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025.

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C114m
Cabezas Bolaos, Esteban
Manual de presenvacin para archivos costarricenses
Esteban Cabezas Bolaos. -2 ed. -San Jos, C.R.:
E. Cabezas B., 2007
212 p. ; 22x20 cm.

ISBN: 978-9977-12-965-5
1. Conservacin Preventiva-Papel. 2. Archivoeconoma
3. Restauracin. 4. Encuadernacin. 1 titulo
Tabla de contenido

INTRODUCCIN 4

UNIDAD I: GENERALIDADES SOBRE LA CONSERVACION


DOCUMENTAL EN COSTA RICA 9
1.1 Introduccin 10
1.2 La Conservacin y los Archivos en Costa Rica 11
1.2.1 Los orgenes de la archivstica en Costa Rica 11
1.2.2 El desarrollo archivstico despus de la independencia 18
1.2.3 La creacin de los Archivos Nacionales 22
1.2.4 La aplicacin de las nuevas tcnicas de conservacin documental 26

UNIDAD II: LOS SOPORTES ESCRIPTORIOS 31


2.I Introduccin 32
2.2 Primeros Soportes Documentales 34
a. El Papiro 35
b. Tablillas 36
c. El Pergamino 36
d. El Amatle 37
e. El papel 39
2.3 Nuevos Soportes 46
a. La Fotografa 49
b. Novsimos soportes 56
b.1 Tarjetas perforadas 57
b.2 Dispositivos de almacenamiento magnticos. 59
b.3 Discos Flexibles 59
b.4 Dispositivos de almacenamiento ptico. 62
b.5 Dispositivos de almacenamiento digital. 63
b.6 La Fotografa digital 64

UNIDAD III: LAS TINTAS 67


3.1 Introduccin 68
3.2 Historia 68
3.3 El lpiz 71
3.4 Impresiones modernas 71
3.5 Las tintas negras 72


UNIDAD IV: FACTORES DE DEGRADACION DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO 79
4.1 Introduccin 80
4.2 Tipos de Degradacin internos 81
4.2.1. Oxidacin 81
4.3 Factores de degradacin externos 88
4.3.1 Condiciones ambientales 88
4.3.2 Agentes fsicos 94
4.3.3 Agentes qumicos 96
4.3.4- Agentes biolgicos 97
4.3.5- Factor tecnolgico 102

UNIDAD V: SUSTITUCIN DE SOPORTES 105


5.1 Introduccin 106
5.2 Trascripcin 107
5.3 Fotocopiado 108
5.4 La microfilmacin 108
5.5 La digitalizacin 111

UNIDAD VI: ARCHIVOECONOMA 117


6.1 Introduccin 118
6.2 El emplazamiento para un edificio de archivo 118
6.3. Diseo del archivo 120
6.4 reas del archivo 122
6.4.1 rea reservada o de depsito 122
6.4.2 rea privada o administrativa 125
6.4.3 rea pblica o de consulta 125
6.4.4 reas anexas 125
a. rea de Restauracin 125
b. rea de encuadernacin. 127
c. rea de descontaminacin 128

UNIDAD VII: ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA


EN CONSERVACION PREVENTIVA PARA ARCHIVOS 135
7.1 Introduccin 136
7.2 La Conservacin Preventiva 137
7.2.1. Diagnstico 138
7.2.2 Personal y usuarios 143
7.2.3 Documentos vitales 144
a Elaboracin de un programa para documentos vitales 145
b Razn de un programa para documentos vitales 145
c Responsabilidad para cuidar documentos vitales 146
d Identificacin de documentos vitales 146
e Qu es un documento vital? 148
f Categoras de documentos 149
7.2.4 Mantenimiento de las instalaciones 151
7.2.5 Prevencin y control de desastres 153
a Incendios 155
b Inundaciones 155
c Prevencin y combate de insectos y roedores 156
7.2.6 Mejoramiento y control de las condiciones ambientales 158
7.2.7 Concientizacin de los trabajadores y del pblico usuario 159
7.2.8 Conservacin del acervo 161
a Conservacin de documentos de gran formato 161
b Conservacin de Material Fotogrfico 165
c. Conservacin de soportes magnticos 170
d. Conservacin de documentos digitales y electrnicos. 171
7.3 Plan de prevencin de desastres 178
1 fase- Prevencin 179
2 fase- Preparacin 179
3 fase- Respuesta 180
4 fase- Recuperacin: 180

UNIDAD VIII: LA CONSERVACIN CURATIVA O


RESTAURACIN DOCUMENTAL 185
8.1 Introduccin 186
8.2 Las tcnicas de restauracin 187
8.2.1 Ficha clnica 187
8.2.2 Desarmado del documento o libro 188
8.3 Procedimientos de Restauracin 190
8.4 La encuadernacin 193
8.4.1 La encuadernacin en Costa Rica 195
8.4.2 Restauracin de libros
197
BIBLIOGRAFA 205
INTRODUCCIN
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

INTRODUCCIN
La Preservacin Documental es una de las actividades fundamentales de la Archivistica,
junto a la clasificacin, la ordenacin, la descripcin, la seleccin y la difusin. Todas ellas
son piezas de un engranaje que deben funcionar sincronizadamente para garantizar un
adecuado tratamiento documental.
El archivsta Cesar Gutirrez nos ensea en su Archivsticas que ...nada orienta mejor la
vida de los hombres que los archivos. Estos reflejan la experiencia, seala los acontecimientos,
indican o sugieren los caminos por seguir porque la archivstica es aquel conjunto orgnico
de documentos producidos o recibidos en razn de un tramite y conservados en vista
de algn uso.
Citando las palabras del maestro Elio Lodolini, Cesar Gutirrez afirma que para hablar
de archivo es necesario tener dos elementos: el conjunto orgnico de los documentos
que lo constituyen y el conjunto orgnico de las relaciones que transcurren entre
aquellos documentos. Lo anterior, sin dejar de lado archivos especializados y colecciones
documentales porque sus unidades constitutivas pueden tener un origen archivstico
separado del contexto o desagregado en un nuevo conjunto. Pese a esto, el documento
no deja de ser un bien valioso por conservar y servir.
De las mltiples definiciones de archivo que los manuales y tratadistas nos puedan
entregar podemos concluir que la archivstica es aquella disciplina encargada de procesar
la informacin contenida en los documentos, de crear la estrategia mas apropiadas para
difundirla y de establecer las medidas pertinentes para una correcta conservacin tanto
del soporte original como del contenido informativo.
Pese a esto, los seguidores de la sociedad de la informacin han presionado en los ltimos
aos para dar un mayor nfasis al desarrollo tecnolgico en los archivos, con el fin de
mejorar y garantizar el acceso y difusin de la informacin de la manera ms apropiada. Lo
anterior esta bien, pero a trado como consecuencia un mayor nfasis en la descripcin
y la difusin desplazando la conservacin a un segundo plano. Frente a esta posicin, los
archivistas deben presionar por una mejor capacitacin, equipo, materiales y presupuesto
para hacer frente al deterioro de sus documentos.
La conservacin de documentos es un conjunto de tcnicas, procedimientos y tratamientos
de cualquier naturaleza preventivos o curativos que tiene por objeto garantizar la
durabilidad de los soportes documentales y de la informacin contenida en ellos que ha
sabido mantener su posicin como una de las principales actividades archivsticas.
El concepto de preservacin documental se ha introducido muy reciente en la historia
de la archivstica, producto de la experiencia causada por desastres humanos y naturales,
especialmente los generados durante las dos guerras mundiales en Europa.

 C. Gutirrez Muoz. Archivsticas. 2001. Pg. 10



ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Es as como surge la preservacin documental como el conjunto de medidas necesarias


para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.Abarca aspectos
gerenciales y financieros, acondicionamiento de locales de trabajo y almacenamiento,
capacitacin del personal y la adopcin de polticas, tcnicas, planes de accin y mtodos
destinados a salvaguardar el contenido fsico e informativo de un archivo.
El termino preservacin procede del latn prae venire y significa disponer con antelacin
las cosas necesarias para un fin. Su uso proviene del mbito anglosajn, y se empez a
usar durante la dcada de 1980.
De esta manera la Preservacin se divide en dos frentes: la conservacin preventiva y la
conservacin curativa o restauracin.
La Conservacin preventiva es una serie de polticas y prcticas que tienen por objeto
especfico evitar o aplazar el deterioro de un documento. Su objetivo es garantizar la
transmisin de un documento en su forma y contenido a las futuras generaciones a
travs de actuaciones que eviten la alteracin de sus materiales y su funcin. Esto lo
logramos aplicando mtodos y tcnicas de tipo activo y pasivo. 
La Conservacin curativa o restauracin comprende una serie de procedimientos activos
de conservacin destinados a mejorar el estado fsico de los documentos estropeados
con el fin de restituirlos, en la medida de lo posible, a su estado original.
Esto significa actuar sobre un documento daado y restituirle su condicin original,
basado en una metodologa cientfica y bases previas de investigacin dirigidas a restituir
al documento su integridad y, cuando sea preciso, el uso.
El poder establecer una plan de preservacin en un archivo es un reto, porque exige del
profesional mucho conocimiento, el estar abierto y receptivo a los cambios cientficos y
tecnolgicos que se dan a diario en materia de conservacin y restauracin.
El marco legal tambin debe tomarse en cuenta, ya que Costa Rica desde su independencia
del Imperio Espaol en 1824, a promulgado una serie de leyes, decretos y ordenes para
garantizar el buen orden y conservacin de los archivos estatales. Este proceso culmin
con la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, una de las primeras leyes nacionales
de archivos en Latinoamrica.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos fue un logro nacional y debemos entender que
la legislacin archivstica de un pas deber estar dirigida al derecho a la memoria colectiva
y nacional, de manera que el marco legal permita conservar documentos, ya sean de 100

 M. Roper. Planificacin, equipo y provisor de personal de un servicio de preservacin y conservacin en archivos.


1989. Pg. 2.
 M. Roper. Planificacin, equipo y provisor de personal de un servicio de preservacin y conservacin en archivos.
1989. Pg. 2.
 M. Roper. Planificacin, equipo y provisor de personal de un servicio de preservacin y conservacin en archivos.
1989. Pg. 2.

MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

o 5 aos, cuyo contenido clave sea esencial para la investigacin, la toma de decisiones y
la transparencia de la gestin administrativa.
El instrumento de estas polticas en Costa Rica son los Comits Institucionales de Seleccin
y Eliminacin Documental y el Comit Nacional de Seleccin y Eliminacin Documental
que llevan a la prctica una eliminacin documental controlada, con el fin de dar espacio
y recursos a los documentos que deben ser conservados.Tambin nos ayuda a identificar
cuales documentos son de valor permanente, de esta manera podemos crearlos con
materiales de conservacin y preservarlos con los mejores medios a nuestro alcance.
El valor informativo de un documento y su conservacin la podemos establecer en tres
niveles:
Documentos de valor histrico; cuya conservacin debe dirigirse a salvaguardar el
contenido informativo y su soporte original. Se ubica en la etapa final del ciclo archivstico
y se resguardan en los archivos histricos. Llegan procedentes de las oficinas productoras
por medio de un acta de entrega o lista de remisin que sirve como control de lo
recibido y en que estado. En su destino final debe ser registrado en un libro de control
en donde conste su origen, fecha de ingreso, volumen y dems datos necesarios.
Documentos con valor administrativo/histrico; son aquellos en que lo importante es
salvaguardar la informacin. Se ubica en los primeros ciclos de vida de la documentacin,
en archivos de gestin y centrales donde se aplican actividades archivsticas como la
clasificacin, ordenacin y descripcin. En esta etapa lo importante es la conservacin de
la informacin sobre el soporte, de manera que podemos aplicar tcnicas de reprografa
como la digitalizacin o microfilmacin para garantizar una adecuada preservacin.

Documentos sin valor: son aquellos que despus de cumplir con su vigencia administrativa
y legal pueden ser eliminados por no contar con un valor histrico o testimonial. En Costa
Rica se establece los plazos para la eliminacin documental por medio de la Tabla de Plazos
de Conservacin, previo conocimientos de los fondos, series y unidades documentales que
custodiamos.

Lo anterior nos lleva a la definicin de soporte documental, como aquel medio fsico,
digital o electrnico capaz de dejar impreso, almacenar o transmitir una informacin.
Pero el soporte de un documento de archivo tambin puede contener otros elementos
y funciones como lo son el material con que se fabrico, los elementos sustentados y las
encuadernaciones.

El anlisis del soporte nos genera la separacin de documentos por su naturaleza y


formatos. Esto ha generado estragos en fondos y colecciones porque corrompe el orden
natural de los documentos, genera separaciones artificiales. Solo se justifica cuando por


ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

sus dimensiones o tipo de soporte lo exija, dejando siempre un testigo y bien documentada
su separacin.

El anlisis del soporte tambin determina su conservacin. Pero la conservacin de los


documentos de archivo presenta un comn denominador, la prevencin de su deterioro
por factores que son fcilmente identificables lo cual nos lleva a los planes de Conservacin
Preventiva.

Su implementacin data de finales del siglo XIX y entonces como ahora su entendimiento
se centra en el conjunto de medidas utilizadas para controlar las causas que originan
el deterioro fsico de los documentos, consiguiendo con su aplicacin dos objetivos:
preservar los documentos en su forma fsica original y/o preservar el contenido intelectual
de la informacin registrada en los mismos.

Es importante conocer los factores que inciden en el deterioro de los documentos de


archivo, porque as conoceremos las medidas para contrarrestarlos. De igual forma no
podemos limitarnos a un solo tipo de soporte, el desarrollo tecnolgico y cientfico de los
ltimos 150 aos han desarrollado toda una gama de soportes no tradicionales como lo
han sido la fotografa, las pelculas cinematogrficas, las microfichas, las bandas magnticas,
los videos y casettes, los discos de vinilo y las memorias pticas, entre otras.

Lo anterior no quiere decir que al establecer una serie de polticas y medidas preventivas
se conserven todos los fondos o colecciones permanentemente, o que stos reciban
idnticos tratamientos de conservacin. Para ello es necesario establecer polticas de
preservacin adecuadas a las caractersticas propias de cada unidad de informacin
dentro del marco institucional, local o nacional.

El presente manual esta dirigido a los estudiantes de Archivstica y a los profesionales en


archivo que desempean sus funciones, muchos sin las condiciones mnimas requeridas.
Por ello ponemos a su disposicin este manual como una herramienta para que puedan
orientarse a la hora de diagnosticar el estado de sus archivos, plantear mejoras en las
unidades de instalacin y fsicas, puedan proponer y desarrollar planes de conservacin
preventiva y poder cumplir de esta manera con el deber de organizar y conservar
adecuadamente el patrimonio documental de la nacin.

 M. A. Allo Manero. Teora e historia de la conservacin y restauracin de documentos. 1997. Pg. 274.

MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD I

GENERALIDADES SOBRE LA CONSERVACIN


DOCUMENTAL EN COSTA RICA
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

1.1 Introduccin
El tema de la conservacin en archivos no es algo nuevo, pero si lo son mtodos y
prcticas para llevarlo a cabo. Los archiveros siempre han tenido cuidado de evitar el
dao que causa la humedad, las plagas o la luz solar, con mtodos poco cientficos o bien
sin comprender cual era el origen del dao, lo que causaba muchas veces que el remedio
fuera peor que la enfermedad.
En otros casos pusieron atencin al uso de materiales de buena calidad, como estanteras
metlicas, o bien de maderas que repelieran insectos como las elaboradas en cedro
o similares que adems poseen una reconocida funcin de pulmn estabilizante del
microclima en los depsitos. A pesar de esto, se ha generado un rechazo por el uso
de este material pese a que nunca han sido causante de incendio (por el contrario
maderas como roble, castao o el fresno presentan propiedades menos inflamables) y
que su humedad natural puede incluso combatir por medio de la evaporacin el punto
de ignicin. 
Pese a estas medidas de conservacin, que podramos considerar muy efectivas, el tema
de la conservacin desde un punto de vista cientfico no fue abordado hasta despus de
la segunda guerra mundial. Los daos causados al patrimonio espaol durante la guerra
civil, la destruccin causada por los bombardeos durante la segunda guerra mundial (por
ejemplo en Monte Casino en 1944) o las inundaciones del Arno en Florencia y del Po en
Venencia en 1966 son algunos ejemplos que obligaron a los expertos a enfrentarse a la
recuperacin rpida y eficiente del patrimonio documental y artstico del mundo.
Lo anterior lleva al desarrollo de estudio y tcnicas de recuperacin que en primera
instancia buscaban evitar el dao de las piezas y en caso de necesitar una intervencin
se desarrollara procurando causar el mnimo efecto o alteracin esttica e histrica en
la pieza.
Es a partir de la dcada de los 60 que un grupo de cientficos, archivstas y bibliotecarios
empieza a tener conciencia sobre la importancia de conservar en ptimas condiciones
los materiales con soporte de papel, sobre todo libros y documentos. Sus primero
estudios llegaron a la conclusin que el estado de las bibliotecas y archivos era realmente
desastroso, y que este era la principal causa del deterioro.
La necesidad de conservar la documentacin est implcita en el carcter de valor
permanente que sta tiene, el cual determina el grado de difusin informativa de su
contenido. Los archivistas tienen la responsabilidad de establecer estos dos criterios
de actuacin, igual responsabilidad tendran los bibliotecarios con respecto a los fondos
bibliogrficos que custodian.

 M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organizacin. 1997. Pg. 306
10
Es entonces en la dcada de los aos sesenta que se desarrollan diferentes tcnicas
en archivos y bibliotecas dirigidos a la conservacin de sus fondos, tales como la
microfilmacin y la laminacin de sus documentos con acetato celulsico.

Para el caso costarricense esta corriente llega de una manera muy lenta pero continua,
tomando en cuenta que se encuentra en una regin tropical donde los factores de
deterioro son mas agresivos y que el soporte documental por excelencia ha sido y ser
por algunos aos ms el papel. La lentitud de este proceso se dio en primer lugar por
nuestra condicin de pas satlite dentro del orden mundial y porque tradicionalmente
a lo primero que se le ha dado importancia en materia de conservacin es a piezas
arqueolgicas, edificios, esculturas y pinturas de gran valor artstico y cultural.

1.2 La Conservacin y los Archivos en Costa Rica


El aporte de la archivstica al pas no es algo nuevo ni se restringe al desarrollo alcanzado
en los ltimos aos, ya que la organizacin de los archivos siempre ha sido del inters
de gobiernos y empresas (aunque muchas de sus acciones no lograron perdurar en el
tiempo). Tampoco es novedoso el tema de la conservacin en los archivos, no obstante,
si lo son mtodos y prcticas cientficas que se han venido desarrollando, tales como el
control de medio ambiente, la calidad del papel utilizado o los generados con las nuevas
tecnologas, como fotografas, cintas de audio o video, disquetes y discos pticos.
La temtica de la conservacin cientfica aplicada a los archivos surgi como se
mencion anteriormente cuando un grupo de cientficos, archivistas y bibliotecarios
empezaron a tener conciencia sobre la importancia de conservar los diferentes soportes
que custodiaban.(Sus primeros estudios llegaron a la conclusin que el estado de las
bibliotecas y archivos era realmente desastroso,) por las condiciones ambientales en que
se encontraban, la calidad de los materiales utilizados y la falta de prevencin frente a
desastres o posibles factores de deterioro.

1.2.1 Los orgenes de la archivstica en Costa Rica


Todava no se ha investigado a fondo la historia de los archivos costarricenses, sin embargo,
uno de los primeros estudios al respecto lo realiz Jos Monturiol Tenorio en su artculo
Los Archivos de Costa Rica (Resumen Histrico). En el citado artculo, el autor expone
la importancia de los archivos y del desarrollo archivstico costarricense desde la colonia
hasta la publicacin del Reglamento de los Archivos Nacionales en 1902.

 Plstico delgado libre de cido, fundido con papel tissue. Sirve para laminar documentos en calor o disuelto en
acetona.
 En: Cesar Nieto, ed. INDINAPOLIS, Revista General Centro Americana. S.F.
11
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Tambin se debe destacar el trabajo de tesis presentado por el historiador Jos Francisco
Murillo Delgado; El Archivo Nacional, Evolucin Histrica (1881-1979) el cual da una visn
general de las actividades realizadas por esta institucin durante casi cien aos, cuna y
pilar fundamental de la archivstica costarricense moderna.
El aporte en este tema dado por el Archivo Nacional a travs de sus ciento veinticinco
aos es de igual manera muy significativo. El mejor aporte lo ha dado a travs de los
artculos publicados en su revista y por medio de exposiciones en la Sala Len Fernndez
Bonilla donde se ha documentado como la archivstica estuvo presente en el proceso de
conquista y colonizacin espaola, en la formacin del estado nacional costarricense, y
en las primeras instituciones estatales hasta llegar a nuestros das.
Es por ello que en la actualidad tenemos la certeza de que los archivos costarricenses
surgen junto al proceso de conquista y colonizacin espaola llevada a cabo desde el
siglo XVI. Dicho proceso incluy la fundacin de ciudades y villas con sus respectivos
cabildos, creados por el poder real a semejanza de los municipios centralizados de la baja
edad media espaola. Sus miembros eran los alcaldes ordinarios y los regidores siendo
presididos por el gobernador o un alcalde.
En el caso de Costa Rica, los primeros archivos se localizaron en los Cabildos de Cartago
y Esparza; posteriormente, surgiran otros en Villa Vieja (Heredia), Villa Nueva (San Jos)
y Villa Hermosa (Alajuela). Pero, sin lugar a dudas, el principal archivo de la provincia
se ubicaba en Cartago, con carcter administrativo, judicial y notarial a cargo de un
secretario archivero.
Entre las atribuciones de los cabildos se encontraba el nombramiento de los alcaldes
ordinarios, tribunales de apelacin de causas falladas por la Justicia Ordinaria en primera
instancia, el cobro de impuestos, el fomento y desarrollo de obras pblicas, el repartimiento
de indios, la concesin de tierras y agua, el ingreso y archivo de la correspondencia real
y llevar un libro de actas, entre otras funciones.
Para cumplir con estas obligaciones, estas instituciones coloniales, estaban integrados por
un Alcalde Mayor, dos Alcaldes Ordinarios, y los Regidores, precedidos por el Gobernador
de la provincia o por un lugar teniente de ste, en las ciudades cabeceras. Adems de l,
formaban parte los Oficiales Reales, el Alfrez Real o custodio del estandarte y el Alguacil
Mayor. 10
Segn Jos Francisco Murillo, sobre estas personas se ejerca un estrecho control
burocrtico que implicaba una constante produccin y recepcin de papelera escrita
con la cual se registraban, comunicaban, autorizaban y desechaban acuerdos reales.11
Lo anterior estaba regulado por Las Leyes de Indias ( N 17, tit. 9, Libro 4; N 18-19 tit
9, Libro 4; n 20, tit 9, Libro 4) donde se autorizaba al Ayuntamiento reunido, para que

 Murillo Delgado, J. F. El Archivo Nacional Evolucin Histrica (1881-1979). 1980. Pg. 31


10 dem.
11 dem.
12
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

abriera las Cdulas Reales recibidas, cuando su contenido ordenaba asuntos de gobierno
y de inters general. Los documentos originales deban ser guardados en el archivo,
despus de sacarles copia, en un libro que para el efecto deba llevarse; el mismo requisito
se estableca para las cartas oficiales enviadas. 12
Tambin la ley determinaba que cuando un juez o cualquier otra persona solicitara un
documento se le facilitara una copia y bajo ninguna circunstancia el original. Adems,
estos originales deban conservarse en un mueble especial ubicado en la Sala Capitular,
el cual deba de tener tres llaves, una en poder del Alcalde Ordinario ms Antiguo, otra
en poder de un Regidor, y la ltima la conservaba el escribano del Cabildo. Todos ellos,
deban estar presentes a la hora de abrir y cerrar de dicho mueble. 13
Como podemos apreciar, la legislacin indiana buscaba una adecuada organizacin y
conservacin de la documentacin a travs de estas medidas. Para el caso costarricense
su aplicacin fue muy efectiva, porque permiti que llegara hasta nuestros das una
cantidad muy importante de documentos, que en la actualidad conforman la Serie
Cartago custodiada en el Archivo Nacional y que en palabras de Jos Monturiol, contiene
el germen constitutivo de la historia de Costa Rica durante la colonia y los primeros das
de vida independiente.14
Pese a toda esta legislacin, el archivo de la ciudad de Cartago no debi estar muy
bien atendido en sus primeros aos de existencia. As lo document Bernardo Augusto
Thiel, al reunir informacin para sus Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de
Costa Rica en el que descubre que la mayora de los documentos del siglo XVI ya haban
desaparecido pocos aos despus de ser creados. 15
En 1637, el cura de Cartago don Baltasar de Grado, hace una anotacin al margen en que
relata que exista un libro de bautismo ms antiguo, pero que al igual que muchos libros
del siglo XVI se haban perdido porque el papel era de mala calidad mojado, porhoso
que no se poda escribir en l.16 En la actualidad sabemos que ese papel no era de mala
calidad, lo que fallo fue las condiciones de conservacin y la falta de cuidado por parte de
los encargados de custodiar estos documentos.
En 1660 y tras casi cien aos de la entrada de Juan de Cavalln a Costa Rica y la produccin
de los primeros documentos coloniales, el Alfrez don Juan Lpez de Ortega denunci
el incumplimiento de la legislacin y plante una solicitud al cabildo con el siguiente
razonamiento;

... el Rey Nuestro Seor, que Dios guarde, tiene dispuesto por sus reales
ordenanzas que en todas las ciudades de sus reinos, los Cabildos de ellas
tengan una caja con tres llaves y que en ella se tengan las cdulas reales,
12 dem.Pg. 32
13 dem. Pg. 33
14 Monturiol Tenorio, J. Los Archivos de Costa Rica. Pg. 4
15 Thiel, B. A. Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de Costa Rica. Pg. 53.
16 Thiel, B. A. Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de Costa Rica. Pg. 53.
13
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

ordenanzas y libros de Cabildo y por no haberse observado en esta ciudad


y con la muerte de los escribanos que hubo en ella no se hallan ni se sabe
de dichos papeles...17
Segn el historiador Norberto de Castro y Tosi18, con esta preocupacin el Alfrez don
Juan Lpez de Ortega se convierte en el primer historiador costarricense, y en nuestra
opinin, el primero en promover medidas de conservacin documental. Debemos a su
iniciativa la existencia de la ya mencionada Serie Cartago as como las Reales Cdulas
y Provisiones y los protocolos de escribanos custodiados actualmente en el Archivo
Nacional de Costa Rica. La iniciativa del Alfrez no pudo ser ms oportuna, porque como
el mismo lo denuncia, muchos documentos se encontraban en peligro de desaparecer,
razn por la cual pide al Cabildo;

...se sirva de mandar se busque en los archivos que hay en esta ciudad
como son el que fue de Gaspar de Chinchilla, y de los Alfrez Lus Machado,
Manuel de Flores, escribanos que fueron de esta ciudad los libros de cabildo,
cedulas y ordenanzas reales y los dems papeles tocantes a dicho cabildo
y que se pongan en la caja de tres llaves que tiene la ciudad... ... y se ponga
dicha caja en la sala principal de dicho cabildo... 19
Al momento de plantear esta solicitud, Juan Lpez de Ortega tena alrededor de unos
setenta aos20 y era uno de los miembros ms antiguos del cabildo, de manera que pudo
observar a lo largo del siglo XVII el desarrollo y crecimiento de la Ciudad de Cartago y
conocer el destino de la documentacin que reclamaba. Lo anterior, se fundamenta en que
los protocolos ms antiguos que se conservan en el Archivo Nacional son, precisamente
los de Gaspar de Chichilla, seguidos por los de Lus Machado (fallecido en 1653) y de
Manuel de Flores (fallecido en 1655).
Despus de la muerte de estos escribanos, la documentacin debi quedar en poder de
sus herederos. Preocupado el Alfrez por la conservacin de estos documentos pblicos
y legales, decide plantear la solicitud al Cabildo para su recuperacin y as garantizar su
seguridad, en pro de la comunidad y de los intereses de la corona.

Por estas razones, el Cabildo en pleno ordena:

...se d comisin personas de negocios que sepan ver y juntar las que
puede haber habido y haya en esta ciudad, as en los oficios de los escribanos
que han sido en esta Ciudad como en los de los vecinos de ella, y atendiendo
la propuesta de su merced, los dichos seores unnimes y conformes
cometieron las bsqueda de todos los papeles, provisiones y cdulas que

17 Archivo Nacional. Serie Cartago, nmero 1117. Folio 85f


18 Castro y Tosi, N. de Juan Lpez de Ortega: primer historiador de Costa Rica? 1966.
19 Archivo Nacional. Serie Cartago, nmero 1117. Folio 85f
20 Segn Norberto de Castro y Tosi, don Juan Lpez de Ortega era hijo bastardo de Juan Lpez y Juana Pavn y
debi nacer entre 1587 1588.
14
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

en su favor de esta Ciudad hubiere... ...saquen de cualesquier estado que


sean, saquen los dichos papeles y juntos los enteren en la caja de tres llaves
que est en este cabildo donde hallan de estar y estn junto con los libros
de l... y adems agregan ...se les notifique a los alcaldes ordinarios que
han sido en esta ciudad desde el ao cincuenta y cinco hasta hoy, se hagan
dichas notificaciones y se les mande por los dichos Seor Alcalde, Regidor y
Procurador entreguen los papeles que en su poder se hubieren fulminado y
estuvieren, por inventario, para que los papeles que hubiere, as escrituras
como pleitos civiles y criminales... 21
Dicha orden se llev a cabo y se pudo rescatar mucha de la documentacin antigua de
Costa Rica, la cual se ha conservado hasta nuestros das. Esta accin estuvo acompaada
de otra medida de precaucin con el fin de evitar la prdida o futuros extravos de
documentos, que consisti en que el primer da de cada ao (en que se elega nuevo
cabildo) se entregaran los papeles ... dndole dichas llaves quien las haya de tener... ...
entregndole al alcalde que dejara la vara a quien la tuviere. 22
Es importante resaltar como el Cabildo establece un procedimiento para la bsqueda de
documentos nombrando a las personas ms apropiadas para la ubicacin e identificacin.
As mismo, se solicita a los alcaldes ordinarios de los ltimos cinco aos la entrega de la
documentacin custodiada por medio de un inventario.
No obstante, como seala Norberto de Castro y Tosi, es una lstima que no sobreviviera
el inventario que debi surgir de esta iniciativa. De ser as, se podra comparar con el
ndice General de los Documentos del Archivo de Cartago, el ndice de Mortuorias
del Archivo de Cartago y el ndice de los Expedientes Civiles y Criminales del Archivo
de Cartago, todos ellos publicados por el Archivo Nacional en sus primeros aos de
existencia.
Tambin lo podramos comparar con el actual inventario que mantiene esta institucin,
de esta manera, sabramos la cantidad de documentos recuperados y cuales lograron
sobrevivir hasta nuestros das.
No obstante y gracias a estas medidas iniciadas en 1660, ha llegado hasta nuestros das
una cantidad muy significativa de documentacin relacionada con la dominacin espaola
en nuestro pas. Como podemos apreciar en el cuadro N1, los cabildos y gobernadores
de Costa Rica durante el perodo colonial elaboraban inventarios de los documentos que
conservaban en el archivo, especialmente al darse cambio de autoridades por muerte o
relevo.
Es probable que la mayora de los inventarios elaborados durante la colonia se perdieran,
pero los que han sobrevivido demuestran una preocupacin de las autoridades coloniales

21 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pg. 249
22 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pg. 249
15
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

por mantener la documentacin en orden, accesible y conservada, con el fin de controlar


la prdida, destruccin o sustraccin de documentos del archivo.
Pese a estas iniciativas, la situacin archivstica no parece mejorar porque el robo o
prdida de documentos durante la colonia continu. Por ejemplo, en el pueblo de Barba,
el Padre Guardin Fr. Bernardino de Cantillo, en una nota al libro de bautismos escrita el
9 de julio de 1741, certifica el bautismo de un nio en 1735 advirtiendo que el libro
en que estaba asentada esta partida, fue a parar al hocico de un perro, que lo despedaz
en el afn de comerse la cubierta que era de cuero crudo.23

Cuadro N 1
Inventarios y dems instrumentos descriptivos elaborados en el perodo colonial
custodiados por el Archivo Nacional de Costa Rica.
Serie Nmero Contenido Ao

Cartago 1093 Real cdula del 7 de octubre prohibiendo que los archivos de las ofi- 1764
cinas de autoridades de Indias saquen los libros y documentos con
instrucciones para obtener los datos que se requieran.

Cartago 603 Inventario de los protocolos, causas mortuales, civiles y crimina- 1773
les existentes en el archivo de la Ciudad de Cartago, desde el ao
de 1607 hasta 1773, elaborado por el Gobernador Jos Joaqun de
Nava.

Cartago 930 Inventario del archivo de Cartago. 1776

Cartago 669 Inventario del Archivo de la Ciudad de Esparza, formado por el teni- 1777
ente de gobernacin interino don Jos Len de Bonilla, por muerte
del propietario don Jos Blanquizal.

Cartago 681 Don Pedro Alcantara Zamora teniente del Valle de Matina hace in- 1777
ventario del archivo de la comandancia.

Complementario 542 Inventario del archivo de Bagaces. 1785


Colonial
Complementario 3591 Inventario formado en Matina de los papeles del archivo del mando 1803
Colonial poltico.
Complementario 1574 Inventario del Archivo de Esparza 1804
Colonial
Cartago 1108 ndice de los documentos de Cartago de 1607 a 1806. 1806

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Sala de consulta, fichero colonial.

23 Prado Senz, E. La orden franciscana en Costa Rica. Pg. 149.


16
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Un segundo caso se plantea en 1804, don Sebastin de Guevara Alcalde 2 de Cartago,


en una denuncia que presenta contra el gobernador don Toms de Acosta por haber
trasladado el archivo del cabildo a su casa de habitacin.
El denunciante asegura ...que cundo no ha habido escribano en esta dicha ciudad
(Cartago) y ha estado el archivo de ella a disposicin de los alcaldes ordinarios y regidores se
han experimentado muchas sustracciones de causas y protocolos y otros documentos aun con
perjuicio de los interesados...24
En su defensa, el gobernador Acosta justifica el traslado ... de este archivo de la fe publica
que tanto ha padecido y padece por la substraccin y perdida de papeles en el tiempo que
estuvieron a la voluntad de todos en el cuarto que indebidamente llamaron Archivo de Cabildo
cundo lejos de serlo era lugar de las tertulias y paraje donde se arrestan las personas distinguidas
y donde algunos alcaldes dan audiencia; abusos no menos perjudiciales as para la de los presos
y para el secreto y circunspeccin que exige la audiencia de las partes y despacho de los jueces
pues casi a su puerta se hace diariamente el mercado... 25
Estas observaciones del gobernador Acosta son muy reveladoras porque denuncia la falta
de un espacio adecuado, medidas de seguridad y de una persona encargada de custodiar,
organizar y facilitar el archivo del cabildo de Cartago.
Adems, podemos apreciar en estas lneas como se utilizaba el archivo para diversos
fines, entre ellos: como una celda para las personas ms distinguidas, situacin muy
peligrosa al ser quienes tenan ms probabilidades de tener conocimientos de lectura y
de esta manera causar mayor dao a los documentos. De igual forma, el deterioro que
pudo provocar la cercana del mercado, por medio del robo, ingreso de polvo u otros
factores que debieron causar algn tipo de mal en los documentos.
No obstante, este caso tambin pone en evidencia la preocupacin, de ambas partes
representadas por el Gobernador y el Alcalde, por mantener en buen estado los archivos
de la provincia. De esta manera, y fundamentndonos en la legislacin indiana podemos
considerar que el desarrollo archivstico costarricense no es algo nuevo. La archivstica
como herramienta en el manejo de la informacin cumpli su papel cuando las autoridades
coloniales destinaron un espacio fsico para albergar los documentos, una persona que
los organizara y la elaboracin de inventarios.
Otra causa de factor de deterioro en los documentos coloniales fue los desastres
naturales, en Nicoya hubo incendios en 1634, en 1687 y en 1768. El ms serio fue del 23
de agosto de 1783, causado por la cada de un rayo, que redujo a cenizas toda la casa
del curato, archivo de papeles de la iglesia con las arcas y caudales de las cofradas, sus libros de
cuentas, de escrituras, y as mismo los de bautismos, entierros y casamientos, sin que se pudiese
controlar el incendio por mas diligencias que se pusieron. 26

24 Archivo Nacional. Serie Guatemala, nmero 830. Folio 4f.


25 Archivo Nacional. Serie Guatemala, nmero 830. Folio 10v.
26 Cabrera,V. M. Documentos para la Historia Eclesistica de la Parroquia de Nicoya. Pg. 302.
17
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Pese a lo escrito en materia archivstica por la legislacin vigente, debemos reconocer


que del perodo colonial ni heredamos una tradicin archivstica ni generaciones de
archiveros que velaran por la adecuada organizacin y conservacin documental. An as,
esta fue la realidad a nivel mundial y mientras los Archivos Nacionales de Francia apenas
ponan a disposicin de la investigacin los registros del antiguo rgimen y los archivos
de Simancas e Indias custodiaban la memoria documental espaola y de las indias, la cual
ha sobrevivido casi intacta hasta nuestro das, la pequea y perifrica provincia de Costa
Rica no era ajena al movimiento archivstico que se iniciaba en Europa.

1.2.2 El desarrollo archivstico despus de la independencia


El desarrollo archivstico costarricense toma un nuevo impulso a partir del proceso
de independencia en 1821 con el nacimiento del estado costarricense. Este gener
una ampliacin del aparato burocrtico y con l nuevos archivos que con el tiempo
aumentaron y demandaron espacio para su organizacin y conservacin.
El ordenar y centralizar los archivos del estado costarricense fue una idea permanente
durante el siglo XIX, sin ser algo improvisado ya que se conoca la manera adecuada de
ejecutarlo. El 30 de agosto de 1822, por una resolucin dada por la Junta Gubernativa,
se autoriza que las causas civiles y criminales, expedientes y dems documentos pblicos
producidos por los ayuntamientos y que fueran emitidos por los tenientes de gobernacin
u otras autoridades coloniales, fueran devueltos a sus respectivos ayuntamientos, con el
fin de ser archivados en su lugar de origen.27 As, podemos observar la aplicacin lgica
del principal postulado de la archivstica: el Principio de Procedencia.
Igualmente, la idea es promovida por el bachiller Osejo en sus Lecciones de Geografa
(1831) quien propone a los ciudadanos conscientes de la historia patria, devolver aquellos
documentos pblicos que permanecieran en su poder. 28
Paralelamente, se evidencia el inters de las autoridades para organizar los archivos del
estado y darles las condiciones adecuadas. Una de las primeras medidas la podemos
apreciar en una orden del 14 de octubre de 1824 en que el Supremo Gobierno establece
que la Secretara de Estado contar con un Oficial Mayor que ... deber correr con orden y
arreglo del archivo, separacin de los decretos, rdenes y comunicaciones llevndolas en legajos
por meses. Cargar la llave del archivo y distribuir el trabajo entre los oficiales... Adems le
facilitaban todos los suministros necesarios para su desempeo, al indicar la orden ...
Debiendo estar el edificio del despacho provisto de todo lo suficiente y necesario en l, la caja
principal lo proveer de mesas, tinteros, carpetas y dems utensilios... 29

27 F. M. Iglesias. Coleccin de documentos relativos a la independencia. 1900, tomo II. Pg. 204
28 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1964, tomo I. Pg. III
29 Coleccin de Decretos y Ordenes de la Legislatura del Estado. 1824-1826. 1886. Pg. 26.
18
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

De la cita anterior, se desprende la garanta de que la documentacin debe ser ordenada


y conservada adecuadamente, pero podemos detectar la falta del archivero como
encargado de llevar a cabo esta labor ya que esta se le asignaba a un Oficial Mayor.
Posteriormente, surge la figura del Secretario como el encargado de llevar a cabo el
trabajo de archivista. As, en enero de 1831, se escribe un Proyecto de Reglamento
Interno de la Corte Suprema de Justicia donde se incorpora entre las funciones del
secretario el mantener en ... buen orden y arreglo de papeles corrientes y que existan en el
archivo y secretara. Formar ndices alfabticos de ellos, principalmente de las Leyes Federales
y del Estado...30
Pese a esto, el panorama archivstico no parece mejorar, y para 1848 se crea una
comisin, encabezada por Francisco Mara Oreamuno, para el estudio de los archivos. En
el informe dado por la comisin, y publicado en el Diario La Paz y el Progreso, se deca que
los documentos ms antiguos encontrados en el archivo del Ayuntamiento de Cartago
databan de 1650 (aunque los inventarios del siglo XVIII registran documentos desde
1607) y se quejaba de no encontrar datos referentes a la fundacin de la ciudad y sus
primeros pobladores. 31
Sin embargo, con el tiempo y con el crecimiento del aparato burocrtico se empieza a
desarrollar una legislacin ms adecuada para la organizacin de documentos. En 1859
por Decreto N 4 se crean Archivos Judiciales en las cabeceras de provincia, con la
justificacin de que los continuos traslados de los documentos generaban su prdida o
destruccin. Adems, los protocolos y expedientes de los juzgados de cada provincia son
asignados bajo responsabilidad de un funcionario especial.
Este decreto es el primero en la legislacin costarricense que establece las instrucciones
para organizar adecuadamente un archivo bajo la responsabilidad de un archivero. En
dicho decreto, podemos leer que en ... las cabeceras de provincia (habr) un archivo general
judicial en donde se custodia todos los expedientes, causas, protocolos y dems instrumentos
as como de los municipales. Este archivo estar a cargo de un empleado de nombramiento del
Supremo Poder Ejecutivo propuesta de terna de la Suprema Corte de Justicia...32
En dichos archivos provinciales, los jueces de 1 instancia, alcaldes y jueces militares
deban transferir, bajo inventario, los documentos a su cargo y adems estableca que
todos los meses de enero se deban enviar con su respectivo inventario los protocolos,
expedientes y causas ya concluidas en sus juzgados durante el ao anterior.

30 Archivo Nacional de Costa Rica. Serie Congreso N 1363. Folio 20-21.


31 Centro de Documentacin del Centro de Investigaciones Histricas de Amrica Central. Fondo Carlos Melndez
Chavarri, expediente N 571.
32 Coleccin de Leyes y Decretos. 1859.
19
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Tambin este decreto crea la figura del archivero, asignndole las siguientes funciones:
Formar ndices del archivo a su cargo con la debida separacin por juicios y por
el orden cronolgico, agregando cada ao los documentos que nuevamente se
introdujeran.
Mantener el archivo limpio y ordenado de acuerdo al ndice o mtodo de
ordenacin.
Sacar con frecuencia las unidades documentales al aire libre y sacudirlos para
evitar que los insectos los daaran.
Registrar aquellos documentos que las partes interesadas solicitaran y dar las
certificaciones y testimonios que se les pedan con mandato de la autoridad que
correspondiera en los casos en que fuera necesario, ha cuyo efecto quedaban
investidos de la fe pblica y encargados de los dems actos de cartulacin en el
archivo.
Eran responsables de los documentos y dems materiales que desaparecan del
archivo.
Los archiveros prestaban juramento ante la Corte Suprema de Justicia y respondan
a las faltas cometidas en el ejercicio de sus funciones ante el Juez de 1 instancia de la
respectiva provincia. Su duracin en el cargo era la de su buen desempeo.
La creacin de la figura jurdica del archivero es un avance muy importante porque
permiti sentar las bases de su profesin, como aquella persona encargada de organizar,
facilitar y conservar adecuadamente la documentacin producida por el Estado. No
obstante, el incipiente desarrollo educativo de la poca no debi favorecer la formacin
o entrenamiento de archiveros profesionales, de manera que no sabemos si este decreto
se puso en prctica y alcanz sus objetivos propuestos.
En materia de conservacin, la legislacin tambin estableci las pautas necesarias al
determinar que los gobernadores de las provincias deban proveer de locales, estantes
y todo lo necesario para el funcionamiento de los archivos respectivos, enfatizando en
la seguridad. Este ltimo aspecto se refera concretamente a los diferentes factores de
deterioro, tales como: el hurto o vandalismo, daos por microorganismos, insectos,
roedores y la destruccin de la documentacin por un desastre como un incendio o una
inundacin. No sabemos el xito o la aplicacin que este decreto logr alcanzar, pues
solo 15 aos ms tarde el diputado Miguel Macaya propone la creacin de oficinas de
archivos en las cabeceras de provincias el cual no fue sancionado.33
La Ley N XIII del 23 de mayo de 1878 decreta nuevamente la creacin de una Oficina
de Archivos Judiciales bajo el razonamiento de que se deben conservar siempre en
orden, seguridad y perfecto estado los voluminosos archivos de las Judicaturas Civiles
y de Comercio, as como para que los protocolos se lleven convenientemente, y que el
despacho de los asuntos sea pronto y expedito.34

33 Archivo Nacional. Serie Congreso N 8181.


34 Coleccin de Leyes y Decretos. 1878. Pg. 63.
20
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Tambin se crea la figura del archivero, como encargado de la oficina dndole las siguientes
obligaciones:
Estaba a cargo de un Archivero Cartulario de nombramiento del Poder Ejecutivo
junto a un oficial mayor-escribiente y un amanuense fijo nombrados por la misma
autoridad a propuesta del Archivero Cartulario.
El Archivero Cartulario era mayor de edad, ciudadano en ejercicio. Licenciado en
Jurisprudencia y de notoria honradez.
Entre las obligaciones del Archivero Cartulario se encontraba organizar, ordenar y
conservar el archivo, como se prescribe en el artculo 16 de la citada ley.
Es import ante resaltar que el puesto de Archivero Cartulario deba ser ocupado no
solo por un funcionario honrado, sino por un licenciado en jurisprudencia lo cual
profesionalizaba el puesto. Por otra parte, es interesante analizar el artculo 16 de esta
ley, porque se reglament el trabajo que deba desarrollarse en el archivo, para lo cual lo
transcribimos completo a continuacin:

Art. 16 Es deber esencial e ineludible de todo el que en la Repblica tenga


a su cargo cualquier Archivo Judicial, arreglarlo y mantenerlo en perfecto
estado de orden, seguridad y aseo, formando de los expedientes numerados,
colecciones de ao por el de su fenecimiento, con separacin de materias
y llevando de todos y de la propia manera un inventario general para los
negocios verbales y otro para los escritos, conteniendo en una columna, el
nombre y apellido del actor; en otra, sucintamente, el objeto del asunto; en
otra, la fecha de su iniciacin; en otra la de fenecimiento; en otra, su nmero
de orden de la coleccin respectiva; yen la ltima, el que le toque en la serie
general de piezas del archivo. Tambin a de llevar, intento de facilitar el
registro, un ndice de lo verbal y otro para lo escrito, en series alfabticas
por la inicial del primer apellido del que promovi, a cuyo nombre se
promovi el asunto, el cual ndice ha de contener en columna el apellido
correspondiente la inicial respectiva, y nombre adjunto de la persona
demandante; el nombre y apellido de la demandada, habindola; una breve
determinacin del asunto; el nmero de la coleccin en que ha de hallarse
el expediente y el que este tuviera en la misma coleccin. Siempre que en
el expediente hubiera mas de un actor demandando, basta determinar en
el inventario y el ndice, el primero mencionado entre los demandantes, y los
mismo entre los demandados, usando respecto a los dems el pronombre
otros. Tanto en el inventario general como en el ndice, habr fuera de las
columnas indicadas, otra transversal para anotaciones. 35
Y adems, se penaliza el dao que se realiza a la documentacin, lo cual evidencia
conciencia sobre la adecuada conservacin tanto del soporte como de la informacin:

35 Coleccin de Leyes y Decretos. 1878. Pg. 65.


21
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Art. 19 Queda rigurosamente prohibido, bajo pena de veinticinco pesos de multa, por
cada trasgresin, sin perjuicio de las dems responsabilidades: todo entrelineado, toda
testadura y todo rapamiento, en el cuerpo de cualquiera escritura pblica, bien sea en su
matriz, bien en las copias que se saquen, aun cuando tales enmendaduras se salven. 36
Estos decretos y proyectos demuestran como la Costa Rica del siglo XIX no careca de
un adecuado conocimiento archivstico; por el contrario, la legislacin demuestra que se
tena el conocimiento para organizarlos. Pero su aplicacin es bastante dudosa, debido a
la falta de profesionales y personas debidamente capacitadas que limitaron el desarrollo
y la permanencia de archivos debidamente organizados.

1.2.3 La creacin de los Archivos Nacionales


En este contexto de leyes y decretos, que buscaban poner orden en los archivos del
estado, se da la creacin de la oficina de los Archivos Nacionales mediante Decreto
XXV del 23 de julio de 1881. Su creacin, que no debe verse como un hecho aislado de
puro inters historicista, fue una iniciativa de Len Fernndez Bonilla quien despus de
visitar importantes archivos europeos y americanos decide reunir en un solo lugar la
documentacin histrica de nuestro pas.
Len Fernndez era consciente de la importancia de ubicar en un espacio fsico seguro
la documentacin antigua del pas, como l mismo lo comenta en el primer tomo de su
Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica;

Habiendo personalmente visitado los archivos y conociendo el lamentable


estado en que se hallaban, as como el peligro de que continuaran
desapareciendo los documentos, tan luego como, en junio de este ao (1881),
fui llamado al Ministerio de Hacienda, propuse la creacin de un archivo
nacional, en donde se recogiera y custodiara toda clase de documentos
oficiales anteriores al ao de 1850.37
La creacin del Archivo Nacional fue muy oportuna, ya que pese a que se haba promulgado
una legislacin que garantizara el adecuado manejo de la documentacin judicial, gran
cantidad de documentos histricos estaban desapareciendo. As lo comenta Francisco
Mara Iglesias Llorente, director de los Archivos Nacionales de Costa Rica (1883-1888)
quien se dio a la tarea de reunir la documentacin relativa a la independencia. Despus de
reunir las actas de los ayuntamientos de las principales ciudades not la falta de las actas
relativas al perodo de la independencia.
Despus de buscar y cuando ya haba perdido toda esperanza, el seor Bernab Quirs le
entreg un grupo de documentos recogidos de varios rincones y pasadizos en el Palacio
Nacional. El seor Iglesias comenta ... de aquella acumulacin de papeles estropeados y

36 Coleccin de Leyes y Decretos. 1878. Pg. 66.


37 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la historia de Costa Rica. 1964, tomo I. Pg. IV
22
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

polvorientos, extraje el tercer da de su examen y arreglo al ansiado documento, que como se


ve, estuvo expuesto como tantos otros a desaparecer en algn basurero servir a otros usos
como papel intil.38
Francisco Mara Iglesias nos da una visin general de las condiciones de conservacin
que prevalecan en la poca, al relatar como un documento tan importante para la
historia patria, como lo es el acta del 29 de octubre de 1821, considerada por algunos
como nuestra Acta de Independencia, fue rescatada por un particular de los pasillos
y rincones del Palacio Nacional, rescate que ayud a su adecuada conservacin. Esto
tambin demuestra el descuido institucional, la poca seguridad y la falta de locales que
tenan los archivos en la poca. La creacin de los Archivos Nacionales vino a resolver
temporalmente esta problemtica para los documentos histricos.
Consciente de estos peligros, don Francisco Mara Iglesias redact el primer Reglamento
Interino de los Archivos Nacionales, que inclua entre otros asuntos: el horario de trabajo
de sus funcionarios, registros para correspondencia, certificaciones e ndices, reparacin
de documentos, la prohibicin de sacarlos del local a excepcin de que fuera para
encuadernacin o por orden superior. Algunos documentos custodiados en el Archivo
Nacional presentan estas primeras reparaciones o restauraciones empricas en que se
utilizaban encolantes de origen vegetal con los que laminaban documentos utilizando
papeles finos o tipo copia, un buen ejemplo de esto es el documento de la Serie Guatemala
N 11.
Estas acciones son descritas por el destacado profesor don Jos Lus Coto Conde, ex
director del Archivo Nacional, en las siguientes lneas ... la archivstica no haba para
entonces formulado otras metas que no fueran la de ordenacin y conservacin para fines
de estudio. Se recogi todo cuanto fue posible y se deposit en lugares ms seguros. Solo as
hemos podido recibir ese legado nacional de cuyo incalculable valor estamos hoy recibiendo sus
beneficios... 39
El profesor Coto Conde nos explica que la tarea visionaria de don Len Fernndez
y otros intelectuales de la poca ha rendido sus frutos en la actualidad, al rescatar el
patrimonio documental y resguardarlo en lugar seguro. Asimismo, denuncia la falta de
inters de la clase poltica costarricense en una oficina que posiblemente slo albergaba
papeles viejos, al recordar que ...ni la poltica misma (no solo la del siglo XIX, sino
tambin la del siglo XXI), tan dada a meter sus narices en todo cuanto pueda redundar en
su favor, encontr alguna importancia para su provecho ... en el Archivo Nacional o dems
archivos del Estado.40
Por otra parte, la creacin de los Archivos Nacionales continu esa necesidad de organizar
los archivos del Estado, no solo en la conservacin de la documentacin histrica, sino
tambin de la documentacin administrativa. Una de estas iniciativas es el Decreto N

38 F. M. Iglesias. Coleccin de documentos relativos a la independencia. 1899, tomo I. Pg.V


39 J. L. Coto Conde. Editorial. En Revista del Archivo Nacional. Ao XL. Pg. 3.
40 J. L. Coto Conde. Editorial. En: Revista del Archivo Nacional. Ao XL, 1976. Pg. 4.
23
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

XXI del 29 de marzo de 1885 en que se organiza las Secretaras del Estado y se crea un
archivo ministerial.
Dicho decreto crea una oficina denominada Archivo de los Ministerios a cargo de
dos empleados, denominados 1 y 2 archiveros. En esta oficina se concentraran los
documentos de las cuatro Secretaras de Estado, adems de todos los libros y documentos
que se encontraran archivados en el local de cada uno de ellas, y los que en lo sucesivo
cumplieran con su vigencia administrativa, con el objeto de que fueran ..debidamente
arreglados por orden de fechas, registrados en un ndice que se abrir para cada secretara y
custodiados bajo la responsabilidad de dichos archiveros...41 Para dar seguimiento a este
decreto, el 6 de mayo de 1891 se crean las plazas de bibliotecario y archivero con un
salario mensual de ciento cincuenta pesos ($150).42
Vemos aqu el surgimiento del primer archivo intermedio, como el local en donde se
deba enviar la documentacin que haba cumplido con su vigencia administrativa y legal
para ser ubicado en un local a cargo de dos archiveros.
Con respecto a los locales, carecemos de informacin sobre la ubicacin y condiciones
de estos archivos estatales, con la nica excepcin de los Archivos Nacionales.
La primera sede de los Archivos Nacionales, segn Jos Monturiol Tenorio, fue la casa
del Padre Raimundo Mora, en la calle de la Estacin.43 Pero su localizacin exacta se
desconoce, segn Jos Francisco Murillo citando a Carlos Melndez, en el Registro de la
Propiedad no aparece inscrita ninguna casa con este nombre. Por otra parte, se menciona
una oficina en el Palacio Nacional pero tampoco se tiene certeza de esta localizacin.
Se sabe con seguridad, que a partir de 1889 y tras el cierre de la Universidad de Santo
Toms, los Archivos Nacionales se trasladaron al edificio que por muchos aos ocup
esta casa de enseanza, lo cual le permiti un mayor espacio de almacenamiento, pero
posiblemente no mejores condiciones de conservacin. Esto porque el antiguo edificio
de la universidad estaba construido en calicanto y adobes, con techo de madera y teja.
Las filtraciones de agua debieron ser constantes al igual que el ataque de insectos o
roedores.
Durante el perodo 1900-1950, que estuvo el archivo en esta edificacin, se dio una
constante y considerable transferencia de documentos por parte de diversas oficinas
pblicas, incluyendo la Presidencia, el Congreso, Alcaldas y Gobernaciones, entre otras.
En el Archivo Nacional hay un Registro de Ingreso, llamado Libro Negro donde se
registraron los ingresos de documentos entre 1900 y 1962. Para la primera mitad del
siglo XX se dieron un total de 1556 transferencias de diversas oficinas pblicas. El cuadro
N 2 enumera las transferencias que ingresaron por dcadas, mientras que el grfico N
1 representa los ingresos al Archivo Nacional entre 1900 y 1949.

