BAB III

MENGANALISA PEMBAGIAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

DAN RANGKAIAN SYSTEM

TUJUAN PEMBELAJARAN

Diharapkan mahasiswa dapat menganalisa pembagian fungsi-fungsi manajemen

dengan menggunakan teknik, metode dan system dalam manajerial.

URAIAN MATERI

Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk

menggambarkan secara grafis dan menganalisis penyaluran dan pembagian fungsi-
fungsi kepada berbagai unit organisasi
Bagan analisis kegiatan terdiri dari pernyataan yang menyimpulkan kegiatan-
kegiatan yang penting dengan suatu perincian yang menunjukkan peran masing-
masing pegawai pada setiap kegiatan
Bagan rangkaian proses organisasi menggambarkan hubungan bagian-bagian dari
berbagai macam kegiatan antar bagian

PENDAHULUAN

Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk

menggambarkan secara garis dan menganalisa penyaluran atau pembagian fungsi-
fungsi kepada berbagai unit organisasi.
Bagan tersebut terdiri dari bagan organisasi dengan mencantumkan fungsi-
fungsi dan kegiatan masing-masing unit dibawah kotak. Jumlah perincian yang
dimasukkan dalam setiap daftar tergantung pada maksud penelitian dan perincian
fungsi-fungsi dalam organisasi.
Bagan rangkaian organisasi pada pokoknya dari sebuah bagan yang dibagi
dalam lajur vertikan atau kotak yang berjajar secara horizontal yang ditandai untuk
masing-masing unit organisasi yang melaksanakan salah satu atau beberapa unsur
di dalam prosedur.

1
I. Teknik Teknik Perencanaan Dan Pengawasan Sebagai Suatu Analisis
Manajerial
1.1 Siklus Kegiatan Penyusunan Perencanaan
Siklus penyusunan perencanaan dalam suatu analisis manajerial adalah
sebagai berikut :
1. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pengumpulan data ini merupakan proses permulaan dari penyusunan
perencanaan. Data-data ini perlu di seleksi untuk di identifikasikan. Data ini
harus cukup dipercaya dan data ini pada dasarnya merupakan data mentah
(raw data).
Lalu data mentah ini diolah, sehingga menjadi informasi yang berguna
bagi penyusunan perencanaan. Selanjutnya diidentifikasikan menjadi data
utama, penting, penunjang dan seterusnya. Sehingga perencanaan dapat
menentukan prioritas dan alternativ.

2. Penilaian
Penilaian yang dimaksud adalah sebagai kegiatan meneliti dan meninjau
kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Apakah
usaha atau kegiatan tersebut telah dilakukan dengan baik, apakah telah sesuai
dengan perencanaan, apakah telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap
langkah yang diambil satu dnegan yang lainnya.
Penilaian dilakukan untuk melihat kembali apakah ada faktor
penghambat sehingga timbul kelemahan atau kekurangan suatu rencana.
Kekurangan dan kelemahan ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap sarana
dan tujuan yang hendak dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas. Tolak
ukur dalam penilaian ini tidak jauh dari usaha pencapaian tujuan itu sendiri
dan biasanya di tekankan pada tujuan yang hendak dicapai, hasil guna dan
daya guna.

2
3. Perumusan Kebijaksanaan
Ketika di penilaian terdapat kekurangan dan kelemahan di perlukan
perbaikan dan penyempurnaan. Selain itu, maka setiap perencanaan harus
menyadari perubahan dan perbaikan dalam rangka penyempurnaan dan
penyampaian tujuan sesuai dengan kebijaksanaan atas dasar peraturan dan
ketentuan.
Seorang perencana selalu kecewa, dalam hal ini kebijaksanaan yang
diambil (perbuatan), bukan berarti mementahkan perencanaan semula, akan
tetapi ini tidak lain sebagai alat untuk mengadakan pembaharuan.
Perumusan kebijaksanaan adalah merupakan alat dalam pembaharuan
tersebut. Perlu ditekantkan bahwa seorang perencana bukan pembuat
keputusan, tetapi merupakan staf teknis membantu para pengambil keputusan.

