KOMUNIKASI BISNIS

SAP 12

PEMBUATAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Dosen Pengampu : Drs. I Komang Ardana, M.M.

OLEH KELOMPOK 12 :

I B P SATRIYA WIBAWA 1506305134

NI LUH EKA PRILLY KARTIKA PUTRI 1506305135

NI LUH PUTRI DEA GIANTARI 1506305136

NI MADE FIKIYAYA ANJANI DEWANTARI 1506305137

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2016

i
 KATA PENGANTAR

OM SWASTYASTU

Puja dan puji syukur kita panjatkan kehadiran Ida Shang Hyang Wdhi Wasa. Atas memberikan
Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas paper ini, yang berjudul PEMBUATAN
LAPORAN DAN PROPOSAL.
Paper ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Untuk itu dari kami
berharap semoga paper ini bisa bermanfaat. Akhir kata saya mengucapkan terima kasih
sebanyak-banyaknya.

OM SHANTI, SHANTI, SHANTI, OM

Denpasar, 07 Nopember 2016

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

Cover. i

Kata Pengantar...ii

Daftar Isi...iii

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang... 1

Rumusan Masalah. 1

Tujuan... 1

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis........................................................ 2

2.2 Jenis-jenis Laporan Bisnis...................................................................................... 3

2.3 Perencanaan Laporan dan Proposal.... 6

2.4 Bagian Pokok Laporan dan Proposal...... 7

2.4.1 Bagian Pendahuluan ................................................................... 7

2.4.2 Tubuh dan Isi (Body and Text)... 8

2.4.3 Penutup....... 9

2.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal 9

iii
2.5.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal 9

2.5.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal...10

2.5.3 Metode Outline12

2.6 Pengorganisasian Laporan Singkat.13

2.6.1 Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional.13

2.6.2 Pengorganisasian Laporan Analitikal..15

2.7 Pengorganisasian Laporan Formal.16

2.7.1 Mengidentifikasi Masalah...17

2.7.2 Kerangka (Outline) untuk Analisis..18

2.7.3 Menyusun Rencana Kerja.. 24

2.7.4 Melakukan Penelitian..24

2.7.5 Analisis Data...27

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan.30

Daftar Pustaka..32

iv
 BAB I

PENDAHULULAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya.Persaingan itu baik dalam bentuk meraih
keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih
mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena
itu agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan
perusahaan/ laporan bisnis.Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam
menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang
dibuat.Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan
keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan.Karena dengan laporan teresebut
seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan perusahaan/
bisnis.Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan/ bisnis.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis
1.2.2 Jenis-jenis Laporan Bisnis
1.2.3 Perencanaan Laporan dan Proposal
1.2.4 Bagian Pokok Laporan dan Proposal
1.2.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal
1.2.6 Pengorganisasian Laporan Singkat
1.2.7 Pengorganisasian Laporan Formal
1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk mengetahui Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis
1.3.2 Untuk mengetahui Jenis-jenis Laporan Bisnis
1.3.3 Untuk mengetahui cara Perencanaan Laporan dan Proposal
1.3.4 Untuk mengetahui Bagian Pokok Laporan dan Proposal
1.3.5 Untuk mengetahui cara Pengorganisasian Laporan dan Proposal
1.3.6 Untuk mengetahui cara Pengorganisasian Secara Singkat
1.3.7 Untuk mengetahui cara Pengorganisasian Secara Formal

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen fakrual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan

1
 bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke
lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
(Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Flerta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective
Business Communication" menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang
atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar defmisi tersebut dapat disimpulkan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai
karakteristik sebagai berikut:
- Netral
- Tidak memihak
- Objektif
- Menyajikan data
- Disusun secara sistematis
- Menyangkut informasi ekstemal maupun internal
- Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
- Memiliki tujuan yang jelas
Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa, dan sosial, dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Semua level organisasi, mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memerlukan
berbagai macam informasi dalam proses pengambilan keputusan.
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu
kegiatan icrtentu (Haryani, 2001:198). Misalnya, mendapatkan produk, memperluas usaha,
mendapatkan dana, dan lain sebagainya. Proposal dapat berupa solicited proposal atau
unsolicited proposal.Solicited proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar
Perusahaan karena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan butuhannya terhadap
produk atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan
kepada pihak di luar perusahaan atas siatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau
pemberitahuan dari hak luar. Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana
atau kesediaan untuk bekerja sama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan.Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal tetmasuk satu 5 laporan analitikal. Oleh karena
itu, penyusunan laporan dan proposal fterlukan langkah-langkah yang relatif sama.
2.2 Jenis-jenis Laporan Bisnis