41 Coleccin de Leyes y Decretos. 1885. Pg. 94.


42 Coleccin de Leyes y Decretos. 1891. Pg. 267.
43 Monturiol Tenorio, J. Los Archivos de Costa Rica. Pg. 9
24
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Cuadro N 2

Transferencias en trminos absolutos llevados a cabo por las oficinas pblicas al Archivo
Nacional de Costa Rica entre 1900 y 1949

Aos Cantidad de transferencias


1900-1909 326
1910-1919 403
1920-1929 171
1930-1939 301
1940-1949 355
Total 1556

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Registro de Transferencias 1900-1962.

Como se aprecia en el cuadro N 2, el total de transferencias por ao es muy variable, en


promedio se daba 311.2 transferencias por dcada. Las primeras dos dcadas presentan
un crecimiento constante llegando al mximo de 403 para presentar una cada a menos
de la mitad en la tercera dcada. Para los dos ltimos decenios hay una recuperacin muy
prxima al promedio.
25
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Estas variables, que se observan mejor en el grfico N 2, posiblemente responden a la


capacidad de almacenamiento del archivo y a las posibles ampliaciones que se realizaron
en su momento. Podramos especular que en la dcada de los aos 1920-1929 el
espacio asignado al Archivo Nacional en la antigua Universidad de San Toms ya estaba
saturado, si tomamos en cuenta que ese edificio lo comparta con el Registro Civil y otras
dependencias. Despus de 1930 posiblemente lograron un mayor espacio en el edificio
que permiti reanudar la transferencia de documentos.
Este ritmo de ingresos de las transferencias se detuvo abruptamente a partir de la
dcada de los aos 1950, posiblemente al incrementarse la produccin documental como
una respuesta al crecimiento del aparato estatal costarricense, junto a una reduccin
del espacio en el archivo. Probablemente para 1950 el espacio asignado en la antigua
Universidad de Santo Toms debi haberse agotado tras el envi de 1556 transferencias,
adems de la documentacin colonial, que ya se custodiaba en el edificio.
Esta situacin se debi agravar an ms con el traslado a su nueva sede en el Edificio
Mara Cristina en 1957, entre calle 7 y avenida 4, construccin de varios locales y
apartamentos que no reunan las condiciones en cuanto a facilidad y seguridad. Estas
nuevas instalaciones debieron quedar saturadas con la documentacin ya existente. El
registro de transferencias llevado en la primera mitad del siglo XX lo demuestra, al
enviarse solamente siete transferencias a lo largo de la dcada de 1950 y tres entre 1961
y 1962 llegando a su fin el citado registro, el cual se reanud hasta muchos aos despus,
cuando el archivo tuvo capacidad de recibir nuevas remesas.44

1.2.4 La aplicacin de las nuevas tcnicas de conservacin documental


El incremento en la produccin documental a partir de la segunda mitad del siglo XX
en las oficinas pblicas fue producto de los avances tecnolgicos y del crecimiento
del aparato estatal costarricense, lo que provoc un replanteamiento del concepto de
archivo y del espacio fsico que se requera. De esta manera, los archivos institucionales
se empiezan a proyectar como centros documentales que deban reunir, organizar y
conservar el patrimonio documental de la institucin productora.
Para cumplir con este objetivo, se deba contar con un local que evitara la destruccin de
la informacin por factores tales como el fuego o cualquier otro desastre, por agentes
biolgicos efectos fsicos como la luz y la humedad.
Un grupo de historiadores y archivistas iniciaron de una manera lenta pero continua un
movimiento que permiti organizar y conservar adecuadamente los archivos, acciones
que llevaron a la creacin de la carrera de archivstica de la Universidad de Costa Rica. La
lentitud de este proceso se debi en primer lugar por nuestra condicin de pas satlite
dentro del orden mundial y porque tradicionalmente a lo primero que se le ha dado

44 Archivo Nacional de Costa Rica. Departamento Archivo Histrico. Registro de Transferencias 1900-1962.
26
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

importancia en materia de conservacin es a piezas arqueolgicas, edificios, esculturas y


pinturas de gran valor artstico y cultural.
Segn la conservadora costarricense Mara Cecilia Arce Gonzlez, a mediados de la
dcada de los aos 1970, en respuesta a este movimiento mundial archivstico, tanto
organismos costarricenses como internacionales interesados en la conservacin de los
archivos nacionales e histricos, se propusieron como meta generar un esfuerzo de
cooperacin conjunto dirigido a preservar estos fondos documentales. 45
En estos aos, algunos funcionarios del Archivo Nacional de Costa Rica viajaron a Madrid
y Crdoba (Argentina) donde recibieron cursos de capacitacin avanzada para los
archiveros de Amrica Latina, auspiciados por la Organizacin de Estados Americanos
(O.E.A.). De igual manera, se establece el CENTROMIDCA en Repblica Dominicana, con
laboratorios de restauracin y microfilmacin, en donde se impartieron varios cursos de
capacitacin.
Tambin,en Mxico,el Centro de Churubusco comenz a dictar cursos sobre la restauracin
de documentos en papel. En 1973 Espaa transform sus servicios de restauracin en el
Centro de Restauracin de Documentos y Libros, ubicado actualmente en el Instituto del
Patrimonio Histrico Espaol, donde por tres aos consecutivos se sostuvo un programa
de capacitacin al que asistieron funcionarios de archivos y bibliotecas de Amrica Latina.
Este programa se reabri a partir del ao 1994, con cursillos y pasantas en restauracin
de documentos hasta por perodos de 3 y 6 meses respectivamente.46
Lo anterior gener la aparicin de los primeros laboratorios de restauracin, entre ellos
el Archivo Nacional de Colombia y la Biblioteca Nacional en Venezuela. Esta ltima desde
1977 se constituy en un instituto autnomo, y se convirti despus en un centro de
conservacin y restauracin de la IFLA (Bibliotecas-UNESCO), pionera en establecer
prioridades y estrategias de conservacin dirigidas a los libros y fotografas.
Para el caso concreto de Costa Rica, Cecilia Arce propone que el tema de la conservacin
documental en el pas se vio favorecido por todo este contexto internacional, lo que
motiv al Archivo Nacional de Costa Rica a divulgarlo por medio de cursillos, conferencias,
seminarios y visitas de expertos, junto a los siguientes factores:
La creacin de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el ao 1974,
con ingresos econmicos propios y separados del presupuesto nacional, que
aumentaron con la creacin del timbre de archivos en el ao 1990.
La elaboracin de un marco jurdico moderno y adaptado a los requerimientos
archivsticos del pas, con la Ley No. 7202 de 1990 y su reglamento, donde se crea
el Sistema Nacional de Archivos, con la Junta Administrativa del Archivo Nacional
como ente rector del Sistema.

45 Arce Gonzlez, C. Manual de preservacin y conservacin de documentos en soporte papel. 1999. Pg. 2
46 Arce Gonzlez, C. Manual de preservacin y conservacin de documentos en soporte papel. 1999. Pg. 3
27
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

La creacin en la Universidad de Costa Rica del diplomado en archivo administrativo.


Desde 1996, dicho diplomado se ampli a bachillerato y en el ao 2004 se iniciaron
los cursos de licenciatura. Este plan de estudios incluy en su programa desde
el ao 1994 el curso de Conservacin, el cual se di originalmente en forma
semestral y a partir de 1996, dos cursos anuales sobre conservacin del material
archivstico.
La creacin en 1982 del Departamento de Conservacin, que junto a la dedicacin
y entusiasmo de sus funcionarios consolid el proyecto de capacitacin que la
entonces directora del Archivo Nacional, Lic. Luz Alba Chacn, se haba planteado
desarrollar. De esta manera, se capacit en microfilmacin a los funcionarios
Rodrigo Morera y Miguel Bolaos y en restauracin a los seores Miguel Hidalgo,
Carlos Pacheco Urea y Jos Alberto Garro Zamora.
La colaboracin de organismos internacionales como la Organizacin para la
Ciencia, la Educacin y la Cultura de las Naciones Unidas (UNESCO), la OEA,
el Centro Internacional para el Estudio de la Preservacin y Conservacin del
Patrimonio Cultural (ICCROM) y de gobiernos extranjeros como Alemania,
Argentina y Espaa, que permiti la donacin de equipo de microfilme, restauracin
y la capacitacin de los funcionarios tanto en Archivstica como en Conservacin,
Restauracin y Microfilmacin.
Finalmente, la conservadora Cecilia Arce considera que el Archivo Nacional cumpli
su meta de capacitacin al brindar asesoras sobre esta materia a quienes lo solicitaran,
impartir cursos, aceptar funcionarios de otras instituciones en pasantas y a travs del
reglamento de la Ley 7202 en donde se dan directrices en materia de conservacin a los
archivos del Sistema.
No obstante, para los actuales archivistas costarricenses las preocupaciones en materia de
conservacin van ms all de las condiciones ambientales o los materiales de construccin.
Ellos demandan ms capacitacin y recursos para proteger la informacin que encierran
los nuevos soportes, que a su vez exigen condiciones de conservacin e instalacin muy
concretas con un ambiente laboral apropiado y saludable.
Otra preocupacin, en materia de conservacin, es la mala calidad de los papeles y las
tintas utilizadas a lo largo del siglo XX, por la degradacin causada por factores internos.
Finalmente, la necesidad de difundir la informacin, una tarea muy importante para los
archivos.47 Para cumplir con estos objetivos se debe contar con un local y una ubicacin
adecuada.
El ambiente fsico-laboral es muy importante en el desempeo profesional de los archivistas
el cual determina la eficiencia de los individuos al interior de las organizaciones e incide
directamente en su rendimiento. En el caso costarricense, un 55.7 % de los archiveros
costarricenses consideran su ambiente laboral entre muy positivo a positivo, mientras que

47 S. Garca Prez. El edificio del archivo en el siglo XXI: consideraciones generales. En: Http://www.arqueo-historia.com/
hd/archivohd/num5/pdf/edif.pdf
28
un 32.9% lo califica de muy negativo a negativo expresando que su espacio laboral no
rene las condiciones adecuadas.48
En esta misma lnea, el Archivo Nacional ha publicado una serie de datos comparativos en
materia archivstica relativa a las instituciones del Estado costarricense correspondientes
al ao 2002.49
En el cuadro N 3 podemos comparar la situacin de los archivos pblicos costarricenses
para el ao 2002, tanto en valores absolutos como en valores relativos, segn datos
divulgados por la Direccin General de Archivo Nacional durante el XVI Congreso
Archivstico Nacional.
Para la elaboracin del censo del 2002 se establecieron tres clases:
Clase A: Institucin que cuenta con archivo central, archivista y Comit Institucional de
Seleccin.
Clase B: Institucin en proceso de creacin o consolidacin de un archivo central que
requieren un gran apoyo institucional y profesional para alcanzar los niveles legales
requeridos. Muchos de ellos no cuentan con las condiciones mnimas de conservacin.
Clase C: Institucin que incumplen las disposiciones legales vigentes y por supuesto
carece de las condiciones mnimas de conservacin.
Cuadro N 3

Comparacin en clases de los archivos pblicos costarricenses para el ao 2002.

Valores Absolutos Valores Relativos

Clases Total de archivos


Clases Porcentaje
de archivos
evaluados
A B C A B C evaluados

Poder Legislativo 3 0 0 3 1,2% 0,0% 0,0% 1,2%


Poder Judicial 5 0 0 5 2,0% 0,0% 0,0% 2,0%
Poder Ejecutivo 15 8 46 69 6,1% 3,3% 18,8% 28,2%
Administracin Descentralizada 25 9 44 78 10,2% 3,7% 18,0% 31,8%
Municipalidades 11 15 55 81 4,5% 6,1% 22,4% 33,1%
Otros 3 1 3 7 1,2% 0,4% 1,2% 2,9%
Tribunal Supremo de Elecciones 0 2 0 2 0,0% 0,8% 0,0% 0,8%
Total 62 35 148 245 25,3% 14,3% 60,4% 100%

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria XVI Congreso Archivstico Nacional. 2003.

48 T. Calvo Acevedo y otros. Formacin profesional en Archivistica y su insercin laboral 1978-2002: propuesta de un perfil
profesional. 2003. Pg. 183-184.
49 Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria del XVI Congreso Archivstico Nacional: el marco jurdico en el quehacer
archivstico. 2003. Pgs. 115-137.
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Las cifras expuestas en el cuadro N 3 son claras al indicar que para el ao 2002 se
presentan 148 archivos clase C y 35 archivos clase B dando un total de 183 archivos
del estado costarricense (o sea un 74,9 %) que incumplen con las condiciones mnimas
establecidas por la legislacin lo que necesariamente trae consigo malas condiciones de
conservacin documental por la falta de organizacin archivstica, profesional a su cargo
y de un lugar adecuado para su custodia. Mientras que solamente 62 archivos o un 25,3%
cumplen con todas la obligaciones que establece la ley de acuerdo a la categora tipo A.

De lo anterior, podemos concluir que tras trece aos de haber sido promulgada la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, sta han facilitado de una
manera muy lenta pero sostenida el desarrollo y crecimiento de los archivos pblicos
costarricenses al alcanzar solamente un 25% de archivos organizados en la administracin
pblica para el 2002.

Por otra parte, esta situacin se han visto favorecida por el desarrollo de la carrera
de Archivstica de la Universidad de Costa Rica, a partir de los planes de estudio de
bachillerato y licenciatura, que junto a una urgente reforma de la Ley 7202, propiciar en
un futuro que los porcentajes de archivos clase A se incrementen con los aos y Costa
Rica se ponga a la cabeza del desarrollo archivstico latinoamericano.

30
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD II

LOS SOPORTES ESCRIPTORIOS

31
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

2.I Introduccin
El gnero humano surge hace aproximadamente unos dos millones de aos, siendo la
nica especie biolgica que logr crear una representacin escultrica, grfica y pictrica
de figuras geomtricas, as como imgenes creadas a semejaza de objetos existentes en la
naturaleza. Esta capacidad de representacin se transforma en comunicacin con el paso
del tiempo al representarse en documentos grficos y escritos de manera que la creacin,
propagacin, conservacin y utilizacin de los mismos, son actividades inherentes de las
sociedades humanas.
Dentro de esta creacin aparecieron los primeros pictogramas o representaciones grficas
de hechos concretos. Esta escritura primitiva est estrechamente relacionada con el arte
prehistrico, del que empieza a separar paulatinamente a principios del mesoltico.
La escritura fontica pura surgi en Egipto, en el segundo milenio.Ya para el tercer milenio
perdi su carcter pictrico y adquiri la forma de smbolos abstractos consistentes en
lneas cuneiformes verticales y horizontales. Se sabe, sin embargo, que este desarrollo de
la escritura a partir de la representacin concreta hacia un signo abstracto que simboliza
determinado sonido, no tuvo lugar en todas partes. Entre algunos pueblos del rtico y
entre los indios norteamericanos, el pictograma sigue desempeando todava el papel de
la escritura.

Producto del desarrollo de la escritura, es que surgen los primeros documentos de archivo
hace unos 5 mil aos, dentro de sociedades ms desarrolladas, para cumplir una funcin
dentro del orden social y administrativo a travs de un hecho y acto documentado. De
esta manera el documento escrito capta el espritu metafsico de las ideas y las voluntades
de una sociedad las cuales se materializan en un soporte con el fin de no perder u olvidar
hechos y conocimientos a travs de los aos.
Un documento es un testimonio humano, consignado de una manera permanente y cuyo
valor radica en ser un medio de prueba preconstituido, generalmente compuesto por
dos partes:

1. El soporte o portador de la informacin

2. La seal informativa contenida en el mismo

Los documentos de archivo es el resultado de la actividad humana y creado por la


sociedad en soportes adecuados que garantizan trasmitir el acto o echo que le dio
creacin con fines de perpetuidad y durabilidad.

32
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Estas condiciones de permanencia y durabilidad con tales matices lo han tenido siempre
en mente los distintos artesanos y fabricantes de soportes a la hora de escoger sus
materias primas, con los siguientes criterios:

1. Permanencia: capacidad de un soporte documental para mantener a lo largo de los


espacios del tiempo la estabilidad de sus caractersticas fsicas (color, resistencia a arrugas
y tirones) qumicas (permanencia de los enlaces qumicos) y biolgicos originales, en
unas condiciones medio ambientales adversas e idneas y siendo o no utilizadas por el
hombre.

2. Durabilidad: es la capacidad de resistencia que tiene un soporte a mantener en el


tiempo sus cualidades estructurales frente al uso dado por el hombre, es decir, la lectura
y la escritura con sus manipulaciones ms comunes.

La durabilidad, a diferencia de la permanencia, est condicionada no al paso del tiempo,


sino al uso mecnico del documento, como por ejemplo el tomarlos con las manos,
doblarlos, hojearlos, transportarlos, etc...

De esta manera, el documento de archivo debe ser permanente y durable porque es


creado para ser conservado sin trmino conocido, para ser ledo y manipulado cuando
quisiera por una persona.

Soportes utilizados en la elaboracin de documentos

SOPORTE COMPONENTE BSICO


Piedra Silicatos
Barro Arcillas y sales de hierro
Metales Metales
Madera Lignocelulosa
Hojas de plantas Lignocelulosa
Marfil Sales de calcio y protenas
Papiro Celulosa
Pergamino Protenas
Amatle Celulosa
Papel Celulosa
Microformas Acetato y nitrato de celulosa
Documento digital Polmeros sintticos

33
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Cada unos de estos soportes presentan caractersticas muy propias y particulares que
exigen conocimientos detallados de su composicin y de sus componentes.

2.2 Primeros Soportes Documentales


Las pinturas rupestres son la primera manifestacin plstica del hombre y la primera
forma documental en que se transmiti informacin. En l se plasm acciones y vivencias
de la vida cotidiana de los primeros hombres. Por ejemplo el arte rupestre en la cueva de
Altamira en Espaa corresponde al paleoltico superior.
El soporte utilizado fue la piedra, a la cual se le agregaba masas de color, utilizando pieles
impregnadas de pigmentos naturales como el xido de hierro, el manganeso o el carbn
que se sacaba de la madera quemada
Los egipcios desde hace mas de 3000 aos antes de nuestra era utilizaron la piedra como
soporte al grabar sus jeroglficos en paredes de tumbas, estelas monumentales y templos
dejando registrado hechos histricos y administrativos de su cultura. Dichas imgenes
consignan los hechos o conocimientos de una poca asegurando su difusin en el espacio
y tiempo.

a. El Papiro
De los soportes escriptorios fabricados por el hombre, el papiro es el mas antiguo que se
conoce. Este soporte fue descubierto en Menfis, antigua capital de Egipto. Se calcula que
desde hace unos 3500 mil aos comenz la fabricacin de papiros. Durante el imperio
medio alrededor de unos 2000 ac la fabricacin del papiro era toda una industria nacional
y se exportaba a los dems pueblos del mediterrneo.
La base de su material es la mdula de la planta Cyperus papyrus que crece en los deltas
de los ros, como el del Nilo, Eufrates y en paises como Siria, Palestina y en el frica
Tropical. De su tallo se obtiene hojas de una especie de papel primitivo elaborado con
una delicada pelcula que encierra el cuerpo del tallo de la planta.
Los tallos son arrancados y cortados, utilizndose tan solo la parte ms baja y gruesa, la
cual se descorteza con un cuchillo hasta dejar la mdula. Dicha mdula se corta en tiras
muy finas, las cuales se colocan juntas, una al lado de otras, solapndose muy ligeramente
para formar una capa. Una segunda capa hecha de la misma manera, se coloca sobre la
primera, pero con direccin de las tiras perpendiculares a las de la primera. Despus se
golpean y se prensan ambas capas, sin aadir ninguna cola especial, puesto que la misma
mdula hmeda une muy bien las tiras entre s, formndose de esta manera la hoja. Una
vez secas, el material deba ser prensado y pulido con una piedra o se satinaban con
huesos o marfil (hoy en da todo esto se realiza en una sola operacin, haciendo pasar
la doble capa entre dos rodillos.).

34
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El papiro utilizado para la escritura deba ser recubierto con almidn para que las hojas
fueran ms suaves y facilitara la fijacin de la tinta. Despus las hojas se unan unas con
otras y eran presentadas en forma de rollos.
La utilizacin del papiro ocup una larga poca que va desde el siglo XXX a.c. hasta el
siglo XI d.c., en que era utilizado por el Vaticano para las bulas papales. En el antiguo
Egipto fue el soporte de la tradicin religiosa y de la voluntad real.
Los papiros de mejor calidad eran blancos y flexibles, los cuales se usaban principalmente
con fines oficiales y ceremoniales, como por ejemplo la elaboracin de los libros de los
muertos para ser enterrados con los faraones. Aquellos de inferior calidad tenan un
color ocre y eran menos flexible, destinados a fines mas comunes.
Las principales causas de degradacin del papiro son: la humedad y la temperatura
que genera un desprendimiento de las capas que han formado el soporte. Tambin la
proliferacin de microorganismos y la manipulacin indebida.

b.Tablillas
A lo largo de la historia, diferentes culturas encontraron en las tablillas un medio para
transmitir informacin y elaborar sus documentos. El material utilizado en estas tablillas
dependa de su ubicacin geogrfica, recursos existentes y tradiciones. A continuacin se
detalla las principales tablillas utilizadas.
De arcilla en la antigedad existi un ncleo de cultura en la Mesopotamia que tuvo
sus orgenes a finales del IV milenio a.c. cuando emigr desde el Oriente a la regin
meridional entre los ros Tigris y Eufrates, el pueblo de los sumerios. Este pueblo est
considerado como el inventor de la escritura cuneiforme, que est formada por signos
triangulares y que fue difundida por los semitas.

Para su elaboracin, la arcilla se moldeaba y an suave se hacan las incisiones con un


punzn de madera, marfil o metal y se ponan a secar al sol, algunas veces se secaban
al horno por lo que adquiran mayor dureza, igual a un ladrillo de barro. El tamao era
variado y oscilaba entre 15cm. de ancho por 20cm. de largo y 30cm. de ancho por 40 cm,.
de largo, su forma era rectangular Las anotaciones se hacan por ambas caras. Cuando el
contenido perda inters, el material se usaba para edificar caminos, edificios, etc.,

Aquellas de importancia que requeran ser conservadas eran secadas al sol y posteriormente
cocinadas en hornos para que adquiriera la dureza de un ladrillo. Posteriormente eran
almacenadas en cestos con paja y conservadas en depsitos con estantera espacialmente
diseadas.

Su degradacin obedeca a su almacenamiento, debido a que la alta humedad o indebida


manipulacin podan generar su ruptura o pulverizacin.

35
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

De cera Utilizadas en el mundo greco-romano. Eran pequeas tablas de madera o


marfil, de forma rectangular las que tenan un pequeo marco en realce de manera que
en la parte hundida se colocaba la cera lquida mezclada con una sustancia pegajosa (pez)
coloreada. Sobre esta superficie ya bien slida se escriba con un instrumento llamado
stilus, que era de madera dura, metal, marfil o hueso. Estas tablillas se presentaban unidas
formando dpticos o trpticos, con el texto en la parte interna , se doblaban y se cerraban
con una cinta, asegurando sta con lacre.
De madera: Segn se conoce fue China en donde se utilizaron este tipo de tablillas por
primera vez como soporte para la escritura y pintura, posteriormente fueron utilizadas
tambin por hebreos, griegos y romanos.
Se fabricaba creando un laminado de troncos con un grosor de escasos milmetros y
bastante uniforme y lo decoraban realizando incisiones o bien pintndolas. Sus causas
de degradacin son las altas condiciones de humedad y temperatura, la contaminacin
biolgica y la mano del hombre.
De bamb: Tambin su invencin se debe a los chinos, formadas por lminas de bamb.
En su fabricacin las caas se partan a la mitad y luego stas se partan en trozos de unos
30 cm. de largo y se unan con cuerdas (a modo de persiana). Se decoraban en el anverso
con dibujos y signos.
De metal: Los primeros en utilizarlas como soporte fueron los fenicios por medio
de lminas de cobre. Posteriormente es utilizado en Grecia y Roma, los Iberos tambin
las usaron. Se preparaban a base de finas lminas de diferentes metales(plomo, cobre,
oro, plata, bronce). Para escribir utilizaban punzones (estilos) de materiales duros que
permitieran realizar las incisiones.
En estas lminas inscriban las marcas dando forma al documento, llegando a nuestros
das principalmente transacciones comerciales. La degradacin de este soporte es de
origen qumico al generarse la oxidacin y corrosin de los metales por el contacto del
medio ambiente, o bien por hurto especialmente en el caso de metales preciosos.

c. El Pergamino
El pergamino es una piel semicurtida cuyo origen como material escriptorio se remonta al
menos, al ao 200 a.c., en el rea del Asia Menor. Segn Plinio este soporte fue inventado
en la ciudad de Prgamo para sustituir al papiro cuya importacin se haba prohibido a
causa de las rivalidades entre las famosas bibliotecas de Alejandra y Prgamo.A comienzos
del siglo II a.c., el rey egipcio Ptolomeo Filadelfo, prohbe la exportacin de papiro con el
fin de impedir que el desarrollo de la biblioteca de Prgamo eclipsara a la de Alejandra.
Tal era la pugna entre ambos reyes, que el rey de Pergamo Atalo I quiso secuestrar al
bibliotecario de Alejandra para impedir el desarrollo de la biblioteca de los Ptolomeos.
Sea cual fuere su origen, la realidad es que el pergamino, por facilidad de obtencin
de su materia prima y por sus ventajas como soporte para la escritura, fue suplantado
36
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

paulatinamente al papiro. Su uso como soporte escriptorio slo decae con la generalizacin
del papel en el mundo europeo.
Para su fabricacin se utilizaban las pieles de cordero, cabra o ternera, maceradas en agua
de cal durante 3 das, favoreciendo as el desprendimiento de elementos como la grasa,
carne y pelos, luego se eliminaba completamente el pelo raspando la superficie con un
instrumento cortante. Finalmente tras estirar la piel en bastidores, se secaba. Una vez
seca, y en algunos casos ligeramente humedecida, se completaba el proceso lijando ambas
superficies con el fin de homogeneizar el grosor y alisar por igual el anverso y reverso de
la piel, convertida ya en autntico pergamino.
Cuando este tipo de soporte se destinaba slo a la escritura, se aplicaba un blanqueamiento
con polvo de yeso que actuaba como desengrasante. En caso de iluminaciones se cubra
el pergamino con una preparacin de talco, con el objeto de conseguir un fondo opaco
donde, resaltaban los colores. La clase ms fina de pergamino es la procedente de animales
recin nacidos o no natos y se le da el nombre de vitela.
Despus del siglo XVI la aplicacin del pergamino se destino a la encuadernacin de
libros.

d. El Amatle
En lo que actualmente se conoce como Mesoamrica, surgieron antes del siglo XVI una
serie de civilizaciones avanzadas que lograron desarrollar conocimientos en ingeniera,
matemtica, astronoma y escritura entre otros. Estos pueblos ubicados en el altiplano
mexicano y en la regin maya de Centroamrica crearon libros de pinturas y caracteres,
de los cuales han sobrevivido muy pocos hasta nuestros das, los cuales fueron llamados
como Cdices de Mesoamrica por los cronistas del siglo XVI.50
Estos cdices se diferencian de los libros manuscritos europeos del mismo perodo en
que no tienen hojas, como lo conocemos en la actualidad, ya que se elaboraban a manera
de biombos o acorden, como los describi el cronista de indias, Bernal Daz del Castillo
cogidos a dobleces como a manera de paos de Castilla.51
No hay datacin precisa de cuando surge, pero se cree que en la poca clsica maya
entre los siglos III y VIII d.c. La base de su fabricacin es el liber de varias higueras salvajes
conocidas genricamente como matl, entre las mas usadas se encuentran Ficus padifolia
y Ficus petiolaris.
Para su fabricacin se extrae la corteza del rbol en piezas de unos 60 cm de largo por
30 a 40 cm de ancho la cual se remoja con agua y generando una cierta maceracin de
las fibras para eliminar impurezas, adems de la extraccin de su blanca savia viscosa. Una

50 Para mas informacin sobre este tema consultar: M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003.
51 M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pg 13. Citando a Bernal Daz del Castillo, Historia ver-
dadera de la Conquista de la Nueva Espaa.Vol. I, Porra , Mxico, 1955, pg. 143.
37
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

vez limpia, se obtiene un tipo de malla fibrosa colocndose varias capas para finalmente
compactarlas con la ayuda de mazos.
Como se ve, la fabricacin de amatle es muy similar a la del papiro, la diferencia esta en
poner un apresto vegetal que una las fibras junto a un encalado con carbonato de calcio
de origen animal para tapar los poros del amatle.
Este material tena muchas aplicaciones: les serva para vestir, para adornar a sus dioses en
los sacrificios humanos y para la escritura a base de smbolos y de jeroglficos pictogrficos.
Todava en 1754 era utilizado en Costa Rica como vestimenta por los indgenas, como lo
indica Juan Nieto,Vicario Visitador, al reportar que los habitantes de Pejibaye visten de
cscaras de palo llamado en estas tierras mastate52
En otras regiones de mesoamerica, este material era utilizado para el diseo de planos
para la construccin de sus maravillosos templos y palacios y para la enseanza de sus
grandes conocimientos de astrologa, as mismo cuando pedan lluvia y buenas cosechas,
adornaban sus calles y sus vestidos con papeles de vivos colores.
El Almanaque Sagrado Azteca, escrito entre los aos 900 y 1000, tiene 45 pginas plegadas
en forma de paraviento y se protege con unas gruesas cubiertas ornamentadas con
turquesas y jade.
Del reinado de Moctezuma II se conserva el Cdice Mendoza en el que se dice que se
llevar anualmente a los almacenes del Soberano de Tenochtitln 4.800 resmas de papel,
es decir, 24.000 hojas. Esta enorme cantidad demuestra el valor bsico que se conceda
al papel.
El cronista Pedro Mrtir de Anglera, al servicio de los Reyes Catlicos, escribi sus
clebres Dcadas de Orbe Novo. En referencia a lo que escucho de un cierto Corrales
quien en 1514 asuma el cargo de Alcalde en el Darien, escribi:

Otra cosa que, a mi entender, no debo silenciar. Un cierto Corrales,


conocedor del derecho y alcalde de los darienenses, dice haber tropezado
con un fugitivo de las grandes tierras del interior, el cual haba buscado
amparo en los dominios de un reyezuelo que encontr. Viendo el indgena
que el alcalde estaba leyendo, dio un salto lleno de admiracin y por medio
de intrpretes conocedores del idioma del reyezuelo, el indgena exclam:
Cmo, tambin vosotros tenis libros?, y Os servs de caracteres para
comunicaros con los ausentes? Y as diciendo, solicitaba que se le mostrase
el libro abierto, creyendo que iba a contemplar la escritura patria; pero se
encontr que era diferente. 53

52 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo IX. Pg. 501.
53 M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pg 28. Citando a Pedro Mrtir de Agustn de Anglera,
Dcadas del Nuevo Mundo.Vol. I, Jos Porra e Hijos, Mxico, 1964, pg. 395.
38
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Sobre esta cita, Miguel Len-Portilla indica que es muy probable que el indgena actuara
as porque reconoci la forma del libro o amoxtli y aunque no saba lo que all estaba
representado, s saba que transmita informacin. Tambin asegura que el indio que
reaccion as frente al libro, fuera un nahual-pipil, tal vez del Huanacastle (Guanacaste)
en lo que hoy es Costa Rica. 54
La regin del Guanacaste en Costa Rica corresponda al lmite sur de la baja Centroamrica
con influencia mesoamericana, lo que se evidencia por su cermica y tradiciones. Adems
existieron dos colonias nahuals; una en la zona de Bagaces en la vertiente del pacfico y
la otra en el Valle del Duy al sur del Ro Sixaola en el Caribe.
Esta cita de Pedro Mrtir de Angler podra sugerir que por influencia maya o bien de las
colonias nahuals en la zona se elaboraban libros o bien haba un intercambio de estos
con ciudades ms al norte, donde registraban tributos y cuentas de las operaciones
comerciales que las colonias mexicanas desarrollaban en la zona. Por ello el indgena hace
referencia al uso de caracteres con los ausentes.
Pero debemos cuestionar la cita por dos puntos, Pedro Martr de Anglera nunca estuvo
en Amrica y escribi su crnica con los relatos de aquellos que venan del nuevo mundo.
Por otra parte no existe evidencia arqueolgica de un amoxtli en Costa Rica y los cronistas
de indias que si estuvieron en la zona, como Gonzalo Fernndez de Oviedo y Girolamo
Benzoni no hacen referencia a ningn tipo de libro indgena.
An as, la produccin e importancia de los libros elaborados en Mesoamrica antes y
despus del proceso de descubrimiento, conquista y colonizacin es de gran importancia
por sus registros de datos econmicos, histricos, astronmicos y religiosos. En la
actualidad la produccin del amatle se dirige a actividades ceremoniales en algunas
comunidades indgenas, pero tambin con fines artsticos y tursticos.

e. El papel
El papel es, y ha sido, el soporte ms comn, de los documentos textuales y grficos en
los archivos y bibliotecas occidentales desde su introduccin en el siglo XI d.c. En los
pases americanos es el principal soporte tras el descubrimiento y conquista llevado a
cabo en el siglo XVI.
A inicios del siglo XXI sigue siendo as, pese al avance que las nuevas tecnologas y nuevos
soportes han dado en los ltimos aos en la llamada Sociedad de la Informacin. Pese a
la aceptacin del documento electrnico por la administracin y la admiracin que otros
tienen hacia ellos, el papel sigue siendo el soporte mas seguro y utilizado para la gestin
documental.
El papel es una sustancia porosa que puede ser considera como un conjunto de mallas
ms o menos largas, o como un red extendida en tres direcciones del espacio y estara
formada por fibras celulsicas aglomeradas de una manera bastante dispersa. Su densidad

54 M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pg 28.


39
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

muy baja (0,5 a 0,8) comparada a la de la celulosa pura (1,5) confirma esta estructura tan
abierta.55
Los espacios intermediarios estn llenos de aire y ocupan un volumen considerable
que puede llegar, en ciertos casos, al 60 70 % del total. Contiene por otra parte, en
proporcin mucho ms dbil, cargas minerales (talco o caoln) as como colofonia o
almidn. Las fibras se adhieren unas a otras con atracciones especficas que se deducen
de su naturaleza intrnseca.
Tambin podemos definir al papel como diversas clases de hojas fibrosas, secas, delgadas,
generalmente fabricadas con toda clase de sustancias vegetales, algunas minerales, animales
o sintticas, suspendidas en una solucin acuosa y tratadas mecnica y qumicamente
para conferirles propiedades especiales a los diversos usos y aplicaciones a los cuales se
destina.
Los escritos ms antiguos sobre papel fueron encontrados en la muralla china y datan
del ao 100 d.c., pero hay indicios de que los chinos ya producan papel antes de la era
cristiana.
El invento se le atribuye a un hombre llamado Han Hsin que vivi entre los aos 247 y
194 ac, el cual se dedicaba a recoger las fibras que quedaban despus de haber lavado los
capullos de seda.
Su intencin al recoger estas fibras era crear una tela econmica, porque el pueblo no
tena los medios econmicos para adquirir telas tan costosas para protegerse de los fros
del inviernos.
Es por ello que Han Hsin tomo los desechos, los mezclo con agua y una vez que tuvo
las fibras bien limpias las col hacindolas pasar por un tamiz muy fino hecho de bamb.
Observ entonces que sobre el tamiz quedaban esparcidas por toda la superficie las
fibras estrechamente unidas unas con las otras entrecruzndose formando un fieltro muy
delicado.
El invento no fue muy bien recibido y quedo all por muchos aos hasta que el emperador
encarg a uno de sus ministros la bsqueda de un material sobre el que se pudiera escribir.
Requera de un material que no abultase demasiado y al mismo tiempo que fueran ligeros,
ya que en aquellos aos se usaban caparazones de tortugas, tablillas de bamb o madera.
Este ministro llamado Tsai Lun tras muchas pruebas record el invento de Han Hsin y
comprob que faltaba un elemento que ligase las fibras de seda y que adems las hiciera
impermeable para poder escribir sobre ella.
Finalmente encontr el ingrediente que le faltaba al hacer hervir las algas de agaragar las
cuales desprende una especie de jugo gelatinoso que una vez mezclado con las fibras, las
una perfectamente resultando unas hojas resistente, flexibles e impermeables.

55 Martn. G. Fisico-qumica del papel. 1965. Pg. 5


40
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Tsai Lun utiliz en un principio viejos trapos de hilo y camo que le dieron buenos
resultados. Con ello constato que cualquier fibra vegetal se poda utilizar en la fabricacin
del papel. Comprob que las fibras de las cortezas de Morenas, usadas en la fabricacin
de textiles, eran mucho mas apropiadas para el papel.
La manufactura del papel, que originalmente empleaba desechos de seda y despus de
lino, camo, ramio56 y otras fibras vegetales, se mantuvo en secreto hasta principios
del siglo VIII, cuando se inicia en Samarcanda la fabricacin de papel, gracias a unos
prisioneros chinos que conocan la tcnica. Se cree que fueron aquellos prisioneros
quienes transmitieron a los rabes la tcnica de manufactura del papel.
De Samarcanda se traslado la tcnica de fabricacin de papel a Bagdad, bajo el reinado de
Harm-Al-Rachid, en el mismo siglo VIII, quien dio impulso a la fabricacin de papel en el
mundo musulmn.
Con la expansin del mundo rabe, el papel fue llevado a Europa y, su manufactura tuvo
su inicio en Espaa en el siglo XI. Las hojas en papel del misal mozrabe57 del Monasterio
de Santo Domingo de Silos, son consideradas las primeras muestras de papel europeo.
Las caractersticas paleogrficas del texto, y el obedecer a la liturgia mozrabe, abolida
en Espaa en 1080 durante la poca del Papa Gregorio VII, colocan su fabricacin en la
fecha lmite de ese ao.
En el siglo XIII ya existan molinos de papel en ciudades italianas, mientras que en Francia,
Inglaterra y Alemania no surgiran hasta el siglo XIV.
Desde entonces el papel fue manufacturado en grandes cantidades y su uso se generaliz
en documentos, pinturas, grabados y despus, con la invencin de la imprenta, en libros.
Aunque la fabricacin de papel se desarroll ampliamente, an existen algunos lugares en
la India, el Tibet, China y Japn, en donde se contina la manufactura tradicional de papel,
es decir, el tipo de papel hecho a mano.
Hasta mediados del siglo XIX el papel se fabric en Europa con fibras vegetales: lino,
camo, algodn y ramio cuyo contenido de celulosa58 es de un 93%, con fibras muy
largas, que van a dar ms resistencia al papel. Se utilizaba como encolante, una goma
de origen vegetal, generalmente almidn de trigo, que daba impermeabilidad al papel e
impeda la penetracin excesiva de la tinta.
Al momento del desfibrado del algodn, lino, etc., se le ponan al agua cargas de carbonato
de calcio, que van a dejar una reserva alcalina en el papel, lo que retarda su deterioro.
Con el crecimiento en la demanda de papel, las materias primas llegaron a escasear, as que
en el siglo XVIII se comenzaron a investigar la posibilidad de utilizar otras fibras vegetales;
56 Planta de la familia urticaceae originaria de la China y se cultiva por las fibras textiles que se obtienen de sus tal-
los.
57 Oficio y misa que usaron los cristianos sometidos al dominio musulmn.
58 Glcido polisacarido que forma las membranas de las clulas vegetales. Se utiliza para la fabricacin de papeles,
seda artificial y otros.
41
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

sin embargo, el lino y el algodn continuaron siendo las materias primas predilectas para
la manufactura de papel hasta mediados del siglo XIX, cuando se desarroll la tcnica
para la obtencin de la celulosa, partiendo de las fibras de la madera.
La madera posee un contenido mximo del 50% de celulosa y en su constitucin existen
otros elementos como la lignina59,que se degrada produciendo oxidacin (color amarillento,
manchas). Las fibras obtenidas de la madera son muy cortas por lo que los papeles son
menos resistentes. Adems se van a sustituir las materias primas tradicionales empleadas
en el proceso de consolidacin por el compuesto alumbre-resina de colofonia60. A esta
forma de preparacin no puede agregarse carbonato de calcio por ser incompatible con
la cola de alumbre-colofonia, por esto se emplean otros productos como talco y caoln,
que no benefician al papel. Esto trae como consecuencia papeles cidos y de menor
resistencia.
En los archivos de Costa Rica existen documentos con estos dos tipos de papel, y se
puede observar la diferencia que hay entre los documentos de los siglos XVI, XVII y XVIII
y parte del XIX frente a los actuales en cuanto a su resistencia, longitud de sus fibras as
como a la cantidad y calidad de celulosa que contiene.

e.1 Fibras
La base del papel son sus fibras, y stas han sido en su totalidad y siguen siendo
preferentemente fibras de celulosa. Eran obtenidas antiguamente de plantas como el
algodn, lino o ramio, pero la industrializacin y la demanda de papel obligo a buscar
sustitutos, como es el caso de la fibra de celulosa de procedencia leosa.
Ambos tipo de fibras son muy susceptibles a daos causados por microorganismos o
insectos que actan sobre la fibra de celulosa o bien la aprovechan para su alimentacin.
Los dems componentes del papel como encolantes o cargas, normalmente, no son
objeto del ataque, si bien con cierta frecuencia pueden tener un efecto estimulante o
bien todo lo contrario de repelente a la accin destructiva.
Tambin encontramos otros componentes como la hemicelulosa que acompaa en
menor o mayor grado a la celulosa. En la madera se encuentra hasta en un 32% de la
parte celulosica, en algodn por el contrario su presencia no llega ni al 1,5%.

e.2 Estructura de las fibras de celulosa


La materia prima del papel es la fibra de celulosa, el cual es un elemento estructural de la
pared de vasos o de capas de clulas, y su aspecto, desde luego, es tpico de la planta de
su origen. Aglomeradas en conjuntos numerosos forman las fibras en el sentido tcnico,
y stas son lo que se usa como material fibroso en la fabricacin del papel.

59 Sustancia de proteccin de las membranas de las clulas de los tejidos de accin y sostn de las plantas.
60 Resina amarilla slida y transparente.
42
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

a. Fibras de origen vegetal


El mundo vegetal produce una gran cantidad de fibras procedentes del lber de las plantas
con crecimiento primario, de las fibras de frutos como el algodn y el kapok y algunas de
origen animal como pelos o sedas.
El lber en las plantas es el conjunto de tejidos que, en los tallos y races de crecimiento
secundario, se forman hacia el exterior por actividad del cmbium. Consta de tubos
cribosos, de funcin conductora; fibras, clulas esclerenquimticas necrosadas, pernquima
liberiano y clulas secretoras (tubos laticferos, clulas custalferas, etc...)
El lber de muchas plantas nos sirvi como fibra natural desde el principio de la humanidad.
Hoy da se aprovechan solo algunas a escala industrial. Para papel de imprenta tiene
importancia an el lino, camo, ramo y algo de camo de manila, kenaf y rafia.
El algodn se ha usado desde que se descubri el papel, en un principio como fibra
no macerada y posteriormente ya macerada a travs de trapos viejos o residuos de la
industria textilera. Su uso se remonta asta la antigedad y se obtiene de los pelos de la
semilla de especies del gnero Gossypium, distribuida en zonas templadas y calientes del
mundo, ya sea en forma natural o introducidas por el hombre.
El Kapok, llamada tambin lana de bombas, es originario de frica central y se obtiene de
plantas como Eriodendron aufractuosu, E. heptaphyllium y varias Bombaceae como Bombax
malabaricum. Su fruto dan como resultado una lana bastante inferior al algodn que se
ha aprovechado con diferentes fines, entre ellos la elaboracin de papeles tcnicos de
calidad.

b. Fibras animales
La seda es utilizada en China antes del 3000 a.c. para la fabricacin de telas y posteriormente
para la escritura de documentos. La seda se obtiene del material que produce la mariposa
de la seda, Bombyx mori L., para hacerse su capullo de crislida. Los capullos son muy
resistentes y llegan a producir de 3 a 4 mil metros de hilo de los cuales solo 900 metros
se logra enrollar. El resto se aprovecha tambin para hilar y es de este tipo de donde se
obtiene las fibras para escritura y pintura.

Otras fibras de origen animal son las lanas de todos los tipos especialmente las de oveja y
cabra. Estas se utilizan actualmente en papeles tcnicos. En la antigedad se utilizo mucho
en el Asia Central, el alto Himalaya y en la antigua Persia.

c. Fibras obtenidas de material leoso


Las celulosas obtenidas por descomposicin de la madera es hoy en da la principal
fuente de celulosa y de fibras para la fabricacin de papel. La calidad de los papeles que
contienen fibras obtenidas por maceracin de lea depende ms de los procedimientos
de la fabricacin del papel en cuestin. Otro aspecto importante es el tipo de la madera
que se usa para macerar
43
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Segn lo que se desee obtener, se usan tres tipos bsicos de procedimientos, que varan
segn conveniencias y circunstancias, las cuales pueden ser:
1. Papel de trapo: se le llama as a los papeles que producidos con fibras no lignificadas
dan un producto de muy buena calidad y resistencia. En l encontramos dos perodos
histricos:
1.a Artesanal: se da desde el descubrimiento de la confeccin del papel por los Chinos
en el siglo I a.Cr. y su desarrollo en Europa en el siglo XI hasta el siglo XVIII. Su materia
prima procede de tallos leosos de crecimiento primario como el lino y camo, de
frutos como el algodn y el kapok. Este tipo de fibras son ptimas como materia prima,
por su alto contenido de celulosa y su carencia de lignina.
En el mundo oriental el empleo de las fibras extradas directamente de los vegetales
era lo usual, en cambio en el occidente fueron trapos la materia prima empleada en la
fabricacin del papel, estos trapos eran de lino, algodn y camo. El primero y el ltimo
conferan resistencia a los papeles y el segundo los dotaba de esponjosidad. Partan de
la utilizacin de trapos viejos a los que les quitaban los elementos no deseados como
costuras, botones, viejas hebillas, etc.
1.b Artesanal industrial: se desarrolla a partir del siglo XVIII y concluye en 1798 en Inglaterra
cuando Nicols Louis Robert inventa la mquina de fabricacin del papel continuo, sin
formadera y con banda transportadora vibrante y sin fin que permita la eliminacin
progresiva del agua de la pasta hasta conseguir finalmente una hoja de papel.
En el siglo XIX comienza a proliferar grandes mquinas en las que entra un licor lechoso
por un lado y por el otro sale la banda continua, seca, que se enrolla rpidamente. Estas
mquinas tienen para conseguir estos objetivos cinco partes: la caja de llegada de la
pasta refinada, la tela sinfn metlica y con fieltros entre rodillos espaciados denominados
puntizones las prensas de secado, la secadora por evaporacin, y el fin de la mquina
para el alisado y otras operaciones de apresto.
2. Papel de pasta de madera: procede de tallos leosos con crecimiento secundario
constituida por celulosa, hemicelulosa, lignina, resinas, sales, etc. La madera vino a sustituir
los trapos de lino, algodn y ramio como materia prima, utilizados en siglos anteriores,
debido a la creciente necesidad que la era industrial demand de papel.
El alto grado de celulosa contenido en los rboles la hace idnea para la fabricacin de
papel pero si no se elimina el resto de sus componente dan problemas para la conservacin
del papel a muy corto plazo.

De aqu se distingue dos tipos de fibras:


Conferas: grupo con mas de quinientas especies y son las producen fibras largas.
Frondosas: dentro de este grupo sobresale el eucalipto, el lamo, el abedul, la haya y el tilo.
Proporciona fibras cortas y dan lugar a partes menos uniformes. La ventaja es su rpido
crecimiento vegetativo que ayuda a satisfacer la demanda mundial de papel.
44
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Se distinguen tres procesos de obtencin de pasta de madera:


2.a Pasta mecnica: se da mediante la disgregacin de las fibras mediante molinos especiales
por medio de mtodos de maceracin que descomponen la materia prima leosa por
una accin alcalina. En dicho proceso no se eliminan todos los elementos estructurales
de la madera, como la hemicelulosa y la lignina, produciendo un papel econmico pero
de muy mala calidad para la conservacin.
2.b Pasta semiqumica: este procedimiento procura no descomponer qumicamente
la totalidad de la materia prima leosa, sino que quieren conservar cierta parte de la
lignina sin macerar. Sus razones estn en el muy superior y en la mayor facilidad tcnica:
su defecto est en la baja calidad del papel obtenido. Recientemente se ha procurado
mejorar la situacin por sustitucin de la lignina con bromo. Si se extrae toda la lignina,
el rendimiento que se consigue es de 42% al 46%. Con este procedimiento se llega a
resultados cerca del 80%.
2.c Pasta qumica: procedimiento en que se extrae de la madera solo la celulosa, eliminando
los dems componentes. Su disgregacin se realiza a partir de reactivos qumicos con el
fin de recuperar la celulosa. Dando como producto papel de fibra no lignificada y de muy
alta calidad para la conservacin.
3. Fibras Sintticas: se comienzan a fabricar en 1957 tipos especiales de papel que contenan
fibras sintticas, en mezcla con celulosa, con el fin de mejorar ciertas cualidades del papel.
Estos papeles son fabricados a partir de los desechos de fibras en textileras y papeleras
y se confeccionan uniendo los hilos o fibras por calor o mediante adhesivos, aglutinantes,
etc... .

e.3 Las colas


Todo papel se encuentra encolado, bien sea por el proceso de fabricacin o una vez
terminada la hoja aplicado en superficie.

Cola vegetal: como el almidn de arroz, trigo, o de la fcula de la papa.


Cola animal: se fabrica a partir de restos de pieles, cartlagos, tendones y huesos de
mamferos.
A partir de 1807 se empiezan a utilizar la colofonia como encolante al que se le aade
alumbre. Esto da como resultado sulfato de aluminio que es un apresto que hace que la
hoja adopte la escritura sin permitir que esta se expanda, el problema fue que gener la
acidificacin del papel. Actualmente se usan encolantes sintticos.

e.4 Las cargas


Son minerales pulverizados usados en la fabricacin del papel. Estos minerales quedan
acumulados en los espacios que se forman entre las fibras.
Entre 1800 y 1823 se utiliza el sulfato de calcio, a partir de 1870 se cambia por el caoln.
Tambin se uso talco, el silicato de magnesio y el carbonato de calcio.
45
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

f. Papeles modernos
Actualmente existen una serie de papeles, cuya fabricacin ayuda a la proteccin de los
recursos naturales, se pueden sealar los siguientes:
a) Papeles recuperados: se obtienen de papeles usados.
b) Papeles reutilizados: Se obtienen de excedentes y residuos de papel blanco, sin
entintado ni escritura alguna.
c) Papeles reciclados: Se obtienen de todo tipo de papel, cartonaje, impreso o
manuscrito.
d) Papeles ecolgicos: Se denominan as porque en su proceso de fabricacin no
han intervenido productos contaminantes. Su elaboracin no atenta contra los
recursos naturales (rboles) porque se confeccionan aprovechando materia de
desecho de otras industrias (Ej. Papel de banano)
e) Papel tratado en superficie: Los papeles con cargas en superficie, no son una
invencin moderna; son originarios de China donde se encuentran desde la
antigedad (Dinastia Tang, ao 450 D.C.), pero los soportes que nos interesan son
los posteriores a l950, que es cuando se da una gran produccin de papeles con
recubrimientos superficiales para mejorar la calidad de impresin, el denominado
papel couch. El gran problema de estos soportes no se encuentra slo en la
superficie, sino que tambin en el proceso para fabricarlo, pues generalmente la
base de este producto es un papel de baja calidad.
f) La conservacin de estos soportes es muy difcil, porque tienen una durabilidad
de unos 50 aos, presentando el inconveniente que en el caso de que se mojen o
la humedad relativa (HR) sea muy alta, corren el riesgo de que las hojas se peguen
entre s, por cuanto los recubrimientos en su mayora, son sensibles al agua.
g) Papel permanente: son aquellos cuya naturaleza y estructura ofrecen probada
estabilidad fsico-qumica. Segn la norma internacional ISO9706, los papeles han
de tener las caractersticas que tenan los papeles de trapos para los que se
usaban fibras de lino, camo, algodn o ramio.
h) Papel sinttico: Fabricado con polister, no muy difundido como soporte
escriptorio, aunque se utiliza mucho para trabajos tcnicos. (planos)

2.3 Nuevos Soportes61


A partir del siglo XIX surge un nuevo grupo de documentos, genricamente llamados
nuevos soportes, soportes de nuevo tipo, foto documentos o materiales especiales.

