ANALISIS KINERJA SISTEM

STUDI KASUS PADA SISTEM INFORMASI PENJUALAN JASA

DI KUTIP DARI SKRIPSI MAHASISWA S1 SI

Kantor Biro Jasa Administrasi "TEGUH" didirikan pada tahun 1985 dan
berlokasi di Jl. Ligu Tengah No. 1096. Perusahaan ini merupakan perusahaan perorangan
yang bergerak di bidang pelayanan jasa administrasi dan permohonan perijinan, antara
lain: pengurusan surat-surat rumah dan tanah (sertipikat HM, HGB, HGU, HP), Ijin
Bangunan/Pemutihan Rumah/HO, Pengurusan Hak Paten (merek) dan Hak Cipta, Ijin
Perindustrian/SIUP/TDP, pengurusan NPWP/Perpajakan, Perijinan Prinsip dan Lokasi,
Ijin Eksport dan Import, Pengurusan Surat Kelahiran/Perkawinan, Pengurusan
SBKRI/Ganti Nama Perorangan dan lain sebagainya.
Kantor Biro Jasa Administrasi "TEGUH" Semarang melayani bermacam-
macam jasa pengurusan dokumen atau surat berharga, meliputi :
a. Perijinan
Jenis-jenis pengurusan surat atau dokumen berharga yang dilayani meliputi : Ijin
Pengadilan, Wajib Daftar Perusahaan (W.D.P), Ijin Perindustrian, Ijin Eksport/Import,
Ijin H.O (Hinder Ordonatie), Ijin Mendirikan Bangunan (IMB), Ijin Bangunan /
Pemutihan Rumah, Ijin Pariwisata, Pengecekan dan Pengurusan Gambar Situasi pada
Dinas Tata Kota, Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Tanda Daftar Perusahaan
dan sebagainya.
b. Sertipikat
Jenis-jenis pelayanan jasa yang dilayani pada bidang ini meliputi : Pembuatan Akta
Kelahiran, Surat Kematian, Akta Perkawinan, Pasport, Ganti Nama, S.B.K.R.I,
Sertipikat Rumah/Tanah (Sertipikat Hak Milik, Hak Guna Bangunan, Hak Pakai, Hak
Guna Usaha), Pengurusan Hak Tanggungan, Pengurusan PH & Yayasan dan surat-
surat atau dokumen berharga lainnya.
c. Perpajakan
Jenis-jenis pelayanan jasa yang dilayani pada bidang ini meliputi : N.P.W.P., Surat Ijin
Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK), Tanda Daftar Rekanan (TDR), P.K.P dan sebagainya.
d. Pengurusan Merek.
Jenis-jenis pelayanan jasa yang dilayani pada bidang ini meliputi : PATEN (MEREK)
dan Hak Cipta.

Tahap 1 : Identifikasi Proses

Berdasarkan hasil survei dan observasi, sistem penjualan jasa pada Kantor
Biro Jasa Administrasi TEGUH Semarang pada secara umum adalah terdiri atas
beberapa sub proses, meliputi :
a. Transaksi Registrasi
b. Transaksi Pengurusan Dokumen
c. Transaksi Pembayaran Jasa
d. Transaksi Pengambilan Dokumen Jadi
Langkah-langkah rutin pada sistem penjualan jasa kepada pelanggan pada saat
ini adalah sebagai berikut :
a. Bagian customer service menerima dan mencatat registrasi kustomer serta
membuatkan nota registrasi bagi kustomer. Dalam registrasi ini, selain
memberikan identitasnya, kustomer juga memberikan identitas klien yang akan
diuruskan, serta menyertakan berkas-berkas pengurusan sesuai dengan ketentuan.
b. Bagian customer service selanjutnya memberikan data registrasi kepada bagian
administrasi dan mendistribusikan berkas pelanggan kepada bagian pengurusan.
 c. Bagian pengurusan selanjutnya memproses dokumen yang diperlukan oleh
kustomer. Proses pengurusan ini berhubungan dengan lembaga eksternal yang
berkaitan dengan penerbitan dokumen kustomer. Untuk kepentingan pengurusan
ini, bagian pengurusan dapat mengajukan biaya pengurusan kepada bagian
keuangan.
d. Setelah dokumen jadi, bagian pengurusan menyerahkan dokumen jadi tersebut
kepada bagian administrasi untuk disimpan dan ditagihkan pembayarannya.
Bagian ini selanjutnya menyiapkan nota pengambilan dokumen bagi kustomer.
e. Bagian customer service melakukan pemberitahuan bahwa dokumen telah jadi
sekaligus melakukan penagihan kepada kustomer melalui telepon atau melalui
surat.
f. Kustomer selanjutnya melakukan transaksi pembayaran di bagian kasir sesuai
dengan besarnya tagihan biaya pengurusan.
g. Kasir mendistribusikan kwitansi kepada kustomer dan kepada bagian akuntansi.
h. Dengan menunjukkan nota registrasi dan kwitansi pembayaran, kustomer dapat
mengambil dokumen jadi ke bagian customer service serta mendapatkan nota
pengambilan dokumen.
i. Bagian customer service melakukan penarikan kembali nota registrasi dan
melakukan pencatatan pengambilan dokumen pada buku ekspedisi dokumen.