2
 Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan
pertemuan.
a. Berdasarkan Fungsinya
1) Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi unruk memberi informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk Information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim reports), dan laporan triwulan
(quarterly reports).
2) Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsir, kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analitycal Report disebut juga laporan
rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi
(justification reports).
b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan
tersebut diperoleh. Sebagai contoh, adanya laporan akuntansi, laporan periklanan,
laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan isuransi, laporan
pcmasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan
statistik, dan laporan-laporan teknik.
c. Berdasarkan Formalitas
1) Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halarnan,
dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian
"panjang" bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks :
dahuluan, isi, dan penutup; (2) Prefatory parts : sampul, judul, alarrtan, surat
kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman penghargaan, sinopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar label; (3) Supplement parts :
lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, dan indeks.
2) Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal mencakup juga judul halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.
d. Berdasarkan Keasliannya

3
 1) Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan
atau kuasa dari komite atau orang lain.
2) Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
3) Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
4) Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-
lembaga lain yang dibiayai oleh negara.
e. Berdasarkan Frekuensinya
1) Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran.atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham
setiap jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan
produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal, dan laporan
anggaran tahunan.

2) Laporan khusus (special reports)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
f. Berdasarkan Penampilannya
1) Laporan Memorandum (memorandum reports)
Laporan memorandum adalah laporan yang menggunakan format memo, yaitu
mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2) Laporan surat (letter reports)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan,
dan referensi.
3) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, instruksi,
dan baris-baris kosong

g. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

1) Laporan pendahuluan (preliminary reports)

Laporan pendahuluan mencakup pcrsiapan suatu proyek, hasil yang

diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
2) Laporan perkembangan (progress reports)
Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala.

4
 3) Laporan akhir (final reports)
Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek.
h. Berdasarkan Pelaksanaan Pcrtemuan
1) Agenda (agenda)
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
2) Resolusi (resulation)
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan

3) Notulen (minutes)
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catalan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
4) Laporan pertemuan (proceedings)
Pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasannya luas dan
berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
2.3 Perencanaan Laporan dan Proposal

Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk dalam membuat
laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling tidak mencakup
enam tahapan, sebagai berikut :

1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup

Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan
laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang diinginkan, berapa
banyak, mengapa, dan kapan, akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang
lingkup keterbatasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2. Analisis audiens
Analisis terhadap penerimaan atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan dapat mengenai sasaran.
3. Menentukan idea atau gagasan
Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan dibuat
berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat
dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan.
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan

5
 Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa diperoleh
dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen
pemerintah, dan ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan
organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, dan daftar
pertanyaan).
5. Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh
dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau
penafsiran harus objektif, jujur, dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang
relevan.
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan diorganisasikan
dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu dipertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian.

2.4 Bagian Pokok Laporan dan Proposal

Setelah menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian
pokok laporan atau proposal, yang mencangkup pendahuluan, teks (body), dan penutup.

2.4.1 Bagian Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

a. Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan.

b. Layouot atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan
dibahas dalam laporan.
c. Masalah biasanya didefinisikan di bagian awal bab pendahuluan, sebelum pernyataan
mengenai maksud atau tujuan laporan.
d. Maksud penulisan laporan harus tampak di bagian pendahuluan.Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud
penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi atau sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk
sebuah laporan.

6
 f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan
dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survey, atau
eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar),
catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika
menulis laporan tentang pengalaman sendiri, ,maka pernyataan yang ditulis dalam
laporan adalah sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca
memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan
pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran.
j. Keterbatasan, misalnya dalam hal dana ,waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia.
Seorang penuli tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang
ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam suatu
laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai,
restrukturisasi karyawan, memberi uang pesangon, menambah perangkat lunak dan
perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainya. Dengan membaca
laporan secara rinci, pembaca tahu bagaimana fakta yang sudah ada berpengaruh
terhadap keputusan yang telah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur di atas dapat digabungkan menjadi satu atau dua
paragraph dengan atau tanpa judul Pendahuluan. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.

