Anda di halaman 1dari 31

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Hasil - Hasil Penelitian Terdahulu

Penelitian yang dilakukan oleh Elisabeth Tuakopol pada tahun

2012 dengan judul Gambaran Proses Manajemen Logistik di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Siti Fatimah Makassar Tahun

2012 bertujuan untuk mengetahui gambaran proses manajemen

logistik di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Siti Fatimah

Kota Makassar. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan

rancangan studi fenomologi dimaksutkan untuk mengeksplorasi

pelaksanaan manajemen pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Ibu dan Anak Siti Fatimah Makassar. Teknik yang digunakan

adalah indepth interview (wawancara mendalam) dan observasi.

Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Instalasi Farmasi sebagai

informan kunci yang terlibat langsung dalam proses manajemen

logistik farmasi dan seluruh tenaga atau personal yang terlibat dalam

proses manajemen logistik farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Ibu dan Anak Siti Fatimah Makassar. Penelitian ini memiliki hasil yaitu

proses perencanaan tidak disesuaikan dengan formularium rumah

sakit, proses penganggaran obat bersumber dari dana APBD dan

APBN dimana alokasi dana kadang tidak mencukupi untuk

mengadakan obat yang sesuai dengan perencanaan, kemudian proses


pengadaan obat menggunakan sistem tender dan pengadaan

langsung atau pembelian langsung ke PBF, proses penyimpanan obat

disimpan berdasarkan jenis obatnya dengan menggunakan metode

FIFO dan FEFO, kemudian proses pendistribusian obat melalui ampra

yang telah disetujui dan kemudian dapat didistribusikan ke apotek dan

unit perawatan lainnya.

Kemudian penelitian selanjutnya yang berjudul Studi Manajemen

Pengelolaan Obat di Puskesmas Labakkang Kabupaten Pangkep

Tahun 2014 dilakukan oleh Sarlin Djuna bertujuan untuk mengetahui

bagaimana Manajemen Pengelolaan Obat di Puskesmas Labakkang

Kabupaten Pangkep Tahun 2014 menggunakan metode survey

deskriptif yang dimaksud untuk mendapatkan informasi tentang

manajemen pengelolaan obat di Puskesmas Labakkang

(perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,

penggunaan dan penghapusan obat) Kabupaten Pangkep. Dengan

Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan tehnik Purposive

Sampling, kemudian mendapatkan hasil yaitu perencanaan obat di

Puskesmas Labakkang secara tidak langsung dilakukan oleh Kepala

Puskesmas labakkang. Pengadaan obat menggunakan metode

konsumsi yaitu dengan melihat LPLPO kemudian ke Dinas Kesehatan

(Gudang Farmasi Kabupaten/Kota) setiap bulan. Penyimpanan obat

yang dilakukan oleh puskesmas belum masuk standar penyimpanan

gudang obat, ini dikarenakan gudang obat yang dimiliki mempunyai


ruang yang kecil dan sempit padahal obat yang datang kadang

melebihi kapasitas gudang obat yang ada.

Terkait stock out obat ditemukan pada penelitian oleh Ajrina

Winasari dengan judul Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat

Paten dan Upaya Pengendaliannya di Gudang Medis Instalasi Farmasi

RSUD Kota Bekasi Pada Triwulan I Tahun 2015 memiliki tujuan Untuk

mengetahui gambaran faktor yang menjadi penyebab terjadinya stock

out obat dan melakukan perhitungan pengendalian persediaan obat di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi. Penelitian ini menggunakan

pendekatan system dengan metode kualitatif yang bersifat deskriptif

dengan populasi adalah tenaga teknis kefarmasian di instalasi farmasi

RSUD Kota Bekasi berjumlah 35 orang. Hasil yang didapatkan yaitu

kekosongan obat (stock out) mencapai 35 jenis obat paten yang

dilakukan pemesanan cito. Ketiga faktor komponen input yang dapat

menyebabkan kekosongan stok digudang farmasi yaitu faktor dana,

kebijakan dan distributor. Adanya ketidaklancaran dalam pembayaran

ke distributor. Serta Uuaya pengendalian persediaan obat paten

dengan analisis ABC dan metode EQQ.

