ECONOMATO

O economato a seco responsvel no que diz respeito a

alimentos e mercadorias, desde a sua compra at receo,
distribuio pelas diferentes seces requisitantes, assegurando
sempre uma boa conservao dos produtos armazenados.

Compra de artigos alimentares de primeira

qualidade.

Resumo do papel do ecnomo:

Procede aquisio e transporte de gneros,

mercadorias e outros artigos, sendo responsvel pelo
abastecimento da empresa;

Armazena, conserva, controla e fornece s seces as

mercadorias e artigos necessrios ao seu funcionamento;

Procede receo dos artigos e verifica a sua

concordncia com as respetivas notas de encomenda;

Organiza e mantm atualizados os ficheiros de

mercadorias sua guarda, pelos quais responsvel;
 Executa os inventrios peridicos;

Assegura a limpeza e boa ordem de todas as

instalaes do economato.

Encomenda de artigos alimentares e outras mercadorias

Quando a quantidade de um ou mais produtos diminui, o
ecnomo procede elaborao da Nota de Encomenda para o ou
os respetivos fornecedores, de forma a no ocorrer a rutura de
stock.

Para saber a quantidade a comprar h que ter em considerao o

consumo mdio do produto, o tempo mdio de entrega, o
stock mdio exigido com base na taxa de ocupao da empresa
ou organizao de algum servio especial, de forma a no ocorrer
nenhum desperdcio, devido ao no escoamento das mercadorias
ou existncia em stock de uma grande quantidade de produtos
ou rutura.

(ateno que no final de cada ms ou elaborao de inventrios

peridicos, as existncias de mercadorias e artigos alimentares /
bebidas, dever corresponder ao stock mnimo exigvel para o
funcionamento normal da empresa, no entrando nunca em
rutura de stock)

Aps o preenchimento da Nota de Encomenda, a mesma dever

ser do conhecimento da Direco e assinada pelo Diretor antes do
seu envio (via fax ou encomenda direta na presena do viajante /
fornecedor)
O preenchimento da Nota de Encomenda, dever ter em conta os
seguintes aspetos, antes da sua apresentao ao Sr. Diretor:

Quantidade dos artigos a adquirir;

Nome do fornecedor;
Data de requisio;
Em caso de alterao do preo do produto, fazer
referncia mesma, para conhecimento do Diretor;
Assinatura do responsvel pela encomenda.

Mensalmente deve haver uma consulta de preos no mercado, de

forma a avaliar a possibilidade de alterao dos fornecedores,
anlise de variaes de preo, oferta de novos produtos.

Os pedidos de cotao podem ser telefnicos, escritos ou verbais,

devendo a Direco ser informada de qualquer variao ou
flutuao dos preos, no esquecendo contudo, o binmio
qualidade / preo.
 NOTAS ADICIONIAIS

Para os vinhos mais consumidos existe um maior

stock.

Os vinhos com menor consumo ou aqueles que no

podem estar muito tempo em armazm, como o caso dos
vinhos brancos, deve existir um stock relativamente menor,
para evitar, por exemplo, que os vinhos fiquem passados ou
que existam vinhos com pouca sada (produtos com pouca
rotao);

Relativamente aos amenities, procede-se com base no contrato

efetuado com o fornecedor.

Receo e acondicionamento de mercadorias

A empresa deve encontrar-se equipada com uma zona para

receo dos diversos produtos.

Deve-se salientar neste captulo, que se pretende o melhor

aproveitamento possvel do espao do economato, pois o mesmo
possui, normalmente, uma rea considerada reduzida.
Os inmeros produtos de drogaria e limpeza que so na maioria
das vezes txicos e que emitem cheiros ativos que acabam por
prejudicar a qualidade dos alimentos, devem-se encontrar num
local isolado.

