareas Repetitivas
Tarea Repetitiva NO Peridica
Luego, cada tarea repetitiva NO peridica se vincula mediante la relacin de

precedencia FC con la tarea que le corresponde.
Cdigos EDT
Forma Predefinida
Con este mtodo los Cdigos S
se actualizan de forma
automtica
59
Cdigos EDT
Forma Personalizada
Para actualizar los Cdigos

Personalizados de la EDT
60
Cdigos EDT
Con este mtodo los Cdigos

NO se actualizan de forma
automtica
61
Secuenciar las Actividades
Identificar y Documentar las Relaciones entre las

Actividades del Proyecto
Esta secuencia se establece mediante Relaciones

Lgicas.
Secuenciar las
Actividades Cada Actividad (excepto la inicial y final) debe tener al
menos una Sucesora y una Predecesora.
Con frecuencia es necesario incluir Adelantos y

Retrasos para sustentar un Cronograma Viable y
Realista.
Puede hacerse de forma Manual o mediante el uso de

algn Software.
Entradas Tcnicas
PDM
Aplicacin de
6.1 Plan de Gestin Adelantos y Retrasos
del Cronograma Lista de Actividades
5.3 Declaracin del Los Atributos de la

Alcance del Proyecto Actividad.
Determinacin de
Dependencias Registro de Riesgos
6. 2 Lista de
Actividades 6.2
Salidas
6.2 Atributos de 6.2 Lista de

la Actividad Hitos Diagrama de
Red
ACTUALIZA
Documentos del
FAE Proyecto
APO
Tipos de Dependencias
TIPO LGICA DESCRIPCION EJEMPLO
Inherentes al trabajo a ser
Lgica Dura - Instalar columnas antes
Obligatoria Hard
desarrollado o por algn
de techar.
Contrato.
Lgica Preferida
Definido por el Equipo de Procesos estndares de
Discrecionales Lgica Blanda -
Gestin de Proyectos. la compaa.
Soft
Relacin entre las actividades Aprobacin de un

del proyecto y actividades supervisor del gobierno
Externas Inside - out
externas al proyecto, fuera del para iniciar los trabajos
control del equipo. de una fase
Las mquinas deben
Relacin entre actividades
estar completamente
Internas Inside - in del proyecto y dentro del
ensambladas antes de
control del equipo.
ser probadas
Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM)
Los Nodos representan las actividades y las Flechas muestran las
dependencias que existen entre ellas.
A B B depende de A; mientras que

E depende de B y D.
El extremo de la fecha indica quin

depende, mientras que el origen de
E Fin
quin se depende.
Inicio
C D
Inicio Fin Inicio Fin

(8am) (5pm)
De quin se Quin
A FI B depende? depende?
Relacin de
Predecesora Sucesora precedencia
Fin a Inicio (FI) La Actividad A debe finalizar antes que se inicie la Actividad B.
Este tipo de relacin El inicio de B depende

A B
es el ms usado. el final de A.
Inicio a Inicio (II) La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda iniciar.
A B El inicio de B depende
del inicio de A.
Fin a Fin (FF) La Actividad A debe finalizar antes que la Actividad B pueda finalizar.
El final de B depende
A B
del final de A.
Inicio a Fin (IF) La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda finalizar.
Este tipo de relacin El final de B depende

A B
es el menos usado. del inicio de A.
Adelanto = Permite la aceleracin

de la Actividad Sucesora
Retraso = Genera una demora en

la Actividad Sucesora
Aplicacin de Adelantos
y Retrasos
Los Adelantos y Retrasos NO Una buena prctica es documentar los supuestos

deben sustituir la Lgica de la relacionados con la aplicacin de Adelantos y
Planificacin. Retrasos.
Qu significa FI + 4?
C puede comenzar 4 das
despus de que finaliz A
18
C A esos 4 das se le conoce como
A FI + 4 un RETRASO
Dur = 6
Cules son las fechas de

inicio y fin para la actividad C?
32 Si consideramos la solucin
FF
B ptima, sera
Inicio = 27
Fin = 32
en Project
SINTAXIS
Aplicacin del adelanto ( - ) o
Nmero de la fila (segn el
retraso ( + ) en caso
campo ID) donde se encuentra
corresponda
la predecesora
4 FC + 3
La actividad solo puede
comenzar 3 das despus
Tipo de relacin de
de que finaliz la
precedencia
actividad que se
encuentra en la fila 4.
La relacin FC (Fin Comienzo) est
dada por defecto, por eso no se requiere
21 = 21 FC
especificarla
Relacin FC
Relacin CC
Relacin FF
Relacin CF
Aqu se coloca el cdigo ID

de la Actividad con la que se
relaciona. 73
Nombre de la
Actividad en anlisis
Aplicacin de
Nombre de la Adelantos o
Predecesora
Relacin de Retrasos
Precedencia
Doble clip en la Actividad
74
Las relaciones de
Precedencia tambin
pueden ser mltiples.
Hay que respetar la
sintaxis al momento de
definirlas.
Tambin podemos
aplicar adelantos (-)
o retrasos (+).
75
Esta opcin permite vincular a las Tareas de menor a mayor cdigo ID con una
relacin FC. Una Tarea tiene como predecesora a la inmediata con menor ID.
76
Otra forma de establecer una relacin de

precedencia FC entre 2 Tareas. Arrastramos con el
mouse en el Diagrama
de Gantt.
77
Diagrama de Red en Project
78

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Judul Asli

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Taller de MS Project 2013

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. 1

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica.

Esta vista inicial de Project est dividida entre una

Tabla u Hoja de Datos Diagrama de Barras

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica.

Tabla u Hoja de Datos

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica.

Vista Diagrama de Gantt

Para visualizar ms columnas de la Tabla de

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Para el Seguimiento y Control

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Define los da laborables y no laborables para todo el Proyecto.

Define los das laborales y no laborales para un Recurso

Un nuevo Calendario para todo el proyecto

Un nuevo Calendario para una Tarea

Un nuevo Calendario para un Recurso

Ingresar al men de PROYECTO y

Seleccionamos los das

por da, debemos laboral.

Lo que el proyecto incluye

Se trata de una descomposicin jerrquica, donde cada nivel

El Nivel ms bajo de la EDT, se denomina Paquete de Trabajo.

Un Paquete de Trabajo puede ser Programado, Monitoreado,

Consiste en subdividir los Entregables del

El nivel ms bajo de la EDT son los Paquetes

Su Costo y Duracin pueden

Se debe asignar un Cdigo a cada

A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de

No confundir la EDT con:

EDT Estructura de desglose de la Organizacin (OBS)

Lista de Materiales (BOM)

Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

Es una representacin de la Estructura Jerrquica

Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el

Es de gran importancia y siempre debe existir para un

No muestra secuencias ni dependencias.

Puede ser usado para otros proyectos.

Una EDT puede construirse usando diferentes criterios,

Usando las Fases del Ciclo de Vida del Proyecto .

Instale en su Ingrese a la opcin

computador el Personalizar cinta de

softwre WBS opciones e insrtelo

CharPro. Luego, como una macro en el

insrtelo como un men de VISTA, tal

complemento del como se muestra en la

MS Project. siguiente lmina.

PLANIFICAR LA GESTIN DEFINIR

Plan de Gestin del

Lnea Base del

GESTIN DEL VALOR

Datos sobre el desempeo

ESTIMAR LOS DETERMINAR EL

Identifica las Acciones especficas a ser realizadas para

Las Actividades se obtienen al desplegar o

Frecuentemente los Implica el Trabajo necesario para completar los