4. Kebutuhan Masa Depan

Penilaian kebutuhan masa depan berdasarkan kebijaksanaan yang telah di
gariskan dan disahkan. Para perencana harus menjabarkan kebijaksanaan
tersebut secara operasional terurai yang meliputi perencanaan jangka pendek,
jangka menengah dan jangka panjang.

5. Pembiayaan
Dalam pembiayaan diperlukan perencanaan pembiayaan, baik untuk
program maupun untuk proyek. Dalam penyusunan pembiayaan ini tidak
dapat melepaskan pembiayaan tahun-tahun sebelumnya, begitu juga dalam
memperhitungkan pembiayaan di masa depan.
Jadi, dalam hal ini penyusunan pembiayaan dalam melakukan
perhitungan memperhatikan keadaan sebelumnya, masa sekarang dan
perkiraan di masa depan. Penyusunan perhitungan pebiayaan didasarkan pada
kebutuhan, bukan berdasarkan kemauan. Dalam penyusunan pembiayaan di
perhatikan pula satuan harga pokok dan standarisasi harga yang mempunyai
tendensi setiap tahun mengalami perubanan.

3
6. Pemantauan Target Sasaran
Dalam pemantauan target sasaran ada beberapa hal yang harus
diperhatikan yaitu :
a. Penentuan Target
Penyusunan pembiayaan, merupakan anggaran biaya berdasarkan
permintaam dan bukan berdasarkan anggaran biaya yang tersedia. Diatas
telah diungkapkan perhitungan didasarkan kepada kebutuhan dan bukan
didasarkan kemauan.
Untuk menentukan target setiap program dan proyek perlu anggaran
biaya yang tersedia. Dengan sendirinya rencana biaya yang telah disusun
perlu di tinjau kembali dan di sesuaikan dengan anggaran biaya yang ada.
Dalam hal ini pemilihan prioritas sangat diperlukan, mana usaha yang
harus segera dilaksanakan dan mana yang harus di tunda pelaksanaanya.
Beberapa pilihan disusun, agar dapat menentukan target dan di pilih mana
yang paling utama untuk dikerjakan.

b. Penetapan Sasaran
Penetapan sasaran dapat dilakukan dengan berbagai jalan yang di
dasarkan kepada :
a) Kebijaksanaan pemerintah
b) Prioritas tujuan
c) Besar biaya yang tersedia

Selain penetapan sasaran, diperlukan pula penilaian sasaran,

pemilihan sasaran sebelum adanya kebijaksanaan pemerintah secara pasti.
Hal yang perlu diperhatikan adalah perencanaan antara lain sebagai
berikut:
a) Menyusun berbagai pilihan (alternativ) kegiatan untuk mencapai
tujuan
b) Pemilihan masa yang paling layak dan dapat mencapai tujuan
secara maksimal

4
7. Formulasi Perencanaan
Adapun kegunaan perencanaan adalah:
a) Menyajikan sekumpulan keputusan untuk petugas-petugas yang
berwenang dan selanjutnya untuk dilaksanakan
b) Menyediakan kerangka kerja untuk dilaksanakan bagi pelaksanaan
program dan proyek yang harus bertanggung jawab sepenuhnya atas
tercapainya target-target yang tercantum dalam keputusan tersebut.

Berdasarkan kegunaan itu, maka perencanaan yang telah disusun sudah

merupakan pernyataan yang lengkap. Sebuah pernyataan harus jelas dan
singkat yang mengandung unsur-unsur tujuan, sasaran kegiatan yang akan
dilakukan, waktu dan urutan pelaksanaan.

8. Uraian Perencanaan
Hal hal yang diperhatikan dalam uraian perencanaan adalah sebagai
berikut :
a. Penyusunan Program
Rencana yang masih bersifat menyeluruh dijabarkan ke dalam
kegiatan-kegiatan operasional. Kegiatan-kegiatan operasional ini
mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya telah terarah dan khusus
disebut program. Setiap program disusun pula kepada kegiatan yang lebih
mendetail.
b. Perumusan Program
Program disusun berdasarkan kelompok kegiatan dan jenis kegiatan
agar memudahkan pekerjaan yang dilakukan atau dilaksanakan. Kegiatan
yang dijabarkan secara operasional dari program ini disebut proyek.
Proyek harus memiliki kegiatan yang terperinci agar dapat
dilaksanakan. Perumusan proyek adalah menjabarkan seluruh kegiatan dan
sub kegiatan, satuan harga dan biaya dari masing-masing kegiatan dan
waktu penyelesaian setiap kegiatan tersebut.