0
S.I.J.P

1 2 3 4
Registrasi Pengurusan Pembayaran Pengambilan
Dokumen

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2
Pendataan Pembuatan Pendataan Pembuatan Permohonan Pengurusan Pendataan Perhitungan Pembuatan Pembayaran Pembuatan Penyerahan
Registrasi Nota Berkas Surat Biaya Dokumen Dokumen Tagihan Nota Jasa Nota Dokumen
Registrasi Kustomer Permohonan Pengurusan Jadi Tagihan Pengambilan Jadi
 Project Name: S.I.P.J
Project Path: c:\thesis\sipj\
Chart File: dfd00001.dfd
Chart Name: SIPJ - Context Dia gram
Created On: May-01-2001
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001
Modified By: ARIS
KUSTOMER

Nota_Tagih an Dokumen_Jadi
KUSTOMER Identitas_Klien S.I.P.J Nota _Pengambilan
Identitas_Kustomer Kwita nsi_Pembayaran
Berkas_Pengurusan Berkas_Pengurusan
Nota_Registrasi Surat_Permohonan
Dokumen_Jadi

LEMBAGA
EKSTERNAL

Context Diagram (DFD Level 0) SIPJ Current System

Sedangkan detail proses dari sistem pelayanan jasa saat ini digambarkan pada DFD level
sebagai berikut :
Project Name: S.I.P.J File Pembayaran
Data _Pembayaran
Project Path : c:\thesis\sipj\
Chart File : dfd00002.dfd
Chart Name: S.I.P.J Level 1
File Tagih an
Created On: May-01-2001 Data_Tagihan
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001
Modified By: ARIS File Kustomer
Data_Kustomer Data_Kustomer

1 3

Identita s_Kustomer Data _Registr asi

KUSTOMER Registrasi Pembayaran
Identitas_Klien Data_Biaya_Pengurusan
Berkas_Pengurusan
Nota _Registr asi

Data_Klien Berkas_Kustomer Data _Registr asi

File Klien File Berkas File Registr asi

Nota_Tagih an

Data_Klien Berkas_Kustomer Data _Registr asi

Kwita nsi_Pembayaran

LEMBAGA Berkas_Pengurusan Pengurusan File Biaya Pengeluaran

EKSTERNAL Surat_Permohonan Data_Biaya_Pengurusan
Dokumen_Jadi

Nota_Pengambilan KUSTOMER
Dokumen_Jadi
File Pembayaran

Data_Pembayaran Pengambilan Kwita nsi_Pembayaran

File Registrasi
Data_Registrasi Dokumen
Data_Kustomer Nota _Registr asi

File Kustomer
Data_Pengambilan

File Pengambilan

DFD Level 1 SIPJ Current System

Project Name: S.I.P.J
Project Path: c:\thesis\sipj\
Chart File: dfd 00003.dfd
Chart Name: Registrasi Level 2
Created On: May-01-2001
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001
Modified By: ARIS

1.1 1.3
Pendata an
Identita s_Kustomer Pendata an
KUSTOMER Berkas
Identitas_Klien Registrasi Berkas_Kustomer
Kustomer
Berkas_Pengurusan

