1

FARMASI RUMAH SAKIT

GOOD PROCUREMENT PRACTICE
DOSEN : Dra. Aziza Nuraini, MM., Apt.
KELOMPOK 2

DISUSUN OLEH :
SEPTYANA KUMALASARI (17340044)
ROSMIN AKA (17340045)
SELPINA (17340046)
CEVI DESTRI (17340048)

PROGRAM STUDI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
ISNTITUT SAINS & TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2017
 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur yang dalam kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat
rahmat dan karunia-Nya makalah ini dapat selesai tepat pada waktunya.
Dalam makalah ini kami membahas mengenai Praktek Pengadaan yang Baik.
Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam ilmu Farmasi Rumah Sakit, sekaligus
melakukan apa yang menjadi tugas mahasiswa pada mata kuliah Manajemen Farmasi.
Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan
kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik
dan saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata penulis
berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.

Jakarta, September 2017

Penyusun
 3

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem pengelolaan obat harus dipandang sebagai bagian dari keseluruhan
sistem pelayanan di rumah sakit dan diorganisasikan dengan suatu cara yang dapat
memberikan pelayanan berdasarkan aspek keamanan, efektif dan ekonomis dalam
penggunaan obat, sehingga dapat dicapai efektifitas dan efisiensi pengelolaan obat.
Dimana keduanya merupakan konsep utama yang digunakan untuk mengukur prestasi
kerja manajemen. Pengelolaan obat di rumah sakit ini dibentuk di suatu instalasi farmasi
rumah sakit (Jokosusilo, 2004).
Pengelolaan obat berhubungan erat dengan anggaran dan belanja rumah sakit.
Mengenai biaya obat di rumah sakit dapat sebesar 40% dari total biaya kesehatan.
Menurut Depkes RI secara nasional biaya obat sebesar 40%-50% dari jumlah
operasional pelayanan kesehatan. Mengingat begitu pentingnya dana dan kedudukan
obat bagi rumah sakit, maka pengelolaannya harus dilakukan secara efektif dan efisien
sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pasien dan rumah
sakit. Pengelolaan tersebut meliputi seleksi dan perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
distribusi dan penggunaan.
Pengadaan adalah suatu proses untuk mendapatkan barang atau obat yang
dibutuhkan untuk menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan dari
pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah
yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu
dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang
berlaku.
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,
mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah
ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar
 4

jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan praktik pengadaan obat yang baik ?
2. Bagaimanakah cara praktik pengadaan obat yang baik ?
3. Apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam praktik pengadaan obat yang baik ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui apa praktik pengadaan obat yang baik.
2. Untuk mengetahui cara praktik pengadaan obat yang baik.
3. Untuk mengetahui hal yang perlu diperhatikan dalam praktik pengadaan obat
yan baik.
 5

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengadaan
Proses pengadaan yang efektif menjamin ketersediaan obat yang tepat dalam
jumlah yang tepat, dengan harga pantas, dan dengan standar standar kualitas. Obat dapat
diperoleh melalui pembelian, sumbangan, atau pembuatan. Siklus pengadaan
melibatkan langkah-langkah berikut:
Ulas pilihan obat
Tentukan jumlah yang dibutuhkan
Rekonsiliasi kebutuhan dan dana
Pilih metode pengadaan
Cari dan pilih pemasok
Tentukan persyaratan kontrak
Pantau status pesanan
Menerima dan memeriksa obat-obatan
Melakukan pembayaran
Bagikan obat-obatan
Kumpulkan informasi konsumsi
Metode pengadaan utama adalah tender terbuka, tender terbatas, negosiasi
kompetitif, dan pengadaan langsung, yang bervariasi berkenaan dengan pengaruhnya
terhadap harga, waktu pengiriman, dan beban kerja kantor pengadaan.
Prinsip utama pengadaan farmasi yang baik meliputi:
Pengadaan dengan nama generik
Batasan pengadaan ke daftar obat esensial
Pengadaan secara massal
Kualifikasi dan pemantauan pemasok formal
Pengadaan kompetitif
Komitmen sumber tunggal
 6

Jumlah pemesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan aktual yang dapat

diandalkan
Pembayaran yang andal dan pengelolaan keuangan yang baik
Transparansi dan prosedur tertulis
Pemisahan fungsi kunci
Program penjaminan mutu produk
Audit tahunan dengan hasil yang dipublikasikan
Pelaporan reguler indikator kinerja pengadaan
Sistem alternatif untuk memasok obat ke sistem kesehatan masyarakat meliputi
sistem pusat penyimpanan, sistem agen pasokan otonom, sistem pengiriman langsung,
sistem vendor utama, dan sistem apotek swasta. Semua melibatkan pengadaan farmasi.
Pengadaan dapat dilanjutkan dengan model yang berbeda-pembelian tahunan,
pembelian terjadwal, atau pembelian perpetual. Kombinasi yang berbeda dari model ini
dapat digunakan pada berbagai tingkat sistem atau obat yang berbeda. Kombinasi mana
pun dari sistem pasokan dan model pembelian digunakan, sebagian besar kantor
pengadaan obat sektor publik, baik publik maupun swasta, menegosiasikan kontrak
untuk anggota kelompok dengan kebutuhan dan minat serupa.
Pengadaan yang efektif adalah proses kolaboratif antara kantor pengadaan,
dengan persyaratan untuk staf terlatih dan sistem manajemen yang tepat, dan komite
teknis dan kebijakan, yang membuat keputusan akhir mengenai obat mana yang akan
dibeli, dalam jumlah berapa, dan dari mana pemasok.
Pertimbangan utama untuk keberlanjutan keuangan mencakup akses terhadap
dana pembelian obat-obatan dan dukungan dari kantor pengadaan, akses ke valuta asing
untuk pengadaan internasional, dan mekanisme pembayaran yang dapat diandalkan.
Sistem pengadaan farmasi merupakan penentu utama ketersediaan obat dan
biaya kesehatan total. Di sebagian besar negara berkembang, pembelian obat
merupakan pengeluaran kesehatan terbesar setelah biaya pribadi. Obat-obatan juga
mengkonsumsi bagian utama dari pertukaran yang berkaitan dengan kesehatan. Proses
pengadaan yang efektif harus:
Berikan obat yang tepat dalam jumlah yang tepat
Dapatkan harga beli serendah mungkin
 7

Pastikan semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas yang diakui
Atur pengiriman tepat waktu untuk menghindari kekurangan dan stock-out
Memastikan keandalan pemasok sehubungan dengan layanan dan kualitas
Atur jadwal pembelian, rumus untuk jumlah pesanan dan tingkat stok
pengaman untuk mencapai biaya total terendah di setiap tingkat system
Mencapai tujuan ini dengan cara yang paling mungkin
Mengingat dampak kegiatan pengadaan terhadap operasi dan efektivitas
pelayanan kesehatan, kegiatan ini harus dilakukan oleh staf terlatih dengan
menggunakan prosedur yang baik, bekerja di kantor yang memadai dengan komunikasi
yang baik, dan dengan akses terhadap persediaan dan informasi konsumsi yang andal.
Manajemen pengadaan yang baik menuntut keahlian medis, farmasi, manajerial,
ekonomi, dan sering politis.
Ketika sebuah sistem kesehatan menetapkan program pengadaan farmasi, pada
dasarnya, mengembangkan program pembelian kelompok untuk wilayah kesehatan,
distrik, dan fasilitas kesehatan individu. Pembelian anggota kelompok dapat dibiayai
secara terpusat melalui alokasi pemerintah atau sumbangan donor, dengan cara yang
terdesentralisasi melalui biaya obat-obatan terlarang, atau melalui beberapa kombinasi
antara alternatif pembiayaan. Pengadaan dapat dikelola melalui beberapa pengaturan
organisasi.
Selama dua puluh tahun terakhir, program pembelian kelompok formal
menjadi umum, dan faktor-faktor yang membuat mereka sukses diketahui. Beberapa
negara telah membangun program pengadaan sektor publik yang sukses yang berbagi
banyak fitur serupa. Di negara lain, pengadaan terus kurang berhasil, terlepas dari upaya
reformasi yang ekstensif dan bantuan keuangan yang substansial dari lembaga bantuan.
Meskipun bab pengadaan dalam manual ini ditulis terutama dengan program
pembelian kelompok sektor publik, asas dan prosedur dapat diterapkan pada pengadaan
publik atau swasta pada tingkat manapun dari pos bantuan pedesaan ke program
kesehatan nasional. Rincian pengadaan di berbagai tingkatan mungkin sedikit berbeda,
namun langkah dasarnya sama.
 8

2.2 Siklus Pengadaan

Siklus pengadaan mencakup sebagian besar keputusan dan tindakan yang
menentukan jumlah obat spesifik yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas
obat yang diterima.
Pengadaan didefinisikan di sini sebagai proses untuk memperoleh pasokan dari
pemasok swasta atau publik atau melalui pembelian dari produsen, distributor, atau agen
seperti United Nations Children's Fund (UNICEF), Organisasi Kesehatan Dunia
(WHO), atau program bantuan bilateral. Sumber-sumber ini dapat digunakan secara
terpisah atau kombinasi untuk memenuhi keseluruhan kebutuhan obat.

2.3 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Harga Obat dan Biaya Total

Dengan keterbatasan anggaran hampir semua program kesehatan, biaya
pengadaan obat harus menjadi perhatian semua pembuat kebijakan, pejabat senior,
manajer program obat esensial, dan staf pengadaan. Biaya pengadaan obat meliputi
beberapa komponen yang berbeda; beberapa biaya sudah jelas dan ada juga yang tidak.
2.3.1 Harga satuan
Apa yang menentukan harga tender sebuah wadah dari 1.000 tablet amoxicillin
atau sepuluh ampul adrenalin? Ada banyak pertimbangan yang terkait dengan
penetapan harga obat oleh produsen dan distributor, dan banyak faktor yang
menyebabkan harga bervariasi dari satu negara ke negara lain. Prinsip fundamentak
adalah bahwa meningkatnya persaingan antar pemasok biasanya menurunkan harga
obat.
Beberapa faktor mempengaruhi persaingan dan penetapan harga di pasar
farmasi. Salah satu isu utama adalah berapa banyak produk obat yang berbeda, dan versi
generik yang berbeda dari kebijakan pemerintah mengenai pendaftaran, perizinan untuk
pembuatan dan distribusi, wewenang untuk meresepkan dan mengeluarkan substitusi
generik, dan pengendalian harga. Di beberapa pasar, pemasok dapat menawarkan harga
diskon kepada sektor publik yang tidak harus terkait dengan volume pembelian untuk
membangun atau mempertahankan pangsa pasar. Jenis metode pengadaan yang
digunakan sangat mempengaruhi seberapa banyak persaingan yang ada di antara
 9

pemasok potensial. Strategi dan isu secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi
tingkat persaingan dan tingkat harga diskon yang tersedia untuk sistem kesehatan.
2.3.2 Model Pembelian dan Total Biaya Pembelian Variabel
Harga perolehan obat hanya satu bagian dari total biaya pembelian obat;
komponen penting lainnya adalah biaya yang terkait dengan persediaan, biaya operasi
sistem pembelian dan biaya tambahan yang terjadi saat stoking terjadi (biaya
kekurangan).
Meskipun kantor pengadaan biasanya memperhatikan dirinya sendiri terutama
dengan biaya perolehan obat, komponen biaya lainnya dapat meningkatkan total biaya
pembelian sebesar 50 persen atau lebih dari biaya perolehan. Untuk situasi masing-
masing negara, total biaya pembelian dapat diminimalkan dengan memilih model
pembelian yang optimal, seperti yang didefinisikan oleh:
Interval antara pesanan-pilihan termasuk tahunan (satu pesanan per tahun),
dijadwalkan (pesanan berkala, misalnya setiap tiga bulan), dan terus-menerus
(pesanan ditempatkan kapan pun stok jatuh ke tingkat yang ditentukan);
Target stok pengaman, yang bervariasi sesuai dengan waktu tunggu pemasok,
pola konsumsi, dan sasaran tingkat layanan;
Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah pesanan, yang mungkin
merupakan kuantitas tetap atau variabel.
Pilihan model pembelian ini tidak selalu keputusan sederhana. Model pembelian
mungkin berbeda dari satu tingkat sistem pasokan ke persediaan lainnya, atau dari satu
jenis atau kelas produk obat ke produk lainnya. Misalnya mempertimbangkan sistem
pasokan dengan Central Medical Stores (CMS) dan beberapa gudang regional yang
melayani rumah sakit dan pusat kesehatan utama (yang kemudian didistribusikan ke
fasilitas perawatan primer). CMS mungkin membeli sebagian besar barang melalui
tender tahunan; Namun, di sebagian besar negara, biaya total yang lebih rendah dapat
dicapai dengan membeli setidaknya beberapa barang lebih sering. Toko regional
mungkin memesan dari CMS setiap tiga bulan untuk sebagian besar barang. Pusat
kesehatan dan rumah sakit mungkin memesan barang terbanyak setiap bulan, dengan
pesanan tambahan mingguan, dan sebagainya.
 10