Su particularidad consiste en la presencia de un portador, qumicamente elaborado a


partir de acetatos de celulosa, polietileno u otro polmero sinttico recubiertos por la
emulsin de gelatina y sustancias formadoras de imagen, distribuidas indistintamente. A
este grupo de documentos pertenecen los materiales fotogrficos, las microformas, las

61 Tomado de: Paul Conway. La preservacin en el mundo digital. Un dilema crucial. Publicaciones del Centro Nacional
de Conservacin y Restauracin. Santiago de Chile. 2000. Pgs. 10-11.
46
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

cintas magnticas y los discos pticos; en relacin con este grupo de documentos lo que
mas nos interesa es su vida til y como conservarlos.
Hasta la fecha no existe cifras demostrativas concluyentes que hayan sido obtenidas
mediante estudios de envejecimiento artificial, que puedan explicar con exactitud sobre
la duracin de cada uno de ellos. Aunque la imagen en los microfilmes es bastante estable,
se puede decir que el tiempo de duracin de estos documentos est dado por el carcter
del portador de la imagen; es decir que una cinta de acetato de celulosa es mucho
ms estable que el papel moderno. Los rollos en blanco y negro resultan mucho ms
duraderos que los a color.
Las pelculas cinematogrficas son menos duraderas. Esto se debe a que cada uno de
sus tintes componente son sustancias sintticas, obtenidas artificialmente, las que son
muy sensibles a determinadas radiaciones, lo que las hacen fcilmente fotodegradables.
Es por ello, que cuando una pelcula envejece lo primero que se afecta son los colores y
contrastes.
Los rollos diazo o diazotintes, en los que se utiliza diferentes sustancias de plata, con el
mismo portador, tienden a durar de 15 a 20 aos.Su durabilidad depende fundamentalmente
del tinte diazo.
Los materiales fotogrficos son documentos en los que se utiliza el procedimiento de
fijado de las imgenes en una placa o pelcula impresionable por la luz con el auxilio
de una cmara. Pueden ser en blanco y negro o a color. Entre ellos podemos citar las
fotografas, las pelculas cinematogrficas y las microformas.
Otros documentos importantes son los ledos por mquinas y equipos sonoros, entre
los cuales estn las cintas magnticas, discos, videos, etc. Las cintas magnticas estn
constituidas por una base de rollo de acetilcelulosa mas flexible sobre la cual distribuyen
partculas de xido de hierro o material magntico que bajo la accin de un campo
externo del mismo tipo se cargan elctricamente y permiten grabar el sonido en forma
codificada. Esta informacin solamente puede ser transcripta por mquinas especializadas.
La durabilidad de este tipo de documentos es de 25 a 50 aos como mximo. Los
campo electromagnticos son sus enemigos naturales y en grado creciente aparecen la
distorsin, el borrado parcial y la destruccin total de la seal sonora.
La utilizacin de las cintas magnticas y otros soportes como portadores de la informacin
ha tomado mucho auge en el mundo actual, a pesar que su conservacin tiene estrictas
especificaciones.
Desde la antigedad hasta el presente, toda la tecnologa de la escritura ha experimentado
una evolucin sostenida. Hoy en da tenemos la capacidad de almacenar imgenes
detalladas de cientos de libros, trazados con bits en un disco ptico del tamao de un
portavasos. Esta capacidad de registrar y guardar da origen a uno de los dilemas cruciales
de la historia documentada; nuestra capacidad de registrar informacin ha aumentado

47
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

exponencialmente con el tiempo, mientras que la longevidad de los medios utilizados


para almacenarla ha disminuido de manera equivalente.

En la grfica que aparece a continuacin se ilustra los cambios citados anteriomente


mediante una gran lnea continua. El eje X exhibe diez superficies de escritura en el
orden cronolgico en que se fueron introduciendo en forma masiva. El eje Y es una escala
logartmica en la que cada nivel crece en orden de magnitud, en factores de diez. La lnea
de puntos corresponde a un diagrama del nmero aproximado de caracteres por pulgada
cuadrada que se puede registrar cmodamente sobre una superficie determinada.

En la grfica podemos observar una estabilidad relativa en la densidad de caracteres que


cada soporte transmita (menos de 150 caracteres por pulgada cuadrada) antes que la
introduccin de mquinas de impresin modernas y las tecnologas electrnicas elevaran
hasta las nubes las densidades de almacenamiento. El disco ptico de 5 pulgadas, puede
contener 650 millones de caracteres en cada uno de sus lados, lo que da una densidad
equivalente a 51 millones de caracteres por pulgada cuadrada de superficie registrable.

La lnea continua representa la expectativa de vida en aos de cada soporte, la cual declina
con el paso del tiempo. An son legibles los fragmentos de papiro de escritura egipcia
de hace 4500 aos, a pesar de encontrarse bastante frgiles. Avanzando en el tiempo,
se encuentran ejemplos sorprendentes de manuscritos iluminados y otros documentos
de la poca medieval, capaces de resistir siglos de mayores estudios y admiracin. Una
situacin similar prevalece en las primeras tcnicas de impresin de libros modernos.
Moby Dick de Herman Melville, publicado por primera vez en 1851 sobre papel de
caractersticas cidas simboliza el desafo mundial que impone la preservacin de todas
48
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

las publicaciones de los siglos XIX y XX, La introduccin de la pasta de madera y los
componente cidos en el papel, exigida en su momento por una industria manufacturera
desesperada por satisfacer la demanda, dio inicio a los fuegos lentos del deterioro que
hoy en da se intenta sofocar con los esfuerzos de preservacin.

Durante el siglo XX han continuado decayendo la permanencia, durabilidad y resistencia


de los medios de registro ms nuevos, con la excepcin del microfilme. Puede ser
imposible leer una cinta magntica solo treinta aos despus de su fabricacin. El medio
de registro ms resistente el disco ptico puede alcanzar una vida ms prolongada
que las superficies de registro digitales ya desaparecidas. Sin embargo, es probable que los
actuales medios pticos de almacenamiento superen ampliamente la vida til del sistema
computacional que cre la informacin. Es la mxima irona de la historia registrada
por la humanidad, por fin logramos desarrollar soportes con una alta capacidad de
almacenamiento en un rea muy pequea, pero para hacer legible su informacin debemos
depender de mquinas que rpidamente quedan obsoletas. La mezcla de equipos y medios
del mundo digital incrementa la necesidad de llevar a cabo una actividad de preservacin
responsable en las instituciones generadoras de documentos.

a. La Fotografa
La fotografa es una reaccin qumica por accin de la luz sobre sales de plata en un vidrio
plstico (negativos) destinada a ser contemplada directamente en dicho soporte o a
ser transferido a otro de las mismas caractersticas (positivo)
Dicho invento es el resultado de la convergencia de dos inventos dispares: el primero
de carcter ptico (cmara oscura), el segundo qumico (emulsiones sensibles a la luz).
De esta manera la fotografa proporciona, desde su origen, documentos fidedignos. La
explicacin se encuentra en el deseo de reproducir la realidad, de querer mostrar, como
hasta entonces hicieron pintores y grabadores, los fragmentos de la vida y del mundo. Se
pretendi entre otras cosas, la recuperacin de instantes pasados, ya que el documento
ilustra acerca de un algn hecho, principalmente histrico.
La propia investigacin de la fotografa determina su carcter cientfico. Desde su
invencin, fue aplicada a la investigacin en todo tipo de materias, y ya para mediados
del siglo XIX se haban realizado fotografas del sol, la luna y tomas al microscopio. Los
observatorios astronmicos fueron pioneros en la instalacin de cmaras, as como los
laboratorios mdicos.
La prctica de la fotografa desde 1850 hasta fines del siglo XIX no fue fcil. Los profesionales
usaban pesadas cmaras de madera que deban transportar sobre caballos y mulas con un
laboratorio ambulante donde deba preparaban las emulsiones y los baos de revelado.
Las lentes de los objetivos eran delicadas y las placas de cristal de gran formato, por lo
49
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

que su traslado era no solo dificultoso por el peso, sino por la fragilidad de las mismas.
Los tiempos de exposicin dependan del clima, muy variable en las distintas pocas del
ao. Por consiguiente, obtener una buena imagen dependa no solo de los conocimientos
tcnicos, sino tambin de la habilidad del fotgrafo.
El uso de la fotografa como documento fue habitual desde su invencin, ya que
instituciones, medios de comunicacin y particulares se sirvieron de la fotografa para
justificar, demostrar e ilustrar cualquier hecho.
La democratizacin real, es decir, la verdadera difusin de las fotografas se produjo en
1854 cuando Disderi patent las llamadas cartes de visite ( tarjetas de visita), modelo en
formato de 6x9 cm que pegaba en sobre cartn en cuyo dorso figuraba la direccin de la
galera. La sociedad en pleno acept la novedad por dos razones: el abaratamiento de los
precios y la utilidad del documento, pues era empleado para darse a conocer a los dems,
provocando as un intercambio que en pocos meses hizo que se distribuyesen millones
de fotografas por todo el mundo.
El retrato de galera permiti descubrir la intimidad del sujeto, pues la mayora de los
personajes no reconoca su imagen. Entre los autores de mayor prestigio destac Gaspar
Flix de Tournachon, que firmo sus fotografas como Nadar. Por su estudio, situado en el
nmero 113 de la parisiense calle Saint Lazare, pasaron los intelectuales de la poca, entre
ellos los artistas Delacroix y Dor, el poeta Baudelaire y el revolucionario Bakunin.
A mediados del siglo XIX se crearon las primeras sociedades fotogrficas europeas en
Francia, Inglaterra y Alemania. La Sociedad Fotogrfica de Londres inici su coleccin de
fotografas con las obras de los principales autores; Talbot, Margaret Cameron, Fenton,
Frith, Carroll y otros tantos. Desde su fundacin en 1853 hasta la fecha ha reunido ms
de 100.000 imgenes y una biblioteca especializada de 20,000 volmenes

La cmara oscura
La primera nocin que se conoci de la fotografa se desarrollo a partir del siglo XV y fue
la llamada Cmara Oscura, que consista en una especie de tienda de campaa, totalmente
cerrada, en donde se colocaba en su interior una mesa cubierta con tela blanca. La tienda
de campaa tena un pequeo agujero en el cual se colocaba un lente, que permita
ampliar los rayos de luz que entraban por el hueco, proyectndolos a su vez sobre la
mesa. De manera que quienes ingresaban a la mencionada cmara, podan observar sobre
la tela blanca las imgenes exteriores.
Las grandes dimensiones de la Cmara Oscura y su dificultad en movilizarla de un lugar a
otro, plantearon la necesidad de una cmara porttil. De manera que se desarrollo una
cmara porttil que simplifico y popularizo la idea, a tal punto que las damas elegantes
del siglo XV las llevaban en sus viajes, las cuales usaban para dibujar las imgenes de los
paisajes que vean.

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El desarrollo de sta fue el paso hacia la cmara moderna, con la que comparta aspectos
elementales, un objetivo, un diafragma y una hoja sobre la cual plasmar la imagen.

A. Positivos
1. El Daguerrotipo
Desde la invencin de la Cmara Oscura se trato de avanzar y desarrollar un sistema
que fijara la imagen, pero no se logr por muchos aos crear un mecanismo que fijara y
reprodujera la imagen sobre un soporte.
A fines del siglo XVIII, un francs llamado Nicphore Niepce (1765-1833) inicia una serie
de estudios que intensific a partir de 1816 dejando sus principales resultados publicados
en su Notice sur lhliographie, de 1829.
Las ideas que expone en este artculo se basan en reproducir espontneamente, por
accin de la luz, con degradaciones de tintas del negro al blanco, las imgenes recibidas
en la cmara oscura.
El mes de mayo de 1816 aport a Niepce grandes satisfacciones. Sobre una hoja de papel
extiende una pelcula de un compuesto fotosensible que se oscurece a la luz, posiblemente
se trataba de cloruro de plata. Niepce coloc la hoja en el fondo de la cmara oscura y
la imagen de la vista desde su ventana se pinta sobre el papel dando como resultado
una imagen ms luminosa y ntida de lo previsto, aunque, sobre la capa sensible, el orden
de las tintas aparece invertido. Con esta prueba desarrolla el primer negativo fotogrfico
sobre papel de la historia.
E 14 de diciembre de 1829 Niepce se asocia con Louis-Jacques Mande Daguerre (1787-
1851) y se fijan dos objetivos:
1- obtener directamente una imagen positiva, sin pasar por un negativo
2- abreviar el tiempo de exposicin, puesto que los experimentos de Niepce llevan
entre 40 y 60 horas de exposicin.
Entre 1829 y la muerte de Niepce en 1833, ambos hombres experimentan en conjunto. En
dos aos y medio logran poner a punto un nuevo procedimiento fotogrfico que Niepce
denomina physautotype (imagen de la naturaleza por si misma) de manera que logran
crear una delgada capa fotosensible formada por resinas o residuos de la destilacin de la
esencia de lavanda que se extiende sobre una placa de metal plateado. Tras la exposicin
en cmara oscura, la placa se revela con vapor de petrleo blanco obteniendo as una
imagen positiva con muy buena resolucin y una considerable reduccin del tiempo de
exposicin.
Al morir Niepce el 5 de julio de 1833, Daguerre continua con los experimentos en
solitario, que finalmente dara como resultado el daguerrotipo, el cual era una imagen

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obtenida mediante el yoduro de plata, mediante dos procesos: la primera, utilizando un


revelador (el vapor de mercurio) y la segunda, un fijador (cloruro de sodio)
Daguerre se percata y es su idea genial de que el invento precisa de una consagracin
cientfica oficial. Su visita a Francios Arago, secretario perpetuo de la Academia de
Ciencias y personaje poltico, iba a ser decisiva para el futuro de la fotografa. El invento
fue presentado en el curso de la sesin solemne de la Academia, el 19 de agosto de 1839.
El estado se proclama propietario del descubrimiento, con el fin de proveer libremente (de
l) al mundo entero. A Daguerre e Isidoro Niepce, heredero de su padre, se les otorgan
pensiones vitalicias.
El nuevo invento fue bautizado por su descubridor como Daguerrotipia y consista en placas
de cobre cubiertas con plata que convenientemente tratadas podan ser impresionadas, de
esta manera se cumpli el deseo de los fotgrafos, congelar la realidad para contemplarla
despus.

2. El Ambrotipo
Proceso descubierto por James Ambrose Cutting, norteamericano que lo patento en
1854. Estuvo en uso comercial entre 1860 y 1864, entrando en declive a partir de 1865.
El sistema consiste en un negativo subexpuesto sobre colodin hmedo. Observando
mediante luz transmitida, la imagen parece negativa; con la luz reflejada y fondo negro,
la imagen parece positiva. Su soporte es el cristal emulsionado con colodin hmedo
(algodn mas cido ntrico y sulfrico disueltos en eter). Su imagen final es plata de
revelado fsico. Se usaba como agente sensibilizado yoduro de plata. 62

3. Ferrotipo/Tintipo
Desarrollado por Hamilton Smith en Francia en 1856. Estuvo comercialmente en uso
entre 1856 y 1920, iniciando su declive a partir de 1915. Es un positivo directo de cmara
que reproduce frecuentemente el sistema de proteccin del paquete daguerriano. Su
soporte es una placa de hojalata lacada en negro por ambas caras. Se emulsionaba con
colodin hmedo, usndose como agente sensibilizador colodin yodado, sumergido en
nitrato de plata, aplicado en hmedo sobre el soporte metlico cepillado y limpio de
huellas.
El cloruro de mercurio fue usado para aumentar la blancura de las luces. Se usaba
frecuentemente en joyera.63

B. Procesos de copia
1. Papel a la sal o papel salado
Inventado por William Henry Fox Talbot en el Reino Unido en el ao de 1839. Estuvo en
uso comercial entre 1841 y 1850, con un breve resurgimiento en la dcada de 1890. Los

62 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentacin fotogrfica. 1999. Pg. 51.
63 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentacin fotogrfica. 1999. Pg. 52.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

papeles a la sal obtenidos travs de un proceso de copia por contacto con un negativo
calotpico se denomina tambin calotipos.

Es un proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa, por lo que presenta imagen
embebida en las fibras del papel. Si es un calotipo puede verse la estructura del negativo
del papel y una cierta perdida del detalle. Su soporte es papel y no presenta emulsin,
excepto el apresto propio de un papel de escritura (gelatina o almidn). Su imagen final
es plata fotoltica (frecuentemente virada al oro)

2. Cianotipo
Inventado por John Herschel en el Reino Unido entre 1840 y 1848. Su uso comercial se
extendi entre 1880 y 1940, aunque su declive se inicio en 1920. Fue usado de manera
masiva por los fotgrafos y de manera industrial para el copiado de planos.
Proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa sobre papel, que al no llevar emulsin
presenta la imagen embebida en las fibras del soporte. La imagen final est compuesta de
sales de hierro (ferrocianuros frrico y ferroso). Se usaba como agentes sensibilizadores:
amonio, citrato de hierro y ferrocianuro potsico. Su procesado consista en embeber el
papel de la copia con la mixtura, exponerlo a la luz en contacto con el negativo y lavarlo.
Un rasgo caracterstico de este proceso es el marcado color azul que presenta su imagen
sobre una superficie mate.

3. Platinotipo
Desarrollado por Wil Willis y Alfred Clements en Estados Unidos entre 1873 y 1879.
Se us comercialmente entre 1880 y 1930. Se trata de un proceso de una sola capa de
papel. Al no llevar emulsin presenta imagen embebida en las fibras de papel. Se basa en
la capacidad de los compuestos ferrosos de reducir las sales de platino. Como agentes
sensibilizadores se usaron: cloro-platino potsico, oxalato frrico, cido oxlico, clorato
potsico y agua.
La presencia de sulfato de bario como capa intermedia impide ver la fibra de papel y
aumenta la luminosidad y el contraste. Las copias se montaban en un soporte secundario.
Los virados al oro producen un tono clido, y los virados al ror-platino un tono
verdoso.

4. Colodin mate POP (Printing-Out Paper)


Virado al oro platino. Su uso comercial se dio entre 1894 y 1940 , iniciando declive a
partir de la dcada de 1930.
Es un proceso de ennegrecimiento directo de 3 capas sobre papel. Las copias presentan
un tono mate y una gran riqueza tonal. La imagen final aparece suspendida en una
emulsin de colodin. Las fibras de papel son parcialmente visibles bajo una capa de
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barita (sulfato de bario). La imagen final es plata fotoltica, oro y platino. Los soportes
se sensibilizan de manera industrial con cloruro de plata disperso en el colodin. Se
procesaban exponindolos a la luz bajo un negativo por contacto, despus se lavaban y
fijaban en al tiosulfato de sodio tras un doble virado de al oro y al platino.
Las imgenes presentan un tono neutro sin ningn sntoma de desvanecimiento de xido-
reduccin en las partculas de plata. Las fibras de papel parcialmente visibles en el rea
de luces, donde la presencia de imagen final es mnima o nula. Las copias se montaban
sobre un soporte secundario.

5. Fotografas de bromuro de plata


Durante la mayor parte del siglo XX se utilizo el papel fotogrfico sensibilizado
con bromuro de plata para el revelado de las fotografas en blanco y negro, pero su
introduccin data de 1890. Esta tcnica consista en un papel de revelado qumico (que
liber al fotografo de la exposicin a la luz solar de las pruebas) sobre el que se extiende
una delgada capa de gelatina, en la que se incrustan diminutos cristales de bromuro de
plata (AgBr) o de yoduro de plata (AgI) . A estos cristales se les llama tambin granos.
En el cuarto oscuro, se refleja la imagen de un negativo sobre este papel exponiendo la
imagen (dicha imagen es, en definitiva, luz de una determinada composicin de frecuencias
reflejada por la misma). Entonces, la energa que portan los fotones que constituyen dicha
luz provoca una reaccin qumica en los granos de AgBr (o AgI). La reaccin se produce
de la siguiente forma:
Los granos o cristales de AgBr (o AgI) consisten en una red cristalina de cationes Ag(+)
y aniones Br-(-). Algunos de los huecos que posee la red cristalina estn ocupados por
cationes Ag(+), que debido a la energa trmica que posee la red no ocupan su posicin
normal en la red, sino que constituyen un defecto de la misma. Al llegar la luz a la red, su
energa provoca la cesin de un electrn desde sta al catin Ag(+) que ocupa el hueco,
de manera que este se reduce y se transforma en un tomo de plata neutro segn la
reaccin:
Ag(+) + e(-)--->Ag (atmico). De esta manera la imagen es fijada en el papel y obtenemos
la fotografa

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Componente de la Fotografa

Emulsin: capas sensitivas de sal de plata en un


medio gelatinoso con otras cargas.

Untura: impide la reflexin no deseada que pueda


producir aureolas en la imagen

Soporte

La fotografa en Costa Rica


La investigacin relacionada con el origen de la fotografa en Costa Rica a sido poco
estudiada, principalmente por la poca informacin con que se cuenta y porque la mayora
del material fotogrfico patrimonial costarricense del siglo XIX y principios del XX se
ha perdido.
An as, Rogelio Mora Sedo, en su trabajo final de graduacin, elabora una cronologa
sobre el origen de la fotografa en Costa Rica, donde establece dos perodos:

A- Primera fase 1850-1875


Segn Mora, los orgenes no estn bien definidos, y pese a ser inventada la fotografa en
1839, su llegada a Costa Rica pudo tardar alrededor de unos diez aos. La problemtica
radica en la falta de una bibliografa temtica y definida sobre el origen y posterior
evolucin de la fotografa en nuestro pas.
Citando al historiador costarricense Carlos Melndez, se sabe que para 1848 se hallaba
en San Jos el fotgrafo daguerrotipista Dabo; en 1850 se cita a H. Hobarti y por esa
misma fecha Faber, pero es Lorenzo Fortino como el primer y mas importante fotgrafo
de esta poca.
Durante la dcada de 1850 en varios peridicos locales aparecieron anuncios publicitarios,
como por ejemplo el aparecido el 14 de mayo de 1859 en la Crnica de Costa Rica:
Tomas C. Rodees, retratista fotgrafo y al Daguerrotipo, Ambrotipo, etc. Habiendo
recibido lo necesario para sacar retratos en papel, vidrio, placas de fierro, etc.,
ofrece sus servicios al pblico. Calle del Cuo N 12....
Con lo anterior se puede concluir que para la dcada de 1850 ya estaba establecido
el arte y negocio de la fotografa, aunque las investigaciones no arrojan datos sobre su
aceptacin por parte del pblico y no se conservan obras de este perodo.

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Por otra parte, Mora concluye que la fotografa fue introducida en Costa Rica por
fotgrafos forneos, norteamericanos y europeos, viajeros que en algunos casos optaban
por quedarse algn tiempo ms de lo acostumbrado, a ellos debemos sin lugar a dudas
las vistas mas antiguas que al presente conservamos.
Durante este perodo, Carlos Melndez, seala como al fotgrafo ms importante al
norteamericano T. C. Rhodes, lo anterior porque su larga permanencia en el pas hace
suponer una fructfera y profusa labor fotogrfica en nuestro pas.
Entre otros tambin se menciona al italiano Lorenzo Fortino, quien se lleg a asociar
con el norteamericano Edward J. Hoey , quien al parecer vivi muchos aos en Costa
Rica. Otro fotgrafo de este perodo es Vicente Lachner Brand quien hacia 1865 ejerca
la profesin en Cartago.

B. Segunda fase 1875-1900


A partir de 1870 se da un incremento en la llegada de fotgrafos extranjeros a Costa
Rica. En este perodo, Carlos Melndez cita el trabajo de Otto Simeon y el ms destacado
de todos, Harrison Nathaniel Rudd, a quien se le considera como el ms relevante de
Costa Rica en las tres ltimas dcadas del siglo XIX.
Entre los mas destacados tambin figuran los hermanos Paynter quienes fundan la firma
Paynter Bros, desarrollando una importante y fecunda tarea fotogrfica, bsicamente
de estudio. Otros fotgrafos destacados a fines del siglo XIX son Francisco Valiente,
Fernndo Zamora, F. De Fienne, Romualdo Roa Escandn, Lorenzo Gallardo y Henry
Morgan.
Henry Morgan es un norteamericano que publica en 1892 un libro de Vistas de Costa
Rica, que bien puede ser el primer lbum de su gnero que se conociera en Costa Rica.
Es un libro de regular formato con fotografas no muy grandes y la obra se compone de
unas 50 fotografas.
Al iniciar el siglo XX, la tcnica fotogrfica est plenamente arraigada en la sociedad
josefina. Para este perodo destacan los fotgrafos Amado Cspedes Marn, quien
paralelamente se desarrollaba en la cinematografa, adems de Max Rudn, Federico Mora
y Prospero Caldern, quien a su vez era un excelente fotograbador, ocupado por varios
aos en el cargo de director de la clebre revista Pginas Ilustradas.
Pero los que alcanzaran mayor renombre seran Manuel Gmez Miralles, Felix Robert y
Francisco Paco Hernndez, a quien se le lleg a considerar como el mas profesional de
los fotgrafos de estudio.

b. Novsimos soportes
El avance tecnolgico desarrollado por la humanidad en los ltimos treinta aos esta
generando la creacin constante de nuevos soportes, muchos de los cuales quedan
obsoletos al poco tiempo de salir al mercado.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

A estos los llamaremos como novsimos soportes,y consisten en unidades de almacenamiento


reconocidos como dispositivos perifricos de los sistemas de cmputo, que actan
como un medio fsico para la grabacin de los datos y ficheros, manejados por usuarios
gracias a distintas aplicaciones que se ejecutan en estos sistemas. De manera que estos
componentes fsicos o materiales en los cuales se almacena la informacin se denominan
dispositivos de almacenamiento.

Estos se clasifican en cuatro tipos:

a. Mecnico
Tarjetas perforadas

b. Magnticos
Unidad de cinta
Unidades de disquetes
Unidades de compresin ZIP
Unidades de disco duro
c. pticos
Unidades de CD
Unidades de DVD

d. Digitales
Cmaras fotogrficas y de video
La llave maya
Tarjetas de memoria o Memory Cards
Fotografa digital

b.1 Tarjetas perforadas

El primer dispositivo desarrollado fue el sistemas de lectura de tarjetas perforadas,


muy utilizado despus de la segunda guerra mundial. Este sistema esta formado por una
unidad de entrada a un computador que transforma la informacin contenida en forma
de perforaciones en la tarjeta en seales elctricas binarias.
Las tarjetas eran arrastradas una a una de forma mecnica desde el cajn de alimentacin a
la estacin de lectura. Las tarjetas pasan longitudinalmente entre las clulas fotoelctricas
y una fuente de luz. Las fotoclulas detectan la presencia de un orificio al captar la luz
procedente del otro lado de la tarjeta. De esta forma y con un circuito decodificador
adecuado se rellena la memoria intermedia de la lectora con la informacin de una
tarjeta en un cdigo. Una vez llena la memoria intermedia, se transmite su contenido al
computador central mientras se procede al arrastre de la siguiente tarjeta.
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Los dispositivos de almacenamiento han evolucionado en forma notable y este ritmo se


ha acelerado con los avances tecnolgicos y el crecimiento del mercado favorecido por
el consumidor en su bsqueda incesante de mayor capacidad de almacenamiento, lo cual
a facilitado el desarrollo de muchas tecnologas y dispositivos nuevos.

b.2 Dispositivos de almacenamiento magnticos.


Los dispositivos de almacenamiento magntico incluyen a todo aquel documento sonoro,
informtico o de imgenes en movimiento cuyo soporte sea una cinta magntica. Afines
de la dcada de 1930 este soporte fue elaborado con hilos metlicos magnetizados y
para la dcada de 1940 se utiliz bandas magnticas de diversos tipos y materiales, o sea
son aquellos que utilizan la propiedad de los metales, o las cintas cubiertas con material
ferroso.
Estos documentos estn formados por seales que durante su lectura, son reconvertidas
a imagen, sonido o informacin grfica. La banda ofrece su informacin en los equipos de
lectura por friccin contra un cabezal. El primer reproductor magntico de alta calidad
se desarrolla en 1947 por la firma norteamericana AMPEX que produce una cinta de 2
pulgadas.
La cinta est formada por una base de acetato de celulosa, policloruro de polivinilo,
polietileno o tereftalato de polietileno (polister), siendo hoy en da el ms utilizado
por su gran resistencia e inalterabilidad frente a los dems soportes. Sobre la base est
depositado un revestimiento magntico formado por dos capas: la primera ubicada en el
anverso es una emulsin formada por partcula en que las primeras cintas eran de xido
frrico y ms recientemente de dixido de cromo, aglutinadas por medio de poliuretano.
La segunda capa en el reverso formada de partculas de carbono, tambin aglutinadas por
medio de poliuretano la cual ayuda a aminorar la electricidad esttica, las contracciones
y consecuentemente el enroscamiento.
En los aglutinantes tambin hay compuestos como los lubricantes, destinados a reducir
el efecto abrasivo de la cabeza magntica y funguicidas, para impedir el crecimiento de
mohos parsitos. No es fcil explicar porque se deterioran este tipo de soporte, debido
la discrecin o secreto industrial de los fabricantes.
En los aos 70 sale la cinta de una pulgada que ofrece una mayor calidad de imagen y
posteriormente aparecen los de 3/4 de pulgada (U-MATIC) y los de 1/2 pulgada beta cam
y VHS. Entre 1947 y el 2000 salieron al mercado unos 100 formatos
En trminos generales, estos soportes se fabrican con los siguientes materiales;

1.Base de polister
2.Capas superficiales de diferentes materiales como polietileno, adhesivo poliuretano,
partculas de xidos metlicos y una capa de carbono
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

b.3 Discos Flexibles


Estn construidos de material plstico flexible, el cual est recubierto de material
magntico (ferromagntico) sobre el cual el cabezal grabar los datos.

Tipos de disketes:
Segn su tamao: de 5,25 pulgadas de dimetro, y de 3,5 pulgadas de dimetro. El
primero se encuentra obsoleto.
Segn su capacidad: Pueden ser de doble densidad y de alta densidad.
Doble densidad de 5,25 pulgadas, 360 kB de capacidad.
Doble densidad de 3,5 pulgadas, 720 kB de capacidad.
Alta densidad de 5,25 pulgadas, 1,2 MB de capacidad.
Alta densidad de 3,5 pulgadas, 1.44 MB de capacidad.
De todos estos, solo el ltimo se sigue utilizando, aunque en pocos aos acompaar a
los dems dispositivo en el museo de la obsolescencia.
En la dcada de los noventas, surge el sper disk y el ZIP, con las mismas caractersticas
fsicas pero con una capacidad de almacenamiento superior. Pero el surgimiento de
dispositivos pticos y digitales con gran capacidad de almacenamiento los desplazo.

Almacenamiento por cintas


Los dispositivos de almacenamiento de acceso secuencial estn representados por las
cintas (tapes). Este es precisamente su principal inconveniente: no soportan el acceso
aleatorio a los datos, es decir, la unidad de lectura debe explorar la cinta hasta hallar una
informacin especfica. Por este motivo, la rapidez de acceso a los datos en las cintas
es menor que la de los discos. En consecuencia, a mayor capacidad de almacenamiento,
mayor longitud de la cinta y, consiguientemente, mayor tiempo de acceso.
Las cintas consisten en un soporte flexible sobre el que se deposita una pequea pelcula
de material magnetizable (xidos o metales). Durante los procesos de lectura y escritura,
esta banda de material magnetizable debe moverse delante de la cabeza de lectura-
escritura, que es la responsable de traducir las seales magnticas en elctricas o a la
inversa.
Las cintas se suelen utilizar como medio de soporte para realizar copias de seguridad de
discos duros y como soporte para el almacenamiento de grandes bases de datos.
En estos sistemas de almacenamiento masivo, la cinta se enrolla en unas bobinas, unos
cassettes o en unos cartuchos, y unas poleas se encargan de arrastrar la cinta a una
velocidad constante delante de la cabeza de lectura-escritura y de amortiguar los
tirones de bobinado de los motores. Estos dispositivos son medios removibles, fiables y
econmicos con capacidades de almacenamiento elevadas.

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Cintas blandas
Las cintas blandas, tambin conocidas como floppy tapes, son unidades que hacen uso de
la controladora de la disquetera y codifica los datos posicionando la cabeza de lectura-
escritura directamente sobre la banda magntica. La ventaja de esta opcin es que elimina
la necesidad de tener que comprar la electrnica de una nueva controladora para este
dispositivo.

Cintas de audio digital (DAT)


Las cintas de audio digital de 4 mm o DAT (Digital Audio Tape) son unidades de
almacenamiento con capacidad para grabar hasta varios gigabytes de informacin en
un nico cartucho. Son dispositivos de pequeas dimensiones, econmicos y rpidos,
sin embargo sus unidades lectoras son caras y tienen el inconveniente que no existen
estndares al respecto.
La tcnica de grabacin empleada con las cintas DAT, conocida como tcnica de
exploracin helicoidal, se basa en que la unidad de lectura-escritura utiliza un tambor
giratorio que solapa las pistas de grabacin en lugar de la cabeza de grabacin esttica
que se emplea con las unidades de cinta anteriores.
Las cintas de audio digital o DAT son utilizadas en las mismas aplicaciones que las cintas
de cuarto de pulgada, como medio de backup pero con unas caractersticas que les
permiten disponer de mayores capacidades de almacenamiento y fiabilidad. Son una
alternativa de almacenamiento tanto para ordenadores personales, estaciones de trabajo
y servidores de red.

Cintas de 8 mm (llamadas tambin Hexabyte)


Las cintas de 8 mm pueden almacenar varios gigabytes de informacin en un nico
cartucho, pero como sucede con las DATs, sus unidades lectoras tienen precios muy
altos. Su aspecto es similar al de las cintas empleadas en los sistemas de vdeo. La tcnica
de grabacin utilizada es la misma que la que se emplea con las cintas DAT.
Las cintas de DAT son, dentro de las unidades de almacenamiento secuencial, las que
ofrecen mayores capacidades de almacenamiento, pero su precio tambin es el ms
elevado. A pesar de ello, para los usuarios con unas necesidades de almacenamiento de
copias de seguridad grandes, las cintas de 8 mm y las cintas DAT son la solucin ms
adecuada.

El Disco Duro
Un disco duro es un dispositivo que permite el almacenamiento y recuperacin de
grandes cantidades de informacin. Los discos duros forman el principal elemento de la
memoria secundaria de un computador, llamada as en oposicin a la memoria principal o
memoria RAM (Random Access Memory, memoria de acceso aleatorio).

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El inconveniente que sigue existiendo es la falta de estndares que unifiquen los productos
existentes. Dentro de este medio de soporte, existen las siguientes variedades:

Cintas de 1/2 pulgada


Las cintas magnticas de 1/2 pulgada se basan en una cinta de Mylar de 0,5 pulgadas
de ancho y varias micras de espesor, sobre la que se deposita una capa de un material
magnetizable (xido de hierro, xido de cromo, etc.) de otras pocas micras de espesor.
Las 0,5 pulgadas de ancho se dividen en nueve pistas, cada una asignada a su correspondiente
cabeza de lectura-escritura. As se leen nueve bits en paralelo, ocho de datos y uno de
paridad.
Estas unidades fueron el dispositivo de almacenamiento masivo de informacin utilizado
inicialmente en entornos mainframe. Debido a ello, todava hoy es uno de los soportes de
acceso secuencial ms utilizados para el almacenamiento de copias de seguridad de los
datos manejados por grandes sistemas y de grandes bases de datos.

Cintas de 1/4 pulgada (QIC, Quarter-Inch Compatibility)


Las cintas de 1/4 pulgada se presentan en cassettes y su principal inconveniente es la falta
de estndares al respecto, que impiden que una cinta grabada por un sistema pueda ser
leda por otro distinto.
Las cintas de cuarto de pulgada o QIC son una alternativa a las cintas de 1/2 pulgada
como medio de backup. Sus principales aplicaciones se encuentran como soporte
para el almacenamiento de copias de seguridad de grandes sistemas de red local y de
grandes bases de datos que buscan absoluta seguridad en cuanto a disponibilidad de la
informacin. Es tambin una alternativa a los costes que supone adquirir un disco duro
con la suficiente capacidad para almacenar todos esos datos aunque, eso s, renunciando
a la rapidez de acceso a los datos que presentan los sistemas de acceso directo. El
abanico de entornos informticos en que las cintas QIC encuentran aplicacin va desde
los grandes ordenadores hasta los ordenadores personales.

Cartuchos estndar DC 6000


Sobre una cinta de 1/4 pulgada se graban once pistas. Su presentacin es la de un cassette
de la mitad de tamao que una cinta de vdeo, en la que se bobinan aproximadamente
entre 300 y 600 pies (90 - 180 m).

Minicartuchos DC 2000
Su presentacin se realiza en un cassette ms pequeo que el anterior (minicartucho)
y similar al de un cassette de audio, con longitudes de entre 140 y 185 pies (39 - 52 m).
Estos cassettes poseen un chasis resistente de metal, ruedas de bobinado de precisin y
una correa de amortiguacin que ofrecen una elevada calidad de grabacin y una mnima
deformacin de la cinta.

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Un disco duro forma una caja hermticamente cerrada que contiene dos elementos no
intercambiables: la unidad de lectura y escritura y el disco como tal.
La unidad es un conjunto de componentes electrnicos y mecnicos que hacen posible
el almacenamiento y recuperacin de los datos en el disco.
El disco en sus orgenes era una pila de discos, llamados platos, que almacenaban
informacin magnticamente, actualmente es solo un disco. Cada uno de los platos tiene
dos superficies magnticas: la superior y la inferior. Estas superficies magnticas estn
formadas por millones de pequeos elementos capaces de ser magnetizados positiva
o negativamente. De esta manera, se representan los dos posibles valores que forman
un bit de informacin (un cero o un uno). Ocho bits contiguos constituyen un byte (un
carcter).

b.4 Dispositivos de almacenamiento ptico.


La tecnologa ptica de almacenamiento lser es ms reciente. Su primera aplicacin
comercial masiva se dio en el CD de msica, que data de comienzos de la dcada de 1980.
Los fundamentos tcnicos que se utilizan son relativamente sencillos de entender: un haz
lser va leyendo (o escribiendo) microscpicos agujeros en la superficie de un disco de
material plstico, recubiertos a su vez por una capa transparente para su proteccin del
polvo.
Se usa la propiedad de reflexin para poder leer datos mediante un fotodetector. La
intensidad del rayo de luz al leer debe ser muy inferior a la de escribir para as no daar
al disco.
Los discos compactos pueden clasificarse segn su naturaleza o sus aplicaciones en:
El CD-ROOM es moldeado en plstico e incorpora una espiral continua de hendiduras
que contienen los datos. La informacin es protegida por una cobertura de laca y un
substrato plstico. Solo puede ser usado por el usuario y grabado por un fabricante.
El CD-regrabable: es un sistema ptico de escritura y borrado por parte del usuario y
se usa desde 1993.
La utilizacin de los medios de almacenamiento compactos ofrecen mltiples beneficios
tales como disponer de grandes volmenes de informacin en espacio reducido, facilidad
de transportacin, integridad del medio y la informacin (difcilmente alterable), exactitud
y precisin al recuperar los contenidos.
Entre sus usos ms comunes, lo podemos encontrar en:
Msica: obras musicales clsicas, populares, folklore o rock, entre otros.
Educativo: Programas de apoyo, manuales, prcticas, apoyos grficos y auditivos.
Mercadotecnia: correo directo, catlogos electrnicos, demos, publicidad.
Tecnologas de la informacin: software, instrucciones de uso de productos y
servicios, CD interactivo con contenidos en lnea.
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Empresarial: informes anuales, presentacin corporativa, currculum empresarial,


manuales interactivos de entrenamiento o demostraciones
Editorial: libros electrnicos, audio libros, cursos de idiomas, complementos a
textos impresos.

Disco de Vdeo Digital


Disco de vdeo digital, tambin conocido en la actualidad como Disco Verstil Digital
(DVD), un dispositivo de almacenamiento masivo de datos cuyo aspecto es idntico
al de un disco compacto, aunque contiene hasta 25 veces ms informacin y puede
transmitirla al ordenador o computadora unas 20 veces ms rpido que un CD-ROM.
Su mayor capacidad de almacenamiento se debe, entre otras cosas, a que puede utilizar
ambas caras del disco y, en algunos casos, hasta dos capas por cada cara, mientras que
el CD slo utiliza una cara y una capa. Las unidades lectoras de DVD permiten leer la
mayora de los CDs, ya que ambos son discos pticos; no obstante, los lectores de CD
no permiten leer DVDs.
En un principio se utilizaban para reproducir pelculas, de ah su denominacin original
de disco de vdeo digital. Hoy, los DVD-Vdeo son slo un tipo de DVD que almacenan
hasta 133 minutos de pelcula por cada cara, con una calidad de vdeo LaserDisc y que
soportan sonido digital Dolby surround; son la base de las instalaciones de cine en casa
que existen desde 1996. Adems de stos, hay formatos especficos para la computadora
que almacenan datos y material interactivo en forma de texto, audio o vdeo, como los
DVD-R, unidades en las que se puede grabar la informacin una vez y leerla muchas,
DVD-RW, en los que la informacin se puede grabar y borrar muchas veces, y los DVD-
RAM, tambin de lectura y escritura.
En 1999 aparecieron los DVD-Audio, que emplean un formato de almacenamiento de
sonido digital de segunda generacin con el que se pueden recoger zonas del espectro
sonoro que eran inaccesibles al CD-Audio.
Todos los discos DVD tienen la misma forma fsica y el mismo tamao, pero difieren en
el formato de almacenamiento de los datos y, en consecuencia, en su capacidad. As, los
DVD-Vdeo de una cara y una capa almacenan 4,7 GB, y los DVD-ROM de dos caras
y dos capas almacenan hasta 17 GB. Del mismo modo, no todos los DVDs se pueden
reproducir en cualquier unidad lectora; por ejemplo, un DVD-ROM no se puede leer en
un DVD-Vdeo, aunque s a la inversa.
Por su parte, los lectores de disco compacto, CD, y las unidades de DVD, disponen de un
lser, ya que la lectura de la informacin se hace por procedimientos pticos. En algunos
casos, estas unidades son de slo lectura y en otros, de lectura y escritura.

63
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

b.5 Dispositivos de almacenamiento digital.


Las primeros en surgir son las cmaras digitales, que pueden ser camras fotogrficas,
de video o ambas las cuales almacenan las imgenes digitalmente en una pequea cinta
magntica, en su memoria o bien en alguna unidad de almacenamiento.
Todos estos dispositivos presentan un estndar mundial, acordado por numerosos
fabricantes. Actualmente tenemos modelos de Sony, Panasonic, Sharp, JVC, Canon y
recientemente Sansung. Grunding y Thomson las tienen, pero no son diseos propios, si
no rplicas de las JVC.
Habitualmente las cmaras son pequeas, ligeras y sencillas de usar. Pueden ser automticas
y con objetivo de focal fija, del tipo compacto con una ptica de tipo zoom. Son cmaras
en que la ptica y el cuerpo de la cmara se pueden orientar por separado. Tienen un
visor llamado reflex (lo que ves es lo que sale en la foto), pero el objetivo no se puede
cambiar.
Estos dispositivos han desplazado a las cmaras tradicionales, pero a diferencia de
stas, su producto es una imagen digital que debe ser transferido a un dispositivo de
almacenamiento.
Para ello surgen las memorias FLASH, que son dispositivos de almacenamiento
relativamente nuevos,los cuales ofrecen gran versatilidad y seguridad,adems de comodidad
ya que su tamao no supera al de un llavero grande y la cantidad de informacin que
se puede almacenar en el hace que estos llaveros sean una buena eleccin al la hora de
elegir un dispositivo para transportar informacin rpida y en forma segura. Entre ellos
encontramos la Llave Maya y el Memory Card.

b.6 La Fotografa digital


La fotografa digital se empez a comercializar a partir de los aos de 1990 con la salida al
mercado de cmaras digitales. Su aceptacin en el mercado fue inmediata por la novedad,
el ilimitado numero de fotos que se pueden tomar y no requerir de un revelado para
poder ver las imgenes. Pero esta tecnologa no es nueva, su origen se encuentra en la
carrera espacial de los aos 1960 entre rusos y norteamericanos, quienes utilizaban esta
tecnologa para captar fotos de la luna, el espacio o la tierra.
Las fotografas digitales son captadas por cmaras, que almacenan directamente en formato
digital, dentro de su memoria o en un memory card ubicado en la propia cmara. Despus
de haber tomado las fotografas, esta imagen puede ser trasladada a un computador para
ser visualizada o procesada.
La tecnologa utilizada por las cmaras digitales, sea cual sea su tipo, se basa en la sustitucin
de la tradicional pelcula de celulosa por un chip sensible a la luz, al que se denomina
CCD y que constituye el elemento ms importante de una cmara digital.

64
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

La estructura de este chip es reticular y cada uno de sus puntos es un elemento


fotosensible que recibir ms o menos luz. Cuantos ms valores sea capaz de recibir el
CCD mejor ser la calidad obtenida con la cmara. No obstante debe tenerse siempre
en cuenta cual es nuestro objetivo al capturar la imagen ya que de poco servir obtener
imgenes de mucha precisin (alta resolucin) si su destino es ser reproducida en un
medio que requiera baja resolucin, como las pginas Web.
Finalmente obtenemos una imagen digital, la cual se caracteriza por estar representada
mediante una serie de dgitos binarios (ceros y unos). Es decir, cualquiera de las imgenes
digitales, estn almacenadas en ficheros formados por una larga coleccin del siguiente
tipo: 0010110100111101010001001010000111001........ Simplificando el esquema
de trabajo, podramos decir que cada fotografa puede ser descompuesta en una serie
de cuadriculas minsculas y elementales y, cada una de ellas estar representada por
determinado nmero de dgitos binarios que, en definitiva, representan tanto su intensidad
lumnica (ms o menos oscuro) como su color.
A cada una de estas cuadriculas elementales se las denomina pxel y, obviamente, se
obtendr mayor calidad cuanto ms pxeles se puedan distinguir ya que as se obtendr
mayor resolucin.

65
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

66
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD III

UNIDAD

LAS TINTAS

67
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

3.1 Introduccin
Las tintas es un elemento sustentado que se produce mediante la dispersin de un
pigmento en una sustancia ms o menos viscosa, apta para adherirse mecnica o
qumicamente a otro soporte para escribir, colorear o imprimir.
Entre los componentes bsicos que podemos encontrar en las tintas se pueden citar:
1. Colorantes: pigmento ya sea natural o artificial, como el holln o las anilinas64.
2. Disolvente: es el vehculo para darle fluidez desde la pluma al soporte, se pueden
clasificar en grasas como aceites minerales, vegetales y resinas o bien pueden ser
lquidas como resinas sintticas o disolventes voltiles como alcoholes o acetona.
3.Aglutinantes: o fijativo que le da cierta viscosidad que da cohesin mecnica a las
partculas colorantes entre s y a todas estas con el soportes para adherirlas, tales
como las gomas, gelatinas, aceites.
Componentes complementarios:
1. Espesantes como minerales de bario
2. Humectantes o secativos para controlar el secado
3. Antispticos o insecticidas
4. Olorantes como el alcanfor, especies de clavo o almizcle.
5. Anticogelantes como alcoholes
6. Abrillantadores como cerveza o caf.

3.2 Historia
Se disputan el honor de haber descubierto la tinta los egipcios y los chinos. Pero es
posible que ganen los chinos puesto que la tinta mas antigua que se conoce es de carbn,
originaria del extremo oriente en China y su invencin se le atribuye a Tien Tschen en el
ao 2597 ac.
Es curioso que la tinta china existiera an antes de la invencin de la escritura, sirviendo
para pintar la cermica. Recientes descubrimientos arqueolgicos hacen posible que la tinta
sea incluso mas antigua an, perteneciendo incluso a las culturas del final del mesoltico.
Estas antiguas tintas realmente eran lacas muy fluidas a base de negro humo.
Su receta bsica es tomar el negro de humo u holln, producto de la combustin de la
madera, marfil o productos vegetales, utilizando como aglutinante la goma arbiga o el
aceite.
Si bien los papiros de la poca media estn escritos con alguna suspensin cuyo
componente colorante es el negro de humo, los papiros ms antiguos posiblemente han
sido escritos con otros pigmentos.
Existen manuscritos en papiros, encontrados en el interior de las tumbas egipcias cuya
antigedad se remonta a 2500 aos antes de cristo que presenta escritos con una tinta
64 Grasa natural extrada del ndigo.
68
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

esencialmente carbnica, hecha con negro de humo y jugos gomosos de algunas plantas.
Estos jugos de origen vegetal hacen que el carbn se adhiera a la superficie del papiro,
mientras que el negro de humo se consigue quemando parcialmente huesos o materia
vegetal.
Los griegos recibieron tintas de carbn de los egipcios, pero las mejoraron, por cuanto
obtenan el negro de humo quemando aceite vegetal, alquitrn o resina, mezclndolo con
jugos gomosos que luego secaban y prensaban en forma de barras o tortas. Cuando haba
que usar esa tinta, la frotaban con agua, vino o cerveza haciendo que el negro de humo
se diluyese en l lquido. Las tintas de sepia y de negro de humo con el tiempo perdan el
color por razn de las impurezas que contenan; adems, resistan poco al agua, dado que
sta dilua el material aglutinante.
Posteriormente se desarrollan otros tipos de tintas, como las ferroglicas, cuyo uso es
tambin muy antiguo, el primero en documentar su uso fue Filn de Bizancio en el siglo
III ac. Quien describe una infusin de cscaras de nuez de agalla mezclada con sulfato de
hierro o cobre el cual produce una tinta negra.
Esta tinta es originaria de Persia, en donde crece un roble sobre el cual las avispas del
ciprs llamada gall depositan sus huevos y hace que forme una excrescencia parecida a
una nuez. El jugo de estas excrecencias contiene cido glico y tanino que se oxida al
contacto con el aire, produciendo una mancha permanente marrn amarillenta sobre
el papelo cualquier material adecuado para la escritura. Agregando a ese jugo diversos
compuestos minerales que en la actualidad son sales de hierro, adquiriendo as un tono
azul verdoso, negro o azul.
Pero las tintas qumicas a base de hierro, ya se conocen desde manuscritos del siglo I ac.
Los tipos de sulfato de hierro y extractos de agalla se generalizaron al principio de la
poca medieval. Como curiosidad se debe citar de esta poca las tintas de prpura de
los emperadores bizantinos.
Esta tinta era extrada de un molusco marino mediterrneo llamado mrice o conchil el
Purpura lapillus. Se produca una tinta prpura que se usaba para escribir los ttulos de los
volmenes y era un privilegio de emperadores el firmar o escribir con esa tinta.
En el pacfico costarricense crece un molusco que produce una tincin parecida, y fue
utilizada durante el perodo colonial para teir hilo de algodn, pero se desconoce su
uso como tinta caligrfica. En 1803 Jos Salvador informa al Rey de Espaa sobre el
procedimiento de obtencin de la tinta:
ste encierra dentro de un gusano que con su jugo se tie hilo morado, cuya maniobra
es prolija y trabajosa, pues para que expida la tintura el enunciado sopla por una de sus
puntas y verificado esto se vuelve colocar en el mismo lugar en que estaba, y pasado
un mes vuelve a servir y sucesivamente se sigue este mtodo; este caracol se pesca
en la Costa de aquel Partido (Nicoya). El hilo antes de teirse se prepara lavndose y
dejndolo en espuma de jabn nterin se verifica la pesca; conseguida sta se tie con el
69
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

jugo indicado, el que toma color amarillo, y puesto al sol para que se seque se convierte
en el de morado. 65
Este hilo teido de morado, alcanzaba altos precios en el mercado, por lo cual algunos
Alcaldes Mayores de Nicoya se aprovechaban y obligaban a la poblacin nativa a teir
grandes cantidades. Es por ello y por lo trabajoso del procedimiento de obtencin del
tinte que no se despertara el inters comercial en producirlo como tinta caligrfica.
Otras tintas raras utilizadas en el medioevo son las tintas metlicas de oro y plata usadas
en los claustros medievales para la iluminacin de manuscritos y que son suspensiones
en aglutinantes o gomas de los metales nobles.
Las tintas ferroglicas son fabricadas a base de hierro y agallas. Su receta bsica es tinta
de agalla, goma arbiga y un disolvente como agua, vino, o vinagre. Desde el siglo XI se
conoce distintas recetas, pero en 1660 el italiano Canneparicus da su famosa receta de 1,
2, 3 y treinta hace la buena tinta que consista en una parte de goma arbiga, dos partes
de hierro, tres partes de nuez de agalla y treinta partes de agua.
El hierro usado en la mezcla se llamaba vitriol y se extraa de la naturaleza como sulfato
de hierro. De la nuez de agalla o roble se extraa el tanino que es el cuerpo principal de
la tinta. Al reaccionar la mezcla del tanino con el sulfato de hierro con la luz se da un
proceso de oxidacin reduccin que da como producto la coloracin negra de la tinta.
Este proceso de oxidacin ocurre dentro de las fibras de papel lo cual hace una tinta muy
estable frente al agua. El deterioro que produce esta tinta es producto de la proporcin
del hierro y el tanino.
En 1856, se introdujo un nuevo tipo de tinta ferroglica que se llamo tinta de alizarina por
contener algo del colorante de la planta rubia (Rubia tinctorum), un derivado de la alizarina.
Pero su eminente progreso tcnico se debe a que contena sulfato de hierro bivalente,
siendo la primera tinta que era una solucin y no una suspensin de pigmentos. No se
necesitaba aditivos de goma arbiga o de otras sustancias para mantener la suspensin.
Daba primero un texto de tono un poco fuerte que luego, por oxidacin del hierro, se
pona mas fuerte.
Con la tinta de indulina, que ofrecieron Coupier y Collin en 1873, empieza la poca
moderna de las tintas sintticas, que rpidamente se impusieron. Paralelamente surgen
las tintas de copiar, hechas a base de violeta de metilo y de eosinas.
La tinta de bolgrafo descubierta en 1935 es normalmente una anilina semigrasa que para
penetrar en el papel necesita de un penetrante o fijativo como el alcohol y derivados.
La de roturador o marcador es tambin una anilina no grasa soluble en alcohol o acetona.
Con respecto a la mayora de las tintas caligrficas utilizadas hoy en da, a excepcin
de las frmulas de tintas de carbn hechas bajo recetas antiguas, todas tienen en lugar

65 Fernnde Bonilla, L. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. Tomo X, pgs. 295-296.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

de sustancias vegetales, colorantes sintticos de gran variedad y mal conocidos por el


secreto comercial de los fabricantes. Su mayor enemigo normalmente es la luz.

3.3 El lpiz
El lpiz de madera aparece en el siglo XVI en Inglaterra donde encontraron en una mina
un material muy parecido al plomo. A principios del siglo XIX un norteamericano lo
coloco entre madera y cre los primeros lpices. Posteriormente se descubri que no
era plomo, sino una variante de carbn al que llamaron grafito.
El grafito tiene al igual que el carbn, caractersticas de resistencia a la luz, al agua y a los
microorganismos, siendo aconsejable para anotaciones en documentos por ser idneo
para el papel.

