Anda di halaman 1dari 19

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PRESENTADO POR:
JOHANA VILLEGAS MOLINA
20142130259
PRESENTADO A:
DIANA ARELY AGUIRRE

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
CONTADURIA PUBLICA
PITALITO HUILA
2017
EL PUNTO DEL CALZADO
CRA 4 # 7 06
PITALITO HUILA

La empresa EL PUNTO DEL CALZADO es una comercializadora de calzado


deportivo para dama, clsico y deportivo para caballero, y estudiantil, inici labores
en el 2007 en el municipio de Pitalito Huila gracias a la iniciativa del seor David
Montenegro, quien en la actualidad se desempea como gerente de la entidad.
En la empresa actualmente laboran 4 personas quienes desempean cargos de
gerente, administrador, atencin al cliente y bodeguero.
El objetivo es identificar las reas que necesitan mejoras en las operaciones
actuales, para ello hemos utilizado el anlisis de la matriz DOFA, con la que
podremos observar las dificultades actuales al igual que las posibles soluciones o
alternativas de cambio y mejora.
MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
No se cuenta con software contable Expandir la empresa
Manejo de caja es manual Buen nombre logrado
Reducida infraestructura Buena ubicacin del local
Manejo solo de lnea de calzado Manejo de amplia lnea de calzado
deportiva para dama escolar
Falta de publicidad Deficiente atencin de la competencia

FORTALEZAS AMENAZAS
Amplia experiencia Fuerte Competencia
Capital de trabajo suficiente Saturacin de mercado
Fidelizacin de la clientela Retraso de las empresas fabricantes
Se maneja calzado de excelente en la entrega de los pedidos
calidad Agresiva campaa publicitaria de la
Precios competitivos competencia
Posibilidad de acceder a crditos Incremento de la delincuencia y la
inseguridad

PLANEACION

Despus de analizar los pro y los contra que tiene la empresa considero que la
mejor opcin para hallar una solucin a la que puede ser la debilidad ms grande o
ms urgente de solucionar, es aplicar la PLANEACION POR OBJETIVOS ya que
este en un proceso administrativo por medio del cual el Jefe y el subordinado, parten
de una definicin clara de las metas y prioridades de la organizacin establecidas
en grupo por la alta administracin, identifican en conjunto los resultados claves que
estn dispuestos a alcanzar as como los correspondientes indicadores de xito,
acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando de
lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos y los resultados alcanzados y se evala
el rendimiento del personal de direccin en funcin de los mismos

Iniciamos creando la misin, visin y objetivos a alcanzar en la empresa.


MISION:
En el punto del calzado nos dedicamos a la comercializacin de calzado para dama
en lnea deportiva, para caballero en lnea deportiva y formal y colegial, estamos
orientados a ofrecer la mejor calidad y variedad, brindndole a nuestros clientes las
mejores opciones de compra ofreciendo la mejor atencin.

VISION:
Para el 2020 seremos la empresa comercializadora de calzado preferida por los
laboyanos, estaremos posicionados en la mente de nuestros clientes como la mejor
en calidad, diseos y precios bajos.

OBJETIVOS:
Comercializar calzado de excelente calidad
Ofrecer precios cmodos a nuestros clientes
Proveernos de los diseos ms novedosos
Ofrecer la mejor atencin a nuestros clientes
Generar mayores utilidades
AMPLIAR LA INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

ESTRATEGIA:
Aumentar las ventas para que de esta manera se generen los recursos econmicos
necesarios para expandir la empresa.

POLITICAS:
Los empleados que se encuentran en el rea de ventas deben realizar como mnimo
un seminario de atencin al cliente cada ao con una intensidad horaria de mnimo
40 horas.

PROCEDIMIENTO:
Establecer una meta mensual de ventas para cada empleado, otorgando un
incentivo para quien logre llegar a dicha meta o logre superarla.

REGLAS:
Mientras un empleado del rea de ventas se encuentre realizando su funcin
(atencin al cliente) no debe atender llamadas telefnicas o visitas de carcter
personal.
PROGRAMAS:
Con la implementacin de los seminarios de atencin al cliente requeridos para los
empleados se espera que estos desempeen su funcin de manera ms eficiente
a cada cliente, con lo que dichos clientes se sentirn muy satisfechos y as,
realizaran la compra en el momento y regresarn a realizar nuevas compras,
logrando as aumentar las ventas para poder acceder a un local ms amplio ubicado
a media cuadra del lugar donde actualmente funciona la empresa.