Model pembelian mempengaruhi jenis metode pengadaan dan kontrak

pembelian yang dapat digunakan. Namun, ini bekerja dua arah, keadaan atau undang-
undang negara masing-masing dapat menentukan satu jenis metode atau kontrak
pengadaan, yang kemudian membatasi pilihan untuk memilih model pembelian.
Misalnya, jika hanya tender dengan kuantitas tetap yang diijinkan berdasarkan undang-
undang setempat, akan sulit menerapkan model pembelian perpetual. Jika semua obat
diimpor rata-rata memimpin waktu enam sampai sembilan bulan, akan sulit untuk
menghindari sistem pembelian tahunan untuk sebagian besar barang.
Sistem yang digunakan untuk memperkirakan kebutuhan dan menentukan
jumlah pesanan bervariasi dengan model pembelian dan dengan ketersediaan informasi
pada konsumsi masa lalu. Prosedur untuk memperkirakan kebutuhan pembelian
tahunan dengan pembelian terjadwal atau perpetual, kuantitas pesanan biasanya dapat
ditentukan oleh salah satu formula. Namun, dalam beberapa situasi, mungkin perlu
menggunakan prosedur seperti peramalan berbasis morbiditas untuk memperkirakan
kebutuhan setengah tahunan pembelian.
Tujuan utamanya adalah kombinasi antara model pembelian dan prosedur
distribusi yang menghasilkan total biaya terendah untuk sistem pasokan sambil
memberikan tingkat pelayanan yang diinginkan ke fasilitas kesehatan (dan pasien).
Analisis biaya variabel (TVC) total adalah metode untuk mengumpulkan dan
menganalisis total biaya variabel dalam pengelolaan persediaan: pembelian obat,
penyimpanan persediaan, operasi pembelian, dan biaya kekurangan. Komponen biaya
ini memiliki komponen subkomponen yang stabil dan bervariasi, karena beberapa biaya
meningkat seiring dengan meningkatnya volume aktivitas, dan beberapa lainnya stabil
melalui berbagai tingkat aktivitas (seperti gaji staf tetap). Analisis TVC menguji biaya
stabil dan variabel untuk penghematan potensial dan membantu manajer mengevaluasi
perubahan potensial dalam kebijakan dan prosedur pengadaan dan distribusi dalam hal
dampak yang mungkin terjadi pada biaya variabel total.
2.3.3 Biaya Terlihat dan Tersembunyi
Seperti yang telah dibahas di atas, biaya variabel total memiliki empat
komponen - harga perolehan obat, biaya penyimpanan persediaan, biaya operasi
pembelian, dan biaya kekurangan. Beberapa dari biaya ini mudah terlihat oleh para
 11

manajer - total pengeluaran untuk pembelian obat bius, atau gaji staf pengadaan.
Namun, biaya yang terkait dengan kekurangan dan kinerja pemasok yang buruk tidak
begitu jelas; biaya tersembunyi yang terkait dengan kinerja pemasok yang buruk oleh
pemasok (atau kantor pengadaan) meliputi:
Meningkatnya biaya akuisisi karena pengadaan darurat, seperti ketika obat vital
dipesan terlalu terlambat atau pemasok gagal menyampaikannya tepat waktu;
Biaya penggantian saat barang hilang atau harus dibuang karena kemasannya
buruk, kondisi pengiriman yang tidak tepat, pembusukan yang cepat, atau masa
simpan pendek;
Biaya penggantian untuk pengiriman pendek, obat cair encer, bentuk sediaan
yang salah, dan sebagainya;
Penyimpanan, biaya pelabuhan, dan biaya administrasi karena prosedur kliring
yang tidak efisien atau kekurangan dana atau dokumentasi yang benar;
Biaya kesehatan dan ekonomi stoking akibat penundaan atau kegagalan
pengiriman.
Dampak potensial dari biaya tersembunyi terhadap total biaya dapat
dicontohkan sebagai berikut: Pemasok A telah mengutip harga yang lebih rendah,
namun biaya tambahan akibat kinerja buruk pada akhirnya meningkatkan total biaya di
atas yang dikutip oleh Pemasok B. Dalam tender yang kompetitif, sejumlah besar
pemasok dengan latar belakang teknis dan komersial yang beragam dapat mengajukan
tender, dan harga yang mereka kutip akan sangat bervariasi. Sistem untuk menyelidiki
dan memantau kinerja pemasok sangat penting untuk meminimalkan dampak biaya
tersembunyi.

2.4 Ikhtisar Metode Pengadaan

Ada banyak mekanisme dimana pemerintah, organisasi nonpemerintah (LSM),
dan organisasi lainnya mendapatkan obat-obatan. Hampir semua metode pengadaan
farmasi, pada setiap tingkat sistem kesehatan, termasuk dalam salah satu dari empat
kategori dasar: tender terbuka, tender terbatas, negosiasi kompetitif, dan pengadaan
langsung. Masing-masing metode ini dapat digunakan dengan model pembelian standar
 12

- tinjauan tahunan, terjadwal, atau perpetual - dengan jenis kontrak pengadaan yang
tepat.
a. Tender terbuka: tender terbuka adalah prosedur formal dimana kutipan
diundang dari perwakilan produsen manapun atas dasar lokal atau seluruh dunia,
sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang ditentukan dalam undangan
tender. Penawaran tender internasional (competitive competitive bidding / ICB),
sebagaimana ditentukan dalam pedoman Bank Dunia (1993a), terbuka bagi
semua produsen internasional yang berminat dari negara-negara anggota Bank
Dunia.
b. Tender terbatas: Dalam tender terbatas - yang juga disebut sebagai tawaran
tertutup atau pemasok tender tender yang berminat harus disetujui terlebih
dahulu, seringkali melalui proses prakualifikasi formal yang
mempertimbangkan kepatuhan terhadap praktik manufaktur yang baik (GMP),
kinerja pasokan masa lalu, kelayakan finansial, dan faktor terkait Proses
prakualifikasi sering terbuka terhadap pemasok yang ingin mengajukan
permohonan.
c. Negosiasi kompetitif: Dalam negosiasi yang kompetitif, pembeli mendekati
sejumlah pemasok terpilih (biasanya setidaknya tiga) untuk kutipan harga.
Pembeli juga dapat menawar dengan pemasok ini untuk mencapai pengaturan
harga atau layanan tertentu. Negosiasi kompetitif juga disebut negotiatied
procurement atau belanja internasional atau lokal.
d. Pengadaan langsung: Metode pengadaan yang paling sederhana, tapi biasanya
paling mahal, adalah pembelian langsung dari satu pemasok, baik dengan harga
quoated atau dengan harga yang dinegosiasikan. Untuk obat sumber tunggal
(umumnya yang mendapat hak paten tanpa perjanjian lisensi yang
memungkinkan perusahaan lain memproduksi obat), pembeli memiliki dua
pilihan - pengadaan langsung atau pemilihan obat alternatif.
Pada tahap awal pengembangan sistem pengadaan farmasi baru, sebaiknya
memulai dengan metode pembelian yang relatif sederhana - beberapa kombinasi
negosiasi dengan pemasok yang diketahui, negosiasi dengan badan pengadaan
internasional, dan tender lokal. Ini akan membawa persediaan ke dalam sistem dengan
 13

cepat sementara sistem tender yang lebih rumit sedang dikembangkan. Beberapa agen
pengadaan internasional terkenal terdaftar dalam Panduan Harga Obat Internasional
tahunan (MSH, 1995).
Tender terbuka Internasional biasanya menarik penawaran yang paling
kompetitif dan berpotensi harga terendah. Meskipun tender internasional terkadang
terbatas pada manufaktur utama, namun harus mencakup badan pengadaan
internasional terkemuka untuk memastikan bahwa setidaknya satu tawaran yang dapat
diandalkan diterima untuk sebagian besar produk tender.
Hampir semua organisasi pengadaan farmasi yang dikelola secara profesional -
termasuk perusahaan swasta, agen pengadaan internasional, dan unit pengadaan obat
pemerintah yang berhasil - membeli barang dengan volume paling besar dengan tender
terbatas atau dengan negosiasi yang kompetitif dari daftar pemasok terpercaya yang
terbatas.
Beberapa kantor pengadaan menggunakan kombinasi metode; tender terbuka
atau terbatas untuk barang bervolume besar, dan negosiasi kompetitif atau pengadaan
langsung untuk persediaan dengan volume rendah atau darurat.
Pembeli farmasi yang berpengalaman mungkin dapat membeli secara efektif
hanya dengan negosiasi kompetitif dengan pemasok terpercaya yang diketahui. Namun,
ini memerlukan akses dana yang sangat baik untuk pengadaan. Dalam kebanyakan
keadaan, pengadaan untuk sektor publik paling baik dilakukan melalui metode
kompetitif formal.
Di banyak negara, peraturan perundang-undangan dan peraturan pemerintah
mendikte metode pengadaan yang akan digunakan, sering didasarkan pada nilai barang
yang dibeli.

2.5 Praktik Pengadaan Farmasi yang Baik

Praktik pengadaan farmasi sangat bervariasi dari satu negara ke negara lain.
Namun, hampir dua dekade pengalaman dengan program obat esensial dan pengalaman
bertahun-tahun dengan layanan pasokan farmasi pemerintah yang besar di sejumlah
Negara telah menyarankan sejumlah prinsip utama.
 14

2.5.1 Pengadaan dengan Nama Generik (International Nonproprietary Name)

Pengadaan dengan nama generik-yang secara formal dikenal sebagai nama
Nonproprietary Internasional (INN) - telah menjadi standar untuk membeli obat-obatan
yang tersedia dari banyak perusahaan. Penyedia nama merek mungkin bersaing, namun
tawaran mereka harus berdasarkan nama generik; mereka mungkin menawarkan harga
yang lebih rendah untuk obat-obatan tertentu daripada pesaing generik, karena mereka
ingin mempertahankan pangsa pasar sektor publik mereka. Masuk akal untuk
mewajibkan semua obat yang diberikan ke sistem kesehatan diberi label dengan INN
mencolok selain nama merek yang mungkin ada di label.
2.5.2 Pengadaan Terbatas untuk Daftar Obat Esensial atau Daftar Formal
Hampir tidak ada program kesehatan yang mampu membeli semua obat yang
tersedia di pasaran. Daftar obat atau formulanya terbatas, menentukan obat mana yang
akan dibeli, adalah salah satu cara yang paling efektif untuk mengendalikan biaya
pengadaan. Ini menyederhanakan aktivitas manajemen persediaan lainnya dan juga
mengurangi biaya penyimpanan persediaan.
Langkah pertama adalah menghindari duplikasi generik; sesudah ini, Ada dua
pilihan utama untuk mengurangi daftar pengadaan. Yang pertama menggabungkan
proses formularium standar dengan terapi analisis, misalnya, sebuah program secara
rutin membeli simetamin, famotidide, dan ranitidine (semua obat antiullet yang serupa
dengan pengobatan) mungkin menghemat jumlah substansial dengan membatasi
formularium ke salah satu obat ini dan menggabungkannya perkiraan volume pembelian
menjadi satu, Jumlah obat yang jauh lebih banyak dipilih.
Pendekatan kedua juga mencakup formularium seleksi dan analisis kategori
terapeutik dan kemudian selangkah lebih maju melalui tender kompetitif dalam
subkategori terapeutik terpilih. Panitia seleksi obat menentukan subkategori yang sesuai
untuk kategori obat tender dan obat-obatan dalam subkategori tersebut dapat diterima
setara. Kemudian permintaan tender hanya menentukan kategori terapeutik daripada
produk obat individual. Strategi ini telah digunakan selama beberapa tahun di beberapa
kelompok pembelian di Amerika Serikat dan di wilayah timur Karibia dan serupa
dengan strategi yang digunakan di Eropa untuk menetapkan harga penggantian.
 15

