ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La administracin es un proceso muy particular que consiste en actividades de planeacin,

organizacin, direccin y control desempeadas para determinar o alcanzar los objetivos
sealados.
En este proceso interviene seres humanos y otros recursos; tcnicas, materiales y el
tiempo.
Tiempo es lo que me hace falta! Es que no me alanza el tiempo!. Es tpico escuchar
estas expresiones en boca de directivos de alto nivel. Cabe preguntarse: saben
administrar su tiempo? administran sus actividades en el tiempo adecuado? Qu tan
eficientes son?

Tiempo:
Para los griegos de la poca clsica el tiempo era un dios: Cronos.
La Enciclopedia ilustrada Cumbre lo define como la relacin que se establece entre dos o
ms fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos.
Mauro Rodrguez (1999) explica que para el ser humano el tiempo es la vida que se
procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega.

La importancia del tiempo tiene en seis caractersticas

1. Igualitario: Todos, pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el
tiempo.
2. Inelstico: No podemos recortar o ampliar el tiempo. El da tiene 24 horas.
3. Indispensable: Para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo.
4. Insustituible: El tiempo no se puede reponer.
5. Inexorable: El tiempo transcurre, suceda lo que suceda.
6. Invaluable: El tiempo no tiene precio.

Administracin del tiempo

Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de las sociedades,
ya que el tiempo no existe en s.
Mauro Rodrguez (1999) afirma que la administracin del tiempo es la administracin de s
mismo, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, pues no hay una sola realidad
que se sustraiga al tiempo.
Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. La
administracin del tiempo es una forma de ser y de administrar la vida.

3.1 ENFOQUES SOBRE ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO
Los enfoques sobre administracin del tiempo tienen algn valor; todos representan una
contribucin importante. Pero si el paradigma bsico de un enfoque es defectuoso o
incompleto, su aplicacin, por efectiva que sea, no brindar resultados ptimos. El hecho
de que aun esforzndonos en la aplicacin de alguno de estos enfoques no lograremos
mejorar los resultados de modo significativo indica que hay un problema con el paradigma
bsico. Cada persona, al igual que el directivo, es diferente; adopte el modelo que se ajuste
a sus necesidades.

Enfoque organcese (orden)

Este enfoque sostiene que la mayora de los problemas concernientes a la administracin
del tiempo se deben al caos, a la falta de orden en nuestra vida. A menudo no podemos
hallar lo que deseamos en el momento en que lo deseamos.
En la mayora de los casos la solucin que se propone son los sistemas: sistema de archivo,
sistema de bandeja de entrada-bandeja de salida, sistema de recordatorios, sistema de
base de datos.
Habitualmente el rasgo central de estos sistemas es la organizacin en cuatro mbitos:

Organizacin de las cosas: ordenar todo, desde el espacio de la oficina hasta el

espacio de la cocina.
Organizacin de las tareas: establecer el orden y la secuencia de los asuntos
pendientes.
Organizacin de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los
dems pueden hacer, delegar, crear sistemas de seguimiento para mantenerse al
tanto de lo que est sucediendo.
Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones (cul primero
y por qu?).
Este enfoque no slo es pertinente para los individuos sino tambin para las
organizaciones. Cuando una empresa se encuentra en dificultades, es el momento propicio
para reorganizar, reestructurar, movilizar y actuar todos juntos.
Ventajas.

La organizacin ahorra tiempo y puede alcanzar una mayor eficiencia.

Se economiza esfuerzo.
La organizacin aporta claridad mental y orden.

Desventajas.

El peligro consiste en que la organizacin se convierte a menudo en un fin en s

misma en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes.
A veces se dedica mucho tiempo a organizar, mismo que podra ser aprovechado
para producir.
Mucha gente que se ocupa en organizar cree que est consiguiendo que las cosas
se hagan, cuando en realidad es posible que est retrasando una tarea importante.
Un exceso de organizacin ya no es una ventaja sino una desventaja. Si incurrimos
en tal prctica podemos llegar a preocuparnos por minucias, a ser sobre
estructurados, inflexibles y mecnicos. Esto puede sucederle tanto a una empresa
como a un individuo.

Enfoque 101 (habilidades)

Este enfoque se basa en el paradigma segn el cual administrar el tiempo es una habilidad
(como hacer clculos o manejar un procesador de palabras).
Para desempearnos con efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas
habilidades bsicas, por ejemplo:

Usar un planificador o una agenda de citas.

Confeccionar listas de asuntos pendientes.
Fijarnos metas. Delegar.
Organizar.
Priorizar.
La teora sostiene que estas habilidades bsicas representan una forma de alfabetizacin
social necesaria para la supervivencia. La falta de habilidad para planificar, fijar metas o
delegar puede tener un efecto perjudicial en una organizacin.
Como parte de sus programas de desarrollo de recursos humanos, muchas empresas
organizan cursos y recurren a cintas grabadas y folletos para ensear las habilidades
bsicas a sus empleados.
Ventajas.

Se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las habilidades

laborales valoradas por la empresa.
Desventajas.