5
9. Implementasi Proyek
Pelaksanaan proyek baru dapat dikerjakan apabila seluruh langkah-
langkah sudah dilakukan dan sudah di tempuh maka dimulailah pengerjaan
proyek ini.

10. Evaluasi dan Pemantauan

Sementara rancana itu berjalan, dilakukan penilaian proyek dan
pemantauan pelaksanaan proyek yang dilakukan secara terus menerus dan di
dalam setiap tahapan pelaksanaan. Kegiatan penilaian dan pemantauan dapat
berupa laporan tahunan, laporan tiga bulanan, laporan dalam bentuk lain yang
relevan.

11. Revisi dan Penyusunan Kembali Rencana

Dari penelaahan dan penilaian dari berbagai kegiatan dan tahapan
perencanaan yang harus dikerjakan sehingga mendapatkan masukan dan
balikan yang dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan kembali
perencanaan. Dengan demikian jenjang dan tahapan kegiatan penyusunan
perencanaan harus diulang kembali sejak semula.

12. Teknik Penjadwalan dalam Perencanaan

Penjadwalan ini mengikat kegiatan dan alokasi waktu dalam dua sumbu
vertikal dan horizontal. Langkah-langkah penjadwalan menurut Gant Chart
sebagai berikut :
a. Perincian kegiatan
b. Urutan logis kegiatan
c. Perkiraan waktu penyelesaian
d. Konsep jadwal dalam bagan
e. Diskusi konsep masing-masing kegiatan
f. Bagan akhir yang realistis
g. Revisi dan koreksi

6
 Contoh bagan penjadwalan dalam suatu kegiatan kepanitiaan:

Januari Februari Maret

No Waktu Kegiatan
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pembentukan Panitia
3 Perencanaan Kegiatan
4 Pendanaan
5 Pelaksanaan Kegiatan
6 Pengawasan Internal
7 Penilaian Kegiatan
8 Laporan Kegiatan

13. PERT (Program Evaluasi Dan Review Technique)

PERT (Program Evaluasi dan Reviem Technique) adalah teknik
perencanaan yang pertama kali di kembangkan oleh konsultan Booz,
Allen dan Hamilton pada tahun 1958-1959.
Tiga dasar penting dalam pembuatan PERT, yaitu:
1. Perencanaan, yang meliputu :
a. Penjadwalan (Scheduling)
b. Penganggaran (Budgeting)
c. Perencanaan tenaga kerja (Manpower Planning)

2. Pengorganisasian
3. Pengendalian

Langkah-langkah dalam pembuatan PERT adalah :

1. Buatlah daftar kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Tunjukan kegiatan yang mendahuluinya, serta perhatikan kegiatan
mendahuluinya.

14. NWP (Net Work Planning)

Perencanaan dengan teknik NPW merupakan pengembangan dari
teknik PERT. Kelebihan dari perencanaan ini adalah memasukan
keterangan dari awal dan akhir yang harus dimulai dan diakhiri oleh
satu kegiatan atau event.

7
 Perbedaan NWP dan PERT terletak pada pernyataan dalam setiap
simbol bulatan milestone diberi rincian waktu kapan baru dimulai dan
kapan harus selesai.