Setiap perubahan dari satu produk sejenis yang serupa dengan obat harus
dipertimbangkan dengan cermat, terutama untuk obat-obatan yang digunakan dalam
pengobatan kronis; Pasien yang menggunakan obat ini perlu dimonitor selama
pergantian.
Upaya untuk membatasi daftar obat dengan mengurangi duplikasi terapeutik
akan menemui hambatan baik dari pemasok obat yang produknya dikeluarkan dari
daftar pengadaan dan dari beberapa dokter (dan beberapa pasien) yang lebih memilih
pilihan yang lebih luas. Pemasok dapat mengeluarkan peringatan publik yang buruk
mengenai dampak buruk pada kesehatan masyarakat dan perawatan pasien jika obat
mereka tidak dibeli. Sistem kesehatan perlu disiapkan untuk mengatasi hal tersebut
klaim dengan program diseminasi informasi yang dirancang dengan cermat. Perlawanan
dari dokter seringkali bisa diatasi dengan mendokumentasikan penghematan biaya yang
mungkin dengan keterbatasan daftar pengadaan dan menunjukkan manfaat akses
sepanjang tahun ke daftar terbatas daripada akses sporadis ke daftar obat yang lebih
besar.
Berikut gambaran praktik pengadaan farmasi yang baik :
A. Pengadaan dengan nama generik
Gunakan nama generik (nama nonproprietary internasional) untuk
persaingan yang sehat.
tentukan standar kualitas, bukan merek tertentu, untuk obat dengan masalah
ketersediaan hayati.
B. Pengadaan terbatas untuk daftar obat esensial atau daftar formal
Pilih obat yang aman, efektif, hemat biaya.
Gunakan prosedur persetujuan formal untuk pengadaan obat-obatan yang
tidak terdaftar.
C. Pengadaan dalam jumlah besar
Memusatkan pembelian pada daftar terbatas untuk meningkatkan jumlah,
mengurangi harga.
Tentukan pengiriman terpisah.
 16

D. Kualifikasi dan pemantauan formal supplier

Gunakan kualifikasi pemasok formal berdasarkan kualitas obat, keandalan
layanan, dan kelayakan finansial.
Menyetujui pemasok sebelum melakukan tender (prakualifikasi) atau
setelah postqualification.
Gunakan sistem pemantauan formal untuk memastikan kualifikasi pemasok
lanjutan.
E. Pengadaan kompetitif
Gunakan penawaran yang kompetitif untuk semua pembelian yang sangat
kecil atau darurat untuk mendapatkan harga terbaik.
Dalam tender terbatas, hanya prakualifikasi yang bersaing
Dalam tender terbuka, pemasok harus dievaluasi setelah mengajukan
penawaran.
F. Komitmen sumber tunggal
Semua obat yang dikontrak dibeli dari pemasok yang menang.
Jangan memasukkan penawaran terpisah dengan pemasok yang tidak
memiliki kontrak.
G. Jumlah pemesanan berdasarkan reliable estimate of actual need
Mengembangkan catatan konsumsi dan data morbiditas yang dapat
diandalkan.
Secara sistematis menyesuaikan surplus masa lalu, kekurangan, stock out.
Sesuaikan dengan pertumbuhan program yang diharapkan dan perubahan
pola penyakit.
H. Pembayaran yang andal dan pengelolaan keuangan yang baik
Kembangkan mekanisme untuk pembayaran yang cepat dan dapat
diandalkan.
Pembayaran segera dapat menurunkan harga obat sebanyak diskon massal
Mekanisme keuangan yang menetapkan akun obat yang terpisah (misalnya,
dana obat bergulir) memungkinkan pemrosesan pengadaan beroperasi pada
jadwal terpisah dari sosio keuangan.
 17

I. Prosedur transparansi dan tertulis

Mengembangkan dan mengikuti prosedur tertulis untuk semua tindakan
pengadaan.
Semaksimal mungkin, membuat informasi tentang proses tender dan hasil
publik.
J. Pemisahan fungsi tombol
Pisahkan fungsi tombol yang membutuhkan keahlian berbeda.
Fungsi yang melibatkan berbagai komite, unit, atau individu dapat
mencakup pemilihan, kualifikasi, persetujuan pemasok, dan pemberian
kontrak.
K. Program jaminan mutu produk
Menetapkan dan memelihara sistem formal untuk jaminan kualitas produk.
Sertakan sertifikasi produk jaminan mutu, inspeksi pengiriman, pengujian
laboratorium yang ditargetkan, dan pelaporan produk yang dicurigai.
L. Audit tahunan dengan hasil dipublikasikan
Melakukan audit tahunan untuk menilai kepatuhan terhadap prosedur
pengadaan, ketepatan waktu pembayaran, dan faktor-faktor terkait lainnya.
hasilnya ke badan pengawas publik yang sesuai.
M. Pelaporan reguler tentang kinerja pengadaan
Laporkan indikator kinerja pengadaan utama terhadap target setidaknya
setiap tahun.
Gunakan indikator utama seperti rasio harga terhadap harga pasar dunia,
waktu tunggu pemasok, persentase pembelian yang dilakukan melalui tender
kompetitif, dan pembelian yang direncanakan versus aktual.
2.5.3 Pengadaan Dalam Jumlah Besar
Volume pengadaan yang lebih besar membuat harga yang menguntungkan dan
persyaratan kontrak lebih mungkin terjadi. Penyatuan volume pengadaan dari berbagai
fasilitas atau dari beberapa negara bagian atau negara, pembatasan daftar obat, dan
penghapusan duplikasi dalam kategori terapeutik menyebabkan volume yang lebih
tinggi untuk item tunggal. Selain itu, komitmen untuk memberikan satu kontrak tunggal
untuk keseluruhan volume setiap item akan meningkatkan pemasok minat dalam
 18

penawaran dan memberikan insentif bagi mereka untuk menawarkan harga yang
kompetitif.
Sebuah penghargaan kontrak untuk satu pemasok tidak berarti bahwa
keseluruhan volume harus segera dikirim. Banyak layanan pengadaan menentukan,
sebagai bagian dari persyaratan kontrak, membagi pengiriman selama periode kontrak,
Terkadang ke beberapa titik pengiriman. Banyak sistem penawaran menggunakan
perkiraan jumlah tender, dengan perintah yang ditempatkan sepanjang periode kontrak
sesuai kebutuhan, menggunakan model pembelian terjadwal atau perpetual. Strategi ini
memungkinkan penggunaan kapasitas penyimpanan dan transportasi yang optimal,
mengurangi biaya penyimpanan persediaan, dan memudahkan kendala arus kas.
2.5.4 Kualifikasi dan Pemantauan Formal Supplier
Semua pemasok harus pra-atau pasca kualifikasi melalui suatu proses yang
mempertimbangkan kualitas produk, keandalan layanan (dan waktu pengiriman), dan
kelayakan finansial. Proses untuk mengevaluasi pemasok baru dapat mencakup
pendaftaran resmi, cek referensi dengan klien masa lalu dan agen internasional, uji
pembelian dalam jumlah kecil, dan pengumpulan informasi lokal informal (lihat Bab
16). Dengan terlebih dahulu menghilangkan pemasok di bawah standar dari proses
tender, prakualifikasi memastikan bahwa tenderer terendah memenuhi syarat dan
dengan demikian mempercepat penanganan. Dengan pasca kualifikasi, evaluasi
pemasok dilakukan setelah tawaran diterima. Negara-negara yang tidak memiliki
laboratorium pengujian jaminan kualitas fungsional harus menerapkan upaya keras
untuk memeriksa referensi pemasok baru dan harus membeli hanya dari pemasok yang
diketahui bisa memberikan produk yang berkualitas.
Agen pengadaan yang berhasil memastikan kinerja yang terus baik oleh
pemasok melalui sistem pemantauan formal yang melacak waktu tunggu, kepatuhan
terhadap persyaratan harga kontrak, pengiriman parsial, umur simpan yang tersisa,
kepatuhan terhadap instruksi kemasan dan pelabelan, dan kepatuhan terhadap
persyaratan kontrak lainnya. File untuk setiap pemasok harus memiliki salinan kertas
pendaftaran, referensi, korespondensi khusus, keluhan, dan informasi anekdotal lainnya.
Sistem informasi harus melacak jumlah dan nilai kontrak tender yang diberikan secara
kronologis dan nilai total pembelian dari pemasok per tahun.
 19

Program pengadaan dengan menggunakan tender terbatas harus melakukan

upaya khusus untuk mencari potensi pemasok baru untuk mempertahankan tekanan
kompetitif pada pemasok yang sudah mapan.
2.5.5 Pengadaan Kompetitif
Terdapat empat metode utama untuk membeli obat terlarang dan tender terbuka,
negosiasi kompetitif, dan pembelian langsung dari pemasok sumber tunggal. Sejak
mendorong kompetisi pemasok adalah kunci untuk mendapatkan harga yang
menguntungkan, Program sektor publik harus menggunakan semacam program
penawaran yang kompetitif untuk semua tapi sangat kecil dalam pembelian darurat, jika
ada beberapa pemasok untuk barang yang dibutuhkan.
2.5.6 Komitmen Sumber Tunggal
Kecuali bila setiap fasilitas kesehatan membeli obat secara independen, semua
sistem pengadaan farmasi publik adalah program pembelian kelompok. Volume
pembelian yang efektif dipertahankan hanya jika anggota kelompok membeli semua
obat yang dikontrak dari pemasok yang memegang kontrak kelompok.
Jika anggota kelompok bebas melakukan transaksi terpisah dengan pemasok lain
sesuka hati, pemasok yang berpartisipasi dalam tender hanya memiliki sedikit insentif
untuk menawarkan potongan harga terbaik kepada kelompok tersebut. Kurangnya
"komitmen satu-sumber adalah salah satu alasan mengapa program pembelian
CARICOM (Masyarakat Karibia) untuk sektor publik tidak berhasil di awal tahun
1980an.
Komitmen satu-sumber harus dipantau dan ditegakkan. Pemasok lokal atau
regional mungkin menawarkan harga rendah untuk jangka pendek dalam upaya
mematahkan kartel pembelian, namun anggota kelompok harus menolak tawaran ini,
jika tidak, kelompok tersebut akan gagal dan harga akan naik ke tingkat yang
sebelumnya tinggi.
2.5.7 Jumlah Pemesanan Berdasarkan Perkiraan Kebutuhan Aktual
Perkiraan kebutuhan obat yang akurat diperlukan untuk menghindari stok
beberapa obat dan terlalu banyak menimbun orang lain. Sebagai tambahan, pemasok
paling cenderung bersaing untuk memperkirakan jumlah kontrak penawaran jika
mereka yakin jumlah yang ditentukan cukup akurat.
 20

Cara paling akurat untuk menghitung kebutuhan farmasi adalah dengan

mendapatkan data konsumsi masa lalu yang akurat dari semua unit yang dipasok. Data
ini harus diimbangi oleh perubahan pola morbiditas yang diketahui atau yang
diharapkan, faktor musiman, tingkat layanan, pola resep, dan kehadiran pasien.
Sayangnya, di banyak negara, data konsumsi tidak lengkap atau tidak mencerminkan
kebutuhan riil karena jalur pasokan tidak pernah berjalan lama. Dalam kasus tersebut,
teknik konsumsi berbasis morbiditas dan penyesuaian mungkin diperlukan untuk
kuantifikasi pengadaan.
Bantuan teknis pakar dalam kuantifikasi mungkin berguna pada fase awal
program pengadaan, dengan pejabat setempat berpartisipasi untuk mendapatkan
pemahaman tentang metodologi.
Bila dana tidak tersedia untuk membeli semua obat yang tercantum dalam
perkiraan, maka perlu dikurangi daftar sesuai sumber daya sistem kesehatan. Tiga alat
berikut dapat membantu memprioritaskan:
1. Analisis VEN (penting, penting, tidak penting) mengklasifikasikan obat dalam
dua atau tiga kategori, sesuai dengan seberapa kritis obat ini untuk mengobati
penyakit yang biasa ditemui. Prioritas diberikan pada obat-obatan vital.
2. Analisis kategori terapeutik menerapkan efektivitas biaya, manfaat biaya, dan /
atau metode minimisasi biaya untuk membantu memilih obat terbaik untuk
mengobati penyakit umum.
3. Analisis ABC mengumpulkan data dari pengadaan yang baru atau yang
diproyeksikan untuk menentukan di mana uang sebenarnya digunakan, yang
memungkinkan para manajer untuk fokus terlebih dahulu pada barang-barang
berbiaya tinggi saat mempertimbangkan cara untuk mengurangi biaya
pengadaan.
2.5.8 Pembayaran yang Handal dan Manajemen Keuangan yang Baik
Pembayaran yang cepat dapat diandalkan dan dapat memiliki pengaruh yang
besar dalam menjatuhkan harga obat sebagai potongan harga. Mekanisme keuangan
seperti akun pembelian obat yang terdesentralisasi memungkinkan siklus pengadaan
beroperasi secara independen dari siklus treasury. Dana obat bergulir dapat membantu
mencapai pemisahan dengan membuat rekening bank dan modal kerja mereka sendiri.
 21

