SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

MS ISO 9001:2008
SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 07

PENGURUSAN
MESYUARAT
 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 2/3
PK07 SPSK JPNSel

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang

teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi ARAHAN PENTADBIRAN
KETUA PENGARAH MAMPU BILANGAN 6 TAHUN 2014, Panduan Pengurusan
Mesyuarat Danpenulisan Minit Mesyuarat

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam

mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan
ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

3.2 ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU BILANGAN 6 TAHUN
2014, Panduan Pengurusan Mesyuarat Danpenulisan Minit Mesyuarat

4. DEFINISI

Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan

mesyuarat.

Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit
mesyuarat.

Ahli : Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa.

APKP MAMPU : ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU

4. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PERANTARA

Tindakan Pramesyuarat
1. Menentukan: Notis Mesyuarat/
i) Tarikh, masa dan tempat mesyuarat takwim
ii) Membuat tempahan bilik mesyuarat
Urus Setia dan iii) Menentukan agenda dengan persetujuan
Pengerusi pengerusi
-Perutusan Pengerusi Agenda
-Pengesahan Minit Mesyuarat Mesyuarat
-Perkara-perkara berbangkit
-Pembentangan kertas kerja
-Hal-hal lain
-Penutup
iv) Mewujudkan Mesyuarat dalam sistem
MYMesyuarat yang mengandungi
-Tajuk dan bilangan mesyuarat yang dijana
oleh sistem
-Tarikh mesyuarat
-Tempat mesyuarat
-Wakil dibenarkan
 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 3/3
PK07 SPSK JPNSel

-Agenda
-Fail-fail agenda
-Tarikh akhir pengesahan kehadiran
-Ahli(sekurang-kurangnya seorang
pengerusi, seorang urus setia dan seorang
ahli)
v) Memastikan kertas kerja diterima 15 hari Kertas Kerja
sebelum mesyuarat
(nyatakan bilangan salinan kertas kerja
yang diperlukan. Jika melebihi 15 muka
surat, sediakan ringkasan eksekutif)
vi) Menentu dan mengeluarkan surat Surat Makluman
panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat
dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum tarikh mesyuarat, yang
mengandungi maklumat berikut :
a) Tajuk Mesyuarat
b) Nama jawatankuasa
c) Tarikh dan tempat Mesyuarat
d) Masa mula dan masa dijangka tamat
e) Agenda Mesyuarat
f) Nama Pengerusi
vii) Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat
viii) Menentukan kehadiran Rekod Kehadiran
ix) Mengadakan perbincangan pramesyuarat
Tindakan Semasa Mesyuarat
Pengerusi 1. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat
berdasarkan agenda yang ditetapkan

Urus Setia 2. Mengemaskini senarai kehadiran. Jika ada Rekod Kehadiran

ahli yang tidak hadir, masukkan nama wakil
dan sebab ketidakhadiran (jika ada)

3. Mencatat minit mesyuarat Minit Mesyuarat

Tindakan Selepas Mesyuarat
4. Menyediakan draf minit mesyuarat Minit Mesyuarat
menggunakan format minit mesyuarat dan
Pengerusi dan
mengemukakan kepada pengerusi untuk
Urus Setia
kelulusan dalam tempoh tiga hari bekerja
selepas mesyuarat diadakan..

5. Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Minit Mesyuarat

Maklum balas dalam tempoh 7 hari selepas Borang Maklum
mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat. Balas

6. Mengesan maklum balas pelaksanaan

keputusan mesyuarat

7. Menyediakan, mengedarkan dan

mendapatkan maklum balas menggunakan
Pengerusi
borang maklum balas daripada pihak yang
bertanggungjawab.
 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 4/3
PK07 SPSK JPNSel

8. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum

balas untuk edaran mesyuarat akan datang.

9. Menyimpan minit mesyuarat. Fail/Folder

10. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak

mematuhi spesifikasi, ambil tindakan
pembetulan merujuk kepada PK 15
Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI

Surat jemputan mesyuarat kepada ahli-
1. 2 tahun Pejabat sekolah
ahli

2. Minit mesyuarat yang diluluskan 2 tahun Pejabat sekolah

Maklum balas pelaksanaan keputusan

3. 2 tahun Pejabat sekolah
mesyuarat

Kertas kerja yang dibentangkan

4. 2 tahun Pejabat sekolah
(sekiranya ada)