Cabe ao recetor (responsvel pelo economato) ou algum em sua

substituio, devidamente autorizado pela Direco (exemplo:
cozinha), ao receber as mercadorias dos fornecedores efetuar a
conferncia de acordo com a Nota de Encomenda, conferindo
ainda se a mesma vem devidamente acondicionada (prazos de
validade, rotulagem correta, condies de transporte, temperatura,
caractersticas da viatura) e se o preo acordado ou debitado na
guia de remessa/fatura, corresponde ao da encomenda.

So to importantes as condies de transporte da mercadoria,

como a conferncia da Nota de Encomenda (caractersticas,
preos e quantidades do produto).

Se as condies acima descritas forem respeitadas, dever-se-

proceder ao transporte imediato e acondicionamento nos
respetivos locais das mercadorias, no esquecendo:

No deve existir qualquer caixa de carto no frio ou em

contacto com qualquer produto acondicionado;
 Nenhum produto deve estar em contacto direto com o cho;

Separar os produtos txicos dos gneros alimentcios.

Deve, ainda, diariamente, o ecnomo manter as arcas e o

economato em perfeito estado de limpeza, retirando
eventualmente os produtos estragados para no ocorrer a
contaminao de outros em bom estado, comunicando ainda esse
facto ao Diretor do estabelecimento.

No caso de ocorrer durante o perodo em que o produto esteve

armazenado a sua deteriorao, por causas externas empresa
(exemplo: vinhos passados), o mesmo deve ser devolvido ao
fornecedor (com conhecimento da Direco).

Requisies das seces / Programa de stocks / Visitas de

viajantes e fornecedores
O ecnomo deve trabalhar em estreita colaborao com as outras
seces de forma a conhecer as suas necessidades, devendo ainda
ter um dilogo dirio com o Sr. Diretor, de forma a compreender
as consequncias das compras, a possibilidade da compra de
novos produtos ou mudana (exemplo: qualidade das laranjas do
sumo natural servido ao pequeno almoo), novos preos ou
promoes.

Os produtos s saem do economato para as seces, mediante

entrega de uma requisio interna.
Deve vir descriminado na requisio:
a seco requisitante
tipo e quantidades do produto
data da requisio
assinatura do requisitante

O economato est dotado de um programa informtico que regista

as entradas, sadas, quebras e ofertas (de fornecedores) de
produtos.

Nesse programa obrigatrio a insero de todas as faturas

referentes a fornecedores (diariamente), devendo no final de cada
movimento ser impresso o comprovativo que vai ser arquivado
fatura correspondente.
Existe ainda a obrigatoriedade de preenchimento das fichas de
prateleira dos produtos, sempre que ocorra entrada ou sada de
produtos, devendo as mesmas corresponderem aos valores
existentes no programa de stocks.

Uma chamada de ateno para eventuais ofertas de produtos por

parte dos fornecedores, que devem ser registadas como se de uma
entrada/compra se tratasse.

Relativamente aos viajantes ou representantes de fornecedores,

existem dias em que os mesmos procedem a visitas para eventuais
encomendas.

Fundo fixo
O fundo fixo do economato dever existir sempre para haver uma
disponibilidade imediata para uma compra.

No caso de existirem faturas ou utilizao do mesmo, as faturas

devero estar juntas ao fundo fixo, de forma a totalizar o valor em
caixa acima descrito, devendo as faturas ser entregues no
escritrio para reposio do fundo fixo (diariamente).

O economato s efetua compras a pronto at 50??? (produtos

em pequenas quantidades) e a fornecedores que no tenham
condies de pagamento acordadas at 30 dias (exemplo: LIDL,
Modelo, Pingo Doce, ou outros do mesmo gnero).

Todas estas compras, com a devida autorizao da Direco,

devero estar devidamente justificadas e assinadas, acompanhadas
de fatura preenchida com os seguintes dados:

Nome da empresa
Morada
NC:

Ateno: o economato, na ausncia do responsvel, encontra-se

sempre fechado.

NO ESQUECER QUE UMA MERCADORIA DINHEIRO E

DINHEIRO Matria-prima...