Sistem pengelolaan keuangan yang efisien sangat penting jika dana terbatas dan
prioritas pengadaan harus ditetapkan. Mampu memesan obat bila dibutuhkan dan untuk
membayarnya tepat waktu sehingga memiliki efek positif untuk mengurangi harga dan
selisih stok.
2.5.9 Prosedur Transparansi dan Tertulis
Penampilan dan kenyataan keadilan sangat penting untuk menarik pemasok
terbaik dan harga yang sangat mahal. Hal ini dapat dicapai dengan mempertahankan
prosedur tender yang transparan: prosedur tertulis formal harus diikuti sepanjang tender,
dan kriteria formal dan eksplisit harus digunakan untuk membuat keputusan pengadaan.
Komite berbasis luas harus memiliki kewenangan tunggal untuk membuat penghargaan
kontrak. Informasi tentang proses tender dan hasilnya harus bersifat publik, sejauh
diizinkan oleh undang-undang. Minimal, penawar dan unit kesehatan harus memiliki
akses terhadap informasi mengenai pemasok dan harga untuk semua kontrak pemenang.
Bila proses tender farmasi bersifat rahasia, ia cenderung dianggap korup atau
tidak adil. Mungkin ada tuduhan kronisme. Entah benar atau tidak, tuduhan semacam
itu merusak pemasok, penyedia layanan kesehatan dan pasien kehilangan kepercayaan
pada sistem. Pemasok yang gagal mungkin merasa bahwa mereka tidak memiliki
kesempatan untuk menang dan akibatnya menarik diri dari tender masa depan (atau
hanya mengirimkan token bids). Sebagai kolam pemasok potensial menurun ke set
kecil, Persaingan harga menurun dan harga pengadaan akan jauh lebih tinggi dari yang
dibutuhkan.
2.5.10 Pemisahan Fungsi Tombol
Ada beberapa fungsi pengadaan kunci, yang biasanya membutuhkan keahlian
yang berbeda. Secara umum, fungsi ini harus ditangani oleh individu, unit, komite, atau
subkomisi terpisah, fungsi tersebut harus ditangani.
pemilihan obat-obatan,
kuantifikasi kebutuhan obat-obatan,
penyiapan spesifikasi produk,
persetujuan pemasok (prakualifikasi atau pascasualifikasi),
ajudikasi dan pemberian tender.
 22

Tanpa pemisahan fungsi, Proses pengadaan jauh lebih rentan dipengaruhi oleh
kepentingan khusus. Pemasok untuk personil pengadaan mungkin bisa melakukan
seleksi obat bius, memanipulasi perintah untuk meningkatkan jumlah obat tertentu,
mengurangi keputusan kualifikasi pemasok, memanipulasi penghargaan akhir tender,
dan spesifikasi produk miring untuk membatasi persaingan (misalnya dengan memilih
lebih sedikit bentuk sediaan yang umum). Pemisahan fungsi kunci berkontribusi pada
profesionalisme dan akuntabilitas.
2.5.11 Program Jaminan Mutu Produk
Program pengadaan yang efektif harus memastikan bahwa obat-obatan yang
dibeli dan didistribusikan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar internasional. Empat
komponen sistem jaminan kualitas yang efektif:
memilih pemasok obat berkualitas yang andal;
menggunakan mekanisme yang ada seperti skema sertifikasi WHO (WHO
1995);
melaporkan masalah produk dan melakukan pengawasan pasca pemasaran;
melakukan pengujian jaminan kualitas yang ditargetkan.
Saat memperkenalkan pengadaan obat dengan nama generik dan pemasok baru
yang produknya tidak dikenal di negara ini, program pengadaan harus sangat waspada
terhadap masalah kualitas produk. Beberapa produk bervariasi secara substansial dalam
formulasi dan bioavailabilitas dari pemasok ke pemasok. Bila perbedaan ini bermakna
secara terapeutik, Pembeli harus berhati-hati dalam melakukan perubahan pemasok dari
tahun ke tahun dan khususnya dalam menerima pemasok yang tidak dikenal. Layanan
Obat Karibia Timur telah mengidentifikasi total tiga belas produk obat yang dianggap
"kritis"; mereka ditenderkan dengan nama generik, membeli produk pemasok baru
harus menunjukkan kesetaraan farmasi melalui pengujian sebelum perubahan dibuat.
2.5.12 Audit Tahunan dengan Hasil Diterbitkan
Setidaknya setahun sekali, unit pengadaan harus menjalani audit, yaitu ujian
formal dan verifikasi buku dan catatan akuntansi oleh akuntan yang mengkhususkan
diri dalam prosedur audit. Audit internal dilakukan oleh auditor dari dalam pemerintah
atau organisasi. Audit eksternal dilakukan oleh auditor dari luar dan umumnya dianggap
lebih kredibel, walaupun proses dan temuannya sama.
 23

Audit eksternal atau undang-undang tahunan yang dilakukan oleh auditor yang
terdaftar atau berlisensi, harus mencakup tes untuk memastikan bahwa aset organisasi
dijaga dan dicatat bahwa sistem tersebut pengendalian internal dan prosedur yang
memadai untuk memperhitungkan semua pendapatan dan pengeluaran organisasi; dan
bahwa organisasi mematuhi konstitusi, peraturan dan peraturan, dan manajemennya. Ini
termasuk kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, ketepatan pembayaran dan
pengendalian persediaan.
Auditor harus mengeluarkan laporan audit berdasarkan undang-undang yang
sesuai dengan hukum yurisdiksi dan, sebagai tambahan, harus mengeluarkan surat
komentar terperinci kepada manajemen organisasi dan badan pengawas publik yang
sesuai.
2.5.13 Pelaporan Reguler tentang Kinerja Pengadaan
Pengenalan indikator standar untuk memantau kinerja dan pelaksanaan program
baru-baru ini telah menjadi kemajuan yang signifikan dalam pengelolaan obat. Indikator
standar memungkinkan perbandingan kinerja aktual dengan target, dari waktu ke waktu
dan antar negara. Beberapa indikator menggunakan daftar standar sepuluh sampai dua
puluh indikator obat.
Kantor pengadaan harus diminta untuk melaporkan indikator kinerja pengadaan
utama setidaknya setiap tahun. Indikator pengadaan seperti lead time pemasok rata-rata
dan persentase persediaan obat kunci dalam stok harus digunakan untuk menilai kinerja
secara berkelanjutan. Indikator ini dapat disesuaikan dengan layanan obat misi,
organisasi nonpemerintah lainnya (LSM), dan bahkan institusi kesehatan swasta
berusaha mengendalikan biaya obat mereka.

2.6 Studi Negara Pengadaan melalui Metode Gabungan di Benin

Benin Central Purchasing Office didirikan pada tahun 1991 sebagai satu
struktur persediaan dan penjualan nasional untuk obat-obatan penting dan perlengkapan
medis yang ditujukan untuk fasilitas kesehatan sektor publik dan sektor nirlaba swasta.
Mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh Komite Manajemennya, Central Purchasing
Office melakukan pembelian melalui tender selektif, pembelian yang dinegosiasikan,
atau pembelian langsung, seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut.
 24

Metode Nilai Total Otoritas Pembelian Prosedur

Tender lebih dari US$ Komite Tender (terdiri Satu tender tahunan untuk
terbatas 500.000 dari manajemen Kantor obat-obatan dan obat lain
Pusat, perwakilan dari untuk pemasok medis; Kantor
Proyek Pengembangan Pusat melakukan
Pelayanan Kesehatan, dua prakualifikasi file pemasok
anggota Komite Teknis, (saat ini sekitar tiga puluh
dan perwakilan pemasok, 80 persen berbasis
Kementerian Kesehatan) di Eropa); panitia tender
membagikan undangan tender
kepada pemasok
prakualifikasi dan dianalisis
dan ajudikasi tender yang
diterima
Negosiasi US$70.000- Panitia Teknis (terdiri dari Manajemen Kantor Pusat
kompetitif $500.000 dua anggota, satu menganalisis penawaran
mewakili mitra pemasok mengajukan
pembangunan dan satu hasilnya ke Panitia Teknis
mewakili institusi untuk mendapatkan
nasional) persetujuan
Pengadaan Sampai Manajemen Kantor Negosiasi langsung dengan
langsung US$70.000 Pembelian Pusat pemasok; harga dibandingkan
(atau lebih dengan referensi internasional
dalam kasus yang ditetapkan atau
darurat) ditentukan berdasarkan tiga
faktur proforma
Sumber: Hessou dan Fargier 1994.

2.7 Studi Negara Pengasuhan Yang Dilakukan Melalui Layanan Obat-Obatan

Karibia Timur
The Eastern Caribbean Drug Service (ECDS) didirikan pada tahun 1986,
dengan dukungan United Agency for International Development (USAID) untuk
 25

mengelola proses pengadaan atas nama negara anggota Organisasi Negara-negara

Karibia Timur (OECS).
Sebelum ECDS, sistem pasokan obat negara anggota OECS diliputi masalah;
fungsi pengadaan dan manajemen yang tidak terorganisir dan staf yang kurang terlatih
berkontribusi terhadap kekurangan obat kronis di fasilitas kesehatan. Karena
keterbatasan fiskal, negara-negara lamban melakukan pembayaran kepada pemasok dan
mengeluarkan biaya tambahan yang besar. Harga obat yang dibayar oleh negara-negara
OECS berkisar 30 persen atau lebih di atas yang dibayar oleh negara-negara lain di
Karibia, seperti Barbados.
Desain program pengadaan ECDS menggabungkan sejumlah fitur utama :
Daftar selektif: Pengadaan di bawah ECDS didasarkan pada
Formularium Obat Regional Karibia Timur, disusun dari daftar obat
negara masing-masing, Petugas pembelian tingkat negara dapat membeli
barang-barang non tender secara independen.
Jumlah yang ditampung: Setiap tahun, negara-negara Peserta
memproyeksikan pembelian item formularium yang diharapkan dan
meneruskan perkiraan ini ke ECDS, dimana manajemen ECDS dan staf
teknis meninjau mereka. Proyeksi individu kemudian digabungkan ke
dalam daftar tender tunggal.
Penawaran kompetitif: Pemasok diprakarsai untuk tender terbatas
ECDS. Prakualifikasi didasarkan pada penyerahan registrasi vendor dari
dan referensi cek dengan badan-badan internasional dan badan
pengadaan yang terdaftar sebagai referensi. Sebuah penghargaan kontrak
tunggal dibuat untuk setiap produk tender ke pemasok primer dan
sekunder. Kecuali masalah kualitas atau kinerja menjadi perhatian, harga
tender terendah mendapat penghargaan utama. Tidak ada tender terpisah.
Pemantauan pemasok dan penjaminan mutu: Kinerja semua
pemasok kontrak (lead time, pengiriman parsial, masalah kualitas)
dipantau dan ditinjau setiap tahun untuk menentukan pemasok mana
yang harus dilanjutkan sebagai peserta terdaftar. ECDS meminta laporan
lisan dan tertulis dari negara-negara anggota mengenai masalah produk
 26

potensial dan menindaklanjutinya pengujian di Laboratorium Pengujian

Obat Regional Karibia.
Jumlah pembelian variabel oleh anggota kelompok: Perkiraan ECDS
terhadap volume pembelian tidak mengikat masing-masing negara atau
pada ECDS, dan tidak ada kuantitas pengadaan tetap atau jadwal
pengiriman. Semua negara anggota OECS dikenakan harga kontrak yang
sama, berapapun volume, selama masa kontrak. Semua harga tender
adalah CIF (biaya, asuransi, dan pengiriman barang) langsung ke negara
anggota.
Komitmen sumber tunggal: Negara-negara anggota diharuskan untuk
membeli barang-barang yang tercantum dalam kontrak ECDS hanya
melalui sistem ECDS, dari pemasok yang dikontrak. ECDS memantau
ini setiap tahun, dan hanya sedikit pelanggaran.
Mekanisme pembayaran yang dapat diandalkan: pembayaran ke
pemasok dikelola oleh Eastern Caribbean Central Bank (ECCB),
dimana setiap negara peserta memelihara akun obat bergulir khusus.
Menurut kebijakan, ECDS tidak akan meneruskan pesanan baru oleh
suatu negara kepada pemasok kontrak kecuali jika dana yang mencukupi
disetor di rekening ECCB untuk membayar semua pesanan yang beredar.
Sistem ini telah mendorong pemasok untuk berpartisipasi dalam sistem
tanpa menuntut pembayaran kembali, cash on delivery, atau letter of
credit saat pengiriman.
Lima belas persen biaya untuk anggota kelompok: Dengan setiap
pesanan, biaya administrasi sebesar 15 persen dari jumlah pembayaran
dilakukan oleh ECCB ke akun ECDS. Biaya ini mencakup semua biaya
operasional ECDS; tidak ada alokasi anggaran tambahan yang
diperlukan. ECDS menjadi mandiri secara finansial pada tahun 1990.
Hasil program pengadaan ECDS sangat positif. Negara-negara yang
berpartisipasi diuntungkan dari penurunan harga perolehan rata-rata 44 persen untuk
harga perolehan produk tender dalam siklus tender ECDS pertama (1987-88). Gambar
di bawah menggambarkan pengurangan harga yang dialami oleh masing-masing
 27

negara, berdasarkan keranjang pasar dari dua puluh lima produk teratas di masing-
masing negara. Harga terus berada jauh di bawah yang dibayar oleh sektor swasta, dan
di bawah harga yang dibayar oleh sistem sektor publik yang lebih besar seperti
Barbados.

