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CalcUsoAvanzado

Funciones.de.basededatos.
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Objetivos:
Base de datos en OpenOffice.org Calc. Ordenar y filtrar base de datos.

Requisitos
Tener conocimientos bsicos de OpenOffice.org Calc o de planillas de clculo.

Conceptos tericos
Una funcin como una expresin predefinida por Calc (o por el usuario) que opera con uno o ms
valores, celdas, rangos y/o funciones y devuelve un resultado que ser utilizado para calcular la frmula que
la contiene.
Por lo tanto, debe quedarnos claro que:
Una funcin es una expresin que escribimos dentro de una frmula; ms tarde veremos que Calc
nos ofrece un asistente para que nos ayude a escribirla.
Esta expresin opera con unos datos que nosotros le indicamos; esos datos pueden ser valores,
celdas, rangos u otras funciones.
Tras operar los datos nos devuelve un resultado; podemos imaginar que una vez la funcin ha
calculado el resultado, desaparece de la frmula y deja en su lugar el valor que calcul.
Este resultado lo utilizar la frmula que la contiene para realizar el resto de clculos y finalmente
representar en la celda un resultado final.
Una funcin se invoca por su nombre. La sintaxis bsica de una funcin es la siguiente:
NombreFuncin ( argumento1 ; argumento2 ...; argumentoN )

Parmetros de las funciones de base de datos:

Los siguientes items son los definiciones de parmetros para todos los funciones de bases de datos.
Base de datos es el rea de celdas que define la base de datos.
Campo de Base de Datos especifica la columna en donde opera la funcin luego de que se aplica el
criterio de bsqueda del primer parmetro y las filas son seleccionadas. Esto no se relaciona con el criterio
de bsqueda por s mismo. Use el nmero 0 para especificar todo un rango de datos. Para referenciar una
columna por el nombre del encabezado, coloque la marca de quotation cerca del nombre del encabezado .
Criterio de Bsqueda es el rango de celda que contiene un criterio de bsqueda. Si escribe varios
criterios en una fila, se pueden juntar usando Y.Si escribe el criterio en filas diferentes ellos se conectan con
un O. Las celdas vacas en un criterio de bsqueda se ignorarn .
Puede elegirse Herramientas - Opciones - LibreOffice Calc - Calcular para definir cmo se
comportar LibreOffice Calc al buscar elementos idnticos.
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Lista de las funciones para Bases de Datos de Calc

BDCONTAR Cuenta las entradas numicas en una columna de una tabla de base de datos,
las cuales se encuentran en las filas que cumplan los criterios.

BDCONTARA No cuenta las celdas vacas en una columna de una tabla de base de datos,
las cuales se encuentran en las filas que cumplan los criterios.

BDEXTRAER Devuelve el contenido de una celda en una columna de una tabla de base de
datos, en la nica fila que cumpla el criterio.

BDMAX Devuelve el valor mximo en una columna de una tabla de base de datos, en
filas que cumplan los criterios.

BDMIN Devuelve el valor mnimo en una columna de una tabla de base de datos, en
filas que cumplan los criterios.

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas en una columna de una tala de bases
de datos, en filas que cumplan los criterios.

BDPRODUCTO Devuelve el producto de las entradas en una columna de una tabla de base
de datos, en filas que cumplan los criterios.

BDSUMA Devuelve el total de las entradas en una columna de una tabla de base de
datos, en filas que cumplan los criterios.
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Informacin General
Las funciones de 'basesdedatos' en Calc son muy simples de utilizar, y le permite elegir y procesar
datos en una tabla.
A modo de ejemplo supongamos la siguiente Base de Datos:

La primera fila de la tabla tiene los encabezados (Nombre, Grado, Edad ... ), y cada fila subsiguiente
contiene los valores de datos.
Los 'criterios', que utilizaremos para seleccionar filas de la Base de Datos, los introducimos en otra tabla:

La primera fila de esta tabla tendrn los mismos encabezados. En las filas subsiguientes especificaremos
los criterios: por ejemplo, utilizando los criterios de la tabla anterior seleccionaremos aquellos nios cuya
distancia a la escuela sea mayor a 600.
Todas las funciones de Base de Datos en Calc, tienen una forma similar. Como un primer ejemplo simple,
utilizaremos las tablas anteriores:

BDCONTAR(A1:E10; 0; A13:E14)
devuelve 5, el nmero de nios cuya Distancia a la Escuela es mayor a 600.
A1:E10 es la tabla de base de datos y A13:E14 es la tabla de criterios.
Existen otras funciones de 'basededatos' para devolver una suma, un promedio, y as sucesivamente.
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Criterios

La tabla de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de clculo, pero con frecuencia es
conveniente tenerla cerca de la tabla de base de datos.

