Five Minutes 5ent

Tanggal Inisiatif 28 Februari 2012

Kategori Perbaikan Pemberian Pelayanan Kepada Masyarakat
Kriteria : Meningkatkan Efisiensi

Ringkasan singkat

Pelayanan publik dewasa ini dituntut untuk lebih cepat dan berkualitas, untuk
menjawab tuntutan tersebut maka Balai Veteriner Bukittinggi dengan tugas
pokok melakukan investigasi, surveillan dan diagnosa penyakit hewan memiliki
motto : Pelayanan prima, cepat, tepat dan modern. Kualitas pengujian
laboratorium dijamin dengan terakreditasinya Balai oleh Komite Akreditasi
Nasional sesuai SNI 17025 (LP-140-IDN) dan IKRCSISO 9001.2008.
Produk utama BVet Bukittinggi adalah Jawaban Hasil Pemeriksaan (JHP).
Indikator JHP yang berkualitas adalah kepuasan publik dengan penyampaian
hasil yang cepat. Selama ini pengiriman JHP dengan mengandalkan jasa pos
yang membutuhkan waktu yang cukup lama sampai ke tujuan sering tidak lagi
efektif dan relevan saat sampai di tangan pelanggan. Hal ini merupakan suatu
masalah yang dihadapi yang berada diluar kendali Balai. Disamping itu proses
birokrasi yang berbelit pada instansi tujuan menyebabkan JHP membutuhkan
waktu yang lebih lama lagi, akibatnya penanganan kasus penyakit hewan
terlambat.
Luas wilayah kerja BVet Bukittinggi meliputi empat propinsi yakni Sumatera
Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau, dimana permasalahan jarak
merupakan kendala geografis yang dapat membatasi kecepatan pengiriman
JHP, jika hanya mengandalkan jasa pos. Sejak tahun 2012 BVet Bukittinggi
sudah melakukan terobosan kreatif melalui teknologi informasi dengan
meluncurkan inovasi yang disebut Five Minutes 5ent yaitu Pengiriman JHP
Secara Elektronik sampai ketangan pelanggan dalam waktu 5 menit.
Hasil dan dampak yang dirasakan oleh masyarakat adalah :
1. Peningkatan pelayanan pelanggan dengan cepatnya informasi JHP dapat
diakses kapan dan dimana saja dengan memanfaatkan jaringan internet.
2. JHP dijamin sampai pada pelanggan dan data JHP terarsip secara elektronik
3. Mempercepat upaya penanggulangan penyakit hewan baik bersifar menular
maupun tidak menular agar tidak menyebar lebih luas dan pencegahan
penyakit zoonotik yang dapat menular kepada manusia.
4. Saran teknis dan rekomendasi terhadap hasil pemeriksaan laboratorim yang
diberikan bersamaan dengan JHP yang cepat dapat dijadikan sebagai
pedoman dalam melakukan tindakan penanganan kasus bagi stake
 Five Minutes 5ent
holder/petugas di lapangan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan
hewan.
5. FMS berkontribusi kepada aspek kesehatan ternak yangterkendali dan
terbebas dari penyakit, peningkatan produksi, peningkatan nilai ekonomi
yang berimbas kepada peningkatan pendapat ternak sebagai sasaran akhir.
Diharapkan dengan kecepatan penyampaian JHP (Five Minutes 5ent) melalui
teknologi informasi/elektronik dapat mewujudkan komitmen BVet Bukittinggi
dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan sesuai dengan motto
Balai.

A. Analisis Masalah

Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inisiatif ini?

Pelayanan publik dewasa ini dituntut untuk lebih berkualitas dan cepat. Maka
untuk menjawab tuntutan tersebut Balai Veteriner Bukittinggi memiliki motto :
Pelayanan Prima, cepat tepat dan Modern. Dengan kualitas pengujian
laboratorium yang terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional sesuai SNI
17025 ( LP-140-IDN) dan IKRCS ISO 9001.2008. Salah satu produk Balai
Veteriner Bukittinggi yang utama adalah Berupa Jawaban Hasil Pemeriksaan
(JHP). Produk JHP yang berkualitas harus diikuti dengan kepuasan publik dengan
penyampaian hasil yang cepat untuk sampai di konsumen.