2.8 Studi Negara Masalah Dengan Kurangnya Transparansi Dalam Tender

Di satu negara Amerika Latin, kantor pengadaan melakukan dua tender utama
setiap tahun dan pengadaan terpisah untuk barang-barang yang tidak termasuk dalam
tender atau ada pada tender, namun kontraknya tidak diberikan.
Sebuah survei terhadap perusahaan farmasi sektor swasta pada pertengahan
tahun 1990an menemukan keluhan bahwa proses untuk mengevaluasi penawaran tender
dan pemberian kontrak tidak transparan. Kantor pengadaan tidak melepaskan harga
bersaing atau memenangkan harga penawaran, sehingga perusahaan tidak mengetahui
apakah penawaran mereka kompetitif atau ditolak karena alasan yang tidak terkait
dengan harga.
Kantor pengadaan sangat bergantung pada kualifikasi pasca, dengan kriteria
yang tidak jelas secara tertulis, dan penghargaan kontrak didasarkan pada penilaian
subjektif komite pembelian. Survei tersebut menemukan bahwa perusahaan pesaing
tidak yakin bahwa tawaran mereka cukup dievaluasi.
Kantor pengadaan tidak selalu memberikan kontrak untuk semua item tender,
meskipun penawaran diterima kriteria untuk menentukan akseptabilitas penawaran
tidak terdefinisi. Kuantitas yang dibeli tidak sesuai dengan perkiraan kebutuhan
tahunan, dan tidak ada prosedur yang ditetapkan untuk prioritas pengadaan dalam
jumlah item pada tender.
Prosedur yang ketat sangat terpusat, dengan manajemen kantor pengadaan yang
menentukan obat mana yang akan dibeli dan siapa pemasok akan menerima kontrak,
dan mengarah pada pertanyaan tentang transparansi proses tender. Meskipun ada dua
wakil Departemen Kesehatan (Depkes) yang berada di komite pembelian, kantor
pengadaan memiliki anggota di sana, dan tidak ada perwakilan fasilitas kesehatan yang
terlibat dalam keputusan tersebut.
 28

Salah satu perusahaan sektor swasta melaporkan bahwa kontrak yang telah
diberikan secara sepihak dibatalkan oleh kantor pengadaan, dan kontrak terpisah untuk
barang yang sama diberikan kepada perusahaan lain. Perusahaan asli telah
memproduksi kuantitas yang dipesan, sesuai spesifikasi MOH untuk obat generik.
Beberapa perusahaan berhenti berpartisipasi dalam proses tender. percaya
bahwa mereka tidak memiliki kesempatan untuk memenangkan kontrak. Hanya dua
puluh tujuh dari lebih seratus produsen lokal berpartisipasi dalam tender 1994 yang
pertama. Rata-rata, hanya dua penawaran yang diterima untuk setiap produk, dengan
enam besar untuk multivitamin. Untuk empat puluh tiga dari tujuh puluh delapan produk
yang diminta, hanya satu tawaran yang diterima. Dalam tender 1994 yang kedua, Dua
puluh delapan dari empat puluh delapan produk memiliki banyak penawaran; harga
terendah tidak diterima dalam tiga kasus (11 persen). Kontrak untuk dua puluh produk
tidak diberikan, walaupun penawaran telah diterima.

2.9 Organisasi dan Manajemen Sistem Pengadaan

Salah satu isu kebijakan penting yang dihadapi manajer senior adalah bagaimana
program pengadaan akan terstruktur dan bagaimana tanggung jawab akan dibagi. Lima
sistem berbeda yang saat ini digunakan oleh pemerintah untuk memasok obat ke layanan
kesehatan mereka:
1. Sistem toko pusat: Pendekatan pusat medis konvensional (CMS), di mana
obat merupakan prosedur dan didistribusikan oleh unit pemerintah terpusat.
2. sistem agen pasokan otonom: Pengadaan, penyimpanan dan distribusi
massal yang dikelola oleh badan pasokan otonom atau semi otonom, tidak
dikelola langsung oleh pemerintah.
3. Sistem pengiriman langsung: Pendekatan "non-CMS", di mana tender
menetapkan harga dan pemasok untuk setiap obat esensial, yang dikirim
langsung oleh pemasok ke masing-masing distrik dan fasilitas utama.
4. Sistem vendor utama: Kontrak untuk penetapan harga obat dinegosiasikan
dengan pemasok, dan kontrak terpisah dinegosiasikan dengan satu vendor
utama ke gudang dan obat-obatan terdistribusi untuk kabupaten dan fasilitas
kesehatan utama.
 29

5. Pasokan pribadi penuh: Pasien sektor publik mendapatkan layanan farmasi

dari apotek swasta. pemerintah mungkin atau mungkin tidak mengganti
biaya layanan tersebut, apalagi copayments. penggantian dapat dilakukan
langsung ke apotek berdasarkan klaim yang diajukan atau kepada pasien
(artinya pasien membayar apotek dan mengajukan klaim penggantian).
Poin penting dalam kebanyakan model adalah konsep pembelian kelompok
(juga dikenal sebagai pooled procurement), dimana satu kantor pengadaan, baik yang
dikelola secara publik maupun swasta, menegosiasikan kontrak penawaran obat untuk
anggota kelompok dengan kebutuhan dan kepentingan serupa. Pembelian kelompok
menawarkan beberapa keuntungan potensial :
Skala ekonomi mengurangi biaya pengelolaan pengadaan. Biasanya lebih
mudah untuk mempertahankan program yang efektif hanya dengan satu unit
pengadaan kepada staf dan manajemen.
Daftar pengadaan tunggal untuk al kelompok besar fasilitas meningkatkan
volume efektif dan meningkatkan harga yang dikurangi.
Sistem keuangan dan pembayaran mungkin lebih cepat berhasil mendorong
pemasok untuk bersaing memperebutkan kontrak dan melakukan dengan
tepat.
Ada juga kekurangan potensial untuk program pengadaan terpusat:
Jika tidak berfungsi dengan baik, semua anggota kelompok menderita:
walaupun harganya dapat secara teoritis lebih baik daripada pengadaan
fasilitas individual, sistem mungkin tidak menyediakan obat-obatan yang
dibutuhkan pada waktunya untuk memberikan perawatan terus-menerus
kepada pasien.
Tanpa masukan yang signifikan dari fasilitas yang berpartisipasi,
kemungkinan layanan terpusat tidak akan memenuhi kebutuhan pengguna
dengan sangat baik jika ada korupsi substansial di lembaga pusat, program
tidak akan berfungsi secara efektif
Sistem distribusi dan distribusi farmasi secara tradisionil telah banyak
dipusatkan di banyaknegara, dengan sedikit masukan manajemen dari tingkat yang lebih
rendah. Banyak negara-negara ini sekarang melakukan desentralisasi pengadaan ke
 30

tingkat daerah, negara bagian, atau bahkan tingkat lokal, baik dengan pilihan atau
karena sistem pusat telah runtuh.
Manajemen yang terdesentralisasi tidak, namun merupakan obat mujarab.
Masalah potensial meliputi harga hegiher yang signifikan, pola pengadaan irasional
berdasarkan keinginan para prescriber atau kantor pengadaan lokal, pasokan tidak
teratur karena inefisiensi lokal, kurangnya akses terhadap dana, atau manajemen yang
buruk. Pengalaman di seluruh dunia menunjukkan bahwa pembelian gropu melalui satu
kantor pengadaan terus menawarkan keuntungan yang jelas dari pengadaan yang benar-
benar terdesentralisasi. Bagaimana pembelian kelompok dapat digabungkan secara
efektif dengan model sistem pasokan apapun yang disebutkan di atas.
2.9.1 Pengawasan Oleh Manajemen Senior.
Tanpa komitmen politik terhadap efisiensi dan pengawasan aktif oleh
manajemen senior, sistem pengadaan tidak akan berfungsi secara efisien, terlepas dari
bagaimana pengaturannya. Kurangnya manajemen keuangan modern, sistem akuntansi,
dan tanggung jawab manajemen dan pengawasan telah membuat banyak sistem farmasi
mengalami kegagalan kronis.
Untuk mengelola sistem persediaan obat, manajer senior harus meminta dan
menggunakan laporan berkala dari badan pengadaan dan distribusi dan dari fasilitas
kesehatan mengenai pengeluaran, pembelian, tingkat persediaan, status pesanan, waktu
tunggu, dan status anggaran. Jika sebuah sistem tidak memiliki kapasitas untuk
menghasilkan laporan ini pada waktu yang tepat, alat untuk menyediakannya harus
menjadi komponen prioritas utama proyek dan program baru. Manajer senior juga harus
menjaga komunikasi reguler dengan fasilitas dan staf; Sistem tidak bekerja dengan baik
jika manajer senior tidak pernah berkunjung ke luar ibukota.
Banyak manajer pengadaan di tingkat operasional belum memiliki pelatihan
manajemen formal dan mungkin gagal untuk menghargai pentingnya menetapkan
tujuan pengadaan yang realistis dan dapat diukur, seperti :
Mendapatkan persediaan berkualitas dengan harga terbaik;
Memastikan pengiriman yang cepat dan dapat diandalkan;
Mengikuti prosedur yang transparan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan
khusus;
 31

2.9.2 Pembelian atau Pengadaan

Menjaga pola pengadaan yang menghasilkan beban kerja dan pasokan konstan
kepada klien:
1. Mengelola efisiensi melalui penggunaan sistem dan prosedur yang tepat;
2. Menghitung total biaya operasi pengadaan sampai suatu persentase tertentu
dari biaya pembelian obat;
3. Mengisi posisi kunci dengan staf yang terlatih dan termotivasi;
4. Menjaga hubungan kerja yang efektif dengan manajemen senior dan dengan
klien
2.9.3 Tanggung Jawab Dalam Proses Pengadaan
Pengadaan yang efektif adalah proses kolaboratif antara kantor pengadaan, yang
mengelola banyak langkah, dan komite teknis dan kebijakan, yang biasanya harus
membuat keputusan tentang obat mana yang akan dibeli, dalam jumlah berapa, dan dari
pemasok mana. Dalam lingkungan yang kompleks (seperti program pengadaan di
tingkat nasional), pembagian tanggung jawab berikut mungkin sesuai.
2.9.4 Kantor Pengadaan
Kantor pengadaan, yang dapat dioperasikan atau dioperasikan oleh pemerintah,
mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan obat-obatan terlarang, menyusun daftar
pengadaan yang diusulkan (berdasarkan persyaratan klien), mengelola proses tender
dan penawaran penawaran negosiator (kecuali ada tender tender terpisah), dan
pemantau kinerja pemasok dan klien.
Staf kantor pengadaan seharusnya tidak memiliki suara yang menentukan dalam
menentukan produk mana yang dibeli dan pemasok mana yang menerima kontrak;
Keputusan ini harus dibuat oleh komite yang mencakup perwakilan dari fasilitas klien.
Pemisahan kekuasaan ini membantu memastikan kepemilikan sistem secara luas dan
menghindari konflik kepentingan. Jika kantor pengadaan dioperasikan secara
independen, penting agar operasi diawasi oleh dewan direksi yang mencakup pembuat
kebijakan senior dari sistem kesehatan.
2.9.5 Papan Tender
Di banyak negara, tender dan negosiasi kontrak dilakukan sesuai undang-
undang oleh dewan pelelangan pemerintah, yang melapor ke kementerian keuangan
 32