PRESUPUESTO:
Con la implementacin de esta estrategia por objetivos se espera aumentar las
ventas en un 20% lo cual equivaldra a una suma aproximada de $100.000.000.

ORGANIZACIN

Teniendo en cuenta que la principal debilidad de la empresa es la infraestructura,


ya que esta se queda corta para la amplitud que debera tener, pues se cuenta con
una clientela grande, tiene bastantes ventas, el inventario es muy extenso y variado
(porque as lo exige la clientela), pero el rea de exhibicin y venta es muy reducido,
y que solucionando esta debilidad se podran hacer otros cambios muy positivos
para la empresa, como la contratacin de ms empleados ya que en el momento
solo se cuenta con dos personas encargadas de las ventas, esto hara que
aumentaran, y se podra implementar el programa contable, pues al ser una
empresa ms grande, tendra que llevar contabilidad organizada.
Para lograr la ampliacin de la infraestructura la opcin ms adecuada es la
REINGENIERIA.
A media cuadra de donde actualmente la empresa desarrolla su actividad, se
encuentra un local mucho ms amplio que cubre todas las necesidades que se tiene
en el momento, con sala de exhibicin y venta muy amplia, con una bodega amplia
y muy bien dividida.
Lo que se espera es que con la planeacin que se cre lograr acceder a este local
y de esta manera ampliar no solo las instalaciones fsicas sino tambin la
organizacin de la empresa.
Contratando ms personal encargado de las ventas, quienes ejercen los cargos de
administracin y gerencia en este momento, podran dedicarse a su cargo en
especfico y no tambin de la atencin al cliente y ventas como actualmente sucede.
Poder crear un organigrama empresarial bien definido y organizado con sus
diferentes departamentos.
Considero que de esta manera la empresa sera mucho ms prospera y se
solucionaran sino todas si la gran mayora de las debilidades que presenta en el
momento.
Adems de ello se podra ampliar la lnea ofertada a los clientes, ya que en el
momento se maneja solo deportiva para dama, se podra implementar la lnea
formal y clsica para dama y de esta manera aumentar tambin la satisfaccin a la
clientela.

Para un mejor desarrollo de las actividades se debe implementar una


departamentalizacin acorde a su actividad.
Considero que la ms acorde para esta empresa es la DEPARTAMENTALIZACION
POR FUNCIONES, puesto que en ella se manejan 4 cargos cada uno con sus
respectivas funciones as:
GERENTE: Quien es el propietario de la empresa y su representante legal.

ADMINISTRADORA: Quien se encarga de la recepcin de los pedidos y


todo lo que esto conlleva (revisin de mercanca, devolucin en caso de que
se presente defectos de fbrica, recepcin y solucin de quejas y reclamos
de los clientes)

VENDEDORES: Quienes son los encargados de la atencin al cliente

BODEGUERO: Quien es el encargado del inventario, recibir la mercanca


de los proveedores, entregarla a los vendedores a medida que estos la
soliciten en el proceso de atencin al cliente, y organizar nuevamente en
bodega la mercanca que no fue vendida.
ORGANIGRAMA

GERENTE

DAVID MONTENEGRO

ADMINISTRADORA

ARELY VILLEGAS

DAVID MONTENEGRO

VENDEDORES BODEGUERO

ROSA CORREA STIVEN VILLEGAS JOSE ORLANDO MARTINEZ


ROSA CORREA

DAVID MONTENEGRO
DAVID MONTENEGRO
POLITICAS EL PUNTO DEL CALZADO

POLITICAS DE CALIDAD:

Ofrecer a nuestros clientes un calzado de moda, diseo y confort que satisfaga sus
necesidades y expectativas, adems de dotacin que cumpla con sus necesidades
y expectativas de: comodidad, calidad, durabilidad y seguridad, esto contando con
diseos elaborados con materiales de la ms alta calidad.

POLITICA ORGANIZACIONAL:

El cliente es nuestra razn de ser, por eso toda nuestra fuerza y actividad estn
dirigidas a su satisfaccin

POLITICA DE SELECCIN DE PERSONAL

Todos nuestros empleados deben ser mayores de edad


Contar con por lo menos 1 ao de experiencia en el cargo
Estar en disposicin de aprender

POLITICAS LABORALES

El horario de trabajo es de 9:00 am a 7:00 pm con 2 horas de receso para el


almuerzo (en temporada de diciembre y enero el horario se puede extender)
El salario ser el mnimo legal estipulado.
Todo empleado tendr un da de descanso cada quincena.