Kemudian penelitian selanjutnya membahas tentang persediaan

obat yang dilakukan oleh Mahmud Badarudin pada tahun 2015 dengan

judul Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi

RSUD Kota Sekayu Kabupaten Musi Banyuasin Palembang Tahun

2015. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran


pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum

Daerah Kota Sekayu Tahun 2015. Penelitian ini menggunakan

pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik wawancara mendalam

yang terdiri dari 3 informan yang terdiri dari informan kunci (Kepala

Instalasi Farmasi), informan utama (Kepala Gudang Farmasi), serta

informan pendukung (Staf pelaksana gudang farmasi). Kemudian hasil

yang didapatkan pada input yaitu SDM kurang, tidak adanya anggaran,

prosedur cukup lengkap, sarana dan prasarana cukup lengkap.

Kemudian pada proses yaitu perencanaan kebutuhan obat

berdasarkan metode konsumsi, anggaran berasal dari dana APBD dan

BLUD, pengtadaan dilakukan dengan system e-catalog dan tender,

penyimpanan obat berdasarkan system FIFO dan FEFO,

pendistribusian melalui apotek, penghapusan dilakukan dengan cara

penukaran kembali, dan pengendalian persediaan obat dilakukan

dengan stock opname dan pencatatan kartu stok, dan pada output

didapatkan hasil presentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang

farmasi pada bulan Januari Juli sebanyak 13 item dan 800 jenis obat

mengalami kekosongan.

Penelitian yang dilakukan oleh Fenty Ayu Rosmania, Stefanus

Supriyanto dengan judul Analisis Pengelolaan Obat Sebagai Dasar

Pengendalian Safety Stock pada Stagnant dan Stockout Obat

dilakukan pada tahun 2014 dengan tujuan untuk menganalisis

pengelolaan obat (perencanaan dan pengadaan, penerimaan,


distribusi, pengawasan dan pengendalian obat) dan safety stock pada

stagnant dan stockout obat di Puskesmas. Penelitian ini merupakan

penelitian kuantitatif dengan metode deskriptif yang bersifat

observasional. Sumber informasi berasal dari Apoteker dan Asisten

Apoteker di Puskesmas. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan

wawancara kepada Apoteker dan Asisten Apoteker di luar jam

pelayanan, melakukan observasi pada gudang obat, dan studi

dokumen dengan memakai data sekunder. Kemudian hasil yang

ditemukan adalah perencanaan dan pengadaan obat yang diajukan

dari Puskesmas studi untuk Tahun 2014 hanya memiliki kesesuaian

sebesar 16,03% dengan pemakaian obat di Puskesmas tahun 2014.

Penerimaan obat di Puskesmas memiliki ketidaksesuaian cukup besar

yaitu 76,93% dari permintaan obat dari Puskesmas. Penyimpanan obat

di Puskesmas cukup baik dengan 66,67% sesuai prosedur

penyimpanan obat. Distribusi obat kurang baik dengan hanya 50%

sesuai prosedur pengawasan dan pengendalian obat cukup baik

dengan 60% sesuai prosedur. Perhitungan safety stock belum

dilakukan pada perhitungan usulan perencanaan di tahun 2014 dan

belum menentukan lead time dalam perhitungan perencanaan.

Pengendalian safety stock pada stagnant dan stockout obat belum

berjalan di Puskesmas.
B. Upaya Kesehatan
1. Definisi
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara

dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintag

dan/ataumasyarakat. Hal inu berarti, bahwa dalam rangka

mewujudkan derajat kesehatan ini, baik kesehatan individu,

kelompok atau masyarakat harus diupayakan. Dilihat dari sifat,

upaya mewujudkan kesehatan tersebut dapat dilihat dari dua

aspek, yaitu pemeliharaan kesehatan dan peningkatan kesehatan.

Pemeliharaan kesehatan mencakup dua aspek, yaitu: kuratif

(pengobatan penyakit), rehabilitative (pemulihan kesehatan setelah

sembuh dari sakit atau cacat). Sedangkan peningkatan kesehatan

mencakup dua aspek yaitu: preventif (pencegahan penyakit) dan

promotif (peningkatan kesehatan) itu sendiri (Notoatmodjo, 2010).