atau tidak memiliki pelayanan apapun. Dalam situasi seperti itu, kantor pengadaan
menyiapkan daftar persyaratan, dan dewan tender mengelola proses tender. Papan
lelang juga memutuskan pemasok mana yang mendapatkan kontrak dalam beberapa
kasus; Di tempat lain, dewan teder membuat rekomendasi untuk pejabat helikopter.
Sistem mana pun yang diikuti, adalah penting bahwa sistem kesehatan memberikan
masukan teknis ke dalam keputusan kontrak.
2.9.6 Panitia Seleksi Obat.
Sering sama dengan komite formularium atau komite apotek dan terapi, panitia
seleksi obat terdiri dari praktisi berpengetahuan yang mengevaluasi produk obat yang
bersaing dalam berbagai kategori terapeutik untuk memilih produk yang paling penting
untuk sistem kesehatan. Seorang dokter senior sering menjabat sebagai ketua panitia,
dan apoteker sebagai sekretaris penyelenggara.
Ulasan panitia meminta tambahan daftar procuremet dan merekomendasikan
obat mana yang akan dibeli dan diperlukan, obat mana yang harus dipotong untuk
mengakomodasi kendala anggaran; Ini juga menentukan kelas terapeutik mana. Panitia
perlu mengakses informasi obat dan anggota narkoba yang tidak bias, yang dapat
mensintesis informasi tersebut untuk keputusan seleksi.
2.9.7 Pengadaan / Panitia Lelang
Komite pengadaan sistem kesehatan melakukan keputusan akhir mengenai
pemilihan obat, kuantitas pengadaan, dan penyerahan pemasok dan menyetujui
spesifikasi yang tepat untuk deskripsi produk. Kemasan dan pelabelan dan standar
penjaminan mutu. Keputusan tersebut harus didasarkan pada rekomendasi dari komite
teknis dan subkomite. Panitia pengadaan meninjau informasi mengenai pemasok dan
menentukan mana yang harus berpartisipasi dalam tender (jika tender terbatas
digunakan) dan pemasok mana yang harus menerima kontrak (kecuali keputusan
tersebut dibuat oleh dewan pelelang yang terpisah). Panitia pengadaan harus melibatkan
pejabat senior dari tingkat pemerintahan yang paling tinggi yang dilayani oleh sistem
pengadaan, serta pejabat dari fasilitas pengguna di dalam sistem. Sebagai contoh,
sebuah program pemerintah federal yang melayani rumah sakit pengajaran dan sistem
kesehatan regional mungkin mencakup dua atau tiga perwakilan kementerian di daerah,
dua atau tiga perwakilan daerah, dan satu atau dua perwakilan rumah sakit pengajaran.
 33

di beberapa negara, subkomite yang terpisah bertanggung jawab untuk mengembangkan

spesifikasi produk dan untuk menyelidiki persyaratan pemasok untuk berpartisipasi
dalam tender.
2.9.8 Pengadaan Kepegawaian Dan Sistem Manajemen Kepegawaian.
Struktur kantor pengadaan tergantung pada ruang lingkup program, ketersediaan
dana, dan cuaca kantor dikelola sebagai entitas pemerintah atau sebagai lembaga
independen.
Persyaratan kepegawaian. Secara umum, kantor pengadaan memerlukan
seorang direktur, asisten direktur, dan staf teknis yang berpengalaman, dengan apoteker
paling sedikit yang mampu memberikan masukan untuk pengembangan dan
penyempurnaan daftar pengadaan berdasarkan prinsip-prinsip farmakoekonomi.
Petugas akuntansi dan keuangan diperlukan untuk mengelola akun dan (dalam
beberapa sistem) mengelola pembayaran kepada pemasok. Kantor otomatis
membutuhkan operator komputer dan setidaknya satu profesional computer, yang juga
dibutuhkan adalah satu atau lebih manajer administrasi, satu atau lebih sekretaris atau
panitera, resepsionis atau operator telepon, staf pemeliharaan dan beberapa sistem
sebagai sopir dan staf keamanan.
Staf dalam posisi pengadaan dan distribusi kunci harus dilatih dengan baik dan
bermotivasi tinggi, walaupun kemampuan untuk mengelola proses pengadaan secara
efektif, tidak disengaja, di banyak negara, orang-orang dilewati sama seperti mereka
menjadi pesaing dalam suatu posisi dan siklus pelatihan dan waktu baru. Keterlambatan
antara janji dan kompetensi harus dimulai.
2.9.9 Gaji Untuk Staf Pengadaan
Ketika gaji kantor pengadaan terlalu rendah untuk memenuhi kebutuhan
individu atau keluarga, atau jauh lebih rendah daripada pekerjaan setara di sektor
swasta, praktik korupsi dan pengabaian tugas jauh lebih mungkin terjadi. Masalah
semacam ini meningkatkan kebutuhan anggaran dan / atau pendanaan donor untuk
mengganti pencurian dan pemborosan yang dapat diakui dalam situasi seperti ini.
Biasanya lebih efektif untuk membayar gaji yang layak di tempat pertama dan
menerapkan kontrol yang tangguh. Dibeberapa negara, merestrukturisasi kantor
 34

pengadaan sebagai unit parastatal atau privatisasi independen mungkin satu-satunya

cara di mana gaji yang layak dapat dibayarkan kepada staf kunci.
2.9.10 Komunikasi Dan Kecerdasan Pasar
Untuk sukses di pasar internasional, program pengadaan memerlukan dua
macam informasi utama: data harga komparatif dan informasi tentang kapasitas,
keandalan dan kualitas pemasok. Banyak agen pengadaan bekerja dalam vakum
informasi, tanpa akses informasi mengenai harga atau catatan kinerja pemasok
internasional, dan pada dasarnya, atas belas kasihan pemasok.
Akses terhadap kecerdasan bergantung pada kapasitas komunikasi. Faks dan
saluran telepon eksternal sangat penting dalam pengadaan modern, bahkan jika semua
pengadaan dilakukan melalui pemasok listrik. Untuk pengadaan internasional, akses
langsung ke jalur luar negeri adalah wajib. Komunikasi elektronik (E-mail) menjadi
lebih umum di seluruh dunia, dan sebagian besar agen pengadaan di masa depan
memerlukan kapasitas ini.
Informasi harga komparatif saat ini tersedia di negara-negara melalui panduan
indcicator harga obat internasional (MSH 1995). Informasi internasional mengenai
kinerja pemasok dan harga tender di seluruh dunia akan berguna namun tidak
memberikan kelayakan sampai saat ini pelacakan kinerja sistem pengadaan.
Sistem Informasi Manajemen yang andal (MIS) merupakan salah satu elemen
terpenting dalam pengadaan. Kurangnya SIM yang berfungsi atau ketidakmampuan
menggunakannya secara tepat adalah penyebab utama kegagalan program.
MIS ini harus melacak semua pesanan yang ditempatkan, jumlah dan status pengiriman
dan penerimaan, pemenuhan harga contrat, lead time dari setiap pembayaran pesanan
yang dilakukan oleh kantor atau oleh anggota kelompok, status bond kinerja dan
hasilnya atas penyelidikan yang berkaitan dengan kualitas produk. Penting sistem
informasi juga melacak kinerja anggota kelompok pembelian: jumlah pesanan yang
dilakukan, jumlah pembayaran yang benar-benar dibeli dibandingkan dengan perkiraan,
pembelian dari semua pemasok kontrak dan (jika mungkin) pembelian obat dari
pemasok nonkontrak. Dalam semua kecuali sistem pengadaan terkecil, sistim informasi
harus dikomputerisasi. Sistem informasi pengadaan terkomputerisasi bergantung pada
perangkat lunak yang sesuai. Staf kunci harus terbiasa dengan perangkat lunak dan
 35

personel entri data yang kompeten harus tersedia. Manual pengadaan mencapai dan
mempertahankan sistem pengadaan yang efisien berfungsi adalah pekerjaan yang
kompleks dan menuntut. Salah satu kunci adalah penggunaan kebijakan dan prosedur
tertulis yang menguraikan bagaimana sistem pengadaan harus beroperasi. Manual
prosedur komprehensif dapat memakan waktu untuk dikembangkan namun bermanfaat
jika digunakan secara aktif untuk mengarahkan dan mengelola satff. Contoh manual
prosedur yang baik tersedia yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
negara.
Manual pengadaan layanan obat kumur di Filipina timur (MSH 1990) adalah
contoh yang berguna untuk program yang mendasarkan tender mereka pada pemasok
dan kontruksi prakualifikasi yang melibatkan jumlah perkiraan dengan pesanan berkala
oleh anggota gropu purchasig. Nigeria penting obat prosedur prouremnet obat dan
dokumen manual (NEDP / MSH 1992). Memasukkan prakualifikasi ke dalam prosedur
tender persaingan internasional internasional (ICB) dengan kontrak dengan jumlah yang
terjamin dan preferensi pemasok lokal. Template untuk dokumen penawaran dan
kontrak pengadaan disertakan dalam kedua manual pengadaan ini. UNICEF dan
International despensary assosiation (IDA) juga telah mengembangkan kontrak dan
prosedur pengadaan standar. Untuk pembelian melalui pinjaman yang didanai bank
dunia, standar bank dunia menawar dokumen untuk pengadaan obat-obatan dan vaksin
(bank dunia 1993b) dan catatan teknis pengadaan (bank dunia 1993a) adalah rujukan
penting.

2.10 Keberlanjutan finansial

Program pengadaan tidak dapat berfungsi secara efektif bila dana tidak memadai
secara kronis. Secara tradisional, banyak negara mengandalkan anggaran publik untuk
suprort pengadaan obat-obatan terlarang, dengan obat-obatan yang diberikan gratis
kepada pasien rawat inap maupun pasien rawat jalan. Di beberapa negara, pembelian
obat-obatan telah menghabiskan 20 sampai 40 persen dari total anggaran kesehatan
masyarakat. Kenyataannya adalah beberapa negara memiliki kemampuan anggaran
yang cukup untuk membeli cukup obat untuk memenuhi kebutuhan semua pasien rawat
 36

inap dan pasien rawat jalan tanpa melengkapi anggaran dengan semacam pemulihan
biaya dan / atau dukungan donor.
2.10.1 Sumber Dana Untuk Pengadaan Farmasi
Sumber dana untuk obat-obatan meliputi pembiayaan pemerintah, biaya
pengguna, asuransi kesehatan, confinancing masyarakat dan pembiayaan donor.
Pertimbangan pengadaan yang paling improtant adalah ketersediaan dana, akses dana
yang memadai. Dana pemerintah kadang-kadang dilepaskan secara tidak teratur
sepanjang tahun buku, dan peraturan sering menyebutkan bahwa dana harus dikeluarkan
pada tahun dimana dana tersebut dialokasikan atau dikembalikan ke kas. Bersama-
sama, faktor-faktor ini mungkin menyulitkan untuk mengoperasikan sistem pengadaan
yang tepat dan untuk mendapatkan harga terbaik.
Strategi seperti pengelolaan dana desentralisasi dan dana obat bergulir semakin
banyak digunakan untuk memisahkan pengadaan obat dari siklus treasury tahunan.
Pemisahan ini juga biasanya memerlukan beberapa bentuk pemulihan biaya, yang
dikelola oleh mekanisme desentralisasi. Mengeluarkan siklus pengadaan berupa siklus
treasury memiliki keunggulan manajemen yang substansial. Manajemen persediaan
membaik ketika obat dapat dipesan bila membutuhkan daripada pada titik yang
sewenang-wenang di tahun fiskal pemerintah. Ketika pemasok tahu bahwa pesanan
akan ditempatkan.
Setelah dihubungi dan pembayaran akan dilakukan pada saat pengiriman, harga
akan jauh lebih kompetitif. Isu-isu ini mencakup potensi pendapatan aktual dari
program biaya pengguna, aspek ekuitas dari biaya pengguna, program biaya pengguna
manajemen, peran asuransi kesehatan dan mekanisme pembiayaan sosial lainnya. Peran
pembiayaan donor dan isu terkait. Untuk pembiayaan donor, hibah dan pinjaman
mungkin diperlukan untuk membiayai modal awal untuk dana napza bergulir atau untuk
keadaan darurat namun merupakan mekanika yang tidak diinginkan, untuk membiayai
biaya rekurensi penyediaan obat-obatan.
Akses ke valuta asing pengadaan farmasi hampir selalu membutuhkan
pengeluaran devisa terbesar dalam sistem kesehatan. Kekurangan devisa terus menjadi
kendala utama pengadaan internasional di banyak negara dan seringkali menjadi alasan
utama untuk mencari dukungan donor untuk pembelian farmasi. Dalam situasi di mana
 37

