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Gestin del Costo

Curso Gestin de Proyectos PMI


Tercera Unidad: Sesin 7
Dra. Marta Tostes
PMP Robert Villanueva
Lic. Gabriela Linares
FGAD
Ciclo 2016-II

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VIDEO INTRODUCTORIO

http://www.youtube.com/watch?v=AcjdeUZIIPw

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Conceptos Planificar la gestin de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK


GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIN EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE
4.1. Desarrolla 4.4. Monitorear y Controlar el trabajo
4.6. Cerrar
4. GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL r el acta de 4.2. Desarrollar el plan para la direccin 4.3 . Dirigir y gestionar el trabajo del del proyecto.
proyecto o
PROYECTO constitucin del proyecto proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de
fase.
del proyecto Cambios
5.1. Planificar la Gestin del Alcance 5.5. Validar el Alcance
5. GESTIN DEL ALCANCE DEL 5.2. Recopilar Requisitos 5.6. Controlar el Alcance
PROYECTO 5.3. Definir el Alcance
5.4. Crear la EDT
6.1. Planificar la Gestin del Cronograma.
6.2. Definir las actividades.
6.3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIN DEL TIEMPO DEL
6.7. Controlar el Cronograma.
PROYECTO 6.4. Estimar los Recursos de las actividades

6.5. Estimar la duracin de las actividades


6.6. Desarrollar el Cronograma
7.1. Planificar la Gestin de los costos
7. GESTIN DE COSTOS DEL
7.2. Estimar los costos 7.4. Controlar los costos.
PROYECTO 7.3. Determinar el presupuesto
8. GESTIN DE LA CALIDAD DEL 8.2. Realizar el aseguramiento de la
8.1. Planificar la Gestin de Calidad 8.3. Controlar la calidad.
PROYECTO calidad
9.2. Adquirir el equipo del proyecto.
9. GESTIN DE LOS RR.HH DEL
9.1. Planificar la Gestin de los RR.HH 9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
PROYECTO
9.4. Dirigir el equipo del proyecto
10. GESTIN DE LAS 10.1. Planificar la Gestin de las 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Controlar las
COMUNICACIONES DEL PROYECTO Comunicaciones de proyecto. comunicaciones.
11.1. Planificar la Gestin de riesgos.
11.2. Identificar los riesgos
11. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL 11.3. Analizar cualitativamente los riesgos
11.6. Controlar los riesgos.
PROYECTO 11.4. Analizar cuantitativamente los riesgos
11.5. Planificar la respuesta a los riesgos
12.4. Cerrar
12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES 12.1. Planificar la Gestin de las
12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3. Controlar las adquisiciones las
DEL PROYECTO adquisiciones. adquisiciones

13. GESTIN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica 13.2. Planificar la Gestin de los 13.3. Gestionar la relacin con los 13.4. Controlar la Relacin con
r los
DEL PROYECTO Interesados.
Interesados. Interesados. los Interesados.

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Conceptos Planificar la gestin de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

De qu se ocupa?
Se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar el cronograma

Tambin considera Costo de uso Mantenimiento


el efecto de las
decisiones del Soporte
proyecto en el: Producto

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Conceptos Planificar la gestin de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Conceptos asociados
Costos directos
Costos indirectos
Costos variables
Costos fijos
Ganancia
Impuestos
Descuentos y aportaciones de ley.
Horas extra
Bonificaciones

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Planificar la gestin de los costos

7.1 Planificar la Gestin de los Costos

Juicio de Expertos
Plan para la direccin Tcnicas Plan de Gestin
del proyecto analticas de los Costos
Acta de Constitucin Reuniones
Factores ambientales
Activos de procesos
de la organizacin

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Planificar la gestin de los costos