1.2 Analisis Persoalan Potensial

Tujuan analisis persoalan potensial adalah untuk mengamankan suatu
rencana atau program agar pada waktu pelaksanaan berjalan lancar dan
setiap persoalan yang tiba-tiba muncul dapat secepatnya ditanggulangi.
Langkah-langkah analisis persoalan potensial sebagai berikut:
a. Merumuskan situasi program/rencana yang akan dilaksanakan
b. Menyusun program menjadi langkah-langkah secara kronologis
dan membagi menjadi bagian-bagian kegiatan
c. Menentukan kegiatan kritis dan kegiatan kritis yang di prioritaskan
d. Memperkirakan persoalan potensial yang mungkin timbul dalam
kegiatan kritis prioritas
e. Menentukan persoalan potensial prioritas
f. Memperkirakan sebab-sebab yang menimbulkan persoalan
potensial
g. Merencanakan tindak lanjut
h. Menyusun system informasi penanggulangan
i. Mencegah atau menanggulangi

1.3 Pola Kerja Terpadu

Pola kerja terpadu (PKT) sebagai teknik pemecahan masalah yang
dilanjutkan dengan perencanaan kerja yang lengkap, pasti, padat terdiri dari
empat tahap proses analisis yang rasional dan logis.
Tahap-tahap pemecahan masalah itu antara lain penentuan
permasalahan, pengembangan dan penentuan sasaran, memilih alternatif
pemecahan dan yang terakhir adalah menyusun rencana kerja rinci.
Untuk memudahkan dalam mengecek kegiatan, sebaiknya dibuatkan
rekapitulasi dan seluruh paket kerja, waktu dan pembiayaannya.

8
 Rekapitulasi Seluruh Paket Kerja
No Pokok Akhir Waktu Biaya
11 Pembentukan tim kerja 3 hari -
22 Pembicaraan dengan Puskom Perumka 3 hari -
33 Pemilihan calon petugas pelayanan karcis 4 hari -
44 Pengadaan computer dan LAN 16 hari Rp 16.000.000
55 Perancangan instalasi 5 hari Rp 100.000
66 Pemasangan computer dan LAN 9 hari Rp 310.000
77 Pelatihan petugas 16 hari Rp 310.000
88 Penguji cobaan dan penyempurnaan system 6 hari -
99 Peresmian system baru 9 hari Rp 500.000
110 Pemantauan 62 hari -
111 Pelaporan 9 hari Rp 48.000
Jumlah 142 hari Rp 17.768.000

1.4 Teknik Penentuan Prioritas Masalah/Sasaran dan Alternatif

Sering terjadi bahwa dalam menentukan prioritas masalah yang akan
dipecahkan serta sasaran yang dominan terkadang menemui kesulitan atau
keraguan karena berbagai faktor. Untuk membantu kesulitan tersebut, ada
beberapa cara dalam menentukan pilihan yang lebih akurat prioritas maslah
dan sasaran serta alternatifnya yang akan dilaksanakan sebagai berikut:
a. Menentukan pohon masalah dan sasaran prioritas dengan
mempertimbangkan dan menilai faktor-faktor relevansi, kemampuan dan
besarnya dampak sebagai berikut:
1) Relevansi dengan unit kerja
Angka 3 untuk relevansinya tinggi
Angka 2 untuk relevansinya sedang
Angka 1 untuk relevansinya rendah
2) Kemampuan sumber daya
Angka 3 untuk kemampuan pengerahan sumber daya tinggi
Angka 2 untuk kemampuan pengerahan sumber daya sedang
Angka 1 untuk kemampuan pengerahan sumber daya rendah
3) Besar kecilnya dampak pengaruh terhadap organisasi
Anggak 3 untuk yang dampaknya tinggi
Anggak 2 untuk yang dampaknya sedang
Anggak 1 untuk yang dampaknya rendah

9
 Untuk menentukan masalah dan sasaran yang paling dominan yang
akan diprioritaskan untuk dipecahkan, haruslah dibuat matriks seperti tabel
dibawah ini.

Sumber Urutan
Sasaran Relevansi Dampak
Daya Prioritas
Terpeliharanya WC, Ruang
2 3 2 12 (II)
Tunggu, dll
Tepatnya system penjualan
3 2 3 18 (I)
karcis
Tersedianya loker 2 2 1 4 (IV)
Papan Informasi 3 3 1 9 (III)

Dari tabel matriks diatas, masalah/ sasaran yang paling dominan

adalah tepatnya system penjualan karcis. Prioritas ditetapkan berdasarkan
hasil perkalian terbesar dari nilai faktor yang diperoleh masing-masing
sasaran.

b. Cara penetapan prioritas dengan melihat faktor CARL.