Ada beberapa situasi yang menyebabkan masalah antara lain :

1. JHP dari Balai seringkali terlambat diterima oleh pelanggan sehingga

mempengaruhi penanganan kasus penyakit hewan yang berakhir dengan
kerugian besar ditingkat peternak ternak
2. Pengiriman JHP secara konvensional (melalui jasa pos/kurir)
membutuhkan waktu yang cukup lama dan ketidakpastian waktu JHP
sampai ke tujuan.
3. Belum optimalnya penggunaan teknologi informasi dalam meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat/pelanggan.
4. Luas wilayah kerja BVet Bukittinggi meliputi empat propinsi yakni Sumatera Barat,
Riau, Jambi dan Kepulauan Riau dengan letak geografis yang sangat
bervariasi ; dataran rendah, dataran tinggi, pulau-pulau dan laut yang luas
yang membutuhkan waktu antar surat yang cukup lama.

Dinas Peternakan serta dinas terkait kesehatan hewan dan perorangan (peternak,
perusahaan swasta, masyarakat umum) merupakan konsumen yang dilayani oleh
 Balai Veteriner. Semuanya menghendaki jawaban yang cepat, tepat dan akurat
dalam menghadapi permasalahan penyakit hewan yang dihadapinya. JHP
merupakan bahan acuan dalam melakukan suatu tindakan pengobatan,
pencegahan, pemberantasanpenyakit hewan yang dihadapi di
lapangan. Sehingga JHP-FMS menjadi solusi yang dalam menyampaikan
informasi kepada pelanggan.

B. Pendekatan Strategis

Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif

ini telah memecahkan masalah tersebut?

Kecepatan penyampaian JHP menjadi satu tuntutan yang dikehendaki oleh

konsumen. FMS merupakan jawaban atas permasalahan kendala teknis yang
selama ini menjadi permasalahan eksternal yang tidak bisa diatasi Balai.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka Balai Veteriner Bukittinggi melalui
Seksi informasi Veteriner membuat satu terobosan untuk mengatasi
permasalahan yang ada dengan meluncurkan JHPSE yang diharapkan menjadi
satu produk inovatif sebagai solusi. Diharapkan dengan kecepatan penyampaian
JHP melalui teknologi informasi/elektronik akan menjadi wujud komitmen Balai
Veteriner Bukittinggi dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan
sesuai dengan motto Balai.

Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif

Five Minutes 5ent atau pengiriman Jawaban Hasil Pemeriksaan secara

Elektronik ini menjadi satu terobosan yang kreatif karena memanfaatkan
kemajuan teknologi informasi yang sederhana dan mudah dalam
pengaplikasikannya dengan segala kelebihan yang nyata baik dalam bentuk
kecepatan penyampaian JHP ke pelanggan dan ke banyak tujuan lainyya
(sebagai tembusan) serta data yang tersimpan secara otomatis secara elektronik
sehingga dapat diakses oleh pengguna kapan dan dimana saja dengan
memanfaatkan jaringan internet.

Inovatif FMS telah mengatasi kendala letak geografis dan birokrasi sehingga
dalam hitungan menit maka Jawaban Hasil Pemeriksaan sudah sampai kepada
pelanggan.

C. Pelaksanaan dan Penerapan

Bagaimana strategi ini dilaksanakan?

Secara teknik langkah-langkah FMS sebagai berikut :

1. Menyediakan alamat email khusus untuk pengiriman JHP
2. Melakuan pendataan alamat e-mail dinas peternakan/yang membidangi
Kesehatan Hewan yang berada diwilayah kerja, alamat email perusahaan/
perorangan serta alamat email dari contac person di wilayah kerja Balai.
3. Memberikan bantuan teknis untuk pembuatan alamat email konsumen.
4. Setiap JHP dilakukan scanning terlebih dahulu menjadi bentuk soft copy,
kemudian dikirim ke alamat email konsumen. Hard copy JHP dikirimkan
melalui jasa pos ke alamat konsumen.
5. JHP yang dikirimkan kepada konsumen akan dikirimkan tembusannya ke
Instansi terkait dan Instansi vertikal diatasnya serta ke Direktorat Kesehatan
Hewan (JHP kesehatan hewan) dan Direktorat Kesmavet dan Pasca Panen
(JHP Kesmavet).
Launching FMS telah dilakukan oleh Direktur Kesehatan Hewan Drh.
Pudjiatmoko, P.hD pada saat Rapat Koordinasi Kesehatan Hewan dan
Kesehatan Masyarakat Veteriner pada tanggal 28 Februari 2012 di Kota batam
Propinsi Kepulauan Riau. Diharapkan dengan kecepatan penyampaian JHP
melalui teknologi informasi/elektronik akan menjadi wujud komitmen BVet
Bukittinggi dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan sesuai
dengan motto Balai.

Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan?