Upaya kesehatan diutamakan pada berbagai upaya yang

mempunyai daya unkgkit tinggi dalam pencapaian sasaran

pembangunan kesehatan utamanya penduduk rentan, antara lain

ibu, bayi, anak manusia usia lanjut, dan masyarakat miskin serta

diselenggarakan secara terpadu, berkesinambungan dari paripurna

melalui system rujukan. Upaya kesehatan mencakup kesehatan

fisik, mental termasuk intelegensia dan sosial. Upaya kesehatan

dilaksanakan dalam tingkatan upaya sesuai dengan kebutuhan

medik dan kesehatan. Terdapat tiga tingkatan upaya, yaitu upaya


kesehatan tingkat pertama (primer), upaya kesehatan tingkat kedua

(sekunder) dan upaya kesehatan tingkat ketiga (tersier).

2. Tingkatan Upaya Kesehatan

a. Upaya Kesehatan Primer

Adalah upaya kesehatan yang terdiri dari pelayanan

kesehatan perorangan primer dan pelayanan kesehatan

masyarakat primer.

1) Pelayanan Kesehatan Perorangan Primer (PKPP)

Adalah pelayanan kesehatan dimana terjadi kontak

pertama secara perorangan ssebagai proses awal

pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan perorangan

primer memberikan penekanan pada pelayanan

pengobatan, pemulihan tanpa mengabaikan upaya

peningkatan dan pencegahan, termasuk di dalamnya

pelayanan kebugaran dan gaya hidup sehat (healthy life

style).

2) Pelayanan Kesehatan Masyarakat Primer (PKMP)

Adalah pelayanan peningkatan dan pencegahan tanpa

mengabaikan pengobatan dan pemulihan dengan sasaran

keluarga, kelompok, dan masyarakat. Penyelenggaraan

pelayanan kesehatan masyarakat primer menjadi tanggung

jawab Dinas Kesehatan Kabuupaten/Kota yang pelaksanaan


operasionalnya dapat didelegasikan kepada Puskesmas,

dan/atau fasilitas pelayanan kesehatan primer lainnya.

b. Upaya Kesehatan Sekunder

Adalah upaya kesehatan rujukan lanjutan, yang terrdiri dari

pelayanan kesehatan perorangan sekunder dan pelayanan

masyarakat sekunder

1) Pelayanan Kesehatan Perorangan Sekunder (PKPS)

Adalah pelayanan kesehatan spesialistik yang menerima

rujukan dari pelayanan kesehtan perorangan primer yang

dilaksanakan oleh dokter spesialis atau dokter, yang meliputi

rujukan kasus, specimen, dan ilmu pengetahuan serta dapat

merujuk kembali ke fasilitas pelayanan kesehatan yang

merujuk.

2) Pelayanan Kesehatan Masyarakat Sekunder (PKMS)

Pelayanan kesehatan masyarakat sekunder menerima

rujukan kesehatan dari pelayanan kesehatan masyarakat

primer dan memberikan fasilitasi dalam bentuk sarana,

teknologi dan sumber daya manusia kesehatan serta

didukung oleh pelayanan kesehatan masyarakat tersier.

c. Upaya Kesehatan Tersier

Adalah upaya kesehatan rujukan unggulan terdiri dari

pelayanankesehatan perorangan tersier dan pelayanan

kesehatan masyarakat tersier.


1) Pelayanan Kesehatan Perorangan Tersier (PKPT)

Pelayanan kesehatan perorangan tersier menerima

rujukan subspesialistik dari pelayanan kesehatan

dibawahnya, dan dapat merujuk kembali ke fasilitas

pelayanan kesehatan yang merujuk. Pelaksana pelayanan

kesehatan ini adalaha dokter subspesialis atau dokter

spesialis.

2) Pelayanan Kesehatan Masyarakat Tersier (PKMT)

Pelayanan kesehatan masyarakat tersier menerima

rujukan kesehatan dari pelayanan kesehatan masyarakat

sekunder dan memberikan fasilitasi dalam bentuk sarana,

teknologi, sumber daya manusia kesehatan, dan rujukan

operasional , serta melakukan penelitian dan

pengembangan bidang kesehatan masyarakat dan

penapisan teknologi dan produk teknologi yang terkait.

Pelaksananya adalah Dinkes Provinsi, Kementrian

Kesehatan dan unit kerja tingkat Nasional dan Provinsi

(Perpres No.72 Tahun 2012).