Data_Kustomer Data _Registrasi Data_Klien

File Kustomer File Registr asi File Klien

Berkas_Kustomer
Data_Kustomer Data _Registrasi Data_Klien

1.2
Pembuatan
Nota File Berkas
Nota _Registrasi
registr asi

DFD Level 2 Registrasi SIPJ Current System

Project Name: S.I.P.J
Project Path: c:\th esis\sipj\
Chart File: dfd00004.dfd
Chart Name: Pengurusan Level 2
Created On: May-01-2001
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001
Modified By: ARIS

File Registrasi File Berkas File Klien

Data_Registr asi Berkas_Kustomer Data_Klien

2.1 2.2
Pembuatan Permohonan
Surat Bia ya File Biaya Pengeluaran
Surat_Permohonan Data_Bia ya_Pengurusan
Permohonan Pengurusan

Berkas_Pengurusan
Surat_Permohonan

2.3 2.4
Pendata an
Pengurusan
Dokumen File Dokumen
Dokumen Dokumen_Jadi Data _Dokumen_Jadi
Jadi

Berkas_Pengurusan
Surat_Permohonan
Dokumen_Jadi

LEMBAGA
EKSTERNAL

DFD Level 2 Pengurusan SIPJ Current System

Project Name: S.I.P.J
Project Path: c:\thesis\sipj\
Chart File: dfd00005.dfd
Chart Name: Pembayaran Level 2
Created On: May-01-2001
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001
Modified By: ARIS

File Registrasi
Data_Registrasi
File Kustomer File Bia ya Pengeluaran

Data_Kustomer Data_Registrasi Data_Bia ya_Pengurusan

3.1 3.2
Pembuatan
Perhitungan
File Tagih an Nota
Tagihan Data_Tagih an Data_Tagih an
Tagih an

Nota_Tagih an

3.3

Pembayaran Kwitansi_Pembayaran
File Pembayaran KUSTOMER
Data_Pembayaran Jasa Nota_Tagih an

DFD Level 2 Pembayaran SIPJ Current System

 Project Name: S.I.P.J
Project Path : c:\th esis\sipj\
Chart File : dfd 00006.dfd
Chart Name: Pengambila n Dokumen Level 2
Created On: May-01-2001 File Dokumen
Created By: ARIS
Modified On: May-03-2001 File Registr asi File Pembayaran
Modified By: ARIS Data _Dokumen_Jadi

Data _Registrasi Data _Pembayaran

4.1
Pembuatan
Nota _Registrasi
KUSTOMER Nota File Kustomer
Kwita nsi_Pembayaran Data_Kustomer
Pengambilan
Nota _Pengambilan

4.2
Penyerahan
Nota _Pengambilan
Dokumen File Pengambilan
Data _Pengambilan
Jadi
Dokumen_Jadi

Gambar 3.12 : DFD Level 2 Pengambilan Dokumen SIPJ Current System

Tahap 2 : Identifikasi Aktivitas Kritis

No Aktivitas Basis Ket Pertimbangan

1 Pendataan Registrasi Komputer Kritis Menghasilkan data-data pokok transaksi
2 Pembuatan Nota Registrasi Komputer Kritis Menghasilkan informasi penting bagi kustomer
3 Pendataan Berkas Kustomer Komputer Kritis Mengetahui kelengkapan data persyaratan pengurusan
4 Pembuatan Surat Permohonan Komputer Kritis Harus lengkap dan benar
5 Permohonan Biaya Pengurusan Manual - Optional (biasanya untuk uang muka ke lembaga eksternal)
6 Pengurusan Dokumen Manual Kritis Menentukan kepuasan dan kepercayaan kustomer
7 Pendataan Dokumen Jadi Komputer Kritis Menghasilkan catatan dokumen penting
8 Perhitungan Tagihan Komputer Kritis Menghasilkan informasi pendapatan perusahaan
9 Pembuatan Nota Tagihan Komputer Kritis Menghasilkan informasi penting kewajiban kustomer
10 Pembayaran Jasa Manual - Merupakan kewajiban kustomer
11 Pembuatan Nota Pengambilan Komputer - Sebagai persyaratan untuk pengambilan dokumen jadi
12 Penyerahan Dokumen Jadi Manual Kritis Sebagai bukti berita acara serah terime dokumen