Penggagas : Kepala Balai Veteriner Bukittinggi

Pelaku Utama : Kepala Seksi Informasi Veteriner
Pemangku kepentingan :

Dinas Peternakan serta dinas terkait kesehatan hewan Propinsi,

Kabupaten/Kota di Propinsi Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau
dan perorangan (peternak, perusahaan peternakan swasta, masyarakat
umum). Beberapa daftar konsumen BVET bukittinggi sebagai berikut :

Contact
Pelanggan Email
Person
UPTD Puskeswan Kota Solok puskeswan_kotasolok@yahoo.com 081266093355
PT. INDOTIRTA SUAKA, BATAM ekoprasetyobtm@yahoo.com 08126107576

Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana
sumber daya itu dimobilisasi?

Seluruh pembiayaan berupa pengadaan sarana dan prasarana berupa

scanner, computer serta peningkatan jaringan internet adalah melalui alokasi
anggaran dana APBN Balai. Tahun pertama telah direncanakan penganggaran
belanja modal untuk pembelian alat serta pemeliharaan jaringan internet,
sedangkan pada tahun berikutnya hanya anggaran pemeliharaan jaringan dan
pemeliharaan alat.

Desain FMS telah dikembangkan oleh Seksi Informasi Veteriner atas

persetujuan Kepala Balai dengan memanfaatkan fasilitas internet yang ada.
Desain dan sistem dibangun dimulai dengan pengadaan hardware berupa
mesin scanner, Computer yang memiliki kemampuan tinggi serta peningkatan
kapasitas Internet. Kemampuan dan keahlian SDM yang diberi tanggung jawab
menangani FMS sudah tersedia.

Apa saja keluaran (output) yang paling berhasil?

1. Peningkatan pelayanan konsumen dengan cepatnya informasi JHP dapat

diakses kapan dan dimana saja dengan memanfaatkan jaringan internet.
2. JHP dijamin sampai pada konsumen dan data JHP terarsip secara
elektronik
3. Mempercepat upaya penanggulangan penyakit hewan baik bersifar
menular maupun tidak menular agar tidak menyebar lebih luas dan
pencegahan penyakit zoonotik yang dapat menular kepada manusia.
4. Saran teknis dan rekomendasi terhadap hasil pemeriksaan laboratorim
yang diberikan bersamaan dengan JHP yang cepat dapat dijadikan
sebagai pedoman dalam melakukan tindakan penanganan kasus bagi
stake holder/petugas di lapangan untuk meningkatkan pelayanan
kesehatan hewan dan penanggulangan penyakit.
5. FMS berkontribusi kepada aspek kesehatan ternak yang terkait dengan
terkendalikan dan terbebasnya dari penyakit, perbaikan produksi,
peningkatan nilai ekonomi yang berimbas kepada peningkatan pendapat
ternak sebagai sasaran akhir.

Sistem apa saja yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan

mengevaluasi kegiatan?

Sistem yang diterapkan untuk memantau secara rutin pelaksanaan dan

keberlangsungan proses FMS dengan melakukan monitoring dan evaluasi
pelaksanaan kinerja dilakukan melalui buku catatan JHP, Kuisioner indeks
kepuasan pelanggan dan menyediakan no sms centre dan alamai email
pengaduan masyarakat.

Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut
dapat diatasi?
Kendala Utama :
1. Adanya gangguan jaringan internet baik pada host/Server (Pengirim JHP)
maupun pada receiver (penerima JHP).
2. Adanya konsumen yang belum terbiasa menggunakan internet.
3. Konsumen salah mengirim alamat email sehingga pengiriman JHP tidak
sampai.
 Cara penanggulangan :
a. Pengiriman sesegara mungkin setelah jaringan internet normal (biasanya
tidak memakan waktu lama)
b. Bimbingan teknis kepada penerima JHP yang tidak terbiasa menggunakan
Internet.
c. Pengiriman ulang JHP dilakukan apabila terjadi kesalahan alamat email
pengirim.

D. Dampak dan berkelanjutan

Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inisiatif ini?

1. Meningkatnya pelayanan secara prima berupa cepatnya pengiriman JHP serta

kepastian bahwa JHP telah sampai pada konsumen.
2. Meningkatnya jumlah konsumen yang mengirimkan sampel ke Balai veteriner
yang terlihat dari jumlah nomer agenda yang masuk.

Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi?

Ya, inisiatif ini diteruskan secara berkelanjutan seiring dengan :

1. Peningkatan kinerja dan pelayanan prima Balai

2. Peningkatan jumlah konsumen yang mengirimkan sampel ke Balai.
3. Menurunkan angka kematian dan kasus penyakit ditingkat lapangan
FMS dapat direplikasikan dengan mudah oleh stake holder yang lain

Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik?

Perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan sebagai sarana

peningkatan pelayanan prima instansi pemerintah pada umumnya dan Balai
Veteriner Bukittinggi pada khususnya.