Dengan cara yang sama seperti yang pertama, akan tetapi faktor yang
dinilai lebih banyak yaitu
Capability : kemampuan untuk memecahkan masalah
Accessibility : kemudahan pemecahan
Readliness : kesiapan untuk memecahkan
Leverage : daya ungkit yang dapat digali
Kemudian untuk pembobotan masing-masing faktor diatas, digunakan
skala yang lebih akurat sebagai berikut :

Angka 5 menyatakan sangat kuat

Angka 4 menyatakan kuat
Angka 3 menyatakan sedang
Angka 2 menyatakan lemah
Angka 1 menyatakan sangat lemah

10
Contoh hasil analisis masalah menggunakan CARL.

Urutan
Sasaran C A R L
Prioritas
Terpeliharanya WC, Ruang Tunggu, dll 5 4 3 3 180 (II)
Tepatnya system penjualan karcis 4 4 5 5 400 (I)
Tersedianya loker 4 4 2 1 32 (IV)
Papan Informasi 5 4 2 2 80 (III)

Dari tabel analisis diatas sasaran yang harus diprioritaskan adalah Tepatnya
system penjualan karcis yang mendapatkan angka 400. angka tersebut didapatkan
dari hasil perkalian angka yang diperoleh dari analisis CARL.

1.5 Hambatan-Hambatan Dalam Perencanaan

Pembuatan suatu rencana bukan merupakan suatu pekerjaan yang
mudah, dahkan sering terjadi dalam suatu rencana pada proses
pembuatannya menghadapi berbagai hambatan, antara lain yaitu :
a. Adanya perubahan-perubahan informasi, personil, kebijaksanaan,
keuangan dan lainnya. Apa yang sudah direncanakan dengan baik,
dengan adanya perubahan tersebut akan mengacaukan pelaksanaannya.
Oleh karena itu, untuk menghindari hal ini maka perencanaan harus
dibuat fleksibel, tidak kaku dan dapat mengakomodasikan setiap
perubahan yang terjadi.
b. Tidak ada dukungan pihak lain (atasan, unit kerja yang terkait).
Sekalipun suatu rencana sudah disusun dengan baik, apabila tidak
mendapat dukungan dari atasan atau unit kerja yang terkait, maka akan
sangat menghambat dalam pelaksanaanya bahkan bisa menggagalkannya.
c. Kurang tegas/jelas wewenang yang didelegasikan kepada pelakasan.
Ketidakjelasan dalam pendelegasian wewenang kepada pelaksana akan
menyebabkan para pelaksana itu sendiri menjadi ragu-ragu dalam
melaksanakan rencananya. Untuk mengatasi hal ini, umumnya
penempatan jenjang jabatan perencana ditempatkan pada jenjang yang
relatif dekat dengan pimpinan suatu lembaga serta diisi oleh staf yang
cukup senior.

11
 d. Perencanaan yang tidak sempurna, karena kurang ahli (kurang mampu).
Apabila pembuatan rencana kurang baik, kurang sempurna karena dalam
penyusunannya tidak melibatkan pakar dalam perencanaan, maka akan
sulit pelaksanaannya.
e. Kurang pengetahuan tentang lingkungan organisasi/instansi baik
eksternal maupun internal, misalnya para pesaing bisnis, lembaga
lembaga terkait, client, dll
f. Kesulitan menyusun perencanaan, bagi kegiatan kegiatan yang hanya
sekali digunakan secara operasional
g. Ketidakmampuan manajer menolak kemungkinan lain yang sudah ada
sejak dulu kala
h. Tidak ada jiwa reformatif dari diri manajer, untuk bertindak inovatif,
kapabilitas dan kreatifitas diri

II. Perencanaan dan Manajemen Strategi

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utaman manajemen.