2.4.2 Tubuh dan Isi (Body and Text)

Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks. Dalam bagian
ini,dikembangkan dan diuraikan hal-hal yang penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis yang
baik harus mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang
tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan tersebut.

2.4.3 Penutup

7
 Bagian penutup berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi dan
teksnya, dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas dalam
bagian tubuh atau isi.

Bagian penutup pada informational report disebut rangkuman. Rangkuman berisi

ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala rangkuman berisi poin-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan, atau menfaat dan kerugian. Bagian penutup pada Analitycal
report disebut simpulan, rekomendasi, atau simpulan dan rekomendasi. Simpulan berisi fakta-
fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis. Rekomendasi menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

Bagian penutup sendiri terkadang diberi judul rencana tindakan atau proposisi. Rencana
tindakan adalah pernyataan terakhir yang mencangkup waktu pelaksanaan program, anggaran
yang diperlukan,d an orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/prooyek yang akan
dilakukan. Belakangan ini, istilah proporsisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal
sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

2.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang akan
memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh
tubuh laporan dan proposal (body reports).

2.5.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat
menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan
bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan
rekomendasi laporan.

a. Pendekatan Deduktif

8
 Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal
yang rinci.
Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:
1. Eksekutif yang sibuk
2. Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
3. Ingin mengetahui good news atau informasi netral
4. Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal laporan.
5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
6. Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif
b. Pendekatan Induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara induktif, fakta-
fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau rekomendasi
dikemukakan.
Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
simpulan dan rekomendasi
2. Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
3. Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya
4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnyanya saja
5. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif

2.5.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks
dapat disusun dengan cara-cara berikut:

a. Membuat topik-topik
Cara ini meruapak hal yang umum dalam pembuatan laporan.Judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau
karakteristik.Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan
harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria
yang paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian

9
 Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam, atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Teks bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah di rumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alphabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya kurang penting atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkat familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar.Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya.
Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu dilakukan konfirmasi
terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan dengan materi laporan.

h. Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya,.Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu persentasi
yang bersifat persuasi.

2.5.3 Metode Outline

Setelah menyusun atau mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul
dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk
menghemat waktu dan member tuntunan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan
panjang, outline juga akan menjadi daftar isi laporan.

10
 Sebelum menulis laporan dan proposal, outline akan membantu melihat hubungan antara
topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di dalam suatu
susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih. Outline, singkat/pendek, yang hanya
terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
Sementara outline panjang dapat menggunakan kombinasi angka huruf, sistem desimal, atau
kombinasi huruf angka.

Kombinasi angka huruf adalah cara yang paling populer dalam dunia bisnis dan
akademis. Sistem desimal paling banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi
huruf angka paling banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelum
sampai pada judul utamanya.

Dalam menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu :

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkatkan tertinggi, pertimbangan panjang

laporan, subjek, dan pembaca.
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik
Misalnya, judul dibagian 1A memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak memiliki
subjudul.Hal tersebut tentu tidak menunjukkan adanya ketidakseimbangan.Oleh karena
itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat; sedangkan 1B perlu dikembangkan lebih lanjut.
3. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit
untuk subjudul
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul)

2.6 Pengorganisasian Laporan Singkat

Kebanyakan laporan informal hanya mencangkup materi pendukung yang relatif sedikit
bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya, laporan singkat berbentuk memo atau surat
sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang
dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan
rangkuman, atau abstrak). Oleh karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman, laporan singkat
lebih menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencangkup pembuka, hasil
temuan, bahasan, dan penutup.