3.4 Impresiones modernas


Las impresoras modernas como las de inyeccin de tinta realizan la impresin en forma
mecnica por una impresora y no por luz. La impresin se realiza con cuatro colores,
magenta, amarillo, cyan, y negro, de manera que la impresora proyecta la tinta donde se
le ordena. Se realiza mediante un sistema D O D , o sea que el disparo por un can
que tiene un sistema de calefaccin que aumenta la temperatura de la gota de tinta que
la empuja justo donde la ocupa, lo cual ocurre en un milisegundo. El problema es que muy
inestables a la luz y al agua.
La impresin Laser es electrosttica, o sea con un toner negro muy estable a la luz, el cual
se adhiere al soporte gracias a una matriz fijando la tinta gracias al calor.
Propiedades que deben exigirse de las tintas

a.Valor Cubritivo
Una tinta cubre cuando llega a tapar por completo el fondo a que es aplicada. Las
impresiones anteriores o colores diferentes no deberan traslucirse. En ello influye la
intensidad de laca, la concentracin de los pigmentos y la clase de agente fijador del
colorante.
En general las tintas con cuerpos colorantes qumicos o de tierras son cubritivas. La
propiedad opuesta se presenta en las tintas transparentes que dejan traslucir el color del
fondo sobre el cual van impresas. Tinta transparente de tono rojo impresa sobre fondo
verde marrn; un tono azul sobre fondo anaranjado = verde olivo; un tono amarillo sobre
fondo azul = verde.
La falta de concentracin o posible agregado de blanco transparente, influye en el valor
cubritivo. Por otra parte, los agregados cubritivos, como los blancos plata o titanio, vuelven
la laca transparente en tinta cubritiva.

71
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

b. Poder Secativo
El poder secativo de las tintas no es uniforme y menos aun cuando este valor depende
de factores como el papel, la temperatura, la humedad del ambiente, etc..
Conviene que la tinta en el recipiente contenga la menor cantidad de secativo posible
para evitar una descomposicin prematura.
c. Resistencia a la Luz
No slo se refiere a la accin de los rayos solares, sino tambin del aire, calor y humedad.
Hay que considerar adems las emanaciones sulfhdricas de cloro o de cidos. Muchas
tintas se destien bajo la accin de los rayos solares. La laca rubia, considerada resistente
a la luz, se decolora en un ambiente que contiene vestigios de cloro. Las fbricas de tintas
han establecido cuatro grados de resistencia a la luz, siendo el primero el mayor y el
cuarto, el menor.

d. Antialcalina
Deben ser todas las tintas para los impresos que en su elaboracin posterior llegan
a contacto con ciertos engrudos, con jabn slido o en polvo, soda, etc. Ejem., el azul
ultramar es antialcalino.

e. Insolubles
Son las tintas tipo y litogrficas que despus de la impresin ofrecen la debida resistencia
al agua. La misma propiedad deben tener los pigmentos que han de servir para las tintas
para offset, litografa, heliograbado, y hojalata.

f. Resistencia al alcohol
Comprende la invariabilidad de las tintas al ser barnizadas, ya que el alcohol se encuentra
en los barnices en calidad de solvente voltil, directo de las resinas. Aunque se conocen
los pigmentos barnizables, siempre es preferible consultar al fabricante.

3.5 Las tintas negras

a. Negro del humo


El holln, obtenido por la combustin de sustancias orgnicas, es uno de los cuerpos
colorantes ms intensos que se conoce. Es muy resistente a la luz, a los cidos y a los
agentes atmosfricos, es insoluble, no altera el papel, ni otras tintas al ser mezclado.
El holln, lleva nombres distintos segn la materia prima empleada; su denominacin
general es negro de carbn ya que es carbn puro.
El ms barato se obtiene de la combustin de aceites minerales y de maderas resinosas.
Los hogares en que stos se queman pueden reducir y graduar la entrada de aire; se
consigue la combustin mas conveniente con el oxgeno del aire y se obtiene un mximo
de cantidad y una mejor calidad de acuerdo con las materias primas empleadas.
72
El holln se deposita en cmaras especiales de largo recorrido, cuya salida, tapada con un
pao deja pasar nicamente los gases. Una vez apagado el hogar, se retira el holln de las
cmaras para calcinarlo.
Sometido a fuerte calor, se queman las partculas extraas, perdiendo cierto tono marrn,
el olor caracterstico y los aceites que suelen adherirse al holln, durante su fabricacin
y que podran traspasar el papel o aparecer sobre el mismo en franjas amarillentas
alrededor de las letras impresas, como si se tratara de una tinta de doble tono.
El negro de carbn se encuentra en la tinta en una proporcin de 12 en 100 Kilos de tinta
negra diario para rotativas, hasta de 60 a 100 Kilos de tinta negra de calidad para offset.
En otras, la proporcin es de 40 a 50 en 100 Kilos de tinta negra de ilustracin.
La tinta negra de escritura, tiene el contenido mximo de negro de carbn, 65%
aproximadamente.

b. Negro de Lmpara
Holln desengrasado, se elabora en general para tinta china y es estable.
El negro de lmpara es de calidad superior. En sta, los aceites minerales pasan a
quemadores muy parecidos al sistema de lmparas de kerosene. El holln se deposita,
segn su peso, en varias cmaras, quedando as clasificado. El ms liviano resulta parecido
a la calidad de holln del negro de gas.

c. Negro de Gas
El negro de gas es el mas fino de los hollines. En los grandes yacimientos petrolferos
americanos, se queman los gases naturales bajo cilindros de acero en rotacin y refrigerados
en agua. El holln se adhiere a la superficie metlica de los mismos y al girar el tambor, cae
del otro lado en recipientes. Hay tambin otros procedimientos de fabricacin del negro
de gas que casi siempre resulta tan limpio y uniforme que no requiere ser calcinado.

d. Negro de Marfil (ivory black, noir divoire)


Se obtiene por calcinacin de huesos, cuerno de ciervo, etc., en vasijas cerradas y es el
negro ms puro e intenso y que se seca relativamente mejor. Se disuelve parcialmente en
los cidos y al ser calentado arde dejando muy pocas cenizas. Puede aplicarse en todas
las tcnicas. Aplicado en estado puro sobre un fondo blanco y liso, por ejemplo, sobre
una capa de blanco de Krems, se desgarra, pero no ocurre as si se le adicionan pequeas
cantidades de otros colores.

e.Tinta Negra para imprimir


La fabricacin de la tinta consiste en establecer la proporcin de los diferentes ingredientes,
segn la conveniencia. En la mayora de los casos el vehculo est compuesto y mejorado,
o sea lleva disuelto una pequea proporcin de anilina. El negro de lmpara, slo se
encuentra en las tintas de calidad. En otras, se combina varias clases del mismo, por
73
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

ejemplo, el humo de lmpara y de gas, para tinta de calidad. La cantidad de secativo, en las
tintas de calidad, suele venir agregada por la fbrica.
La mezcla de estos ingredientes se efecta en mquinas sencillas para amasar, provistas
de paletas en rotacin.
Primero se echa el barniz ya mejorado, se agrega el negro de carbn y los dems
componentes. Despus de una intensa mezcla durante unos 10 a 30 minutos, la masa se
halla lo suficientemente ligada para poder pasar al molino.
El molino, diseado para aplastar, frotar y moler la mezcla, est construido con tres o
mas tambores de acero de unos 40 centmetros de dimetro por unos 100 centmetros
de ancho til. El ltimo tambor gira en forma lenta, hallndose muy cerca del segundo, de
movimiento invertido y ms rpido.
El primer tambor gira como el ltimo, pero en forma ms rpida an. Tambin est
graduado muy cerca del segundo, precisamente para obtener un molido bien intenso. La
relacin del movimiento de los tambores es de 16: 28: 64.
Una refrigeracin de agua en dos tambores desva el calor que se produce por el roce
de las superficies endurecidas.
Segn la calidad de los ingredientes y la intensidad necesaria del molido, la tinta tiene que
pasar varias veces por el molido. As por ejemplo, la tinta de ilustracin pasa unas seis
veces, hasta que aparezca sobre la cuchilla de salida con una superficie espejada. La tinta
debe permitir apreciar una masa uniforme sin grumos ni partculas de holln y entonces
ha terminado el proceso de su fabricacin.

La consistencia de la Tinta
Debe ser adaptada al sistema de impresin y al papel. Para superficies duras y cerradas y en
mquinas impresoras de produccin lenta, se usa una consistencia fuerte. En condiciones
normales, con papel satinado y tintas con barniz artificial y compuesto o con papel para
ilustracin y tintas de la mejor calidad en impresoras con buena baticin y tendimiento
regular, la consistencia puede ser mediana. Cuando es papel de inferior calidad, de poco
encolado o con tendencia de arrancar, en impresoras automticas rpidas y a temperatura
baja, la consistencia debe ser floja.

74
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Prctica
TALLER DE TINTAS

trabajo sucio?

Objetivos
- Lograr una mejor comprensin de la composicin y fabricacin de las tintas
- Explicar cmo los usos de las tintas estn relacionados con las propiedades fsicas
y qumicas
- Investigar y describir maneras de fabricar una tinta a partir de distintos materiales
orgnicos
- Describir cmo las propiedades fsicas de las tintas se relacionan con sus usos
- Describir los cambios de algunas sustancias de uso comn cuando son utilizados
para fabricar tintas
- Distinguir entre las tintas

Contenido:
a- Preparacin de diferentes tintas de carbn
1. Uso de diferentes negros de carbn:
Carboncillo de corcho quemado
Carboncillo de hueso o marfil
Negro de humo de aceite de oliva quemado
Negro de azcar
2- Uso de diferentes aglutinantes
Goma arbiga, albmina
Gelatina
Miel
Aceite de linaza
b- Uso de estas tintas para escribir sobre un papel con pincel:
Comparar la textura y color de las tintas
Conclusiones
Comentar y responder las siguientes preguntas
Haga una lista de los tipos de sustancias naturales que antiguamente se pudieron haber
utilizado como tintas.

75
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Cuales seran algunos de los problemas con esas tintas?

Piense en al menos 4 propiedades que una buena tinta debiese tener.

Elaboracin de tintas de Carbn


Tambin se han fabricado tintas a partir del carbn, su uso data de alrededor de una
2500 aos antes de cristo. Las tintas de carbn se producan quemando aceite, resina o
alquitrn para producir holln conteniendo el carbn puro. El holln era mezclado con agua
y goma. La tinta era negro azulada, no cambia de color con los aos pero se manchaba en
presencia de humedad, y era difcil de remover de los documentos.

76
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Opcin 1: Tinta de hueso


Carboncillo: envolviendo pequeas ramas o retoos de madera/corcho/hueso apretados
en papel aluminio. El carboncillo se obtiene quemando el material en ausencia de aire
por lo que usted debe asegurarse que estn envueltas en forma segura. Pngalos en
el horno a 500f. Saque un paquete despus de algunas horas, bralo y quiebre una de
las piezas. Si est todava cruda en el interior, espere una hora o dos antes de volver a
revisar el prximo paquete. Cuando obtiene finalmente todas las ramas carbonizadas
uniformemente, entonces ha logrado su propsito.
Segunda etapa: muela el carboncillo con un mortero. El carboncillo necesita estar muy
finamente molido. Luego comience a mezclar el carboncillo con la goma arbiga en
pequeas cantidades cada vez mezcle muy bien. Si la mezcla est muy hmeda, agregue
mas carboncillo, por el contrario, si est muy polvorienta, agregue mas lquido. En alguna
etapa del proceso agregue una gota o dos de miel para hacer que la tinta se adhiera
mejor al papel. Vaya experimentando durante el proceso con el fin de encontrar las
proporciones perfectas.

Opcin 2: Carbn negro de humo


Llene una cpsula de porcelana con un poco de aceite de oliva y ponga una mecha de
algodn. Encienda la mecha y envuelva en papel de aluminio, usted puede hacer un cono
con el papel de aluminio y ponerlo sobre la llama (cuidado con las quemaduras)
Luego estire el papel de aluminio, vierta unas pocas gotas de solucin de goma, mezcle
hasta conseguir la consistencia de una tinta. Puede agregar una gota de miel para mejorar
la consistencia.

Opcin 3:Tinta de corcho


Muela el carboncillo muy finamente en un mortero, una vez molido toma una pequea
cantidad goma arbiga y mezcle minuciosamente con el carboncillo. Luego agregue miel
y mezcle hasta obtener una pasta suave. Entonces la tinta est lista para usar.

Opcin 4:Tinta de carbn a la albmina


Muela el carboncillo muy finamente en un mortero, una vez molido toma una pequea
cantidad de albmina (clara de huevo) y mezcle minuciosamente con el carboncillo.
Luego agregue miel y mezcle hasta obtener una pasta suave. Entonces la tinta est lista
para usar.

Opcin 5:Tinta de carbn con azcar


Disuelva 5 mililitros de azcar en 10 mililitros de agua al cual se agregan unas pocas gotas
de cido sulfrico concentrado. Sobre calentando esta mezcla el azcar se carboniza por
el cido, y cuando es aplicada sobre el papel deja un recubrimiento de carbn el cual no
puede ser lavado.

77
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD IV
FACTORES DE DEGRADACION DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

4.1 Introduccin
Los documentos de archivo son propensos a sufrir un deterioro lento y natural de
envejecimiento producto de muchas causas, las cuales van desde la mala calidad del
soporte hasta las deficientes condiciones de conservacin a las que son sometidas.
Lo anterior se manifiesta a travs de un cambio fsico en la apariencia del documento,
en el caso del papel, sus fibras. En los documentos con soporte de papel que han sufrido
algn dao, se desarrollan mecanismos especficos que tratan de estabilizarse con el
medio ambiente para lo cual originan una serie de compuestos con propiedades fsico-
qumicas diferentes a los elementos estructurales que alteran las funciones originales del
material.
La indiferencia administrativa es una de las principales causas de deterioro de documentos
de archivo, junto al mal manipuleo de la misma. De esta manera encontramos documentos
atacados por plagas, infectados por microorganismos o por factores fsico-qumicos,
muchos de los cuales se pudieron haber evitado si se hubiera conservado en un ambiente
adecuado de preservacin.
Para establecer el estado de conservacin de estos materiales, es necesario conocer la
composicin y estructura del material y los lmites de estabilidad con el medio circundante.
Estos lmites comprenden el conjunto de propiedades que deben mantenerse para que el
material siga cumpliendo su funcin en un buen estado de conservacin.
En el deterioro de materiales actan los siguientes elementos:
Factores de alteracin; factores capaces de inducir la transformacin de los
materiales
Mecanismos de alteracin; son una secuencia de cambios fisico-qumicos que
provocan modificaciones en ciertas propiedades especficas de material cuando
este es influenciado por factores de alteracin.
Indicadores de alteracin; son todas aquellas manifestaciones de alteracin
mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes ( o
mecanismos de alteracin) que ha sufrido el material.
Estos factores de deterioro actan sobre diversos soportes alrededor del mundo de una
manera muy similar. Esto debido a que estn elaborados a partir del mismo material, la
celulosa.
La celulosa es la materia qumica orgnica que ms abunda en el mundo. Es creada por
la pared celular de las clulas vegetales y est constituida por polisacridos (hidratos
de carbono compuesto por muchas unidades de monosacridos enlazados en una larga
cadena) siendo esta el componente esencial y estructural tpico de las clulas vegetales.
Los polisacridos en su mayora son pentosas y hexosas, su cadena est formada por
residuos de glucosa, en la que la molculas del monosacrido estn unidas entre s
por enlaces glucosdicos , que unen el carbono 1 con el 4. Las cadenas son lineales y
80
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

contienen pequeos porcentajes de unidades monmeras. La degradacin de la celulosa


se produce cuando las cadenas unidas por el carbono 1 y 4 se rompen por los agentes
internos o externos de degradacin.
Los hidratos de carbono66 es la fuente primaria de energa para los seres vivos y estructural
para las clulas. Los polisacridos son tambin importantes compuestos estructurales,
siendo el principal la celulosa, aunque esta se constituya de los mismos elementos del
almidn, la disposicin de sus molculas de cadena larga le confiere rigidez, con la cual su
papel biolgico es muy distinto.
La degradacin de la celulosa se produce cuando las cadenas se rompen por medio
de agentes de degradacin internos o externos. Lo que muchos observan como un
envejecimiento natural es el resultado de la accin lenta de los agentes de deterioro.
El efecto y causa de estos factores de degradacin no han sido todava bien estudiados,
pero en general se identifican como tipos de degradacin externos e internos.

4.2 Tipos de Degradacin internos


La degradacin interna de los materiales celulsicos y en general los orgnicos, son
causados por aquellos materiales introducidos en el soporte desde el momento mismo
de su fabricacin y que actan a mediano o largo plazo. Actan por medio de procesos
fsico-qumicos inducidos por la presencia de lignina o materiales empleados en el soporte
o la tcnica grfica. Tambin pueden influir partculas o componentes metlicos como el
hierro o el cobre.
Se identifica su accin por los cambios cromticos en el soporte, la resequedad y
pulverulencia del soporte, oxidacin de las tintas y pigmentos y la presencia de foxing o
manchas puntuales de coloracin ocre con centro oscuro definido.

En la actualidad se distinguen dos factores de degradacin: la oxidacin y la hidrlisis


cida.

4.2.1. Oxidacin
Los soportes de archivo hechos a base de celulosa son muy sensibles a la accin de
sustancias oxidantes presentes en el medio ambiente, como lo son el oxigeno del aire,
productos residuales de blanqueo utilizados durante el proceso de fabricacin de papel
o compuestos de cobre, hierro o cobalto que quedaran producto de un mal control
de calidad. Estos elementos pueden jugar un papel muy importante como catalizadores
de reacciones de degradacin, que generan la apertura y rotura de la celulosa por
oxidacin.

66 Compuesto que contiene carbono combinado con hidrgeno y oxgeno en la proporcin de dos tomos de
hidrgeno y un tomo de oxigeno por cada tomo de carbono.
81
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Para detectar agentes contaminantes

4.2.2. Hidrlisis cida


La hidrlisis cida es una degradacin ocurrida en soportes de archivo producto de
la presencia de agua y acidez lo que genera la descomposicin de la celulosa. Esta
reaccin es originada gracias a la presencia de cidos provenientes del propio soporte
incorporados en el proceso de fabricacin o bien como un producto residual. De igual
manera el soporte los puede adquirir de una manera por transferencia de algn soporte
o contenedor que lo cubra o resguarde.

Este efecto es notorio en los papeles de pasta de madera con un alto contenido de lignina
o el papel consolidado con apresto de colofonia y alumbre. El deterioro se ve acelerado
por ciertos factores externos tales como el calor, la humedad, la contaminacin qumica
o el empleo de contenedores cidos. El primer sntoma visible es una ligera decoloracin
(amarillento), que paulatinamente pasa del amarillo al marrn, al mismo tiempo el papel
pierde resistencia y se va debilitando, hasta el punto de desmenuzarse entre los dedos.

Otra causa se encuentra en el uso de tintas ferroglicas, muy utilizadas en Costa Rica
durante el perodo colonial y el siglo XIX. Estas tintas estn fabricadas a base de sulfato
de hierro o de cobre las cuales se hidrolizan generando un cido que ataca al soporte.
Adems, tanto el hierro como el cobre, permiten una degradacin cataltica oxidante de
la celulosa que se aade a esta accin de la acidez.

La acidez se caracteriza por la presencia del in hidrgeno, tomos de hidrgeno


privados de su nico electrn, y se mide mediante el pH definido como el cologaritmo
de la concentracin de iones hidrgeno. Para su medicin se utiliza un ndice de pH,
que se determina mediante una escala logartmica de 0 al 14, cada una de estas unidades
corresponden a un factor de 10 H+ . De esta manera la escala nos presenta como punto
neutro el 7, la cifra inferior a 7 significa acidez excesiva y, la cifra superior a 7 es ndice
de alcalinidad.

Neutro

0-----------------7----------------14

Acidez Alcalinidad

Los cidos se adhieren de manera cataltica sobre la celulosa. Primero se produce una
formacin rpida de un complejo intermedio entre un in hidrgeno y un tomo de
oxgeno de una cadena glucosdica. Enseguida se opera una reaccin lenta de ruptura de
esta cadena.
82
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El cido puede fcilmente penetrar las regiones amorfas y romper las cadenas polimricas.
Se deteriora las estructuras y pierden resistencia mecnica. En la celulosa de una hoja
de papel, el nmero de molculas de glucosa vara de 500 a 1500. La celulosa original, se
modifica por el proceso de fabricacin pudiendo alcanzar hasta las 10000 unidades.
Como se ha anotado en lneas anteriores, la degradacin tanto por hidrlisis cida o
por oxidacin es causada por agentes cidos y malas condiciones de conservacin.
Este proceso puede darse desde su origen gracias a los materiales empleados en su
fabricacin como el alumbre o bien aadidos despus como colorantes o tintas, en el
caso del papel.
Los productos de degradaciones de la celulosa, hemicelulosa y lignina causados por
oxidaciones producidas por la luz o por las altas temperaturas son frecuentemente
cidos y contribuyen a la acidez total del papel. Entre las causas que provocan estas
degradaciones, principalmente a documentos en soporte de papel se pueden enumerar el
alumbre, la lignina, las partculas de hierro o cobre, la presencia de residuos de blanqueo
como cloro y las tintas ferroglicas.
El alumbre es un sulfato de aluminio y de potasio, que se utiliza para precipitar el colgeno
de tipo vegetal (colofania) o animal (gelatina) y favorecer su adhesin sobre las fibras de
celulosa utilizadas en la fabricacin de papel. Esta sal cida puede, en contacto con el agua
contenida en el papel, reaccionar y formar cido sulfrico que genera el deterioro de los
documentos y se manifiesta a travs del amarillamiento del papel y su pulverizacin.
Por otra parte, al decir que el papel trae consigo la fuente de su propia autodestruccin
nos referimos a la lignina, una molcula orgnica rgida y muy ramificada, es a menudo
depositada entre las microfibrillas de celulosa en las paredes celulares, principalmente en
plantas de crecimiento secundario.
Este material amorfo y de color castao oscuro, solo es depositado en las clulas que
forman una pared secundaria porque le confiere resistencia y rigidez a la degradacin
qumica.
En la escala evolutiva, la presencia de lignina se relaciona con el desarrollo de formas
tridimensionales erectas y areas, en las cuales se hace necesario el soporte mecnico y
es precisamente de los rboles con estas caractersticas de donde se obtiene la materia
prima para la fabricacin del principal soporte escriptorio, el papel.
Su incorporacin al proceso de fabricacin del papel se remonta a 1845 cuando se
empieza a producir papel a base de pasta de madera. Los papeles fabricados con este
material con el tiempo resultan poco resistentes dado la poca cantidad de celulosa pura
que contiene, lo que genera una vida til muy corta

83
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Practica N 1

Protocolo de trabajo para la Prueba de Beilstein

Introduccin
Los materiales que contienen compuestos organo-clorados se consideran inadecuados
para la conservacin de documentos a largo plazo o para uso en los museos, debido
a que pueden producir dao a los soportes. Tales compuestos se pueden degradar y
producir gases cidos o aditivos, como plastificantes que migran hacia los soportes. Por
ello se considera importante contar con una prueba para detectar dichos compuestos y
evitar su uso en documentos de valor permanente.

Es posible analizar estos compuestos en el laboratorio, pero se cuenta con esta prueba
que es ms simple y cmoda de llevar a cabo en el taller del conservador, para que stos
examinen sus propios materiales y detecten la presencia de cloro sin tener que enviar
sus muestras al laboratorio.

Materiales:
- Alambre de Cobre (ej.: calibre 12 14 sin su aislamiento).
- Mechero Bunsen o soplete de Propano.
- Pinzas.
- cido Ntrico (HNO3) al 10 %.
Procedimiento:
Se toma el alambre con las pinzas.
Se calienta la punta del alambre al rojo vivo en la llama, hasta que no se vea ninguna
coloracin en la llama (aparte del azul de la llama), en especial tonos verdes.
Se sumerge la punta del alambre en agua destilada, luego en HNO3 (10 %). Se
repite esto tres veces para limpiar bien el alambre.
Se calienta nuevamente el alambre para asegurar que no haya coloraciones en la
llama (si no resulta, se puede intentar cambiando el alambre).

Luego de este procedimiento se puede escoger uno de los siguientes pasos:

Paso N1
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se toca rpidamente la muestra con el alambre caliente.
- Se pone inmediatamente el alambre en la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Paso N 2
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se mantiene el alambre en la llama, y se acerca al borde de la misma un fragmento
de la muestra, hasta que el fragmento se carbonice y el humo producido rodee al
alambre.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.

Paso N3
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se coloca un fragmento de la muestra cerca de la llama, o en ella, hasta que
comience a quemarse.
- Se lleva rpidamente la muestra humeante a la toma de aire del mechero (base
del mismo) de manera que el humo sea arrastrado hacia adentro por el aire y se
mezcle con los gases que llevan a la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.
Paso N 4
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se toca un trozo de muestra con el alambre caliente, acercando luego este alambre
a la toma de aire del mechero, de manera que todos los vapores sean llevados
hacia la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.

85
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Prctica N 2

Prueba para la deteccin de Lignina

Introduccin
El primer material que se utiliz para fabricar papel fue el trapo; los fabricantes andaban
de casa en casa pidiendo trapos viejos que fueran de algodn, lino o ramio. Con el
tiempo, la demanda del papel fue aumentando y los trapos no la suplan; entonces se
busc nuevas materias primas, y la que result ms apropiada fue la madera, que con su
celulosa resultaba ser lo suficientemente apta para suplir la necesidad anteriormente
mencionada.
En la actualidad existen tres mtodos para fabricar el papel; el primero es el mecnico,
que consiste en desfibrar el rbol sin ningn tratamiento posterior, dejando las fibras
con las sustancias originales del rbol; el segundo es el qumico, que consiste en desfibrar
la madera mediante procesos qumicos, en los cuales se elimina todas las sustancias del
rbol que le sern dainas al papel a largo plazo; el tercero es el mecnico-qumico, que
consiste en una combinacin de las dos anteriores, pero no sustrae todas las sustancias
qumicas del rbol, lo cual hace que ste sea un papel de calidad media.
Esta prueba consiste en detectar la Lignina en el papel, una de las sustancias ms dainas
para el mismo y que queda en el papel si se fabrica mediante los mtodos mecnico o
mecnico-qumico. Esta sustancia es daina porque provoca la produccin, mediante una
sntesis singular, de un polmero rgido en la red de la Lignina, lo cual no es deseable en el
papel. La Lignina se encuentra en la pared celular de las fibras leosas, y por tanto, en
la madera. Con esta prueba se verifica su presencia, y con ello, la calidad del papel, ya que
este polmero rgido hace que el papel se vuelva quebradizo y propicia su acidez.
El reactivo utilizado para esta prueba es el Floroglucinol, el cual forma un agente cromforo
(un compuesto con coloracin caracterstica formado a partir del compuesto analizado y
de otro adicionado con el fin de caracterizar al anterior) con la Lignina (con sus fenoles),
lo cual produce una coloracin violeta en el papel que la contenga.
Esta prueba es necesaria debido a que nunca se sabe si el fabricante realmente hizo el
papel libre de Lignina, a pesar de que l mismo lo asegure.

Materiales:
- Floroglucinol dihidratado (C6H6O32H2O).
- Metanol (CH3OH).
- cido clorhdrico (HCl) concentrado, (37 % 12 mol/L aproximadamente).
- Agua destilada.
- Botella mbar.
- Agitador de vidrio (polica)
- Gotero.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Procedimiento:
- Se define el volumen deseado de la disolucin final para llevar a cabo la prueba (en
los clculos aparece como Z, en mL).
- Se calcula el volumen X (ver Seccin de Clculos).
- Se calcula la cantidad de Floroglucinol (en los clculos aparece como Y).
- Se toma X mL de agua destilada (con probeta) en un beaker con una capacidad un
poco mayor que el volumen inicial Z (para poder agitar la disolucin al final y que
no se riegue).
- Se agrega X mL de Metanol a esta agua (con cuidado, el Metanol es nocivo).
- Se mezcla la disolucin anterior mediante agitacin con el polica.
- A la disolucin anterior se le agrega en pequeas porciones X mL de HCl (conc.),
agitando peridicamente con el polica. Mantener este orden por seguridad,
hacerlo al revs puede provocar salpicaduras que quemen la piel.
- Se pesa Y g. de Floroglucinol, y se disuelve en la mezcla anteriormente preparada,
mediante agitacin con el polica.
- Se coloca una gota del reactivo preparado, con un gotero, sobre la fibra o el
material que se desee analizar.
- Una coloracin violeta indica la presencia de Lignina.

Notas:
- La disolucin es muy inestable, se descompone con facilidad. Se debe mantener en
frasco mbar envuelto en papel aluminio, y si se desea conservar por ms tiempo,
se debe mantener en refrigeracin.
- Para asegurarse de que la disolucin funcione, se hace la prueba con papel peridico,
el cual se sabe que tiene altos contenidos de Lignina, y la prueba en este papel debe
dar positiva.

Clculos:
X = Z/3 (mL)
Y = Z/150 (g), porque para 150 mL de disolucin hay que agregar 1 gramo de
Floroglucinol (regla de tres), y se debe procurar que Y sea mayor que 0.1 g por
efectos de pesada (tener una cantidad factible para pesar en la balanza).

87
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

4.3 Factores de degradacin externos

4.3.1 Condiciones ambientales


Existen varias condiciones ambientales como la luz, la humedad y la temperatura
que pueden ser muy dainos para los documentos de archivo, que a continuacin se
comentan:

4.3.1.1. Luz
La luz solar esta formada de ondas electromagnticas cuya longitud de onda se sita entre
los 290 y 2400 nm ( 1nm = 10 9 m). El ojo humano no percibe ms que las longitudes
de onda comprendidas entre los 400 y los 700 nm, estas son las radiaciones visibles que
comprenden todos los colores del arco iris del violeta al rojo.
En los pases tropicales, la luz solar contribuye de manera intensa, en el deterioro de
los materiales archivsticos. El calentamiento excesivo por efecto de la exposicin solar,
altera las condiciones ambientales de manera general, adems que la incidencia directa de
la luz causa alteraciones fsico - qumicas.
Como la luz es energa, esta al iluminar los documentos genera en ellos reacciones
qumicas mediante procesos de oxidacin. La oxidacin es un proceso que ocurre con
la reduccin, dos molculas reaccionan, una se oxida, o sea pierde e- y la otra se reduce,
o sea gana e-.
La intensidad luminosa excesiva, ya sea de origen natural o artificial ocasiona la decoloracin
de los tintes y pigmentos y acelera la descomposicin de la materia orgnica utilizada
como soporte, por ejemplo la degradacin de la lignina en el papel (acidez).
La principal fuente de luz natural es el sol. La redistribucin de la luz por medio de nubes
y polvo es absorbida por la atmsfera (oxigeno, ozono,, dixido de carbono y agua) lo
que explica que solo el 47% de la luz que proviene del sol llega hasta el nivel en que nos
encontramos.
De las fuentes de luz artificial ms o menos intensa, provoca los mismos efectos que
la luz natural y podemos encontrarla en dos formas: bombillos incandescentes y tubos
fluorescentes.
Los bombillos incandescentes iluminan gracias a un filamento de wolframio que permite
suministrar una temperatura de hasta 28 C, emitiendo una luz viva, ms blanca cuanto
mayor sea la temperatura. Dentro de este grupo podemos encontrar las lmparas
halgenas o lmparas de yodo.
A los bombillos se les pone un gas inerte de argn mezclado con ozono o kriptn, lo
cual facilita la emisin de radiaciones mas all de una longitud de onda de 700 nm que se

88
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

caracterizan por ser trmicas y son conocidas como infrarrojas.Tambin emite radiacin
visibles, sobre todo amarillo y rojo.
Los tubos fluorescentes estn recubiertos por una sustancia fluorescente que emite luz
por influencia de las radiaciones ultravioletas que producen en su interior al establecerse
una descarga elctrica en el seno de un gas a baja presin.
Lo anterior genera una emisin constante de luz ultravioleta por liberar gran cantidad
de rayos que presentan longitudes de onda inferiores a 400 nm. Esta radiacin es muy
energtica y presenta una accin fotoqumica destructiva sobre los materiales. Los tubos
fluorescentes emiten ms radiaciones energticas que las lmparas incandescentes y su
tasa de degradacin permanece sin embargo inferior a la de la luz natural.
Entre los factores que influyen en la radiacin, ya sea de origen natural o artificial, se
encuentra la intensidad de la radiacin, el tiempo de exposicin y las caractersticas
espectrales de la radiacin.
Las alteraciones ms dainas son causadas por los rayos ultravioleta como consecuencia
de su fuerte actividad fotoqumica. Seguidamente las radiaciones infrarrojas tienen una
accin trmica importante y degradan los objetos deshacindolos.
El exponer un documento en soporte de papel fabricado con pasta de madera a fuente
de luz ultravioleta superior a los 385 nm generar un amarillamiento como consecuencia
de la oxidacin de la lignina. Por el contrario si es expuesto a fuentes de luz visible
tiene efectos blanqueantes, segn se cree por el efecto de la luz visible sobre los grupos
aldehdos conferos que no existen ms que en la pasta de madera.

4.3.1.2- Temperatura y humedad


Los materiales de archivo deben estar protegidos de condiciones extremas de temperatura
y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las reacciones qumicas,
y asociada con una baja humedad relativa, debilita el papel y seca los adhesivos. La
humedad relativamente alta, fomenta la proliferacin de los hongos, la degradacin de los
adhesivos, la oxidacin y la hidrlisis (descomposicin de ciertos compuestos por accin
del agua.)
Para una buena conservacin del papel, se aconseja mantener la temperatura entre los
18C a 22C y la humedad entre un 50 a 60%.
En regiones tropicales la temperatura y la humedad relativa se encuentran ms arriba
de los valores estndar, exigiendo otro tipo de tecnologa y recursos especiales para
mantener los parmetros recomendados (climatizacin de los depsitos).

89
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Temperatura
La temperatura es la propiedad de los cuerpos que determina los intercambios de calor
entre los mismo, y constituye una medida de energa cintica media de las molculas de
los cuerpos.
Condiciones inadecuadas de temperatura contribuyen significativamente a la
desintegracin de los materiales. El calor acelera el deterioro; la tasa de la mayora de las
reacciones qumicas, incluyendo las de deterioro, aumentan hasta casi duplicarse con cada
incremento de 10 C de temperatura.
Las altas temperaturas asociadas a una humedad relativa baja provoca resecacin y
friabilidad, y el ambiente propicio para el desarrollo de microorganismos o plagas de
insectos.

Humedad relativa
La humedad es la cantidad de vapor de agua presente en la atmsfera. La medimos por
medio de la humedad absoluta (H.A.) que se define como la masa de vapor de agua
existente por unidad de volumen de aire seco.
Lo mas comn es interpretarla como humedad relativa (H.R.) que se define como el
cociente, expresado en tanto por ciento (%), entre la humedad absoluta y la mxima
cantidad de vapor de agua que podra existir a la misma temperatura sin que se produjese
condensacin.
Entre el 55 y 65 % de humedad relativa se minimizan los daos mecnicos ya que los
materiales mantienen flexibilidad. Una H.R. superior al 65% hace que los adhesivos se
reblandezcan y pierdan su poder de adhesin, mientras que sobre los 70% en ambientes
poco ventilados se crean las condiciones adecuadas para el desarrollo de hongos y
microorganismos.
Condiciones ideales para que los documentos duren 100 aos

Temperatura H .R. H. A.
10 C 30 % 40 % 4 g/m3
14 C 50 % 6 g/m3
16 C 35 % 5 g/m3

La tabla anterior nos indica tres diferentes grados de temperatura y humedad tanto
relativa como absoluta que se deben establecer para que un documento alcance los
cien aos. Por el contrario, un documento solo sobrevivir nueve aos en las siguientes
condiciones:
27 C 75% H. R. 23 g/m3 de H.A.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Mientras que otro durar 30 aos, bajo las siguientes condiciones:


22 C 50% H. R. 11 g/m3 de H.A.
En el grfico higromtrico podemos calcular la humedad absoluta a partir de la humedad
relativa y la temperatura. Como observamos en las condiciones citadas anteriormente,
lo ideal y real, es que las condiciones de humedad y temperatura ronden los 20 C y
60 % de humedad relativa, lo cual nos indica una presencia de 9 g/m3. Nos referimos a
real en el sentido que alcanzar condiciones de 10 C y 4 g/m3 en un pas tropical como
Costa Rica requerira una fuerte inversin tecnolgica y energtica que pocos archivos
se pueden permitir.
Como vemos la nocin de humedad esta estrechamente ligada a la temperatura, debido a
que la mayora de los soportes documentales hechos a base de celulosa son higromtrico,
lo cual quiere decir que tiene la propiedad de absorber o expulsar humedad de manera
que se hincha cuando la absorbe y se contrae cuando la libera provocando la perdida de
su elasticidad y solidez con el tiempo.
Tambin la presencia de temperaturas altas asociadas a niveles elevados de humedad
provoca amarillamiento y fragilidad del papel y aceleran reacciones fsico-qumicas
de deterioro como la hidrlisis cida volviendo el papel quebradizo y eliminando su
resistencia mecnica.
La temperatura en niveles altos acelera todos los mecanismos internos de degradacin de
la celulosa, como hidrlisis cida, oxidacin y los daos causados por efectos fotoqumicos.
Por el contrario una temperatura baja disminuye la velocidad de estas reacciones.
Tambin una combinacin de niveles altos de temperatura y humedad facilita el
desarrollo en el ciclo vital de hongos y bacterias presentes en el medio ambiente y en
los soportes.
Para comprender y analizar mejor ambos factores recurrimos al grfico hidromtrico, en
donde podemos visualizar las condiciones reales del rea que estamos monitoreando y a
la vez tomar medidas correctivas.

91
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Estudio de Caso

El control de las condiciones de temperatura y humedad son muy importantes para


garantizar un ambiente adecuado de conservacin documental. Es por ello que en el
Archivo Histrico Musical de la Escuela de Artes Musicales de la Universidad de Costa
Rica se han llevado a cabo estudios con el fin de alcanzar las condiciones optimas de
conservacin a travs de diversas medidas. En dicho archivo se conserva los archivos
personales y las obras musicales de los principales compositores e interpretes
costarricenses, resguardando parte importante del patrimonio cultural de Costa Rica.
El primer paso fue adquirir un hidrotermgrafo y llevar un registro de las condiciones
de temperatura y humedad. Paralelamente para garantizar una adecuada aireacin y
ventilacin se instal un inyector y extractor de aire para generar una adecuada circulacin
del mismo, con el fin de evitar la proliferacin de microorganismos y la condensacin de
la humedad.

El depsito cuenta con un ventanal muy amplio por donde ingresa en las tardes una
incidencia solar muy fuerte. Para contrarrestar la incidencia de los rayos solares, se
instalaron persianas.
El depsito tambin cuenta con un deshumidificador con el fin de controlar el exceso de
humedad presente en el ambiente, el cual debe mantenerse dentro de un rango de 45% y
55% de humedad relativa. La problemtica que ha presentado este aparato es que expulsa
una corriente de aire caliente que eleva considerablemente la temperatura del local, lo
que llev ha suspender su uso.
La suspensin se justifica en que los efectos de la temperatura y la humedad relativa se
encuentran interrelacionados, de manera que las relaciones establecidas entre ambas en
un volumen de aire dado, puede generar un incremento del vapor de agua mucho mayor
cuando la temperatura es alta.67
Para contrarrestar este efecto causado por el aire caliente, se esperaba que el inyector
de aire enfriara el local, pero no fue as y por el contrario elevaba los niveles de humedad
relativa al estar inyectando la humedad del medio externo, de manera que al final el local
quedaba con altas condiciones de temperatura y humedad.
A continuacin se detallan los promedios de temperatura y humedad relativa del local
durante los meses de marzo a octubre (exceptuando julio) del 2003:

67 E. P. Adcock. IFLA, Principio para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. 2000.



Pg. 32
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Cuadro N 4.1

Promedios de temperatura y humedad registrados en el depsito del Archivo Histrico


Musical, Universidad de Costa Rica

Mes Promedio de temperatura (C) Promedio de humedad relativa (%)


Marzo 23,3 72,1
Abril 23,1 72,0
Mayo 23,4 77,6
Junio 23,6 77,6
Agosto 24,5 68
Septiembre 24,5 71
Octubre 24,4 72
Promedio 23,8 72,9

Fuente: Archivo Histrico Musical, 2003.


Como se observa en el cuadro N 4.1, hay una oscilacin del promedio de temperatura
entre los 3 y 4 grados, mientras la humedad relativa lo hace entre el 10% al 15%, con
respecto al ideal de 20C y 55% de humedad relativa, respectivamente.
En un ambiente cerrado, como lo es el rea de depsito del Archivo Histrico Musical,
se dan variaciones de temperatura lo que provoca a la vez cambios en los niveles de
humedad. Estas variaciones son las que producen mayores daos en los objetos orgnicos,
favoreciendo el deterioro fsico, el desarrollo de microorganismos y el aceleramiento del
deterioro por reacciones qumicas.
Respecto a la humedad, no existen normas internacionales bien establecidas que
regulen sus rangos, solamente recomendaciones. Para su control y medicin se utilizan
hidrotermgrafos que la registra en trminos de humedad relativa, que consiste en la
relacin en porcentaje entre la presin de vapor en una muestra de aire hmedo y la
saturacin de presin de vapor a la misma temperatura.68
El cuadro N 4.1 nos indica la presencia de una cantidad significativamente alta de
humedad, de manera que un importante porcentaje de vapor de agua ha sido absorbido
por la documentacin durante el perodo de estudio, especialmente la que se encuentra
en soporte papel, lo que provocar a mediano y largo plazo los procesos de deterioro
por hidrlisis cida.
Este proceso es irreversible. Aunque se estabilicen las condiciones de humedad y
temperatura en el rea de depsito el papel no expulsar el excedente de humedad que

68 E. P. Adcock. IFLA, Principio para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. 2000. Pg. 32
93
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

absorbi durante este perodo, de manera que las reacciones qumicas generadas por la
hidrlisis cida continuaran.
La solucin propuesta ante esta situacin fue la instalacin de un sistema de aclimatacin
artificial o aire acondicionado que permitiera mantener constante la temperatura a 20
C. Pero una desventaja de los sistemas de aire acondicionado casero, adquirido por la
mayora de los archivos por su bajo costo y fcil mantenimiento, no regulan las condiciones
de humedad relativa, por lo cual es necesario volver a poner en funcionamiento el
deshumedecedor.
En estas condiciones el aire acondicionado lograba contrarrestar el efecto causado por
el aire caliente expulsado por el deshumedecedor, con el consiguiente gasto de energa
y forzamiento del equipo de aire acondicionado para lograr mantener las condiciones
ideales. En este caso, es importante mantener al da un contrato de mantenimiento del
equipo de aire acondicionado para asegurarse su buen funcionamiento a lo largo del ao.
Tambin se dej en funcionamiento el sistema de inyeccin y extraccin de aire con el
fin de garantizar una peridica renovacin del aire presente en el local.
Los registros obtenidos despus de la instalacin del aire acondicionado ha revelado que
se ha logrado obtener las condiciones de temperatura y humedad requeridas en 20 C
y entre 55 % y 60 % de humedad relativa, garantizando de esta manera una adecuada
conservacin de su patrimonio documental.

Prctica
Basado en el caso anterior, conteste las siguientes preguntas.
1. De acuerdo al cuadro higromtrico indique la humedad absoluta para cada uno
de los meses y el promedio.
2. Grafique estos resultados e interprete las condiciones de sistema durante el
perodo de observacin.
3. Analice si las condiciones han sido las ideales o si han sido adversas y este caso
desarrolle una propuesta para mejorarlas.

4.3.2 Agentes fsicos


4.3.2.1 Ausencia de proteccin
Se refiere a aquellos documentos que se encuentran sin proteccin, por ejemplo: sin
cubiertas, libros sin tapas, no se encuentran guardados en cajas, estanteras inadecuadas,
etc.

4.3.2.2 Manejo inadecuado


Tanto al personal que trabaja con los documentos de archivos y bibliotecas, como a
los usuarios de los mismos, es importante instruirlos en el manejo adecuado de
94
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

los documentos, por Ej: no apilarlos en el suelo, ni en las carretillas que sirven para
trasladarlos de un lugar a otro, no mojarse los dedos para pasar los folios, no apoyarse
en los documentos, no comer en el lugar de trabajo, etc.
De igual manera todo archivo debe redactar y aprobar un reglamento sobre el uso y
acceso a los documentos.

4.3.2.3 Desastres
Los desastres son los agentes causantes de la mayor destruccin o generadores de dao
masivo en archivos, los mas importantes son las inundaciones, los incendios, los temblores
de tierra y las guerra.
Las inundaciones son causadas por el desbordamiento de ros, rotura de tubera, goteras
o fuertes lluvias causadas por una mala ubicacin de la documentacin o del deposito
documental, la indiferencia de la administracin por resguarda su patrimonio documental
y falta de polticas de mantenimiento y prevencin.
Los efectos de una inundacin los podemos observa en tintas o pigmentos corridos,
apelmazamiento de hojas, rotura de soportes, manchas de barro y desarrollo de un
ambiente adecuado para la proliferacin de microorganismos.
Los incendios son el peor de las catstrofes, porque generan perdida total o parcial de la
documentacin. El proceso de extincin de un fuego involucra un elemento que puede
ser agua, polvo qumico o espuma, cualquiera de los cuales generar un dao directo o
indirecto a la documentacin, en caso de que el mismo fuego no lo hubiese destruido.
Los temblores de tierra pueden generar dao en la documentacin desde la cada de la
estantera hasta el ser enterrado por un edificio colapsado por el movimiento telrico
lo que puede dejar fuertes marcas o cicatrices por el efecto del choque o la presin. El
fenmeno natural, a veces conlleva la aparicin de focos de incendios o bien una fuerte
lluvia que puede aumentar el dao generando otros factores de deterioro a corto y largo
plazo.
Finalmente las guerras han generado la perdida de importantes fondos documentales
y patrimoniales alrededor del mundo. En la historia reciente tanto la primera como la
segunda guerra mundial genero graves daos, como la destruccin del monasterio de
Monte Casino en 1944, el bombardeo de la ciudad alemana de Dresde y muy recientemente
los saqueos y destruccin en la ciudad de Bagdad.

4.3.2.4 Daos antropognicos


El hombre es una de las causas, directa o indirecta, mas importantes de la generacin de
factores de deterioro de los documentos de archivo, aunque tambin contribuya de una
manera decisiva en su conservacin y sea la ltima razn de la misma.
Entre las causas de deterioro, podemos mencionar una manipulacin indebida, mal
almacenamiento, malas condiciones ambientales, uso de materiales y contenedores de
95
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

mala calidad, restauraciones empricas, uso de agentes metlicos como grapas o clips y
de reparaciones caseras con cinta adhesiva para restaurar pequeos desgarros que deja
una fea mancha causada por el adhesivo.
La capacitacin de los usuarios del personal junto al establecimiento de polticas de
gestin documental en los archivos van a limitar muchos de estos factores de deterioro,
sobre todo en aquellas instituciones que producen documentos de carcter histrico.
Otro factor de deterioro causado por el hombre y muy ligado al avance tecnolgico son los
llamados hacker. Cada vez es ms frecuente encontrar noticias referentes a que redes de
importantes organizaciones han sido violadas por criminales informticos desconocidos.
A pesar de que la prensa ha publicitado que tales intromiciones son solamente obra de
adolescentes con propsitos de entretenerse o de jugar, ya no se trata de un incidente
aislado de una desafortunada institucin.
A diario se reciben reportes de los ataques a redes informticas, los que se han vuelto
cada vez ms siniestros: los archivos son alterados subrepticiamente, las computadoras
se vuelven inoperantes, se ha copiado informacin confidencial sin autorizacin, se ha
reemplazado el software para agregar puertas traseras de entrada, y miles de contraseas
han sido capturadas a usuarios inocentes.
Los administradores de sistemas deben gastar horas y a veces das enteros volviendo a
cargar o reconfigurando sistemas comprometidos, con el objeto de recuperar la confianza
en la integridad del sistema. No hay manera de saber los motivos que tuvo el intruso,
y debe suponerse que sus intenciones son lo peor. Aquella gente que irrumpe en los
sistemas sin autorizacin, aunque sea solamente para mirar su estructura, causa mucho
dao, incluso sin que hubieran ledo la correspondencia confidencial y sin borrar ningn
archivo.

4.3.3 Agentes qumicos


Los componentes de los materiales de archivos y bibliotecas sufren reacciones por la
gran cantidad de elementos qumicos presentes en el aire, o en los materiales que se
emplean para su fabricacin.
Entre estos tenemos:

4.3.3.1 Contaminantes atmosfricos


La contaminacin del aire se asocia a ciudades e industrias y es otra causa del deterioro
del papel. Los contaminantes atmosfricos varan enormemente en su naturaleza, desde
gases hasta partculas tales como suciedad, polvo, holln y esporas de microorganismos.
El aire de las ciudades y zonas industriales contiene una gran variedad de partculas y
gases. Las partculas componen la parte slida de dimensiones microscpicas en los
contaminantes y son generalmente de polvo, holln y esporas de microorganismos. Los
96
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

gases forman los contaminantes ms reactivos y peligrosos para los documentos: el


dixido de azufre, el sulfato de nitrgeno, los xidos de nitrgeno y el ozono tienen
una comprobada accin destructiva. El dixido de azufre es lanzado a la atmsfera
principalmente por la quema de combustibles fsiles empleados en hornos industriales
y automviles; este dixido de azufre al combinarse con el oxgeno se transforma en
trixido de azufre, y la combinacin de trixido de azufre y agua, ya sea la de la humedad
ambiental o la del papel, forma el cido sulfrico, que por accin sobre la celulosa va
a ocasionar manchas y fragilidad en el papel. El ozono tambin es un poderoso agente
oxidante.
Esta accin de los contaminantes debe tomarse en cuenta en un edificio para archivos, en
donde existen laboratorios que utilizan gases txicos que pueden daar los documentos,
por lo que lo correcto es conducir estos contaminantes al exterior por ductos o
chimeneas; lo mismo debe hacerse con el rea de fumado.

4.3.3.2 Polvo
El polvo contiene partculas constituidas por sustancias qumicas, cristalinas, tales como
tierra, arena, holln y una gran diversidad de microorganismos, as como residuos cidos
y gaseosos provenientes de la combustin en general y de las actividades industriales.
El polvo no slo ocasiona un problema esttico sobre los documentos, las pequeas
partculas poseen accin cortante y abrasiva. La adherencia del polvo, se fija entre las
fibras y es absorbido por medio de enlaces qumicos.
Los microorganismos y esporas, presentes en el polvo, si encuentran condiciones
adecuadas para su desarrollo, se adhieren a los materiales orgnicos, proliferando y
causando alteraciones qumicas y degradacin.

4.3.3.3 Materiales inestables


Algunos productos que son utilizados sobre el papel pueden reducir su durabilidad, de
la misma manera que las tintas cidas de los componentes metlicos oxidantes, como las
grapas y los clips metlicos que causan efectos corrosivos.
Los insecticidas en polvo, lquido o gas, tambin causan efectos negativos, dependiendo
de su composicin qumica.
Otros materiales en contacto con los documentos como forros, cubiertas de papel
y cartn con residuos de lignina, azufre, acidez y adhesivos inestables, se constituyen
en agentes degradantes. Tambin el sudor, residuos de grasa, saliva, son medios de
transmisin de substancias nocivas.

4.3.4- Agentes biolgicos


Los archivos y bibliotecas de regiones tropicales que presentan ambientes hmedos,
calientes, oscuros y de poca ventilacin, alrededor del 75% y 30C, son los ms propicios
97
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

para la infestacin de microorganismos, insectos y hasta pequeos roedores, ya que los


documentos generan un hbitat ideal para la sobrevivencia y reproduccin de estos
agentes degradantes.

4.3.4.1- Microorganismos
Encontramos una enorme variedad de seres microscpicos en el aire, en el agua, en los
animales y en los vegetales, los cuales son transmitidos por las corrientes de aire y por la
polucin, denominados microorganismos. Estos se clasifican en:
Hongos
Bacterias
Algas y protozoarios
y se desarrollan en ambientes que les proporcionan nutrientes, humedad y temperaturas
adecuadas.
Los hongos pueden ser unicelulares o pluricelulares, existiendo especies microscpicas
y macroscpicas. Salvo algunas excepciones su reproduccin es por esporulacin. Las
esporas son clulas altamente resistentes a los ambientes desfavorables. Las condiciones
favorables para el crecimiento de los hongos se determinan en un pH de 5 a 6 y una
temperatura de 22C a 30C, pero el desarrollo puede ocurrir entre un pH de 2 a 9 y
temperatura de 0C a 62C. Las colonias de hongos se identifican en general por manchas
de color amarillo, ms oscuras en el centro y ms claras en las orillas, en condiciones muy
favorables, las manchas pueden expandirse y adquirir diversos colores. Se alimentan de la
glucosa obtenida a partir de la alteracin de la molcula de celulosa.

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Cuadro 4.2

Hongos contaminantes aisladas en archivos cubanos.


Condiciones micro climticas promedio: 80 % y 30 C.

Gnero Fuente de aislamiento


Alternaria Materiales orgnicos, ambiente
Aspergillus Materiales orgnicos, ambiente
Candida Materiales orgnicos, ambiente
Cephalosporium Papel, materiales sintticos, textles
Chaetomium Materiales orgnicos, ambiente
Cladosporium Materiales orgnicos, fotos, cintas mag-
nticas, ambiente
Fusarium Materiales orgnicos, ambiente
Gliocladium Papel y cartn
Mucor Materiales orgnicos, ambiente
Paecilomyces Papel, textiles, ambiente
Phoma Papel, textiles
Rhizopus Materiales orgnicos, ambiente
Sporotrichum Papel
Stachybotrys Materiales orgnicos
Trichiderma Papel, cartn, madera
Verticillium Papel, textiles

Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los
archiveros. En: La Conservacin del Patrimonio Documental. Pg. 63.
Las bacterias se componen de una sola clula pueden unirse a clulas semejantes,
formando colonias. Las clulas de las bacterias no presentan diferencias con las clulas
de los hongos y se clasifican de acuerdo con la conformacin de las colonias: en cocos,
como diplococos, estreptococos o estafilococos y, en bacilos, como diplobacilos y
estreptobacilos. Su reproduccin generalmente se da a partir de la divisin de una clula
en dos. Como los hongos, en el papel las bacterias se alimentan de la glucosa.