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan tujuan organisasi,
kemudian menyajikan dengan jelas strategi strategi, taktik taktik dan
operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan
mempunyai unsur:

a. Perencanaan tidak formal ( informal planning ) merupakan proses

secara intuitif memutuskan tujuan tujuan dan aktivitas
aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, tanpa
penyelikan yang kaku dan sistematis.
b. Perencanaan formal ( formal planning ) adalah proses
menggunakan investigasi yang kaku untuk tujuan memutuskan
aktivitas dan secara formal mendokumentasikan ekspetasi
organisasi.
c. Sasaran taktis ( Tactical Objectives ) Merupakan target performa
jangka menengah untuk mencapai hasil yang terbatas, misalnya

12
 penjualan tahunan, laba kuartalan dan perubahan kemasan produk
atau jasa.
d. Sasaran Operasional. Merupakan target performa jangka pendek
yang segera untuk aktivitas harian, mingguan dan bulanan,
apabila tercapai akan memperkuat sasaran perencanaan taktis.
Sasaran yang di definisikan dengan baik mempunyai beberapa
karakteristik yang paling penting, yaitu harus specifik, dapat
diukur, realistik, dan setiap sasaran mempunyai periode waktu
yang tetap untuk pencapainya.
e. Rencana taktis ( Tactical Plant ) Merupakan sasaran yang dibuat
setahun dengan target performa yang tetap dan dapat diukur serta
menggunaka anggaran performa.
f. Rencana operasional ( Operational Plants ) Merupakan sasaran
jangka pendek dalam waktu yang sesuai yang memenuhi
kebutuhan organisasi contohnya : tambah penjualan secara
bulanan, kartalan. Produksi berdasarkan mingguan bulanan dan
arus kas bulanan.

Perencanaan strategik diakui oleh kebanyakan organisasi untuk

perkembangan jangka panjang organisasi yang sehat. Perencanaan strategik
merupakan bagian dari manajemen strategik dan sangat erat hubungannya
dengan fungsin manajemen misilnya mengorganisasi , memimpin ,
memotivasi, mengedalikan.
Perencanaan strategik membantu mengembangkan konsep yang jelas
mengenai organisasi kita, alasan lain mengapa perencanaan strategik
penting karena memungkinkan mempersiapkan diri menghadapi lingkungan
yang sangat cepat berubah.

13
2.1 Strategi dan Taktik
Dalam perencanaan manajerial ada strategi dan taktik yang harus
dipertimbangkan. berikut pengertian strategi dan taktik.
a) Strategi
Berdasarkan dari kata yunani Strategi berarti jenderal (General)
arti harfiah Seni Para Jenderal (art of general) berarti mengaju pada
apa yang merupakan perhatian utama manajemen puncak.
George A Steiner dan J.B Minner arti strategi sama dengan
kebijakan (Policy) mengacu pada misi perusahaan (Company Mission) ,
tujuan dasar (Fundalmental Propose) , sasaran (Overall Company) dan
kebijakan (Basic Policies) sebagai strategi induk (Master Strategic)
b) Taktik
Strategi yang berhasil biasanya bukan merupakan keputusan
tunggal, tetapi merupakan jaringan strategi , sub sub strategi dan
taktik yang saling berkaitan.
George A steiner membedakan strategi dengan takti sebagai
berikut:

Strategi dikembangkan pada top management , taktik digunakan

pada tingkat manajemen yang lebih rendah
Strategi berkesinambungan dan tidak teratur. Taktik ditentukan atas
dasar periode jadwal waktu tetap
Pengambilan keputusan strategi lebih subjektif daripada taktik
Strategi untuk jangka panjang, taktik relatif jangka pendek
Strategi adalah sumber pegembangan, taktik mengejar tujuan
strategi.
Strategi dilihat dari sudut pandang perusahaan, taktik dibentuk dari
sudut pandang fungsional.
Strategi lebih berarti bagi organisasi dibanding taktik.

c) Mana lebih dahulu strategi atau taktik?

Pendapat pertama yang tradisional strategi dulu baru taktik allrise
dan Jack trout dalam bukunya Bottom up Marketing menentang
pendapat tradisional taktik lebih dahulu baru strategi.