11
 Disamping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencangkup beberapa elemen penting
laporan formal, antara lain :

a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua
b. Penggunaan grafik untuk lebih menekankan penulisan
c. Penggunaan judul atau sub-sub judul dalam tubuh laporan
d. Penggunaan format memo atau surat

2.6.1 Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang tegas. Laporan informasional yang banyak digunakan dalam dunia bisnis
mencangkup laporan monitoring dan operasi pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan
laporan aktivitas personal, dan laporan dokumentasi kerja klien.

Dalam menulis laporan informasional, reaksi pembaca tidak perlu dikhawatirkan.

Pembaca akan menanggapi materi laporan secara tidak emosional sehingga laporan dapat
disusun dengan pendekatan langsung. Hal yang perlu dikhawatirkan dalam laporan
informasional adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara
logis dan akurat sehingga pembaca mudah mengerti dan dapat menggunakan informasi dalam
suatu cara yang praktis.

Beberapa laporan informasional, terutama peraturan pemerintah dan laporan yang

disusun dalam bentuk tercetak, diorganisir sesuai intruksi oleh orang-orang yang meminta
informasi. Disamping itu, banyak usulan yang menggunakan format, seperti pernyataan masalah,
latar belakang, cangkupan kerja, keterbatasan sumber dan metode, jadawal kerja, kualitas
personal, fasilitas, antisipasi biaya, dan hasil yang diharapkan.

Laporan informasional terdiri dari suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas
personal dalam suatu konferensi.

a. Laporan Periodik ( Berkala )

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi
dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk
memberikan suatu gambaran mengenai bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer
dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu.

12
 Laporan periodik biasnya ditulis dalam format memo. Materi bahasan di bagian
pendahuluan sebaiknya ditulis cukup singkat dan menyeluruh. Laporan periodik
seharunya mengikuti format dan organisasi umum yang sama dari periode ke periode.
Kebanyakan suatu laporan disusun berdasarkan urutan berikut:
1) Peninjaun atas tanggungjawab rutin
Dalam beberapa kasus, peninjauan lebih difokuskan pada hasil statistical atau
keuangan. Namun dalam kasus lain, peninjauan terhadap suatu kasus dapat ditulis
dalam bentuk paragraph.
2) Diskusi/pembahasan proyek khusus
Suatu deskripsi dari proyek baru atau proyek khusus yang telah dikerjakan selama
periode pelaporan
3) Rencana periode yang akan datang
Suatu jadwal kegiatan yang direncanakan untuk periode pelaporan yang akan
datang
4) Analisi masalah/problem
Meskipun seringkali termasuk ke dalam telaah kegiatan rutin atau kegiatan
khusus, analisis masalah kadang-kadang ditempatkan pada bagian terpisah untuk
menarik perhatian pembaca terhadap hal-hal yang mungkin memerlukan
intervensi tingkat tinggi.

Hal yang paling penting dalam penulisan laporan periodik adalah berlaku jujur tentang
masalah dan cara penanganannya. Kenyataannya, kabar buruk mungkin lebih penting dari pada
kabar baik karena kabar buruk memerlukan tindakan atau aksi, sadangkan kabar baik sering tidak
memerlukan aksi.

b. Laporan Kegiatan Personal ( Individu )

Suatu laporan kegiatan personal berisi deskripsi individual tentang apa yang
terjadi selama konferensi, konvensi, atau perjalanan. Laporan itu dimaksudkan untuk
menginformasikan kepada manajer setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.
Laporan-laporan kegiatan personal seringkali ditulis dalam format memo. Disamping
memerlukan lebih banyak pendahuluan daripada laporan periodik, laporan kegiatan
personal sering disusun secara kronologis dan beberapa diantaranya berdasarkan topik-
topik yang menggambarkan minat pembaca.

2.6.2 Pengorganisasian Laporan Analitikal

13
 Laporan analitikal berbeda dengan laporan informasional dalam hal penentuan tujuan.
Tujuan utama dari laporan informasional adalah untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan
analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat memeriksa suatu
simpulan atau rekomendasi. Di dalam laporan-laporan analitikal, informasi memainkan peranan
yang sangat penting.

Laporan-laporan analitikal pada umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap

munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Laporan dirancang
untuk memberikan suatu pedoman atau penuntut kepada pembaca agar dapat menerima suatu
keputusan.

