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REUNIONES EXITOSAS

Curso: Comunicacin 3
Actualmente es muy importante saber preparar una reunin exitosa, considerando que en todos las
empresas y organizaciones se desarrollan reuniones con diferentes objetivos.

Para que organices reuniones exitosas ten en cuenta las siguientes sugerencias:

Sugerencia N 1: preprese para la reunin. Aunque se trate de una reunin habitual o, aunque solo pueda
prepararse unos minutos, es conveniente estar preparado. Cuando se prepare considere los siguientes puntos:
Cul es la meta en trminos de un producto? Qu debe ser diferente como resultado de la
reunin?
Prepare la agenda hacia atrs a partir de esa meta.
Quin verdaderamente debe estar? Asegrese de conocer la funcin de cada persona en la reunin.
Los participantes tienen que leer algn material o prepararse antes de la reunin? Caso contrario,
no invente nada, solo solicite trabajo por adelantado si fuera necesario.
Si la reunin no es tan importante como podra haberlo sido, canclela. Muchas veces nos reunimos todas
las semanas y podramos reunirnos cada quince das, o directamente no reunirnos.

Sugerencia N 2: comience puntualmente. Fije la expectativa y comience puntualmente, aun si faltan


participantes, se ganar la reputacin de ser puntual y la gente comenzar a llegar unos minutos antes la
prxima vez. Si espera a que lleguen todos, solo para ser corts, lo sabrn y pensarn que pueden llegar tarde
porque las reuniones generalmente comienzan ms tarde.

Sugerencia N 3: aclare la meta y la agenda al comienzo de la reunin con el grupo, no para el grupo.
Proponga algunos parmetros de tiempo para cada parte de la agenda para comenzar y sea
flexible al respecto.
Pida ideas al grupo para mejorar. Si la gente sugiere asignar a una determinada seccin unos
minutos ms o unos minutos menos, se hace participar al grupo y se genera una sensacin de
pertenencia.
Muchas veces una agenda se toma como una lista de temas para hablar hasta que se agota el
tiempo. Es ms avanzado imaginar una agenda como si fuese un mapa, que gua al grupo hacia
la meta, desde el lugar donde se encuentran al lugar al que desean llegar.
Sea firme respecto de la meta y flexible respecto de la estrategia o la agenda.

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Sugerencia N 4: pida una reflexin inicial a cada participante. Al comienzo, recorra la mesa y pida una
reflexin inicial a cada uno, solo una respuesta breve, sobre el tema al que estn abocados. De esta manera,
se comprometen y se duplica la eficacia de la primera parte de la reunin. Adems, utilice un accesorio para
hacer pasar mientras lo hacen, en especial si se relaciona con el tema.

Sugerencia N 5: delegue responsabilidades. El facilitador no debe hacerlo todo. Asigne funciones a los
participantes, como llevar el tiempo, tomar notas y hacer un seguimiento de las medidas de accin. Esto
asegura que la reunin avance sin contratiempos y los participantes se comprometan con tareas especficas.

Sugerencia N 6: haga un seguimiento de las medidas de accin: Seguir las medidas de accin es muy
importante para que los participantes puedan rendir cuentas. Repase los compromisos o las acciones que
declar una persona o el grupo para comprobar que se haya logrado la meta de la reunin.

Sugerencia N 7: resuma. En ocasiones es necesario resumir las reflexiones que hacen los participantes.
Cuando los participantes repiten los temas o hablan demasiado no permiten el avance de la reunin.
Puede resumir los puntos principales. Anisa insiste: mi opinin es que deberamos reclutar ms
integrantes, entonces el facilitador dice: Anisa, t sientes que deberamos reclutar ms
integrantes. Y Anisa afirma con la cabeza y se relaja. Por qu? Siente que finalmente la han odo y
no debe repetirlo. Observe que el facilitador no tuvo que decir que tal persona estaba de acuerdo o
en desacuerdo, simplemente valid su idea.

Tambin puede pedirle a una persona que resuma sus propias ideas. No hay nada de malo en que
alguien interrumpa y pida un resumen, puesto que da la oportunidad de sintetizar las ideas en un
enunciado final cuando el tiempo apremia, y usted est intentando mantener la reunin segn lo
previsto.

Sugerencia N 8: conversaciones separadas. En ocasiones, una reunin naturalmente deviene en una


discusin entre dos o tres personas, no con todo el grupo. En este caso, el facilitador pide que prosigan la
conversacin ms adelante.

Ejemplo: imagine que se trata de una reunin de 20 estudiantes de la direccin estudiantil y el tema
es organizar un evento para conmemorar la trayectoria del establecimiento. Un alumno comenta un
hecho sobre los inicios de la escuela y otro estudiante disiente, y discuten brevemente al respecto.

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No tiene mucha importancia para el resto del grupo, que ahora estn sentados esperando, entonces
el facilitador puede decir: por qu no avanzamos ahora y lo tratan durante el receso?. Lo aceptan
y la reunin contina.
Finalidad: la idea no es detener una discusin, sino simplemente que las dos o tres personas que
participan en la discusin la continen ms tarde e incluso que comenten algo al respecto, pero hay que
evitar tener a todos los participantes esperando a ver qu deciden.

Sugerencia N 9: cierre con medidas de accin y un resumen. Una reflexin final por parte de todos los
participantes, solo una oracin breve acerca de lo que se comprometen a hacer o algo que piensan que deriv
de las acciones, deja a todos con una actitud positiva y orientados al objetivo.

Sugerencia N 10: solicite retroalimentacin despus de la reunin. Pida a una o dos personas que den su
opinin, pregunte qu aspectos fueron positivos en la reunin y qu aspectos podran mejorarse para la
prxima.

Fuente: The Speaking Seminar, por Bill Hoogterp, Blue Planet Training, 2012.

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