3. Prinsip-Prinsip Subsistem Upaya Kesehatan

a. Terpadu, Berkesinambungan dan Paripurna

Meliputi upaya peningkatan, pencegahan, pengobatan hingga

pemulihan serta rujukan antar tingkatan upaya.

b. Bermutu, Aman , dan Sesuai Kebutuhan


Pelayanan kesehatan bagi masyarakat harus berkualitas,

terjamin keamanannya bagi penerima dan pemberi upaya,

dapat menerima masyarakat, efektif dan sesuai, serta mampu

menghadapi tantangan global dan regional.

c. Adil dan Merata

Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di bidang kesehatan di

seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI)

dan diluar negeri dalam kondisi tertentu.

d. Nondiskriminasi.

Setiap penduduk harus mendapatkan pelayanan kesehatan

sesuai kebutuhan medis, bukan status social ekonomi dan tidak

membedakan suku/ras, budaya dan agama, dengan tetap

memperhatikan kesetaraan dan persamaan gender serta

perlindungan anak.

e. Terjangkau
Ketersediaan dan pembiayaan pelayanan kesehatan yang

bermutu harus terjangkau oleh seluruh masyarakat.

f. Teknologi Tepat Guna

Upaya kesehatan menggunakan teknologi tepat guna yang

berbasis bukti. Teknologi tepat guna yang berasas pada

kesesuaian kebutuhan dan tidak bertentangan dengan etika dan

norma agama.

g. Bekerja Dalam Tim Secara Cepat dan Tepat


Upaya kesehatan dilakukan secara kerjasama tim, melibatkan

semua pihak yang kompeten, dilakukan secara cepat dengan

ketepatan/presisi yang tinggi (Perpres No.72 Tahun 2012).

C. Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas)

1. Definisi

Pelayanan kesehatan yang diberikan puskesmas merupakan

pelayanan yang menyeluruh yang meliputi pelayanan preventif

(Pencegahan), Promotif (peningkatan kesehatan), pelayanan

Kuratif (pengobatan), dan rehabilitatif (pemulihan Kesehatan).

Pelayanan tersebut ditujukan kepada semua penduduk dengan

tidak membedakan jenis kelamin dan golongan umur, sejak dari

pembuahan dalam kandungan sampai tutup usia (Effendi, 2009).

Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah salah satu

sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang amat penting di

Indonesia. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas

kabupaten/kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan

pembangunan kesehatan di suatau wilayah kerja (Depkes RI,

2011).

Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya

kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai


derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah

kerjanya (Permenkes RI, 2014).

2. Wilayah Kerja

Menurut Permenkes No. 75 Tahun 2014, berdasarkan

karakteristik wilayah kerjanya sebagaimana dimaksud dalam Pasal

20, Puskesmas dikategorikan menjadi :

a. Puskesmas kawasan perkotaan;

b. Puskesmas kawasan pedesaan; dan

c. Puskesmas kawasan terpencil dan sangat terpencil.

Puskesmas kawasan perkotaan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 21 merupakan Puskesmas yang wilayah kerjanya meliputi

kawasan yang memenuhi paling sedikit 3 (tiga) dari 4 (empat)

kriteria kawasan perkotaan sebagai berikut:

a. Aktivitas lebih dari 50% (lima puluh persen) penduduknya pada

sektor non agraris, terutama industri, perdagangan dan jasa;

b. Memiliki fasilitas perkotaan antara lain sekolah radius 2,5 km,

pasar radius 2 km, memiliki rumah sakit radius kurang dari 5 km,

bioskop, atau hotel;

c. Lebih dari 90% (sembilan puluh persen) rumah tangga memiliki

listrik; dan/atau terdapat akses jalan raya dan transportasi

menuju fasilitas perkotaan sebagaimana dimaksud pada huruf b.

3. Tujuan
Kemudian adapun tujuan pembangunan kesehatan yang di

selenggarakan puskesmas yang tertera pada peraturan menteri

kesehatan Republik Indonesia nomor 75 tahun 2014 Pasal 2 yang

mana tujuan tersebut yaitu :

a. Untuk mewujudkan masyarakat yang memiliki perilaku sehat

yang meliputi kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat

b. Untuk mewujudkan masyarakat yang mampu menjangkau

pelayanan kesehatan bermutu

c. Untuk mewujudkan masyarakat yang hidup dalam lingkungan

sehat

d. Untuk mewujudkan masyarakat yang memiliki derajat kesehatan

yang optimal, baik individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.

4. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas, puskesmas menyelenggarakan fungsi:

a. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya

b. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya

c. Sebagai wahana pendidikan Tenaga Kesehatan (Permenkes,

2014).

5. Peran

Puskesmas mempunyai peran yang sangat vital sebagai

institusi pelaksana teknis, dituntut memiliki kemampuan manajerial

dan wawasan jauh ke depan untuk meningkatkan kualitas

pelayanan kesehatan. Peran tersebut ditunjukkan dalam bentuk


keikutsertaan dalam menentukan kebijakan daerah melalui sistem

perencanaan yang matang dan realistis, tata laksana kegiatan yang

tersusun rapi, serta sistem evaluasi dan pemantauan yang akurat.

Pada masa mendatang, puskesmas juga dituntut berperan dalam

pemanfaatan teknologi informasi terkait upaya peningkatan

pelayanan kesehatan secara komprehensif dan terpadu (Effendi,

2009).

6. Visi

Visi pembangunan kesehatan ytang diselnggarakan oleh

puskesmas adalah tercapainyakecamatan sehat menuju

terwujudnya Indonesia sehat. Kecamatan sehat adalah gambaran

masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui

pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam

lingkungan dan berperilaku sehat, memiliki kemampuan untuk

menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan

merata serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

7. Misi

Misi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan

olehpuskesmas adalah mendukung tercapainya misi pembangunan

kesehatan nasional. Misi tersebut adalah :

a. Menggerakkan pembangunan berwaawasan kesehatan di

wilayah kerjanya.
b. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan

masyarakat di wilayah kerjanya.

c. Memlihara dan meningkatkan mutu, pemerataandan

keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan.

d. Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga

dan masyarakat beserta lingkungannya.

8. Wewenang

Dalam menyelenggarakan fungsinya sebagai penyelenggara

UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya, puskesmas berwenang

untuk:

a. Melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah

kesehatan masyarakat dan analisis kebutuhan pelayanan yang

diperlukan;

b. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan;

c. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi dan

pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan;

d. Menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan

menyelesaikan masalah kesehatan pada setiap tingkat

perkembangan masyarakat yang bekerjasama dengan sektor

lain terkait;

e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan

dan upaya kesehatan berbasis masyarakat;


f. Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia

puskesmas;

g. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan

kesehatan;

h. Melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi terhadap

akses, mutu, dan cakupan Pelayanan Kesehatan; dan

i. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan

masyarakat, termasuk dukungan terhadap sistem kewaspadaan

dini dan respon penanggulangan penyakit.

D. Manajemen Logistik

1. Definisi

Secara etimologi , logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno,

yaitu logistikos yang berarti terdidik atau pandai dalam

memperkirakan kebutuhan. Istilah logistik paling banyak dikenal

untuk kalangan militer dan yang pertama-tama menggunakan istilah

ini adalah Angkatan Perang Amerika Serikat dalam perang dunia

kedua, namun pengertiannya terbatas pada usaha atau kegiatan

yang berhubungan dengan gerakan perbekalan manusia di medan

pertempuran.

Mengacu pada berbagai pengertian manajemen logistik, Melva

A.V (2008), berpendapat bahwa manajemen logistik merupakan


proses pengolahan perbekalan dengan jumlah, kualitas, dan pada

waktu yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan harga efisien.

Menurut Tunggal, A.W (2010) selama ini manajemen logistik

banyak diartikan sebagai : Bisnis logistics,Channel Management,

Distribution, Industrical logistics, Logistical Management, Physical

Distribution, Quick-response System, juga Supply Chahin

Management.

Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan

salah satu kegiatan pelayanan kefarmasian, yang dimulai dari

perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta

pemantauan dan evaluasi (Permenkes, 2014).

2. Tujuan

Menurut Permenkes RI (2014), pengaturan standar pelayanan

kefarmasian di puskesmas bertujuan untuk:

a. Meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian;

b. Menjamin kepastian hukum bagi tenaga kefarmasian; dan

c. Melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan obat yang

tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient

safety).