Apapun jenis laporan analitikal, ide-ide harus disusun sedemikian rupa agar pembaca
yakin terhadap pemikiran yang disampaikan oleh pembuat laporan. Pemilihan terhadap suatu
pendaekatan khusus harus didasarkan pada perkiraan atas reaksi pembaca. Jika pembaca
diperkirakan setuju, pendekatan langsung akan lebih tepat digunakan. Sebaliknya, bila pembaca
diperkirakan tidak sependapat atau tidak setuju, maka pendekatan tak langsung akan lebih tepat.

Hal yang termasuk ke dalam laporan analitikal anatara lain laporan justifikasi, usulan
klien, dan laporan troubleshooting.

1. Laporan Justifikasi
Laporan-laporan justifikasi adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan
persuasi kepada top manajemen agar menyetujui suatu investasi atau proyek
tertentu. Jika pembaca ingin mengetahui tindakan apa yang perlu diambil, maka
rekomendasi dipergunakan sebagai poin utama.
2. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien
Usulan di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien. Pendekatan yang sering
digunakan adalah pendekatan langsung, tetapi pengorganisasiannya dilakukan
melalui pernyataan masalah yang selanjutnya diikuti dengan cara pemecahan
masalah.
3. Laporan Troubleshooting
Kapan pun suatu masalah muncul, seseorang harus melakukan investigasi dan
mencari jalan pemecahannya. Suatu laporan troubleshooting adalah suatu
dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untukutusan yang

14
 disusun untuk kepentingan top manajemen. Jika pembaca berkonsentrasi dan
mudah memahami berbagai ide, diperlukan suatu argument yang logis dalam
laporan yang dibuat. Poin utama dalam outline harus berkaitan dengan alasan-
alasan yang mendasari kesimpulan dan rekomendasi. Masing-masing alasan perlu
didukung dengan bukti-bukti yang telah ditemukan selama melakukan analisis.

2.7 Pengorganisasian Laporan Formal

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang
membedakan dengan laporan singkat (laporan informal) bukan saja terlihat dari banyak
sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah halaman
laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu,
perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.

Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain
mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline) untuk melakukan analisis, menyusun
rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut
akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

2.7.1 Mengidentifikasi Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal,
tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Disini hal yang pertama kali di lakukan adalah
harus memutuskan informasi apa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu laporan.
Pengetahuan tentang berbagai informasi yang berkaitan dengan masalah akan membantu
mendefinisikan masalah tersebut. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian tentang
peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan yang
berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang
kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara
penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan
membantu di dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang dibuat. Berikut beberapa
hal untuk membantu mendefinisikan masalah.

1. Pertanyaan yang Tepat

15
 Sering kali, suatu masalah yang didefinisikan telah ditetapkan oleh orang-orang
yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, perlu kiranya
mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum melakukan investigasi lebih
jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu dalam melakukan
investigasi/penelitian.

1) Apa yang perlu ditentukan?

2) Mengapa masalah tersebut penting?
3) Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
4) Di mana munculnya suatu masalah?
5) Kapan masalah itu muncul?

2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan

Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, harus mengembangkan suatu pernyataan

tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, perlu melakukan cek
ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam
mengembangkan suatu pernyataan tujuan, dapat menggunakan satu di antara tiga cara
berikut ini.

1) Menggunakan kalimat infinitive.

2) Menggunakan pertanyaan.
3) Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.

Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan
informasi yang tidak relevan.

2.7.2 Kerangka (Outline) untuk Analisis

Setelah mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, maka dapat mulai
melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, perlu mengelompokkan
masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis karena

memungkinkan memecahkan masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan menulis dengan
cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu akan berbeda

16
dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan
masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.

1. Mengembangkan Struktur yang Logis

Harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami
sesuai dengan subjek penelitiannya . Mulailah dengan melihat tujuan penelitian secara
akan menyeluruh untuk menentukan apakah akan menggunakan kerangka (outline)
informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.

Jika tujuan umum adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan
orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian
dari penelitian perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan
penelitian adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, dapat menggunakan
kerangka analitikal.

a. Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau
penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut
dapat disusun dalam berbagai cara.