POLITICA DE VENTAS:
El cliente tiene 30 das calendario para realizar el cambio de un producto sin
uso, slo podr realizar el cambio una vez

La garanta por daos de fbrica es de 30 das calendario despus de


efectuada la compra

No se hacen devoluciones de dinero, solamente con previo estudio del caso

Para todo cambio de mercanca el cliente puede optar por otro artculo, con
un precio igual o mayor, siempre y cundo acepte cancelar la diferencia

Promociones o rebajas no tienen descuento adicional ni se separan

Mercanca separada no se cambia, ni se hacen devoluciones de dinero y


vence a los 90 das.
EL PUNTO DEL
CALZADO

IDENTIFICACION NOMBRE DEL GERENTE PROPIETARIO


DEL CARGO CARGO
JEFE INMEDIATO NO APLICA
No DE CARGOS 01
Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las
FUNCION actividades administrativas, comerciales, operativas y
GENERAL financieras de la Empresa, as como resolver los asuntos
que requieran su intervencin

Representar a la empresa frente a los clientes,


proveedores y dems importantes colaboradores de
la empresa.

Ejercer la direccin administrativa, operativa y


financiera de la Empresa

FUNCIONES Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo


DEL CARGO junto con los objetivos anuales y entregarla al
administrador para su desarrollo y cumplimiento.

Evaluar peridicamente el desempeo y


cumplimiento de objetivos de cada una de las reas
de la empresa

Identificar reas de oportunidad dentro y fuera de la


empresa, que le permita ser ms competitiva en el
mercado

SUPERIOR: No aplica
LINEA DE
AUTORIDAD INFERIOR: Administrador
EL PUNTO DEL
CALZADO

IDENTIFICACION NOMBRE DEL ADMINISTRADOR


DEL CARGO CARGO
JEFE INMEDIATO GERENTE PROPIETARIO
No DE CARGOS 01
Controlar las actividades de administracin de la empresa,
FUNCION elaborando e interpretando las herramientas contables,
GENERAL tales como: registros, estados de cuenta, presupuesto y
otras necesarias para garantizar la efectiva distribucin y
administracin de los recursos materiales y financieros.
Revisar y verificar los movimientos y registros
contables, estados de cuentas.
Llevar registro y control administrativo del
presupuesto asignado a la empresa.
Llevar el control de las cuentas por cobrar y pagar.

Tramitar rdenes de pedido.


FUNCIONES
DEL CARGO Realizar transferencias y dems trmites para la
cancelacin o movimientos de cuentas.

Llevar registro y control de proveedores.

Velar por el cumplimiento de la normativa legal


vigente que rige la empresa.
Llevar el control y administra los fondos de caja
menor.
Elaborar y hacer seguimiento a las rdenes de pago
tramitadas por la empresa.

Llevar el control de contratos laborales realizados por


la empresa.
Atender en informa al pblico en general.
Supervisar y distribuir las actividades del personal a
su cargo.
Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando
cualquier anomala.
Elaborar informes peridicos de las actividades
realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afn que le sea asignada

SUPERIOR: Gerente Propietario


LINEA DE
AUTORIDAD INFERIOR: Vendedores y Bodeguero
EL PUNTO DEL
CALZADO

NOMBRE DEL VENDEDOR


IDENTIFICACION CARGO
DEL CARGO JEFE INMEDIATO ADMINISTRADOR
No DE CARGOS 02
Atender a los clientes ofreciendo la mejor alternativa para su
FUNCION compra
GENERAL

Asesorar tcnica, comercial y promocionalmente a sus


clientes.
Informar sobre eventuales novedades de la mercanca
a los clientes.
Asesorar al cliente sobre la mejor forma de comprar y
FUNCIONES utilizar los productos.
DEL CARGO Comunicar al cliente las novedades sobre precios y
condiciones.
Mantener al cliente informado sobre cambios
significativos dentro de la empresa.
Informar de fallas y quejas sobre la mercanca a su
superior
Mantener ordenada su rea de trabajo
Surtir, exhibir la mercanca en el rea de ventas
Reponer la mercanca faltante en la seccin.
Actualizar los precios de la mercanca.

SUPERIOR: Administrador
LINEA DE
AUTORIDAD INFERIOR: No aplica
EL PUNTO DEL
CALZADO

NOMBRE DEL BODEGUERO


IDENTIFICACION CARGO
DEL CARGO JEFE INMEDIATO ADMINISTRADOR
No DE CARGOS 01
Gestionar, registrar, manipular y mover mercancas en la
FUNCION bodega. Adems, lleva control de inventarios y ordena la
GENERAL distribucin interior.