Tujuannya adalah untuk menjamin kelangsungan ketersediaan

dan keterjangkauan obat dan bahan medis habis pakai yang

efisien, efektif dan rasional, meningkatkan kompetensi/kemampuan


tenaga kefarmasian, mewujudkan sistem informasi manajemen,

dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan (Permenkes,

2014). Sedangkan menurut Henni Febriawati (2013) kegiatan

logistik mempunyai tiga tujuan yaitu :

a. Tujuan Operasional

Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan

mutu yang memadai

b. Tujuan Keuangan

Upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang

serendah-rendahnya. Nilai persediaan yang sesungguhnya

dapat tercermin didalam sistem akuntansi.

c. Tujuan Pengamanan

Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan,

penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak

wajar lainnya.

3. Fungsi

Fungsi-fungsi manajemen logistik sebenarnya sama dengan fungsi

manajemen pada umumnya, hanya karena untuk kepentingan

tujuan logistik maka fungsi manajemen logistik adalah sebagai

berikut (Tjandra Yoga Aditama, 2003):

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan

sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan


bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian

(detailering) dari fungsi perencanaan, bila mana perlu semua

faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus

diperhitungkan.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan

perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar,

yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan

memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku

terhadapnya.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi

perencanaan dan penentuan kepada instansi-instansi

pelaksana.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan penerimaan, penyimpanan dan

penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-

fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-

instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan
Fungsi ini adalah usaha atau proses kegiatan untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil

barang inventaris.

6. Fungsi penghapusan

Fungsi ini adalah berupa kegiatan dan usaha pembebasan

barang dari pertanggung jawaban yang berlaku. Dengan kata

lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus

kekayaan (asset) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki

lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis,

kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Fungsi pengendalian

Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolahan

perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan

mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi

ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi

(Inventory control) yang merupakan unsur-unsur utamanya

E. Proses Perencanaan

Perencanaan merupakan proses kegiatan seleksi obat dan bahan

medis habis pakai untuk menentukan jenis dan jumlah obat dalam

rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas. Perencanaan kebutuhan


obat dan bahan medis habis pakai di Puskesmas setiap periode

dilaksanakan oleh ruang farmasi di Puskesmas (Permenkes, 2014).

Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan (Permenkes,

2014):

1. Perkiraan jenis dan jumlah obat dan Bahan Medis Habis Pakai

yang mendekati kebutuhan;

2. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional; dan

3. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Manfaat dari sebuah perencanaan menurut Herlambang dan Arita

Murwani (2012) dalam buku yang berjudul Manajemen Kesehatan

Dan Rumah Sakit, adalah untuk menegtahui hal-hal berikut :

1. Tujuan yang ingin dicapai

2. Jenis dan struktur organisasi yang diinginkan

3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan beserta tugasnya masing-

masing

4. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang

diperlukan

5. Bentuk dan standar pengawasan yang dilakukan

F. Proses Penganggaran

Menurut Henni Febriawati (2013) penganggaran merupakan salah

satu mata rantai dari siklus manajemen logistik yang dalam

pelaksanaannya erat hubungannya dengan perencanaan yang dibuat.

Dalam batasan umum anggaran hakekatnya sebagai realisasi


pendanaan suatu kegiatan operasional yang telah disesuaikan dengan

feedback dan perencanaan user dengan mengingat efisiensi dan

efektivitas.

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana fungsi perencanaan

dan penentuan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk kemudian

disesuaikan dengan besarnya dana yang tersedia. Dengan kata lain

fungsi penganggaran mempunyai hubungan timbal balik yang erat

sekali dengan fungsi perencanaan, oleh karena itu perencanaan harus

disusun secara realistis sesuai dengan pikiran, dana yang ada dan bila

perencanaan sudah disepakati ada kepastian bahwa anggaran untuk

mendukungnya terjamin. Dengan terbatasnya anggaran maka tidak

jarang diperlukan feedback kepada pihak perencanaan dan user untuk

dilakukan penyesuaian (Henni Febriawaty, 2013).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran

(Henni Febriawaty, 2013) :

1. Peraturan-peraturan yang terkait

2. Perkembangan politik dan Situasi Ekonomi

3. Situasi sosial

4. Kemajuan teknologi

5. Anggaran atau dana yang tersedia

6. Lain-lain yang ada hubungannya dengan penganggaran

Penganggaran yang ditetapkan harus mencakup biaya (Henni

Febriawaty, 2013). :
1. Pembelian, umumnya anggaran pemerintah hanya terkosentrasi

disini saja. Hal ini bisa berlaku untuk barang yang habis pakai.