14
 Contoh : Dominos Pizza dengan home delivery sangat berhasil.
Domino dapat mampu mengatar makanan pizza dalam kurung waktu 30
menit apa yang menjadikan domino berhasil yaitu keuatan dan strategi
dari taktil pengataran ke rumah. Jadi taktik lah yang lebih dahulu.
d) Dapatkah perusahaan menghidari ancaman ?
Dari analisis SWOT adalah mengindetifikasi ancaman ancaman
yang dihadapi perusahaan dan pakar strategi perusahaan memberikan
pertahanan yang memadai terhadap ancaman tersebut.
Analisis swot adalah suatu alat yang berguna menganalis suatu
organisasi secara keseluruhan SWOT adalah singkatan dari Strenght
(Kekuatan ) , Weakness ( Kelemahan ), Opportunities ( Kesempatan )
dan Threads ( Ancaman ).
Pendekatan ini berusaha untuk mengembangkan kekuatan
kekuatan , kelemahan internal dari suatu organisasi ( looking In ) dengan
kesempatan - kesempatan dan ancaman yang ada pada lingkungan
eksternal ( looking out )
a. Kekuatan (S= Strenght)
Sumber daya keuangan yang menonjol
Ketrampilan kompetitif yang baik
Sangat disegani pembeli
Pemimpin pasar yang terkenal
Strategi areal disusun dengan baik
Teknologi yang memadai
Keunggulan biaya

b. Kelemahan (W=Weakness)
Tidak ada pengarahan strategi yang jelas
Posisi kompetitif
Fasiilitas yang usang
Kemampuan laba jelek
Kurang dalam pemahaman manajerial
Citra pasar yang lemah

c. Kesempatan (O = Opportunity)
Memasuki pasar atau segemen baru
Menambah lini produk
Integrasi vertikal

15
 Ekspansi Global
Jasa Baru
Pertumbuhan dalam pasar baru

d. Ancaman (T = Threats)
Masuknya pesaing baru
Peningkatan penjualan dari produk substitusi
Pertumbuhan pasar yang lambat
Kebijakan pemerintahan yang merugikan
Mudah diserang resesi
Kebutuhan dan selera pembeli yang berubah

III. Teknik, Metode dan Sistem Pengawasan

Pengawasan dapat di identifikasikan sebagai suatu usaha sistematis
oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah
kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan
penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia
digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai
tujuan.

3.1 Tipe-tipe Pengawasan

Donnelly, et al (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan menjadi 3
tipe pengawasan yaitu:
1. Pengawasan Pendahuluan ( preliminary control )
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan.
Pengawasan pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting
pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum
penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan
mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar
kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya
dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

16
 2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung ( cocorrent control )
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan.
Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa
sasaran-sasaran telah dicapai. Cocorrent control terdiri dari
tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan
para bawahan mereka.

3. Pengawasan feed back (feed back control)

Pengawasan Feed back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang
mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional
dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan kearah proses pembelian
sumber daya atau operasi-operasi aktual.

3.2 Tahap-tahap Proses Pengawasan

Berikut tahap-tahap proses pengawasan adalah sebagai berikut :
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kouta, dan target pelaksanaan
kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. Standar Phisik
b. Standar Moneter
c. Standar Waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa
atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

17
 4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard Analisa
Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinnya
penyimpangan dan menganalisasnya mengapa bisa terjadi demikian,
juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,
dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

3.3 Pentingnya pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu
ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi
atas hasil kegiatan yang telah dilakukan inilah yang membuat fungsi
pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya
pengwasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang
memuaskan, baik bagi organisasi nya itu sendiri maupun bagi para
pekerjannya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus
menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk
dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui
fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu
menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan yang terjadi.

18
 2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan
yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi
untuk menjamin kualitas dan profitibilitas tetap terjaga. Semuanya
memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan
efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi
kebanyaknyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelgasikan wewenang kepada bawahannya
tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara
menajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya
adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk degan
standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan
kemudian pegambilan tindakan.