Tahap 3, Tahap 4, Tahap 5, Tahap 6

1. Proses : Pendataan Registrasi

Hasil : File Registrasi
Sasaran/Standart : 99% data transaksi di entri dengan cepat, benar dan lengkap.
Ukuran Kinerja :
Correctness : % rata-rata jumlah salah entri transaksi/jumlah seluruh data
yang entri per hari
Completeness : % rata-rata jumlah data tidak lengkap/jumlah seluruh data
yang dientri per hari
Usability : % tingkat kemudahan operator (staff) menggunakan
program komputer (modul entri data)
Efficiency (time) : rata-rata waktu entri per transaksi
Penanggungjawab : Candra Irawan, M.Kom (Anggota Tim Penilai Kinerja)
 Kebutuhan Data :
Correctness :
o Data : jumlah salah entri transaksi per hari
jumlah seluruh data yang entri per hari
o Metode : Observasi (selama 30 hari)
o Instrumen : Datasheet
o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
Completeness :
o Data : jumlah data tidak lengkap per hari
jumlah seluruh data yang dientri per hari
o Metode : Observasi (selama 30 hari)
o Instrumen : Datasheet
o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
Usability :
o Data : % tingkat kemudahan operator (staff)
o Metode : Survei (selama 30 hari)
o Instrumen : Kuesioner
o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
Efficiency (time) :
o Data : lama waktu entri data per transaksi per hari
o Metode : Observasi (Selama 30 hari)
o Instrumen : Datasheet
o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
2. Proses : Pembuatan Nota Registrasi
Hasil : Nota Registrasi
Sasaran/Standart : Nota Registrasi dicetak dengan benar.
Ukuran Kinerja :
Correctness : rata-rata jumlah salah cetak/jumlah seluruh nota yang
dibuat per hari
Usability : % tingkat kemudahan operator (staff) menggunakan
program komputer (modul cetak nota registrasi)
Penanggungjawab : Mulyono, S.Si, M.Kom (Anggota Tim Penilai Kinerja)
Kebutuhan Data :
Correctness :
o Data : jumlah salah cetak nota registrasi per hari
jumlah seluruh nota yang dibuat per hari
o Metode : Observasi (Selama 30 hari)
o Instrumen : Datasheet
o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
Usability :
o Data : % tingkat kemudahan operator (staff)
o Metode : Survei (selama 30 hari)
o Instrumen : Kuesioner
 o Sumber : Bagian Customer Service, Bagian Registrasi, Bagian
Pengolahan Data
3. dan seterusnya (untuk semua aktivitas kritis)
Tahap 7 : Analisis / Pelaporan Kinerja Aktual
1. Proses : Pendataan Registrasi
Sasaran/Standart : 99% data transaksi di entri dengan cepat, benar dan lengkap.
Ukuran Kinerja :
Correctness : % rata-rata jumlah salah entri transaksi/jumlah seluruh data
yang entri per hari

Jenis Kinerja : Correctness (Kebenaran Entri

Data)
Hari ke Jumlah Frekwensi Hari ke Jumlah Frekwensi
Transaksi Salah Entri Transaksi Salah Entri
1 12 1 16 20 0
2 10 0 17 24 2
3 15 0 18 21 1
4 23 1 19 22 0
5 18 2 20 19 2
6 15 2 21 18 1
7 10 1 22 10 1
8 21 0 23 17 2
9 20 0 24 25 2
10 16 2 25 27 1
11 12 0 26 23 1
12 11 1 27 22 0
13 14 1 28 18 1
14 15 0 29 20 2
15 15 0 30 20 1
Jumlah 227 11 Jumlah 306 17

Total Entri : 533

Rata-rata Salah Entri : 28
Persentase Salah Entri : 5.25%
Kinerja Aktual : 94.75%

Completeness : % rata-rata jumlah data tidak lengkap/jumlah seluruh data

yang dientri per hari
Dan seterusnya

Tahap 8 : Membandingkan Kinerja Aktual dengan Sasaran/Standar

1. Proses : Pendataan Registrasi
Sasaran/Standart : 99% data transaksi di entri dengan cepat, benar dan lengkap.
Ukuran Kinerja :
Correctness : % rata-rata jumlah salah entri transaksi/jumlah seluruh data
yang entri per hari
Kinerja Aktual : Tingkat kebenaran (correctness) entri data transaksi 94.75%.
Penyimpangan : 5.25%
Kesimpulan : Proses entri data masih belum mencapai sasaran, sebab
penyimpangan dari proses ini masih mencapai 5.25%
melampaui batas penyimpangan yang dinginkan yaitu
sebesar 1% (99% benar).