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Cuadro 4.3

Bacterias contaminantes aisladas en archivos cubanos.


Condiciones micro climticas promedio: 80 % y 30 C.

Gnero Fuente de aislamiento


Acinetobacter Papel, ambiente
Bacillus Materiales orgnicos, ambiente
Cellvibrio Papel, cartn, textiles
Lactobacillus Materiales orgnicos
Micrococcus Materiales orgnicos, ambiente
Pseudomona Materiales orgnicos
Staphylococcus Papel, textiles, ambiente
Streptococcus Papel, textiles, ambiente

Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los
archiveros. En: La Conservacin del Patrimonio Documental. Pg. 62.
A pesar de que las bacterias crecen en un amplio margen de temperatura de 0C a 80C
y un pH entre 4 y 9, las condiciones propicias son: temperatura de 20C a 37C y pH
de 6.5 a 7.5, pues la humedad es indispensable tanto para el desarrollo de las bacterias
como de los hongos.
An en los ambientes con condiciones favorables de climatizacin de depsitos o sea:
temperatura de 12C a 22C y humedad relativa de 50% a 55%, los microorganismos
podrn sobrevivir, aunque su desarrollo ser inhibido.
Las manchas ocasionadas por las bacterias se diferencian de las ocasionadas por
hongos, por su aspecto ms compacto, al principio de diferentes colores y, al final por la
descomposicin del soporte, de color castao oscuro.

4.3.4.2-Insectos
La accin destructiva de los insectos es mayor en las regiones de clima tropical, cuyas
condiciones de calor y humedad elevadas favorecen su reproduccin.
Los insectos en su mayora son ovparos y tienen tres tipos de generacin: una sin
metamorfosis, otra con metamorfosis incompleta y una ltima con metamorfosis
completa. Con estas caractersticas los insectos logran adaptarse a condiciones de vida
sorprendentes, puesto que pueden ser terrestres, subterrneos o acuticos, logrando
sobrevivir en galeras, en conductos de plomo, en charcos petrolferos, etc.

100
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Las principales especies que afectan material bibliogrfico y de archivo son:


1. Tizanuros (trazas)
2. Ortpteros (cucarachas)
3. Ispteros (polilla)
4. Colepteros (brocas o pequeos escarabajos)
Tizanuros
Se desarrollan sin metamorfosis, es decir, pasan del huevo a su conformacin ya completa
aumentando su tamao con el tiempo hasta llegar a la fase adulta. Presentan una forma plana,
que les permite desplazarse a travs de libros y dentro de grupos de documentos.
Se desarrollan en ambientes oscuros y hmedos y son causantes de adelgazar la superficie
de los cueros, papeles y fotografas. Ej. pececillo de plata.

Ortpteros
Esta especie presenta una metamorfsis incompleta, pasando del huevo a la ninfa
y despus a la fase adulta. Presenta una resistencia sorprendente al generar defensas
contra insecticidas y condiciones desfavorables desarrollndose en ambientes oscuros y
hmedos como almacenes, ductos de refrigeracin y en depsitos alimenticios.
Son problemticos en bibliotecas y archivos al ocasionar daos en las superficies y en las
orillas de los documentos y de las encuadernaciones. Ej; la cucaracha.

Ispteros
Tambin presentan una metamorfosis incompleta. Se convierten en plaga cuando los
enjambres emigran y se conforman nuevas colmenas a partir de reinas fecundadas. Son
insectos de gran resistencia y viven en colonias socialmente bien organizadas.
Se clasifican en dos grupos; los de piso y los de madera seca. Ambos grupos se alimentan
de las clulas de la madera y de documentos, alcanzndolos a travs de las paredes, los
pisos y estanteras de madera, por donde construyen canales y galeras que les permiten
desplazarse y llegar as hasta los documentos y libros.
Estos insectos presentan una acentuada aversin a la luz de manera que buscan los
bloques ms compactos y ocultos resultando muy difcil detectar su presencia. Su dao
es muy severo y genera una gran prdida de soporte e informacin.

Colepteros
Los colepteros presentan una metamorfosis completa, es decir, pasan de huevo a
larva, de esta a pupa, ninfa y despus a insecto adulto. Esta especie de plaga perfora
las hojas de legajos y grupos documentales compactos o de volmenes encuadernados,
hasta fragmentarlos, en tal forma que se imposibilita la lectura del texto. Ej; brocas y
escarabajos.

101
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Piojos de libros: insectos de color amarillo enrojecido; se consideran inofensivos para los
documentos, pues se alimentan de hongos y de restos de insectos muertos.

4.3.4.3- Roedores
Originarios de Asia, los ratones se adaptan a casi todos los ambientes del mundo.
Los roedores prefieren los ambientes calientes, hmedos y oscuros. Para mantenerlos as
utilizan papeles, cueros, trapos y plsticos rotos, con el objeto de elaborar sus nidos para
la reproduccin. Invaden los depsitos a travs de ventanas, puertas, techos y tneles
excavados por las paredes.
Su presencia en oficinas y depsitos se debe a los presencia de restos de comida dejada
por funcionarios y la gran cantidad de papel que abunda en dichos lugares, el cual les sirve
para ocultarse y crear sus nidos. Tambin pueden daar el sistema elctico al desgastar
sus dientes en los cables, lo cual puede generar cortos circuitos y por consiguiente
incendios.
Tambin ofrecen el riesgo de transmisin de enfermedades muy peligrosas para el ser
humano, como la leptospirosis, la peste bubnica, la fiebre tifoidea y la hidrofobia.

4.3.5- Factor tecnolgico


4.3.5.1- Los Virus Informticos
La amenaza de los virus informticos es cada vez ms una realidad en instituciones
conectadas a redes o sistemas informticos los cual afecta directamente a los usuarios y la
informacin que administran. Es por ello que los sistemas informticos deben mantenerse
alertas contra cualquier ataque y tener los programas necesarios para proteger sus
equipos.
Los virus informticos son muy parecidos a sus homlogos biolgicos, son programas de
computo, escritos intencionalmente para instalarse en la computadora de un usuario sin
el conocimiento o el permiso de este; infectan el equipo informtico y tiene la cualidad
de autorreplicarse, tratando en la medida de lo posible pasar desapercibido hasta el
momento de atacar, generando daos tanto en el software como en el hardware del
equipo husped. Se le llama un programa parsito porque ataca a los archivos o sectores
de booteo y se replica a s mismo para continuar su esparcimiento.
Asimismo, se pueden distinguir tres mdulos principales de un virus informtico69:
1. Mdulo de Reproduccin
2. Mdulo de Ataque
3. Mdulo de Defensa

69 Fuente: http://www.geocities.com/ogmg.rm/Index.html Consultado el 23 de marzo del 2005.


ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El mdulo de reproduccin se encarga de manejar las rutinas de parasitacin de


entidades ejecutables (o archivos de datos, en el caso de los virus macro) a fin de que el
virus pueda ejecutarse subrepticiamente. Pudiendo, de esta manera, tomar control del
sistema e infectar otras entidades permitiendo se traslade de una computadora a otra a
travs de algunos de estos archivos.
El mdulo de ataque es optativo. En caso de estar presente es el encargado de manejar
las rutinas de dao adicional del virus. Por ejemplo, el conocido virus Michelangelo, tiene
un mdulo de ataque que se activa cuando el reloj de la computadora indica 6 de Marzo.
En estas condiciones la rutina acta sobre la informacin del disco rgido volvindola
inutilizable.
El mdulo de defensa tiene, obviamente, la misin de proteger al virus y, como el
de ataque, puede estar o no presente en la estructura. Sus rutinas apuntan a evitar todo
aquello que provoque la remocin del virus y retardar, en todo lo posible, su deteccin.
Estos virus surgen junto al desarrollo de la Internet y se vieron favorecidos al conectarse
muchas instituciones a una red cada vez mayor y desprotegida que lo nico que buscaba
era el intercambio de informacin, datos y archivos. Sobre esto se apoyaron los llamados
hackers y creadores de virus con el fin de invadir la privacidad ajena, intentando daar
bancos de datos de informaciones sensibles o espiar la informacin personal que
encuentran a su paso por el cyber espacio.
En los ltimos aos han salido al mercado una gran cantidad de marcas o antivirus que
a travs de un firewall o muro de fuego tratan de impedir el ingreso de cualquier ataque
externo. Citando a Syman, Jos Bueno lo define como un grupo de sistemas a travs del
cual fluye el trfico de datos entre dos redes distintas de computadoras, permitiendo que se
implemente una poltica de seguridad que determine lo que puede o no puede pasar de una
red a otra 70
La funcin del firewall es permitir o denegar el acceso de usuarios en un sistema, evitando
as accesos indebidos a sitios no autorizados en Internet, o bien accesos de usuarios
externo (hackers) filtrados por la Internet hacia su red interna.
Otro mtodo que se esta implementando es el de la criptografa que es un proceso de
codificacin y decodificacin de datos. Por medio de la criptografa, se pueden transmitir
datos y contratos a distancia , sin necesidad de utilizar papel ni firmas autgrafas y con la
confianza de que tiene el mismo valor que un documento escrito y notariado. 71
Este mtodo es conocido como firma digital o firma electrnica, y se define como el
conjunto de datos en forma electrnica consignados, adjuntados o lgicamente asociados al
mensaje de datos por cualquier tecnologa, utilizados para: identificar al firmante en relacin

70 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnolgico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pg. 156.


71 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnolgico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pg. 157.
103
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

con el mensaje de datos; indicar que el firmante aprueba la informacin, y producir los mismos
efectos jurdicos que la firma autgrafa, siendo admisible como prueba en juicio. 72
La firma digital obtiene su validez por medio de la criptografa la cual dificulta la
intercepcin desautorizada de informacin por medio de una clave de software especial
que decodifica la informacin. Para ello el documento es sometido a dos procesos, el
primero que le da creacin y lo estructura tal y como ser enviado.
El segundo es un proceso llamado texto puro, el debe pasar por un proceso de encriptado
el cual le dar al documento una nueva forma. Esta nueva forma llamada texto cifrado
ser transmitida por el sistema y en caso de ser interceptado por un tercero, deber
permanecer inalterado.
Cuando el documento llega a su destinatario, est podr recuperar el texto por medio
de un proceso llamado desencriptacin. Se debe enfatizar que la criptografa no es un
mtodo infalible y que nunca proteger a todo un sistema, pero si debemos reconocer
que es un componente importante de la seguridad en las instituciones.73

72 S. H. Len y otros. La firma electrnica avanzada: estudio terico, prctico y tcnico. 2006. Pg. XIII.
73 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnolgico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pg. 158.
104
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD V
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

5.1 Introduccin
En la actualidad, la preservacin es un trmino general que encierra las numerosas
polticas y opciones para la accin, incluyendo los tratamientos de conservacin. Dentro
de los planes de preservacin debemos incluir la adquisicin, organizacin y distribucin
de recursos para prevenir el deterioro o renovar la utilidad de grupos seleccionados de
documentos y su informacin.
Las medidas que toman los archivos para prevenir que los documentos no se daen o bien
para retardar el deterioro son muy costosos. Es por ello que el preservar el contenido
intelectual colocndolo en otro formato ms durable, es posible y puede satisfacer a la
vez los requerimientos institucionales.
Las razones por las que el material de archivo es cambiado de formato son:
1.Preservar el contenido informativo
2.Reducir desgastes o destruccin de originales
3.Para ahorrar espacio, en caso de que el documento original pueda ser desechado
4.Para mejorar el acceso, las copias de microfilmes y digitalizadas pueden ser vistos
por varias personas a la vez
5.Para duplicar ciertos registros por razones de seguridad, en caso de que los
originales estn daados, hayan sido robados o destruidos.
Consideraciones a seguir a la hora de iniciar un proceso de reformateado:
1. El documento tiene valor legal, administrativo o permanente
2. Existen copias de los documentos en otras oficinas o instituciones
3. Necesita de algn tratamiento preventivo o de restauracin
4. Es solicitado con mucha frecuencia
5. Es necesario mantenerlo en su forma original
6. A sido reformateado en otro lugar
7. Reduccin del desgaste y la destruccin de los originales
Cuando el objetivo es reducir el desgaste y la destruccin de los originales se deben
tomar muchas precauciones para evitar daos durante la reproduccin. Al reformatearse
se aumenta el riesgo para un objeto, debido a la cantidad de veces que se debe manipular
durante el proceso.
La gestin de la preservacin abarca todas las polticas, procedimientos, y procesos que
en su conjunto impiden el mayor deterioro de los objetos fsicos, renuevan la informacin
que contienen y aumentan su valor funcional. Es en esta distincin, entre el valor del
contenido y el valor del objeto, donde reside el punto mas importante de un proceso de
toma de decisiones que es s mismo es fundamental para la gestin eficaz.
La implementacin de diseos y estrategias efectivas de preservacin es retardada por
significativas barreras financieras. Pese a ello, muchas veces el principal obstculo para

106
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

el desarrollo y la gestin de programas de preservacin es la insuficiencia, no de dinero


como muchos suponen, sino de conocimientos.
En esta coyuntura crtica de la evolucin del pensamiento acerca de la preservacin,
existe un gran cmulo de conocimientos a los cuales recurrir. En las publicaciones se
documentan algunos conceptos fundamentales que se han descrito, probado y codificado,
entre ellos encontramos la custodia, el valor social, la estructura y la cooperacin.
La custodia es la funcin en la que todo archivo debe preocuparse desde el momento
en que el encargado de la seleccin se entera de su existencia hasta el da en que es
eliminado.
El valor social se refleja en el compromiso de una institucin de establecer como una
misin primordial la preservacin como una necesidad social mayor. Parte del servicio
que los archivos prestan a la sociedad es o ser su inversin destinada a convertir, guardar
y prestar recursos de investigacin en diferentes formatos. Proteger esta inversin a
travs de acciones de preservacin prudentes, continuar siendo el rol social de cientos
de organizaciones que participan en iniciativas de conservacin preventiva y difusin de
fuentes de informacin.
De igual forma resulta imperativo contar con una estructura organizacional que permita
asignar recursos para la preservacin. La estructura lo que busca es desarrollar un
programa de preservacin que sea asumido por un solo departamento la cual asigne
igual importancia a la toma de conciencia como a la planificacin estratgica.
Finalmente se debe desarrollar un plan de cooperacin que fomente el intercambio de
recursos y cooperacin entre las instituciones, con el fin de seleccionar y preservar los
objetivos culturales ms sobresalientes y apreciados.
Al plantearse un plan o programa de sustitucin de soporte se debe tener claro el nuevo
formato a elegir. Existen cuatro procesos principales para cambiar de formato:
Trascripcin
Fotocopiado
Microfilmado
Digitalizacin

5.2 Trascripcin
Proceso de reformateado utilizado antes de la invencin de mquinas reproductoras de
imgenes. Fue el sistema mas utilizado hasta la creacin del microfilm, la fotocopiadora
o sistemas digitales de reproduccin. Actualmente consiste en transcribir a mano, en
una mquina de escribir o computadora el contenido informativo de un documento
siguiendo las normas de trascripcin establecidas.

107
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

5.3 Fotocopiado
El fotocopiado es un proceso de reformateado, pero en ningn caso debe verse como
una herramienta completa de preservacin. Podemos sacar una copia maestra y con l
evitar el fotocopiado constante de originales. Se puede fotocopiar un material frgil con
el fin de usar la copia en la consulta y para su reproduccin.
Presenta la ventaja de ser una tecnologa muy accesible, econmica, solo se requiere contar
con una fotocopiadora y no se necesita maquinas lectoras.Tambin se permite mantener
el soporte y formato original, generalmente es menos costoso que otros procesos en
especial si el original es un documento monocromtico y los usuarios prefieren facsmiles
de papel que de microfilmes, exceptuando cuando se trata de peridicos.
Entre sus desventajas podramos citar que las fotocopias hechas a partir de la maestra son
generalmente de menor calidad; el costo de las fotocopias subsiguientes es mas alto que
el costo de imprimir microfilmes; se da perdida de informacin, especialmente en obras
grficas que no son lineales y si se guarda la copia maestra, esta exigir mas espacio.
Controles de calidad para un buen fotocopiado:
El papel para fotocopiado debe cumplir con la norma ISO 9706 de papel
permanente
Evitar el fotocopiado a color por no ser estable a largo plazo
El toner debe ser de negro de carbn. Las mquinas deben tener buen mantenimiento
que garantice la buena fusin entre toner y papel.

5.4 La microfilmacin
El objetivo de esta tcnica es la conservacin, preservacin y seguridad de los documentos
importantes, hasta la reduccin de espacio fsico sin perdida de informacin. Su utilidad
est dirigida a diversos fines: ahorrar espacio, referencia y para proteger el documento
cuando su estado fsico es de avanzado deterioro. Microfilmar no significa que el
documento microfilmado puede ser descartado y eliminado; hay documentos que por su
valor cientfico cultural no pueden ser destruidos.
Al utilizar la microfilmacin lo que se pretende es proteger al documento original de
los daos causados en la consulta constante por parte de los usuarios, as como el uso
de microfilmacin de seguridad, en caso de que se de un desastre de gran magnitud que
amenace o destruya el documento original.
Las ventajas de este sistema son las facilidades de acceso a la informacin que ofrece y la
proteccin que se le puede brindar al documento original, al retirarlo del uso del pblico.
Adems sigue siendo el medio empleado para almacenar volmenes considerables de
informacin por su versatilidad y costos.
Para obtener las ventajas de este sistema, se debe implementar un programa adecuado a
los documentos, se debe hacer la eleccin adecuada del formato de la micropelcula, ya sea
108
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

de 16 o 35 mm, generalmente la pelcula de 16mm. se utiliza para documentos de tamao


convencional y resulta ms econmico. La pelcula de 35mm. se utiliza para documentos
de dimensiones mayores, por ejemplo: mapas, planos, etc., y para la documentacin de
valor patrimonial.
Dependiendo del sistema que se utilice: rollo o fundas, las copias podran ser en pelcula
diazo, por ser ms barata, el original en plata que debe ser conservado como rollo o
fundas de seguridad y de los cuales se pueden obtener copias cuando sea necesario. Al
pblico se le dan las copias en diazo. Es importante que el original se mantenga, de ser
posible, en otro edificio y con temperaturas y humedad relativa adecuadas.
Es recomendable, al elaborar un programa de microfilmacin en archivos o bibliotecas
contar con el recurso humano debidamente preparado, comprar los equipos adecuados y
necesarios para efectuar todo el trabajo: preparacin de los documentos, microfilmacin,
procesado y revelado de las micropelculas y el duplicado correspondiente. Para ello se
debe contar con ingresos anuales que permitan la continuidad del programa. Este es un
programa bastante caro, por lo que debe estar controlado desde el inicio hasta el final
de la etapa. La calidad debe ser muy buena, desde los materiales, el equipo y el proceso,
porque cada uno de estos aspectos influye en el producto final, que debe responder a
una buena calidad archivstica.
Una vez microfilmados los documentos, procesadas las pelculas y realizadas las copias,
el material debe ser conservado, para su duracin, en ambientes controlados, con
temperatura y humedad relativa entre 18C y 21C y 40% a 50% respectivamente.
Proceso de microfilmado:
Seleccin: determinar cual material ser microfilmado
Preparacin: verificar que el material este completo, limpio y que se reparan las
hojas que lo necesitaran. Las series, colecciones y dems grupos documentales en
los archivos son usualmente microfilmados en el orden natural que fueron creados
u organizados. Este perodo de preparacin sirve para revisar la organizacin
existente y hacer correcciones del caso en material de clasificacin, ordenacin y
descripcin. En caso de existir documentos faltantes se debe crear una tarjeta que
s lo indique, de igual forma si existen folios y documentos que por sus dimensiones
o caractersticas no se pueden microfilmar se elabora una tarjeta explicando su
omisin.
Filmacin: similar a los procedimientos fotogrficos bsicos.
Procesamiento de la pelcula: se procesa la pelcula de acuerdo a los estndares de
archivo y se analiza para verificar que hayan sido eliminados todos los qumicos
Inspeccin: despus del procesado se revisa la pelcula y se verifica que no existan
defectos, que sea legible y que est completa
Creacin de un registro: legible que permita el acceso a las imgenes e informacin
y evitar as la duplicidad de esfuerzos

109
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Entre las ventajas de este sistema sobresale que el sistema es utilizado desde la dcada
de 1930 y por lo tanto los problemas tecnolgicos han sido superados; adems las
microformas pueden ser creadas, duplicadas y distribuidas en forma econmica y si se
utiliza pelcula de buena calidad se puede digitalizar.
Una de las principales crticas a este sistema es la resistencia de sus usuarios, quienes
deben acceder a las pelculas de forma manual, ubicarlas, cargar la pelcula y encontrar
lo que busca, lo cual lleva tiempo y algunas molestias. Por otra parte, cada generacin o
copias siguientes pierden resolucin y sus impresiones sern de mala calidad. Esto nos
lleva a su principal defecto, la calidad de las imgenes se puede determinar solo despus
que se ha terminado la filmacin

Equipo
Los equipos de que se compone un sistema de microfilmacin son:
Unidades de entrada: equipos de entrada llamadas microfilmadoras que pueden ser
planetarias o rotativas. Las planetarias estn formadas por una mesa de trabajo, un
sistema de iluminacin externo, una cmara o unidad de pelcula montada en una
columna vertical y un sistema de control electrnico. Normalmente son usadas
para documentos de gran formato, libros o peridicos, la calidad de la imagen
fotogrfica es muy superior a la de la cmara rotativa. Debe ser instalada en un
rea sin vibracin y a nivel a fin de obtener mxima calidad. La cmara rotativa
es una mquina en que tanto el documento como la microfilmadora se mueven
sincronizadamente durante la exposicin. Dicha exposicin producir una imagen
a lo largo de la pelcula. El equipo consiste en una cmara, un mecanismo o una
unidad de transporte y un conjunto de bombillos que producen la iluminacin,
todo esto encerrado en un gabinete a prueba de luz externa. La mayora est
diseado para usar pelcula de 16 mm.
Unidades de procesamiento o equipos de revelado compuesto por una entrada
para insertar pelcula expuesta y de una salida de pelcula ya procesada. El proceso
de revelado convencional comprende los pasos de revelado, fijado, lavado y secado
de pelcula. Se encuentran unidades de procesamiento tanto horizontales como
verticales. El densitmetro es un aparato diseado para medir el ennegrecimiento
de la pelcula utilizado como control de calidad despus del revelado.
Las duplicadoras son unidades destinadas a duplicar rollos de pelculas o de
microfichas, ya sea en pelculas convencionales a base de halgeno de plata, as
como en pelculas diazo/vesicular.
Unidades de salida llamados lectores o visores de microfilmacin. Son unidades de
proyeccin ptica fija, las cuales permiten proyectar en forma amplia las imgenes
de microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal forma que el operador
pueda leer la informacin requerida de acuerdo a las dimensiones reales de los
documentos.

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Tipos de pelcula
Gelatina de plata: tipo de negativo maestro de archivo que se almacena fuera del
lugar, bajo condiciones estrictas y controladas y debe ser utilizada nicamente para
generar copias
Diazo: de una pelcula diazo maestra se puede hacer una copia impresa intermedia
de la cual se sacan otras copias Vesicular: se puede sacar copias positivas en pelculas
vesiculares para su uso y circulacin

5.5 La digitalizacin
Aparentemente, cada vez se observa ms preocupacin en los archivos por el hecho que
de que si no estamos digitalizando o soando con la digitalizacin, entonces nos estamos
relegando a nosotros mismos al gran museo del papel.
Esto se debe a que el papel y el microfilm, son los medios de preservacin y conservacin
por excelencia mientras que la digitalizacin y la administracin computacional de la
informacin constituyen el medio de difusin y propagacin del conocimiento ms
eficiente.
Los admiradores de la digitalizacin y seguidores de la llamada Era Digital reconocen
que el formato digital ofrece cuantiosos beneficios potenciales, tales como: libre acceso,
flexibilidad, mayor capacidad de anlisis y manipulacin, lo cual es cierto pero desprecian
el valor del papel y el microfilm como fsiles documentales que deben ser relegados
a los archivos histricos como piezas del pasado. Por el contrario la digitalizacin y la
microfilmacin no son excluyentes u opuestas, son tcnicas complementarias enfocadas
a la preservacin.
Sin embargo, quizs nuestro desafo ms preponderante no radique en abrazar la tecnologa
digital, sino ms bien en elaborar un lenguaje comn para describir las transformaciones
que estn causando ese impacto fenomenal en nuestra vida diaria. Un vocabulario comn
representa el elemento clave en el desarrollo de una comunidad de prcticas y una
visin compartida del futuro entre usuarios, productores y los archivistas que somos los
responsables de conducir los recursos culturales de una sociedad.
Es por ello que muchos archivos se cuestionan si pueden permitirse el derrochar una
fuerte inversin econmica al desarrollar un sistema completamente operativo de
digitalizacin de imgenes. Quienes han participado en el desarrollo de este tipo de
proyectos con imgenes digitales han aprendido rpidamente que la tecnologa de estas
imgenes, en y por s misma, no proporciona respuestas fciles para la preservacin. 74
Los criterios que debemos aplicar al definir proyectos digitales exigen considerar diver-sos
factores, como propiedad intelectual, cantidad y ubicacin de usuarios potenciales, el formato
y la naturaleza del producto digital propuesto y el modo en que se describir, entregar
74 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
111
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

y archivar, la manera en que el producto propuesto se relaciona con otras gestiones de


digitalizacin y las proyecciones de los costos en relacin a los beneficios.75
Al abordar la tarea de iniciar un programa digitalizacin es importante definir el tipo de
transferencia que realizaremos, Michel Roberge los clasifica en tres tipo:
1. Digitalizacin de documentos anlogos: transferencia de informacin de un
medio anlogo a uno digital por medio de un programa informtico de digitalizacin
y de un escner. Las imgenes obtenidas son copias exactas electrnicas de los
originales que se almacenen en dispositivos perifricos o en servidores, a partir
de ese momento son visibles nicamente en pantallas o a travs de un programa
de visualizacin.
2. Digitalizacin de los documentos anlogos con reconocimiento ptico de
caracteres (OCR): tcnica que permite recuperar el texto, datos de calculo e
inclusive anotaciones manuscritas. Se debe emplear un programa especializado y
de un procedimiento ptico para procesar e identificar los diferentes caracteres
(fuentes). Tambin se puede aplicar en documentos sonoros por medio del
reconocimiento de voz.
3. Conversin de ficheros informticos en imgenes electrnicas: se aplica
cuando queremos divulgar informacin con un formato universal. Se convierte
un documento electrnico en imagen por medio de un programa especializado,
como es el caso de los llamados PDF.
Es importante definir, de acuerdo a la naturaleza e intereses de la organizacin, cual
de estos procesos se utilizarn. Hay archivos donde no se requieren digitalizar algunos
tipos de documentos, o bien no es necesario con el reconocimiento ptico de imgenes.
En otros casos, la planificacin es importante, para que digitalizar documentos que se
encuentran en formato electrnico si con una simple conversin en imagen digital (PDF)
evitara el costo de impresin y reproduccin.
De igual manera, los documentos semiactivos, cuyo plazo de vigencia es breve y su
utilizacin es limitada para un pequeo grupo de usuario, no deberan ser digitalizados. En
el caso de los documentos de valor permanente se plantean estas mismas interrogantes,
relacionadas con demanda de consulta, estado de conservacin, antigedad, soporte,
etc.

Programa de Digitalizacin
Para la implementacin de un programa de digitalizacin siguiendo los criterios enunciados
en el prrafo anterior, se deben responder las siguientes preguntas: 76

75 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
76 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
112
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

1. La naturaleza intelectual de las fuentes de informacin


Puede la calidad intelectual del material original justificar el acceso proporcionado
por la digitalizacin.?
Aumentar la digitalizacin el valor intelectual del material?
Incrementar significativamente el acceso electrnico a un cuerpo de informacin
su potencial de ilustrar, o bastan los libros, manuscritos, fotografas o pinturas
originales para realizar esa labor?
En que medida la combinacin o suma de fuentes originales aumentar su
valor?
2. Documentos actuales o potenciales
Consultan actualmente los investigadores los materiales originales para digitalizar?
y Estn siendo estos materiales utilizados en su mxima potencialidad?
Es actualmente tan difcil el acceso a los materiales propuestos, que la digitalizacin
crear un pblico nuevo?
Es el uso limitado por las condiciones fsicas del material original?
Se encuentran los materiales relacionados tan dispersos que no pueden ser
estudiados en su contexto?
Sern los registros digitales propuestos, de formato y tamao manejable?
Responder la digitalizacin a las necesidades de los investigadores?
3. Naturaleza actual y prevista del uso
Cmo utilizan los investigadores las fuentes de informacin existentes y que
enfoque respecto a la digitalizacin facilitar su labor?
Aumentar la digitalizacin la utilidad de los materiales procesados? Permitir
nuevos tipos de enseanza o investigacin? Concuerdan los acadmicos en que
el producto propuesto ser de utilidad?
hay otros investigadores, bibliotecarios y archivistas que puedan colaborar en la
creacin de un producto til?

4. El formato y la naturaleza del producto digital


Qu caractersticas de los materiales deben capturarse en el producto digital?
Si las fuentes originales deben conservarse, pueden estas resistir el proceso de
digitalizacin?
Qu tipo de hardware debe utilizarse para la conversin?
Continuar creciendo los recursos de informacin en que se basa el proyecto?
Cmo navegarn los usuarios en y entre los fondos y colecciones del archivo?

113
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

5. La descripcin, entrega y retencin del producto digital


Cmo sabrn los usuarios que existe un archivo digital?
Cul es la mejor forma de entregar el producto digital a los usuarios?
Quin ser autorizado para emplear el recurso digital y bajo qu
circunstancias?
Cules son les intenciones a largo plazo para el archivo digital?
Constituye una meta la preservacin a largo plazo de materiales deteriorados?

6. Las relaciones con otras gestiones de digitalizacin


Han sido los materiales propuestos para la digitalizacin previamente traspasados
a un formato electrnico?
Pueden las gestiones cooperativas de digitalizacin reunir un conjunto coherente
de materiales que de otro modo permaneceran desasociados?
7. Costos y beneficios
Quien se beneficiar del producto digital propuesto?
Compensa el valor intelectual del producto propuesto el gasto involucrado?
Sera posible crear un producto aceptable a menor costo?
Cmo abordar el proyecto propuesto los costos a largo plazo asociados con los
archivos digitales?
Es posible obtener financiamiento externo para respaldar el proyecto propuesto?
Una vez contestadas estas interrogantes podremos tener claro el panorama de que tan
conveniente es llevarlo acabo, porque la digitalizacin tiene lugar dentro de un contexto
que abarca ms all de una sola institucin, disciplina o pas. Tambin se deben tomar en
cuenta un anlisis de costo beneficio confiables relativos a la conversin digital, pues los
costos de crear recursos electrnicos varan considerablemente.
Traspasar la informacin escrita, visual y numrica a un formato electrnico implica
niveles adicionales de complejidad. El proceso de digitalizacin (desde la preparacin y
conversin hasta la presentacin y el archivo) comprende una gama de procedimientos
y tcnicas con costos e implicaciones ampliamente variables. Entre ellas encontramos la
importancia de los documentos a digitalizar y la naturaleza y calidad del proceso mismo
de digitalizacin. El archivsta debe estar pendiente de con que fidelidad se captan las
imgenes, como se organizan, cmo se confeccionan los ndices, como el usuario accesa
la informacin y tanto las guas como la imagen es utilizable a mediano y largo plazo.
Entre las desventajas que podemos encontrar es que el proceso de reformateo de
documentos de archivo (y de bibliotecas tambin) se encuentra en paales, limitando
lo que se puede realizar ahora y forzando a quienes toman las decisiones a anticipar
progresos futuros. Por ejemplo, las imgenes escaneadas y optimizadas para ser vistas
en los monitores de las computadoras actuales presentarn dificultades en las pantallas
114
de alta resolucin de futuro, por lo que ser necesario reprocesarlas. Lo mismo podra
acontecer con los textos mapeados con bits, los que, si no son dotados con un buscador
de palabras en el momento en que la conversin es factible (desde el punto de vista
econmico) pueden ser subutilizados por investigadores que han llegado a confiar en la
capacidad de bsqueda de palabras claves.

Para llevar a cabo la digitalizacin se debe contar con el siguiente equipo;


Un software y hardware adecuado.
Scanner plano o de sobre mesa: de muy buena resolucin
Scanner rotativos: funcionan de la misma manera que una microfilmadora rotativa,
por medio de tres cmaras que escanea al documento con un rodillo
Cmara hbrida: es una cmara de microfilme pero con salida digital. Se pierde un
poco de calidad por la distancia que hay entre el lente y el documento
Soportes de almacenamiento
Grabadores y lectores de disco compactos o de DVDs
Una ves obtenida la imagen debemos respaldarla por medio de un Sistema de Calidad de
Compresin, en la actualidad se utilizan dos formatos: JPG y TIFF.
Ambos formatos tienen diferentes capacidades de almacenamientos, por ejemplo los
formatos JPG son los que se utilizan mas para publicaciones o imgenes de alta calidad,
utilizando alrededor de 6 a 7 megas de memoria por imagen.
Por el contrario, los formatos TIFF son los usados para consulta, envo o intercambio de
imgenes por su bajo peso. Una imagen en este formato puede llegar a pesar entre los
72 y 100 k.
Debemos tener claro que en el mundo digital no existe el concepto de master, son
solo clones digitales, pero esto no es importante porque la imagen digitalizada no es para
conservacin, es solo de referencia.
Finalmente, se debe tener claro, que cualquier archivo que pretenda implementar un
proceso de digitalizacin en sus fondos o colecciones debe hacerlo como el escaln final
en el proceso de organizacin archivstico y no debe ser visto como la solucin rpida a
un problema de falta de espacio o desorganizacin documental.

115
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD VI

ARCHIVOECONOMA
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

6.1 Introduccin
Al tratar el tema de la archivoeconoma debemos tener claro la nocin de que el servicio
de archivos va destinado a administrar y facilitar un conjunto de documentos producidos
por una colectividad, una administracin, una empresa, un establecimiento, hasta una
familia o un individuo en funcin de su actividad y conservado por ellos para una utilizacin
conforme y con fines documentarios.77
Es por ello que tradicionalmente el archivo es considerado como un ente encargado de
tres funciones bsicas; el recopilar, organizar y conservar el patrimonio documental. Con
estas funciones bsicas podemos obtener un aprovechamiento social y una transparencia
en la informacin que facilite la toma de decisiones y la bsqueda de fuentes de
informacin.
Lo anterior nos lleva al concepto de archivo total como aquella empresa prestadora
de servicios a la comunidad y a la misma administracin. Es por ello que al disear un
espacio para archivos se debe dar un dilogo interdisciplinario que sea creador, constante,
respetuoso y enriquecedor.
De manera que al plantearse el diseo de un edificio para albergar documentacin se
debe concebir como una tarea tripartita para promover la mejor recepcin, conservacin
y servicio de un documento, conforme a las necesidades de la institucin productora.
Aqu el archivero juega un papel importante como negociador y planificador en el
proceso de consolidacin de un archivo apoyndose en los principios de la preservacin
documental.

6.2 El emplazamiento para un edificio de archivo


La eleccin del terreno para la construccin de un archivo de grandes magnitudes o bien
su ubicacin dentro de un edificio demanda una planeacin y estrategia por parte del
archivsta, de manera que en el futuro no se den repercusiones negativas.
Muchos errores de diseo y distribucin pueden ser corregidos pero no una mala
ubicacin o un mal terreno, todo el futuro del archivo puede ser comprometido por una
mala decisin.
Pero la realidad nos dice que la eleccin de un rea o terreno es muy difcil. Cuando
una institucin disea un edificio las mejores reas no las destina a un archivo, de igual
forma no invierte grandes sumas de dinero en la compra del terreno idneo para un
archivo. Aqu radica la importancia del archivsta como negociador, al convencer a la
administracin de dar recursos al proyecto.

77 V.H. Arvalo Jordn. Archivoeconoma; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pg. 23
118
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Entre las caractersticas que debe tener un buen emplazamiento para un local de archivo se
encuentran;
1. Ubicado cerca del usuario; ya sea administrativo, estudiantes, profesores,
investigadores.
2. Ubicacin segura; lejos de objetivos militares, industriales o gubernamentales.
3. Ubicacin geogrfica segura; evitar terrenos hmedos o deslizables.
4. Evitar errores; como los focos de contaminacin industrial, emplazamientos
demasiados alejados de los centros urbanos y mal comunicados.
5. Una buena orientacin del edificio, preferiblemente hacia el noreste, puede
reducir los gastos energticos. Por otra parte la incidencia solar de la maana
no es tan daina ni fuerte como en horas de la tarde lo cual puede representar
un peligro para la documentacin.

Las reas no recomendadas para su desarrollo seran:


1. Zonas que ofrecen un peligro potencial como terrenos inundables, inestables,
hmedos, pantanosos, expuestos al mar, infestados por termitas o de vecindad
conflictiva.
2. Terreno prximo a fbricas, estaciones de gasolina o zonas industriales.
3. reas susceptibles de convertirse en objetivos estratgicos en caso de conflicto
armado.
4. Terrenos muy pequeos que no permitan ampliaciones futuras por lo reducido
del terreno.
5. No ubicar archivos frente a la costa o en regiones expuestas a vientos marinos
por la humedad y la sal. De igual forma en reas donde incidan vientos calientes,
secos o hmedos. Lo anterior obligar a disear el archivo con un aislante trmico
o hidromtrico para evitar los efectos dainos de estos factores deteriorantes.
Para citar un ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica mediante su Junta Administrativa
adquiere un terreno en 1977 cerca del centro de la cuidad, prximo a una va altamente
transitada y en un rea sumamente contaminada. Era un terreno relativamente grande
que posiblemente hubiera dificultado las ampliaciones futuras.
En 1980 es canjeado por un terreno de 60,000 metros cuadrados, ubicado fuera del
centro de la ciudad que con el tiempo le permiti construir su actual edificio, uno para
archivo intermedio y en proyecto uno para archivo notarial. Las dimensiones del terrero
garantizan futuras ampliaciones.
La gran ventaja del terreno adquirido es su ubicacin fuera del centro de la ciudad,
rodeada de reas comerciales y residenciales con un bajo nivel de contaminacin. Entre
sus desventajas esta su relativo aislamiento que dificulta el acceso a usuarios y el alto
nivel de humedad del terreno. 78

78 V. Chacn Arias. Comentarios sobre la infraestructura Archivistica en Costa Rica. En: Pg. 106
119
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

6.3. Diseo del archivo


Una vez ubicado el lugar o terreno se puede iniciar el diseo del futuro archivo. Es aqu
donde el Archivsta empieza su mayor tarea de negociador y debe forjar una relacin muy
estrecha y cordial con el arquitecto y la administracin.
La arquitectura es el arte de proyectar y construir edificios para satisfacer las necesidades
materiales y cobijar las diversas actividades del hombre. De manera que al disear un
espacio para archivos la relacin que se desarrolla entre el Archivsta Arquitecto
deben ser muy armoniosa para enfrentar el dilema de crear un ambiente que rena dos
condiciones; cambio y permanencia.
El cambio, debemos entenderlo como fruto de la ciencia, de la tcnica y de la produccin
industrial el cual se presenta en menor grado en comparacin con la permanencia, en
las instituciones sociales, polticas y jurdicas, que sienten los efectos de las revoluciones
y de las guerras que actan muy limitadamente en las reacciones humanas en el nivel
personal y en los sentimientos, las creencias, los prejuicios en los cuales arraiga ms la
permanencia.
El archivero conoce claramente cules son las necesidades prioritarias de su archivo; el
arquitecto conoce las soluciones que permitan satisfacer esas necesidades, de manera
que debe existir una colaboracin estrecha entre arquitecto y archivero.
En este punto se debe desarrollar una estrecha relacin tripartita entre la administracin
que financia y decide, el arquitecto que hace el proyecto y el archivero que es el
informador privilegiado y experimentado que conoce las necesidades requeridas y que
debe manifestarlas de manera convincente con el fin de que el arquitecto las plasme en
el proyecto y la administracin las apruebe y ejecute.
Esta etapa de convencimiento es muy importante porque los arquitectos no conocen
las funciones concretas de un archivo ni sus especiales caractersticas y se limitan a
crear o readaptar edificios segn sus propios criterios, lo que da pie a cometer graves
faltas constructivas que, ms adelante, perjudican a la documentacin, a su responsable
y al usuario. Por esto el archivero debe de informar previamente a la elaboracin del
proyecto, sobre qu es un archivo: cules son sus funciones; insistir en las caractersticas
esenciales de los depsitos, dar a conocer las necesidades de conservacin, instalacin y
accesibilidad de los distintos tipos documentales que pueden formar parte de su fondo
y, por supuesto, los distintos servicios y procesos por los que pasa el documento hasta
llegar al usuario. De esta forma, el arquitecto conocer las necesidades reales del archivo
y elaborar un proyecto conforme a las mismas.
Una segunda etapa es el convencer a la administracin que el proyecto elaborado es el
ms conveniente y beneficioso y que la inversin que se va a realizar se ver transformada
en una mejor calidad del manejo de la informacin, su divulgacin y conservacin.
En muchos pases de Europa y Amrica Latina se tiene la opcin de tomar edificios antiguos
o patrimoniales y adaptarlo a las necesidades de un archivo. En el mapa archivstico mundial
120
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

hay archivos emplazados en lonjas, castillos, palacios, iglesias, monasterios, seminarios,


hospitales, colegios, en antiguas penitenciaras, silos, fbricas, caballerizas nobiliarias,
mercados centrales, etc. 79
Entre los argumentos a su favor est en que presentan un costo menos elevado segn
un argumento econmico, aunque despus los costos de mantenimiento son ms altos.
En los pases con gran patrimonio arquitectnico se da el argumento histrico cultural
que busca proteger centros histricos, que junto a un argumento historicista proyecta
la imagen romntica de edificios nobles y antiguos destinados a conservar el patrimonio
documental de una nacin o regin. Finalmente el argumento funcional al estar localizados
en los centros de ciudades o pueblos permite una mayor accesibilidad, aunque en algunos
casos estas instalaciones resultan incmodas e imposibilita futuras ampliaciones.
Pese a tener sus defensores y detractores, la adaptacin de edificios patrimoniales en
Costa Rica esta muy lejos de la realidad. La principal razn es la falta de un complejo
histrico-arquitectnico que podra ser utilizado para este fin. El patrimonio arquitectnico
costarricense fue destruido a lo largo del siglo XX y el poco legado que an se conserva
corre igual peligro pese a existir una ley que lo proteje.
Por otra parte, los pocos edificios que pudieron ser adaptados con este fin ya han sido
ocupados con fines culturales, como es el caso de la antigua penitenciara central, actual
Museo de los Nios, la antigua Fbrica Nacional de Licores actual Centro Nacional de
las Artes, la antigua aduana o el antiguo edificio del Banco Anglo sobre avenida central,
entre otros.
La realidad costarricense nos indica que se deben construir edificios nuevos, como es
el caso del edificio del Archivo Nacional, del Instituto Nacional de Aprendizaje o del
Archivo Universitario de la Universidad de Costa Rica. O bien, la adaptacin de oficinas
o locales para albergar archivos, como es el caso de la mayora de los archivos centrales
de la administracin pblica.
El construir un edificio nuevo contribuye a evitar prejuicios. Los argumentos que se
presentan para los edificios nuevos son muchos, el archivero deber seleccionar aquellos
de mayor peso bajo argumentos claros, concisos como la preservacin del patrimonio
documental, la facilitacin de la informacin, la transparencia de la gestin administrativa
y la ayuda en la toma de decisiones.80
Tambin contribuye en el desarrollo arquitectnico nacional al fomentar y plasmar en
forma constructiva el genio y la inspiracin del arquitecto al establecer un hito en la
ciudad y ser reconocido institucional y constructivamente como tal.

79 M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organizacin. 1997. Pg. 272
80 V.H. Arvalo Jordn. Archivoeconoma; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pg. 52
121
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

6.4 reas del archivo


Actualmente todo archivo debe contar con tres elementos estructurales; el rea reservada
o depsitos, el rea privada o administrativa y el rea pblica o de consulta.
Estas distintas reas que conforman un archivo van en funcin de su tamao y de sus
medios econmicos. Por otra parte un centro archivstico bien dotado puede contar con
una gran variedad de servicios como salas de exposiciones o zonas para la restauracin
de documentos, aunque son pocos casos. De manera que un archivo suele contar con
esas tres zonas claramente diferenciadas.

6.4.1 rea reservada o de depsito


Estara formada por aquella parte del edificio destinada a todas aquellas tareas y servicios
relacionados con el tratamiento tcnico de los documentos, desde su entrada en el
archivo hasta su instalacin fsica y es el lugar cuya funcin primordial es la conservacin,
seguridad y custodia de los documentos. Dicha funcin se consigue dotando al depsito
de unas condiciones especiales, constructivas y de equipamiento adecuada a este fin.
Esta rea suele ocupar un 75% y se ha de calcular tomando en cuenta el doble del
volumen de documentos existentes en el archivo en el momento de la construccin
o adecuacin del depsito, en previsin del crecimiento que experimentar en los
siguientes aos. Tambin deber ubicarse en planta baja, con el fin de evitar el peligro de
derrumbamiento o debilitamiento de la infraestructura tras un sismo. En caso de ubicarse
en una planta superior es conveniente realizar un estudio de resistencia para determinar
la conveniencia de su ubicacin o si fuera necesario realizar un refuerzo estructural.
El uso de esta rea es exclusivo del archivero y del personal tcnico. Ocasionalmente,
puede acceder a ella el usuario, por ejemplo, en el caso de visitas programadas para
centros de enseanza. Como mnimo, esta rea est formada por un depsito y una
oficina para el tratamiento tcnico de los fondos, pero se puede ampliar al mximo con:
zona de descarga, de verificacin, de desinfeccin/desinsectacin, oficina de expurgo, de
restauracin, de encuadernacin, de reprografa, varios depsitos, etc.
Es fundamental que proporcione un almacenamiento seguro y accesible, no debe exceder
los 250 metros cuadrados y alojar un mximo de 1500 metros lineales de documentos. Sus
paredes deben ser fabricadas con materiales lisos que puedan ser limpiados con facilidad.
Estas sern recubiertas con doble capa de pintura plstica de calidad normal aplicada
sobre los parmetros previo saneamiento y preparacin del mismo, preferiblemente de
colores claros por su capacidad de aislar el calor y la humedad.
En general las paredes deben ser recubiertas o construidas con materiales que no
contengan formaldehdo o qumicos contaminantes. Pero si es recomendado que
presentes resistencia contra el fuego y aislamiento de temperatura y ruido.81

81 Asociacin Latinoamericana de Archivos (A. L. A.). Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pg.
122
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El suelo o piso deben ser de baldosas de terrazo o concreto, recibidas sobre capas de
mortero 1:6 de cemento y arena de manera que soporte 70 kg/m2 para estanteras
convencionales mientras que para estantera compacta mvil 1250 kg/m2 y eliminar
las juntas y grietas para evitar acumulacin de insectos y partculas contaminantes. Los
rodapis del mismo materia ( preferiblemente que no sean de madera ) de 7 cm. de altura
y en los casos que fuera necesario y previamente a la colocacin del terrazo, se debern
corregir totalmente los focos y bolsas de humedad que presenta el suelo saneando y
reparando las mismas con el tratamiento especfico que requiera cada depsito.
Los techos deben ser cubiertos con dos capas de pintura plstica de calidad normal, previa
limpieza del mismo. Si fuera necesario el aislamiento, enrasado de la altura del techo,
uniformidad del mismo u otras caractersticas que requieran, se deber consultar a un
ingeniero que determine el sistema ms conveniente siempre con miras a evitar el ingreso
de gases contaminantes, incidencia y calor solar y humedad. Tambin es recomendable la
instalacin de amplios aleros, sobre todo por la alta precipitacin pluvial de Costa Rica.
Las ventanas deben abarcar solamente el 10% de la pared y estar orientadas en el lugar
de ms baja incidencia solar. Se le debe colocar vidrios de 6/7 mm de espesor y sus
marcos o carpintera debe preferiblemente estar elaborada en metal con el fin de evitar
robos, daos por vandalismo y el ataque de insectos.
En caso de encontrarse en una zona de alta incidencia solar, es conveniente colocar
persianas graduables y filtros para evitar el ingreso de rayos ultravioleta.
Con respecto a la instalacin elctrica, el cableado deber ser introducido en tubos de
hierro galvanizado y dejarlos expuesto, para facilitar el mantenimiento de la instalacin y
detectar posibles desperfectos.
Entre los elementos de seguridad que deben contar todo depsito de archivo se encuentra
su acceso, el cual debe estar establecido por un reglamento interno. Sus puertas deben
ser confeccionadas preferiblemente en metal y estar diseadas para una resistencia al
fuego de 60 minutos, contra ataques militares o de vandalismo y cumplir con un adecuado
cierre y seguridad. Las ventanas externas ubicadas en los primeros pisos o en reas de
fcil acceso deben ser protegidas con rejas metlicas bien fijadas a las paredes.
Tambin debern contar con sistema de alarmas contra robos e incendios, tales como
detectores de humo, fuego y ubicar extintores en lugares estratgicos.
Con respecto al mobiliario lo ms comn es el uso de estantera, en el mercado
encontramos tres tipos; convencional o del tipo atornillada, la mecano en que se arma las
bandejas sin necesidad de estar atornilladas a los angulares y la compacta o mvil. Todas
ellas deben ser metlicas, preferiblemente recubiertas con una pintura anticorrosivo
secada al horno y sin filos que puedan daar cajas o documentos.

21
123
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

La Asociacin Latinoamericana de Archivos (A.L.A.) recomienda para la estantera


convencional que cada cuerpo de estantera tenga un mximo de 10 metros de largo,
altura de 2.20 mts. a 2.40 mts., dotada con bandejas de 90cm de largo y 40 cm de fondo
para cubrir los tipos de formatos documentales ms usados. La bandeja debe tener una
resistencia igual o superiora 80 kilogramos por metro cuadrado. Los postes de acero ya
sea tubular o estructural, perforados a cada 2.5 cm., con tornillo, rondana y tuerca, lo cual
permite una versatilidad muy aceptable y costos relativamente bajos.82
Con respecto a la distancia entre bandejas, esta depender de la altura de las cajas o bien
si los documentos se colocan unos sobre otro, formando estibas. En trminos generales
la A. L. A. recomienda bandejas con una distancia de 32 cm. entre ellas obteniendo 7
bandejas aprovechables. Si los documentos se colocan en estibas las bandejas deben
colocarse a 38 cm. unas de otras resultando 6 bandejas aprovechables por cuerpo o
tramo. 83
Tambin debern asegurarse con vigas de metal entre los estantes superiores y con
placas en el piso. Esto es muy importante dada la alta sismicidad que presenta nuestro
pas y el riesgo que representa para el personal el desplome de la estantera durante un
efecto ssmico.
Es recomendable dejar unos 15 cm de altura entre el piso y la primera bandeja con el
fin de facilitar la limpieza, la circulacin del aire y prevenir daos durante una inundacin.
Si el depsito fuera muy propenso a inundaciones lo conveniente es dejar la primera
bandeja libre.
La altura mxima del local no debe ser inferior de 2,50 metros entre el piso y el cielo
raso, mientras que la estantera no debe sobrepasar los dos metros, esto con el fin de
eliminar los problemas de humedad y generacin de bolsas de aire. Por el contrario este
espacio de 50 cm. facilitar la limpieza, la circulacin del aire y el control de la humedad
relativa.
La estantera deber de colocarse en sentido paralelo a las vigas para evitar problemas de
sobrepeso. No deben ir adosadas a la pared pues esta posicin dificulta tanto la aireacin,
como la limpieza y facilita la acumulacin de humedad, es por ello que se debe dejar un
espacio de entre 10cm. a 15 cm. entre la pared y la estantera.
Con respecto a los pasillos, los principales por donde circularan carretillas y equipos
deben ser no mayores de 1.25 mts. mientras los pasillos internos o laterales de 70 cm.
de ancho.
Con respecto a la estantera mvil o compacta, hay una gran cantidad de variedades y
formas en el mercado, para su instalacin y ubicacin debe consultar con el proveedor.
Pero las recomendaciones numeradas anteriormente son tambin vlidas para este tipo
de estantera.
82 A. L. A.. Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pg. 31
83 A. L. A.. Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pg. 31
124
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Para documentos de gran formato como mapas y planos se deben adquirir mapotecas
que son muebles con bandejas de 100cm. x 70 cm.

6.4.2 rea privada o administrativa


Ocupa el 10% de la superficie total. Aqu se incluye el personal y los medios fsicos
y tcnicos necesarios para llevar a cabo tareas administrativas y de direccin. En los
archivos de pocos medios es normal, aunque poco aconsejable, que estas tareas las
realice el propio archivero o bien, que cuente con un auxiliar o administrativo para su
gestin mientras que la direccin puede depender tambin del archivero o correr a
cargo del organismo del que dependa. Cuando se trata de un Archivo Nacional, Regional,
Departamental o de un a institucin grande, lo habitual es que est bien surtido de este
personal.
Estos servicios pueden ser utilizados por el usuario para sus necesidades, tales como:
reclamaciones, solicitudes, permisos de investigacin, etc.

6.4.3 rea pblica o de consulta


Ocupara aproximadamente el 15% restante. Est especialmente dedicada a los usuarios
ya que aqu es donde acceden a la documentacin que necesitan. Todo archivo, por muy
pocos medios que tenga, debe contar con un espacio o sala de consulta para el usuario, en
la que tambin podr acceder a los instrumentos de acceso y consulta (inventario, catlogo
y gua). Los archivos mejor dotados pueden ofrecer, adems, bibliotecas especializadas,
salas de exposiciones, salas de materiales especiales, reprografa, etc.
Es muy importante que esta zona est bien sealizada y que le sea cmoda y accesible al
usuario, ya que es aqu donde todo el trabajo de los profesionales ve su razn de ser: la
difusin documental. Tambin debe estar diseada para que el usuario disponga de 5 m2
y una mesa cuyas dimensiones no sobrepasen los 100 cm. x 70 cm.

6.4.4 reas anexas


En algunos casos se pueden contar con otras reas, lo cual depender de la importancia
del archivo, su tamao, crecimiento y posibilidades econmicas. Entre ellas podemos
encontrar reas de restauracin, encuadernacin, descontaminacin o exposiciones.

a. rea de Restauracin
El rea de restauracin es muy especializada, tanto por los materiales, equipo y el
personal tcnico que requiere. Se debe instalar en un espacio fsico separado del resto
de las instalaciones y contar con muy buenas condiciones de seguridad, ventilacin e
iluminacin.