1) Urutan Tingkat Kepentingan

Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, dalam hal ini terdapat
mengorganisasi studi dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk,
mulai dari kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling
kecil.

2) Secara Berurutan

Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, harus dapat menyajikan

informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.

3) Secara kronologis

17
 Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, maka
mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa
kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari, Februari, Maret dan
seterusnya.

4) Menurut Ruang Tempatnya

Jika sedang mempelajari suatu objek secara fisik, maka dapat mempelajarinya
dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.

5) Menurut Geografis

Jika lokasi merupakan faktor yang pentingndalam studi. Maka gunakanlah

geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah Jakarta,
Semarang, Yogyakata, Surakarta, dan sebagainya

6) Menurut Kategori

Jika diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek,
perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.

Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan

pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan
perkembangan sementara.

b. Tugas Analitikal

Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan

dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method).Hipotesis merupakan
suatu pendekatan struktural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk
menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan suatu masalah,
salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis.
Misalnya adalah menentukan mengapa sebuah perusahaan mengalami kesulitan dalam
mencari sekretaris yang terampil. Perusahan tersebut akan melakukan factoringterhadap

18
masalah tersebut dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya; selanjutnya
perusahaan tersebut akan mengumpulkan berbagai informasi untuk mengonfirmasikan
alasan masing-masing. Kerangkan tersebut mungkin tampak sebagai berikut.

Mengapa perusahaan mengalami kesulitan memperoleh sekretaris yang terampil?

I. Gaji terlalu rendah

A. Apakah perusahaan membayar gaji sekretaris terlalu rendah?

B. Apakah perusahaan lain membayar gaji sekretaris lebih tinggi?

C. Apakah pembayaran gaji yang tinggi mempengaruhi pemilihan pekerjaan

sekretaris?

II. Lokasi perusahaan kurang baik

A. Apakah lokasi perusahaan mudah dijangkau dengan transportasi umum?

B. Apakah lokasi perusahaan cukup menarik?

C. Apakah biaya hidup di sekitar lokasi perusahaan dapat terjangkau?

D. Bagaimana dengan kriminalitas di sekitar lokasi perusahaan?

III. Tersedianya sekretaris yang terampil semakin menurun

A. Berapa jumlah sekretaris yang tersedia lima tahun lalu dan sekarang?

B. Berapa permintaan sekretaris lima tahun yang lalu dan sekarang?

Masalahnya adalah mengevaluasi bagaimana berbagai alternatif yang ada dapat

memenuhi kriteria. Cara yang umum untuk membagi-bagi analisis perushaan ke dalam
sub-sub adalah dengan memfokuskan pada criteria yang tersedia. Misalnya, jika
perusahaan ingin memutuskan di mana lokasi terbaik untuk membuka delaer kendaraan
bermotor, maka dapat melakukan investigasi sebagai berikut.

Di mana kita harus membangun dealer baru?

19
I. Biaya Konstruksi

A. Lokasi Jakarta

B. Lokasi Yogyakarta

II. Tersedianya Tenaga Kerja

A. Lokasi Jakarta

B. Lokasi Yogyakarta

C. Lokasi Surakarta

III. Fasilitas Transportasi

A. Lokasi Jakarta

B. Lokasi Yogyakarta

C. Lokasi Surakarta

Cara lain yang dapat digunakan adalah melakukan identifikasi alternative

pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya, kemudian menganalisis bagaimana masing-
masing alternative tersebut dapat memenuhi kriteria peurshaan.

2. Aturan Pembagian Ide

Membagi sesuatu secara fisik adalah relatif mudah dibandingkan membagi suatu
ide yang tak nampak secara fisik. Beberapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide
ke dalam beberapa komponen.

1) Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.

2) Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.
3) Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
4) Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3. Menyusun Kerangka Pembuka

20
 Dalam hal ini dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide
yang ada. Kerangka memang tidak diperlukan jika hanya sekedar menulis laporan singkat
yang bersifat informal seperti memo, tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan
akan sangat berguna. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan
dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika

a. Merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.
b. Investigasi akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.
c. Tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi.