Los encabezados de la tabla de criterios deben coincidir exactamente con los encabezados en la tabla de
base de datos, pero pueden aparecer en cualquier orden, y ms de una vez:

Todos los criterios sobre una fila deben cumplirse para que la fila est satisfecha, as que en el ejemplo de
arriba nosotros encontramos filas que tienen:
Distancia a la Escuela mayor que 600 ... Y
Edad mayor que 8 ... Y
Edad menor que o igual a 10
en otras palabras nios entre 9 y 10 aos de edad quienes viajan distancias mayores de 600 a la escuela.

Si la tabla de criterios tiene ms de una fila del criterio, y si se satisface al menos una fila significa que la
tabla del criterio general es satisfecha:

En este ejemplo los criterios son:

(Distancia a la Escuela mayor que 600 ... Y
Edad mayor que 8 ... Y
Edad menor que o igual a 10) ... O
( Edad menor que o igual a 8)
En otras palabras nos encontramos con filas donde los nios son o bien de 9 o 10 aos de edad quienes
viajan distancias mayores de 600 a la escuela, o de 8 aos o menores de 8 aos.

La condicin que se introduce en una celda de una tabla de criterios (por ejemplo >4 ) es simplemente texto
y tiene la siguiente forma:
valor de comparacin donde
valordecomparacin es uno de >, <, >=, <=, =, <> (si valordecomparacin es omitido = es
asumido );
valor es el valor (numrico o texto) a ser comparado.
Por ejemplo:
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la condicin >4 prueba si los contenidos de las celdas son mayores que 4.
la condicin <tren prueba si los contenidos de las celdas vienen alfabticamente antes de
tren (entonces seora y hormiga cumplen la condicin, pero trueno y zapato no).
la condicin tren prueba si los contenidos de las celdas son tren - pero Calc tiene un
nmero de configuraciones las cuales definen el comportamiento exacto - por favor lea la
siguiente seccin:

Configuraciones para Criterios de Texto

Cuando coincide una condicin de texto simple, (como <tren) puede ser importante verificar las
configuraciones sobre el dilogo men HerramientasOpcionesOpenOffice.org CalcCalcular:

Distinguir maysculas de minsculas

esta casilla de verificacin no tiene efecto sobre las funciones de bases de datos de Calc.
Maysculas/minsculas se ignora - as que tren siempre coincidir tren, con Tren y TREN,
etc.
Los criterios de bsqueda = y <> se deben aplicar a todas las celdas.
si la casilla de verificacin est marcada, tren va a coincidir nicamente con una celda que
contenga tren. Si la casilla de verificacin no est marcada, tren coincidir con tren,
trenes, trencito, etc. - en otras palabras se realizar; una coincidencia si tren se encuentra en
cualquier lugar en las celdas de texto.
Permitir expresiones regulares en frmulas
si la casilla de verificacin est marcada, entonces la condicin se trata como una expresin
regular. Por ejemplo la condicin t?ren puede coincidir con tren y ren (en las expresiones
regulares t? significa que t es opcional). Las expresiones regulares son similares a los
comodines, pero ms poderosas.

Ayudas y Trucos

Para estar seguro de que el encabezado de la tabla de criterios hace coincidencia exacta con
el encabezado de la tabla de bases de datos, usted puede copiar y pegar, o utilizar '='. Por
ejemplo, en la tabla de arriba =D1 dar 'Distancia a la Escuela'.

Si los criterios no parecen funcionar, asegrese que cualquier celda que est aparentemente
vaca realmente lo est para seleccionarlas y eliminarlas.
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BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen nmeros en una columna de una tabla de una lista de Calc, en filas que
cumplan con el criterio especificado.

Sintaxis:
BDCONTAR(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se contarn.

Ejemplo:

En esta hoja de clculo:

BDCONTAR(A1:E10; 0; A13:E14)
devuelve el nmero de nios que estn en segundo grado (3).
BDCONTAR(A1:E10; 5; A13:E14)
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devuelve el nmero de nios que estn en segundo grado cuyo peso ha sido medido (2).
Frank no est incluido, porque su peso est en blanco (no es un nmero).
BDCONTAR(A1:E10; E1; A13:E14)
tambin devuelve el nmero de nios que estn en segundo grado cuyo peso ha sido medido
(2).

BDCONTARA
Cuenta las celdas que no estn vacas en una columna de una tabla de una lista de Calc, en filas que
cumplan con el criterio especificado.

Sintaxis:
BDCONTARA(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se contarn.

BDCONTARA cuenta las celdas no vacas, es decir, las celdas que contienen nmeros, texto,
VERDADERO/FALSO o errores.