125
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Lo primero es contar con un rea de limpieza y lavado que requiere el siguiente equipo:
Mesa auxiliar
Secador de entrepaos
Prensa mecnica
Tinas de lavado y pilas
Destilador de documentos

Para el empleo de una mquina de reintegracin mecnica se requiere:


Maquina de reintegracin mecnica
Prensa hidrulica
Mesas auxiliares
Mesas de restauracin
Estantera

Para el trabajo de restauracin manual se ocupa del siguiente mobiliario;


Escritorio y mesa de luminiscencia o megatoscopio
Prensas verticales
Prensa para mapas y planos
Planeros
Aparatos de medicin como pHmetro, luxometros, especmetro.
Microscopios y estereoscopios.
Gabinetes
Cizallas y guillotinas
Piezas de mano como bistur, pinzas, esptulas, reglas, etc.
Esptula elctrica
Tambin se puede desarrollar un laboratorio qumico-biolgico cuya funcin es el control
de la calidad de materiales usados en el proceso de restauracin y para investigacin de
factores de degradacin documental.
Aqu cabe sealar que la investigacin, tanto de las tcnicas como de los materiales
empleados, juega un papel importante que redunda en beneficio del acervo documental
de un archivo y propicia los avances necesarios para resolver los problemas que plantea
la conservacin.
Entre ellos podemos encontrar los anlisis cualitativos y cuantitativos de los materiales
adhesivos o papel entre otros. Tambin pruebas fsicas de resistencia al doblez, tensin y
explosin, adems de pruebas de envejecimiento acelerado de los materiales con rayos
ultravioleta y temperatura.

Para su desarrollo requiere del siguiente equipo y mobiliario:


Escritorio
Gabinetes para guardar reactivos qumicos
Balanza analtica y granatoria
126
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Mesa de qumica; estufa de cultivo, mufla, espectrmetro, centrfuga, parrillas,


microscopios.
Cmara de fumigacin
Estantera
b. rea de encuadernacin.
La encuadernacin es un conjunto de materiales cuya funcin primordial es proteger al
documento y a su vez responde a una necesidad precisa: la de abrirse, por lo tanto, es una
estructura que debe funcionar.
Es durante la edad media que los libros adoptaron la forma que presentan en la actualidad
aunque han evolucionado tcnicamente en su estructura.
La costura de documentos se hace de dos formas, perforada o de pasada y por
cuadernillo.
La costura perforada o de pasada se confecciona para documentos de hojas sueltas o en
cuadernillos (aunque no es lo mas conveniente en este caso) agrupando el documento
debidamente ordenado, con su cartula y perforndole al margen izquierdo de cinco a
tres agujeros(dependiendo del tamao del documento) con un punzn o con la broca
de un taladro.
Una vez abiertos los agujeros se cosen con una aguja recta y un hilo grueso y resistente.
Con el fin de proteger la costura y darle una presentacin agradable se le coloca en el
margen izquierdo (y sobre la costura) una tira de papel de encuadernacin de color
oscuro.
El otro estilo de costura empleado es por cuadernillos, que es ms elaborada, al trabajar
con una aguja que va uniendo los cuadernillos a travs de nudos.
Su preparacin y confeccin se puede realizar tanto manual como mecnicamente. Lo
primero es preparar los cuadernillos, si estos no existen o estn daados se puede
reforzar con papel tis o injertando papel japons en las zonas faltantes. Tambin se
pueden crear o restaurar cuadernillos por medio de la mquina reintegradora de papel,
injertando pulpa entre dos folios para crear un centro en el cual puedan unirse ambos
folios y en donde se pueda efectuar la costura.
Una vez realizada la costura se elaboran las tapas forradas en papel de encuadernacin,
tela, pergamino o cuero y se adhieren al cuerpo del documento para su proteccin.

Equipo y espacio
Las tareas desarrolladas en esta rea estn encaminadas a la proteccin de los documentos.
De manera que se lleva a cabo una larga serie de pasos que abarcan desde la costura
hasta el montaje de tapas, para ello requiere el siguiente equipo:

127
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Guillotina manual
Cizalla
Prensa de cajos
Prensa de dorado
Mesas de trabajo
Prensa vertical
Estantera
Cartones y cartulinas de diferentes grosores y calidades
Hilos de algodn, lino o camo
Tela, papel o cuero de encuadernacin
Encolante que puede ser goma blanca o almidn
Papel para guardas, de calidad de conservacin
Taladro para perforacin
Plegadera, tijeras, punzn, cutter, reglas, lpices, brochas y brochines
c. rea de descontaminacin
Los soportes documentales que conservan los archivos del mundo estn formados
principalmente por materia orgnica, su base es la celulosa, tales como el papel, negativos,
cintas de vdeo, etc. Esto los hace muy susceptibles a las variaciones de temperatura,
humedad, luz y el ataque de microorganismos como insectos, hongos y bacterias.
Los cambios que producen estos factores de deterioro traen consigo no solo la perdida
de soporte e informacin, sino tambin efectos biolgicos y qumicos que afectan al resto
de la documentacin, la salud del personal que lo manipula y al usuario que la consulta.
Los archivos intermedios y finales reciben documentos de muy diversas procedencias
y la experiencia ha demostrado que en el caso de pases subdesarrollados los archivos
centrales (en caso de existir) no cuentan en su mayora con las condiciones mnimas de
conservacin.
A raz de esto, la documentacin esta expuesta a varios factores de contaminacin, que
deben ser eliminados o neutralizados antes de ser incorporados a los archivos centrales,
o bien a los fondos en archivos finales.
Al introducir material contaminado en depsitos limpios, se genera una fuente de
contaminacin para el resto de la documentacin custodiada, que produce daos
significativos, adems de los problemas de salud que puede desarrollar el personal. Por
esa razn, todo archivo debe contar con un rea de descontaminacin, con el fin de
eliminar posibles plagas y neutralizar sustancias qumicas (plaguicidas, fungicidas, etc.)
y as garantizar depsitos documentales limpios y estables donde la documentacin se
conserve adecuadamente y el personal labore sin riesgos de enfermedades.
Todo archivo debe ser consciente de las leyes, reglamento y disposiciones relativas a
salud ocupacional y proteccin ambiental. Los archivos que ignoren estas disposiciones
podran exponer a sus empleados, usuarios o al ambiente a graves daos y enfrentar
128
responsabilidades legales importantes. Por eso, la administracin y los empleados deben
tomar medidas para mantener un lugar de trabajo seguro y un ambiente saludable.
Se advierte que un rea de este tipo debe ser dirigida y administrada por un profesional
debidamente entrenado y adems contar con personal capacitado para manipular material
contaminado.
La siguiente propuesta es un modelo para una rea de descontaminacin, en caso de
que un archivo por razones de financiamiento, personal o polticas institucionales no
pueda desarrollarla, se debe tomar en cuenta que lo ms importante es mantener buenos
hbitos de limpieza, capacitacin permanente del personal, concientizacin de los peligros
y daos que producen el mal manipuleo de la documentacin.

Tipos de contaminacin
El rea de descontaminacin busca atacar o contrarrestar los efectos de contaminacin
tanto biolgica como qumica. A continuacin se detalla cada uno de ellos:

Biolgica
Los soportes documentales fabricados a partir de celulosa son muy susceptibles al
ataque de agentes biolgicos, que generan efectos adversos sobre la informacin que
custodian, as como en la salud del personal que labora con la manipulacin de esa
documentacin.
Los agentes biolgicos ms comunes en un archivo, que no cuenta con las condiciones
adecuadas de prevencin y conservacin, son:
Polvo de celulosa
Polvo de caros
Fragmentos, escamas o excrementos de insectos
Esporas de hongos y moho
Estos agentes generan un gran deterioro sobre la documentacin tales como: manchas,
tintas desteidas y prdida de soporte, que trae como consecuencia la desaparicin
parcial o total de informacin.
El efecto de estos factores en la salud humana vara segn la persona, la cantidad y tipo
de partculas inhaladas, la edad y la susceptibilidad. Entre los males que puede sufrir,
se encuentra la rinitis, sinusitis, irritacin de ojos, reacciones asmticas y en casos ms
severos, fiebres, dolor en el pecho, cabeza y falta de aire.

Productos qumicos
Entre los productos qumicos ms utilizados por los archivos se encuentran los insecticidas,
rodenticidas y fungicidas. En pases localizados en zonas tropicales, como el nuestro, las
condiciones climticas favorecen el desarrollo de plagas, las cuales son atacadas con

129
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

esos productos generando una solucin momentnea, aunque su aplicacin no previene


infestaciones futuras o recupera el dao causado.
La exposicin a plaguicidas durante o despus de una aplicacin puede afectar la salud
a corto y largo plazo. El rango de efecto es muy amplio y va desde dolores de cabeza,
nauseas y mareos, hasta problemas pulmonares e inclusive el cncer.
Su presencia en documentos es muy variado, desde reacciones de radicales, dao en tintas,
cambios en el pH acidificando al documento. Igualmente en las encuadernaciones genera
cambios de consistencias, pH y la propiedad protectora que las tapas poseen alterando
su estructura a causa del producto qumico, el cual es absorbido y posteriormente
transmitido al cuerpo del documento o libro.

Espacios que debe contemplar un rea de Descontaminacin

rea de trabajo:
Donde los funcionarios desarrollan actividades de desencuadernado, limpieza mecnica,
lavado, secado, etc.
Esta rea debe contar con mesas de trabajo hechas en acero inoxidable, una cmara de
extraccin de gases donde manipular el material afectado por moho, hongos o productos
txicos.
Tambin pilas de lavado de documentos y secadoras de acero inoxidable. Es importante
que la fontanera sea del mximo dimetro posible que las conducciones de desage tengan
una buena pendiente y fabricado con un material que no ocasione obstrucciones.
Se debe contar con un espacio debidamente delimitado y sealizado para el almacenamiento
de reactivos, productos qumicos y materiales de restauracin. El cual debe contar con
las medidas de seguridad necesarias al tratarse de productos txicos e inflamables. Estos
materiales pueden ser reactivos como metanol, etano, cloroformo o acetona entre
otros.
En esta rea la renovacin del aire debe llevarse a cabo cada 6 veces / hora como
mnimo mediante la conduccin forzada de aire, lo cual se puede lograr con inyectores y
extractores de aire, con el fin de que el personal no se exponga a intoxicaciones.
Depsito:
Donde se almacena la documentacin contaminada, esta rea debe contar tambin con
extractores y un inyector de aire que permita una constante ventilacin y movimiento
de aire. De igual forma debe controlarse la humedad y la temperatura, de manera que no
sobrepase los 65% H.R. y 23C.

En caso de ser un archivo final o provincial que deba atender a otros archivos, se deber
disponer del espacio y equipo que registre y controle la entrada y salida de obras ajenas.

130
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

En caso contrario esta labor la realizar el personal encargado siguiendo el rgimen


interno establecido.

rea de fumigacin:
Es un cuarto hermtico donde se llevar a cabo fumigaciones con productos qumicos
que sean estables y que no sean residuales, con el fin de atacar plagas de insectos, hongos
o cualquier fuente de contaminacin biolgica.
Es recomendable instalar un rea de esta naturaleza en aquellos archivos que acostumbran
recibir documentos con relativa frecuencia. Con esta medida podemos garantizar que los
depsitos no se infectarn con insectos, roedores y otras plagas celulsicas.
Existen dos tipos de cmaras de fumigacin, la atmosfrica y al vaco. Una cmara de
fumigacin atmosfrica debe ser diseada y construida por un profesional capacitado en
el campo, siendo su inversin inicial ms baja que una al vaco, pero tiene la desventaja
que requiere ms espacio y cuidados, adems el tiempo de exposicin es ms prolongado,
lo que aumenta los costos por mano de obra, y por otra parte su implementacin y
utilizacin es menos segura tanto para el personal que la manipula como para el medio
ambiente.
Por el contrario, las cmaras al vaco requieren de una inversin inicial mucho ms costosa,
pero los gastos en mano de obra se reducen al tener lapsos de exposicin mucho menor.
Tambin requiere de un rea menor por lo que son muy apropiadas para tener en un
departamento de Conservacin o en las reas de desembarque de documentos.
Una cmara de fumigacin no debe permitir el escape de gases, es por ello que se deben
sellar todas las aberturas o grietas. La puerta debe cerrar hermticamente e internamente
contar con un sistema de ventilacin que sobresalga por encima del techo del edificio,
y en posicin que los gases no penetren a travs de las ventanas u otras aberturas del
edificio. La idea es extraer los gases a travs de un abanico al exterior, procedimiento
que debe realizarse varias veces antes de sacar la documentacin que se est tratando.
La literatura recomienda que el rea de fumigacin se localice en un lugar directamente
accesible a la plataforma de descarga, que debe contar con acceso vehicular amplio y
cubierto para protegerlos de los efectos de vientos y lluvias.
De igual manera se debe consultar a las autoridades del Ministerio de Salud y del Ambiente
con respecto a leyes y reglamentos que se deban observar.

Bao:
Debe contar con varios baos con ducha para el uso de funcionarios, los cuales deben
baarse despus de cada jornada, procurando una buena desinfeccin. Adems deben
poseer ropas de trabajo, las cuales deben lavarse al finalizar la jornada laboral, bajo ninguna
circunstancia salir de la institucin con ella puesta.

131
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Proteccin personal
Para poder desarrollar sus actividades, el personal encargado de un rea de
descontaminacin debe no solo estar debidamente entrenado en la manipulacin de
material contaminado, sino contar con un equipo bsico:
Guantes de algodn, ltex o hule.
Batas de algodn, overoles y delantales que cubran el cuerpo completo. Debe ser
elaborado con fibras naturales, como algodn, que permita lavarlo despus de cada
jornada de trabajo.
Mscaras de proteccin para cara y vas respiratorias. El mercado ofrece una gran
variedad de mascarillas dependiendo del material contaminado, para ello se debe
realizar un estudio y determinar el tipo de mascarillas que se deben adquirir.
Gafas para proteger los ojos.
Hbitos de higiene, contar con jabones y productos de desinfeccin.
Dar un uso eficiente de la aspiradora, cmara de extraccin de gases y pilas.
Este trabajo es mucho ms difcil de lo que parece. No se debe programar sesiones
de limpieza de ms de cuatro horas al da. Hay que darle al cuerpo la oportunidad de
recuperarse entre una sesin y la siguiente.

Practica de archivoeconoma

Caso N 1
La Fundacin Castegnaro fue fundada en 1926 con dinero proveniente del legado de
Dolores Castegnaro, quien los dejo para crear un fondo de ayuda a madres solteras. Su
patrimonio se incremento con los aos y se consolido como una institucin de bien
social a nivel nacional. Su sede se encontraba localizada en una antigua casa victoriana,
(declarada patrimonio nacional) ubicada en barrio Amn, la cual habia sido propiedad de
la finada, pero por crecimiento de las operaciones de la fundacin se trasladaron a un
edificio mas amplio y la antigua sede la destinaron como local del archivo central.
Esta fundacin posee un importante patrimonio documental de 250 mts lineales, de
los cuales 50 mts son de valor cientfico cultural y la fundacin esta muy interezada
en preservarlos de la mejor forma posible. La restante documentacin, la cual adems
esta en constante crecimiento, es de caracter administrativa. La afluencia de consulta
se reduce a la demanda de la oficina central y un promedio de tres visitas diarias de
investigadores externos.
El terreno de la propiedad mide 690 mts cuadrados y la casa tiene 360 mts cuadrados de
construccin. Cuenta con dos pasillo laterales de 3 mts cada uno y un gran patio.

132
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

A usted lo han contratado como archivsta, y le solicitan que remodele el local para poder
cumplir con todas las actividades archivsticas, con un presupuesto muy amplio. Debe
tomar en cuenta que parte de la documentacin esta microfilmada (actividad que realiza
una empresa privada), que cuenta con equipo informtico de punta y que los depsitos
pueden ser aclimatizados. Usted deber determinar el equipo, moviliario y distribucin
espacial de todas las reas necesarias para poder desarrollar sus funciones.

Caso N 2
La empresa A.C.M.E. tiene sus oficinas centrales en la ciudad de San Jos, entre avenida
central y calle 2. Su archivo central est localizado en el ltimo piso de un edificio de 3
plantas, en una oficina de 6 mts por 5 mts.
El edificio fue construido en 1972 y es una estructura de cemento y madera; no posee
sistemas de deteccin de humo o fuego, carece de extintores y salidas de emergencia.
La nica ventana que tiene el local es de celosas y da hacia el oeste y la cubre un
marquisette. Adems hace falta una celosa que fue sustituida con un cartn el cual esta
viejo y deteriorado. La temperatura mxima en promedio es de 27 C y la humedad
relativa de 85 % a lo largo del ao. La estantera es de madera y la documentacin se
encuentra expuesta.
El fondo documental incluye diversos soportes, siendo el principal papel con un total
de 200 metros lineales. Hay una coleccin de planos y 5 metros de discos compactos y
disketes.
El archivista no puede disponer de otro espacio fsico y debe obtener la siguiente
informacin:
a) Dada estas condiciones ambientales que tipo de deterioro esta sufriendo la
documentacin por efectos de luz, contaminacin, temperatura y humedad
relativa.
b) Del ambiente anteriormente descrito, que modificaciones recomendara usted al
archivsta para aminorar los factores de deterioro.
c) Que equipo y mobiliario recomendara al archivsta para mejorar las condiciones
laborales y de conservacin.
d) Calcule la cantidad de metros lineales de estantera convencional, para este
local.

133
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD VII
ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA EN
CONSERVACION PREVENTIVA PARA ARCHIVOS
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

7.1 Introduccin
En los ltimos aos se ha dado un gran impuso a la investigacin y educacin en materia
de conservacin y restauracin de bienes culturales. En el caso de los archivos, el
desarrollar programas y polticas en materia de conservacin preventiva de sus fondos
y colecciones han llevado como meta retardar las acciones del tiempo y suprimir las
deficientes condiciones de instalacin las cuales generan daos irreparables en numerosos
documentos de valor cientfico cultural.
Por esta razn y tomando en cuenta los factores de deterioro, tanto internos como
externos, resumimos que las principales amenazas para el material documental en
archivos son:
Los materiales utilizados en la fabricacin misma del soporte
Los desastres naturales o provocados por el hombre
El ambiente donde se almacenan los documentos
La forma en que se manipula la documentacin
Todo esto se debe a que los soportes tradicionales en archivos estn formados por materia
orgnica por lo que esta sujeta a un proceso continuo e inevitable de envejecimiento
natural.
El tipo de archivo y el cmo se utiliza refleja las necesidades de preservacin de sus
colecciones. Los requisitos de un archivo central sern diferentes a los de uno de gestin,
y ambos a uno histrico. Sin embargo cualquier tipo de archivo esta obligado a mantener
y hacer accesible sus documentos, ya sea por algunos aos o permanentemente.
Es as como la conservacin preventiva busca generar acciones que retarden y prevenga
los daos causados en la documentacin por los factores de deterioro. Para alcanzar
este objetivo, las metas y prioridades de un programa como este deben encontrarse
firmemente arraigadas en la declaracin de la misin institucional porque gran parte
de los programas de preservacin dependen de la voluntad de la administracin para
promover y apoyar los cambios recomendados.
La preservacin de los fondos documentales de un archivo puede dividirse en dos
categoras. La primera corresponde a la conservacin preventiva, que habitualmente se
centra en prevenir el deterioro de las colecciones como un todo, adems de determinar
las caractersticas ideales del edificio y establecer las siguientes pautas:
Diagnstico
Mantenimiento de las instalaciones
Prevencin y control de catstrofes
Control de las condiciones fsicas y ambientales
Concientizacin de los trabajadores y del pblico usuario
Conservacin del acervo, atendiendo las prioridades previamente definidas
Plan contra desastres

136
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Todas estas actividades tienen que estar dirigidas a un solo objetivo: salvaguardar los
documentos.
La segunda se refiere a la conservacin curativa o restauracin documental destinada a
corregir el deterioro fsico o qumico, la cual demanda mucha mano de obra y profesionales
bien capacitados por lo que es cara y se restringe a ciertos documentos de fondo.84 Por
otra parte la restauracin es necesaria, al tener en el acervo, piezas daadas que requieren
tcnicas de reparacin ms elaboradas y que deben ser efectuadas por personal tcnico
y/o profesional especializado.
De manera que al desarrollar un plan de conservacin preventiva debemos estructurarlo de
manera tal que conduzca a un programa que incorpore ambas categoras de actividad.

7.2 La Conservacin Preventiva


La conservacin preventiva se relaciona con todas aquellas medidas dirigidas a mejorar
las condiciones ambientales en las que se encuentran las colecciones; se menciona
tambin el rol fundamental que tiene la administracin de las instituciones a la hora de
tomar decisiones relacionadas con la manipulacin, el transporte, el almacenamiento, el
intervenir o no las series documentales o colecciones y como punto de partida de las
estrategias para prevencin en caso de desastre.
De manera que el desarrollar un plan de conservacin preventiva se fundamenta en
la necesidad de una institucin en proteger la informacin que produce y recibe en el
desarrollo de sus funciones. Tambin se ha visto favorecida por la mejor comprensin de
los procesos de deterioro de los materiales. Sus principios y mecanismos fundamentales
ya se han establecido, enriquecindose constantemente con los conocimientos especficos
que se pueden alcanzar hoy gracias a la tecnologa moderna.85
Actualmente conocemos y entendemos cuales son los factores que generan deterioro
en los fondos documentales, si bien no podemos eliminarlas del todo, s sabemos como
retardarlas. Tenemos el conocimiento para controlar la incidencia de luz, temperatura y
humedad disminuyendo el efecto daino que tienen sobre nuestros documentos. De igual
manera podemos entender cuales son los daos causados por el hombre (antropognicos)
ya sea generados por el usuario o por la misma administracin o bien los causados por
agentes qumicos o biolgicos.
Ante esto, el archivista debe asumir una posicin de lder y promover polticas de
administracin y manejo que garanticen la adecuada conservacin del fondo documental
que tiene a su cargo.
Es as como la conservacin preventiva tambin abarca todo un conjunto de medidas
y estrategias de orden administrativo, poltico y operacional que contribuya, de manera
84 S. Ogden. El manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center.
2000. Pg. 18.
85 G. Mercedes Vargas. La conservacin preventiva en archivos. Pg. 27.
137
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

directa o indirecta, a que el material archivstico custodiado no pierda en ningn momento


su integridad fsica o qumica. Estas acciones tienen que ir dirigidas a la comprensin y
manejo del entorno en que nos desenvolvemos con miras a contrarrestar el deterioro
causado por el manipuleo rutinario de los materiales. 86
El programa de conservacin debe ser planeado para ejecutarlo por etapas y de forma
permanente, inicindose por las actividades de mayor urgencia. Es importante prever
que en dicho programa se debe contar con los recursos econmicos necesarios para la
adquisicin oportuna de materiales y equipos.

7.2.1. Diagnstico
Un programa de conservacin debe iniciarse con un exhaustivo diagnstico o evaluacin
del estado de los documentos, identificacin de potenciales factores de deterioro,
condiciones ambientales y de depsito.
Con esta informacin ser posible establecer las prioridades en cuanto a: limpieza,
desinfectaciones, adecuacin y expansin de depsitos, microfilmacin, restauracin y
encuadernacin.
Por otra parte, la prevencin de un desastre y la disminucin de su impacto en las
funciones, metas y objetivos de una institucin repercute mucho en la salvaguarda de
su patrimonio documental porque la perdida de informacin puede poner en peligro la
integridad y el futuro de la misma.
El archivero debe conocer a la perfeccin la institucin en la cual labora y por ello tener la
capacidad de enumerar los distintos elementos que la componen, como son el personal,
documentos vitales, edificacin, identificacin de posibles desastres y mejoramiento de
las condiciones ambientales.

86 G. Mercedes Vargas. La conservacin preventiva en archivos. Pg. 30.


138
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Seguidamente se propone un modelo de cuestionario o gua para el diagnstico


de archivos:

Formulario para la Evaluacin de Problemas de


Conservacin en Archivos

Nombre de la Institucin: ________________________________________


Fecha: __________________

Ubicacin general y clima externo.

1. Clima exterior

( )Tropical / subtropical ( )Desrtico / Subdesertico ( )Templado / seco


( )Templado / hmedo ( )Fro

2. Pluviosidad anual ______ mm

3. Temperatura mxima: C Mnimo: C Media: C

4. Tipo de ubicacin: Urbana( ) Rural( ) Mixta( )

5. Contaminacin Exterior: Alta( ) Media( ) Baja( )

6. Descripcin del medio externo: (Frecuencia de trfico, industrias, zona residencial, de


negocios, etc.)

Edificio
7. Direccin del edificio en donde se encuentra el local:

8. Tipo de construccin y antigedad:

9. Estado de conservacin interior y exterior:

10. Estado de conservacin de los bajantes externos:

Bien( ) Irregular( ) Mal( )

11. Cafetera:

12. Seguridad del edificio:

139
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Archivo
13. Se estn aplicando medidas de preservacin y conservacin documental:

14. Se ha redactado un plan institucional de emergencias:

15. Se ha tomado en cuenta al Archivo dentro de este plan:

16. Existe para el archivo un plan de Prevencin de Desastres:

Local
17. Ubicacin del archivo dentro del edificio:

18. Dimensiones del local en metros cuadrados:

19. Distribucin de la planta fsica:

rea administrativa:________% rea de Consulta: _______%

rea de Trabajo:_______% Depsitos:_______%

20. Los espacios estn debidamente comunicados entre s permitiendo el correcto


desarrollo de las actividades:

21. Su orientacin geogrfica genera problemas:

Incidencia solar ( ) Inundacin ( ) Contaminacin o polucin ambiental ( ) Fuertes


vientos ( ) Otro:________

22. La documentacin se encuentra almacenada en un solo local o fragmentada en


varios:

23. Cuantos metros lineales se custodia en la actualidad:

24. Que posibilidades de ampliacin para albergar mayor documentacin existen en el


archivo a corto plazo:

25. Tipo de iluminacin: Fluorescente( ) Incandescente( )

26. Presenta difusores: Si( ) No( )

27. Filtros: Si( ) No( )

28. Apagado automtico: Si( ) No( )

140
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Condiciones Ambientales
29. Se cuenta con algn sistema artificial de aclimatacin:

( )Si ( )No Mxima C %

Mnima C %

30. Se tiene un contrato de mantenimiento para este equipo:

31. Se cuenta con un programa de limpieza para el local:

32. Con que frecuencia se realiza:

33. Que materiales y productos se utilizan para realizar la limpieza:

34. Al personal de limpieza se le ha dado entrenamiento o capacitacin:

35. El local presenta ventilacin, indicar si es natural o artificial:

36. Presenta alguna fuente de contaminacin biolgica, qumica o humana:

37. Existe peligro de plagas (especifique de que tipo):

Condiciones de seguridad del archivo


38. Quienes tienen acceso libre a las reas de depsito y consulta:

39. Se han tomado medidas de prevencin contra robo:

40. Las ventanas presentan rejas o alguna medida de seguridad:

41. Las puertas presentan algn reforzamiento:

42. Se cuenta con alarma contra robo:

43. Se han tomado medidas de prevencin contra incendios:

44. En que estado se encuentra el sistema elctrico:

45. Que materiales de construccin presenta el piso:

46. Que materiales de construccin presenta el techo:

47. Que materiales de construccin presenta las paredes:

48. Se cuenta con algn sistema de deteccin de fuego:

Humo ( ) Fuego ( ) Calor ( )

141
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

49. Con que clase de extintores porttiles de incendios se cuenta:

Agua ( ) Espuma ( ) Polvo Qumico ( )

Gas Halon ( ) CO2 ( ) Ninguno ( )

50. De contar con extintores, se les da el debido mantenimiento anual:

51. Se han tomado medidas de prevencin contra inundaciones:

52. Hay presencia de tuberas en las reas de depsito o trabajo:

53. Las canoas de desages fluviales pueden ser una amenaza de inundacin:

54. Las canoas y techos se limpian peridicamente:

55. El techo presenta filtracin de agua o goteras:

56. Se observan manchas de humedad en las paredes:

57. Se cuenta con salidas de emergencia bien dirigidas y sealizadas:

58. Mobiliario y equipo

rea Tipo y condicin de mo- Describa las unidades de instalacin


biliario presentes: cajas, legajos, sobres, etc.
Administrativa

Consulta

Depsito

59. Observar el tipo cartn utilizado en las cajas y determinar cual es libre de cido:

60. En las carpetas o cajas elaboradas con cartn cido se utiliza algn tipo de barrera
para evitar la migracin de la acidez por contacto:

61. El tamao de la carpeta queda ajustada con respecto al tamao de la


documentacin:

142
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

7.2.2 Personal y usuarios


La primera prioridad en toda planeacin en casos de emergencia es proteger la vida
humana y la seguridad. La segunda prioridad es proteger los servicios y asegurar que la
institucin puede reanudar sus operaciones. La tercera prioridad es proteger al equipo,
los suministros, la informacin y otros bienes de la institucin contra prdida o dao.
En las instituciones pblicas se acercan muchos tipos de personas para realizar diversos
tipos de trmites.

Los usuarios son aquellos que acceden de forma regular o espordica a las instalaciones
para hacer uso de sus servicios y pueden ser investigadores o visitantes. Estas personas
estn sujetas a horarios definidos y ubicados en espacios ya delimitados, por lo que se
exponen a ciertos riesgos muy fciles de identificar. Su condicin de ocupante espordico
lo vuelve muy susceptible a situaciones de emergencia, al no estar familiarizado con los
espacios de las instalaciones lo que aumenta sus posibilidades de riesgo.

Los empleados es un segundo grupo de personas que encontramos en las instituciones


y ocupan permanentemente las instalaciones durante perodos de tiempo prolongado en
las distintas zonas de la institucin. Presenta un mayor conocimiento de las instalaciones
fsicas por lo que entraa condiciones de trabajo y riesgo especfica.

Por la cercana de la institucin a zonas residenciales y comerciales tambin hace incluir


a los vecinos o las personas a las que pueda afectar un eventual dao causado por una
emergencia. Esto se puede dar por la cercana, por la proximidad de edificios colindantes
o prximos y en espacios cercanos al aire libre de carcter pblico.

De manera, que por un lado debemos identificar los diferentes tipos de personas que
estaran expuestos a una emergencia institucional, pero tambin debemos verlos como
posibles causantes de una situacin de emergencia, en especial aquellos que trabajan en
reparacin y mantenimiento, o bien en descarga de combustibles, traslado de materiales
y retirada de desechos.

Por ello es necesario inventariar las diferentes categoras y el nmero de personas


pertenecientes a cada una de ellas, las distintas situaciones horarias. Aunque el nmero
de empleados presentes en los distintos puestos de trabajo es conocido con precisin,
en los dems grupos, y en especial en los de los usuarios, se ha de establecer el nmero
promedio y el mximo que puede estar presente en los perodos de funcionamiento
normal y con ocasin de la celebracin de actividades especiales como conferencias,
exposiciones o reuniones.
143
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

7.2.3 Documentos vitales


Como la informacin es uno de los elementos esenciales de lo cual esta constituido un
archivo, es importante realizar un estudio de la documentacin con el fin de determinar
cuales tipos documentales son los que debemos proteger. A esto se le llama un Programa
de Documentos Vitales.
Ninguna institucin est totalmente inmune a emergencias o desastres, ya sean por causas
naturales o provocadas por el hombre, terremotos, tornados, huracanes, inundaciones e
incendios ocurren en todo el mundo. Tambin guerras y luchas civiles estn presentes en
muchos pases. Incluso fallas en la energa elctrica, fugas o problemas en el drenaje, o mal
manejo y error humano puede llevar a una emergencia. Oficinas, personal y documentos
pueden enfrentarse a una emergencia, aun algo tan aparentemente insignificante como
una fuga en la tubera, un deshumidificador descompuesto o una falla en los controles de
temperatura.
Para proteger la informacin, algunas instituciones elaboran planes de emergencia, tambin
llamados planes contra desastres o planes para reanudacin de actividades. Tales planes se
basan en el concepto que una institucin debe identificar sus bienes, su personal, su
equipo y suministros, y sus fuentes de informacin vital; la institucin entonces establece
procedimientos para asegurarse que su personal y su propiedad estn protegidos y
que, en caso de emergencia, se tomarn acciones inmediatamente para reducir el dao
ocasionado y aplicar inmediatamente procedimientos de recuperacin.
Un programa para administrar documentos vitales es un mtodo sistemtico para
seleccionar, proteger y mantener disponibles los documentos esenciales para que
continen con vida en una institucin, es especial en caso de una alteracin o interrupcin
en sus operaciones.
De manera que identifiquemos los documentos claves de la institucin y fuentes de
informacin; y despus sealemos los procedimientos para almacenar dichos documentos
o copias en un lugar seguro. Un objetivo de este tipo de programas es proteger la
informacin esencial que estos contienen, en vez de los mismos documentos. Por lo
tanto, la reproduccin y almacenamiento de copias se considera una opcin adecuada
en la administracin de documentos esenciales. Sin embargo, el valor de los documentos
originales como evidencia, como soporte y como smbolos deben tambin considerarse,
y si es necesario, los documentos reales mismos deben protegerse adecuadamente.
El cuidado de los documentos vitales se aplica no slo a los archivos de gestin, sino
tambin a los archivos centrales y a los histricos o finales. Sin considerar si el programa
elaborado se refiere a los documentos activos, semiactivos o histricos, los archivos
deben tomar un papel preponderante en la elaboracin de un programa y asegurar
su mantenimiento. Los archivos tendrn el conocimiento y personal capacitado para
entender los temas relacionados con la proteccin de archivos y la informacin que
contienen.
144
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

a Elaboracin de un programa para documentos vitales


Un programa para documentos vitales identifica los documentos crticos para las
operaciones de una institucin y seala los procedimientos para proteger dichos
documentos contra prdida o dao. La proteccin podra ser almacenamiento seguro
o copias, o una combinacin de ambos, y la proteccin tambin incluye la reduccin de
riesgos de que la informacin y los documentos podran resultar daados por fenmenos
naturales o de otro tipo. El objetivo de un programa para documentos vitales es proteger
la informacin contenida en los documentos, no necesariamente los documentos mismos.
Si se copia un documento y la copia est segura, esto puede, en algunos casos, ser tan
importante como garantizar la seguridad del original.

b Razn de un programa para documentos vitales


Un programa como ste debe ser un plan general de emergencia de una institucin. Un
plan de emergencia completo (algunas veces llamado plan de reanudacin de actividades)
identifica los pasos necesarios para garantizar la continuacin de los servicios, programas
y actividades que una institucin necesita para continuar funcionando. Los servicios
podran incluir calefaccin e iluminacin, sitios de proteccin en casos de emergencia
para el personal o usuarios, seguridad fsica para el personal, proteccin y seguridad
de edificios y sus instalaciones entre otros. La administracin de documentos vitales
es solamente un aspecto de este amplio programa que se enfoca a la proteccin de
informacin y documentos necesario para garantizar que la institucin puede continuar
sus actividades, o reanudarlas pronto, con poca prdida.

Cualquier institucin que debe continuar funcionando inclusive en un caso de


emergencia debe elaborar un plan de emergencia. Y cualquier institucin que necesita
que los documentos continen funcionando debe incluir un plan de administracin de
documentos vitales en su plan de emergencia. Si la organizacin es parte de un programa
nacional o estatal, un programa de documentos vitales puede ser decisivo, puesto que
el gobierno tiene la responsabilidad ante los ciudadanos de asegurar que la informacin
acerca de las actividades del gobierno est garantizada y disponible, especialmente en
caso de emergencia.
Por ejemplo, un terremoto afecta una poblacin pequea. El gobierno nacional, estatal o
local podra recibir la demanda de ayuda para identificar ciudadanos, a fin de garantizar la
seguridad y atencin a las victimas. El gobierno puede tener que depender de los censos
o documentos similares, registros de estudiantes, u otros documentos para elaborar listas
de nombres. Un programa de administracin de documentos vitales garantizara que tales
documentos vitales estuvieran protegidos, y que no se perderan con el terremoto.

145
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Aunque es difcil, pero no imposible asignar un valor monetario a la informacin contenida


en los documentos de una institucin, la informacin es, no obstante, insustituible.
Realmente no es posible asegurar la informacin contra prdida. Sin embargo, un programa
de documentos vitales proporciona un tipo de seguro de que la informacin no se pierda
o dae. Los documentos valiosos deben protegerse; los menos valiosos no necesitan
tanta proteccin.

c Responsabilidad para cuidar documentos vitales


Un primer paso en la planeacin para cuidar documentos vitales es definir la naturaleza
de la actividad de la institucin. La naturaleza de la institucin es el propsito o razn de
ser de la institucin o departamento. Entender el propsito de la institucin o mandato
ayudar a la agencia a dirigir su atencin a aquellas funciones que son vitales para que
la institucin realice sus actividades. Estas actividades claves son aquellas que requerirn
documentos para apoyarlas en caso de una interrupcin de las actividades.
Es responsabilidad de los mandos superiores definir las actividades de la institucin antes
que se elabore un plan para documentos vitales. Pero la administracin tiene un papel ms
importante que simplemente definir las actividades de la institucin. Un programa para
documentos vitales tendr xito solamente con un fuerte y visible apoyo de los mandos
superiores de la institucin. Un plan general exige la amplia participacin y asignacin
de recursos. El apoyo gerencial es imprescindible para poder competir por recursos
financieros y humanos.
Los mandos superiores deben apoyar activamente al plan de documentos vitales cuando
se est llevando a la prctica y despus sobre una base continua, para garantizar su
aceptacin general y, finalmente, su xito.Tal apoyo podra ser en forma de memorando u
oficio dirigido al personal acerca de la necesidad e importancia del plan para administrar
documentos vitales. Es importante hacer llegar el plan a los empleados por cualquier
medio de comunicacin.

d Identificacin de documentos vitales


Cada institucin debe determinar lo que constituye un documento vital segn sus propias
necesidades, jurisdicciones y responsabilidades. La declaracin de misin, legislacin y
poltica de documentacin de la institucin pueden aportar informacin que ayudar a
definir los servicios vitales de la institucin y responsabilidades.
El grupo responsable de determinar el programa de administracin de documentos
vitales debe incluir a los responsables de la administracin de documentos; a los que
intervienen en prevenir casos de emergencia; a los usuarios clave de los documentos;
expertos legales, financieros y tcnicos. Los mandos superiores deben intervenir desde
el principio del programa para garantizar que ste se establezca en su entidad y se
mantenga actualizado. Los archivos deben participar en todo el proceso para aportar
insumos y administracin en la toma de decisiones.
146
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Puede ser difcil determinar cules documentos son vitales para una institucin en caso de
una emergencia o desastre. La valoracin de documentos para determinar si son vitales
implica conocimiento de las actividades de la institucin, los documentos necesarios para
llevar a cabo dichas actividades y el ciclo de vida de los documentos. A continuacin se
incluyen algunas directrices para determinar cules documentos son vitales y cules no
lo son:
Slo la institucin puede determinar cules documentos son vitales. No existe una lista
universal de documentos aplicables a todas las instituciones.
Para determinar cules documentos son vitales deben definirse claramente, los roles y
responsabilidades de la institucin.
Todos los responsables de la informacin en una institucin deben intervenir en la
determinacin de cules documentos son vitales. El administrador de documentos, el
bibliotecario, el administrador de documentos electrnicos y el planificador de emergencia
o la persona encargada de seguridad, deben trabajar en estrecha colaboracin con los
usuarios de la informacin para determinar cules documentos son vitales.
La seleccin de documentos vitales tambin debe tener en cuenta la garanta de los
derechos legales de propiedad y la continuidad de los programas y servicios de las
instituciones.
Los criterios para la seleccin de documentos vitales deben establecerse desde el
principio. Es necesario considerar qu informacin es absolutamente necesaria para
mantener las actividades de la organizacin o reconstruir la institucin despus que
ocurra un desastre.
Algunos documentos vitales continan cambiando, tales como bases de datos, documentos
de registro etctera. Estos documentos activos deben mantenerse al corriente. Si no, los
documentos de salvaguarda sern de poca utilidad en caso de un desastre o emergencia.
Parte de un programa para administrar documentos vitales debe comprender la
permanente actualizacin de los documentos mencionados.
Es importante tambin eliminar documentos que han sido sustituidos o ya no son
aplicables, de acuerdo con el programa de disposicin, para conservar el programa de
documentos vitales actualizados. La naturaleza decisiva de cualquier documento puede
cambiar mientras el trabajo cambia dentro de la institucin.
Los documentos vitales deben mantenerse en un lugar seguro. Lo ideal sera que el sitio
para guardar documentos vitales estuviera geogrficamente separado de las oficinas de la
institucin, en caso de que el edificio y la comunidad cercana fuera destruido o quedara
inaccesible por un tiempo. Los documentos deben ser completos, concisos, claros y
fciles de entender.
Si se necesitan instrucciones para recuperar o utilizar los documentos (especialmente en
el caso de documentos que no estn en papel), esas instrucciones deben incluirse.
147
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Algunos documentos en poder de una institucin pueden ser solicitados por otras
instituciones como parte de sus planes de recuperacin. Por ejemplo, gobiernos nacionales
pueden conservar documentos que los gobiernos estatales necesitan consultar en caso
de un estado de emergencia. Es importante identificar documentos que necesitan otros
organismos y asegurar que estn salvaguardados como parte de un programa para
documentos vitales.
De igual manera, es necesario identificar cualquier documento guardado por otros
organismos que su institucin necesita en caso de emergencia. Si usted es el gobierno
estatal, querr trabajar en estrecha colaboracin con el gobierno nacional para garantizar
la proteccin de documentos de inters nacional importantes para su estado.
Es necesario verificar que los documentos vitales ya no estn resguardados por otra
institucin y que los duplicados son vitales para la institucin que los resguarda. Si se
determina qu documentos compartidos o duplicados son vitales para otra institucin,
sta debe identificar y guardarlos y protegerlos adecuadamente como parte de su
programa de documentos vitales. Considere, por ejemplo, documentos de actividades
conjuntas Estado nacin.
Es importante considerar las tecnologas utilizadas para crear documentos. Por ejemplo,
si algunos documentos estn en formato electrnico solamente, puede ser necesario
conservar copias impresas, ya que la tecnologa necesaria para utilizar los documentos
puede destruirse en una emergencia. Los sistemas de energa o servicios pueden no
estar disponibles, por ejemplo. El papel es el nico medio de registro que es totalmente
independiente de la tecnologa.

e Qu es un documento vital?
Como se indic, un documento vital debe definirlo la institucin que lo cre. El
departamento de personal puede considerar vitales los documentos de sus empleados;
todos los datos importantes acerca de cada empleado se guardan en una oficina central.
Por otra parte, el departamento de nmina puede conservar copias de los documentos
del personal; estos documentos pueden no ser vitales para el departamento de nmina,
puesto que son slo copias de referencia y podran ser sustituidas por originales del
departamento del personal mientras los documentos del personal no se hayan perdido
o daado!.
Un archivo puede considerar vitales sus registros de entrada, porque son evidencia primaria
de lo que ha recibido la institucin. El archivo de concentracin puede conservar copias
de los mismos registros; porque estos no son originales no pueden ser considerados
vitales. Adems, pueden en realidad ser solamente copias de seguridad lo que las hace
an ms valiosas que los originales!
En general, puede decirse que los documentos vitales son aquellos documentos que
apoyan las funciones sustantivos de la institucin. Un programa para administracin

148
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

de documentos vitales funcional debe empezar con el entendimiento de qu es un


documento sustantivo para la institucin.
Un documento vital es informacin registrada que se considera decisiva para las actividades
actuales de una institucin o la reanudacin de stas.
Es importante recordar siempre que es la informacin lo que interesa, no necesariamente
los mismos documentos. En muchos casos, las copias de los documentos pueden ser
tan valiosas en un caso de emergencia como los originales. En algunas instituciones
en que solamente el original basta, como en el caso de los documentos con sellos o
firmas originales, sin embargo, inclusive existen documentos firmados que pueden ser
identificados como copias fieles, lo que hace que sean tan autnticas como el original en
caso de emergencia.

f Categoras de documentos
No todos los documentos en una institucin son vitales. Es posible agrupar todos los
documentos en una institucin en tres categoras: con valor cientfico cultural, con
vigencia administrativa y en etapa de gestin o trmite. A continuacin se detallan cada
uno de estos;
Documentos con valor cientfico cultural: aquellos documentos que sirvan como testimonio
y reflejen el desarrollo de la realidad institucional. Estos apoyan las funciones de la
institucin, sin ellos sta no puede sobrevivir. Ellos son:
absolutamente cruciales para las operaciones de cualquier institucin.
necesarios para proteger los derechos de individuos o de la Institucin, y
absolutamente confiables para la reconstruccin de la institucin en caso de
interrupcin o suspensin de servicios.
legislacin de apoyo para las actividades de la institucin o por la cual sta se
estableci
permisos y franquicias
expedientes de impuestos
planes de rescate y recursos
memorndums de relaciones con otras instituciones y niveles de gobierno
copias de ubicaciones y cantidades de existencias de artculos o materiales
necesarios para restaurar servicios bsicos para el pblico
derechos de autor y patentes
contratos
leyes y reglamentos
documentos vitales para el orden pblico, seguridad y salud pblica
listas de personal clave con formacin especializada, datos de investigacin y
tcnicos
informacin acerca de documentos tales como acuerdos
rutas de evacuacin
149
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

datos topogrficos, y demogrficos. Tales como detalles de sistemas de servicios,


mapas de infraestructura. antecedentes tcnicos para carreteras y sistemas
ferroviarios, estudios y planos de servicios pblicos, vas fluviales, puentes,
construcciones.

Para su identificacin podemos apoyarnos en la Tabla de Plazos de Conservacin


Documental, que toda institucin pblica debe tener al da y debidamente aprobada.
Cuando un documento llega a los archivos histricos, tambin lo podemos considerar un
documento vital. Es importante recordar que no todos los documentos en los archivos
histricos son vitales. Esto no significa que deben destruirse; se han conservado por su
valor evidencial y de investigacin, no solamente como informacin esencial para fines
comerciales. Pero no todos los materiales con valor archivstico necesitarn el cuidado y
la atencin que necesitarn los documentos vitales.

Documentos con vigencia administrativa y legal (pasivos): aquellos que ya cumplieron su


etapa de gestin o trmite, pero debido a leyes, reglamentos o procedimientos internos
deben ser conservados para evacuar consultas espordicas, tales como expedientes
administrativos sobre procesos de capacitacin o proyectos especficos, informes tcnicos
y correspondencia.

Documentos en la etapa de gestin o tramite: son aquellos que responden a una actividad
administrativa inconclusa. Su perdida simboliza un retrazo a la gestin administrativa pero
la institucin posee la informacin primaria para volver a generar un documento similar
o con caractersticas similares.

Una vez que la institucin ha identificado al personal de alto nivel para participar en la
elaboracin de un programa de documentos vitales, y ha considerado cules documentos
son vitales y cules no, el siguiente paso es establecer por escrito un plan de administracin
de documentos vitales y ponerlo en prctica como parte de un programa operativo.
Estos pasos implcitos en un plan escrito incluyen:
identificar posibles emergencias o desastres (amenazas) y su impacto en la
institucin
elaborar un plan por escrito
tomar medidas para proteger materiales y evitar desastres
elaborar un plan de recuperacin.

Para el diagnstico del estado de conservacin de los documentos con valor cientfico
cultural se propone el siguiente formulario:

Que tipo de soporte se utiliza en la impresin de documentos. Si es papel indique su


gramaje, color y dimensiones. (anexar una muestra si es posible)
150
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Indique el tipo de impresora:

( ) Mecanografiado ( ) Inyeccin ( ) Matriz ( ) Lser Otro: __________

Describa el tipo de contenedor en donde guarda la documentacin y las condiciones de


seguridad y acceso.

Describa el mobiliario donde se guarda la documentacin y las condiciones de seguridad


y acceso.

Describa las condiciones ambientales de la oficina o depsito en donde se guarda la


documentacin.

Cual es el grado de consulta del documento. Indique si existe un registro de o promedio


de consulta.

Se autoriza el fotocopiado o algn tipo de reproduccin.

Cual es el inters del funcionario encargado de la documentacin con respecto a su


gestin y conservacin.

Conclusiones y medidas a tomar.

7.2.4 Mantenimiento de las instalaciones


Antes de elaborar un proyecto para el diseo, edificacin o remodelacin de un espacio
fsico destinado a un archivo, es necesario considerar:
a) Caractersticas climticas,ambientales y topogrficas de la zona.Se le debe dar preferencia
a los suelos de caractersticas secas, libre del riesgo de inundaciones, derrumbes y de
ser posible de temblores. Fuera de las reas de fuertes vientos y tempestades, lejos de
complejos industriales, centros nucleares, cables de alta tensin, depsitos de explosivos
o sitios de intenso trfico areo o terrestre.
De no ser posible la eliminacin de los inconvenientes anteriores, se recomienda elegir
un lugar seguro y poco expuesto a los riesgos mencionados.
b) Con respecto a la edificacin se deben tomar algunas normas de seguridad. No es
prudente que los edificios destinados a Archivos excedan los 3 pisos. La construccin
de stanos deben realizarse bajo rigurosas normas de aislamiento y con condiciones
de buena ventilacin para evitar la penetracin de humedad e insectos. Las vigas al ser
estructuras que forman el esqueleto sobre el que se apoyan los restantes elementos de la
construccin deben cumplir con lo establecido en el cdigo ssmico, lo cual garantizar la
estabilidad del edificio frente a terremotos, reasentamiento del terreno, vientos fuertes,
incendios y explosiones. El grado de estabilidad frente a estos peligros depender de los
151
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

niveles de resistencia y solidez con que se haya diseado y construido la estructura y que
deber ser reforzada en caso de que resulte insuficiente. Los cimientos tambin deben
tener especial cuidado al ser la base constructiva de la estructura y la que le confiere
estabilidad frente a terremotos, reasentamientos del terreno o inundaciones.
c) Paredes y techos le confieren a la estructura un elemento de separacin, en horizontal y
vertical con respecto al exterior. Su funcin es la proteccin por ello no es recomendable
el uso de vidrio, por el ingreso excesivo de luz y calor y su vulnerabilidad frente a desastres
naturales o humanos. Los techos deben ser de dos aguas de manera que no permita que el
agua se estanque con el fin de evitar la proliferacin de goteras o la filtracin de humedad
acompaado de agentes contaminantes. Las paredes exteriores construidas con piezas
ptreas estn expuestas a la degradacin fsica y qumica conocida como mal de las
piedras, que pueden requerir proteccin preventiva y tratamiento de consolidacin. Un
aislamiento deficiente puede provocar la aparicin de bolsas de humedad por filtracin
o por capilaridad, por lo que debern extremarse las precauciones en suelos arcillosos o
en edificaciones construidas sobre capas freticas.
d) Es recomendable que un edificio de este tipo, cuente con espacios amplios,
considerndose siempre la posibilidad de crecimiento, al menos por un plazo de 50
aos.
e) Las reas destinadas a la preservacin y fumigacin tienen que estar en la planta baja
del edificio, en lugar muy aireado cercano al recinto donde se reciben los documentos,
para que despus de recibido puedan pasar a revisin y desinfeccin, si es del caso, antes
de ser guardados en los depsitos.
f) Tambin se debe prestar especial cuidado a la existencia de falsos techos o cielos rasos
que compartan espacios ocultos en los que la dificultad del acceso y del mantenimiento
facilita la acumulacin de polvo o plagas, propiciando la aparicin de averas en las
instalaciones elctricas y las conducciones de agua o aire acondicionado.

152
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

7.2.5 Prevencin y control de desastres87


La actividad que el archivista desarrolla es un escenario en el que participan un conjunto
de sistemas cuya alteracin o desajuste puede provocar distintos efectos nocivos. De
esta forma, el medio geogrfico y su carcter urbano o rural, comparten una serie de
fenmenos sociales y naturales que pueden generar daos. Por otra parte el equipamiento
y los materiales usados en la construccin del edificio pueden ser el principal facilitador
o amortiguador de un potencial desastre.
Para evaluar y catalogar los riesgos a los cuales nuestro archivo puede estar expuesto
se debe implementar una metodologa en donde evaluemos las diferentes fuentes de
peligro con los distintos elementos que componen un archivo, teniendo en cuenta las
caractersticas particulares que los definen.
Para ello se propone utilizar la matriz de anlisis de riesgo, en la que, adems de los dos
actores permanentes: fuentes de peligro y elementos del archivo, cuando se materialice el
accidente, aparece un nuevo protagonista; los efectos dainos.
El objetivo de la evaluacin de los posibles riesgos es la cuantificacin de la probabilidad
(frecuencia) y de la intensidad (gravedad) con que se pueden producir los efectos dainos,
es expuesto en el Manual de Planificacin y Prevencin de Desastres de la
Fundacin TAVERA y MAPFRE, donde se propone la siguiente ecuacin para la expresin
del valor de riesgo;

R=PxI

Donde:

R: valor del riesgo


P: coeficiente de probabilidad
I: Coeficiente de intensidad promedio

Para la evaluacin de riesgos en archivos se propone seguir el mtodo de Evaluacin de


Riesgos de Archivos, MERA, con las escalas de valoracin que se dan a continuacin.

Escala de probabilidad
De cada riesgo a evaluar se dispondr de una estadstica propia o ajena (real o estimada)
de la frecuencia con que se han producido accidentes de dicho riesgo y el plazo de
tiempo que transcurre para que se d un accidente, que ha de ser incorporado en la
escala siguiente, de la que se obtiene el coeficiente de valoracin correspondiente.