Como primer problema debemos mencionar la profundidad y la calidad de la

capacitacin. Qu paradigmas fundamentales se ensean? Estn relacionados
con los principios correctos? Difunden supuestos inexactos sobre la naturaleza de
la vida y la efectividad?
Enfoque y Ventajas Desventajas
contribucin
Organcese: orden. Ahorrar tiempo.
No se desperdician
esfuerzos.
Permite aumentar la
productividad.
Guerrero: eleva la Responsabilidad
produccin individual por el empleo
independiente. del tiempo y los
resultados.
Permite disponer de
tiempo libre de
interrupciones para la
accin independiente a
corto plazo.
Orden: compromiso Clarifica los valores.
y concentracin. Crea un plan secuencial
para el logro de las
metas.
ABC: priorizacin. Impone orden y
secuencia al logro.
Instrumento mgico: Ofrece instrumentos
potencializacin. que facilitan la
comunicacin, el
seguimiento de
progresos y resultados y
la organizacin.
Se convierte en un fin ms
que en un medio para
alcanzar fines importantes.
Fomenta la ilusin de la
productividad.
No ayuda a lograr lo
importante.
Fomenta una independencia
extremada que puede llegar
a la arrogancia.
A menudo da lugar a que la
gente se sienta ofendida.
La gente se confabula para
pagar con la misma moneda.
Es ineficaz en el largo plazo
Crea la falsa expectativa de
que el logro de las metas se
traducir necesariamente en
calidad de vida.
Produce un desequilibrio en
la vida a causa de la
concentracin exclusiva del
tiempo y la energa.
Es poco flexible.
Subordina todo al logro
independiente.
La prioridad depende a
menudo de la urgencia, de
las circunstancias o de otras
personas.
No considera una respuesta
segura ante el surgimiento
espontneo de autnticas
prioridades de orden
superior.
No toma en cuenta las
realidades extrnsecas que
rigen la calidad de vida.
Crea la ilusin de que el
poder reside en el
instrumento.
Restrictivo y antinatural.
Fomenta el hacer humano y
no el ser humano.
 Aumenta la
productividad.
Magnifica la capacidad
individual.
Permite producir bienes
y servicios de alta
calidad.
Administracin del Desarrolla habilidades
tiempo: habilidades. que facilitan el
cumplimiento de los
objetivos.
Mejora el desempeo.
Djese llevar por la Comienza a apartarse
corriente: armona. del paradigma de la
urgencia.
Crea un ritmo de vida
que est ms en
consonancia con
nuestros ritmos
naturales.
Restablecimiento: Ayuda a identificar la
autoconciencia naturaleza y el origen
de los hbitos
disfuncionales relativos
a la administracin del
tiempo.
Bibliografa:
Madrigal Torres Berta E. (2009). Habilidades Directivas. Mxico, D. F. Editoria Mc Graw Hill
A menudo se concentra en
determinar da con da la
prioridad de lo urgente.
Crea la ilusin de que la
efectividad depende de la
habilidad.
No hay uniformidad en la
enseanza, en lo que
respecta a su calidad y a su
orientacin hacia el norte
verdadero.
Por lo general se concentra
slo en las habilidades que se
consideran valiosas para la
empresa.
Carece de las ventajas de los
enfoques ms orientados a
los objetivos.
Carece del equilibrio propio
de un enfoque ms
integrado.
Est en desacuerdo con los
valores representados por la
actitud de cumplir
compromisos asumidos
respecto de otras personas a
travs de citas, programas de
actividades y cierta clase de
productividad secuencial.
No ofrece una solucin
unificada.
Es incompleto: la
autoconciencia por s sola no
crea calidad de vida.
Se centra en un aspecto muy
limitado.
Se centra en el pasado y no
en el futuro.
 Los enfoques tradicionales de administracin del tiempo .
La mayor parte de los enfoques tradicionales de administracin del tiempo estn orientados
por una lgica de corto plazo. Sus mtodos nos ensean muchas tcnicas que terminan
provocando los males que desean evitar.

Principales premisas:
Eficiencia: la eficiencia consiste en hacer ms en menos tiempo. Pero el supuesto
subyacente es que la cantidad y la velocidad son lo mejor.

Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente las
cosas nos precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que
estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al lugar equivocado puede ser
eficiente, pero no resulta efectivo.

Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las
acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo
trabajamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos
en la cuenta de que lo que tenamos era la ilusin de tener el control y que lo nico que
logramos fue generar desconfianza. Porque el trabajo en equipo se basa en la
interdependencia mutua y no en el control unilateral, ya que mutuamente nos necesitamos
para obtener resultados.

Chronos: la administracin tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo
griego que define al tiempo cronolgico, lineal y secuencial. Ningn segundo vale ms que
otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave est en el tiempo kairos: tiempo apropiado
o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de l. No en la
cantidad de tiempo chronos invertido.

Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que
tambin nos rodean.

Los valores guan nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoracin
de algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los
principios.

Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos.

Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad,
la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que
muchas veces creemos, estos principios funcionan independientemente de nuestra
voluntad y nos gobiernan. Aunque por nuestra natural imperfeccin humana no podamos
comportarnos totalmente de acuerdo con ellos, igualmente desearamos vivir y ser tratados
de acuerdo con ellos.
 Cuando ms en sintona estn nuestros valores con esos principios, mayor felicidad y
significado tendrn nuestras vidas.

Administracin: el modelo tradicional se ocupa de la administracin, no del liderazgo.

La administracin es til cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas
veces los problemas no son de administracin, sino de liderazgo y no es suficiente con
mantener firme el rumbo.

En realidad, mantener firme el rumbo slo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros
rumbos y esto significa liderar.

Mtodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee mtodos.

Nos dice cmo hacer bien las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que
experimentamos, tambin limita nuestra libertad de accin adormeciendo nuestros centros
de pensamiento creativo.

Bibliografa
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000422/La_AdministraciF3n_del_tiempo_-
_Juan_JosE9_Bertamoni.pdf