devisa dibatasi, penting sistem manajemen pengadaan dan farmasi menjadi efisien
secara maksimal, penggunaan terbaik dari sumber pasokan lokal dan harga terbaik
diperoleh dalam pengadaan internasional. Dokumentasi yang baik tentang kebutuhan
aktual dan penggunaan dana yang efisien dapat membantu membenarkan peningkatan
alokasi devisa dari, kementerian keuangan atau bank sentral.
Mekanisme pembayaran yang andal harga obat rendah yang berkelanjutan hanya
dapat dilakukan bila program pengadaan dapat menjamin pembayaran segera sesuai
dengan persyaratan kontrak. Karena masalah masa lalu, banyak negara dipaksa untuk
membayar di muka melalui surat kredit yang tidak dapat dibatalkan untuk pembelian
internasional dan dalam beberapa kasus untuk pembelian lokal. Di pasar internasional
dimungkinkan untuk mengembangkan mekanisme pembayaran yang tidak memerlukan
uang muka kepada pemasok. Dana obat bergulir hanya bekerja jika ada kemauan politis
untuk membuat cadangan dana dalam bentuk dana setiap kali pembelian dilakukan.
dana akan segera lenyap jika hal ini tidak dilakukan. Contohnya banyak: satu kisah
peringatan datang dari Amerika tengah, di mana seorang donor menyediakan modal
untuk dana bergulir di beberapa negara. Dalam beberapa tahun, semua kecuali satu dana
benar-benar dipenggal. Satu negara melanjutkan program ini, namun mengalami
masalah periodik dengan melengkapi akun setelah pembelian dilakukan,
mengakibatkan penundaan pengadaan dan stok persediaan di fasilitas kesehatan.
Dukungan finansial untuk kantor pengadaan layanan bisa menjadi bagian dari
operasi gudang dan distribusi atau dibentuk sebagai kantor pengadaan terpisah.
Bagaimanapun, gaji dan biaya operasional fungsi procurmenet harus ditutup. Pilihan
meliputi:
Dukungan melalui anggaran pemerintahan.
Pembayaran persentase berkala ke kantor dari anggota kelompok
berdasarkan nilai faktur pengiriman.
Persentase pembayaran dari anggota kelompok pada awal pengadaan, atau
akhir siklus, berdasarkan nilai sebenarnya dari total pengiriman;
Pembayaran reguar dari pemasok yang dikirim ke anggota grup, berdasarkan
persentase nilai pengiriman barang yang dikirim (metode ini mungkin
 38

bertentangan dengan beberapa peraturan perundang-undangan pengadaan

Negara).
Pembayaran dari anggota kelompok dalam bentuk biaya tahunan tetap,
berdasarkan total biaya yang terbagi dengan jumlah area dan fungsi
independen yang dilayani.
Pilihan yang tepat tergantung pada situasinya. Ada beberapa risiko dalam
mengikat penggantian kantor pengadaan dengan nilai pembelian menurut fasilitas
pengguna, karena hal ini dapat mendorong insentif bagi kantor pengadaan untuk
meningkat. Bukan menurunkan harga dan jumlah pembelian. Oleh karena itu,
pendekatan ini digunakan untuk memeriksa checks and balances seperti mengharuskan
semua keputusan pengadaan utama dibuat oleh perwakilan pengguna.
a) Spesifikasi: deskripsi yang tepat tentang barang yang akan dibeli, termasuk
persyaratan khusus.
b) Stok: barang yang tersimpan di gudang atau fasilitas (atau sistem kesehatan).
Ada beberapa jenis stok:
Stok pipa: stok yang sedang transit pada berbagai tahap siklus pembelian
dan distribusi.
Stok karantina: stok yang telah diterima secara fisik di fasilitas
penyimpanan namun dilakukan secara terpisah dan tidak tersedia untuk
diterbitkan. Mungkin ada kebutuhan untuk mengkonfirmasi kualitas
produk atau kepatuhan kontrak, atau transfer ke saham kerja mungkin
tertunda sambil menunggu penyelesaian dokumen yang diperlukan.
Stok keamanan: penyangga atau stok minimum yang selalu ada untuk
melindungi persediaan. Jika tidak ada stok pengaman, stockout akan
terjadi saat pengiriman tertunda atau bila terjadi kenaikan permintaan
yang tidak terduga. Secara teori, safety stock terpisah dari working stock,
namun dalam prakteknya tidak ada pemisahan keduanya dan safety stock
terkadang harus dikeluarkan.
Stok musiman: Stok yang diperoleh dengan harapan dibutuhkan untuk
memenuhi permintaan musiman, misalnya obat batuk dan pilek di
 39

musim dingin. Saham ini juga merupakan bagian dari saham yang
bekerja begitu berada di gudang.
Stok program vertikal: Stok yang tidak tersedia atas permintaan terbuka
namun diadakan untuk penggunaan tunggal oleh program vertikal,
seperti keluarga berencana atau Program Perluasan untuk Imunisasi
(EPI). Saham ini juga bisa dipisahkan menjadi saham bekisting dan
safety stock.
Stok kerja: Stok yang ada di gudang atau ruang simpan dan dikirim ke
requeting unit operasi. Stok kerja berfluktuasi karena pesanan terisi dan
stok baru tiba.
Stok lainnya: Stok yang biasanya tidak dikeluarkan namun mungkin
diperlukan untuk keperluan pengiriman atau pengemasan ulang.
Mungkin termasuk barang seperti pita pengiriman, kotak, dan label.
c) Pemasok: Setiap individu atau perusahaan yang setuju untuk memberikan
obat-obatan, terlepas dari apakah pihak tersebut adalah pabrikan.
File pemasok: Catatan yang disimpan untuk setiap pemasok yang
menunjukkan kapan pesanan dilakukan, saat diterima, jenis layanan
yang disediakan pemasok, dan kualitas produk yang disediakan.
Keandalan pemasok: Kinerja pemasok yang lalu dalam hal kualitas obat
dan kemasan, ketepatan waktu pengiriman, dan tingkat layanan yang
diberikan.
d) Tender: Prosedur dimana tawaran bersaing dimasukkan untuk kontrak
tertentu.
e) Lebar perdagangan: Satu set istilah standar untuk menjelaskan tanggung
jawab pembeli dan penjual dalam perdagangan internasional.
f) Sistem VEN: sebuah sistem untuk menetapkan prioritas untuk membeli
obat-obatan terlarang dan menyimpan persediaan, yang obatnya dibagi
menurut dampak kesehatan mereka menjadi kategori penting, penting dan
tidak penting.
g) Grosir: dealer yang membeli persediaan dari produsen dan menjualnya
kembali kepada pembeli akhir.
 40

BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Manajemen Obat

Manajemen obat yang baik menjamin selalu tersedianya obat setiap saat
diperlukan, dalam jumlah yang cukup dan mutu yang terjamin, untuk mendukung
pelayanan yang bermutu di rumah sakit. Obat yang diperlukan adalah obat-obat yang
secara medis memang diperlukan sesuai dengan keadaan pola penyakit setempat, telah
terbukti secara ilmiah bahwa obat tersebut bermanfaat dan aman untuk dipakai di rumah
sakit yang bersangkutan. Manajemen obat menyangkut berbagai tahap dan kegiatan
yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Ketidakterkaitan antara masing-masing
tahap dan kegiatan akan membawa konsekuensi tidak efisiennya sistem suplai dan
penggunaan obat yang ada,mempengaruhi kinerja rumah sakit baik secara medik,
ekonomi dan sosial. Dampak negatif lainnya akan mengurangi kepercayaan masyarakat
terhadap layanan rumah sakit.
Manajemen obat di rumah sakit dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Berkaitan dengan pengelolaan obat di rumah sakit, Departemen Kesehatan RI melalui
SK No. 85/Menkes/Per/1989, menetapkan bahwa untuk membantu pengelolaan obat di
rumah sakit perlu adanya Panitia Farmasi dan Terapi, Formularium dan Pedoman
Pengobatan. Panitia Farmasi dan Terapi adalah organisasi yang mewakili hubungan
komunikasi antara para staf medis dengan staf farmasi, sehingga anggotanya terdiri dari
dokter yang mewakili spesialisasi-spesialisasi yang ada di rumah sakit dan apoteker
wakil dari Farmasi Rumah Sakit, serta tenaga kesehatan lainnya (DepKes RI, 2004).

3.2 Pengadaan Obat

Pengadaan adalah suatu proses untuk mendapatkan barang atau obat yang
dibutuhkan untuk menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit. Termasuk dalam
pengadaan adalah pengambilan keputusan dan tindakan untuk menentukan jumlah obat
yang spesifik, harga yang harus dibayar, kualitas obat yang diterima, pengiriman barang
tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga berlebihan.
 41

Pemborosan waktu, tenaga dan dana akan meningkatkan biaya obat dan akan
menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit. Pengadaan merupakan faktor terbesar
menyebabkan pemborosan maka perlu dilakukan efisiensi dan penghematan biaya.
Agar proses pengadaan dapat berjalan lancar dan teratur diperlukan struktur komponen
berupa personil yang terlatih dan menguasai permasalahan pengadaan, metode dan
prosedur yang jelas, sistem informasi yang baik, serta didukung dengan dana dan
fasilitas yang memadai (Budiono dkk, 1999).
Untuk melaksanakan pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan
dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yang meliputi;
1) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik yang memberikan
efek terapi jauh lebih baik dibandingkan risiko efek samping yang akan
ditimbulkan;
2) Jumlah obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
duplikasi dan kesamaan jenis;
3) Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang lebih
baik;
4) Dihindarkan penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi tersebut
mempunyai efek yang lebih baik dibandingkan obat tunggal;
5) Apabila jenis obat banyak, maka kita akan memilih berdasarkan drug of choice
dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pengadaan yang efektif menjamin ketersediaan obat yang tepat dalam jumlah
yang tepat, dengan harga pantas, dan dengan standar standar kualitas. Obat dapat
diperoleh melalui pembelian atau pengadaan.
Siklus pengadaan dengan langkah-langkah berikut:
a) Mengulas atau meriview obat yang akan dipilih. Dalam tahap ini, dilakukan
penataan ulang yang didasarkan dari perencanaan yang disusun oleh tim
perencana sebelumnya. Pendataan ulang dilakukan dengan menggabungkan
jenis obat yang sama, mengetahui jumlah obat yang akan diadakan,
menghitung harga obat persatuan dan total harga jika semua diadakan.
b) Menentukan jumlah yang dibutuhkan.
 42

c) Rekonsiliasi kebutuhan dan dana. Dalam rangka menyesuaikan anggaran

dana pengadaan (daya beli rumah sakit) dengan obat yang dibeli.
d) Memilih metode pengadaan (memilih metode yang paling menguntungkan).
e) Mencari dan memilih pemasok. Pemilihan pemasok dilakukan dengan
mempertimbangkan kriteria-kriteria pemasok/PBF yang baik. Cara
menentukan pemasok yaitu dengan melihat pabrik-pabrik mana saja yang
memproduksi obat tersebut, kemudian mencari distributor/pemasok/PBF
dari pabrik obat. Masing-masing PBF yang memenuhi criteria mendapatkan
undangan yang sifatnya tertutup. Kemudian dari beberapa PBF tersebut,
dipilih PBF yang memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar), telah terakreditasi sesuai
dengan persyaratan CPOB dan ISO, mempunyai reputasi yang baik, serta
selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk
obat yang selalu tersedia dengan mutu yang tinggi dan harga yang rendah.
Selainitu diutamakan PBF yang lokasinya mudah terjangkau, pengiriman
tepat waktu dengan lead time yang pendek, memberikan harga khusus
dengan diskon besar, jangka waktu jatuh tempo yang diberikan lama, serta
memberikan kebijakan dalam pengembalian obat yang telah kadaluarsa dan
rusak. Penentuan supplier atau PBF yang akan memasok obat untuk rumah
saki A dapat dilakukan dengan mengacu pada rumah sakit lama yang sudah
ada sebelumnya sehingga dapat melihat reputasinya.
f) Membuat kontrak. Setelah penentuan PBF dan terdapat kesepakatan
dengannya, dibuat suatu surat kerja sama yang ditandandatangani oleh kedua
pihak. Kesepakatan itu berlaku sesuai dengan jangka waktu yang telah
ditentukan. Didalam kontrak kerja ini dicantumkan harga, syarat
pembayaran dan standar mutu, dokumen yang dilampirkan, penamaan dan
labeling, spesifikasi masing-masing barang, tanggungan finansial, tanggal
pengiriman, hak paten dan pengepakan, kadaluarsa, dan lain-lain.
g) Memantau status pesanan. Monitor surat pesanan dan pengiriman barang
dilakukan untuk memastikan bahwa barang dapat datang sesuai dengan waktu
yang telah disepakati.
 43