2. Perbaikan dan pemeliharaan/ maintenance, mencakuo orang yang

menjalanakan alat, seperti CT Scan, harus orang yang sudah

ditraining.

3. Penyimpanan dan penyaluran

4. Penelitian dan pengembangan

5. Penyempurnaan administrasi

6. Pengawasan dan pendidikan dan pelatihan personil.

G. Proses Pengadaan

Proses pengadaan logistik dan perlengkapan pada umumnya

dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut (Henni Febriawaty,

2013) :

a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

b. Penyusunan dokumen tender

c. Pengiklanan/ penyampaian undangan lelang

d. Pemasukan dan pembukuan penawaran

e. Evaluasi penawaran

f. Pengusulan dan penentuan pemenang

g. Masa sanggah

h. Penunjukan pemenang

i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian

tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling

tepatdan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat

dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah (Henni

Febriawaty, 2013) :

a. Pembelian

b. Penyewaan

c. Peminjaman

d. Pemberian (hibah)

e. Penukaran

f. Pembuatan

g. Perbaikan

H. Proses Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi

menurut persyaratan yang telkah ditetapkan disertai dengan sistem

informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi

sesuai kebutuhan. Tujuan dari manajemen penyimpanan obat adalah

untuk melindungi obat-obat yang disimpan dari kehilangan, kerusakan,

kecurian, terbuang sia-sia dan untuk mengatur aliran barang dari

tempat penyimpanan ke pengguna melalui sistem yang terjangkau.

Penggunaan informasi yang efektif merupakan kunci untuk mencapai

tujuan dari manjemen penyimpanan tersebut (Siregar, 2004).


Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang atau bagian logistik

farmasi dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan (Quick

dkk, 1997). Macam-macam sistem penyimpanan tersebut adalah :

1. Fixed Location

Sistem ini sangat mudah dalam mengatur barang, karena

masing-masing item persediaan selalu disimpan dalam tempat

yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau

dalam rak bertingkat.

2. Fluid Location

Dalam sistem ini, penyimpanan dibagi menjadi beberapa

tempatyang dirancang. Masing-masing tempat ditandai sebuah

kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempat yang disukai pada

waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan

ditandai hanya ketika barang datang.

3. Semi Fluid Location

Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem kedua diatas.

Sistem ini diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu.

Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang

yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap

sistem ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya

mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan

karyawan harus mengetahui dimana letak setiap item, untuk

memudahkan dalam mengingat setiap item. Untuk barang yang


slow moving perlu dilakukan pemilihan lokasi dan penaatn ulang.

Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistem fluid location.

Adapaun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok

selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistem fixed

location, dimana resiko tertukar barang yang relatif kecil.

I. Proses Pendistribusian

Menurut Permenkes (2014), pendistribusian obat dan bahan medis

habis pakai merupakan kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat

dan bahan medis habis pakai secara merata dan teratur untuk

memenuhi kebutuhan sub unit/satelit farmasi Puskesmas dan

jaringannya. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan obat sub

unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas

dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat.

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk

mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya

(Subagya, 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang

antara lain :

a. Proses administrasi

b. Proses penyampaian berita (data informasi)

c. Proses pengeluaran fisik barang

d. Proses angkutan

e. Proses pmbongkaran dan pemuatan

f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan


Sub-sub unit di Puskesmas dan jaringannya antara lain

(Permenkes, 2014) :

a. Sub unit pelayanan kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas;

b. Puskesmas Pembantu;

c. Puskesmas Keliling;

d. Posyandu; dan

e. Polindes.

Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain)

dilakukan dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima

(floor stock), pemberian Obat per sekali minum (dispensing dosis unit)

atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan Puskesmas

dilakukan dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan (floor

stock) (Permenkes, 2014).

J. Safety Stock
Safety stock adalah bagian dari total persediaan yang memberikan

perlindungan terhadap ketidakpastian didalam permintaan lead time

selama beebrapa siklus (Ristono, 2009).

Safety stock merupakan dilemma, dimana dengan adanya stock

out akan berakibat terganggunya proses produksi sedangkan adanya

stock yang berlebih akan meningkatkan biaya persediaan. Dalam

penentuan safety stock harus memperhatikan keduanya (stock out dan

over stock), dengan kata lain bahwa dengan safety stock akan

mengusahakan terjadinya keseimbangan.