87 Tomado del Manual de planificacin y preservacin de desastres en archivos y bibliotecas. 2000. Pgs. 50-52.
153
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Tiempo transcurrido entre Coeficiente de valoracin


Probabilidad
accidentes (P)

Remota Ms de 100 aos 1

Muy baja De 50 a 100 aos 3

Baja De 10 a 50 aos 5

Media De 1 a 10 aos 7

Alta De 1 a 12 meses 9

Altsima Menos de 1 mes 10

Cuadro para determinar la escala de probabilidad de accidentes

Escala de intensidad
Igualmente, de cada riesgo a evaluar se deber disponer de datos estadsticos propios o
ajenos (reales o estimados) del valor promedio de los daos personales o materiales que
han producido las acciones de dicho riesgo, que se comparar con la escala siguiente, de
la que se deriva el coeficiente de valoracin correspondiente:

I n t e n s i d a d Daos personales Daos materiales (Prome- Coeficiente de


(Gravedad) (Promedio por acci- dio por accidente en % del valoracin (I)
dente) valor total del archivo)
Leve Lesin sin baja Menos de 0,1 1

Moderada Lesin con baja me- 0,1 a 1 3


nos de 1 semana
Apreciable Lesin con baja su- 1 a 5 5
perior a 1 semana

Grave Lesin incapacitante 5 a 10 7


Muy grave Una muerte 10 a 40 9
Catastrfica Varias muerte Ms de 40 10

154
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Catalogacin de los riesgos


De cara a la adopcin de las medidas de proteccin frente a los distintos riesgos
identificados, es aconsejable disponer de una evaluacin uniforme de todos ellos para
efectuar una catalogacin comparativa de la importancia que representan. Teniendo esta
evaluacin en cuenta, se decidir la prioridad en el tiempo y la atencin que merece la
proteccin frente a cada uno de los riesgos.
A continuacin se enumeran los principales riesgos que han de tenerse en cuenta en los
centros de documentacin, as como los principales factores a evaluar y prevenir:

a Incendios
El incendio es el factor de deterioro ms daino que puede afectar a un archivo. La
proliferacin de llamas, la generacin de humo txico y el derrumbamiento de estructuras
constructivas pueden causar vctimas humanas, por lo que deben ser consideradas
situaciones de alto riesgo para las personas y la documentacin que custodiamos.
La prevencin de incendios se inicia con el control de los factores de riesgo: diseo del
edificio, zonas de seguridad para guardar materiales combustibles y zonas especficas
para fumado. En un edificio acondicionado o diseado para archivos y bibliotecas no se
deben utilizar cortinas ni alfombras, por el polvo que acumulan y por ser combustibles.
Los cables que llevan la energa elctrica deben ser instalados en conductos resistentes
al fuego, a la humedad y al ataque de insectos y roedores.
Los equipos que requieren de generadores de alta tensin: planta elctrica, bomba de agua,
tanques de agua caliente, hornos, etc., adems de tener un mantenimiento regular deben
instalarse en lugares adecuados, con extintores y no se permitir que los materiales
combustibles se encuentren cercanos a estos equipos.
Conforme con sus caractersticas, el edificio deber contar con escaleras de emergencia:
internas y externas, alarmas sonoras y luminosas, as como un sistema integral de
sealizacin.
Es recomendable la instalacin de un sistema de deteccin de incendios, que funcione las
24 horas del da, adems se debe contar con sistemas de extincin o extintores manuales,
los que pueden cargarse, dependiendo del uso que se les pueda dar con: polvo qumico,
gas carbnico (CO2) y agua presurizada as como con un sistema fijo de hidrantes, tanto
interno como externo.
Un sistema que es muy recomendado para su uso en bibliotecas y archivos son los
rociadores de funcionamiento automtico. (sprinklers)

b Inundaciones
En los edificios destinados a archivos debe evitarse el paso de conductos de alta presin
hidrulica, as como tuberas de desage de aguas pluviales y de drenaje.
155
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Como medida de prevencin, los techos y canoas deben limpiarse peridicamente, para
evitar obstrucciones. Las ventanas y los tragaluces deben estar sellados perfectamente,
para evitar el ingreso de agua

c Prevencin y combate de insectos y roedores


Es muy importante el desarrollo de un programa de prevencin y combate de las plagas
que suelen aparecer en los locales de archivos, por cuanto stas no slo producen daos
a los documentos y edificios, tambin lo causan al ser humano.

Este programa puede constar de las siguientes actividades:


Nombramiento de un comit que se encargue del programa.
Inspecciones a los locales que permitan detectar de inmediato la aparicin de
cualquier problema.
Determinar la amplitud e ndole del posible problema, su alcance y ubicacin.
Elaborar un plan de lucha integrada contra la plaga con el fin de solucionar el
problema y de esta manera evitarla y combatirla.
Supervisar la ejecucin del plan, y modificarlo si es preciso.
Supervisar los resultados del plan.
El combate de los parsitos que infestan archivos y bibliotecas puede hacerse modificando
su hbitat. Insectos como el pececillo de plata, la polilla y los piojos de los libros, y
microorganismos como el moho, prefieren para su desarrollo ambientes hmedos, de
forma que si se mantiene una humedad relativa alrededor de un 50%, se alterar el medio
ambiente ideal para su sobrevivencia y desarrollo.
Adems es necesario utilizar algunas medidas como la colocacin de tamices en ventanas,
tomas de aire, instalacin de dobles puertas, sellar los lugares en que las tuberas atraviesan
los muros, con fibra de cobre, la colocacin de tapas o rejillas en todas aquellas aberturas
del edificio que lleven al exterior (desages, chimeneas, etc), con el fin de evitar el ingreso
de insectos al edificio. El uso de repelentes orgnicos puede limitar el impacto de las
plagas.
Una iluminacin adecuada es una medida importante que evita que los insectos se sientan
atrados, de ah la conveniencia de utilizar lmparas a partir de vapor de sodio con alta
presin.
Se debe evitar el uso de lmparas de vapor de mercurio, fluorescentes o halgenos, porque
presentan una mayor irradiacin ultravioleta, lo que atrae a los insectos nocturnos. En lo
posible la luz debe estar dirigida hacia el edificio, es decir, no colocar las lmparas en ste,
de esta manera los insectos se dirigirn hacia la luz y no al edificio.
Otro aspecto que se debe vigilar, es el establecimiento de plantas y arbustos ornamentales
alrededor del edificio, algunas atraen una serie de insectos que si ingresan al edificio,
pueden causar graves daos a los materiales de archivos y bibliotecas. Pero algunas plantas
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

son eficientes insecticidas y pueden ser colocadas en el exterior del local con el fin de
repeler el ingreso de dichos insectos.
Tambin se pueden colgar bolsitas con hierbas secas en estantes y dentro de depsitos
para que acten como perfumadores y repelentes contra plagas. Por ejemplo hojas de
lavanda, laurel, ruda, alcanfor y romero se pueden reducir a polvo con un mortero o una
licuadora. Todas ellas tienen cualidades insecticidas y su accin es superior a las bolitas
comerciales que se venden contra la polilla.88
Existen diferentes medidas que no resultan onerosas y que evitan el ingreso de insectos,
roedores y el desarrollo de microorganismos, de las que sealaremos algunas:
Colocar trampas o cartones engomados para insectos en aquellos lugares en donde
puedan desarrollarse, alimentarse o reproducirse para que queden all atrapados
cuando se movilicen.
Usar tiras de resina insecticida en espacios cerrados(armarios, bvedas, cajas
fuertes y pequeos depsitos). La proporcin normal es de una tira por cada 28
metros cbicos de espacio.
Aplicar pulverizaciones de insecticidas lquidos residuales en los permetros de los
depsitos y en la parte inferior de las estanteras.
Suprimir la humedad excesiva, reparando fugas en caeras, ventilando los cuartos
de aseo, etc.
Proteger con un tamiz o cedazo fino todas las entradas para evitar el ingreso al
edificio de insectos.
No permitir adornos de flores secas, pues a menudo introducen huevos y larvas
en el local.
Suprimir los nidos de palomas que haya en el edificio, porque algunas veces insectos
que se encuentran en los nidos, pueden ingresar a los lugares donde se encuentra
el acervo.
Se pueden utilizar en el rea de depsitos ventiladores para mantener aireado el
ambiente y secos los documentos y/o libros. Esto ayuda a la ausencia de plagas. Es
importante mantener la humedad relativa entre un 50 y un 60%.
Emplear cebos para insectos, como el usado para combatir cucarachas (Baygon 2%)
y aplicarlo en lugares apartados del interior de los repositorios (salvado mezclado
con melaza y un 2% de Baygon).
Instalar faldones de hule en las puertas exteriores para evitar el ingreso de
cucarachas.
Colocar pantallas antiinsectos de fibra de vidrio en las aberturas al nivel de stanos
y pisos que lleven a los desages.
Disminuir la humedad de los materiales y la habitacin para evitar que el moho
prolifere. Humedad relativa entre un 50 y 60% y temperaturas entre 20 y 22C
contribuirn a disminuir las poblaciones de insectos, entre ellos los piojos de los
libros.
88 S. Garland. Gran libro de las hierbas y las especias. 1989. Pg.: 222
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En lo posible, que los marcos de puertas y ventanas sean de metal.


Colocar protecciones permanentes de metal antitermitas en la parte superior de
los cimientos, antes de sujetarles las maderas correspondientes.
Aislar el edificio por el exterior lo ms hermtico posible con fibra de cobre.
No aplicar cebos venenosos para ratones en el interior de un archivo o biblioteca,
pues los ratones pueden morir dentro o en el cielo raso, sirviendo de alimento a
varias clases de insectos.
Colocar trampas mecnicas para cazar roedores o cartones engomados.
Inspeccionar el terreno, arbustos, tapas de alcantarillas, para detectar madrigueras,
senderos, etc., aplicar los cebos directamente en los escondites.
Instalar un sistema de control del aire que disminuya la humedad ambiental, para
mantener una humedad relativa entre un 50 y 60% y una temperatura de 20 a
22C, en todo momento.
Impermeabilizar stanos y la parte inferior de las paredes exteriores para evitar
que la humedad se filtre al interior.
En los ticos puede instalarse respiradores y ventiladores que muevan el aire del
edificio, para que haya una buena ventilacin, si no es posible la instalacin de un
sistema ms sofisticado.
El ortofenilfenol (OFF) es un producto que ha dado buenos resultados para
combatir el moho, las aplicaciones se repiten por varios das y debe ser realizado
por personal entrenado.
Cualquier agente oxidante fuerte elimina las esporas del moho, pero no tienen
efectos permanentes.
Realizado el programa de erradicacin de plagas, por el comit nombrado para ese efecto,
es necesario realizar inspecciones peridicas y supervisar las actuaciones hechas con el
objeto de controlar la efectividad del programa.
En el caso que sea una empresa especializada ajena a la institucin, la que realice algunas
etapas del programa, el comit deber supervisar las actuaciones de la empresa para
confirmar que las actividades se cumplieron tal y como se solicitaron.

7.2.6 Mejoramiento y control de las condiciones ambientales


Se ha comentado en prrafos anteriores que determinadas radiaciones electromagnticas
que provienen de fuentes luminosas, causan dao a los documentos (papeles, fotografas,
libros, etc). Por lo tanto es conveniente controlar la magnitud de la luminosidad en
depsitos, salas de lectura e investigacin, salas de trabajo y salas de exposiciones, en
donde es recomendable, en el caso de los documentos y fotografas utilizar fotocopias y
reproducciones.
Para medir la intensidad de la luz, se mide con un aparato que se llama luxmetro y
las radiaciones ultravioletas se miden con aparatos especiales. Para almacenar los
documentos, se recomienda una intensidad de luz de 50 LUX(medida apropiada de luz
por metro cuadrado). Se recomienda colocar los interruptores de manera que se puedan
158
accionar por sectores, sin embargo, no es recomendable que los depsitos permanezcan
en completa oscuridad porque facilitara la proliferacin de microorganismos e insectos.
En las salas de trabajo, lectura, e investigacin, se requiere de una intensidad lumnica
mucho ms elevada, una intensidad de alrededor de 150 luxes es suficiente para la
realizacin de las actividades archivsticas y de consulta.
Es importante controlar el ingreso de la luz solar y si se utilizan lmparas fluorescentes
es recomendable adquirir aquellas que tengan niveles bajos de rayos ultravioleta o
colocarles filtros UV.
En cuanto al control de dos importantes factores de deterioro como son la temperatura
y la humedad relativa, se debe tratar en lo posible de mantener en los depsitos niveles
estables de T y HR.
Para los documentos, algunos autores recomiendan una temperatura entre los 18C y
22C y la humedad relativa entre un 50% y 60%, con variaciones durante las 24 horas de
2C y un 10% respectivamente. Otros tipos de documentos como fotografas, negativos,
microfilmes, pelculas, cintas magnticas, disquete, disco compacto, etc., requieren de
parmetros ms estrictos.
Para medir los niveles de T y HR se puede utilizar un aparato llamado higrotermgrafo,
que mide diariamente estos niveles, pudindose realizar esta medicin en forma diaria,
semanal y mensual. Es uno de los aparatos ms exactos y las mediciones deben hacerse
en los depsitos, no en locales alejados de los documentos.
La adecuacin climtica puede conseguirse a travs de una ventilacin natural o artificial
o empleando equipos de aire acondicionado con control de la humedad relativa.
El control de estos factores es muy importante porque los estudios han demostrado
que los niveles de temperatura y humedad relativa superiores a los 25C y 65%,
respectivamente favorecen la proliferacin de insectos y microorganismos.
En cuanto a los contaminantes que se encuentran en el aire y que deben ser controlados
para evitar el deterioro de los acervos, pueden contrarrestarse con una rutina de limpieza
de pisos, paredes, muebles, ductos de aire. A estos ltimos se les deben instalar filtros
especialmente de mallas a partir de fibra de vidrio, que retienen las partculas slidas que
lleva el aire, por lo que deben ser lavados con frecuencia. Para un mayor provecho, los
filtros que retienen partculas deben usarse de varias porosidades y en forma sucesiva.
Tampoco se deben usar en los equipos filtros que emiten ozono, es preferible utilizar los
filtros de carbono activado que elimina el dixido de carbono y el ozono.

7.2.7 Concientizacin de los trabajadores y del pblico usuario


Una vez que los riesgos han sido identificados y evaluados es importante capacitar al
personal de la institucin para que aprenda a reconocerlos o identificarlos, en el mejor
de los casos, antes que estos alcancen los niveles de emergencia.
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Los objetivos de la prevencin se ordenan en la bsqueda de la eliminacin de riesgos, la


reduccin de la probabilidad de su ocurrencia y, por ltimo, la minimizacin de los daos
cuando se produzca el accidente. El conjunto de las medidas de prevencin se integran
en el plan de desastres dirigido por un coordinador y con la participacin de todos los
funcionarios.
De manera que la planificacin es fundamental al igual que la definicin de responsabilidades
y funciones a desempear por el personal, con atribucin indispensable de los siguientes
cargos:
Director / responsable de Seguridad
Un responsable de las actuaciones de emergencia
Un responsable de mantenimiento y disponibilidad de los sistemas de seguridad
Un responsable del aviso a los ocupantes y servicios de socorro externo,
habitualmente el recepcionista u operador de las telecomunicaciones. Tambin
debemos mantener un programa continuo de inspecciones y evaluaciones
peridicas de los riesgos, para actualizar los cambios respecto al estudio inicial,
que incluya un inventario detallado del fondo o los fondos, instalaciones, mobiliario
y otros instrumentos.
Se debe nombrar un responsable que supervise y controle las operaciones de
mantenimiento, tales como;
Revisiones personales a fin de jornada
Inspecciones internas o coordinadas con organismos pblico: seguridad y salud,
bomberos, polica, y compaa de seguros
Inspeccin de trabajos provisionales como fontanera, albailera, retejado,
soldadura, descarga de combustible y otros riesgos potenciales
Medidas particulares con motivo de la organizacin de reuniones o exposiciones
temporales, en las que se incorporen nuevos factores de riesgo y aglomeracin
de visitantes. Con respecto al personal, se debe implementar un programa
permanente de formacin e informacin del personal. Formacin adaptada al nivel
de las actuaciones que se pretenden atender como:
Conocimientos preventivos de base
Manejo de los sistemas de seguridad instalados
Realizacin de simulacros
Brigadas permanentes y entrenadas de primeros auxilios y desastes.
En cuanto a los visitantes y usuarios, es importante tener bien sealizadas y libres las
vas de escape, crear un programa de informacin y capacitacin e incluirlos dentro de
los simulacros. Estas medidas nos ayudaran a entrenar a los usuarios permanentes y a la
administracin le facilitar conocer y prever la forma en que reaccionaran.

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7.2.8 Conservacin del acervo


De acuerdo con lo que expresa la conservadora brasilea, Ingrid Beck, las condiciones
bsicas que requieren los depsitos para almacenar y conservar sus acervos son:89
1. Los depsitos deben estar situados en la zona ms segura y slida del edificio.
2. Al utilizar maderas, deben recibir tratamiento contra combustin y con
insecticidas.
3. Las reas de depsito no deben ser mayores de 200 metros cuadrados. No deben
existir escaleras ni reas de acceso entre los depsitos. Deben tener puertas
contra fuego, los pisos con revestimiento y ste debe ser incombustible.
4. Las paredes del archivo que estn expuestas al sol, debern protegerse con
cmaras de aire o con materiales aislantes.Tampoco debe tener conductos para
tuberas de agua o cables de alta tensin, que pasen por los depsitos.
5. La altura entre el piso y el cielo raso debe medir entre 2.30 y 2.70 metros,
por el alto de la estantera y para ahorrar energa en el caso de que haya aire
acondicionado. La estantera deber estar separada de la pared por lo menos
por 20 cm. y la primera bandeja separada del suelo por unos 10 a 15 cm., lo
anterior facilita la limpieza e impide la proliferacin de insectos. Los pasillos
entre estantes pueden ser de 0.80 metros de ancho y los principales de 1.00
metro de ancho como mnimo.
6. Las puertas anchas y su proximidad a los elevadores de carga es recomendable
para el traslado de materiales.
7. La proteccin de la luz exterior puede hacerse colocndose filtros sintticos en
los vidrios o pintndolos con pintura repelente a la luz.
8. En los repositorios, la ventilacin debe ser constante. Cuando las condiciones
ambientales lo permiten, la ventilacin natural puede ser una buena solucin. Las
ventanas deben protegerse con cedazos para impedir el ingreso de insectos.
9. En los casos de climatizacin artificial, los niveles de temperatura y humedad
relativa deben ser constantes.
10. La estantera debe estar colocada en el sentido de la circulacin del aire con el
objeto de obtener una buena ventilacin del depsito.
11. En el caso de existencia de ventanas en los depsitos, stas pueden pintarse
con una pintura repelente a la luz o colocar un filtro que repele los rayos
ultravioleta, adems es recomendable colocar mallas en aquellas que pueden
abrirse (Ej.: celosas).
a Conservacin de documentos de gran formato
La documentacin de gran formato que custodian la mayora de los archivos, tanto
centrales como histricos, est conformado por dibujos arquitectnicos, copias
heliogrficas, mapas, planos y obras grficas entre otras.

89 I. Beck. Manual de conservacin y restauracin de documentos. 1992. Pg. 52.


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Es importante resaltar que el hombre, independientemente de su grado cultural,


ha necesitado de mapas y planos para poder representar datos necesarios para la
navegacin, el reparto de territorio, planificacin de caminos, la fabricacin de objetos
y la construccin de edificios, y que muchos de estos datos son registrados a travs de
censos, as que queda por dems resaltar la importancia de los documentos custodiados
con estas caractersticas.
Debido a las dimensiones de estos documentos, es comn observar la presencia de
faltantes, pliegues, rasgaduras, dobleces, abrasiones y manchas, manifestaciones causadas
por la ausencia de programas de limpieza, falta de control en las condiciones ambientales,
la carencia de elementos que faciliten y aseguren la adecuada manipulacin de estos
documentos, as como la poca organizacin de los mismos.
Por ejemplo, en la Coleccin de Mapas y Planos custodiada por el Archivo Nacional de
Costa Rica y ubicada en el depsito 6 del Archivo Histrico cuenta con un aproximado
de 36165 unidades y una cantidad no determinada en proceso de organizacin. Se dice
que los primeros planos los rescat el exdirector Jos Luis Coto Conde cuando iban a
ser eliminados en el basurero municipal, una vez en el Archivo Nacional se custodiaron
enrollados en una estantera de madera hasta que fue organizado el fondo. Cuando se
organiz el fondo, los documentos fueron estirados y numerados con grandes nmeros
utilizando marcadores de alcohol que han dejado una fea marca irreversible.
Posteriormente se confeccionaron unas carpetas grandes de cartn kraff, unidas al lomo
con tela army, carpetas que hasta la fecha se siguen elaborando con materiales que no
son de conservacin. En dichas carpetas podemos detectar algunas anomalas, como el
uso de un lomo en cartn 80 que no permite un buen cierre ni flexibilidad, el exceso
de documentos por carpeta (50 unidades) y el nmero elevado de carpetas por bandeja
que son de 5 a 6, lo cual dificulta el manipuleo de ellas, tanto las inferiores como las
superiores.
El uso de estas carpetas han generado deterioros significativos en la documentacin,
como rasgaduras, dobleces, abrasiones y perdida de soporte e informacin. Adems
permite el ingreso de polvo, holln y suciedad. 90
Los factores numerados anteriormente producen un incremento en el deterioro
ocasionando perdidas en el soporte, una disminucin en la resistencia y estabilidad tanto
fsica como qumica que repercutir en la fragmentacin de los documentos y en la
perdida de la informacin que contiene.A los factores mencionados se unen los derivados
de la calidad, estabilidad y permanencia de los materiales con los cuales se elaboran
este tipo de documentos. As es posible encontrar: tintas inestables o delicadas como
el carboncillo, lpiz, pastel, acuarela, adems diversidad de papeles con baja durabilidad
como papel Kraft y en general papeles de pasta mecnica.

90 Archivo Nacional de Costa Rica. Informe presentado a la jefatura del Departamento de Conservacin, con fecha
de 19 de diciembre del 2002, sobre el estado de conservacin del censo de 1927 y de la coleccin de mapas y
planos.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Entre los soportes que se conservan en el Archivo Histrico, podemos encontrar:


Telas tratadas; tejido de algodn muy fino y engomado por ambas caras con un almidn,
utilizado como papel de dibujo (mediados del siglo XIX al primer cuarto del XX). La
ventaja de este tipo de papel es que por su transparencia se podan calcar los borradores,
se obtenan por contacto cuantas copias cianogrficas fueran necesarias, no se rompen ni
arrugan con facilidad y son muy estables y resistentes a dobleces, pliegues y alargamiento.
Este soporte es muy sensible al agua, la cual reblandece la emulsin que lo recubre y muy
propenso a los ataques biolgicos, pues en hmedo, se convierte en un medio de cultivo
perfecto.
Papeles transparentes: son una serie de papeles ms o menos transparentes segn los
materiales empleados, el proceso a que han sido sometidos, as como el destino para el
que fueron concebidos. Generalmente se caracterizan por un buen encolado, no suelen
tener pasta mecnica ni pasta de relleno. Por lo general son muy lisos y densos, resistentes
a la humedad, muy flexibles y dan muy buen rendimiento al plegado y alargamiento.
Dependiendo de su fabricacin se pueden clasificar en tres grupos:
Los que se fabrican con pasta de sulfito sometindolas a un proceso de refino graso. A
este grupo pertenecen: papel pergamino, papel imitacin pergamino y papel transparente
de dibujo.
Papel ordinario que obtiene su transparencia por medio de aceites secos y sustancias
similares (aceite de linaza, adormidera, barniz, parafina, cera). A este grupo pertenecen los
llamados papeles aceite para calcar con alta transparencia y papel transparente.
Papel cuya materia prima es el papel de trapo y se apergamina con baos de cido
sulfrico o cloruro de zinc. A este grupo pertenecen los ms resistentes a la humedad:
papel pergamino legtimo (vegetal) y papel pergamino sulfurizado.
Los papeles cartogrficos, usados para la impresin de mapas o planos. Su proceso de
manufactura es muy detallado y por lo general las materias primas que se utilizan son
seleccionadas cuidadosamente. Originalmente se incluan fibras de ramio, bamb o lino,
pero en la actualidad se usan fibras sintticas.
El papel diazotpico o la diazotipa es un proceso fotogrfico que se funda en la destruccin
por la luz de derivados diazoicos. Este mtodo se utiliza para producir originales de
planos o documentos sobre pelcula transparente, de la cual se puede sacar muchas
copias econmicas sobre papel.
El papel ferroprusiato o cianotipo, es una copia a la luz en la que los dibujos aparecen
blancos sobre fondo azul en papel sensibilizado al ferroprusiato.
Las obras de gran formato requieren almacenamiento horizontal, que garantizar su
estabilidad y la disminucin de posibles deterioros fsicos. Se debe descartar la idea
de doblar los objetos de gran tamao, pues a corto plazo la marca ser irreversible,

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

adicionalmente a su continua manipulacin que generar abrasiones, rasgaduras o perdida


de informacin.
Tampoco es recomendable colocarlo en forma vertical, porque puede ocasionar desgarros
en la parte superior. En ningn caso debe ser seccionado o refilado el objeto ya que
introduciran modificaciones desvirtuando tanto la naturaleza de la obra como los valores
documentales, histricos, estticos y culturales, propiciando la perdida y menoscabo del
patrimonio documental.
Para la conservacin de una coleccin de mapas y planos como esta, se pueden aplicar
las siguientes recomendaciones:
Se debe destinar un buen espacio, con estantera amplia y muy ancha que permita
mantener al documento en posicin horizontal.
En cada bandeja, no deben ubicarse mas de dos carpetas y que cada carpeta no
contenga mas de 25 documentos.
La carpeta debe ser confeccionada con alas, y sin lomo de cartn, de manera que
permita un mayor ajuste al documento.
Al ingresar nuevos grupos de mapas y planos en la coleccin, no realizar la
clasificacin aleatoriamente. En la medida de lo posible realizar una clasificacin por
el tamao del documento, de manera que las carpetas solo agrupen documentos
del mismo tamao.
Los documentos de gran formato deben ser enrollados en tubos grandes, con
la debida proteccin. Deben ser tubos anchos y la obra debe cubrirse con papel
de conservacin. Se debe tomar en cuenta que esta documentacin requiere
un almacenamiento horizontal que garantizar la estabilidad del soporte y la
disminucin de posibles deterioros causados por agentes fsicos, por lo que se
debe tomar las proyecciones del caso en cuanto a espacio en el depsito e incluirse
dentro del plan de conservacin preventiva un ciclo de revisin y estiramiento del
documento para evitar daos por quiebres.
Al personal que manipula esta documentacin, especialmente la de gran formato,
debe entrenarsele adecuadamente para su manipulacin dentro y fuera del
depsito.
Tomando en cuenta la antigedad de la documentacin, el valor documental
que presentan y su estado de conservacin es prudente evaluar o restringir el
fotocopiado de esta documentacin.
Para satisfacer la demanda de reproduccin que los usuarios de sala tienen con
esta documentacin, se recomienda montar un proyecto de digitalizacin con el
fin de facilitar la consulta al usuario y evitar el manipuleo del documento original.
En caso de no poder la institucin montar un proyecto de esta naturaleza, se
puede autorizar la reproduccin con cmara digital o bien a travs del servicio de
fotografa que el archivo ofrezca.
Dada la importancia de esta documentacin sera recomendable reproducirla en
otro formato, ya fuese microfilmado o digitalizado.
164
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El fotocopiado no debe permitirse en aquella documentacin que presente muchas


rasgaduras y bordes daados, adems que por su gran formato se daa mucho en
el proceso de manipuleo y fotocopiado. En caso de contar con el fotocopiado
como una opcin de reproduccin, es necesario capacitar al personal que realiza
la labor para producir en el documento el menor dao posible.
Entre las medidas de Conservacin que podemos aplicar estn:
Encapsulado: solucin para obras de gran formato que presenta inconvenientes en
su manipulacin o bien en documentos demasiado consultados. No se debe utilizar
en materiales que no se han desacidificado, es decir, con pH demasiado cido, o con
tcnicas como el carboncillo, pastel, lpiz y todas las tcnicas secas, ya que se generan
cargas electrostticas caractersticas del polister que pueden arrastrar partculas de la
tcnica.
Carpetas: es una solucin de bajo costo. Deben confeccionarse con cartn de bajo o
ningn contenido de lignina. Se debe tener cuidado con las copias cianogrficas y otros
materiales fotogrficos que son sensibles al lcali. Para ellos se debe usar materiales libres
de lignina con pH 7 y sin reserva alcalina.
Enrollado: adecuado para documentos de gran formato porque ahorra espacio y facilita
el almacenamiento y consulta. El rollo se hace en polister de 3 milsimas de pulgada,
entretelas o bien papel con pH neutro. Se recomienda un rollo para cada objeto, sin
embargo, si la organizacin archivstica y la similitud de materiales lo permiten se pueden
almacenar hasta dos objetos en un solo rollo, teniendo en cuenta que los dos deben ser
de igual tamao y estar en las mismas condiciones fsicas, es decir, con un pH similar, sin
deformaciones de plano y en lo posible sin rasgaduras. Estas unidades deben almacenarse
horizontalmente bien al interior de bandejas o armarios diseados para tal fin en el cual
se deben disponer de elementos cilndricos rgidos, que van a servir de apoyo a cada uno
de los rollos elaborados. La identificacin de estas unidades es muy importante y debe
hacerse en papel bien adherido con encolantes libres de cido, en la parte que quede a la
vista, con el fin de facilitar su ubicacin.

b Conservacin de Material Fotogrfico


El control de la temperatura y la humedad relativa es crtico para la preservacin de las
colecciones fotogrficas. El calor acelera el deterioro: la tasa de deterioro qumico de la
mayora de materiales fotogrficos se duplica aproximadamente por cada 18 C de aumento
de temperatura. Un nivel alto de humedad relativa contribuye a la humedad necesaria
para que se lleven a cabo las reacciones qumicas dainas que producen desvanecimiento,
manchas o amarillamiento y abrillantamiento de la plata, daos prevalentes en muchas
colecciones fotogrficas. Un nivel alto de humedad relativa, adems de un nivel alto en
temperatura, fomenta el crecimiento de moho y la actividad de los insectos.

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

La humedad relativa extremadamente baja puede conducir al resecamiento de algunos


materiales fotogrficos que se tornan quebradizos y tambin a la ondulacin de las fotos
o la escamacin de la capa de emulsin sobre la lmina de vidrio.
Las fluctuaciones excesivas en temperatura y humedad relativa tambin hacen dao.
Estas producen dao estructural dentro de las fotografas, por ejemplo, las emulsiones se
tornan quebradizas o los soportes fotogrficos se ondulan.
Se debe mantener la temperatura a 21C o menos. En general entre ms baja la
temperatura, mejor. Se recomienda una temperatura de 16 - 21C que se site entre
la comodidad de los empleados y la temperatura apropiada para las colecciones en
depsito.
Las reas usadas exclusivamente para depsitos deben ser mantenidas a una temperatura
ms baja. La humedad relativa para una coleccin mixta de fotos debe ser mantenida
entre 30% y 50% con fluctuaciones de menos de 10% al da. La estabilidad a largo
plazo de varios procesos fotogrficos puede mejorar considerablemente al mantener los
depsitos en un rango bajo de humedad relativa, ms que en el rango alto.
El almacenaje fro se recomienda en particular para los materiales vulnerables tales
como las fotografas en color, la pelcula en base a nitrato o la pelcula de seguridad.
Cuando se sacan los materiales del depsito fro hay que ponerlos en una bolsa plstica
y dejarlos all hasta que se aclimaten al cuarto donde van a ser usados. Este proceso evita
la condensacin de agua en la superficie fra del objeto.
La temperatura y la humedad pueden ser controladas por medio de sistemas para
controlar el clima. Cuando no se dispone de estos aparatos hay medidas sencillas que
se pueden tomar para modificar las condiciones ambientales. Evite el uso de desvanes
( son demasiados calientes ) o los stanos ( son demasiados hmedos ) para almacenar.
A menudo un cuarto interior o un armario ofrece el ambiente adecuado. No se deben
guardar las colecciones en el suelo donde pueden ser daadas por agua o por insectos.
No cuelgue ni guarde las fotos en paredes exteriores, en baos, o cerca de fuentes de
calor como una chimenea, un radiador, o la apertura del sistema de calefaccin. Mantenga
una temperatura baja durante el invierno, y recomindele a los empleados y visitantes
que usen ropa abrigada.
Cierre hermticamente las ventanas y puertas para disminuir el intercambio de aire
exterior. Almacene las fotografas en carpetas, cajas, y gabinetes. Esto reduce los
efectos de las fluctuaciones ambientales en los objetos. El uso de aire acondicionado y
humidificadores o des-humidificadores tambin puede ser til. Sin embargo, asegrese que
estos aparatos estn mejorando la situacin y no causando ms problemas. Por ejemplo,
el aire acondicionado puede aumentar el nivel de humedad relativa en determinadas
circunstancias.

166
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

b.1 El control de la mugre y la contaminacin del aire.


Las partculas en suspensin en el aire y otros contaminantes pueden daar las fotografas,
decolorarlas y producir abrasiones. La pureza del aire es importante especialmente en
los lugares urbanos.
El control de la calidad del aire es difcil de lograr. Lo ideal es tener aire filtrado
y purificado que entre a los lugares de exhibicin y deposito. Debe haber la menor
cantidad posible de polvo. La contaminacin por gases puede ser removida por medio de
filtros qumicos. Las partculas pueden ser filtradas por medios mecnicos. Es necesario
mantener buena circulacin del aire. Hay que asegurarse que las aperturas por donde
entra el aire no se coloquen cerca de los lugares donde se descargan y funcionan los
camiones, para evitar los gases nocivos de motores. Mantenga cerradas las ventanas
exteriores si es posible. Reduzca las fuentes internas de gases nocivos tales como los
emitidos por algunas mquinas de fotocopiar, materiales de construccin, vapores de
pintura, cartn, alfombras con aprestos qumicos, y los insumos utilizados en la limpieza.
Es preferible utilizar gabinetes de metal y no de madera, ya que los de madera pueden
producir perxidos dainos. Finalmente, mantenga las fotografas en sobres de calidad
durable y permanente. Los sobres mantienen limpios los objetos y pueden disminuir los
efectos de la contaminacin del aire. Hoy da hay cajas hechas con materiales que contienen
partculas de carbn activado y trampas moleculares que parecen ser efectivas.

b.2 El control de la luz.


La luz provoca que las fotografas se tornen quebradizas, amarillas, y desteidas. El dao
por la luz es un proceso acumulativo e irreversible. La luz solar directa es la que causa el
peor dao, la luz incandescente ( tungsteno ) es preferible por lo general a la fluorescente.
Sin embargo, todas las luces hacen dao y el uso de la luz debe ser moderado.
No exhiba las fotografas ms valiosas permanentemente. Utilice copias cuando le sea
posible( las fotocopias a color hechas con impresora lser son baratas y hoy da fciles
de conseguir como una posible alternativa ). Mantenga tan bajo como le sea posible
los niveles de luz. Evite colgar las fotografas donde estn expuestas a la luz natural,
especialmente la luz solar directa, o a la luz fluorescente sin filtro. Ambos tipos de luces
emiten niveles altos de radicacin ultravioleta ( UV ) daina. Hay filtros tubulares que
absorben UV y pueden ser utilizadas para filtrar los rayos dainos emitidos por los
tubos fluorescentes. Tambin hay filtros de luz UV en forma de pelcula con los cuales se
pueden cubrir las ventanas o el vidrio de los marcos.
Adems, se producen bombillas que emiten niveles bajos de radiacin UV. Hay ciertos
tipos de fotografas que son mucho ms susceptibles al dao por la luz que otros. La
mayora de las fotografas a color al ser exhibidas se destien rpidamente, mientras que
las fotografas contemporneas en blanco y negro impresas sobre un papel a base de fibra
son estables a la luz. La exhibicin de fotografas del siglo XIX debe ser limitada y bien
controlada.
167
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

b.3 El control de la manipulacin de fotografas.


Las impresiones dactilares pueden causar un dao qumico a las fotografas, que resulta
en la decoloracin, desvanecimiento o abrillantamiento de la plata. El manipular sin
cuidado las fotografas puede resultar en daos fsicos tales como abrasin, raspaduras
y quiebres. Se debe usar guantes de algodn limpios o manos limpias y secas al tocar
una fotografa, no se debe tocar la emulsin y se deben manipular con mucho cuidado.
Los sobres, carpetas o lbumes las protegen de las impresiones dactilares y las sostienen
fsicamente.
En cuanto sea posible, evite la manipulacin entregando a los usuarios duplicados o
fotocopias de las fotografas.
Si hay que escribir o numerar una foto, escriba al dorso y al borde. La mayora de las
veces se recomienda el uso de lpices comunes a base de grafito. Cuando sea imposible
usar lpiz a base de grafito 4B, porque ha sido impresa la fotografa en papel recubierto
con resina y plastificado ( Resin Coated paper - RC ) se recomienda el uso de tinta china
negra o lpiz 6 B. Un rapidgrafo con tinta Koh-I-Noor Black Rapidomat Ink No. 30740-F,
tambin funciona bien.

b.4 El control de los sistemas de almacenamiento.


Los materiales para almacenar correctamente son esenciales para la estabilidad de las
fotografas y los negativos. Estos proporcionan estabilidad fsica y proteccin a los objetos
frgiles, y al vez constituyen un obstculo entre la fotografa y el ambiente inestable. Es
muy importante que los materiales utilizados para almacenar no produzcan reactividad en
las fotografas. En el pasado se ha causado mucho dao al usar materiales reactivos como
los sobres de papel cido hecho con pulpa de madera, las bandas o ligas de goma, los
sujetapapeles metlicos, las cintas autoadhesivas y los adhesivos de caucho en solventes
orgnicos, o adhesivos de origen animal ( colas ).
Todos los sistemas de guardar fotografas deben llenar las especificaciones mencionadas
en el American National Standards Institute ( ANSI ) Standard IT 9.2-1991, y deben
haber pasado la Prueba de Actividad Fotogrfica ( Photographic Activity Test - PAT )
contenido en el ANSI NAPM IT 9. 16-1993. El primero establece las especificaciones
con las cuales se deben fabricar toda clase de sobres y contenedores para fotografas,
incluyendo los papeles, los plsticos, los adhesivos y las tintas para imprimir. El PAT
tiene dos componentes: una prueba para identificar la decoloracin de las imgenes
fotogrficas causadas por los qumicos dainos que pueden estar presentes en los sobres,
y adems, una prueba para identificar las reaciones que producen manchas en la gelatina.
El consumidor debe ponerse en contacto con los proveedores de estos materiales para
averiguar si sus productos han pasado el PAT.
Cuando se almacenan fotografas, es mejor que cada objeto tenga su propio sobre. Este
disminuye el dao a la fotografa al ofrecerle proteccin fsica, soporte y al aislarlo de
168
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

los elementos dainos presentes en otras fotografas. Las impresiones fotogrficas y los
negativos no deben estar en contacto el uno con el otro entre un mismo sobre.

b.5 Factores de deterioro


Las fotografas y negativos al igual que los documentos estn expuestos a factores de
deterioro internos y externos, que pueden resumirse as:
Altos ndices de humedad relativa y temperatura en el rea de depsito.
Contaminantes ambientales, como los gases de los escapes de vehculos, gases
industriales, ozono, etc.
Daos causados por reacciones fotoqumicas, por ejemplo, por prolongada
exposicin a la luz.
Deterioro biolgico causado por hongos, insectos y roedores.
Residuos qumicos por mal procesamiento.
Daos causados por caractersticas propias o intrnsecas del material, pelculas de
nitrato de celulosa y de diacetato de celulosa.
Materiales accesorios: papeles cidos, adhesivos, clips, etc.
Inundaciones, vandalismo, incendios, etc.
b.6 Medidas preventivas
Algunos autores sugieren los siguientes lineamientos que pueden realizarse en forma
secuencial y segn las posibilidades de la institucin.
Control de humedad y temperatura en el rea de depsito. Es preferible que esta rea
sea climatizada, buscndose en forma preferencial, el control de la humedad relativa. Si no
es posible contar con un depsito climatizado, trasladar la coleccin al rea ms fresca y
seca del local.
Se deben identificar las pelculas de nitrato de celulosa y separarlos del resto del material.
Los negativos de nitrato de celulosa son inflamables, susceptibles de combustin
espontnea, lo que constituye un riesgo, adems los gases que genera el proceso de
descomposicin del nitrato causa deterioro a las fotografas del acervo.
Diapositivas y negativos deben conservarse envueltos de forma individual en materiales
apropiados.
Las fotografas sobre papel deben protegerse de forma individual y archivadas en
mobiliarios adecuados. Los muebles deben ser de materiales que no causen deterioro
a los materiales fotogrficos. Lo ms recomendable es que sean fabricados en acero y
cubiertos con pintura en polvo horneada a altas temperaturas.
En el rea de depsito no deben colocarse materiales que exhalen gases que puedan
causar aos a los materiales fotogrficos, tales como pintura fresca, productos qumicos
para la limpieza, solventes, etc. El depsito debe esta protegido contra la contaminacin
ambiental. En lo posible, la circulacin del aire debe ser filtrada

169
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

b.7 Climatizacin
El rea de depsito deber estar climatizada, el equipo debe funcionar en forma
permanente, con el objeto de mantener las condiciones de humedad y temperatura
adecuadas y evitar variaciones pronunciadas.
Se recomienda para la conservacin de una coleccin de fotografas y negativos en
blanco y negro una temperatura por debajo de los 21C, prefirindose 16 con 2
C de variacin hacia arriba o hacia abajo en 24 horas.
La humedad relativa entre un 30% y 50%, prefirindose un 40%, con variaciones
de un 2% hacia arriba o hacia abajo, en 24 horas.
Para los materiales a colores, las recomendaciones internacionalmente son:
temperatura inferior a los 2C y 30% de humedad relativa.A pesar de los parmetros
recomendados, estos materiales pueden conservarse con las condiciones
recomendadas para los materiales en blanco y negro.

b.8 Cuidados al manipular la coleccin.


Trabajar solamente en el rea designada. Ah no se permitir comer, beber ni
fumar
Lavarse las manos antes de iniciar las actividades
No deben usarse cremas ni lociones para las manos
El uso de guantes de algodn es obligatorio
Los objetos deben tomarse siempre con las dos manos
Los negativos de vidrio no deben apilarse uno sobre otro

b.9 Recomendaciones Generales.


No utilice grapas ni clips en fotografas o negativos.
Utilice slo lpiz y escriba al reverso de las fotos el mnimo de informacin.
No use cinta adhesiva o colas sobre las fotografas o pelculas
Evite el uso de etiquetas autoadhesivas .
No coloque los dedos sobre fotografas o negativos. Utilice siempre guantes
limpios.
Utilice mascarilla cuando trabaje con colecciones sucias.
Maneje los materiales fotogrficos con cuidado y respecto
c. Conservacin de soportes magnticos
En cuanto a la conservacin de este tipo de soporte,debe entenderse que la informacin que
guarda puede ser leda solamente por la mquina reproductora diseada especficamente
para hacerlo, el cual debe ser conocido y estar disponible. Es esencial, por lo tanto, que
cada documento de tal material sea etiquetado clara y permanentemente, no solamente
con su identidad sino tambin con los procedimientos por medio de los cuales fue
producido y por los cuales puede ser reledo. Con la rpida evolucin y cambios que
sufren los aparatos que producen y reproducen esta documentacin, si los lectores
compatibles no estn disponibles, el material archivado es intil.

170
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Conforme a su naturaleza, este tipo de documentacin es muy sensible a los campos


magnticos, sobre todo los registros de audio. Estos campos pueden producirse por
equipos elctricos tales como electromotores, generadores y conductores de luz. Las
condiciones para su cuidado, por lo tanto, deben extenderse mas all del recinto en que
el material es almacenado.
Los factores que afectan sensiblemente a su conservacin son la temperatura y humedad.
Si el calor y la humedad son elevados, el aglutinante se puede hidrolizar ablandando
la emulsin adems de facilitar el desarrollo de hongos. Tambin puede generar el
aflojamiento de las espiras, causado por la dilatacin de la cinta en un almacenamiento a
altas temperaturas llevando al final a la deformacin de la cinta.
Por otra parte, si el equipo reproductor est en malas condiciones puede causar daos
en la emulsin, por ello es importante mantener ajustados los motores de arrastre para
evitar que la cinta quede en el carrete ya sea muy floja o ajustada.
Su conservacin preventiva la podemos resumir en los siguientes pasos:
Una temperatura de 18C y un 40% de humedad relativa
Filtrar la luz natural y artificial para evitar la incidencia de UV
Todo material electrnico debe ser almacenado2 lejos de cualquier equipo elctrico
que pueda generar campos magnticos
Es conveniente guardar las cintas magnticas en cajas hermticas que las aslen
de los agentes externos de degradacin. Estas pueden estar fabricadas en cartn
duro, plstico o metal (aluminio) siempre y cuando sean materiales estables
qumicamente y de alta calidad
La utilizacin de ncleos de gran dimetro para su enrollado permite disminuir el
ngulo de curvatura
Conviene dejar algunas vueltas de banda virgen al principio y al final de la grabacin,
para aumentar la proteccin
Se recomienda rebobinarlas cada cierto tiempo
Las mquinas lectoras deben estar limpias y en perfecto estado de
funcionamiento
Todo material que no es directamente legible visualmente tiene que ser clara y
permanentemente etiquetado con indicadores sobre los medios por los cuales fue
producido y por medio de los cuales puede ser reledo
Como medida de conservacin, y frente a una alta demanda por parte de usuarios
se recomienda reproducirlo en soportes ms estables como los discos pticos.
d. Conservacin de documentos digitales y electrnicos.
La tecnologa electrnica, al parecer, posibilita un gran salto adelante. En este momento,
sin embargo, hay un gran peligro de dejarse seducir por especulaciones y entusiasmos
prematuros. Se asegura que los productos electrnicos representan una nueva ola; que
son baratos, amigables, fciles y confiables; que constituyen la solucin a todo problema
relacionado con la informacin. Efectivamente lo digital ofrece mucho, pero tambin
171
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

tiene sus limitaciones y costos. Hay que estudiarlo bien, sobre todo cuando se trata de
gestin y conservacin de documentos con valor cientfico cultural.
Pese a todo esto, existe un consenso con respecto de que el acceso a las innovaciones
tecnolgicas, principalmente las Tecnologas de la Informacin de las Telecomunicaciones
llamas por sus siglas TICs, constituye un elemento fundamental para el mejoramiento de
la productividad, el crecimiento econmico, la gestin documental y los estndares de
vida de cualquier sociedad.
Como se ha mencionado en la unidad II, los llamados nuevos soportes generados a
partir de los TICs son producto de la comercializacin y no responde a necesidades
de conservacin a largo plazo, aunque s da grandes facilidades para el manejo, rescate
y difusin de la informacin. Las medidas para su conservacin son hoy en da fuente
de discusin y no se ha llegado a un acuerdo, pero si es seguro que su estabilidad en el
tiempo es muy relativa.
En noviembre del 2004, la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica public
en la Gaceta N 221 la Directriz con las Regulaciones Tcnicas sobre la Administracin
de los Documentos Producidos por Medios Automticos, en que se da los lineamientos
que transcribimos a continuacin:

I. En materia de gestin de documentos


I.1 De conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestin documental
dentro de cada institucin, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos
les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta produccin y organizacin de
los documentos y as asegurar que se cumpla con su ciclo vital.
I.2 Los responsables en materia de gestin documental deben establecer las polticas y los
procedimientos institucionales para la creacin, organizacin, utilizacin y conservacin
de los documentos en cualquier soporte, y estas deben ser de acatamiento obligatorio
para todos los miembros de la organizacin.
I.3 Debe existir una coordinacin interdisciplinaria entre los archivistas, administradores
e informticos, en el diseo y desarrollo de aplicaciones informticas que respondan
necesidades reales de informacin.
I.4 Regular el uso del correo electrnico y de otras herramientas informticas de acuerdo
con las polticas y los procedimientos institucionales para la creacin, organizacin,
utilizacin y conservacin de los documentos.
I.5 Se debern implementar los mecanismo y procedimientos necesarios que garanticen
que los documentos electrnicos almacenados en su versin final no puedan ser
modificados.

172
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

I.6 Realizar la seleccin de los documentos electrnicos para determinar cules se van a
conservar de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservacin
Documental.
I.7 Conservar los metadatos (Datos sobre los datos.Atributos de objetos de informacin
que les otorga significado, contexto y organizacin) de los documentos durante su ciclo
de vida.
I.8 Mantener un programa de formacin continua en materia de gestin documental.
I.9 Poseer manuales de procedimientos por escrito que aseguren:
El control de la concepcin, produccin, mantenimiento, utilizacin y conservacin de los
documentos producidos por medios automticos, de manera que se pueda garantizar su
autenticidad, integridad y confiabilidad.
La delimitacin de los dominios de trabajo tanto a nivel general como individual y colectivo
dentro del sistema de informacin.
Las modalidades de transmisin de los documentos tanto internas como externas.
El modo de interconexin de los documentos producidos por medios automticos y
textuales.
Las modalidades de autenticacin, de duplicacin, de seguimiento de recuperacin y de
verificacin de los documentos.

II. En materia de conservacin


II.1 Proveer de espacio fsico con las condiciones ambientales idneas y el mobiliario
adecuado para conservar los documentos en soporte electrnico. Para los depsitos de
almacenamiento de documentos en este soporte se deben evitar los cambios bruscos
de temperatura y humedad. La temperatura debe estar entre los 16C a 20C y una
humedad relativa entre 30% a 40%.
II.2 El rea de consulta de los documentos en soporte electrnico deben tener las
mismas condiciones atmosfricas que los depsitos en donde se almacenan. En caso
contrario, los soportes magnticos se deben climatizar lentamente.
II.3 Colocar los soportes en la estantera en posicin vertical.
II.4 Conservar los soportes en lugares libres de polvo y suciedad.
II.5 Manipular en forma cuidadosa los soportes para evitar su deformacin.
II.6 Evitar colocar los soportes de tipo magntico cerca de los campos magnticos
porque producen deterioro.

173
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

II.7 Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por
medios automticos en depsitos situados en diferentes reas geogrficas.
II.8 Tener cuidado especial en las labores de consulta, recuperacin de documentos
producidos por medios automticos y en la manipulacin de sus soportes para garantizar
su integridad y su conservacin.
II.9 Disponer de un programa de revisin y limpieza frecuente de estos soportes, con el
objeto de minimizar el riesgo de daos por su uso constante.

III. En materia informtica


III.1 Uniformar programas y sistemas informticos en el proceso de gestin
documental, con el fin de asegurar la compatibilidad de la informacin en las unidades
administrativas.
III.2 Dada la obsolescencia acelerada de los equipos y programas informticos, se debe
garantizar su actualizacin permanente de acuerdo con las demandas tecnolgicas
necesarias, con el objetivo de que la informacin sea accesible en todo momento por las
entidades autorizadas.
III.3 Hacer investigaciones peridicas en el mercado sobre el avance de la tecnologa,
adquirir nuevos equipos de almacenamiento de informacin y migrar los documentos
producidos por medios automticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean
obsoletos y se corra riesgo de prdida de informacin.
III.4 Tener el personal debidamente capacitado para efectuar la migracin de los
documentos producidos por medios automticos a nuevos soportes, cuando su acceso
se vea comprometido por la obsolescencia de los soportes en que se encuentren.
III.5 Se debe contar con los procedimientos para garantizar el funcionamiento
permanente de los programas computacionales y del equipo de cmputo, para poder
acceder a la informacin en el momento que se requiera por parte de los usuarios. As
mismo se debe garantizar el buen funcionamiento de los dispositivos, con los que se
gestionan los documentos producidos por medios automticos, asegurando que tengan
un mantenimiento adecuado.
III.6 Los dispositivos deben estar protegidos contra las fluctuaciones de voltaje normales
en los servicios de las compaas proveedoras de electricidad. Para esto es recomendable
el uso de unidades de respaldo de corriente elctrica que cuente con regulador de
voltaje.
III.7 Establecer una coordinacin con los archivistas institucionales, una poltica
institucional para la generacin de respaldos peridicos de informacin que garantice
la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la informacin en los
documentos.
174
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

III.8 Cada Institucin debe tener los procedimientos y controles que garanticen que
el almacenamiento y acceso de la informacin, nicamente lo realicen los usuarios
autorizados, dependiendo de su perfil, y dejando la respectiva constancia en la Bitcora
de la Base de Datos o del Sistema.
III.9 Establecer controles en el diseo, desarrollo y mantenimiento de sistemas
automatizados, de una manera eficaz y eficiente, para garantizar que el almacenamiento
y el acceso corresponda al perfil de cada usuario.
III.10 Establecer los mecanismos de seguridad para la transmisin y recepcin de
informacin con el fin de garantizar su privacidad, confidencialidad y privacidad.
III.11 Todos los sistemas deben contemplar una bitcora que permita el registro de
cada transaccin realizada, en el cual se deje constancia electrnica (pista). Los archivos
o tablas donde se almacene esta informacin deben estar encriptados y ser de acceso
restringido.
III.12 Poseer instalaciones fsicas seguras con un acceso restringido en los lugares de
generacin de documentos con formato electrnico.
III.13 Desarrollar una poltica de actualizacin de conocimientos informticos y
archivsticos a los funcionarios de la Institucin correspondiente, de manera constante,
garantizando el buen uso de los equipos y programas informticos en la gestin
documental.
III.14 Se debe prever una poltica presupuestaria continua para desarrollar programas
informticos y mantener una constante actualizacin de los equipos que dan soporte a
los diferentes departamentos en la generacin documental. De igual manera, contar con
un presupuesto especfico para la generacin de respaldos y la garanta de permanencia
de la informacin.
III.15 Realizar auditorias informticas con el objetivo de verificar el cumplimiento de los
procedimientos, estndares, disposiciones legales vigentes y utilizacin de recursos.
III.16 Contar con especificaciones tcnicas de los programas computacionales de la
institucin, las cuales se deben ajustar a sus modelos. Deben contemplar por los menos
los siguientes aspectos: modelo conceptual, modelo fsico, diccionario de datos, lenguaje de
programacin y versin utilizada , cdigos fuente actualizados y manuales de usuarios.
A manera de complemento a esta directriz, se deben tomar en cuenta que estos soportes
pueden sufrir daos producto de las agresiones accidentales y del envejecimiento, las
cuales se clasifican en cuatro categoras:
Degradaciones qumicas; inestabilidad de ciertos componente del disco.
Degradaciones mecnicas; alabeo del disco, deslaminacin de la capa de inscripcin,
que puede atacar a la capa reflectante; deslaminacin del barniz protector; aumento
de araazos y micro craquelaciones; oxidacin y corrosin de la capa reflectante;
175
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

destruccin fsica total del disco provocado por las fluctuaciones trmicas y las
condiciones climticas extremas.
Degradacin de las propiedades pticas; perdida de transparencia; coloracin
(amarillamiento); perdida de reflectividad.
Degradacin de las propiedades elctricas durante la lectura: aumento de los
niveles de ruido elctrico, prdida del nivel seal/ruido; aumento del tiempo de
acceso a la informacin; perdida de informacin.

