Importancia y Objetivo de la Administracin de Inventarios

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el

futuro. La administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos
bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan
decidir cundo y en cunto reabastecer el inventario.

La administracin de inventarios se centra en cuatro aspectos bsicos:

1. Nmero de unidades que debern producirse en un momento dado.

2. En qu momento debe producirse el inventario.
3. Qu artculos del inventario merecen atencin especial? y
4. Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en
inventario?

La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible.

El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se

contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversin del
inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden
invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podran
financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con
inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y
para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se

minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda
de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario,
se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de
interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la
inversin.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden

ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se
puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y

desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas
de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:
 Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y
rendimiento).
Peligro de obsolescencia.

La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar

los siguientes objetivos:

Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y
Minimizar la inversin en inventarios.

Anlisis del Inventario

Nivel ptimo de Inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final

tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una poltica
para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las
cuales desarrolla su objeto social.

Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la

inversin en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles
ptimos si se cumplen.

Nivel ptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa

con la mnima inversin.

Existen diferentes reas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes

en cuanto al nivel de inventarios:
Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la
empresa tendr que tener en cuenta diversos factores:

1. Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es el

consumo de materia prima durante el ao:

Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera.

Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde
es alta.
Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de
manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacionales.
Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de
factores externos no controlables.

2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.

3. Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es

fundamental para determinar el tiempo mximo que puede permanecer el
inventario en bodega.

4. Tiempo de respuesta del proveedor:

Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo

Abastecimiento demorado: Niveles altos

5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las

bodegas, se podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas:

Alquiler de bodegas.
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario
produce un costo.

Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.

Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.

7. Costos asociados a mantener el inventario:

Manejo
Seguros
Depreciacin
Arriendos

8. Proteccin:

Contra posible escasez del producto.

Contra demanda intempestiva.
Contra aumentos de precios.

9. Riesgos incluidos en los inventarios:

Disminucin de precios.
Deterioro de los productos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.

Tcnicas de Administracin del Inventario

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin

de inventarios, es tratar de equilibrar la inversin en inventarios y la
demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de
forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes.
Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas
de control de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos de
control de los inventarios:

EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de

inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los
inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin
permanente.
El anlisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de
productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de
partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est
representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el
20% de la inversin.

Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin

y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos
B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los
artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor
reducido y sern un gran nmero de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para

poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la
inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se
mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios,
mediante una

DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN:

Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el

director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente
inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor
reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en
transito.

El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que

consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los
pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han
llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal,
papel, tarjeta, o una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en
pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta
las formas ms sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a
travs de programas de computadora.

Algunas herramientas de este control de inventarios son:

La requisicin viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo

administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para
que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a
faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas.

Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las
existencias, stos son:

rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la

cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima
que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn.

Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos

cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal
de este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:

La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad

para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se
crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios
impredecibles en las demandas de los artculos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos

semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los
diferentes procesos o departamentos de que consta la produccin y as poder
ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones

que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener
ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por

la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la
participacin del mercado que se atiende.

CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:

En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los

inventarios y se inserten en la produccin en el momento en que se necesitan.
Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un
sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una
administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden
reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna,
pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo
que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de
materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se
reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la
misma manera se reducen los inventarios de ste tipo.

Costos del Inventario. Mtodos de Costeo

Artculos idnticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En

consecuencia, el problema a encarar, es el determinar qu costos son aplicables a
los artculos que se han vendido y qu costos deben asignarse a los artculos que
quedan en el inventario. La mayora de los mtodos aceptables para seleccionar
los costos que han de considerarse aplicables al inventario se basan en hiptesis
relativas a:

La corriente de las mercancas, por ejemplo, la hiptesis de que las

mercancas se venden en el orden en que se compran o producen;
La corriente de los costos, por ejemplo, la hiptesis de que a las
mercancas vendidas les son aplicables los costos ms recientes, y que los
costos ms antiguos son aplicables a las mercancas en existencia.

A continuacin se hace una breve resea de los mtodos para seleccionar los
costos que han de considerarse aplicables al inventario:

1. Mtodo de Identificacin Especfica

Premisa: Si los artculos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a

compras u rdenes de produccin especficas, pueden inventariarse a los costos
que muestran las facturas o los registros de costos.