Secara umum ada dua sistem pembuatan kerangka (outlining), yaitu sistem
alfanumeris dan sistem decimal.Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa
perusahaan lebih senang menggunakan salah satu sistem yang lebih disukainya. Dalam
hal ini perusahaan harus menulis suatu caption pada setiap level kerangka dalam
gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I menggunakan kata kerja, uraian II,
III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.

Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide

berhubungan, sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu
kerangka sebagai alat yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta judul laporan,
dan hal tersebut dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh kebanyakan orang yang
menelaah sebuah kerangka. Kedua kerangka tersebut dapat ditunjukkan pada gambar
berikut ini:

Alfanumeris Desimal

I. ... 1.0..

A. 1.1

B. 1.2

1. . 1.2.1

2. . 1.2.2

a. ... 1.2.2.1.
21
b. ... 1.2.2.1.
 GAMBAR 20.1 : Format Outline Alfanumeris dan Desimal

Dalam menulis kerangka, juga harus memilih antara caption kerangka

deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption kerangka deskriptif memuat subjek
yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informatif (dalam bentuk pertanyaan dan
rangkuman) memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informatif lebih
panjang dalam penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam
memberikan petunjuk pekerjaan, terutama jika menggunakan pertanyaan yang
rencanakan untuk dijawab dalam studi. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah
memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi
komentar tentang kerangka, mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila
menggunakan caption kerangka deskriptif.

2.7.3 Menyusun Rencana Kerja

Setelah mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya perlu menetapkan

suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan).Jika menyusun
suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relatif informal berisi suatu daftar
sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi urutan dan waktu, dan sejumlah
sumber informasi yang gunakan.

Jika melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan
memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut,
sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika
usulan diterima.Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.

a) Permasalahan yang dihadapi

b) Maksud dan scope (ruang lingkup) atas sebuah investigasi.
c) Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan
batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).
d) Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa
yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan, dan berapa biaya investigasi)

2.7.4 Melakukan Penelitian

22
 Nilai laporan tergantung pada kualitas suatu informasi.Pada saat mengumpulkan
informasi, perhatian untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang
diperoleh.Apabila melakukan penelitian secara berkelompok, maka harus dapat melakukan
koordinasi dengan anggota lainnya.

Rencana kerja yang telah disiapkan akan sangat membantu selama penelitian
berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana memperoleh informasi yang perlukan baik melalui
sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).

Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-
sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan
memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder
tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

1. Sumber-sumber Primer

Apabila informasi yang perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, maka harus
mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer.Dalam hal ini harus
melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan
data primer, yaitu memeriksa dokumen-dokumen, observasi, survey, dan melakukan eksperimen.

a. Dokumen

Dokumen dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain
laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan
pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi
pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.

b. Observasi

Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk

memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Observasi dilakukan menggunakan
semua indra untuk memperoleh informasi yang diperlukan dan untuk menyususn suatu
laporan formal. Contoh observasi adalah mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan
yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

23
 c. Survey

Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan,

yakni bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang
relevan dengan bidang keahliannya. Dari hal tersebut dapat dilakukan survey dengan
menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telah disusun sedemikian rupa sehingga
memudahkan untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara nampaknya
sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya. Suatu
survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain

1. Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar
pertanyaan?
2. Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?
3. Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran
yang valid?

Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada

beberapa bentuk pertanyaan yang dapat digunakan untuk memperoleh informasi dari para
responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan,
skala, checklist, peringkat, dan isian.

d. Eksperimen

Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang

teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi faktor-faktor
yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan
untuk melakukan eksperimen pada umunya relatif mahal dan untuk mengetahui eksperien
perlu waktu yang cukup lama.

Sebagai contoh, seseorang ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap

produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif
atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja
tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.