Plan de Gestin de Costos

Provee una gua de Planificado Estructurado


cmo los costos del
Estimado Preparado
proyecto sern:
Controlado
Incluye
Nivel de precisin
Unidades de medida
Enlaces con los procedimientos de la organizacin (CA)
Umbrales de control
Reglas de valor ganado
Procedimientos de control de cambios
Formatos de informe
Descripciones de proceso (de los tres procesos)
Mtodos para documentar los costos

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Estimar los costos

7.2 Estimar los costos

Plan de gestin de los


costos Estimacin de costos
Juicio de Expertos de las actividades
Plan de gestin de los
Estimacin anloga Base de las
recursos humanos
Estimacin paramtrica estimaciones
Lnea base del alcance
Estimacin ascendente Actualizaciones a los
Cronograma del proyecto
Estimacin por tres documentos del
Registro de riesgos
valores proyecto
Factores ambientales
Anlisis de reservas
Activos de procesos de
Costo de la calidad
la organizacin
Software de gestin de
proyectos
Anlisis de ofertas de
proveedores
Tcnicas grupales

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Estimar los costos

Consiste en desarrollar un aproximacin de los


recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.

Las estimaciones deben refinarse


conforme avanza el proyecto

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Estimar los costos

Cmo hacer las estimaciones?


JUICIO DE EXPERTOS (Expert Judgment)
Puro o Delphi.

ESTIMACIN POR ANALOGA (Analogous Estimating)

Usa los costos reales de un proyecto previo similar como la base para la nueva
estimacin.

ESTIMACIN PARAMTRICA (Parametric Estimating)

Utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para
calcular una estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

ESTIMACIN POR TRES VALORES (Three-Point Estimate)

Utilizada cuando existe un grado de incertidumbre alto en la estimacin de los


costos de la actividad.
Basado en tres estimados: Ms Probable (CM), Optimista (CO) y Pesimista (CP)
Estimacin por Tres Valores
(CP+4CM+CO)
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Estimar los costos

Cmo hacer las estimaciones?


ESTIMACIN ASCENDENTE (Bottom-up Estimating)

Consiste en estimar el costo de los paquetes de trabajo individuales o


actividades del cronograma con el nivel ms bajo de detalle.

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Estimar los costos

Cmo hacer las estimaciones?

SOFTWARE DE ESTIMACIN DE COSTOS PARA LA GESTIN DE PROYECTOS


(Project Management Estimating Software)

MS Project, Primavera.

ANLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES (Vendor bid Analysis)

En los casos en que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos


(licitaciones), se puede solicitar al equipo de proyecto que realice las
estimaciones de los costos para cada entregable y obtener un costo que sustente
el costo total final del proyecto.

TCNICAS GRUPALES DE TOMA DE DECISIONES

Empleadas por los miembros del equipo e interesados que tienen


responsabilidad con los gastos del proyecto para tener una estimacin real de
las actividades del proyecto
Ejemplos: Lluvia de Ideas, tcnica de Delphi

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Determinar el Presupuesto

7.3 Determinar el presupuesto

Plan de gestin de los Lnea base de costos


Agregacin de costos
costos Requisitos de
Lnea base del alcance Anlisis de reservas
financiamiento del
Estimacin de costos de Juicio de expertos
proyecto
Relaciones histricas
las actividades Actualizaciones a los
Activos de procesos de Conciliacin del lmite
documentos del
la organizacin de financiamiento
proyecto
Base de las
estimaciones
Cronograma del
proyecto
Calendarios de recursos
Registro de riesgos
Acuerdos

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Presupuesto

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Controlar los costos

7.4 Controlar los costos

Plan para la direccin Gestin del valor Informacin de


del proyecto ganado desempeo del trabajo
Requisitos de Pronsticos Pronsticos de costos
financiamiento del ndice de desempeo Solicitudes de cambio
proyecto del trabajo por Actualizaciones al plan
Datos de desempeo del completar para la direccin del
trabajo Revisiones del proyecto
Activos de procesos de desempeo Actualizaciones a los
la organizacin Software de gestin documentos del
de proyectos proyecto
Anlisis de reservas Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organizacin

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Controlar los costos

Proceso por el cual se monitorea la situacin del


proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la lnea base de costos.