Medios para prevenir el ataque de virus informticos: Antivirus91


La mejor manera de evitar el dao causado por un virus en nuestros equipos y archivos
es conocer a fondo los ataques informticos, tener los programas adecuados y establecer
un plan de prevencin.

La funcin de un programa antivirus es detectar, de alguna manera, la presencia o el


accionar de un virus informtico en una computadora. Este es el aspecto ms importante
de un antivirus, independientemente de las prestaciones adicionales que pueda ofrecer,
puesto que el hecho de detectar la posible presencia de un virus informtico, detener el
trabajo y tomar las medidas necesarias, es suficiente para acotar un buen porcentaje de
los daos posibles. Adicionalmente, un antivirus puede dar la opcin de erradicar un virus
informtico de una entidad infectada.

El modelo ms primario de las funciones de un programa antivirus es la deteccin de su


presencia y, en lo posible, su identificacin. La primera tcnica que se populariz para la
deteccin de virus informticos, y que todava se sigue utilizando (aunque cada vez con
menos eficiencia), es la tcnica de scanning. Esta tcnica consiste en revisar el cdigo de
todos los archivos contenidos en la unidad de almacenamiento -fundamentalmente los
archivos ejecutables- en busca de pequeas porciones de cdigo que puedan pertenecer
a un virus informtico. Este procedimiento, denominado escaneo, se realiza a partir
de una base de datos que contiene trozos de cdigo representativos de cada virus
conocido, agregando el empleo de determinados algoritmos que agilizan los procesos de
bsqueda.

Podemos consignar que un buen sistema antivirus debe estar compuesto por un programa
detector de virus -que siempre est residente en memoria- y un programa que verifique
la integridad de los sectores crticos del disco rgido y sus archivos ejecutables. Existen
productos antivirus que cubren los dos aspectos, o bien pueden combinarse productos
diferentes configurados de forma que no se produzcan conflictos entre ellos.

91 Fuente: Manson, Marcelo. Estudio sobre virus informticos. http://www.monografias.com/trabajos/estudiovirus/es-


tudiovirus.shtml. 23 de marzo del 2003
176
Deteccin y prevencin
Debido a que los virus informticos son cada vez ms sofisticados, hoy en da es difcil
sospechar su presencia a travs de sntomas como la prdida de performance. De todas
maneras la siguiente es una lista de sntomas que pueden observarse en una computadora
de la que se sospeche est infectada por alguno de los virus ms comunes:
Operaciones de procesamiento ms lentas.
Los programas tardan ms tiempo en cargarse.
Los programas comienzan a acceder por momentos a las disqueteras y/o al disco
rgido.
Disminucin no justificada del espacio disponible en el disco rgido y de la memoria
RAM disponible, en forma constante o repentina.
Aparicin de programas residentes en memoria desconocidos.
La primera medida de prevencin a ser tenida en cuenta es, como se dijo anteriormente,
contar con un sistema antivirus y utilizarlo correctamente. Por lo tanto, la nica forma
de que se constituya un bloqueo eficaz para un virus es que se utilice con determinadas
normas y procedimientos. Estas normas tienden a controlar la entrada de archivos al disco
rgido de la computadora, lo cual se logra revisando con el antivirus todos los disquetes
o medios de almacenamiento en general y, por supuesto, disminuyendo al mnimo posible
todo tipo de trfico.

Adems de utilizar un sistema antivirus y controlar el trfico de archivos al disco rgido,


una forma bastante eficaz de proteger los archivos ejecutables es utilizar un programa
chequeador de integridad que verifique que estos archivos no sean modificados, es decir,
que mantengan su estructura. De esta manera, antes que puedan ser parasitados por un
virus convencional, se impedira su accionar.

Para prevenir la infeccin con un virus de sector de arranque, lo ms indicado es no dejar


disquetes olvidados en la disquetera de arranque y contar con un antivirus. Pero, adems,
puede aprovecharse una caracterstica que incorpora el setup de las computadoras ms
modernas: variar la secuencia de arranque de la PC a primero disco rgido y luego
disquetera (C, A). De esta manera, la computadora no intentar leer la disquetera en el
arranque aunque tenga cargado un disquete.

Algunos distribuidores o representantes de programas antivirus envan muestras de


los nuevos virus argentinos a los desarrolladores del producto para que los estudien o
incluyan en sus nuevas versiones o upgrades, con la demora que esto implica.

En consecuencia, la deteccin alternativa a la de scanning y las de chequeo de actividad


e integridad resultan importantes, ya que pueden detectar la presencia de un virus

177
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

informtico sin la necesidad de identificarlo. Y esta es la nica forma disponible para el


usuario de detectar virus nuevos, sean nacionales o extranjeros.

De todas maneras, existe una forma de actualizar la tcnica de scanning. La misma consiste
en incorporarle al antivirus un archivo conteniendo cadenas de caracteres ASCII que
sean trozos de cdigo (strings) significativos del sector vital de cada nuevo virus que
todava no est incorporado en la base de datos del programa.

De todas formas, esta solucin ser parcial: la nueva cadena introducida slo identificar
al virus, pero no ser capaz de erradicarlo.

Es muy importante que los strings que se vayan a incorporar al antivirus provengan
de una fuente confiable ya que, de lo contrario, pueden producirse falsas alarmas o ser
ineficaces.

A manera de conclusin, la prevencin es la herramienta mas importante para evitar


infestaciones en los sistemas informticos de nuestros archivos, instituciones y hogares.
Debemos aprender sobre los virus, como se propagan y mantener un antivirus
actualizado.

7.3 Plan de prevencin de desastres


Es muy importante que tanto los archivos como las bibliotecas garanticen la seguridad de
los documentos que custodian. Adems de contar con sistemas y equipos para detectar
y extinguir incendios e inundaciones, debe contar con un plan para la proteccin y el
rescate de los acervos, en caso de un accidente. El plan debe estar escrito, ser revisado
peridicamente para hacerle los ajustes necesarios y debe conocerlo cada uno de los
funcionarios de la institucin. Un plan de este tipo, permitir la respuesta rpida y eficiente
ante una emergencia y minimizar los daos.

Las causas principales de desastre pueden ser naturales como: huracanes, inundaciones,
infestacin biolgica, terremotos, etc. y los provocados por el hombre como: actos de
terrorismo, de guerra, inundaciones por ruptura de tuberas explosiones, incendios,
deficiencias de la estructura del edificio, etc.

Aunque no se pueden evitar los desastres naturales, s se pueden adoptar ciertas medidas
que permitan eliminar o disminuir los riesgos.

Las causas de deterioro ms constante en documentos son el fuego y el agua. Muchas


veces ocurren incendios e inundaciones luego de, por ejemplo, un terremoto. Ambos
causan graves daos en el papel, en muchos casos irreparables
178
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Se recomienda que el plan para enfrentar los desastres debe contemplar las siguientes
fases:
Prevencin
Preparacin
Respuesta
Recuperacin

1 fase- Prevencin
De las cuatro fases sta es la mejor proteccin contra un desastre provocado por el
hombre o natural y est referida a identificar y minimizar los riesgos que puedan haber
en edificios, equipo e instalaciones. Para ello es importante tomar en cuenta:
Realizar una inspeccin a todo el edificio y modificar los factores de riesgo .
Establecer medidas rutinarias de mantenimiento y vigilancia de las instalaciones
para soportar desastres.
Instalar sistemas automticos de deteccin y extincin de incendios y mantener
un buen programa de prevencin de los mismos.
Instalar alarmas sensibles al agua.
Garantizar la seguridad de los documentos cuando stos se exhiban.
Poseer un seguro global para la institucin y su contenido que incluya el costo del
salvamento, reencuadernacin y restauracin de los materiales as como su posible
reemplazo.

2 fase- Preparacin
Esta fase est dirigida a mantener al da todas las lneas de accin en contra de cualquier
caso de emergencia. En esta fase del plan se debe:
Desarrollar por escrito el plan, mantenerlo al da y probarlo.
Nombrar una persona responsable, sta debe tener la autoridad suficiente para que
sus rdenes sean respetadas por todos los funcionarios y personal colaborador, en
el caso de una emergencia.
Reunir los suministros y equipos requeridos en un desastre.
Establecer un grupo interno y capacitarlo en tcnicas de respuesta a desastres.
Identificar y sealizar el material de acuerdo con su importancia, para su salvamento
prioritario.
Preparar y mantener al da los planos del edificio con la ubicacin de interruptores
de la electricidad y vlvulas.
Inventario de lo que se tiene, con prioridad para su rescate sealadas en los
planos.
Lista de nombres, nmeros de telfonos, y direcciones del personal responsable en
el caso de una emergencia.
179
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Lista de nombres, nmeros telefnicos y direcciones de conservadores


experimentados en el rescate de documentos daados por agua, organismos que
puedan suministrar recursos, etc.
Lista de proveedores de materiales que puedan suministrar lo necesario en caso de
una emergencia, as como de centros de refrigeracin que puedan facilitar espacio
para documentos daados por el agua.
Lista de telfonos de instituciones que puedan brindar su apoyo en caso de desastre,
por ejemplo: bomberos, polica, etc.
Referencia a dnde acudir para financiar las necesidades de una emergencia.
Copias de las plizas de seguro.
El plan junto a toda esta documentacin debe ser distribuido dentro y fuera de la
institucin (Bomberos, polica, etc.)

Es recomendable realizar simulacros en coordinacin con instituciones como bomberos,


polica, etc., con el fin de probar y corregir el plan en aquellos puntos que lo necesite.

3 fase- Respuesta
Esta fase corresponde al momento de presentarse la emergencia y debemos actuar:
Seguir el procedimiento establecidos para dar la voz de alarma, de evacuacin y
garantizar la seguridad del lugar del desastre.
Localizar al responsable del equipo, para que inicie las operaciones de salvamento
con la ayuda del personal destinado para ese efecto.
Cuando se pueda ingresar de nuevo al lugar del desastre, hacer una evaluacin de
los daos y de los suministros y servicios que se requieren.
Estabilizar el ambiente para evitar el desarrollo de microorganismos
Tomar fotografas de los daos para reclamos a la casa aseguradora
Establecer un espacio fsico para registro y empacado de materiales que requieran
refrigeracin y trasladarlos con la mayor brevedad y otro para secado de aquel
material que est levemente mojado.

4 fase- Recuperacin:
Esto se refiere a "volver a la normalidad" y debemos:
Acondicionar para su uso las reas y materiales daados
Establecer prioridades para los trabajos de restauracin y de ser posible buscar la
asesora de un conservador y obtener costos estimados.
Separar lo que es vlido para conservar, remplazar o reencuadernar aquello que
no requiera un tratamiento especial.
Localizar a los aseguradores.
Limpiar y rehabilitar el sitio del desastre.
180
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Analizar el desastre y mejorar el plan.


Una vez cumplidas las etapas urgentes del programa de conservacin, se deber establecer
una rutina permanente de aquellas actividades que estn relacionadas con las condiciones
de preservacin, por ejemplo: visitas de inspeccin peridicas a los depsitos, limpieza
de estanteras, cajas y documentos, fumigaciones, chequeos de la documentacin para
establecer las prioridades de restauracin de los documentos que lo requieran, as como
el cambio de cartulas, o la reencuadernacin, con el objeto de preservarlos de la mejor
manera posible.

ESQUEMA DE TRABAJO
PARA UN PLAN DE CONSERVACIN PREVENTIVA

a. Introduccin: Describe en forma breve y concisa en que consiste el Plan de Conservacin


Preventiva, cules son los objetivos que pretende conseguir y el campo de accin que
abarcara.
b. Marco Institucional: Resea histrica y referencias institucionales de la institucin
productora. Adems se da referencia al nivel de archivo que corresponde.
c. Programa de documentos vitales: Se debe dar una descripcin del fondo, los tipos
documentales, volumen y soportes.
Se identificar y justificar la documentacin de acuerdo con su grado de importancia en:
documentos con valor cientfico cultural, con vigencia administrativa y legal y aquellos en
etapa de gestin o trmite.
d. Evaluacin de riesgos: Riesgos por amenaza: se incluyen todos los peligros de origen
natural o humano que podran en peligro la documentacin, tales como :
Infraestructura y mobiliario
Ubicacin del depsito
Sistemas de deteccin de humo, fuego o agua.
Contaminacin biolgica
Posibles desastres
Fuentes de humedad o calor
Sistemas de extincin de fuego
Pararrayos
Presencia de material inflamable
Estado de la instalacin elctrica
Alarmas contra robo
Plan Institucional de Emergencias
Personal Entrenado o brigadas de trabajo que se encuentren activas

181
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

e. Prevencin y Preparacin: Son las recomendaciones que se deben aplicar para evitar o
minimizar los riesgos identificados.
f. Respuesta: Se desarrolla un protocolo de trabajo en caso de que el desastre o riesgo
se manifieste, se detallan las personas encargadas de coordinar la accin, los suministros
y equipo que requiere, personas que van a colaborar, lugar adonde evacuaremos la
documentacin, etc.
g. Recuperacin: Consiste en la estabilizacin del rea daada y su documentacin.
Evaluacin del plan y modificacin de fallas.
h. Anexos:
Directorio telefnico
Fotocopia de los planos del rea
Fotografas
Copias de plizas de seguro

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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Practica de Conservacin Preventiva


Estudio de caso
La Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Juanito Mora quiere organizar un
Sistema Archivstico con todas sus Escuelas y centralizar la documentacin que haya
cumplido con la vigencia administrativo-legal junto aquellos documentos de valor cientfico
cultural con una edad mayor de 15 aos. Estos documentos deben ser custodiados en el
Archivo Central de la Facultad antes de ser traslados al Archivo Universitario, de acuerdo
a los plazos establecidos.
En la actualidad el archivo central de la Facultad se encuentra ubicado en una bodega en
el quinto piso del edificio, conservando un aproximado de 30 metros lineales. Se calcula,
que el total de documentos que deben ser transferidos por todas sus Escuelas al Archivo
de la Facultad sera de unos 350 metros lineales en total.
Con el Sistema Archivstico se pretende que las Escuelas de la Facultad transfieran
aquellos documentos que han cumplido su trmite administrativo-legal. En su mayora,
son documentos que no han sido expurgados, por lo que el archivsta y sus asistentes
debern valorarlos y eliminarlos de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservacin vigente.
Finalmente se espera, que el depsito de documentos albergue una cantidad no mayor
de 150 metros lineales.
Usted es el encargado del archivo central, su deber es organizar el Sistema Archivstico
de la Facultad de Ciencias Humanas, para lo cual debe, en materia de conservacin:
1. Proponer el rea en metros cuadrados requerida para el local, la cantidad
de estantera convencional y los espacios necesarias para las funciones
archivsticas
2. Ubicar el local dentro del edificio de Ciencias Humanas que rena las condiciones
mnimas necesarias
3. Aplicar el formulario de diagnstico al edificio de Ciencias Humanas y sus
instalaciones
4. Enumerar las ventajas y factores de deterioro del local que est proponiendo
como local del archivo

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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

UNIDAD VIII
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

8.1 Introduccin
El implementar programas de restauracin de documentos o de fondos documentales es
producto del mal manejo o custodia por parte del ente productor o bien de la institucin
encargada de su conservacin ya sea temporal o permanente. El no planificar y poner en
prctica un plan de conservacin preventiva puede llevar al deterioro fsico y qumico de
los fondos documentales generando prdidas de soporte e informacin irremplazables
para la administracin y la cultura.
El conservador tiene como meta impedir que los documentos y fondos sufran algn
tipo de dao, a travs de la planificacin y el debido almacenamiento de estos bajo las
condiciones adecuadas.
Si lo anterior no se cumple, entra en escena el restaurador cuyo objetivo es contrarrestar
el deterioro causado por diversos agentes y devolverle al documento su apariencia
original. De manera que el restaurador trabaja bajo principios y lineamientos bsicos de
los cuales no debe apartarse, pero un buen restaurador debe saber siempre poner en
juego la tcnica y su habilidad para adaptarse a nuevos problemas.
En sus orgenes la restauracin estuvo basada en una labor de artesana pura, hoy en da el
trabajo es una colaboracin entre el cientfico y el tcnico lo cual hace que cada material
utilizado, cada proceso a seguir, sea objeto de un exhaustivo estudio que garantice en lo
posible la durabilidad de la propia pieza tratada.
Paralelamente al trabajo de restauracin, se debe desarrollar el plan de conservacin
preventiva como una labor de control y garanta contra agentes de deterioro y para
asegurar la buena conservacin de la pieza, lo cual contribuya a que en un futuro, los
distintos factores de degradacin afecten lo menos posible al material restaurado.
El ingreso de un documento en un rea de restauracin implica la existencia de algn
deterioro fsico o qumico el cual atenta contra su permanencia a travs del tiempo. Con el
fin de frenar su deterioro y prdida de soporte e informacin los restauradores emplean
una metodologa de trabajo que junto al equipo tcnico necesario buscan reintegrar el
soporte perdido y devolver al documento la apariencia que originalmente tena.
De esta manera al ser enviada una obra o documento daado al rea de restauracin,
debe previamente pasar por una serie de etapas de control y anlisis.
El primer paso al ingresar un documento es registrarlo en un Control de Ingreso y Salida
de Documentos en donde se anota su procedencia, serie o fondo documental, nmero,
total de folios, una breve descripcin, fecha de ingreso al rea y el estado de deterioro
que presenta.
El registro tambin incluye quien restaura el documento, fechas de inicio y finalizacin,
que folios fueron restaurados, el tipo de costura y encuadernacin empleado y una breve
descripcin del procedimiento realizado.

186
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Tambin el documento debe ser foliado, en caso de no estarlo, porque el proceso de


restauracin obliga a descoserlo y una vez finalizada la restauracin se deber reagrupar
en el orden en que ingreso al rea para volverlo a coser.
La restauradora Pilar vila92 resume en diez los pasos previos para restaurar un
documento:
La fumigacin
La ficha de laboratorio
Foliar con lpiz suave
Desprender tapas o pastas
Desprender las costuras
Desglosar el libro o el legajo de documentos
Aspirar o limpiar el polvo
Agrupar las hojas por el tipo de papel, dao o mancha
Eliminar parches de cinta autoadhesiva
Muchos de estos pasos se pueden omitir, dependiendo de los daos, caractersticas del
libro o documento o bien de las condiciones en que nos encontremos a la hora de
realizar la restauracin. Lo importante es confiar el trabajo e un especialista o bien estar
bajo su supervisin para no generar mas dao del que ya presente.

8.2 Las tcnicas de restauracin

8.2.1 Ficha clnica


Para que al documento se le inicie el proceso de restauracin primero debe ser sometido
a un anlisis ocular y qumico que implica la elaboracin de una ficha clnica. Esta tiene
un evidente inters tcnico para la eleccin del proyecto de restauracin y en l se
renen todas las observaciones y principales caractersticas del documento, finalmente
all se registra todos los pasos y materiales usados en la restauracin el cual debe ser
conservado para futuras restauraciones o como referencia.
Esta ficha exige primeramente un reconocimiento del estado fsico del documento por
medio de la observacin y el tacto con el fin de detectar las zonas mas debilitadas
y establecer las principales causas que generaron el deterioro. Tambin deben hacerse
otras observaciones como el tipo de tinta, la calidad del papel, la presencia de segundos
soportes, sellos u otro material.
La fotografa es un medio que nos permite captar muchos de los detalles de degradacin
que sufri un documento, adems de ser uno de los elementos ms importantes del
expediente. Constituye un testimonio de referencia especial, que permite al propietario
o al conservador conocer exactamente como era el libro antes y despus de la
restauracin.
92 vila, P. Prcticas de restauracin de libros y documentos. 2000. Pg.17-19.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

De manera que es imprescindible hacer el mayor nmero de fotografas antes, durante y


despus del proceso de restauracin. Se deben captar los primeros planos de los detalles
ms interesantes los cuales completan de manera importante este expediente; un cosido,
una cabezada original, etc.
Una vez realizado este primer examen se procede al diagnstico qumico, que consiste
en determinar el pH que presente el documento el cual se mide con un peachmetro
electrnico. Este nos indicar en una escala de 1 a 14 el grado de alcalinidad o acidez de
la muestra, de manera que se tiene a 7 como un punto neutro, del 7 al 1 va creciendo la
acidez y del 7 al 14 la alcalinidad.

8.2.2 Desarmado del documento o libro


Completada la ficha clnica se analizan los resultados y se desarrolla la estrategia de
restauracin que se emplear en el documento, la cual consiste en desarmar el documento,
efectuar la limpieza y tratamiento qumico, realizar el proceso de restauracin mas
apropiado y finalmente coser y encuadernar el documento. De manera que un proceso
de restauracin no se puede iniciar sin haber estudiado e identificado previamente los
materiales que conforman al documento, as como sus enemigos y sus procesos de
degradaciones tanto internas como externas.
El primer paso consiste en desarmar la costura que presenta el documento. Este
proceso tambin debe ser anotado en la ficha especialmente cuando se trata de libros o
documentos antiguos que aun conservan su encuadernacin original.
Se debe anotar el tipo de costura usada en la obra, los materiales empleados, su estilo
y antigedad. Esto con el fin de respetar lo mas fielmente posible la originalidad de la
obra.
Seguidamente se realiza un proceso de limpieza mecnica usando para ello un borrador
de leche comercial suave, con l empezamos a borrar sobre la superficie del documento
generando un efecto de friccin que eliminar la capa superficial de mugre y grasa.
Es importante realizar este procedimiento y eliminar esta capa de suciedad y grasa,
porque la segunda limpieza se realiza en agua, de manera que si no la quitamos penetrar
en las fibras y producir una mancha mayor al entrar en contacto con el agua.
Una vez realizada la limpieza del documento se procede a su lavado, siempre y cuando
las tintas no sean solubles en agua. De no presentarse este inconveniente se coloca
el documento sobre un maln y se introduce en agua caliente con jabn neutro y
amoniaco.
All se deja en reposo por un espacio de tiempo entre los veinte y cuarenta minutos, el
cual depender del estado de suciedad que presente el documento y tambin a juicio del
restaurador.

188
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Una vez concluido este lavado, el documento se enjuaga en agua tibia para eliminar los
restos de suciedad y jabn. Seguidamente se sumergen en un segundo bao de hidrxido
de calcio.
Como se indico anteriormente, al documento se le midi su pH, que nos determin
el grado de acidez o alcalinidad que posee. El sumergirlo en el hidrxido permitir
neutralizar su pH en 7 y adems rellenar el espacio entre las fibras con calcio dando ms
fortaleza al soporte.
La duracin de este bao tambin queda sujeta al criterio del restaurador y una vez
finalizada se debe tomar una segunda muestra para comprobar que el documento a sido
debidamente neutralizado.
Segn Pilar vila93, el lavado hdrico es aquel procedimiento que pretende dejar el papel tan
blanco como cuando sali de la papelera, con una buena neutralizacin y desacidificacin.
Esta operacin la resume en los siguientes pasos:
1. Remojo. Se realiza en agua dentro de una charola que sea mas grande que el
documento y en unos 3 litros de agua. En ella se introducen las hojas, de una en
una, hasta no pasar de un mximo de 15, dejndolas en remojo alrededor de 10
minutos.
2. Lavado y blanqueado. Previamente y en un recipiente aparte se mezclan 3 litros
de agua con 300 gramos de hipoclorito de calcio dejndolo reposar por un
espacio de tres horas. Una vez listo, se toma otra charola se preparan 3 litros de
agua con 300 mililitros de la solucin anterior y se van introduciendo las hojas
de una en una y por un tiempo no mayor de los 15 minutos. El estado de cada
hoja indicar la cantidad de tiempo que debe permanecer sumergido en esta
solucin.
3. Enjuague. En la misma charola en donde se realiz el lavado se escurre y se
introduce en ella agua natural. La operacin se repite unas 3 veces.
4. Neutralizacin. En otro charola se preparan 3 litros de agua a la que se agrega
30 gramos de sulfito de sodio, grado fotogrfico. El bloque de documentos que
acabamos de enjuagar se toma y se introduce por un espacio de tiempo de 10
minutos.
5. Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.
6. Desacidificacin. En otra charola agregamos 3 litros de agua y lo mezclamos con
60 gramos de bicarbonato de sodio, a esta solucin sumergimos el bloque de
documentos que acabamos de neutralizar por un espacio de 10 minutos.
7. Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.
8. Secado. De la charola de enjuague, an dentro del agua, se toma por una esquina,
una a una cada hoja de papel y se saca, sostenindola por 10 segundos para su
escurrido. Luego se deposita sobre un secador o en su ausencia sobre papel
filtro hasta que se seque, procurando dejarla lo ms extendida posible.

93 vila, P. Prcticas de restauracin de libros y documentos. 2000. Pg. 24 y 25.


189
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Es importante sealar, que en la medida de lo posible los folios no deben manipularse


directamente con las manos, lo mejor es apoyarlas en un soporte, como un malin, cedazo
o algn tipo de tela que facilite su manipulacin.
Otro procedimiento de limpieza muy comn es la eliminacin de cintas adhesivas, agentes
oxidantes o segundos soportes.
En el caso de cintas adhesivas se debe remover aplicando cloroformo o acetona
constantemente sobre el rea asta que se desprenda. Los segundos soportes
confeccionados con encolantes a base de almidn se pueden eliminar durante el proceso
de lavado con agua caliente la cual genera que el almidn se expanda provocando el
desprendimiento del parche.
Los agentes oxidantes tales como clips, grapas y prensas metlicas deben ser removidas
manualmente y tratar el rea daada con cido oxlico que neutraliza el rea oxidada y
elimina las manchas producidas por la oxidacin del metal.
Concluido los ciclos de limpieza y tratamiento qumico se deja secar el documento para
iniciar propiamente el proceso de restauracin. El rea de restauracin puede trabajar
bajo dos modelos; restauracin manual y mecnica.

8.3 Procedimientos de Restauracin


La restauracin manual consiste en devolver al documento el soporte perdido y la
apariencia que tena originalmente, procedimiento realizado completamente a mano
y apoyado con instrumental de tipo clnico como bisturs, pinzas, esptulas, agujas,
punzones, y otros, junto a plegaderas, encolantes, tijeras y otros materiales propios de
restauracin.
Cuando realizamos la restauracin manual se ponen en practica diversas tcnicas como
el laminado, los injertos y reparaciones de grietas y rasgados. Su aplicacin queda sujeta
al criterio del curador y para realizarlo se apoya en materiales propios de restauracin.
Para la confeccin de los injertos se utilizan folios en blanco, preferiblemente de la misma
poca de los documentos, con el fin de utilizar el material de la poca. En caso de no
contar con el mismo material se emplea el papel japons.
Este procedimiento se realiza en una mesa de luminiscencia, en donde se dibuja el
rea faltante para ser luego recortada con una aguja punteando su borde con el fin de
desprenderla y de esta manera estimular as las fibras. Una vez recortada el rea faltante
se encola los bordes y se le coloca sobre el documento unindose de esta manera ambas
partes.
La laminacin consiste en reforzar soportes debilitados con una capa de papel tis
adherida con carboximetil celulosa o algn almidn. En caso de ser un mapa, plano o que

190
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

la informacin este solo en una cara se puede utilizar papeles ms gruesos como copia
o letter.
Las reparaciones locales buscan unir las rasgaduras y grietas que presente el documento.
Todas estas reparaciones se deben efectuar utilizando encolantes especiales; el ms
utilizado es el almidn de trigo.
Una vez concluida la restauracin se procede a re-encolar el documento con el fin de
restituirle el apresto perdido. Para este fin se utiliza carboximetil celulosa que presenta
la ventaja de ser absorbida por la fibra del papel sin formar capas sobre la superficie del
documento.
La restauracin mecnica es la otra tcnica utilizada por los restauradores al tratar los
documentos. El principio es el mismo que se aplica en la restauracin manual, presentando
la gran ventaja de ser realizado por una maquina injertadora quien efecta todo el
procedimiento en muy corto tiempo.
Esta mquina funciona con base en dos tanques de agua, en medio de los cuales se coloca
un bastidor en donde reposa el documento a injertar. En el primer tanque, que esta en la
parte superior, se disuelve la fibra de pulpa en el agua y por gravedad hacemos que pase al
segundo tanque atravesando el bastidor de manera que el agua contine su camino pero
las fibras de pulpa queden atrapadas en el bastidor rellenando las reas faltantes.
Una vez que el documento ha sido injertado se retira del bastidor y se prensa con papel
secante o franelas con el fin de que absorban el exceso de humedad que presenta el
documento. Posteriormente se le aplica una capa de carboximetil celulosa para que el
injerto y el documento queden bien adheridos y darle as firmeza.
El documento se deja prensando y secando, procedimiento que dura alrededor de unas
veinticuatro horas. Al cabo de este tiempo si el documento todava presenta humedad
se vuelve a prensar entre papel secante para que termine de absorber el exceso de
humedad.
Cuando el proceso de restauracin ha finalizado, tras aplicar cualquiera de estas dos
tcnicas, o ambas inclusive, se vuelve a dar el orden original al documento para iniciar
su costura y encuadernacin. Una vez encuadernado se procede a registrar su salida
completando la ficha clnica y registrando en el libro de ingresos y salidas su envo al lugar
de procedencia.

191
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Practica

Paso N 1
Eliminacin de cinta adhesiva.
Algunas personas cuando se enfrentan a una rasgadura o rotura de papel, recurren al
remedio de unir con cinta adhesiva. En realidad estas personas no saben el dao que
causan, pues con el paso del tiempo se levanta el plstico de la cinta y deja una mancha
sobre el papel, imposible de eliminar, pues se dice que ni los fabricantes saben cmo
quitarla. El procedimiento para eliminar la cinta es el siguiente:
Aplicar hisopos de algodn impregnados de ter, sobre cinta adhesiva. Verificar si con
ello se quita. Si no es as, probar con alcohol etlico, si an persiste, con gasolina blanca;
sino con agua tibia. La idea es probar diferentes solventes hasta lograr la eliminacin del
plstico, ya que la mancha solamente disminuir su intensidad.
Nota: estos solventes son muy voltiles y txicos, por lo cual deben ser
aplicados en lugares ventilados y con el uso de guantes y mascarilla.

Paso N 2
Restauracin de faltantes
El dao o deterioro en las hojas de papel puede manifestarse de diversas formas. Desde
luego dependiendo del dao se aplicar un determinado tratamiento. A continuacin los
principales daos y su tratamiento:
Injertos de zonas perdidas
Se toma papel y en una mesa de luminiscencia se coloca el papel sobre el rea
faltante del folio.
Con un lpiz, se dibuja la silueta del rea faltante en el papel para injertar.
Con una aguja se puntea la lnea marcada y luego se rasga con los dedos la lnea
punteada, obteniendo la zona faltante del documento.
Se coloca en el documento de manera que calce en el rea faltante y se adhiere
con algn almidn o metil celulosa, teniendo la precaucin de haber colocado
algn aislante que impida que el documento se adhiera a la mesa o algn material.
Despus de colocar el adhesivo este se seca con una esptula elctrica calentada
a 250. En caso de no contar con esptula se coloca un aislante y encima de este
una pesa hasta que seque el encolante.

Reparacin de rasgaduras
Limpia el rea rasgada con un borrador blanco corriente.
Con un pincel N 3 4 coloca almidn de trigo, yuca o arroz en el rea rasgada.
192
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Se unen las roturas con el adhesivo, se coloca un aislante por ambos lados de la
rotura y se presiona con la plegadera.
Se coloca un aislante y encima de este una pesa hasta que seque el encolante.

8.4 La encuadernacin
La encuadernacin surge paralelamente a la aparicin de los primeros documentos
escritos o grabados durante la antigedad. Las primeras formas de escritura vieron la luz
en Babilonia, utilizando como soporte ladrillos horneados. Estaban numerados en el orden
en que deban ser ledos y se almacenaban en estanteras cuidadosamente catalogadas,
pues cada tablilla llevaba el ttulo de la obra de la cual formaba parte.
A partir del momento en que fue posible escribir sobre algo susceptible de enrollarse
(como la seda, papiro o pergamino ) el problema de verificar el orden de los documentos
y de cmo podran ser protegidos se resolvi mas fcilmente.
Los rollos que trataban de un mismo tema se colocaban juntos y apretados, algunos se
han encontrado dentro de jarras para aislarlos de la accin del tiempo. Los documentos
de mayor valor eran custodiados en recintos especiales como templos, monasterios
o castillos dentro de cofrecillos fabricados en maderas olorosas o bien en cofres de
metales semi-preciosos y decorados.
Los primeros libros, tal y como los conocemos en la actualidad tuvieron su origen en el
antiguo Egipto, en donde se desarroll una nueva tcnica, en lugar de trabajar el habitual
rollo o volumen empezaron a doblar las hojas o papiros en mitades, cortando varias de
estas hojas del mismo tamao para que tuviesen idnticas dimensiones. Se unan entre s
cosindolas de modo que formaran un ladrillo cuadrangular fcil de consultar.
Este ladrillo recibe el nombre de Cdex y es el ancestro del libro moderno. Su origen se
remonta entre los siglos tercero y octavo, gracias a que sus caractersticas funcionales,
en comparacin al rollo, resultaron mas tiles para escribas, funcionarios del gobierno y
principalmente a partir del siglo segundo a los grupos cristianos en ascenso en el norte
de frica.
Para fabricar el Cdex, se utiliz el pergamino dado que el papiro se plegaba con cierta
dificultad. Fue en los monasterios coptos, en los primeros siglos de nuestra era, donde el
arte del libro empez verdaderamente su andadura y donde la tcnica fue inventada, de
hecho el cambio del libro de rollo al pliego engendr el oficio del encuadernador.
La tcnica utilizada por los coptos consista en crear un solo cuadernillo grueso recubierto
de piel, o bien de unir varios cuadernillos cosidos con una o dos agujas para formar una
cadeneta slida. Los lomos son lisos, pues los hilos de costura pasan simplemente por el
fondo de los cuadernillos sin hilo ni nervios de apoyo. Las tapas son de madera o hechas
de papiro pegado con cola. Tiene la dimensin exacta de los cuadernillos as pues, no hay
cejas. Esta tcnica influy en todos los pases de la ribera oriental del mediterrneo y en
la Europa carolingia, prueba de ello es el Evangelio de San Cutuberto en Inglaterra.
193
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Durante la edad media, los libros en Europa eran muy raros y caros. Eran copiados en el
scriptoria de los monasterios y si el cuerpo del volumen estaba hecho por el monje ligator
su encuadernacin era asumida por orfebres y artesanos en metales preciosos o marfil.
A partir del siglo VIII en Fulda, Alemania, se empieza a sustituir la costura copta por la de
nervios dobles o sencillos. Las encuadernaciones de estas obras se caracterizan por tener
lomos planos, la piel no estaba pegado a ellos y todos los volmenes estn provistos de
abrazaderas y correas, pues el pergamino tiene la tendencia a cambiarse e hincharse. Casi
todos los libros tenan cuatro esquinas de metal o cuatro clavos, los bullones y un grueso
clavo central, el ombligo para evitar el deterioro de la cubierta.
Durante el siglo XII se genera una revolucin artstica producto de un auge econmico
lo que facilita que las encuadernaciones se produzcan fuera de los monasterios.De esta
manera a partir de los siglos XIII y XIV los talleres se trasladan a las Universidades donde
una nueva clientela instruida demanda libros mas pequeos, sencillos y econmicos.
El siglo XV da un gran impulso a la utilizacin el papel en la fabricacin de libros y
Gutenberg imprime su primera Biblia utilizando simultneamente papel y pergamino. No
obstante, durante los aos 1450 y 1520, el libro titubear entre copias de manuscritos o
la creacin de un estilo nuevo de libro impreso; las primeras obras impresas son llamadas
incunables.
El siglo XVI, bajo la influencia del Renacimiento, cre un raro equilibrio entre la calidad del
papel, la excelencia de la tipografa, un equilibrio en la disposicin de las pginas, brillantes
en las ilustraciones y belleza en sus encuadernaciones. Para alcanzar estos logros fue
necesario no solamente la intervencin de artistas geniales sino tambin la apertura
hacia nuevos estilos y la eficaz ayuda de mecenas, ya fueran estos reyes o biblifilos.
Con el siglo XVII la edicin de libros alcanza niveles altos y con ella un descenso en la
calidad de las obras. Casi todos los libros se encuadernan en piel de ternera con tono
pardo de mediocre calidad. La mayora de las encuadernaciones estn decoradas de
una manera muy sencilla: un encuadernamiento de tres hilos o una rueda adornada y
en el centro los escudos del propietario o cualquier otro adorno. En este perodo se
introducen los papeles marmoleados y en Holanda se empieza a practicar el marmoleado
sobre las reas refiladas del libro.
El siglo XVIII trae consigo una edad de oro en la fabricacin de libros de gran formato,
realzados por una tipografa muy bella, se ilustran con grabados en talla dulce. Sin
embargo, paralelamente a estas realizaciones muy costosas encontramos una cantidad
siempre muy creciente de ediciones ms sencillas que llevan cubiertas econmicas de
papel jaspeado azul y papel marmoleado.Tambin se usaba la ternera de mediocre calidad
y para disimular sus imperfecciones se pintaba la piel con manchas de que imitaban el
granito o se jaspeaba con una tinta a menudo cida.
Despus de la revolucin francesa y con el impulso mercantil y econmico de la revolucin
industrial se gener un nuevo estilo de libro ms comercial, econmico y sencillo. Si por
194
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

un lado la encuadernacin industrial esta en una fase muy creativa y produce esas bellas
encuadernaciones de editor que admiramos hoy en da, por otra parte la encuadernacin
de lujo, despreciando los logros de la ciencia y el progreso, solo sigue trabajando el estilo
antiguo.
En la actualidad y sobre todo en los aos de posguerra (1945) se ha producido cierto
auge en el arte de la encuadernacin que ms concretamente est ilustrado por artistas
como Pierre Lucien Martn, Germaine de Coster-Hlne Dumas, George Leroux y
Renaud Vernier, entre otros.

8.4.1 La encuadernacin en Costa Rica


La encuadernacin surge en forma paralela al desarrollo de la escritura, con el fin de
proteger al soporte donde se plasma la informacin. En Costa Rica la intervencin europea
se inicia de manera efectiva y permanente a partir de 1560, entre sus consecuencias
directas podemos nombrar la introduccin del alfabeto occidental y con l, el aparato
burocrtico espaol que genera los primeros documentos en suelo costarricense.
Durante el perodo colonial los documentos oficiales surgen producto de una serie de
fases en que sucesiva y ordenadamente se desarrolla la confeccin de un documento
que rene por escrito un determinado acto o negocio jurdico, entendiendo el acto
como el resultado de una actuacin voluntaria conciente y exteriorizada capaz de crear
o modificar relaciones de derecho de conformidad con la ley, mientras que el negocio
jurdico, lo entendemos como un acto que en sentido estricto procede de una o ms
voluntades encaminadas al logro de algn efecto jurdico reconocido por la ley.
As, por ejemplo, la probanza hecha a pedimento de Juan Vzquez de Coronado acerca
de sus mritos y servicios94 fechada en el Castillo de Garci-Muoz en 1563 es uno de
los primeros documentos de carcter probatorio emanado por el aparato burocrtico
colonial costarricense. Este documento consta de 65 folios, en papel de trapo sin sellar,
propio de la poca, sin encuadernacin y cosido al estilo de mordida de perro sin nervios
o guardas.
La costura conocida como mordida de perro es una costura muy simple que consista en
agrupar un conjunto definido o variable de folios o cuadernillos los cuales eran cosidos
con una cadeneta. Una vez cosidos los grupos, stos se unan entre s a travs de nudos,
sin el uso de nervios.
El Archivo Nacional de Costa Rica ha perdido muchas de estas encuadernaciones y
costuras antiguas por los procesos de microfilmacin y las restauraciones empricas,
an as han sobrevivido algunos ejemplos como el documento de la Serie Cartago,
nmero 1146. Este expediente con 189 folios es un ejemplo muy representativo donde
observamos claramente la falta de encuadernacin (sin tapas o guardas) costura muy
simple y ausencia de nervios.

94 Archivo General de Indias. Patronato 65, ramo 13, nmero 61.


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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Este patrn se mantiene a travs de todo el perodo colonial el cual se explica por la
pobreza que caracteriz a la gobernacin y la falta de encuadernadores que trabajaran
este arte. Los maestros encuadernadores fueron muy estimulados gracias al mecenazgo
de las cortes europeas o de familias muy adineradas que financiaban la creacin de
verdaderas encuadernaciones de lujo, lo cual explica su ausencia en Costa Rica.

El proceso de independencia y el auge econmico que desarroll el caf durante el


siglo XIX facilit la adquisicin de imprentas y con ella la publicacin y encuadernacin
de libros. En 1830, Miguel Carranza Fernndez introdujo al pas la primera imprenta
fabricada en los Estados Unidos, la cual fue bautizada como la Imprenta de la Paz.

Segn el historiador Carlos Melndez, al introducirse esta imprenta no se conoca como


ponerla a funcionar, fue gracias a la estada en nuestro pas del peruano Flix Velarde
quien conoca algo de tipografa quien dio las primeras instrucciones en esta materia a los
empleados de Miguel Carranza, ambos de apellido Abarca y conocidos como Pantalen
Grande y Pantalen Chico.95

De esta manera, nos dice Carlos Melndez, Pantalen Grande y su hijo homnimo se
convirtieron en los primeros tipgrafos e impresores costarricenses, llegando incluso a
trabajar en la Imprenta del Estado por muchos aos. Si Flix Velarde saba de tipografa
e imprenta es muy probable que tambin tuviera conocimientos de encuadernacin y
que estos fueran transmitidos a la familia Abarca. Por lo tanto los primeros tipgrafos
costarricenses pudieron ser los primeros encuadernadores profesionales que ejercieron
este arte en nuestro pas.

La cuarta imprenta introducida en nuestro pas, fue la llamada Imprenta de la Concordia.


Esta fue importada por Rafael Moya de Inglaterra en 1834, quien despus de imprimir un
libro la puso en venta, adquirindola de inmediato Valentn Gallegos quien la traslada ese
mismo ao a Nicaragua.

Ese nico libro impreso por la Imprenta de la Concordia se llam Prontuario de


Derecho Prctico por Orden Alfabtico escrito por Agustn Gutirrez Lizaurzbal.
El Centro de Investigaciones Histricas de Amrica Central conserva un ejemplar que
perteneci a la coleccin del historiador Carlos Melndez Chaverri donde podemos
observar un ejemplo de las primeras encuadernaciones en nuestro pas. Esta obra impresa
en cuadernillos se cosi con dos nervios en la parte central y cadeneta en los extremos,
no presenta refuerzo de lomo y las guardas son del mismo papel blanco con que se
imprimi la obra. La encuadernacin fue elaborada en piel, presenta un refuerzo de papel
en el lomo y en lugar de colocar cartones como tapas se rellen con hojas encoladas,
sobrantes de la impresin del Prontuario.
95 C. Melndez Chaverri. Los veinte primeros aos de la imprenta en Costa Rica 1830-1849. 1990. Pg. 23.
196
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

El prontuario nos demuestra como al introducirse las tcnicas de tipografa e imprenta


tambin ingresaron los primeros conocimientos en encuadernacin y costura de
documentos.

Por encuadernaciones que han sobrevivido hasta nuestros das, sabemos que Jorge Lines y
su esposa propietarios de la Librera Espaola se dedicaban a la encuadernacin al finalizar
el siglo XIX. Junto a ellos encontramos al impresor Avelino Alsina y al encuadernador
Francisco Zapata que encuadern gran cantidad de los documentos coloniales del Archivo
Nacional en la primera mitad del siglo XX.

Al iniciarse el siglo XX, se imprimi una de las obras mas representativas, La Revista de
Costa Rica en el Siglo XIX, una de las mejores representaciones del arte tipogrfico
y de encuadernacin elaborado en Costa Rica por la Imprenta Nacional y llevado a cabo
bajo la direccin de Avelino Alsina y Juan Jos Feraz.

Avelino Alsina tambin se dedico a la impresin y encuadernacin de libros en su taller


particular. Un ejemplo de encuadernacin rstica la encontramos en la primera edicin
de la Cartilla Histrica de Ricardo Fernndez Guardia. Pero una de sus mejores obras
la encontramos en el Libro Azul, una revista pictrica y biogrfica sobre la Repblica de
Costa Rica, la cual fue publicada y compilada por la Latin American Publicity Bureau. Esta
Obra fue encuadernada en tela azul y estampada con un magnfico dorado, cosida con
tres nervios centrales y cadeneta a los lados y guardas color azul.

Durante el siglo XIX y XX existieron talleres de encuadernacin donde se desarrollaron


trabajos de muy buena calidad y belleza, de los cuales todava se conservan buenos
ejemplares en archivos, bibliotecas pblicas y particulares. Por desgracia los artesanos
que llevaron a cabo estos trabajos han pasado al anonimato o han cado en el olvido a
causa de la ignorancia o el poco inters por conservar sus creaciones.

8.4.2 Restauracin de libros


Un libro no es solamente papel, cartn, cuero o tela, es tambin, un patrimonio que lleva
intrnseco la historia de la humanidad; en ellos el hombre ha reflejado desde tiempos
inmemorables su quehacer, su desarrollo, su perspectiva de vida y sus proyecciones hacia
el fututo.

Pero no todos los libros son valiosos, muchos se han producido comercialmente y en
masa generando miles de copias de una misma obra a travs de los aos. Otros por el
contrario, adquieren un gran valor por su rareza presente en el tipo de soporte, tipo
de impresin, origen, etc. El comit para la Preservacin del Material Bibliogrfico y

197
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Documental de la Universidad de Costa Rica ha establecido pautas para la identificacin


de este tipo de material bibliogrfico en los siguientes puntos:96
Incunable: Se denomina as a todo libro que fue impreso a lo largo de la centuria
en que ingreso a un pas la imprenta. En el caso de Costa Rica se considera como
tal todo aquel libro publicado entre 1830-1845.
Edicin prncipe: Se le denomina a la primera edicin de un libro, cuya impresin
fue de nmero limitado, entre 500 y 1000 y de los cuales no existen reimpresiones
en los siguientes cincuenta aos a su tiraje.
Ediciones limitadas: Se le denomina as a aquellos impresos elaborados en los
ltimos cincuenta aos, de los cuales se sabe su edicin es nica y limitada lo que
lo convierte en una edicin especial.
Belleza en presentacin: Se le denomina as aquellos que fueron impresos
mediante una tipografa especial la cual se caracteriza por su belleza en la ilustracin,
impresin, calidad del papel y encuadernacin con materiales especiales como
pergamino, cuero, madera o papel.
Libros fuera de impresin: Se le denomina a aquellos que fueron censurados,
elaborados a mano, mecanografiados o impresos por cualquier medio no industrial
cuyo numero es limitado y que tengan una antigedad de ms de cincuenta aos.
Cuyo contenido informativo es un aporte a las ciencias y las artes, como creaciones
intelectuales en una determinada rea.
Documentos autografiados: Se le denomina aquellos documentos que han
sido autografiados por sus autores, propietarios o terceros. El valor se determina
de acuerdo a la importancia del libro, la relevancia del autor, del dueo y de
terceros.
Libros con valor especial: Que posee un valor determinado y fundamentado
por una entidad, autoridad, especialista o profesional en una disciplina.
Es importante el saber reconocer cuando un libro presenta algunas de estas caractersticas
y valorarlo adecuadamente, para prevenir su deterioro o bien para que no sea desechada
solo como un libro viejo.

A la hora de restaurar un libro con alguna de estas caractersticas, es importante que


lo haga un profesional en la restauracin y que este preserve todas y cada una de las
caractersticas originales de la obra, o sea, restaurar la encuadernacin original, no
guillotinar los bordes y no alterar ningn elemento estructural de la obra.

96 G. Rodrguez y otros. Lineamientos para la elaboracin de una poltica sobre preservacin de


los materiales bibliogrficos y documentales especiales de la Universidad de Costa Rica. Pgs:
23 y 24
198
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Proceso de restauracin
La encuadernacin es una estructura que debe funcionar y sobre todo, un conjunto que
debe responder a una necesidad precisa; la de abrirse
El encuadernador ensambla los elementos que hacen del libro un objeto que necesariamente
va a deteriorarse ya sea por el uso o por factores de deterioro, por ello el restaurador
debe conocer perfectamente los elementos de confeccin y de funcionamiento en una
encuadernacin.
El conocimiento de los estilos de decoracin permitir al restaurador fechar
aproximadamente una encuadernacin; sus conocimientos sobre la evolucin de las
tcnica y de la estructuras de cosido, de revestimiento y montaje le evitarn cometer
errores de restauracin desde un punto de vista histrico.
De esta manera es importante que observemos con precisin el estado de degradacin
de cada uno de los elementos del libro o documento, y todas las observaciones hechas
se reunirn en un Expediente de Restauracin.
Este expediente tiene inters tcnico a la hora de llevar a cabo un proyecto de restauracin.
Todo taller de restauracin debe confeccionar un informe descriptivo completo a lo largo
de todo el tratamiento que se realiza a una obra, fotografiando cada una de las etapas,
detalles y dems registros de inters antes, durante y al finalizar el proceso.
Para la confeccin de un expediente, ya sea a base de un formulario preestablecido o
simplemente de notas personales, debe tener en cuenta la siguiente informacin:
Informacin bibliogrfica sobre el libro. Se le puede considerar como la tarjeta de
identidad del libro y se registran datos como si la obra es impresa o manuscrita, su autor,
ttulo, editor, ao de publicacin, nmero de pginas, ilustraciones, etc.
Informacin sobre materiales utilizados en la fabricacin del la obra y su encuadernacin.
Se debe detallar si el soporte utilizado es papel, pergamino, si la encuadernacin tiene
tapas de madera, cartn papel, si la cubierta es de tela, cuero, pergamino o papel. La
mayor cantidad de informacin reunida puede ser crucial para futuras investigaciones.
Identificacin del estilo de encuadernacin y de su estructura propia. Describir la
ornamentacin de la encuadernacin y determinar estilo, poca y sobre todo interesa
analizar la tcnica empleada. El restaurador deber conocer bien los estilos ornamentales
de encuadernaciones y de los papeles pintados consultando obras especializadas en esta
materia.
Identificacin de las degradaciones. Para evitar errores graves es aconsejable comprobar
si el libro ha sido ya anteriormente intervenido. Por lo dems, cualquiera que sea el tipo
de encuadernacin, es posible encontrar el mismo tipo y causa de deterioro.

199
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Observacin del cuerpo del libro o documento:

Se anotar toda informacin concerniente al estado de conservacin del soporte y se


tomar nota de los resultados de los anlisis y de las identificaciones a las que se haya
debido proceder: pH, enmohecimiento, ensayos qumicos, etc.

Se debe cotejar el libro y foliarlo para saber la cantidad total de folios y su orden.

Examen del estado de conservacin de la costura. Las principales causa de deterioro


son:
El cosido esta completamente deshecho o en muy mal estado.
El cosido puede ser bueno si el cuerpo de libro no ha sido cortado en uno o varios
puntos.
El cosido est dbil o ligeramente estropeado.
Observaciones de la cubierta. Es necesario examinar la cubierta en su conjunto, es decir
las dos tapas y el lomo formando un todo que debe estar ensamblado para permitir que
el libro o documento pueda abrirse libremente.

El anlisis de una pieza partiendo de estas recomendaciones no puede ser exhaustivo, pues
cada caso es distinto. No obstante, creemos que puede cubrir la mayora de los problemas
que puedan presentarse. Aquellos otros que no estn expresamente relacionados en l,
siempre encontrarn algn punto de referencia, dentro de algn marco especfico. No
debe subestimarse la importancia de este anlisis que da la pauta a la confeccin de un
expediente descriptivo completo y bsico para un proyecto de restauracin. Una vez
ms se debe insistir en la necesidad de desarrollar la observacin y estudiar con todo
detenimiento el libro o documento, antes de decidir los pasos a seguir.

Prctica de Costura de Documentos

Introduccin
El archivista en el ejercicio de sus funciones, debe trabajar con carpetas de documentos,
expedientes y otras unidades documentales que podra requerir de una costura, con el
fin de que sus folios sean robados, perdidos o daados.
En esta prctica el estudiante aprender a realizar costuras de preservacin sin adhesivos,
ideales para documentos de archivo.

Costura estilo Caballete o Pasada


1. Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento

200
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

2. Se colocan los folios en la carpeta a la cual se quiere coser


3. Se fijan con una prensa de ropa y se hace con un lpiz las siguientes marcas sobre el
lomo de la carpeta, una vez marcados perfora con una aguja:

4. Enhebra una aguja e inicia la costura siguiendo el diagrama:

Costura a 6 huecos o Kangxi


1. Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento
2. Se colocan los folios en la carpeta a la cual se quiere coser
3. Una vez fijados los documentos en la carpeta, se dibuje y perfore 6 huecos segn el
diagrama siguiente

4. Enhebra una aguja e inicia la costura siguiendo las indicaciones del profesor en la
pizarra. Tome nota para que no olvide el procedimiento

201
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

Prctica de Encuadernacin

I parte

Paso N 1
Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento y se cose, con cualquier de las
costuras vistas en clase.

Paso N 2
Una vez cosido se toman las siguientes medidas:

Largo:
Ancho:
Lomo:

Paso N 3
Tome un flder, el cual se usar como material para las tapas y lo corta de la siguiente
manera
A. Igual medida que el largo del documento
B. Toma la medida del ancho y le resta dos centmetros.
202
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

Paso N 4
Preparacin del papel de encuadernacin.
a. Toma el pliego y lo pone sobre la mesa, si son dos pliegos pequeos debe unirlos,
pegndolos con goma, para formar uno solo.
b. Sobre el pliego empieza a marcar las medidas para hacer los cortes
c. Toma el pliego y sobre el eje horizontal o X a partir de la esquina izquierda marca
las siguientes medidas:
1. 3 cm de solapa
2. el ancho del documento
3. la medida del lomo
4. el ancho del documento
5. 3 cm de solapa
d. sobre la misma esquina izquierda, ubican el eje vertical, o eje Y marcan las siguientes
medidas
6. 3 cm de solapa
7. el largo del documento
8. 3 cm de solapa
e.Y se eliminan las partes sobrantes, marcadas en el croquis con sombra
f. Finalmente se toma una plegadera, se marcan las lneas punteadas, cuidando de no
perforar o rasgar.

g. Una vez marcadas las lneas, se coloca en su lugar las tapas.


h. Se encolan las solapas y se doblan hacia dentro para ser pegadas
203
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

i. Una vez lista la encuadernacin, se introduce el documento y se encola el borde de la


guarda cerrando las tapas sobre el documento.
j. Una vez pegado se le coloca en una prensa o un peso encima.

II Parte
Repita el proceso anterior utilizando la maqueta de costura de cuadernillo confeccionada
la prctica anterior.

204
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS

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