3.4 Sistem pengawasan

Untuk mencegah terjadi kesimpangsiuran, kesalahan-kesalahan,
kelemahan-kelemahan, dalam pelaksanaan sesuatu rencana, agar berhasil
dengan baik tentu diperlukan beberapa sistem pengawasan yang efektif. Ada
bermacam-macam sistem pengawasan menurut Prof. Dr. H. Arifin
Abdurrachman, yang terpenting yakni :

19
 a. Komparatif. Yakni sistem membandingkan hasil yang diperoleh dengan
rencana yang telah disusun sebelumnya. Biasanya dijalankan oleh pucuk
pimpinan atau top management.
b. Inspektof, yakni sistem pemeriksaan setempat. Gunanya adalah untuk
mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya mengenai pelaksanaannya.
c. Verifikatif, yakni sistem pengawasan secara pemeriksaan. Dilakukan
oleh staf atau panitia ataupun komisi yangdibentuk oleh badan usaha atau
jawatanyang bersangkutan. Verifikasi ini menyangkut bidang keuangan
dan material.
d. Investigasi, yakni sistem pengawasan yang dilakukan dengan cara
mengadakan penyelidikan. Biasanya sistem pengawasan ini dilakukan
untuk mengetahui apa yang tersirat, yang sukar dapat diketahui melalui
pengawasan biasa. Penyelidikan dilakukan seringkali untuk membongkar
penyelewengan-penyelewengan.

3.5 Laporan
Laporan menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosuddirjo adalah setiap
tulisan yang terisi hasil laporan pengolahan data informasi.
Jenis jenis laporan sebagai berikut:
1. Laporan berkala, yaitu laporan yang berhubungan dengan kegiatan-
kegiatan bagian. Laporan berkala biasanya adalah laporan
mingguan, bulanan. kuartalan, dan memuat hal-hal secara
terperinci. Laporan ini meliputi :
a. Laporan Bulanan c. Laporan Pembelian
b. Catatan Hasil d. Laporan Iklan
Pekerjaan e. Laporan Kepegawaian

2. Laporan khusus yaitu laporan kegiatan yang tidak termasuk ke

dalam laporan sebagaimana diatas. Laporan ini dibuat tidak
ditentukan oleh waktu dan biasanya berhubungan dengan hal
seperti ini :

20
 a. Pengembangan Produksi
b. Riset pemasaran
c. Asuransi perusahaan
d. Hal-hal yang bersifat tidak terus-menerus

3.6 Penilaian atau Evaluasi

1. Pengertian
Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengetahui sampai dimana
suatu pekerjaan sudah dapat dilaksanakan atau sampai sejauh mana
tujuan telah tercapai.

2. Fungsi Evaluasi Sebenarnya adalah :

Mengadakan pengukuran
Mengadakan perbaikan

3. Ruang lingkup evaluasi

Bidang/ruang lingkup yang dievaluasi terdiri dari :
Evaluasi sumber manusia
Evaluasi bidang material
Evaluasi keseluruhan dari perencanaan yang dibuat
Evaluasi bidang kegiatan pelaksanaan

4. Langkah-langkah dalam proses evaluasi :

Harus ada perumusan tujuan

Perincian tujuan-tujuan
Memilih alat dan Teknik evaluasi yang tepat
Kegiatan pengumpulan data
Analisa data dan kesimpulan

21
IV. KESIMPULAN

Cara pendekatan pokok dalam Teknik-teknik analisis adalah dengan

menyusun keterangan-keterangan menurut skema garis atau tabel,
dilanjutkan dengan menganalisa secara kritis sesuai dengan fakta sehingga
ada gambaran yang jelas mengenai prinsip-prinsip umum serta akibat-
akibatnya.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi utama dalam manajemen.
Menetapkan tujuan strategi visi misi serat rencana-rencana yang akan
dilakukan perusahaan menggunakan sistem manajerial yang strategis pula.
Hal inilah yang menjadi dasar untuk menganalisa fungsi-fungsi manajemen
dalam rangkaian sistem. Dengan menganalisa secara terperinci langkah-
langkah suatu prosedur dalam unit-unit organisasi.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Dra, Rr, Ponco Dewi K, MM. 2017. Modul Sistem Analisis Administrasi. Jakarta:
Universitas Negeri Jakarta

Matondang, 2008. Kepemimpinan Budaya Organiasi dan Manajemen Strategik.

Yogyakarta : Graha Ilmu

Norman N. Barish, 1987. Analisis Administrasi Sistem-Sistem Bagi Administrasi

yang Efektif. Jakarta : Bina Aksara

23