h) Menerima dan memeriksa obat-obatan. Memeriksa kesesuaian antara

pesanan dengan faktur dan barang yang diterima. Pemeriksaan juga
dilakukan terhadap nomor batch dan Expired datenya.
i) Melakukan pembayaran. Pembayaran barang-barang yang telah datang
dilakukan pada saat jatuh tempo dan dilakukan oleh Bagian Keuangan
Rumah Sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku dan telah disepakati.
j) Bagikan obat-obatan. Melakukan penyimpanan obat-obatan kemudian
didistribusikan .
k) Mengumpulkan informasi konsumsi.
Pengadaan dapat dilanjutkan dengan model yang berbeda-pembelian tahunan,
pembelian terjadwal, atau pembelian perpetual. Kombinasi yang berbeda dari model ini
dapat digunakan pada berbagai tingkat sistem atau obat yang berbeda. Kombinasi mana
pun dari sistem pasokan dan model pembelian digunakan, sebagian besar kantor
pengadaan obat sektor publik, baik publik maupun swasta, menegosiasikan kontrak
untuk anggota kelompok dengan kebutuhan dan minat serupa.
Pengadaan yang efektif adalah proses kolaboratif antara kantor pengadaan,
dengan persyaratan adanya staf terlatih dan sistem manajemen yang tepat, komite teknis
dan kebijakan, yang membuat keputusan akhir mengenai obat mana yang akan dibeli,
dalam jumlah berapa, dan dari mana pemasoknya.
Prinsip utama pengadaan farmasi yang baik meliputi:
1. Pengadaan dengan nama generik (gunakan nama generik untuk persaingan
yang sehat bukan merk tertentu).
2. Batasan pengadaan ke daftar obat esensial (memilih obat yang aman, efektif,
hemat biaya dan menggunakan prosedur persetujuan formal untuk
pengadaan obat yang tidak terdaftar).
3. Pengadaan secara massal atau pengadaan dalam jumlah besar (memusatkan
pembelian pada daftar terbatas untuk meningkatkan jumlah, mengurangi
harga).
4. Kualifikasi dan pemantauan pemasok formal (gunakan kualifikasi pemasok
formal berdasarkan kualitas obat, keandalan layanan, dan kelayakan
finansial).
 44

5. Pengadaan kompetitif (gunakan penawaran yang kompetitif untuk

mendapatkan harga terbaik).
6. Komitmen sumber tunggal (semua obat yang dikontrak dibeli dari pemasok
yang menang).
7. Jumlah pemesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan aktual yang dapat
diandalkan (mengembangkan catatan konsumsi dan data morbiditas yang
dapat diandalkan secara sistematis menyesuaikan surplus masa lalu,
kekurangan, stock out).
8. Pembayaran yang andal dan pengelolaan keuangan yang baik
(mengembangkan mekanisme untuk pembayaran yang cepat dan dapat
diandalkan).
9. Transparansi dan prosedur tertulis (mengembangkan dan mengikuti
prosedur tertulis untuk semua tindakan pengadaan).
10. Pemisahan fungsi kunci
11. Program penjaminan mutu produk
12. Audit tahunan dengan hasil yang dipublikasikan
13. Pelaporan reguler indikator kinerja pengadaan
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan adalah penentuan pemasok,
penentuan jumlah item obat, jumlah barang tiap item obat dan kelengkapan surat
pesanan atau kontrak, negoisasi harga, kapan dipesan dan cara pembayaran. Keadaan
ini harus diperhatikan karena keluaran dari tahap pengadaan akan dapat dimonitor pada
tahap penyimpanan. Pengadaan persediaan sangat penting karena diharapkan dapat
memperoleh manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang ada.

3.3 Jenis Metode Pengadaan

Ada 4 metode dalam pengadaan perbekalan farmasi adalah sebagai berikut :
a. Tender terbuka: suatu prosedur formal pengadaan obat yang mana
dilakukan dengan cara mengundang berbagai distributor baik nasional
maupun internasional. Metode ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu
misalnya 2-3 kali setahun, hal ini disebabkan karena proses tender
memerlukan waktu yang lama dan harganya lebih murah. Selain itu biasanya
 45

metode ini dipakai oleh pemerintah karena khusus sesuai sistemnya. Jadi
untuk nominal tertentu dapat melakukan pengadaan dalam jumlah tertentu
pula.
b. Tender terbatas: metode ini dilakukan pada lingkungan yang terbatas, tidak
diumumkan di Koran, biasanya berdasarkan kenalan, nominalnya tidak
banyak, serta sering ada yang melakukan pengaturan tender yaitu penawaran
tertutup atau selektif, para penyalur yang tertarik harus menerima semua
persyaratan yang diajukan, melalui suatu proses formal pre-kualifikasi yang
mengacu pada good manufacturing practices (GMPS). Performa supply
terdahulu, dan kekuatan financial.
c. Negosiasi kompetitif: pembeli membuat persetujuan dengan pihak supplier
untuk mendapatkan harga khusus atau persetujuan pelayanan dan pembeli
dapat membayar dengan harga termurah. Metode kontrak jauh lebih
menguntungkan, karena pihak Rumah Sakit dapat melakukan negoisasi
langsung dengan pabrik sehingga dapat mengurangi dana (diskon).
d. Pengadaan langsung: Merupakan cara yang paling mudah dan sederhana,
namun cenderung lebih mahal karena jarang memperoleh diskon. Ciri dari
metode pengadaan langsung adalah pihak Rumah Sakit secara langsung
melakukan pengadaan perbekalan farmasi (setelah barang habis) kepada
pihak PBF.

3.4 Kriteria/Persyaratan Pemasok

Pemilihan pemasok secara hati-hati adalah penting karena dapat mempengaruhi
baik kualitas maupun biaya obat yang dibutuhkan. Untuk pemilihan pemasok perlu
diperhatikan / dibatasi dengan hal-hal sebagai berikut:
1. Memilih izin pedagang besar farmasi atau industri farmasi.
2. Bagi pedagang besar farmasi (PBF) harus mendapat dukungan dari industri
farmasi yang memiliki sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) atau
c-GMP.
3. Bagi industri farmasi harus yang telah memiliki sertifikat CPOB.
 46

4. Pedagang besar farmasi atau industri farmasi sebagai supplier harus memilki
reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat.
5. Pemilik dan atau apoteker penanggung jawab PBF, apoteker penanggung jawab
produksi dan quality control industri farmasi tidak dalam proses pengadilan atau
tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian (Satibi, 2014).

3.5 Penentuan Waktu Pengadaan dan Kedatangan Obat

Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran
perlu ditetapkan atau diusulkan oleh Unit Pengelola Obat (UPO)/Gudang Farmasi,
berdasarkan hasil analisis data:
1. Sisa stok.
2. Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran.
3. Frekuensi pemakaian/indeks musiman.
4. Waktu tunggu/lead time.
Berdasarkan data tersebut dapat dibuat:
Bagan pemakaian/penggunaan obat.
Penetapan waktu pesan dan waktu kedatangan obat (Satibi, 2014).

3.6 Organisasi dan Manajemen Sistem Pengadaan

Salah satu isu kebijakan penting yang dihadapi manajer senior adalah bagaimana
program pengadaan akan terstruktur dan bagaimana tanggung jawab akan dibagi.
Terdapat lima sistem berbeda yang saat ini digunakan oleh pemerintah untuk memasok
obat ke layanan kesehatan mereka:
1. Sistem toko pusat: Pendekatan pusat medis konvensional (CMS), di mana
obat merupakan prosedur dan didistribusikan oleh unit pemerintah terpusat.
2. Sistem agen pasokan otonom: Pengadaan, penyimpanan dan distribusi
massal yang dikelola oleh badan pasokan otonom atau semi otonom, tidak
dikelola langsung oleh pemerintah.
3. Sistem pengiriman langsung: Pendekatan "non-CMS", di mana tender
menetapkan harga dan pemasok untuk setiap obat esensial, yang dikirim
langsung oleh pemasok ke masing-masing distrik dan fasilitas utama.
 47

4. Sistem vendor utama: Kontrak untuk penetapan harga obat dinegosiasikan

dengan pemasok, dan kontrak terpisah dinegosiasikan dengan satu vendor
utama ke gudang dan obat-obatan terdistribusi untuk kabupaten dan fasilitas
kesehatan utama.
5. Pasokan pribadi penuh: Pasien sektor publik mendapatkan layanan farmasi
dari apotek swasta. pemerintah mungkin atau mungkin tidak mengganti
biaya layanan tersebut, apalagi copayments. penggantian dapat dilakukan
langsung ke apotek berdasarkan klaim yang diajukan atau kepada pasien
(artinya pasien membayar apotek dan mengajukan klaim penggantian).

3.7 Tanggung jawab dalam proses pengadaan

Pengadaan yang efektif adalah proses kolaboratif antara kantor pengadaan, yang
mengelola banyak langkah, dan komite teknis dan kebijakan, yang biasanya harus
membuat keputusan tentang obat mana yang akan dibeli, dalam jumlah berapa, dan dari
pemasok mana. dalam lingkungan yang kompleks (seperti program pengadaan di
tingkat nasional), pembagian tanggung jawab berikut mungkin sesuai.
Pelayanan farmasi disetiap rumah sakit dimaksudkan untuk memastikan
penggunaan obat yang aman dan tepat. Pemenuhan tanggung jawab ini ditingkatkan
melalui keterlibatan apoteker dalam semua aspek dari penggunaan obat. Keterlibatan
ini juga termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan evaluasi pengadaan,
penyimpanan, distribusi dan pemberian semua obat.Apoteker bertanggung jawab untuk
pengembangan semua kebijakan pengendalian penggunaan obat dengan berkonsultasi
dengan profesional lain, bagian dan interdisiplin yang sesuai dalam rumh sakit (Siregar
dan Amalia, 2004).
 48

BAB IV
KESIMPULAN

4.1. Kesimpulan
Pengadaan adalah suatu proses untuk mendapatkan barang atau obat yang
dibutuhkan untuk menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit. Termasuk dalam
pengadaan adalah pengambilan keputusan dan tindakan untuk menentukan jumlah obat
yang spesifik, harga yang harus dibayar, kualitas obat yang diterima, pengiriman barang
tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga berlebihan.
Pengadaan yang efektif menjamin ketersediaan obat yang tepat dalam jumlah yang
tepat, dengan harga pantas, dan dengan standar standar kualitas.

Praktek pengadaan obat yang baik meliputi:

a) Pengadaan dengan nama generik. h) Pembayaran yang andal dan
b) Batasan pengadaan ke daftar obat pengelolaan keuangan yang baik.
esensial. i) Transparansi dan prosedur tertulis.
c) Pengadaan secara massal atau j) Pemisahan fungsi kunci.
pengadaan dalam jumlah besar. k) Program penjaminan mutu produk.
d) Kualifikasi dan pemantauan l) Audit tahunan dengan hasil yang
pemasok formal. dipublikasikan.
e) Pengadaan kompetitif. m) Pelaporan reguler tentang kinerja
f) Komitmen sumber tunggal. pengadaan.
g) Jumlah pemesanan berdasarkan
perkiraan kebutuhan aktual.

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat :

a. Mengulas atau meriview obat yang akan dipilih.
b. Menentukan jumlah yang dibutuhkan.
c. Rekonsiliasi kebutuhan dan dana.
d. Memilih metode pengadaan.
 2

e. Mencari dan memilih pemasok.

f. Membuat kontrak.
g. Memantau status pesanan.
h. Menerima dan memeriksa obat-obatan.
i. Melakukan pembayaran.
j. Melakukan penyimpanan obat-obatan kemudian didistribusikan .
k. Kumpulkan informasi konsumsi.
 2

DAFTAR PUSTAKA

Budiono, S., Suryawati, S., Sulanto, S.D. 1999. Manajemen Obat Rumah Sakit,
Magister Manajemen Rumah Sakit. Fakultas Kedokteran UGM.
Yogyakarta.

DepKes RI. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Tentang Standar
Pelayanan Farmasi Di Rumah Sakit dan Apotek. Jakarta.

Jokosusilo, A. 2004. Evaluasi Sistem Pengelolaan Obat Tahap Perencanaan dan

Penyimpanan di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta Tahun 2003.
Skripsi. Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta.

Satibi, Noviatun, E., dan Kusnanto, H., 2008, Pemetaan Strategi Dan evaluasi Kinerja
Farmasi Rumah Sakit SG dengan Pendekatan Balanced Scorecard.
Proseding Kongres Ilmiah ISFI. Fakultas Farmasi UGM. Yogyakarta.

WHO. 1997. Managing Drug Supply: The Selection, Procurement, Distribution, and
Use Of Pharmaceuticals. Second Edition. Kumarian Press. United States
Of America.