Qu Implica?
Registrar gastos reales
Revisar los cambios a travs del proceso de control
integrado de cambios

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Controlar los costos

Valor ganado
TPICAS PREGUNTAS EN LOS PROYECTOS
Cundo se va terminar el proyecto?
Cunto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento?
Cunto va a costarnos finalmente este proyecto?
Estamos dentro del cronograma aprobado?
Estamos dentro del presupuesto aprobado?
Cunto ms hay que gastar?
Cunto trabajo hemos realizado?

QUINES HACEN ESTAS PREGUNTAS?


La Alta Gerencia
El Cliente
El Gerente General
El Jefe de Proyecto
Los subalternos

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Controlar los costos

Trminos utilizados
EV Earned Value
PV Planned Value
AC Actual Cost
BAC Budget at completion
EAC Estimate at completion
ETC Estimate to complete
VAC Variance at completion

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Controlar los costos

Tcnica del Valor ganado

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Controlar los costos

Anlisis de valor ganado

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Controlar los costos

Variacin del Costo

CV = EV AC

Positivo costo menor al presupuestado


Negativo presupuesto excedido

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Controlar los costos

Variacin del tiempo

SV = EV PV

Positivo menor tiempo al planificado


Negativo tiempo excedido

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Controlar los costos

ndice de rendimiento de costo

CPI = EV / AC

>1 costo real menor al presupuestado


< 1 presupuesto excedido

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Controlar los costos

ndice de rendimiento de
cronograma

SPI = EV / PV

>1 tiempo empleado menor al planificado


< 1 retrasos con respecto a la planificacin

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Controlar los costos

Estimate at completion

Situacin 1: sin cambios Estimate to complete


significativos ETC = EAC AC
EAC = AC + (BAC EV)
EAC = AC + ETC
Variance at completion
Situacin 2: con cambios VAC = BAC - EAC
significativos en los costos
EAC = AC + (BAC EV)/CPI

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Ejemplo:
Valor Ganado

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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin. 27


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Calcule el valor ganado, SV, SPI, CV, CPI.

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Variables clave para medir el desempeo

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin. 37


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Controlar los costos

Proyecciones

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin.


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Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado

Datos:

Alcance: construir 41 bloques de 10m2 cada uno


Cada bloque dura 1 da en construir
Cada bloque est presupuestado en $1000
El costo real al da 14 es $14100
Se han construido 12 bloques al da 14
*Se tienen variaciones tpicas en costos, ajustadas por su CPI para
estimar el trabajo restante.

Pregunta:

Cul es la situacin del Proyecto al da 14?


CV, CPI, SV, SPI, VAC

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin. 39


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Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado


Respuesta:

AC= $14100
PV= $14000
EV= $12000

CV= EV AC = -$2,400 Proyecto sobre costeado al da 14.


SV= EV PV = -$2,000 Proyecto retrasado al da 14

CPI= EV/AC= 0.82

SPI= EV/PV= 0.86

BAC= $41000 ; EAC=BAC/CPI=53,658.54 (53,012, si 0.83)


VAC= BAC-EAC= -$9,658.54 (o 9012.05)

TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 32000/29600 = 1.08 (por cada dlar gastado debo obtener un
trabajo equivalente a $1.08)

Fuente: PMI. PMBOK 5 Edicin. 40


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HASTA AQU!
Qu hemos aprendido hoy ?

El rea de gestin de costos incluye 4 procesos :

Planificar la gestin de los costos


Estimar los costos
Preparar el presupuesto de los costos
Controlar los costos

La gestin de los costos brinda la posibilidad de gestionar


adecuadamente los recursos a partir de el establecimiento
de un presupuesto y mecanismos de monitoreo.

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