Recepcionar mercancas.
FUNCIONES Entregar mercancas a saln de ventas.
DEL CARGO Llevar un control de mercancas entregadas.
Mantener limpia la bodega.
Manejar control de inventario.
Organizar movimiento interior de mercancas

SUPERIOR: Administrador
LINEA DE
AUTORIDAD INFERIOR: No aplica
CONTROL INTERNO

EL PUNTO DEL CALZADO es una empresa dedicada a la comercializacin de


calzado para dama, caballero y escolar.
En la empresa se detect falencias en sus procesos operativos; como un manejo
informal de la administracin, as como deficiencias en el manejo de bodega en
cuanto a rdenes de pedidos e inventarios; adems existen carencias en los
registros de pedidos debido a que no se planifica con tiempo los requerimientos, la
empresa no cuenta con un manual de funciones donde se especifique claramente
las actividades de cada uno de los empleados.
Otra de las debilidades detectadas es el deficiente sistema de archivo al no usar
tcnicas apropiadas de clasificacin, la informacin no guarda una coherencia
lgica de procedimientos.
Adems, la inexistencia de polticas empresariales, no ha permitido a la empresa
definir sus objetivos y metas de crecimiento en tiempos programados, es por ello
que como toda organizacin esta puede ser perfeccionada para lograr los objetivos
fijados y para ello resulta obvia la importancia que tiene un correcto control interno.

Se aplic como tcnica una entrevista con la finalidad de obtener informacin de los
responsables de las diferentes reas operativas, aclarar preguntas y orientar el
diagnstico que se pretende realizar.

ENTREVISTA AL GERENTE GENERAL


De la entrevista realizada al gerente se pudo establecer que la empresa fue creada
por su gerente propietario y su esposa quien hace las veces de administradora, por
esta razn la empresa no posee una estructura orgnica administrativa definida ya
que aqu todos toman decisiones evidencindose que no existen niveles de
autoridad internos, por lo que los proyectos no se pueden cumplir adecuadamente,
adems la empresa no cuenta con un manual de funciones de cada uno de los
empleados, no se tiene un control estricto sobre el cumplimiento de horario de los
empleados, en cuanto a los inventarios no se manejan fechas de entrada de la
mercancia para de esta manera controlar el tiempo que esta lleva en bodega y as
saber cul debe salir primero (mediante rebajas y descuentos si se da el caso) para
evitar deterioro de la misma, no se cuenta con un mtodo definido para el manejo
de costo de la mercancia, precio de venta y por tanto no se conoce la utilidad real
de la mercancia, no se cuenta con registro de proveedores, lo que dificulta su
ubicacin de manera rpida y eficaz. En definitiva, el personal no tiene ningn
conocimiento sobre la existencia de controles.

Como medida de control consideramos que la mejor manera de realizarlo es


diligenciando formatos con la informacin necesaria que nos permita obtener
resultados sobre los procesos que se deben realizar y de esta manera poder vigilar
que dichas actividades se realicen de la mejor manera posible.

FORMATOS DE CONTROL

ASISTENCIA DE EMPLEADOS

MINUTOS HORA HORAS


HORA DE
EMPLEADO FECHA CARGO DE DE EXTRAS
LLEGADA
RETRAZO SALIDA TRABAJADAS

1
2
3
4
5

ENTRADA DE MERCANCIA A BODEGA


FECHA DAMA,
DE CABALLE No DE PRECIO
LINE MARC NUMERA
INGRES RO DOSCEN PROVEEDOR COSTO DE
A A CION
O D- COLEGIA AS VENTA
M-A L
PROVEEDORES
LINEA
(FORMAL, CORREO No DE
NOMBRE EMPRESA TELEFONO CIUDAD
DEPORTIVA ELECTRONICO CUENTA
O COLEGIAL)

INVENTARIO DE MERCANCIA
NU DAMA/CABALL
PRECIO DE UTILIDA
FECHA LINEA MARCA COLOR MER ERO/ESCOLAR EXISTENCIA
VENTA D
O REFERENCIA

REGISTRO DE VENTAS DIARIAS


FECHA

LINEA REF COLOR NUMERO COSTO PRECIO VENTA UTILIDAD

TOTAL
PETICIONES QUEJAS RECLAMOS O FELICITACIONES
CIUDAD Y FECHA

ASUNTO PETICION QUEJA RECLAMO FELICITACION SUGERENCIA


NOMBRE DEL
SOLICITANTE S
DOC
IDENTIFICACION
DIRECCION
TELEFONO CELULAR CORREO ELECTRONICO

DESCRIPCION

FIRMA

Anda mungkin juga menyukai