Menurut Zulfikarijah (2005) tujuan safety stock adalah untuk

meminimalkan terjadinya stock out dan mengurangi penambahan

biaya penyimpanan dan biaya stock out total, biaya penyimpanan disini

akan bertambah seiring dengan adanya penambahan yang berasal

dari reorder poit karena adanya safety stock.

Keuntungan dari dari safety stock adalaah pada saat jumlah

permintaan mengalami lonjakan, maka persediaan pengaman dapat

digunakan untuk menutup permintaan tersebut. Untuk menghindari

stock out perlu diadakan suatu fungsi persediaan pengaman, yaitu

suatu persediaan tambahan untuk melindungi atau menjaga

kemungkinan terjadinya stock out akibat ketidakpastian dalam

permintaan dan penyediaan (Ristono, 2009). Jumlah safety stock

dipengaruhi oleh:

1. Permintaan Selama Lead Time

Merupakan banyaknya persediaan yang dibutuhkan selama lead

time agar tidak terjadi kekosongan persediaan. Permintaan selama

lead time dipengaruhi oleh:

a. Lead Time

Lead time merupakan waktu yang dibutuhkan mulai saat

memesan hingga barang tersedia di gudang, shingga lead time

berhubungan dengan Reorder Poin (ROP). Lead time muncul

karenasetiap pemesanan membutuhkan waktu dan tidak semua


pesanan bias dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda

waktu yang terjadi.

b. Rata-Rata Pemakaian Per Hari

Merupakan banyaknya persediaan yang dibutuhkan dalam

satu hari pemakaian. Dengan mengalihkan lead time rata-rata

pemakaian perhari maka diperoleh nilai persediaan selama lead

time.

2. Persediaan Antisipasi

Persediaan antisipasi adalah persediaan yang dilakukan untuk

menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan

sebelumnya. Persediaan antisipasi berkaitan dengan safety stock

yang akan diadakan. Semakin besar safety stocknya maka akan

semakin besar persedian antisipasinya, akan tetapi akan

memperbesar biaya persediaan dan biaya penyimpanannya.

K. Stock Out

Menurut Gazali (2002), stock out adalah keadaan persediaan obat

kosong yang dibutuhkan. Stok kosong adalah jumlah stok akhir obat

sama dengan nol. Stocl obat digudang mengalami kekosongan dalam

persediannya sehingga bila ada permintaan tidak bias terpenuhi.


Menurut Rangkuti (2004), apabila jumlah permintaan kebutuhan

lebih besar daripada tingkat persediaan yang ada maka akan terjadi

kekurangan persediaan yang disebut stock out. Dalam kondisi ini

dapat terjadi dua kemungkinan yaitu :

1. Permintaan akan dibatalkan sama sekali

2. Barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian.

Menurut Prawirosentono (2000), stock out berakibat pada kerugian

berupa tidak efisien dan terputusnya hubungan dengan konsumen.

Demi menghindari terjadinya kehabisan bahan, perlu dilakukan upaya-

upaya sebagai berikut :

1. Pembelian secara darurat

Pembelian mendadak tersebut harus dilakukan hanya dalam

keadaan dimana persediaan bahan yang ada dalam keadaan kritis.

Dengan perkataan lain, pembelian darurat tidak perlu sering

dialkukan. Bila stock out sering terjadi (misalnya, 2 atau 3 kli dalam

setahun) maka harus dilakukan upaya lain.

2. Mengadakan cadangan penyelamat (safety stock)

Upaya lain selain pembelian kembali secara darurat adalah

mengadakan safety stock.

L. Kerangka Teori
Kerangka teori yang digunakan adalah teori dari Depkes RI (2008).

Teori ini cocok digunakan dalam penelitian ini karena pengendalian

persediaan dipengaruhi oleh fungsi-fungsi manjemen yang merupakan


suatu siklus kegiatan yang saling berhubungan yaitu perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan

penghapusan. Dari fungsi-fungsi tersedbut, keseluruhannya saling

berhubungan satu sama lain secara tidak langsung. Adapun fungsi-

fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

Bagan 2.1
Pengelolaan Persediaan Obat

Perencanaan &
peramalan kebutuhan

Penganggaran

Penghapusan

Pengendalian Pengadaan
Persediaan

Pendistribusian Pemeliharaan dan


Penyimpanan

Sumber: Seto (2004)

Beri Nilai