Este mtodo exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan
identificarse los artculos con toda precisin y determinarse sus costos con
exactitud. Si bien este mtodo parece tener excelente fundamento lgico, a
menudo su aplicacin es imposible o impracticable.

2. Mtodo Precio de la ltima factura

Con este mtodo se usa el costo aplicable a la ltima operacin de compra para
valorar toda la cantidad del artculo que hay en el inventario.
Supongamos con fines ilustrativos, la siguiente informacin sobre el inventario
inicial, las compras y el inventario final de la Empresa XYZ:

* Hay 200 unidades en el inventario final.

Segn el mtodo en estudio, se aplicara el precio de Bs.F 1,30 a las 200 unidades
del inventario final, es decir, el resultado es Bs.F. 260,00.

Si hay una rpida rotacin fsica de las existencias en la operacin normal del
negocio y los artculos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se
adquieren, el precio de la ltima factura puede producir resultados bastante
aproximados a los que se logran por el mtodo de identificacin especfica, con
mucho menos trabajo de oficina.

3. Mtodo del Promedio Simple

Premisa: El promedio aritmtico simple de los precios por unidad se determina

sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y
dividiendo el total as obtenido entre el nmero de compras ms 1 (por el
inventario inicial).

Usando los mismos datos del ejemplo anterior, el costo unitario medio simple y
la valoracin del inventario se calcularan como sigue:

Valuacin del Inventario: 1,17 x 200 = Bs.F 234,00

Este mtodo es ilgico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las
compras importantes como a las pequeas se les da la misma ponderacin en
clculo.

4. Mtodo del Promedio Ponderado

Premisa: El costo de las compras ms el inventario inicial se divide entre el total

de las unidades compradas ms las del inventario inicial, determinndose un
costo unitario medio ponderado.

Aplicando este mtodo, al mismo ejemplo que venimos citando, produce una
valuacin que se calcula de la siguiente manera:

Costo total = Bs.F 940,00

Total Unidades = 800

Costo Unitario = 940 / 800 = 1,175

Valuacin del Inventario = 1,175 x 200 = Bs.F 235,00

Este mtodo es tericamente ilgico porque se basa en la hiptesis de que todas

las ventas se efectan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los
inventarios contendrn siempre algunas unidades de las compras ms antiguas
supuestos que son contrarios al procedimiento ordinario de la compra venta.

Como los costos determinados por este mtodo son afectados tanto por las
primeras compras como por las ltimas compras del ejercicio, puede mediar un
retraso considerable entre los costos de compra y las valuaciones del inventario.
As, en un mercado en alza, los costos medios ponderados por unidad sern
inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los costos medios
ponderados excedern de los costos corrientes.

5. Mtodo del Promedio Mvil o Movible

Puede usarse este mtodo cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y se

calculan nuevos costos unitarios medios despus de cada compra. El costo de
cada venta se determina con el promedio obtenido despus de la ltima compra, y
la valuacin del inventario resultante es a base del costo unitario del promedio
mvil.

Este mtodo est sujeto a la misma objecin terica aplicada al promedio

ponderado. Hay implcito en este mtodo el supuesto de que cada venta consiste
en parte en mercancas de todas las compras precedentes, lo que es contrario al
procedimiento general de la compra venta.

Continuando con el mismo caso de la Empresa XYZ, se muestra seguidamente la

aplicacin del mtodo del promedio mvil ponderado o movible:

6. Mtodo Primero en entrar, primero en salir (PEPS)

Este mtodo se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artculos: se

considera que la existencia de stos corresponde a las ltimas compras.

La hiptesis de que las existencias ms antiguas son las que salen primero,
concuerda generalmente con la poltica adecuada de manejas las mercancas.
Aunque existen sus excepciones, por ejemplo: el primer carbn vaciado en la pila
de una carbonera ser el ltimo que se venda.

Este mtodo tambin se ha considerado conveniente porque produce una

valuacin del inventario ms en concordancia con la tendencia de los precios;
como el inventario se valora a los costos ms recientes, los precios siguen la
tendencia del mercado.
El mtodo PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se
lleven inventarios perpetuos; nicamente es necesario determinar los precios que
muestran las facturas ms recientes por cantidades suficientes para igualar el
nmero de unidades del inventario.

Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la

distribucin del inventario de mercancas, valoradas a travs del mtodo PEPS:

7. Mtodo ltimo en entrar, primero en salir (UEPS)

El mtodo ltimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras
de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas.
Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las
compras primeras del periodo) en el inventario final.

Al usar la expresin ltimo en entrar, primero en salir no se hace referencia al

supuesto concerniente al movimiento de los artculos, sino ms bien al supuesto
del movimiento de los costos.

Los defensores del mtodo sostienen que durante los perodos o ejercicios de
costos y precios cambiantes se producen estados de resultados ms expresivos si
se aplican los costos corrientes a las ventas, logrndose una mejor asociacin de
gastosa e ingresos.

El mtodo se ilustra a travs del siguiente ejemplo:

Supongamos que una compaa vende una unidad de artculo cada ao. Al
principio del primer ejercicio compro una unidad en Bs. F 1,00 y la marc para
ser vendida en Bs. F 1,50, considerando una utilidad bruta de Bs. F 0,50 (para
cubrir gastos y obtener la ganancia deseada). Antes de hacer cualquier venta la
compaa compro una segunda unidad en Bs. F 1,05 y elev el precio de venta a
Bs. F 1,55. Vendi una unidad en Bs. F 1,55.

Por el mtodo PEPS la utilidad bruta se habra calculado de la siguiente manera:

Por el mtodo UEPS la utilidad bruta se calcula as:

Control Interno de los Inventarios

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a

muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre
los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos
procesos de inventarios.

Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar

presupuestos y pronsticos de ventas y produccin, hasta la operacin de un
sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios, las funciones generales de este sistema son: Planeamiento, compra u
obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Seguidamente se define cada una de estas funciones:

 PLANEAMIENTO:

La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a

inventarios, la constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la

materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen
una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

COMPRA U OBTENCIN:

En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos

responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar
los tipos y cantidades de materiales que se quieren y Compras, que consiste en
colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega
oportuna del material.

RECEPCIN: Es responsable de las siguientes acciones:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido

debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La elaboracin de informes de recepcin para registrar y notificar la
recepcin y aceptacin de los materiales.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u
otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin
indebida de activos.

ALMACENAJE:

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas),

as como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los
almacenes incluye lo siguiente:

Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son

correctas.
 Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida
para produccin o embarque.

PRODUCCIN:

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, el

control interno de los inventarios, incluye en esta rea lo siguiente:

La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los

inventarios.
Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados,
etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los
inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una
necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los
procedimientos de control de produccin.

EMBARQUES:

Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

CONTABILIDAD:

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de
los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos
de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se
refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera
mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de
unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para
las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son
el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un
buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no

importando cual sistema se utilice
 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso
a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto
costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con
eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
9.

Importancia de Establecer polticas de inventarios:

En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cul es

la cantidad ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de
produccin su inters ser el que se cubra la materia prima necesaria para la
produccin en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de
venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y
cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para
sta conocer de qu manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que
cubran todas estas caractersticas.

La administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una

contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con l la
empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando
recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las
actividades de la empresa.

La eficiencia del proceso de administracin de un sistema de inventarios, es

el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la
empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

En la era en que lo real y lo virtual se confunden, reinventarse como empresa

puede decidir entre el xito o la quiebra. El liderazgo est en las ms sutiles
diferencias, en la comunicacin, los precios, los plazos; en la satisfaccin de las
expectativas del cliente.
Este trabajo pretende:

Ofrecer un mtodo simple para la correcta seleccin de la Poltica de Inventario

Facilitar la toma de las decisiones de la organizacin.

Perfeccionar y simplificar el sistema de control del inventario y por ltimo

Demostrar que el diseo correcto de la Poltica de Inventarios, por su efecto

resultante en la aplicacin, puede contribuir al xito de la organizacin.

BIBLIOGRAFIA

Finney Miller. CURSO DE CONTABILIDAD INTERMEDIA I. Tomos

3 y 4. Biblioteca de Contabilidad Superior. Teora y Material de Prctica.
Uteha Noriega Editores. 1999
Jonson, Robert W. ADMINISTRACION FINANCIERA Captulo
Administracin de Inventarios.
Sitios Web consultados: www.monografas.com
www.es.wikipedia.com www.es.wikilearning.com