2. Sumber-sumber Sekunder

24
 Meskipun penelitian kebanyakan menggunakan sumber-sumber primer, namun pertama
kali akan ditelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitannya dengan
sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi
dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui internet (online) maupun yang
tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory). Ada beberapa alasan
yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui
jasa online atau jaringan Internet.

a. Hemat Waktu
Mencari informasi melalui internet dapat menghemat waktu bila dibandingkan
dengan cara manual. Prosedur pencariannya relative cepat. Hanya tinggal mengetik
infromasi yang dibutuhkan dalam layar monitor melalui bantuan search engine. Tidak
berapa lama kemudian, sudah dapat memeperoleh informasi yang dibutuhkan.
b. Ketelitian
Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap inforamsi yang
diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan penting tidak akan
terlewatkan dalam proses pencariannya.
c. Relevansi
Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui internet
dapat memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk
mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel yang mempunyai relevansi
tinggi tentang apa yang ditanyakan oleh para peneliti.
d. Efektivitas Biaya
Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu
proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas biaya yang tinggi.
2.7.5 Analisis Data

Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang diinginkan, selanjutnya perlu
melakukan analisis terhadap hasil temuan tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan
suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah ditemukan tersebut. Dengan melihat
data yang telah dikumpulkan dari berbagai sudut pandang, maka akan dapat menjawab berbagai
pertanyaan yang disiapkan dalam suatu rencana kerja (work plan).

1. Perhitungan Stastistik
25
 Kebanyakan data yang diperoleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka.
Dengan perhitungan statistik secara sederhana, maka dapat menghitung rata-
rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).

Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal
ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu
kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut. Mean ini sangat bermanfaat
untuk membandingkan antara satu item dengan rata-rata kelompok.

Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah median. Median dari sebuah
kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika semua anggota
kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Sebagai contoh,
apabila terdapat Sembilan data, median-nya adalah data yang kelima.Median ini
bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara
mencolok).

Mode adalah data yang paling sering muncul dalam suatu kelompok.Jika ingin
mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau yang biasa terjadi, mode-lah
jawabannya.

2. Kesimpulan

Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta

yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang
pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun
demikian, juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat
mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

3. Rekomendasi

26
 Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau
penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran
yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup

tiga kriteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya
cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.

BAB III

27
 PENUTUP

3.1Kesimpulan

3.1.1 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen fakrual dan objektif yang dipergunakan
untuk tujuan bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty
mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun
teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah (Himstreet dan
Baty dalam Purwanto, 1997:88).
3.1.2 Jenis-jenis Laporan Bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yaitu:

a. Berdasarkan Fungsinya
b. Berdasarkan Subyeknya
c. Berdasarkan Formalitas
d. Berdasarkan Keasliannya
e. Berdasarkan Frekuensi
f. Berdasarkan Penampilannya
g. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
3.1.3 Perencanaan Laporan dan Proposal
Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk
dalam membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan
dan proposal paling tidak mencakup enam tahapan, sebagai berikut :
1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup
2. Analisis audiens
3. Menentukan ide atau gagaasan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
5. Menganalisis dan menafsirkan data
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
3.1.4 Bagian Pokok Laporan dan Proposal
Setelah menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah
membuat bagian pokok laporan atau proposal, yang mencangkup
pendahuluan,teks (body), dan penutup.
2.4.1 Bagian Pendahuluan
2.4.2 Tubuh dan Isi (Body and Text)
2.4.3 Penutup
3.1.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal
28
 Bentuk penyususnan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik
tertentu yang akan memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud
dan subjek, kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala
memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal
(body reports).
2.5.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal
2.5.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
2.5.3 Metode Outline
3.1.6 Pengorganisasian Laporan Singkat
2.6.1 Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
2.6.2 Pengorganisasian Laporan Analitikal
3.1.7 Pengorganisasian Laporan Formal
Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan,
antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline) untuk
melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset),
dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih
rinci berikut ini.
2.7.1 Mengidentifikasi Masalah
2.7.2 Kerangka (Outline) untuk Analisis
2.7.3 Menyusun Rencana Kerja
2.7.4 Melakukan Penelitian
2.7.5 Analisis Data

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI

http://citramincyza.blogspot.co.id/2011/12/materi-komunikasi-bisnispenulisan-lap.html (diakses
pada tanggal 14 September 2016)

http://almiyansyahamkashare92.blogspot.co.id/2014/09/materi-komunikasi-bisnis-
pengertian.html( diakses pada tanggal 16 September 2016)

29