Ejemplo:

En esta hoja de clculo:

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BDCONTARA(A1:E10; 0; A13:E14)
devuelve el nmero de nios los cuales estn en segundo grado (3).
BDCONTARA(A1:E10; 5; A13:E14)
devuelve el nmero de nios los cuales estn en segundo grado, cuyo peso se ha medido o
marcado como "no" (1). Frank no est incluido, porque su peso est en blanco. Irene est
incluida, porque su peso est marcado como "no", en texto.
BDCONTARA(A1:E10; E1; A13:E14)
tambin devuelve el nmero de nios en segundo grado, cuyo peso ha sido medido o
marcado como "no" (1).

BDEXTRAER
Devuelve el contenido de una celda en una columna de la tabla de base de datos, en una nica fila que
cumpla con el criterio.

Sintaxis:
BDEXTRAER(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
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tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se contarn.
BDEXTRAER devuelve #VALOR! si no se encuentra la fila, y Err502 si se encuentra ms de una fila.

Ejemplo:

En esta hoja de clculo:

BDEXTRAER(A1:E10; "Edad"; A13:E14)

devuelve la edad de Frank (7).
BDEXTRAER(A1:E10; C1; A13:E14)
tambin devuelve la edad de Frank (7).

BDMAX
Devuelve el valor mayor en una columna de una tabla de base de datos, en filas que cumplan los criterios.

Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
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comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se examinaran.

Ejemplo:

En esta hoja de clculo::

BDMAX(A1:E10; "Distancia a la Escuela"; A13:E14)

devuelve la distancia mxima distancia a la escuela que cualquier nio del segundo grado
tiene que viajar (1000, para Irene).
BDMAX(A1:E10; 4; A13:E14)
devuelve el mismo resultado.
BDMAX(A1:E10; D1; A13:E14)
tambin devuelve el mismo resultado.

BDMIN
Devuelve el valor mnimo en una columna de una tabla de base de datos, en filas que cumplan los criterios
especificos.

Sintaxis:
BDMIN(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
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donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se examinaran.

Ejemplo:

En esta hoja de clculo:

BDMIN(A1:E10; "Distancia a la Escuela"; A13:E14)

devuelve la distancia mnima a la escuela de cualquier nio del segundo grado (300, para
Frank).
BDMIN(A1:E10; 4; A13:E14)
devuelve el mismo resultado.
BDMIN(A1:E10; D1; A13:E14)
tambin devuelve el mismo resultado.
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BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de valores en una columna de una tala de bases de datos, en filas que cumplan los
criterios.

Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se examinaran.

Ejemplo:
En esta hoja de clculo:

BDPROMEDIO(A1:E10; "Distancia a la Escuela"; A13:E14)

devuelve el promedio de la distancia a la escuela que los nios en el segundo grado tienen
que viajar (650).
BDPROMEDIO(A1:E10; 4; A13:E14)
devuelve el mismo resultado.
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BDPROMEDIO(A1:E10; D1; A13:E14)

tambin devuelve el mismo resultado.

BDPRODUCTO
Devuelve el producto de celdas en una columna de una tabla de base de datos Calc, en filas que cumplan
los criterios.

Sintaxis:
BDPRODUCTO(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesados.
campo es la columna a contar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna, o 0 para incluir todas las
columnas.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, el cual se utiliza para seleccionar
cuales filas de las base_de_datos se sumaran.
BDPRODUCTO multiplica ente si los contenidos de todas las celdas encontradas en la columna campo.

Ejemplo:
En esta hoja de clculo:

BDPRODUCTO(A1:C13; "cm"; E1:E2)

devuelve el volumen de la casilla C - que es, el producto de todas las celdas en la columna
"cm" cuyo tamao es la Caja C (ancho * alto * profundidad = 23 * 35 * 21 = 16905).
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BDSUMA
Suma las celdas en una columna de una tabla de base de datos Calc, en filas que cumplan los criterios.

Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos; campo; tabla_criterios)
donde
base_de_datos es un rango definido de datos a ser procesada.
campo es la columna a examinar. Este puede ser un nmero de columna (1 es la primera
columna de la base de datos, 2 es la segunda ...), o un encabezado de columna (entre
comillas ), o una celda referida a un encabezado de columna.
tabla_criterios es un rango que contiene los criterios, para seleccionar cuales filas de las
base_de_datos se sumaran.

Ejemplo:
En esta hoja de clculo:

BDSUMA(A1:E10; "Distancia a la Escuela"; A13:E14)

devuelve la distancia combinada a la escuela de todos los nios que estn en segundo grado
(1950).
BDSUMA(A1:E10; 4; A13:E14)
devuelve el mismo resultado.
BDSUMA(A1:E10; D1; A13:E14)
tambin devuelve el mismo resultado.